ebook การทำงานกับตารางข้อมูล

หนว่ ยที่ 2 การทางานกับตารางขอ้ มูลสาระสาคญั การใช้โปรแกรม Excel ให้ความสะดวกกว่าการบันทึกข้อมูลในกระดาษมาก เพราะการแก้ไขข้อมูลมีความสะดวกรวดเร็วกว่า แม้ข้อมูลในตารางจะมีปริมาณมากเท่าใดก็ตาม ในบทนี้เราจะได้รู้จักกับวิธีแก้ไขขอ้ มลู ในตาราง และการปรบั แต่ชีทงานเพือ่ ใช้งานได้อย่างเหมาะสมหัวข้อเรอื่ ง 2.1 การทางานกับเซลล์ 2.2 การทางานกับแผ่นงาน 2.3 การจดั รูปแบบตารางข้อมลูจุดประสงคเ์ ชงิ พฤตกิ รรม 1. เลอื กเซลลแ์ บบกลมุ่ ได้ 2. เลือกเซลล์ทั้งแถวหรือทง้ั คอลมั นไ์ ด้ 3. เลอื กเซลลท์ ง้ั ตารางได้ 4. ตง้ั ชอ่ื เซลล์เพื่อใช้งานได้ 5. คัดลอกข้อมลู ในเซลล์ได้ 6. แทรกข้อมูลในเซลลไ์ ด้ 7. ลบข้อมูลในเซลล์ด้วยวธิ ตี ่าง ๆ ได้ 8. จดั รปู แบบขอ้ มลู ได้ 9. จดั รปู แบบตารางข้อมูลได้ 10. การเรียงลาดบั ข้อมูลได้

เนอื้ หา2.1 การทางานกับเซลล์ ก่อนการทางานกบั ข้อความในตาราง เช่น การคัดลอก การย้าย หรือแทรกขอ้ มูล จาเปน็ ต้องเข้าใจการใช้งานสว่ นประกอบภายในตารางกอ่ น เพื่อช่วยกาหนดเป้าหมายในการใช้โปรแกรม Excel ทางานให้ชดั เจนวา่ จะทาสงิ่ ใดในตาราง จากน้ันจงึ ใชค้ าสงั่ หรือทางานกบั ข้อความเหลา่ นนั้ ได้ 1. การเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ เม่ือเราตอ้ งการใช้คาส่ังที่มีผลกบั ข้อมูลในเซลล์ เช่น คาส่ังแกไ้ ขข้อมลู หรอื คาสงั่ ลบขอ้ มูล เราจะต้องระบเุ ซลลห์ รือกลุ่มเซลล์ทจ่ี ะทางานด้วยก่อนใช้คาสัง่ เหล่านนั้ซึ่งมหี ลายวิธีดังต่อไปน้ี เลือกเฉพาะเซลล์ชอ่ งใดชอ่ งหนึง่ โดยคลิกเมาส์ในเซลล์ท่ีตอ้ งการ ดังภาพ เลือกเซลล์ท้ังแถวในตาราง เป็นการเลือกเซลล์ทุกเซลล์ที่อยู่ในแถวเดียวกัน ทาได้โดยการคลิกเมาส์ทหี่ ัวแถวทต่ี อ้ งการ จะมีสัญลักษณ์ลูกศร แลว้ คลิกเลอื กแถวน้ัน จะเกดิ แถบสีฟ้าแสดงว่าทั้งแถวถูกเลือกแล้ว ดงั ภาพ เลือกเซลล์ทั้งคอลัมน์ในตาราง การเลือกลักษณะน้ีเป็นการเลือกเซลล์ทุกเซลล์ท่ีอยู่ในคอลัมน์นั้น ทาได้โดยการคลิกเมาส์ท่ีหัวคอลัมน์ท่ีต้องการ จะมีสัญลักษณ์ลูกศร แล้วคลิกเลือกคอลมั นน์ น้ั จะเกดิ แถบสีฟ้าแสดงว่าทั้งคอลัมนถ์ ูกเลือกแล้ว ดงั ภาพ

