E-Book เรื่อง การป้อนและจัดเก็บข้อมูล การแก้ไข ตกแต่งข้อมูลและสร้างตารางข้อมูล

2หน่วยท่ี 2 การป้อนและจดั เก็บ ขอ้ มูล การแก้ไขและตกแตง่ ขอ้ มลู การสรา้ งตารางขอ้ มลูสาระสาคัญ การใช้โปรแกรม Excel ให้ความสะดวกกว่าการบันทึกข้อมูลในกระดาษมาก เพราะการแก้ไขข้อมูลมีความสะดวกรวดเร็วกวา่ แม้ข้อมูลในตารางจะมปี ริมาณมากเท่าใดก็ตาม ในบทน้ีเราจะได้รู้จักกับวธิ ีแก้ไขขอ้ มลู ในตาราง และการปรบั แต่ชีทงานเพือ่ ใชง้ านไดอ้ ย่างเหมาะสมหัวข้อเรื่อง 2.1 การทางานกบั เซลล์ 2.2 การทางานกบั แผน่ งาน 2.3 การจัดรูปแบบตารางข้อมลูจดุ ประสงคเ์ ชงิ พฤติกรรม 1. เลือกเซลล์แบบกลมุ่ ได้ 2. เลอื กเซลลท์ ้งั แถวหรอื ท้งั คอลมั น์ได้ 3. เลอื กเซลล์ทง้ั ตารางได้ 4. ตง้ั ช่อื เซลล์เพ่อื ใชง้ านได้ 5. คัดลอกขอ้ มูลในเซลลไ์ ด้ 6. แทรกข้อมูลในเซลล์ได้ 7. ลบข้อมูลในเซลลด์ ว้ ยวธิ ีต่าง ๆ ได้ 8. จดั รปู แบบขอ้ มูลได้ 9. จัดรูปแบบตารางขอ้ มลู ได้ 10. การเรยี งลาดบั ขอ้ มูลได้

3เน้อื หา2.1 การทางานกบั เซลล์ ก่อนการทางานกบั ข้อความในตาราง เช่น การคัดลอก การย้าย หรอื แทรกข้อมูล จาเปน็ ตอ้ งเขา้ ใจการใชง้ านส่วนประกอบภายในตารางกอ่ น เพื่อชว่ ยกาหนดเปา้ หมายในการใช้โปรแกรม Excel ทางานให้ชดั เจนว่าจะทาส่งิ ใดในตาราง จากนนั้ จึงใช้คาสงั่ หรือทางานกบั ขอ้ ความเหลา่ น้นั ได้ 1. การเลือกเซลล์หรือกลุม่ เซลล์ เมอ่ื เราตอ้ งการใชค้ าส่ังทมี่ ผี ลกบั ขอ้ มูลในเซลล์ เช่น คาสง่ัแก้ไขข้อมลู หรอื คาสง่ั ลบข้อมูล เราจะตอ้ งระบเุ ซลล์หรือกลมุ่ เซลล์ท่จี ะทางานด้วยกอ่ นใช้คาสั่งเหล่านน้ัซ่งึ มหี ลายวิธีดังตอ่ ไปน้ี เลือกเฉพาะเซลล์ชอ่ งใดชอ่ งหนึง่ โดยคลิกเมาส์ในเซลล์ที่ตอ้ งการ ดงั ภาพ เลือกเซลล์ทั้งแถวในตาราง เป็นการเลือกเซลล์ทุกเซลล์ท่ีอยู่ในแถวเดียวกัน ทาได้โดยการคลกิ เมาส์ท่ีหัวแถวทต่ี อ้ งการ จะมีสัญลักษณล์ กู ศร แลว้ คลิกเลือกแถวนัน้ จะเกิดแถบสฟี า้ แสดงว่าท้งั แถวถูกเลอื กแล้ว ดังภาพ เลือกเซลล์ท้ังคอลัมน์ในตาราง การเลือกลักษณะน้ีเป็นการเลือกเซลล์ทุกเซลล์ท่ีอยู่ในคอลัมน์น้ัน ทาได้โดยการคลิกเมาส์ที่หัวคอลัมน์ท่ีต้องการ จะมีสัญลักษณ์ลูกศร แล้วคลิกเลือกคอลัมน์นนั้ จะเกดิ แถบสีฟา้ แสดงว่าทง้ั คอลัมน์ถกู เลือกแลว้ ดงั ภาพ

