E-Book เรื่อง การจัดการฐานข้อมูล

1 หนว่ ยท่ี 5 การจดั การฐานข้อมูลสาระสาคัญ โดยปกติเราเก็บข้อมูลบนแท็บแผ่นงานของโปรแกรม Excel ในรูปของตารางข้อมูล ข้อมูลท่ีมีปริมาณมากกระจัดกระจายไม่สามารถดูหรือวิเคราะห์ด้วยสายตาได้อย่างละเอียดทั้งหมด ทาให้ยากต่อการจัดการดังน้ันจึงต้องมีการจัดลาดับข้อมูลให้เป็นระเบียบ กาหนดระบบอัตโนมัติในการจัดการข้อมูล จะทาให้ง่ายในการบริหารจดั การ เม่ือตอ้ งการสรุปผล อาจจะใช้ฟงั กช์ นั SUM หรอื Subtotal หรอื จดั ทาเปน็ กราฟ อีกวิธีหน่งึในการสรุปคือการใช้ Pivot Table ซึ่งจะทาให้สามารถสรุปข้อมูลได้หลายแง่มุม ทาให้การจัดการฐานข้อมูลมีประสทิ ธิภาพหวั ข้อเรื่อง 5.1 ความรเู้ บ้ืองตน้ เกี่ยวกับฐานขอ้ มูล 5.2 การวิเคราะห์ข้อมลู 5.3 การสร้างตารางสรปุ ผลข้อมูลจดุ ประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม 1. บอกความหมายของฐานข้อมลู ได้ 1. เรยี งลาดบั ข้อมูลได้ 2. ใช้ตวั กรองได้ 3. คดั เลอื กข้อมลู ดว้ ย AutoFilter ได้ 4. กาหนดเงื่อนไขการคัดเลือกขอ้ มูลได้ 5. สรา้ งกล่มุ ของขอ้ มูลได้ 6. สร้างตารางสรปุ ผลข้อมูลได้ 7. จดั ตกแต่งตารางสรปุ ผลข้อมูลได้ 8. สรา้ งแผนภูมิโดยใช้ข้อมูลจาก Pivot Table ได้

2เน้ือหา5.1 ความร้เู บอ้ื งตน้ เก่ียวกับฐานขอ้ มูล ฐานข้อมลู (Database) หมายถงึ ชดุ ข้อมลู ท่ีมีจานวนมากมาเกบ็ ไว้ด้วยกนั โดยมีรูปแบบการจัดเกบ็ข้อมลู ที่เป็นระบบ Excel สามารถกรอกขอ้ มูลลงไปในเซลล์ไดม้ ากกวา่ 1 คอลัมน์ และมากกวา่ 1 แถว ในการจัดเก็บข้อมูลถ้ามกี ารจัดเก็บข้อมูลแบบต่อเนื่องและข้อมลู มีความสมั พันธก์ ัน Excel จะถือวา่ ขอ้ มลู นนั้ เป็นลกั ษณะฐานข้อมลู โดยอตั โนมัติ เมือ่ ข้อมูลในตารางมปี ริมาณท่ีมาก การนาข้อมลู มาทาการคานวณหรือวิเคราะหจ์ ะทาได้ยาก เพราะเราไมส่ ามารถใชส้ ายตามองหาขอ้ มูลท่ตี อ้ งการในตารางได้อกี ต่อไป เน่อื งจากมีข้อมลู เต็มไปหมด จะใช้เวลามากถา้ เราใชส้ ายตาค้นหา วธิ ที ี่ดกี ว่าคือ การจดั ลาดบั ข้อมูลในตารางให้เป็นระเบยี บ และการใช้ระบบอัตโนมัติชว่ ยในการคน้ หาข้อมลู ท่ตี ้องการ ข้อมูลในตารางต่อไปน้ีได้ถูกจัดใหอ้ ย่ภู ายในคอลมั น์อย่างเป็นระเบียบ เราเรยี กคอลัมน์เหล่านีว้ ่า ฟลิ ด์(Field) และเรียกข้อมูลแต่ละแถวว่า เรคอร์ด (Record) ดงั ตัวอย่างในตารางน้ีมี 8 ฟิลด์ ได้แก่ ลาดบั ท,่ี ช่อื -สกุล, กรกฎาคม, สิงหาคม, กันยายน, ตุลาคม, พฤศจิกายน, และธันวาคม โดยมีข้อมูลอยู่ 7 เรคอรด์ โดยท่ชี ่อืแตล่ ะฟลิ ด์จะอยู่ในแถวแรกของข้อมูล 8 ฟลิ ด์ 7 เรคอร์ด คาส่ังการทางานกับขอ้ มูลในตาราง จะรวมไวท้ ่ีแทบ็ ข้อมูล (Data) โดยจะประกอบไปดว้ ยคาสั่งเก่ยี วกับการนาข้อมลู จากภายนอกเขา้ มา (Get External Data) การเชอ่ื มโยงข้อมูล (Connections) การเรยี งลาดับและการกรองข้อมูล (Sort & Filter) เครอ่ื งมือของข้อมูล (Data Tools) และเคา้ รา่ ง (Outline) เคร่อื งมอื ของขอ้ มลู (Data Tools) เช่น การตรวจสอบ คลิกแทบ็ ข้อมูล (Data) ความถูกตอ้ งข้อมลู การรวมข้อมูล การวิเคราะหข์ ้อมูลรับข้อมูลจากภายนอก การเชอ่ื มโยงข้อมูล การเรียงลาดบั และการกรอง เค้ารา่ ง (Outline) และ(Get External Data) (Connections) ขอ้ มูล (Sort & Filter) การจัดกลมุ่ ข้อมลู (Group)