เลือกหลายเซลล์ที่อยตู่ ดิ กันในตาราง เราสามารถเลอื กเซลลท์ ี่อยู่ติดกนั ในตาราง โดยระบุเซลลท์ อี่ ย่มู มุ บนซา้ ยสุด และเซลลท์ ่อี ยมู่ ุมลา่ งขวาสดุ เพื่อกาหนดขอบเขตของกล่มุ เซลล์ เช่น เราต้องการเลอื กกล่มุ เซลล์ 12 เซลล์ ให้คลิกทเี่ ซลล์เรมิ่ ต้น เซลล์ A1 และลากเมาส์ไปยังเซลล์สุดทา้ ยเซลล์ D3 จะเกิดแถบสีฟ้าในเซลล์ที่เลือก ดงั ภาพ Tip ถา้ นกั เรียนใช้เมาส์ไม่ถนดั มวี ิธีท่สี ามารถเลอื กหลายเซลล์ที่อยู่ตดิ กันในตารางได้ โดยให้คลิกเมาสท์ ่เี ซลลแ์ รก เซลล์ A1 และให้กดปุ่ม <Shift> คา้ งไว้ นาเมาส์คลกิ เซลล์สุดท้ายท่ีตอ้ งการ เซลล์D3 ซึง่ จะได้ผลลัพธเ์ หมือนกัน เลอื กหลายเซลล์ในตารางท่ีไมไ่ ดอ้ ยตู่ ิดกนั บางครั้งเซลลท์ ่ีเราต้องการเลือกไม่ได้อยตู่ ิดกันในตาราง เช่น ตอ้ งการเลือกกลุ่มเซลล์ A2:D2 และ A4:D4 ใหใ้ ชเ้ มาสค์ ลกิ เลือกเซลลก์ ลุม่ แรกก่อน และกด <Ctrl> คา้ งไว้ จากนนั้ ใช้เมาส์คลกิ เลอื กกลุ่มเซลลท์ ่ีสอง ดงั ภาพ 2. ต้ังชอื่ เซลล์หรือกลุ่มเซลลท์ ตี่ ้องใช้บ่อย ถ้าเรามเี ซลล์หรือกลุ่มเซลล์ทีต่ ้องใช้บ่อย การเลือกเซลลท์ ีผ่ ่านมาจะไมส่ ะดวก วธิ ีที่ดกี วา่ คือ การตง้ั ช่ือเซลล์หรอื กลมุ่ เซลล์ดว้ ยช่ือท่สี ือ่ ความหมายและนามาใชใ้ นการอา้ งองิ เช่นเม่ือเราต้องการอ้างอิงขอ้ มลู วนั ท่ีวางบิล เราก็ตงั้ ช่อื กลุ่มเซลลน์ ีว้ า่ “วนั ที่วางบิล” การตัง้ ชอ่ื ต้องไมม่ ชี ่องวา่ งระหวา่ งชื่อ ดงั น้ี 1. คลกิ เมาส์เลือกกลุ่มเซลล์ 2. คลกิ เมาสแ์ ละพมิ พช์ ือ่ กลุ่มเซลล์ท่ีต้องการแล้วกด <Enter>

การเลือกเซลลห์ รือกลุ่มเซลลท์ ต่ี ัง้ ชื่อไว้ หลังจากเราได้กาหนดชื่อใหก้ ับกลมุ่ เซลล์ คร้งั ตอ่ ไปถา้ เราตอ้ งการเลือกกลมุ่ เซลล์น้ัน ใหค้ ลกิ เมาส์ช่ือกลมุ่ เซลล์จากชอ่ งแสดงช่ือเซลล์ไดเ้ ลย ดงั น้ี 1. คลกิ เมาส์2. เลือกชื่อกลมุ่ เซลล์ผลลัพธจ์ ะปรากฏแถบสีฟา้ แสดงกลุ่มเซลล์ท่เี ลือก ดังภาพ

การลบช่อื กลุ่มเซลลท์ ตี่ ั้ง ถา้ เราต้องการยกเลิกการตงั้ ชื่อกลุ่มเซลลท์ ตี่ ้ังไปแลว้ ให้เลือกแทบ็สตู ร (Formulas) คลกิ ปุ่มตวั จัดการชื่อ (Name Manager) แล้วคลกิ เลอื กช่อื เชลล์ทตี่ ้องการลบ คลกิเมาส์ปุม่ ลบ (Delete) ดงั นี้ คลิกแทบ็ สตู ร  คลิกปุ่มตวั จัดการซ่ือ  คลิกลบ  คลกิ เลอื กช่ือกล่มุ เซลลท์ ่ี ตอ้ งการลบ2.2 การทางานกับแผ่นงาน 1. เลือกใช้แผน่ งานทต่ี อ้ งการ เม่ือเข้าสู่โปรแกรม Excel เราจะใช้ แผน่ งานแรกท่ีมีช่ือวา่Sheet กอ่ น เราสามารถเปล่ียนแผ่นงานที่ใช้ได้โดยคลกิ เมาส์เลือกแท็บแผ่นงานท่ีมีช่อื Worksheet ได้ดงั นี้

 คลิกเลอื กแผน่ งานที่ต้องการ แผน่ งานท่เี ลือกจะ เปน็ สขี าว แสดงว่าตอนนก้ี าลงั ใชง้ านแผน่ งานนี้อยู่ แผ่นงานทก่ี าลังเปิดใชง้ าน Tip เราสามารถสลบั แผน่ งานทีใ่ ช้งานอยู่ โดยกดปมุ่ ต่อไปนีแ้ ทนการใช้เมาส์  <Ctrl+<Page Up> เพ่ือสลบั ไปใช้แผ่นงาน แผน่ ทางขวาจากแผน่ งานที่ใช้อยู่  <Ctrl+<Page Down> เพ่ือสลับไปใช้แผ่นงาน แผ่นทางซา้ ยจากแผ่นงานท่ีใชอ้ ยู่ 2. ตง้ั ช่อื แผน่ งาน เราควรเปลยี่ นช่อื แผน่ งานให้สอดคลอ้ งกับข้อมูลท่จี ัดเกบ็ เพื่อช่วยเตอื นความจาของเรา และทาให้การเรยี กใชข้ ้อมลู ในแผ่นงานน้นั สะดวกย่งิ ข้นึ เชน่ จากเดิม แผ่นงานชอ่ืSheet1 เราจะเปลย่ี นช่ือเป็น มกราคม ดังนี้