4 เลือกหลายเซลล์ที่อยูต่ ิดกนั ในตาราง เราสามารถเลือกเซลล์ทอี่ ย่ตู ิดกันในตาราง โดยระบุเซลลท์ ี่อยมู่ ุมบนซา้ ยสุด และเซลล์ทอ่ี ยูม่ มุ ลา่ งขวาสุด เพื่อกาหนดขอบเขตของกลุม่ เซลล์ เช่น เราตอ้ งการเลือกกลมุ่ เซลล์ 12 เซลล์ ใหค้ ลิกที่เซลล์เร่มิ ตน้ เซลล์ A1 และลากเมาสไ์ ปยงั เซลล์สุดท้ายเซลล์ D3 จะเกดิ แถบสฟี า้ ในเซลล์ทเ่ี ลอื ก ดังภาพ Tip ถ้านกั เรียนใชเ้ มาส์ไม่ถนัด มวี ธิ ที ีส่ ามารถเลือกหลายเซลล์ท่ีอย่ตู ดิ กันในตารางได้ โดยให้คลิกเมาสท์ เี่ ซลล์แรก เซลล์ A1 และใหก้ ดปุม่ <Shift> คา้ งไว้ นาเมาสค์ ลิกเซลล์สดุ ทา้ ยท่ีต้องการ เซลล์D3 ซงึ่ จะไดผ้ ลลพั ธ์เหมอื นกนั เลอื กหลายเซลลใ์ นตารางทไ่ี ม่ไดอ้ ยู่ตดิ กนั บางครง้ั เซลล์ทเี่ ราต้องการเลือกไม่ได้อยู่ติดกันในตาราง เชน่ ตอ้ งการเลือกกลุม่ เซลล์ A2:D2 และ A4:D4 ใหใ้ ช้เมาสค์ ลิกเลอื กเซลล์กลุม่ แรกก่อน และกด <Ctrl> ค้างไว้ จากน้ันใช้เมาส์คลกิ เลือกกลมุ่ เซลลท์ ่ีสอง ดงั ภาพ 2. ตั้งชือ่ เซลล์หรือกลุ่มเซลลท์ ่ีตอ้ งใช้บ่อย ถ้าเรามเี ซลลห์ รือกลุ่มเซลล์ทต่ี ้องใชบ้ อ่ ย การเลอื กเซลล์ที่ผ่านมาจะไม่สะดวก วิธที ่ดี ีกวา่ คอื การตงั้ ชือ่ เซลล์หรอื กลมุ่ เซลล์ดว้ ยช่ือทสี่ ่ือความหมายและนามาใชใ้ นการอา้ งอิง เช่นเม่ือเราตอ้ งการอา้ งองิ ขอ้ มลู วันทว่ี างบิล เราก็ตั้งชื่อกล่มุ เซลล์น้วี า่ “วันที่วางบิล” การตั้งช่ือตอ้ งไมม่ ีช่องว่างระหว่างช่ือ ดงั น้ี 1. คลกิ เมาส์เลือกกล่มุ เซลล์

52. คลกิ เมาสแ์ ละพิมพ์ชอ่ื กลมุ่ เซลลท์ ต่ี ้องการแล้วกด <Enter> การเลอื กเซลล์หรอื กลมุ่ เซลล์ทต่ี ั้งชอื่ ไว้ หลังจากเราได้กาหนดชื่อใหก้ บั กลุม่ เซลล์ ครงั้ ตอ่ ไปถา้ เราตอ้ งการเลอื กกลมุ่ เซลล์นนั้ ให้คลกิ เมาสช์ อื่ กลมุ่ เซลล์จากชอ่ งแสดงชื่อเซลล์ไดเ้ ลย ดงั น้ี 1. คลิกเมาส์2. เลอื กช่ือกลมุ่ เซลล์ผลลพั ธจ์ ะปรากฏแถบสีฟ้าแสดงกลุ่มเซลล์ที่เลือก ดงั ภาพ การลบชอ่ื กลมุ่ เซลลท์ ตี่ ้งั ถ้าเราตอ้ งการยกเลกิ การตง้ั ชื่อกลุ่มเซลล์ทีต่ ้ังไปแล้ว ให้เลือกแท็บสตู ร (Formulas) คลิกป่มุ ตวั จัดการชอื่ (Name Manager) แลว้ คลกิ เลอื กชือ่ เชลล์ที่ตอ้ งการลบ คลกิเมาส์ปุม่ ลบ (Delete) ดงั น้ี

6คลกิ แท็บสตู ร  คลิกปมุ่ ตวั จดั การซ่อื คลกิ ลบ  คลกิ เลอื กชอื่ กล่มุ เซลลท์ ่ี ตอ้ งการลบ2.2 การทางานกบั แผ่นงาน 1. เลือกใช้แผน่ งานที่ต้องการ เมือ่ เข้าสูโ่ ปรแกรม Excel เราจะใช้ แผน่ งานแรกทม่ี ชี อื่ วา่Sheet ก่อน เราสามารถเปลีย่ นแผ่นงานท่ีใชไ้ ดโ้ ดยคลกิ เมาส์เลอื กแท็บแผ่นงานที่มีช่อื Worksheet ได้ดังนี้  คลกิ เลือกแผ่นงานทต่ี ้องการ แผ่นงานท่ีเลอื กจะ เปน็ สีขาว แสดงวา่ ตอนนี้กาลงั ใชง้ านแผน่ งานนีอ้ ยู่  แผ่นงานทีก่ าลงั เปดิ ใชง้ าน