3 1. การเรียงลาดับข้อมูล ในการเรียงลาดับข้อมูลในตารางเราจะใช้ฟิลด์ใดก็ได้ในการจัดลาดับ โดยสามารถเรียงจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อยก็ได้ ในตัวอย่างน้ีจะกาหนดให้มีการเรียงลาดับตามฟิลด์“ชื่อ-สกุล” ซ่ึงกาหนดใหเ้ รยี งจากน้อยไปมากดังนี้ 1. คลิกเมาส์เลือกกลมุ่ ข้อมูลทต่ี ้องการจดั เรียงลาดับ 2. คลิกเลือกแทบ็ ข้อมูล (Data) และคลิกเรียงลาดับ (Sort) 3. เลือกชื่อฟิลด์ทตี่ ้องการเลียงลาดับ (Sort By) โดยตวั อย่างเลอื ก “ชอื่ -สกุล” 4. กาหนดวิธเี รยี งลาดบั (Order)  เลือก ก ถงึ ฮ เพือ่ ใหเ้ รยี งข้อมูลตามลาดบั ตัวอกั ษรจากตัวแรกไปตวั สุดทา้ ย (จากน้อยไปมาก)  เลือก ฮ ถึง ก เพื่อใหเ้ รียงขอ้ มลู ตามลาดับตวั อกั ษรจากตวั สุดท้ายไปตวั แรก (จากมากไปนอ้ ย) 5. คลิกเมาสป์ มุ่ <ตกลง> ข้อมูลจะเรียงลาดบั ใหม่ตามที่กาหนด คลิกเมาสเ์ ลือกแท็บข้อมลู (Data) คลิกเมาส์เลือกคาสง่ั เรยี งลาดบัคลิกเมาสเ์ ลอื กกลุ่มเซลล์ เลอื กฟิลด์ทต่ี อ้ งการเรียงลาดับ  ตกลง