 ดบั เบล้ิ คลกิ แทบ็ ชตี ของแผ่นงาน  พมิ พช์ ื่อใหม่แล้วกด Enter ท่ีเราต้องการตง้ั ชื่อใหม่ 3. ลบแผ่นงานท่ไี ม่ต้องการ เราควรลบแผน่ งานที่ไม่ใช้ออกจากสมุดงานเพราะนอกจากจะทาใหต้ ้องใชพ้ นื้ ทส่ี าหรบั บนั ทึกข้อมลู มากขน้ึ แลว้ ยงั ทาให้งานของเราดไู ม่เปน็ ระเบียบเรียบร้อย เพราะมแี ผ่นงานที่ไม่ต้องการเยอะไปหมด ทาได้ดังนี้  คลิกเลือกคาสงั่ ลบ  คลิกขวาทแ่ี ทบ็ ของแผ่นงาน ท่ีต้องการลบ Note ขอให้ใชค้ วามระมดั ระวงั เปน็ พเิ ศษเมือ่ ส่ังลบแผ่นงาน เพราะในกรณนี ้ีเราไม่สามารถใช้คาสง่ั Undo (เลกิ ทา) นาขอ้ มลู ท่ถี ูกลบไปกลบั มาได้ หากส่ังลบผิด

4. การเพิ่มแผน่ งาน เราสามารถเพ่ิมแผ่นงานใหม่ไวท้ างซา้ ยของแผ่นงานทเ่ี ราเลือก ดังน้ี คลิกขวาท่แี ท็บของแผ่นงาน  เลือกแผน่ งาน แล้วคลิกตกลง แลว้ เลือกแทรก เกิดแผน่ งานใหม่ (Insert Worksheet) หรือกด วิธีลัดในการเพม่ิ แผ่นงาน ทาได้โดยการคลิกเมาส์ท่ีแท็บคยี ์ <Shift>+<F11> จะเกิดแผ่นงานใหมท่ างด้านขวาสุด ดังนี้คลิกเมาสเ์ พ่ือเพิ่มแผน่ งาน เกิดแผ่นงานใหม่ 5. การกาหนดสใี หก้ บั แทบ็ ของแผ่นงาน การใส่สใี หก้ ับแท็บของแผน่ งานจะชว่ ยแยกแยะแทบ็ ของแต่ละแผน่ งานไดง้ า่ ยขึน้ เราอาจกาหนดสีให้กบั ชตี งานทตี่ ่างกัน โดยสามารถทาไดต้ ามขัน้ ตอนดงั นี้

 เลอื กสีใหก้ บั แทบ็  คลกิ ขวาทแี่ ท็บของแผ่นงาน แล้วเลอื กสีแทบ็ 7. การป้องกันแผ่นงานและการยกเลิกการปอ้ งกันแผน่ งาน การป้องกันแผน่ งาน เป็นการป้องกนั ไม่ให้ผู้อ่ืนเขา้ มาแก้ไขข้อมลู ทจ่ี ดั เกบ็ ไว้ในแผน่ งานเพ่ือความปลอดภัยของขอ้ มลู เม่อื เปิดโปรแกรมตารางคานวณทกุ เซลล์ของแผ่นงานจะถูกกาหนดให้มีคณุ สมบัตลิ ็อกอยแู่ ล้ว แต่จะมีผลก็ตอ่ เม่ือมีการกาหนดการป้องกนั แผน่ งานเท่านน้ั การป้องกนั แผ่นงานสามารถปฏบิ ตั ไิ ด้ดังน้ี 1. เลือกแท็บตรวจทาน 2. เลอื กการป้องกันแผ่นงาน   3. ใส่รหสั การป้องกนั คร้ังที่ 1 4. ตกลง

  5. ใสร่ หัสการป้องกัน คร้งั ที่ 2 (จะตอ้ งใชร้ หัสเหมือนครง้ั ท่ี 1) 6. ตกลง   การยกเลิกการปอ้ งกันแผ่นงาน การยกเลิกก็เพ่ือให้ทุกคนทใี่ ชแ้ ผ่นงานสามารถแกไ้ ขขอ้ มลู ได้ ปฏิบตั ิไดด้ ังนี้ 1. เลอื กแท็บตรวจทาน 2. เลอื กยกเลิกการป้องกนั แผน่ งาน 3. ใสร่ หสั การป้องกันแผ่นงานท่กี าหนดไว้ 4. ตกลง