7 Tip เราสามารถสลับแผ่นงานทใ่ี ชง้ านอยู่ โดยกดปมุ่ ตอ่ ไปนแ้ี ทนการใชเ้ มาส์  <Ctrl+<Page Up> เพ่ือสลบั ไปใช้แผ่นงาน แผ่นทางขวาจากแผ่นงานที่ใชอ้ ยู่  <Ctrl+<Page Down> เพอ่ื สลับไปใช้แผน่ งาน แผ่นทางซา้ ยจากแผ่นงานทใี่ ช้อยู่ 2. ตั้งชอ่ื แผ่นงาน เราควรเปลีย่ นชือ่ แผ่นงานให้สอดคลอ้ งกบั ข้อมลู ท่ีจดั เก็บ เพอ่ื ชว่ ยเตอื นความจาของเรา และทาใหก้ ารเรียกใช้ข้อมูลในแผ่นงานนนั้ สะดวกย่ิงขึน้ เช่นจากเดิม แผน่ งานช่อืSheet1 เราจะเปลย่ี นชอ่ื เปน็ มกราคม ดงั น้ี  ดับเบลิ้ คลกิ แท็บชตี ของแผ่นงาน  พมิ พช์ ือ่ ใหม่แลว้ กด Enter ทเ่ี ราตอ้ งการตงั้ ช่อื ใหม่ 3. ลบแผ่นงานทไี่ ม่ต้องการ เราควรลบแผ่นงานทไี่ มใ่ ชอ้ อกจากสมดุ งานเพราะนอกจากจะทาใหต้ ้องใช้พนื้ ที่สาหรับบนั ทึกขอ้ มลู มากขึ้นแลว้ ยงั ทาใหง้ านของเราดไู ม่เป็นระเบียบเรียบรอ้ ย เพราะมแี ผ่นงานทไ่ี ม่ต้องการเยอะไปหมด ทาได้ดงั นี้  คลกิ เลอื กคาส่งั ลบ  คลิกขวาทีแ่ ท็บของแผน่ งาน ทีต่ อ้ งการลบ

8 Note ขอให้ใช้ความระมดั ระวังเป็นพเิ ศษเม่อื สัง่ ลบแผ่นงาน เพราะในกรณีนเ้ี ราไม่สามารถใช้คาส่งั Undo (เลกิ ทา) นาขอ้ มลู ทีถ่ กู ลบไปกลับมาได้ หากส่งั ลบผิด 4. การเพม่ิ แผ่นงาน เราสามารถเพ่ิมแผ่นงานใหม่ไว้ทางซา้ ยของแผ่นงานทเี่ ราเลอื ก ดงั นี้ คลกิ ขวาทแ่ี ทบ็ ของแผ่นงาน  เลือกแผ่นงาน แล้วคลิกตกลง แลว้ เลอื กแทรก เกดิ แผน่ งานใหม่ วธิ ีลดั ในการเพ่ิมแผ่นงาน ทาไดโ้ ดยการคลิกเมาส์ท่ีแท็บ (Insert Worksheet) หรอื กดคีย์ <Shift>+<F11> จะเกดิ แผน่ งานใหมท่ างดา้ นขวาสดุ ดังน้ีคลิกเมาส์เพ่ือเพ่มิ แผ่นงาน เกดิ แผน่ งานใหม่ 5. การกาหนดสีให้กบั แท็บของแผ่นงาน การใสส่ ีใหก้ ับแทบ็ ของแผน่ งานจะช่วยแยกแยะแทบ็ ของแต่ละแผ่นงานได้ง่ายขึน้ เราอาจกาหนดสใี หก้ ับชีตงานทต่ี ่างกนั โดยสามารถทาได้ตามข้นั ตอนดังนี้

9  เลือกสใี หก้ บั แทบ็ คลกิ ขวาท่ีแทบ็ ของแผน่ งาน แล้วเลอื กสแี ท็บ7. การปอ้ งกันแผ่นงานและการยกเลิกการป้องกันแผน่ งานการป้องกันแผ่นงาน เปน็ การป้องกนั ไม่ให้ผอู้ ื่นเขา้ มาแกไ้ ขขอ้ มลู ทจี่ ดั เก็บไวใ้ นแผน่ งานเพอื่ ความปลอดภยั ของข้อมูล เมือ่ เปิดโปรแกรมตารางคานวณทุกเซลลข์ องแผ่นงานจะถูกกาหนดให้มีคุณสมบตั ลิ ็อกอย่แู ล้ว แต่จะมผี ลกต็ อ่ เมือ่ มีการกาหนดการปอ้ งกันแผน่ งานเทา่ นั้น การป้องกนั แผน่ งานสามารถปฏิบตั ไิ ดด้ งั น้ี1. เลอื กแท็บตรวจทาน2. เลือกการป้องกันแผ่นงาน 3. ใส่รหัสการปอ้ งกนั ครัง้ ท่ี 14. ตกลง

10   5. ใส่รหัสการป้องกัน ครง้ั ที่ 2 (จะตอ้ งใช้รหสั เหมือนครง้ั ท่ี 1) 6. ตกลง   การยกเลกิ การปอ้ งกนั แผ่นงาน การยกเลิกกเ็ พอื่ ใหท้ ุกคนที่ใช้แผน่ งานสามารถแกไ้ ขขอ้ มลู ได้ ปฏิบัติไดด้ ังนี้ 1. เลอื กแท็บตรวจทาน 2. เลือกยกเลิกการปอ้ งกนั แผ่นงาน 3. ใส่รหสั การปอ้ งกนั แผ่นงานที่กาหนดไว้ 4. ตกลง