4แสดงข้อมูลในตารางท่ีถูกเรียงลาดบั ตามคอลัมน์ “ช่ือ-สกลุ ” TIP เราสามารถจัดเรยี งข้อมูลได้อยา่ งรวดเรว็ โดยหลงั จากคลกิ เมาสเ์ ลอื กกลุม่ ข้อมูลในตารางทต่ี ้องการ จัดเรียง ให้คลิกเมาส์ทป่ี ุ่ม เพ่ือเรยี งข้อมูลจากน้อยไปมาก หรอื เพอื่ เรียงข้อมลู จากมากไปน้อย 2. การใช้ AutoFilter เพอ่ื คดั เลือกข้อมลู เม่ือเราต้องการค้นหาข้อมูลในตารางเพื่อนามาวเิ คราะห์เช่น ตอ้ งการทราบข้อมูลพนักงานท่ไี ดร้ บั คา่ ตอบแทน 6,000 บาท เราสามารถใช้ AutoFilter เพอ่ื ชว่ ยคน้ หาขอ้ มูลดงั น้ี 1. คลิกเมาส์เลอื กกลมุ่ ข้อมูลพร้อมช่อื ฟิลด์ท่ีต้องการนามาคดั เลือก 2. ไปที่แท็บข้อมูล (Data) คลิกตัวกรอง (Filter) จะปรากฏป่มุ ข้นึ ทางขวาของฟลิ ด์ สาหรับใช้กาหนดเงอื่ นไขการคัดเลอื กข้อมูล 3. คลกิ เมาสท์ ่ีปุ่ม ของฟิลด์ที่ต้องการกาหนดเงื่อนไขเพ่ือคดั เลือก 4. คลิกเมาสก์ าหนดหรือเลอื กเง่ือนไขทต่ี ้องการ โดยในครัง้ แรกจะเห็นวา่ มีเครื่องหมายถกู อยู่ด้านหนา้ ทกุ เง่ือนไข ใหค้ ลิกเมาส์ที่เลอื กท้งั หมด (Select All) เพื่อนาเคร่ืองหมายถูกออกทงั้ หมดแลว้ จึงคลกิเมาสใ์ ส่เครอ่ื งหมายถูกหน้าเง่ือนไขท่ีต้องการ แล้วคลิกเมาส์ปุ่ม <ตกลง> แท็บข้อมลู (Data) คลกิ ตวั กรอง (Fillter) คลิกเมาส์เลอื กกลุ่มขอ้ มูล

5 คลกิ เมาส์ทป่ี ุ่ม ของ ฟลิ ดท์ ตี่ อ้ งการกาหนดการกรอง ข้อมลู คลกิ เมาส์เลือกเงื่อนไข คลกิ ปุ่ม <ตกลง> แสดงขอ้ มูลตรงตามเงอื่ นไขท่เี ลือก ถ้าตอ้ งการกาหนดเงื่อนไขอนื่ ๆ กส็ ามารถคลิกเลอื กตามต้องการ คลกิ เมาส์เลือกมากกว่า 1 เงอื่ นไข แสดงข้อมลู ตรงตามเงือ่ นไขที่เลอื กNote เม่อื ต้องการจบการใช้ AutoFilter ให้คลิกเมาสเ์ ลือก ตัวกรอง (Filter) อีกครงั้

6 3. การจัดกลุ่มขอ้ มูล ในการดขู อ้ มลู ขนาดใหญ่และยากต่อการแสดงผล การสรา้ งกลุม่ ทาให้เราสามารถตัดข้อมลู ทีไ่ ม่จาเป็นบางตัวออกได้ ทาใหส้ ะดวกในการดูข้อมูล ดังนี้ 1. เลือกขอบเขตขอ้ มูลที่ตอ้ งการจัดกลมุ่ ในตวั อยา่ งเราจะเลือกจดั กล่มุ คอลมั น์กรกฎาคม-กนั ยายน 2. คลิกแท็บข้อมูล เลอื กกล่มุ คาสงั่ เค้าโครง (Outline) เลอื กคลกิ เมาส์ที่กลุ่มคาสง่ั จัดกลุ่ม 3. จากไดอะลอ็ กจดั กลมุ่ ให้เราเลือกแนวข้อมูลทต่ี ้องการให้มีการจดั กลมุ่ โดยเลอื ก แถว เพ่ือจัดกลมุ่ ตามแถวที่เลือกไว้ หรอื เลือก คอลมั น์ เพื่อจัดกลมุ่ ตามแนวคอลมั นท์ ่เี ลือก ในตวั อย่างน้ีเราเลือกคอลัมน์และคลิกเมาสท์ ป่ี ่มุ <ตกลง> 4. จะปรากฏเส้นแถบตามแนวคอลัมน์ท่ีเราเลือกจดั กลุ่มไว้ พร้อมกบั เคร่อื งหมาย ให้เราคลกิทเ่ี คร่ืองหมายนเ้ี พอื่ ซ่อนกลุ่มข้อมลู ที่เราเลือก และปรากฏเครอื่ งหมาย หากตอ้ งการให้แสดงกลุ่มข้อมลู ที่ซ่อนไว้ก็ใหค้ ลิกท่ีเครื่องหมายน้ี ดังภาพเลือกคอลัมนข์ ้อมูลท่ีตอ้ งการจัด คลกิ แทบ็ ขอ้ มลู เลอื กกลุม่ คาสงั่ เค้าโครงกลมุ่ (Outline) เลอื กคลกิ เมาส์ทกี่ ลมุ่ คาสัง่ จัดกล่มุ เลือกคอลมั น์ คลกิ ปมุ่ <ตกลง> คลิกเมาสท์ ่เี ครื่องหมาย