   8. การแบ่งหนา้ จอ เนือ่ งจาก Excel เป็น Sheet ใหญ่ บางทเี ราต้องการดูขอ้ มูลจากหลายๆ แหง่ พร้อม ๆ กัน หรอื ต้องการดหู ัวตารางเพ่ือทาให้การกรอกขอ้ มูลถกู ตอ้ ง ดังนั้นเราจึงมคี วามจาเป็นตอ้ งแบ่งหนา้ จอ Excel ออกเป็นส่วน ๆ ซงึ่ สามารถ เลื่อน หรอื Scroll ดไู ด้ทกุ ส่วน ซ่งึ มีวิธกี ารดงั นี้ 1. ท่ีมมุ บนดา้ นขวาต่อจาก Scroll bar และดา้ นลา่ งของหนา้ จอ จะมแี ถบสาหรับแบ่งหน้าจอ ดงั ภาพ 2. เม่ือนาเคอร์เซอร์ ไปวางที่ตรงน้ี เคอร์เซ่อร์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ซึ่งแสดงวา่สามารถลากแบง่ ได้

3. ให้กดเมาส์และลากแบ่งหน้าจอได้ดังภาพ จะเห็นว่าสามารถเล่ือนแต่ละส่วนได้อย่างอิสระจากกัน ในภาพจะเห็นว่า คอลมั น์ B ถูกเลอื่ นหายไป ทาให้คอลัมน์ ชอ่ื -สกลุ และ ทอี่ ยู่ มาอยู่ใกล้กัน ทาให้ดูข้อมูลได้ชัดเจนไม่ต้องเล่ือนไปมา ส่วนในแนวนอน จะเห็นข้อมูลถูกซ่อนออกไปหลายรายการ ทาใหส้ ะดวกในการเปรยี บเทยี บขอ้ มูลท่ีมีความยาวมาก ๆ 4. ยกเลิกการแบ่งหนา้ จอ โดยการใชเ้ มาสล์ ากเส้นแบ่งไปเกบ็ ไว้ที่ดา้ นข้าง หรอื ด้านบน-ลา่ ง 9. การตรงึ แนวหน้าจอ ทางเลอื กของการแบ่งหนา้ จออีกอย่างหน่ึงคือการทาให้หน้าจอสว่ นหนึง่ ไมเ่ คลื่อนไหว ซึง่ ต่างจากการแบ่งหน้าจอ ที่หน้าจอทุกสว่ นสามารถเคล่ือนไหวได้ด้วยการใช้ Scrollbar แตก่ ารตรงึ แนวหน้าจอจะทาใหส้ ว่ นท่ีถูกตรงึ ไม่เคลื่อนท่ี มปี ระโยชนใ์ นการทาใหส้ ่วนหวั ของตารางคงท่ี ในขณะที่สว่ นที่เตมิ ข้อมูลเคลือ่ นที่ไปไดเ้ ร่ือย ๆ การตรึงแนวทาได้ทั้งแนวนอนและแนวตงั้

วธิ ีการการตรงึ แนวหน้าจอ ไปทแี่ ทบ็ มมุ มอง กลมุ่ หน้าต่าง คลิกตรึงแนว จะเกดิ เมนยู ่อยให้เลือก  ตรงึ แนว จะตรึงแนว ณ ตาแหน่งของเคอเซอร์ โดยตรงึ ท้ังแนวนอนและแนวตัง้  ตรึงแถวบนสุด เป็นการตรึงแนว แนวนอนแถวบนสดุ  ตรงึ คอลมั น์แรก เปน็ การตรงึ แนว แนวตั้งคอลัมนแ์ รก การยกเลกิ การตรงึ แนว ให้คลกิ ที่คาสัง่ ตรงึ แนว และคลิกยกเลกิ2.3 การจัดรูปแบบตารางข้อมูล 1. การจดั รูปแบบขอ้ ความ การจัดข้อความอย่างง่ายและรวดเรว็ ท่สี ุด ก็คือการใชเ้ ครอื่ งมือบนแถบรบิ บ้อน ในกลุ่มหนา้ แรก ซึ่งมีกลุ่มย่อยประกอบดว้ ย แบบอกั ษร การจัดแนว ตัวเลข ลักษณะเซลล์ และ การแก้ไข