11   8. การแบง่ หน้าจอ เน่ืองจาก Excel เปน็ Sheet ใหญ่ บางทีเราตอ้ งการดขู อ้ มูลจากหลายๆ แห่งพรอ้ ม ๆ กนั หรอื ตอ้ งการดหู ัวตารางเพอื่ ทาให้การกรอกขอ้ มลู ถูกต้อง ดงั นนั้ เราจึงมีความจาเปน็ ต้องแบ่งหน้าจอ Excel ออกเป็นสว่ น ๆ ซง่ึ สามารถ เล่อื น หรือ Scroll ดไู ด้ทกุ สว่ น ซง่ึ มีวิธกี ารดงั นี้ 1. ทม่ี มุ บนด้านขวาต่อจาก Scroll bar และดา้ นลา่ งของหน้าจอ จะมแี ถบสาหรับแบ่งหนา้ จอ ดงั ภาพ 2. เมื่อนาเคอรเ์ ซอร์ ไปวางทต่ี รงนี้ เคอรเ์ ซอ่ รจ์ ะเปลีย่ นเป็นรูปลูกศรสองทาง ซึ่งแสดงว่าสามารถลากแบ่งได้

12 3. ให้กดเมาส์และลากแบ่งหน้าจอได้ดังภาพ จะเห็นว่าสามารถเลื่อนแต่ละส่วนได้อย่างอิสระจากกนั ในภาพจะเหน็ ว่า คอลมั น์ B ถูกเลือ่ นหายไป ทาให้คอลมั น์ ช่ือ-สกลุ และ ท่ีอยู่ มาอยู่ใกล้กัน ทาให้ดูข้อมูลได้ชัดเจนไม่ต้องเลื่อนไปมา ส่วนในแนวนอน จะเห็นข้อมูลถูกซ่อนออกไปหลายรายการ ทาให้สะดวกในการเปรยี บเทยี บข้อมลู ทม่ี ีความยาวมาก ๆ 4. ยกเลิกการแบ่งหนา้ จอ โดยการใช้เมาส์ลากเส้นแบ่งไปเก็บไวท้ ีด่ ้านขา้ ง หรือดา้ นบน-ลา่ ง 9. การตรึงแนวหน้าจอ ทางเลือกของการแบ่งหน้าจออกี อยา่ งหน่ึงคอื การทาใหห้ น้าจอสว่ นหนง่ึ ไม่เคล่อื นไหว ซงึ่ ตา่ งจากการแบง่ หน้าจอ ทห่ี น้าจอทกุ ส่วนสามารถเคลอื่ นไหวได้ดว้ ยการใช้ Scrollbar แต่การตรึงแนวหนา้ จอจะทาให้สว่ นท่ถี ูกตรงึ ไม่เคลอ่ื นท่ี มปี ระโยชนใ์ นการทาให้ส่วนหัวของตารางคงที่ ในขณะท่ีส่วนท่ีเติมขอ้ มูลเคล่อื นทไ่ี ปได้เรือ่ ย ๆ การตรึงแนวทาได้ท้ังแนวนอนและแนวต้งั

13 วิธกี ารการตรงึ แนวหน้าจอ ไปทแี่ ท็บ มุมมอง กลมุ่ หน้าต่าง คลกิ ตรงึ แนว จะเกดิ เมนูย่อยให้เลือก  ตรงึ แนว จะตรึงแนว ณ ตาแหน่งของเคอเซอร์ โดยตรึงทั้งแนวนอนและแนวตง้ั  ตรึงแถวบนสดุ เป็นการตรงึ แนว แนวนอนแถวบนสดุ  ตรึงคอลมั น์แรก เป็นการตรงึ แนว แนวตั้งคอลัมนแ์ รก การยกเลกิ การตรึงแนว ใหค้ ลิกที่คาสัง่ ตรงึ แนว และคลกิ ยกเลกิ2.3 การจัดรูปแบบตารางขอ้ มลู 1. การจัดรูปแบบข้อความ การจดั ข้อความอย่างง่ายและรวดเร็วทสี่ ดุ ก็คือการใช้เครอื่ งมือบนแถบรบิ บอ้ น ในกลุ่มหนา้ แรก ซ่งึ มกี ล่มุ ย่อยประกอบด้วย แบบอกั ษร การจดั แนว ตัวเลข ลกั ษณะเซลล์ และ การแก้ไข