7ผลลพั ธก์ ารรวมกลุ่มข้อมูล ถ้าตอ้ งการยกเลิกการรวมกลุ่ม คลกิ เมาสเ์ ครอื่ งหมาย5.2 การวิเคราะห์ขอ้ มลู การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis) โปรแกรมตารางคานวณมีความสามารถในการนาข้อมูลมาวิเคราะห์หาขอ้ มูลที่มีการเปล่ียนแปลงค่า สร้างสถานการณส์ มมติ หรอื ค้นหาเป้าหมายที่ตอ้ งการได้ 1. การสร้างตารางข้อมูลเปรยี บเทยี บตวั แปร ตารางข้อมูล (Data Table) เป็นเคร่ืองมือสาหรับสร้างตารางแสดงค่าผลลัพธ์จากสูตรคานวณเพ่ือเป็นการเปรียบเทียบข้อมูลแล้วนาไปตัดสินใจ เพื่อหาข้อมูลที่ดีท่ีสุด สามารถวิเคราะห์ได้ 2 แบบ คือ แบบ 1ตัวแปร และ 2 ตัวแปร ซ่ึงสามารถวิเคราะห์ผลออกมาในตารางได้อยา่ งรวดเรว็ จากสูตรและการอ้างอิงตวั แปรในสตู รคานวณ โดยกาหนดตวั แปรได้ 2 แบบคือ 1) ตารางข้อมูลแบบ 1 ตัวแปร การวิเคราะห์ข้อมูลแบบ 1 ตัวแปรน้ัน เป็นการสร้างตารางข้อมูลโดยอ้างอิงสูตรคานวณและเซลล์ข้อมูลต่าง ๆ โดยเปลี่ยนแปลงเซลล์ข้อมูลท่ีอ้างอิงเซลลใ์ ดเซลล์หน่ึงเพ่ือแสดงค่าผลลัพธ์ที่ต้องการ ซ่ึงมีลักษณะการป้อนข้อมูล 2 แบบ คือ ตัวแปรแบบใส่แถวของเซลล์ (Row Input Cell)และใสค่ อลัมนข์ องเซลล์ (Column Input Cell) 1.1) ตัวแปรแบบใส่แถวของเซลล์ (Row Input Cell) ตัวอย่าง ถ้าต้องการวิเคราะห์หาราคาต้นทุนจากการขายสินค้า โดยกาหนดกาไรตามต้องการ ใหว้ ิเคราะหว์ า่ ถา้ ขายในราคาเดมิ จะต้องมีต้นทุนเท่าใดจงึ จะไดก้ าไรตามทีก่ าหนด โดยสรา้ งตารางขอ้ มลู เพื่อวเิ คราะห์หาราคาต้นทนุ ดังน้ี 1. สร้างตารางคานวณหากาไร =B3*7% =B3-B4-B5

2. สร้างตารางกาหนดกาไรที่ต้องการ 8 =B6 ปอ้ นข้อมลู กาไร ท่ีต้องการ3. เลอื กตารางข้อมูลทตี่ อ้ งการคานวณ4. เลือกแทบ็ ข้อมลู 5. เลือกการวิเคราะห์แบบ What-it Analysis 6. เลอื กตารางขอ้ มูล  7. อ้างอิงเซลล์ตน้ ทนุ และเลอื กตกลง

98. ผลลัพธท์ ่ไี ด้  1.1) ตวั แปรแบบใส่คอลมั น์ของเซลล์ (Column Input Cell) จากตัวอย่างท่ีกลา่ วมา ถ้าตอ้ งการวเิ คราะห์หาผลกาไรจากการขายสนิ คา้ โดยระบุราคาขายต่อชน้ิ ให้วิเคราะหว์ า่ ถ้าขายในราคาทก่ี าหนดจะได้กาไรเท่าใด โดยสร้างตารางข้อมลู เพ่ือวิเคราะหห์ าราคากาไรดังน้ี 1. สร้างตารางคานวณหากาไร =B3*7% =B6 =B3-B4-B52. สร้างตารางกาหนดราคาขายท่ตี อ้ งการ 3. เลอื กตารางท่ีต้องการคานวณ4. เลือกแทบ็ ข้อมลู