การกาหนดรูปแบบของข้อความในเซลล์บางอย่าง ไมส่ ามารถทาได้เมื่ออยู่ในสถานะป้อนคาหรือ แก้ไข ซึ่งสังเกตได้จากแถบสถานะข้างล่าง หรือลกั ษณะกรอบลอ้ มรอบเซลล์ทเี่ ปน็ เส้นสีดาบางและเคอร์เซอรท์ ี่กาลงั กระพริบพรอ้ มรบั การพมิ พ์ แถบแสดงสถานะแกไ้ ข ลักษณะเคอรเ์ ซอร์กระพรบิ การออกจากสถานะป้อนคา หรอื แก้ไข ทาได้โดยการกดแป้น Enter หรอื กด Ctrl + Enterหรอื คลกิ ท่ีเครื่องหมายถกู หน้าแถบสูตร ก็ได้ หลกั การในการกาหนดรูปแบบขอ้ ความ คอื การเปล่ียนรูปแบบของเซลล์ ดงั น้นั เม่อื ต้องการเปล่ยี นลกั ษณะของข้อความ จึงตอ้ งเลือกเซลล์ที่ข้อความน้ัน ๆ เสยี ก่อน จากนน้ั จึงกาหนดลกั ษณะให้เป็นไปตามท่กี าหนด 2. การจัดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร ในแท็บหน้าแรก กลุ่มแบบอักษร เป็นที่รวมเคร่ืองมือเก่ียวกับการกาหนดตัวอักษร เช่น Fonts ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ขนาด และสี เป็นต้น มีวธิ กี ารใช้งาน ดงั น้ี 1. พิมพ์ข้อความในเซลลท์ ตี่ ้องการจดั รูปแบบ 2. กดปุม่ Ctrl + Enter เพ่ือออกจากสถานะป้อนข้อมลู และยงั เลือกอยเู่ ซลลเ์ ดิม 3. บนรบิ บ้ิน แทบ็ “หนา้ แรก” กล่มุ “แบบอักษร” ให้คลิกเลอื กรปู แบบท่ตี ้องการสามารถกาหนดสี ขนาด ตวั หนา ตัวเอียง ได้ สามารถเลือกใหม้ ลี กั ษณะหลาย ๆ อย่างได้ เชน่ ตวั หนาและเอยี ง เป็นตน้

3. การจัดแนวด้วยเคร่ืองมือบนรบิ บอน ในแทบ็ หนา้ แรก มกี ลุม่ การจดั แนวสาหรบั จัดตาแหนง่ ข้อความ เช่นชดิ บน กง่ึ กลาง ชิดล่าง ชดิ ซา้ ย ชดิ ขวา เปน็ ต้น ดงั น้ี 1. ขยายความกวา้ งของแถวที่ 1 ใหม้ ากขนึ้ โดยนาเคอรเ์ ซอร์ไปวางไวท้ ่เี สน้ ระหว่างแถวที่ 1 และท่ี 2 สังเกตเหน็ เคอรเ์ ซอรเ์ ปลี่ยนเปน็ รูปลกู ศร 2 ทางช้ีบน-ล่าง แลว้ กดเมาส์คา้ งและลากขยายลงมาพอประมาณ 2. คลิกที่ตาแหน่ง A1 และพิมพค์ าว่า “ทางาน” 3. กดปุม่ Ctrl + Enter 4. บนแท็บหน้าแรก ไปที่กลุ่มจดั แนว และลองคลิกปุ่มคาสั่งในกลมุ่ นี้ เชน่ ปุม่ จดั ชิดด้านบน ป่มุ จดั ตรงกลาง ปมุ่ กึ่งกลาง ปมุ่ การวางแนว เป็นต้น 5. จะเห็นได้ว่ามีการเปล่ียนแปลงตาแหน่งเมื่อคลิกปุ่มต่าง ๆ ในลักษณะต่าง ๆ กันตามปุ่มทค่ี ลกิ เช่น ผลการคลกิ ปมุ่ จัดตรงกลางและการวางแนว มดี ังนี้ 4. การเปลี่ยนรูปแบบและลักษณะตัวอักษร โดยใช้ การจดั รปู แบบเซลล์ ใน Excel มีหนา้ จอสาหรับจัดรูปแบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซึ่งรวมการกาหนดรปู แบบหลายลกั ษณะไว้ด้วยกัน ซงึ่ มีวธิ ีการ ดังนี้

1. ทตี่ าแหนง่ A1 พิมพ์คาวา่ ราชบุรี 2. กดปมุ่ Ctrl + Enter เพื่อเปล่ยี นสถานะจากการป้อนคา เปน็ พรอ้ ม และจะสงั เกตเห็นวา่ กรอบสีเ่ หลย่ี มยังคงอยู่ทต่ี าแหนง่ A1 เหมือนเดิม 3. คลิกขวาที่ A1 และเลอื ก จัดรปู แบบเซลล.์ .. 4. จะเกดิ เมนูย่อย ซ่งึ สามารถเลือกลักษณะตา่ ง ๆ ใน เซลล์ ได้  ตวั เลข คือ การกาหนดรูปแบบตวั เลข เชน่ จะใหม้ ที ศนยิ มกี่ตาแหน่ง จัดรปู แบบเปน็ วันท่ี หรือ สกุลเงนิ เปน็ ต้น  การจดั แนว คือ การสงั่ ชดิ ซ้าย ชิดขวา หรอื จดั ก่ึงกลาง เซลล์ อกั ษรแนวตั้ง แนวเอยี ง หรอื ถา้ ข้อความยาวเกินไปจะจัดการอย่างไร เชน่ ยอ่ ให้เล็กลง หรือผสานเซลลใ์ หค้ รอบคลุมข้อความ ท้งั หมด เปน็ ต้น  แบบอักษร คือ การกาหนด ชนิดตัวอักษร (fonts) ลกั ษณะ และขนาด ตลอดจนสขี อง ตวั อกั ษร  เสน้ ขอบ คือ การกาหนดลกั ษณะเสน้ ขอบ ของเซลลน์ ัน้ ๆ ใช้สาหรบั การกาหนดเสน้ ตาราง หรือเสน้ ใต้ เปน็ ต้น