14 การกาหนดรปู แบบของขอ้ ความในเซลล์บางอย่าง ไมส่ ามารถทาได้เม่อื อยู่ในสถานะปอ้ นคาหรอื แก้ไข ซึ่งสังเกตได้จากแถบสถานะขา้ งลา่ ง หรอื ลกั ษณะกรอบลอ้ มรอบเซลล์ท่ีเป็นเส้นสีดาบางและเคอรเ์ ซอรท์ ี่กาลังกระพริบพร้อมรับการพมิ พ์ แถบแสดงสถานะแกไ้ ข ลักษณะเคอรเ์ ซอร์กระพริบ การออกจากสถานะป้อนคา หรอื แกไ้ ข ทาไดโ้ ดยการกดแปน้ Enter หรือกด Ctrl + Enterหรอื คลิกท่ีเคร่ืองหมายถูก หนา้ แถบสตู ร ก็ได้ หลกั การในการกาหนดรูปแบบข้อความ คอื การเปลย่ี นรปู แบบของเซลล์ ดงั นั้น เมื่อต้องการเปลย่ี นลักษณะของขอ้ ความ จึงตอ้ งเลือกเซลลท์ ่ขี ้อความนน้ั ๆ เสยี กอ่ น จากน้นั จึงกาหนดลกั ษณะให้เปน็ ไปตามทกี่ าหนด 2. การจัดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร ในแท็บหน้าแรก กลุ่มแบบอักษร เป็นที่รวมเคร่ืองมือเก่ียวกับการกาหนดตัวอักษร เช่น Fonts ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ขนาด และสี เป็นต้น มีวธิ ีการใชง้ าน ดงั นี้ 1. พมิ พ์ขอ้ ความในเซลล์ท่ีต้องการจัดรูปแบบ 2. กดป่มุ Ctrl + Enter เพื่อออกจากสถานะปอ้ นข้อมลู และยังเลือกอยเู่ ซลล์เดิม 3. บนริบบ้ิน แทบ็ “หน้าแรก” กล่มุ “แบบอักษร” ใหค้ ลิกเลอื กรปู แบบทต่ี อ้ งการสามารถกาหนดสี ขนาด ตวั หนา ตวั เอียง ได้ สามารถเลือกให้มีลกั ษณะหลาย ๆ อย่างได้ เชน่ ตวั หนาและเอยี ง เป็นต้น

15 3. การจดั แนวด้วยเครื่องมอื บนริบบอน ในแทบ็ หนา้ แรก มกี ลมุ่ การจดั แนวสาหรับจัดตาแหนง่ ขอ้ ความ เชน่ ชดิ บน กึ่งกลาง ชิดล่าง ชิดซ้าย ชิดขวา เปน็ ตน้ ดังน้ี 1. ขยายความกว้างของแถวที่ 1 ใหม้ ากขนึ้ โดยนาเคอร์เซอรไ์ ปวางไว้ที่เส้นระหวา่ งแถวท่ี 1 และที่ 2 สังเกตเห็นเคอรเ์ ซอรเ์ ปลี่ยนเป็นรปู ลกู ศร 2 ทางชีบ้ น-ลา่ ง แล้วกดเมาสค์ า้ งและลากขยายลงมาพอประมาณ 2. คลิกทต่ี าแหนง่ A1 และพิมพค์ าวา่ “ทางาน” 3. กดปุม่ Ctrl + Enter 4. บนแทบ็ หนา้ แรก ไปทก่ี ลุม่ จดั แนว และลองคลิกปุม่ คาสง่ั ในกล่มุ นี้ เช่น ปุ่มจดั ชิดดา้ นบน ปมุ่ จดั ตรงกลาง ปุ่มกึ่งกลาง ปมุ่ การวางแนว เปน็ ตน้ 5. จะเห็นได้ว่ามีการเปล่ียนแปลงตาแหน่งเม่ือคลิกปุ่มต่าง ๆ ในลักษณะต่าง ๆ กันตามปุม่ ทคี่ ลิก เชน่ ผลการคลกิ ป่มุ จดั ตรงกลางและการวางแนว มดี ังน้ี 4. การเปล่ียนรปู แบบและลักษณะตัวอกั ษร โดยใช้ การจดั รูปแบบเซลล์ ใน Excel มีหน้าจอสาหรับจดั รูปแบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซึ่งรวมการกาหนดรปู แบบหลายลกั ษณะไว้ดว้ ยกัน ซง่ึ มีวิธีการ ดังน้ี

16 1. ที่ตาแหน่ง A1 พมิ พค์ าวา่ ราชบรุ ี 2. กดปุ่ม Ctrl + Enter เพื่อเปลีย่ นสถานะจากการป้อนคา เป็น พร้อม และจะสังเกตเห็นว่า กรอบส่เี หล่ยี มยังคงอย่ทู ต่ี าแหนง่ A1 เหมอื นเดมิ 3. คลกิ ขวาท่ี A1 และเลอื ก จดั รูปแบบเซลล์... 4. จะเกดิ เมนูยอ่ ย ซงึ่ สามารถเลือกลกั ษณะต่าง ๆ ใน เซลล์ ได้  ตัวเลข คอื การกาหนดรูปแบบตวั เลข เชน่ จะให้มที ศนิยมกต่ี าแหนง่ จดั รูปแบบเปน็ วนั ท่ี หรอื สกุลเงิน เป็นตน้  การจดั แนว คือ การสง่ั ชิดซ้าย ชดิ ขวา หรอื จัดก่งึ กลาง เซลล์ อักษรแนวตั้ง แนวเอียง หรือถ้า ขอ้ ความยาวเกินไปจะจัดการอย่างไร เชน่ ยอ่ ใหเ้ ลก็ ลง หรอื ผสานเซลล์ให้ครอบคลุมข้อความ ท้งั หมด เปน็ ตน้  แบบอกั ษร คือ การกาหนด ชนิดตัวอักษร (fonts) ลกั ษณะ และขนาด ตลอดจนสีของ ตวั อกั ษร  เสน้ ขอบ คือ การกาหนดลักษณะเสน้ ขอบ ของเซลล์น้นั ๆ ใช้สาหรบั การกาหนดเสน้ ตาราง หรอื เส้นใต้ เปน็ ต้น