5. เลือกการวเิ คราะห์แบบ What-if Analysis 10 6. เลอื กตารางขอ้ มลู    ¶ 7. อา้ งอิงเซลล์ราคาขายแบบคอลมั น์ 8. ตกลง  9. ผลลพั ธ์กาไร 

11 2) ตารางขอ้ มลู แบบ 2 ตัวแปร การวเิ คราะหข์ ้อมูลแบบ 2 ตวั แปร จะคลา้ ยกบั ตารางข้อมูลแบบ 1ตัวแปร แต่สามารถกาหนดตัวแปรได้ทง้ั 2 แนว คอื แถวและคอลัมน์ ทาใหส้ ามารถทาการเปลยี่ นแปลงขอ้ มูลได้พรอ้ มกันท้ัง 2 ด้าน ปฏิบตั ไิ ด้ดังน้ี ตวั อยา่ ง ถ้าตอ้ งการคานวณหาอัตราการชาระเงินต่องวดเพื่อใช้ในการตดั สนิ ใจกเู้ งนิ โดยมอี ตั ราดอกเบี้ยและเงนิ ต้นทแ่ี ตกตา่ งกัน ปฏิบตั ไิ ด้ดังน้ี 1. สร้างตารางคานวณจานวนเงินที่ตอ้ งผ่อนต่อเดือน  =PMT(B4/12,B5,-B3)2. สรา้ งตารางกาหนดอตั ราดอกเบยี้3. กาหนดจานวนเงนิ กู้=B6  4. เลือกตารางท่ีต้องการคานวณ 5. เลือกแท็บข้อมูล 6. เลือกการวิเคราะห์แบบ What-if Analysis 7. เลือกตารางขอ้ มลู

12    8. อ้างอิงเซลล์จานวนเงนิ กู้ และอตั ราดอกเบ้ยี9. ตกลง อ้างองิ เซลล์อัตราดอกเบ้ีย   อ้างอิงเซลลจ์ านวนเงนิ กู้10. ผลลัพธ์ 

13 2. การสร้างรายงานสถานการณส์ มมติ การสร้างสถานการณ์สมมติ (Scenarios) เปน็ เคร่ืองมือวิเคราะหข์ ้อมลู โดยการจาลองสถานการณ์สมมตขิ น้ึ มาแล้วคานวณผลลพั ธข์ องสถานการณ์น้ัน ๆ บนแผน่ งาน เพ่ือเป็นแนวทางในการตดั สินใจ ซง่ึสามารถสร้างได้หลายสถานการณ์ ลบและแกไ้ ขได้ตามต้องการ ตวั อยา่ ง การสรา้ ง 2 สถานการณส์ มมติ สรา้ งสถานการณส์ มมติขน้ึ มาเพอ่ื วเิ คราะหต์ น้ ทนุ การดาเนนิ งานของบรษิ ัท ก จากดั ซึง่ มตี ้นทุนเพ่ิมขึ้นในปถี ดั ไป โดยวเิ คราะห์จากเปอรเ์ ซ็นตข์ องตน้ ทุนทเี่ พ่ิมขนึ้ มีขัน้ ตอนดังน้ี 1. สร้างตารางขอ้ มลู สาหรบั นาไปจาลองสถานการณ์สมมติ 2. เลอื กแท็บข้อมูล 3. เลอื กการวเิ คราะห์แบบ What-if Analysis4. เลือกตัวจัดการสถานการณ์สมมติ  5. เลอื กเพิ่ม

14 6. ตงั้ ชอ่ื สถานการณส์ มมติ7. กาหนดเซลล์ทเี่ ปล่ียนแปลง8. ตกลง   9. เปล่ยี นแปลงค่าตามที่ต้องการ10. เลือกเพมิ่ เพื่อกาหนดคา่ สถานการณส์ มมตทิ ่ี 2  11. ต้ังชือ่ สถานการณส์ มมติ 2 (ไม่ให้ชือ่ ซา้ กัน)12. กาหนดเซลลท์ เ่ี ปล่ียนแปลง13. ตกลง