 การเตมิ คอื การกาหนดลวดลายพน้ื หลัง และสพี ื้นหลัง  ปอ้ งกัน คือ การกาหนดใหร้ บั หรือไม่สามารถรบั ขอ้ มลู ได้ และสามารถกาหนดไม่ให้แสดง เซลล์ น้นั ๆ ก็ได้ ซึง่ จะมีผลก็ต่อเม่ือมีการป้องกันแผน่ งานไวแ้ ลว้ (โดยไปที่ แท็บ “กล่มุ ”“ตรวจทาน” ปมุ่ “ป้องกันแผน่ งาน”) การจดั ตวั หนังสือเอียง หลายคร้งั ที่เราต้องการพมิ พต์ ัวหนังสอื เอยี ง หรือเรยี งตามแนวต้ังสามารถทาได้จากหน้าต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ ของ Excel ดงั น้ี 1. พมิ พ์ข้อความที่ต้องการ และคลกิ ขวาท่ี เซลล์ นนั้ 2. คลกิ ขวา เลือก จดั รปู แบบเซลล.์ .. 3. คลิกเลือกแทบ็ การจัดแนว 4. คลกิ เล่ือนทศิ ทางของเขม็ ในกลมุ่ การวางแนว ตามองศาทตี่ อ้ งการ 5. จะได้ตัวหนงั สือเอียง ตามต้องการ การตีเส้น การจดั ทาตาราง หรอื การรวมเงิน ตามรายการต่าง ๆ มักจะต้องมกี ารตเี สน้ เชน่ตเี สน้ ตาราง ขดี เสน้ ใตจ้ านวนเงิน ขดี เสน้ สองเส้น ใตจ้ านวนเงินรวมทง้ั ส้ิน เปน็ ต้น สงิ่ เหล่านี้ Excel ได้อานวยความสะดวกไวใ้ ห้เรยี บร้อยแลว้ เพยี งแต่เรามาเรียนรกู้ ารใชง้ าน กจ็ ะใช้ไดส้ ะดวกรวดเรว็ ขึ้น การตีเสน้ ขอบ 1. พิมพ์ข้อมลู ดังภาพ

2. จากตัวอย่างนี้ ตอ้ งการขีดเสน้ ใต้หมายเลข 30 ตาแหนง่ C3 3. ให้คลกิ เลือกตาแหน่ง C3 4. บนแถบรบิ บอน ใหเ้ ลอื กแทบ็ หน้าแรก > กลุม่ ตวั อักษร คลกิ ปุ่มลกู ศรปุ่มเสน้ ขอบล่าง ดงั ภาพ 5. เลือกลักษณะเส้นขอบที่ต้องการ 6. จะได้เสน้ ใต้ 2 เสน้ ใต้เลข 30 ดังภาพ

7. หากต้องการตีตารางครอบคลุมทง้ั หมด ให้เลือกบรเิ วณทตี่ ้องการก่อน (โดยคลิกแล้วลากคลมุ บรเิ วณข้อมูล หรือ คลิกในบรเิ วณขอ้ มลู แล้วกด Ctrl + A) แล้วจึงกาหนดลักษณะของเสน้ตามข้อ 5 8. ถ้าต้องการลบเส้นตาราง ให้เลือกบริเวณทต่ี ้องการลบ และ ไปท่ีแท็บหนา้ แรกกลุ่มการแก้ไข คลิกเลือก ลา้ งรปู แบบ การรวม เซลล์ และการจัดก่ึงกลาง บางครัง้ เราต้องการให้ ข้อความครอบคลมุ ไปหลายช่อง เซลล์ พรอ้ มทงั้ จัดก่ึงกลางให้ดว้ ย เช่น ต้องการใหช้ ื่อเร่ือง อยู่กลางหน้ากระดาษพอดี ในลกั ษณะนี้เราต้องมีการรวม เซลล์ และจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง ซง่ึ มีวิธกี ารดงั ต่อไปน้ี 1. ไปที่ ตาแหนง่ B1 2. พมิ พ์คาว่า รายงานคา่ ใช้จ่ายประจาเดือน ดงั ภาพ