17  การเติม คือ การกาหนดลวดลายพืน้ หลงั และสพี ้ืนหลงั  ปอ้ งกนั คอื การกาหนดใหร้ ับหรอื ไมส่ ามารถรับข้อมลู ได้ และสามารถกาหนดไมใ่ ห้แสดง เซลล์ น้ันๆ ก็ได้ ซึง่ จะมผี ลกต็ อ่ เม่ือมกี ารปอ้ งกันแผ่นงานไวแ้ ล้ว (โดยไปที่ แทบ็ “กลมุ่ ”“ตรวจทาน” ปุ่ม “ปอ้ งกันแผน่ งาน”) การจดั ตัวหนังสอื เอียง หลายคร้งั ท่ีเราต้องการพิมพ์ตวั หนงั สอื เอียง หรือเรียงตามแนวตัง้สามารถทาไดจ้ ากหนา้ ต่าง การจัดรปู แบบเซลล์ ของ Excel ดงั น้ี 1. พมิ พ์ขอ้ ความทต่ี ้องการ และคลกิ ขวาที่ เซลล์ นน้ั 2. คลิกขวา เลอื ก จัดรูปแบบเซลล์... 3. คลิกเลอื กแท็บ การจดั แนว 4. คลิกเลอ่ื นทิศทางของเขม็ ในกลมุ่ การวางแนว ตามองศาท่ีต้องการ 5. จะไดต้ วั หนงั สอื เอยี ง ตามตอ้ งการ การตเี สน้ การจัดทาตาราง หรอื การรวมเงนิ ตามรายการต่าง ๆ มักจะต้องมีการตีเสน้ เชน่ตีเส้นตาราง ขีดเส้นใต้จานวนเงนิ ขดี เสน้ สองเสน้ ใตจ้ านวนเงนิ รวมทง้ั ส้ิน เปน็ ต้น สิง่ เหล่านี้ Excel ได้อานวยความสะดวกไวใ้ ห้เรียบรอ้ ยแลว้ เพยี งแตเ่ รามาเรียนรกู้ ารใช้งาน ก็จะใช้ไดส้ ะดวกรวดเรว็ ขนึ้

18การตีเสน้ ขอบ 1. พมิ พข์ ้อมูลดังภาพ 2. จากตัวอยา่ งน้ี ต้องการขีดเสน้ ใตห้ มายเลข 30 ตาแหน่ง C3 3. ให้คลิกเลือกตาแหนง่ C3 4. บนแถบรบิ บอน ใหเ้ ลอื กแทบ็ หนา้ แรก > กลุ่มตวั อกั ษร คลิกปมุ่ ลูกศรป่มุ เสน้ ขอบล่าง ดังภาพ 5. เลือกลกั ษณะเสน้ ขอบทีต่ ้องการ

196. จะได้เสน้ ใต้ 2 เส้น ใตเ้ ลข 30 ดงั ภาพ 7. หากตอ้ งการตีตารางครอบคลุมทั้งหมด ให้เลือกบรเิ วณทตี่ อ้ งการกอ่ น (โดยคลกิแล้วลากคลุมบรเิ วณขอ้ มลู หรือ คลกิ ในบริเวณขอ้ มลู แลว้ กด Ctrl + A) แลว้ จงึ กาหนดลกั ษณะของเส้นตามขอ้ 5 8. ถา้ ตอ้ งการลบเสน้ ตาราง ให้เลือกบรเิ วณท่ตี อ้ งการลบ และ ไปท่แี ทบ็ หนา้ แรกกลุ่มการแก้ไข คลิกเลอื ก ล้างรปู แบบ การรวม เซลล์ และการจัดก่ึงกลาง บางคร้ัง เราตอ้ งการให้ ขอ้ ความครอบคลุมไปหลายชอ่ ง เซลล์ พร้อมท้ังจดั กงึ่ กลางให้ด้วย เช่น ตอ้ งการให้ชื่อเรอ่ื ง อยูก่ ลางหน้ากระดาษพอดี ในลกั ษณะน้ีเราต้องมีการรวม เซลล์ และจัดข้อความใหอ้ ยกู่ ึง่ กลาง ซ่งึ มวี ธิ กี ารดังตอ่ ไปน้ี

20 1. ไปที่ ตาแหนง่ B1 2. พิมพค์ าวา่ รายงานค่าใช้จ่ายประจาเดอื น ดงั ภาพ 3. กดปมุ่ Ctrl+Enter และเลอื กชอ่ ง เซลล์ ต้ังแต่ B1 ถึง D1 ดังภาพก่ึงกลาง 4. ท่แี ถบริบบอน เลือกแท็บหน้าแรก กลมุ่ จดั รปู แบบ และคลิกท่ี ปมุ่ ผสานและจดั ดังภาพ 5. ขอ้ ความจะถูกรวมกนั และจดั กึง่ กลาง การจดั รปู แบบตวั เลข โดยปกติ Excel จัดเกบ็ ข้อมลู ตัวเลขในเซลล์ในลกั ษณะตัวเลขแท้ ๆ ท่ีไม่มีรปู แบบใด ๆ ทัง้ สนิ้ ทัง้ น้ี Excel จะจดั รูปแบบให้โดยอตั โนมัติ ถา้ ผู้ใช้พมิ พ์รูปแบบลงในเซลลด์ ้วยเช่น 5% โปรแกรม Excel จะจดั รปู แบบตวั เลขเป็นลกั ษณะเปอรเ์ ซน็ ต์