15 11 12 1314. เปลีย่ นแปลงค่าสถานการณส์ มมติ 2 ตามท่ตี ้องการ15. เลือกตกลง16. เลอื กสรุป 14 15 1617. เลือกเซลล์ท่ีต้องการสรปุ

16 1718. ผลลพั ธ์ 18 3. การคน้ หาค่าเปา้ หมาย การคน้ หาคา่ เปา้ หมาย (Goal Seek) เป็นเครอ่ื งมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และปรับข้อมูลที่เก่ยี วขอ้ งในสูตรให้เหมาะสมกบั คา่ เปา้ หมายทต่ี ้องการ โดยทว่ั ไปจะใช้สตู รคานวณเพ่ือหาผลลัพธ์ แต่การคน้ หาค่าเป้าหมายจะทางานสวนทางกัน โดยจะกาหนดคาตอบท่ีตอ้ งการก่อนแล้วค่อยวเิ คราะหว์ ่าตอ้ งใชต้ วั แปรอย่างไร ตัวอย่าง ถา้ ต้องการผลการสอบของนักศึกษาท้ัง 5 วิชา โดยได้คะแนนแต่ละวิชาแตกต่างกนั และมี 1วิชาทยี่ งั ไม่ได้สอบ คือวชิ าที่ 3 ถ้าอยากทราบวา่ คะแนนเฉลี่ยผลการสอบทง้ั 6 วชิ า รวมกันได้ 84 คะแนน ในวิชาท่ี 3 นักศึกษาจะต้องสอบใหไ้ ด้คะแนนเท่าใด จึงจะได้คะแนนเฉลยี่ ที่ 84 คะแนนตามท่ตี อ้ งการ ปฏบิ ัตไิ ด้ดังนี้ 1. สรา้ งตารางข้อมูล 2. เลือกแทบ็ ขอ้ มูล 3. เลอื กการวิเคราะห์แบบ What-if Analysis 4. เลอื กคน้ หาค่าเป้าหมาย

17 =IF(C3>=80,\"A\",IF(C3>=70,\"B\" ,IF(C3>=60,\"C\",IF(C3>=50,\"D\", \"false\")))) =AVERAGE(C3:C8)   5. กาหนดคา่ ตั้งค่าในเซลล์ทเ่ี ป็นคา่ คะแนนเฉลยี่ 6. กาหนดค่า ใหค้ ่าตามท่ีต้องการคือ ค่าเฉล่ยี 84 7. กาหนดค่า โดยการเปล่ยี นแปลงเซลล์คะแนนของวชิ าโปรแกรมตารางคานวณ 8. ตกลง     9. ผลลัพธ์ และเลอื กตกลง

18 5.3 การสรา้ งตารางสรุปผลขอ้ มลู 1. การสร้าง Pivot Table จากข้อมูลในตาราง เมื่อข้อมูลในตารางมีปริมาณมาก การวิเคราะห์ข้อมูลในตารางโดยการกวาดสายตาและทาการบวก ลบ คูณ หาร ทาได้ยากและเสียเวลา วิธีที่ดีกว่าคือ การสรปุ เฉพาะขอ้ มูลทเ่ี ราต้องการเปน็ ตารางย่อย โดยนาเฉพาะบางฟลิ ดท์ ่ตี อ้ งการมาพิจารณา มขี ัน้ ตอนดงั น้ี  คลิกแท็บ แทรก คลกิ ปุ่มคาสั่ง PivotTable และเลอื ก PivotTableเลือกแผน่ งานทใ่ี ชส้ ร้าง เลือกฐานข้อมูล PivotTable ขอบเขตฐานข้อมลู คลิกเมาส์ <ตกลง>