3. กดปุ่ม Ctrl+Enter และเลือกช่อง เซลล์ ตง้ั แต่ B1 ถงึ D1 ดงั ภาพกึง่ กลาง 4. ที่แถบรบิ บอน เลือกแทบ็ หนา้ แรก กลมุ่ จัดรูปแบบ และคลกิ ท่ี ปุ่ม ผสานและจัด ดังภาพ 5. ขอ้ ความจะถูกรวมกนั และจดั กง่ึ กลาง การจัดรูปแบบตัวเลข โดยปกติ Excel จัดเก็บข้อมูลตัวเลขในเซลลใ์ นลกั ษณะตัวเลขแท้ ๆ ที่ไม่มีรปู แบบใด ๆ ทัง้ สิ้น ท้ังน้ี Excel จะจัดรปู แบบให้โดยอัตโนมัติ ถา้ ผูใ้ ชพ้ มิ พร์ ูปแบบลงในเซลล์ดว้ ยเช่น 5% โปรแกรม Excel จะจดั รูปแบบตัวเลขเป็นลักษณะเปอร์เซน็ ต์ เราสามารถจัดรูปแบบตวั เลขทพ่ี ิมพเ์ ข้าใน Excel ไดห้ ลายแบบ เชน่ จะใหม้ เี คร่ืองหมายคอมมา่ คั่นระหว่างหลักร้อยและหลกั พัน หรอื จะให้มีทศนิยม 2 ตาแหน่ง ก็ได้ และยังสามารถจัดรปู แบบอน่ื ๆ ไดอ้ ีกมาก ซ่ึงมวี ิธีการ ดังน้ี 1. พมิ พ์ตวั เลข 123456 ลงในชอ่ ง D1 แล้วกด Ctrl+Enter

2. บนแถบริบบอน แทบ็ หน้าแรก กลุม่ ตวั เลข เลอื กคลิกปุ่มต่าง ๆ เพื่อจัดรูปแบบตามตอ้ งการ เชน่ ป่มุ เพ่ิมหรอื ลดตาแหน่งทศนิยม ปุม่ ลักษณะจลุ ภาค เพื่อกาหนดใหม้ เี ครือ่ งหมายจุลภาคคั่น เปน็ ตน้ 3. การจัดรปู แบบเปอร์เซน็ ต์ Excel จะนา 100 คูณกบั คา่ ในเซลล์ และใส่เคร่อื งหมาย % ให้ ดงั นั้น ถ้าตอ้ งการให้แสดง 7% ตอ้ งพมิ พ์ .07 และกาหนดรปู แบบเป็นเปอรเ์ ซน็ ต์จะได้ 7% ตามต้องการ หรืออาจจะพมิ พ์ 7% เขา้ ในเซลล์โดยตรง กจ็ ะไดค้ า่ เดียวกัน คือ .07 4. อีกทางเลือกหนง่ึ ในการกาหนดรปู แบบให้กับตวั เลข คือ บนแทบ็ หน้าแรก กลมุ่ตวั เลข ใหค้ ลิกปุ่มลูกศร เพื่อคลี่รายการตัวเลือก และเลือกตามตอ้ งการ 5. ในกรณที ี่ไมม่ รี ปู แบบทีต่ ้องการ เราสามารถกาหนดรปู แบบใหก้ ับตัวเลขได้ โดยใช้หนา้ ต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ และทแี่ ถบตัวเลข คลิกเลือกกาหนดเอง และสามารถเลือก หรอื พิมพ์รปู แบบเพ่ิมเตมิ ได้ เช่น จัดรปู แบบตัวเลขไทย ใหเ้ ลือก t#,##0 เป็นตน้

6. จะได้ผล ดังนี้ การจัดขอ้ ความให้ขนึ้ บรรทัดใหมใ่ นเซลล์ การพิมพ์ตวั อักษรในเซลล์ บางครัง้ ยาวมาก ถ้าเซลลถ์ ัดมามีข้อความอยู่ ก็จะทาให้ข้อความในเซลล์ แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเหน็ ว่า นามสกลุ ของนายวทิ ยาถกู ตดั ออกไป เนือ่ งจาก ชอ่ ง เซลล์ ถดั มา มีข้อมูลอยู่ ถ้าเราตอ้ งการดูข้อมูลทงั้ หมดในเซลล์ เราต้องจัดรูปแบบเซลล์ ใหม้ กี ารขึ้นบรรทดั ใหม่ หรือWrap text ซ่งึ มีวธิ ีการดงั นี้ 1. หลงั จากพมิ พ์ข้อความ และกด Ctrl+Enter แลว้ ให้คลกิ ขวาท่เี ซลลน์ ี้ 2. เลือก จดั รูปแบบเซลล์ เลือกแถบการจดั แนว คลกิ เลือกตัดข้อความ

3. จะไดด้ ังนี้ 4. วิธีการอกี อย่างหนึ่งคือ ในขณะพมิ พ์ ถา้ ต้องการขึน้ บรรทดั ใหมใ่ นเซลล์ ใหก้ ดป่มุAlt ค้างไว้ แล้วกดป่มุ Enter (Alt+Enter) จะบังคบั ใหข้ ้ึนบรรทดั ใหม่ใหใ้ นเซลลเ์ ดียวกัน แมว้ า่ จะมีการขยายเซลล์ใหย้ าวขึน้ ก็จะยงั คงรักษาบรรทัดไวด้ ังเดิม เช่น 5. การเรียงข้อมูล ในกรณีที่ข้อมูลมีจานวนมาก และเปน็ ไปแบบสมุ่ แต่เราต้องการเรียงข้อมูลเสยี ใหม่ใหเ้ ป็นระบบมากขึน้ และถ้ามีหลายคอลัมน์ Excel สามารถเรียงข้อมูลไดห้ ลายคอลมั น์เชน่ เรยี งตามอายุ ถ้าอายุเทา่ กันให้เรยี งชือ่ ตามตัวอักษร เป็นตน้ Excel 2010 เรยี งขอ้ มูล 4 ลกั ษณะคอื o เรียงตามค่า o เรยี งตามสีของเซลล์ o เรียงตามสีของตัวอักษร o เรยี งตามไอคอนของเซลล์ ในกรณีที่มีการจัดรปู แบบเซลล์โดยใช้ไอคอน ลักษณะการเรยี ง จะเรยี งได้ 3 ลักษณะ คือ o เรียงจากน้อยไปหามาก จาก ก - ฮ หรือจากเลขนอ้ ย ไปหาเลขมาก