21 เราสามารถจัดรปู แบบตัวเลขทพี่ ิมพเ์ ขา้ ใน Excel ได้หลายแบบ เชน่ จะให้มเี คร่ืองหมายคอมมา่ ค่นั ระหว่างหลกั ร้อยและหลักพัน หรอื จะให้มีทศนยิ ม 2 ตาแหน่ง กไ็ ด้ และยงั สามารถจดั รูปแบบอื่น ๆ ไดอ้ ีกมาก ซึง่ มวี ธิ กี าร ดังนี้ 1. พมิ พต์ วั เลข 123456 ลงในชอ่ ง D1 แลว้ กด Ctrl+Enter 2. บนแถบรบิ บอน แท็บหนา้ แรก กลุ่มตวั เลข เลือกคลกิ ปมุ่ ตา่ ง ๆ เพ่อื จดั รูปแบบตามตอ้ งการ เชน่ ปมุ่ เพิม่ หรอื ลดตาแหนง่ ทศนิยม ปุม่ ลกั ษณะจุลภาค เพ่อื กาหนดใหม้ ีเคร่อื งหมายจุลภาคคัน่ เป็นตน้ 3. การจัดรปู แบบเปอร์เซน็ ต์ Excel จะนา 100 คณู กบั ค่าในเซลล์ และใส่เครื่องหมาย % ให้ ดังน้ัน ถา้ ตอ้ งการใหแ้ สดง 7% ต้องพิมพ์ .07 และกาหนดรปู แบบเปน็ เปอร์เซ็นต์จะได้ 7% ตามตอ้ งการ หรอื อาจจะพมิ พ์ 7% เขา้ ในเซลลโ์ ดยตรง ก็จะไดค้ า่ เดียวกนั คอื .07 4. อีกทางเลอื กหนง่ึ ในการกาหนดรูปแบบใหก้ บั ตัวเลข คือ บนแทบ็ หน้าแรก กลุ่มตวั เลข ให้คลิกปมุ่ ลูกศร เพื่อคลรี่ ายการตัวเลอื ก และเลือกตามต้องการ 5. ในกรณที ่ไี มม่ ีรปู แบบท่ีตอ้ งการ เราสามารถกาหนดรปู แบบใหก้ บั ตัวเลขได้ โดยใช้หนา้ ตา่ ง การจัดรปู แบบเซลล์ และที่แถบตัวเลข คลกิ เลือกกาหนดเอง และสามารถเลอื ก หรือพิมพ์รูปแบบเพิ่มเติมได้ เชน่ จดั รูปแบบตัวเลขไทย ใหเ้ ลือก t#,##0 เป็นต้น

22 6. จะไดผ้ ล ดังน้ี การจดั ขอ้ ความให้ขึ้นบรรทดั ใหมใ่ นเซลล์ การพิมพต์ ัวอกั ษรในเซลล์ บางครง้ั ยาวมาก ถา้เซลล์ถดั มามีข้อความอยู่ กจ็ ะทาให้ขอ้ ความในเซลล์ แรกถกู ตดั หายไป ดงั ภาพ จะเหน็ ว่า นามสกุล ของนายวทิ ยาถูกตดั ออกไป เน่ืองจาก ชอ่ ง เซลล์ ถดั มา มขี อ้ มูลอยู่ ถา้ เราตอ้ งการดขู ้อมลู ทั้งหมดในเซลล์ เราต้องจัดรูปแบบเซลล์ ใหม้ ีการขึ้นบรรทัดใหม่ หรือWrap text ซึ่งมวี ธิ ีการดังน้ี 1. หลงั จากพิมพ์ข้อความ และกด Ctrl+Enter แลว้ ให้คลกิ ขวาทเี่ ซลลน์ ้ี 2. เลอื ก จัดรปู แบบเซลล์ เลอื กแถบการจัดแนว คลิกเลอื กตดั ข้อความ