19พนื้ ท่ีตาราง PivotTable หนา้ ตา่ งแสดงรายการฟลิ ดข์ ้อมูล ต่อไปเราต้องกาหนดรูปแบบตาราง PivotTable วา่ ตอ้ งนาฟิลดใ์ ดมาใช้เปน็ พ้ืนทแ่ี ต่ละส่วนของตารางโดยการคลิกเมาสล์ ากชื่อฟลิ ด์ในบานหนา้ ต่าง PivotTable Field List ไปยงั ตาแหนง่ ทตี่ ้องการบริเวณด้านลา่ งซง่ึ จะปรากฏข้อมูลบริเวณตารางให้เหน็ ด้วย ถา้ ลากช่อื ฟิลด์ผิด กใ็ หค้ ลิกยกเลิกเคร่ืองหมาย หน้าชอื่ ฟิลด์นั้น ๆ แผน่ งานใหมแ่ สดง PivotTable ตามข้อมลู ทีก่ าหนด แดรกเมาสล์ ากป่มุ ชื่อฟลิ ด์ ไปยังช่องตาแหน่งทต่ี อ้ งการ

20 สาหรับพ้นื ท่ีแต่ละสว่ นใน PivotTable มีไว้สาหรบั ใสช่ ่ือฟิลด์ เพอ่ื สรา้ งเป็นตารางสรุป โดยแตล่ ะสว่ นมีความหมายดังนี้ ส่วนตัวกรองรายงาน (Report Filter): ใส่ช่ือฟิลด์ทใี่ ชแ้ ยก ขอ้ มูลในตารางออกเปน็ กลมุ่ ย่อย ส่วนป้ายชอ่ื คอลัมน์ (Column Lables): ใสช่ อ่ื ฟลิ ดท์ ่ีใช้ แสดงขอ้ มลู ในแนวคอลัมน์ของตาราง สว่ นป้ายช่ือแถว (Row Lables): ใสช่ ่อื ฟิลด์ท่ีใชแ้ สดง ข้อมูลในแนวแถวของตาราง ส่วนคา่ (Values): ใส่ชือ่ ฟลิ ด์ที่ใชห้ าผลการคานวณในตาราง ตอ่ ไปให้ลากฟลิ ด์ต่าง ๆ เขา้ ไปในแตล่ ะส่วนของตาราง PivotTable ดงั นี้ Pivot Table หลงั จากทเ่ี ราใช้เมาสล์ ากฟลิ ด์ไปยังแตล่ ะส่วนในตาราง

21 เมื่อเราสรา้ งตาราง Pivot Table โปรแกรม Excel จะแสดงแถบเครื่องมือ Pivot Table สาหรับใช้แกไ้ ขและปรบั เปลีย่ นรายละเอียดของตาราง Pivot Table ซง่ึ มรี ายละเอยี ดดังนี้ฟลิ ด์ข้อมลู ทเ่ี ลอื กทางานอยู่ เรยี งลาดับข้อมลู เลือก/ยา้ ยสว่ นประกอบ Pivot Table ซ่อน/แสดงรายละเอียดต้ังชอ่ื Pivot Table จัดกล่มุ ขอ้ มลู เปลีย่ นแหลง่ ข้อมูล แทรกสตู ร สรา้ ง PivotChart ปมุ่ แสดงรายชือ่ ฟลิ ดท์ ่นี ามาสรา้ งเปน็ ตาราง Pivot Table ได้ 2. การเปล่ียนวิธีการคานวณข้อมลู Pivot Table ที่เราสร้างจะแสดงผลรวมของยอดขาย หากตอ้ งการให้เปล่ยี นรปู แบบการคานวณ เช่น ต้องการให้ Pivot Table หาค่าเฉลีย่ , คา่ มาก, คา่ น้อยท่เี กดิ ขน้ึ ในการขายแตล่ ะครั้ง ก็สามารถทาได้ มีขนั้ ตอนดังน้ี  คลิกเมาส์ปมุ่ การต้ังค่าเขตข้อมูล (Field Settings)  คลกิ เมาสเ์ ลือกรปู แบบการคานวณ คลิกเมาสส์ ่วนใดก็ไดใ้ น Pivot Tableส่วน Data คลิกเมาส์ <ตกลง>