o เรียงจากมากไปหาน้อย จาก ฮ – ก หรอื จากเลขมาก ไปหาเลขน้อย o เรียงแบบกาหนดเอง เช่น เรยี งตามวัน หรือตามรปู แบบที่กาหนดอย่างอน่ื การเรียงข้อมูลจะต้องกาหนดให้เรียงโดยยึดคอลัมน์ใดคอลัมน์หน่ึงเป็นหลัก และข้อมูลในคอลมั น์อ่นื ๆ จะต้องเปลย่ี นแปลงตามไปดว้ ย ขอ้ มลู ในแต่ละแถวจงึ จะเหมือนเดิม ดงั นน้ั ในการเลือกจึงตอ้ งเลอื กให้ครอบคลุมข้อมลู ทุกคอลัมน์ ท่เี ปน็ ข้อมูลอยใู่ นชดุ เดยี วกนั วธิ ีการ สมมติว่า ตอ้ งการเรยี งขอ้ มลู ขา้ งล่างน้ี ตามอายุ จากนอ้ ย ไปหามาก มขี ้ันตอน ดังน้ี 1. คลิกในบรเิ วณข้อมูล ทีใ่ ดก็ได้ ภายในขอบเขตข้อมูลตัง้ แต่ B1 ถึง C11 เพื่อระบุขอบเขตของข้อมลู Excel จะวิเคราะห์บริเวณตาราง โดยถือเอาเซลล์ทต่ี ิดต่อกัน เปน็ ข้อมลู ชดุ เดยี วกันในตวั อย่างนค้ี ลิกท่ตี าแหนง่ C4 2. ไปท่แี ท็บ ข้อมูล กลุ่มเรยี งลาดบั และกรอง คลิกปุม่ เรียงลาดบั 3. Excel จะลากดาครอบคลุมบริเวณขอ้ มูลท้งั หมด และจะมีหน้าจอให้ต้งั ค่าสาหรับการเรียงข้อมลู

 เพ่มิ ระดับ ถ้ามีการเรยี งมากกวา่ 1 คอลมั น์ ให้เพมิ่ ระดบั เชน่ ในตวั อยา่ ง เราจะเรยี ง ตามคอลัมน์ C แต่ใน คอลัมน์ C มเี ลขซา้ กัน คือเลข 10 ในกรณนี ้ี จะให้เรียงชือ่ ตาม ตวั อกั ษร ดังนนั้ ในตวั อยา่ งนี้ ประสาท จะมาก่อน มานะ เมื่อคลิกเพิ่มระดับ Excel จะเพิ่มแถวการเรยี งให้ระบุเง่ือนไขการเรียง ดงั นี้  คอลัมนเ์ รียงตามลาดบั ให้ระบุคอลัมน์ของข้อมลู ทต่ี ้องการเรยี ง  เรยี งลาดบั สามารถเลอื กไดแ้ ก่ เรยี งตามค่า สีของแบบอักษร สขี องเซลล์ และไอคอน ของเซลล์ 4. ในตวั อย่างนี้ ครง้ั แรกใหเ้ รียงข้อมลู ตามคอลัมน์ C เรยี งตามคา่ และเรียงจากน้อยไปหามาก ต่อมาให้เรียงข้อมลู ตามคอลัมน์ B ดังภาพ 5. จะไดข้ ้อมลู ดังภาพ

6. จะเห็นได้วา่ ลาดับทขี่ องข้อมลู จะถกู เปลีย่ นไปด้วย ถ้าต้องการยกเลิกการเรียง ให้กดปมุ่ Undo หรอื ไปท่ี Edit > Undo ถ้าปิดแลว้ เปดิ ใหม่ จะไมส่ ามารถกลับคืนได้อีก 6. การสร้าง SmartArt เป็นการสร้างเพ่ือนาเสนอข้อมูลในรปู แบบต่าง ๆ เพอ่ื ความสวยงามและความสะดวกในการนาเสนอข้อมูล สามารถปฏบิ ตั ิไดด้ ังน้ี 1. เลือกแท็บแทรก 2. เลอื ก SmartArt   3. เลอื กรูปแบบ SmartArt ตามที่ต้องการ 4. ตกลง

  5. โปรแกรมจะแสดงแท็บออกแบบ และแทบ็ รปู แบบ 6. พิมพ์ขอ้ มูล แล้วปรบั แตง่ รูปแบบได้ตามต้องการ  