233. จะไดด้ งั นี้ 4. วธิ กี ารอีกอยา่ งหน่ึงคือ ในขณะพมิ พ์ ถา้ ต้องการขึน้ บรรทัดใหม่ในเซลล์ ใหก้ ดปุ่มAlt คา้ งไว้ แล้วกดปุ่ม Enter (Alt+Enter) จะบงั คับใหข้ ึ้นบรรทดั ใหม่ให้ในเซลล์เดยี วกัน แม้วา่ จะมีการขยายเซลล์ให้ยาวข้นึ กจ็ ะยังคงรักษาบรรทดั ไว้ดังเดิม เช่น 5. การเรยี งข้อมูล ในกรณีท่ีข้อมลู มจี านวนมาก และเปน็ ไปแบบส่มุ แตเ่ ราต้องการเรียงขอ้ มูลเสียใหม่ให้เปน็ ระบบมากข้ึน และถ้ามหี ลายคอลมั น์ Excel สามารถเรยี งข้อมูลไดห้ ลายคอลมั น์เชน่ เรียงตามอายุ ถ้าอายุเทา่ กนั ใหเ้ รียงชอ่ื ตามตัวอกั ษร เป็นตน้ Excel 2010 เรยี งขอ้ มูล 4 ลักษณะคอื o เรียงตามค่า o เรยี งตามสขี องเซลล์ o เรยี งตามสขี องตวั อักษร o เรยี งตามไอคอนของเซลล์ ในกรณที ม่ี กี ารจดั รปู แบบเซลล์โดยใช้ไอคอน ลักษณะการเรยี ง จะเรยี งได้ 3 ลกั ษณะ คือ o เรยี งจากน้อยไปหามาก จาก ก - ฮ หรอื จากเลขน้อย ไปหาเลขมาก o เรียงจากมากไปหานอ้ ย จาก ฮ – ก หรือจากเลขมาก ไปหาเลขน้อย o เรยี งแบบกาหนดเอง เชน่ เรียงตามวนั หรอื ตามรูปแบบท่ีกาหนดอย่างอ่นื การเรียงข้อมูลจะต้องกาหนดให้เรียงโดยยึดคอลัมน์ใดคอลัมน์หน่ึงเป็นหลัก และข้อมูลในคอลัมน์อืน่ ๆ จะต้องเปล่ยี นแปลงตามไปดว้ ย ข้อมูลในแตล่ ะแถวจึงจะเหมือนเดิม ดังนั้นในการเลือกจึงตอ้ งเลอื กให้ครอบคลมุ ข้อมลู ทกุ คอลมั น์ ที่เปน็ ข้อมูลอยู่ในชดุ เดียวกนั

24 วธิ กี าร สมมติวา่ ตอ้ งการเรยี งขอ้ มลู ข้างล่างนี้ ตามอายุ จากน้อย ไปหามาก มีขั้นตอน ดงั น้ี 1. คลกิ ในบรเิ วณขอ้ มูล ทใ่ี ดกไ็ ด้ ภายในขอบเขตข้อมูลต้ังแต่ B1 ถงึ C11 เพ่ือระบุขอบเขตของขอ้ มูล Excel จะวเิ คราะห์บรเิ วณตาราง โดยถือเอาเซลลท์ ่ีติดต่อกนั เป็นข้อมูลชุดเดียวกนัในตัวอย่างน้คี ลกิ ท่ีตาแหนง่ C4 2. ไปท่ีแท็บ ขอ้ มลู กลุม่ เรยี งลาดับและกรอง คลกิ ปุม่ เรียงลาดับ 3. Excel จะลากดาครอบคลมุ บริเวณข้อมูลทง้ั หมด และจะมีหน้าจอใหต้ ้ังค่าสาหรับการเรียงข้อมูล

25  เพิ่มระดบั ถา้ มีการเรียงมากกวา่ 1 คอลมั น์ ให้เพิ่มระดบั เชน่ ในตัวอยา่ ง เราจะเรยี ง ตามคอลมั น์ C แต่ใน คอลัมน์ C มเี ลขซ้ากัน คือเลข 10 ในกรณนี ี้ จะให้เรียงชอื่ ตาม ตัวอกั ษร ดังน้ันในตัวอยา่ งนี้ ประสาท จะมาก่อน มานะ เมื่อคลกิ เพม่ิ ระดบั Excel จะเพ่มิ แถวการเรยี งใหร้ ะบเุ ง่ือนไขการเรียง ดงั นี้  คอลมั นเ์ รยี งตามลาดับ ใหร้ ะบคุ อลัมน์ของข้อมลู ที่ต้องการเรยี ง  เรียงลาดับ สามารถเลือกไดแ้ ก่ เรยี งตามค่า สีของแบบอักษร สีของเซลล์ และไอคอน ของเซลล์ 4. ในตวั อยา่ งนี้ ครง้ั แรกใหเ้ รียงขอ้ มลู ตามคอลมั น์ C เรยี งตามคา่ และเรยี งจากนอ้ ยไปหามาก ต่อมาให้เรยี งข้อมูลตามคอลมั น์ B ดงั ภาพ 5. จะไดข้ ้อมลู ดงั ภาพ 6. จะเหน็ ได้วา่ ลาดับที่ของข้อมูลจะถกู เปลีย่ นไปดว้ ย ถ้าต้องการยกเลิกการเรียง ให้กดปุ่มUndo หรือ ไปที่ Edit > Undo ถ้าปิดแล้วเปิดใหม่ จะไมส่ ามารถกลับคืนได้อีก

26 6. การสร้าง SmartArt เป็นการสร้างเพื่อนาเสนอข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อความสวยงามและความสะดวกในการนาเสนอขอ้ มูล สามารถปฏิบตั ไิ ด้ดงั น้ี 1. เลือกแท็บแทรก 2. เลอื ก SmartArt   3. เลือกรูปแบบ SmartArt ตามทตี่ อ้ งการ 4. ตกลง    5. โปรแกรมจะแสดงแทบ็ ออกแบบ และแท็บรปู แบบ 6. พิมพ์ข้อมูล แลว้ ปรับแต่งรูปแบบไดต้ ามต้องการ

27 