22รูปแบบการคานวณใน Pivot Table เปล่ยี นไปตามทก่ี าหนดสาหรับรูปแบบการคานวณท่ีเราเลือกใช้ได้มดี ังน้ีSum หาผลรวมของกลุ่มข้อมลูCount นบั จานวนแถวในกลุ่มข้อมลูAverage หาค่าเฉลย่ี ของกลุ่มข้อมูลMax หาค่าสูงสดุ ในกลุม่ ขอ้ มลูMin หาคา่ ต่าสดุ ในกลุ่มข้อมูลProduct หาผลคูณในกล่มุ ขอ้ มูลCount Nums นับจานวนแถวทีม่ ขี ้อมูลตัวเลขStdDev หาค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของกล่มุ ตวั อย่างStdDevp หาคา่ เบย่ี งเบนมาตรฐานของประชากรVar หาค่าความแปรปรวนของกลุ่มตัวอยา่ งVarp หาค่าความแปรปรวนของประชากร 3. การสร้างกราฟจาก Pivot Table เราสามารถสร้างแผนภูมิจาก Pivot Table ได้ โดยใชค้ าส่งัPivot Chart และเลือกประเภทแผนภูมทิ ี่ตอ้ งการ ซึ่งหากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล แผนภูมทิ ่สี รา้ งไว้ก็จะเปลีย่ นแปลงตามโดยอัตโนมตั ิ สามารถทาไดด้ ังน้ี

23 คลิกแทบ็ ตวั เลือก เลือก PivotChart  คลิกเลือกประเภทและ รูปแบบของกราฟคลกิ เมาส์ท่ี Pivot Table ท่สี ร้างไว้ คลกิ <ตกลง>แลว้ ผลลพั ธ์กราฟท่ีสรา้ งขึ้น จาก Pivot Table 4. การหาผลรวมข้อมลู ถา้ เราตอ้ งการหาผลรวมจากข้อมูลในตาราง เชน่ หาผลรวมยอดขายในแต่ละเขตพ้นื ที่ หรือผลรวมยอดขายของพนักงานแต่ละคน นอกจากการสร้างสตู รคานวณ หรอื การใช้ PivotTable แล้ว เราสามารถหาผลรวมขอ้ มลู ได้โดยใชค้ าสงั่ หาผลรวมย่อย (Subtotal) ตัวอยา่ งตอ่ ไปนี้เป็นการหาผลรวมยอดขายของพนักงานแต่ละคน จากตารางบญั ชรี ายรบั จากการจาหนา่ ยสนิ คา้ โดยเลอื กตารางข้อมลู ไปทแี่ ทบ็ ข้อมูล และคลิกเมาส์ท่ีป่มุ ผลรวมย่อย จากนั้นกาหนดรายละเอยี ดดังน้ี สาหรับการกาหนดรายละเอียดเพิม่ เติมในหนา้ ต่างผลรวมย่อย (Subtotal) มีดังน้ี ทท่ี ุก ๆ การเปล่ียนแปลงใน (At Each Change in) : เลือกฟลิ ดท์ เ่ี ราใชแ้ บง่ ผลรวมย่อย ในทีน่ เ้ี ลอื กฟลิ ด์ “พนักงานขาย” ใชฟ้ ังก์ชัน (Use Function) : เลอื กฟังกช์ ันท่ีจะนามาใชใ้ นการคานวณ ในทน่ี ีเ้ ราเลอื กหาผลรวม (Sum) เพิม่ ผลรวมยอ่ ยลงใน (Add Subtotal to) : เลือกฟิลด์ทใี่ ชใ้ นการคานวณหาผลรวม ในท่ีน้เี ลือกฟิลด์ “ยอดขาย”

24 คลิกเมาส์แท็บข้อมูล เลือกคาสง่ั ผลรวมยอ่ ย เลอื กฟลิ ด์ท่ีใชแ้ บ่งผลรวมยอ่ ย คลิกเมาส์เลอื กเซลลใ์ นตาราง  เลือกฟิลด์ทใ่ี ช้ในการ  เลอื กฟังก์ชันการคานวณ หาผลรวม  คลกิ เมาส์ <ตกลง> Excel จะแสดงผลรวมขอ้ มูล ตามที่กาหนด (แสดงผลรวม ยอดขายของพนักงานแตล่ ะคน)Note เราสามารถหาผลรวมของหลายฟิลด์ได้ เช่น ถ้าเราต้องการหาผลรวมคา่ ในฟิลด์ “ยอดขาย” และหาผลรวม “เขตพนื้ ที่ขาย”ในขน้ั ตอนท่ี 5 ให้คลิกเมาสเ์ ลือกทั้งสองฟลิ ด์ คลิกเมาสเ์ ลอื กฟิลด์ทตี่ อ้ งการหาผลรวม (เลือกได้มากกว่า 1 ฟิลด)์