E-Book เรื่อง การเรียงลำดับข้อมูล การสรุปข้อมูล และตารางวิเคราะห์ข้อมูล (Pivot Table)

1 หนว่ ยท่ี 5 การเรยี งลาดบั ข้อมลู การสรุปขอ้ มลู และตารางวเิ คราะห์ขอ้ มลู (Pivot Table)สาระสาคญั โดยปกติเราเก็บขอ้ มูลบนแท็บแผ่นงานของโปรแกรม Excel ในรปู ของตารางข้อมูล ข้อมลู ท่มี ปี ริมาณมากกระจัดกระจายไม่สามารถดูหรือวิเคราะห์ด้วยสายตาได้อย่างละเอียดทั้งหมด ทาให้ยากต่อการจัดการดังนั้นจึงต้องมีการจัดลาดับข้อมูลให้เป็นระเบียบ กาหนดระบบอัตโนมัติในการจัดการข้อมูล จะทาให้ง่ายในการบริหารจัดการ เมื่อตอ้ งการสรุปผล อาจจะใช้ฟงั ก์ชนั SUM หรือ Subtotal หรอื จดั ทาเปน็ กราฟ อีกวิธหี น่ึงในการสรุปคือการใช้ Pivot Table ซ่ึงจะทาให้สามารถสรุปข้อมูลได้หลายแง่มุม ทาให้การจัดการฐานข้อมูลมีประสทิ ธิภาพหัวขอ้ เรือ่ ง 5.1 ความรู้เบ้อื งต้นเก่ียวกับฐานข้อมลู 5.2 การวเิ คราะห์ข้อมลู 5.3 การสรา้ งตารางสรุปผลข้อมูลจดุ ประสงค์เชงิ พฤตกิ รรม 1. บอกความหมายของฐานขอ้ มลู ได้ 1. เรียงลาดบั ข้อมลู ได้ 2. ใช้ตวั กรองได้ 3. คดั เลือกขอ้ มลู ด้วย AutoFilter ได้ 4. กาหนดเงอ่ื นไขการคดั เลอื กข้อมูลได้ 5. สร้างกลมุ่ ของข้อมูลได้ 6. สรา้ งตารางสรปุ ผลข้อมูลได้ 7. จัดตกแตง่ ตารางสรุปผลขอ้ มลู ได้ 8. สร้างแผนภมู ิโดยใชข้ อ้ มลู จาก Pivot Table ได้

2เนื้อหา5.1 ความรู้เบื้องต้นเก่ียวกับฐานขอ้ มูล ฐานข้อมลู (Database) หมายถึงชดุ ขอ้ มูลท่มี ีจานวนมากมาเก็บไว้ด้วยกัน โดยมีรปู แบบการจัดเก็บขอ้ มูลทีเ่ ปน็ ระบบ Excel สามารถกรอกข้อมลู ลงไปในเซลลไ์ ด้มากกวา่ 1 คอลมั น์ และมากกว่า 1 แถว ในการจัดเก็บข้อมูลถ้ามกี ารจัดเก็บข้อมูลแบบต่อเนือ่ งและขอ้ มูลมคี วามสมั พันธ์กัน Excel จะถอื วา่ ข้อมลู นัน้ เป็นลกั ษณะฐานข้อมูลโดยอตั โนมัติ เมื่อข้อมูลในตารางมปี รมิ าณทม่ี าก การนาขอ้ มลู มาทาการคานวณหรอื วิเคราะห์จะทาไดย้ าก เพราะเราไม่สามารถใช้สายตามองหาขอ้ มูลทตี่ อ้ งการในตารางได้อกี ตอ่ ไป เนือ่ งจากมีขอ้ มูลเต็มไปหมด จะใช้เวลามากถ้าเราใช้สายตาค้นหา วธิ ีทีด่ กี ว่าคือ การจัดลาดบั ขอ้ มลู ในตารางใหเ้ ปน็ ระเบยี บ และการใช้ระบบอตั โนมัติชว่ ยในการค้นหาขอ้ มลู ทตี่ ้องการ ขอ้ มลู ในตารางตอ่ ไปนไี้ ดถ้ ูกจัดให้อยู่ภายในคอลมั น์อย่างเป็นระเบยี บ เราเรียกคอลมั นเ์ หล่านีว้ า่ ฟิลด์(Field) และเรียกข้อมูลแต่ละแถวว่า เรคอรด์ (Record) ดังตัวอย่างในตารางนี้มี 8 ฟิลด์ ไดแ้ ก่ ลาดบั ที,่ ช่ือ-สกุล, กรกฎาคม, สิงหาคม, กนั ยายน, ตลุ าคม, พฤศจกิ ายน, และธันวาคม โดยมีขอ้ มลู อยู่ 7 เรคอร์ด โดยทีช่ ่ือแต่ละฟลิ ดจ์ ะอยูใ่ นแถวแรกของขอ้ มูล 8 ฟิลด์ 7 เรคอร์ด คาสงั่ การทางานกบั ข้อมูลในตาราง จะรวมไว้ทีแ่ ทบ็ ขอ้ มูล (Data) โดยจะประกอบไปด้วยคาสั่งเกีย่ วกับการนาข้อมลู จากภายนอกเข้ามา (Get External Data) การเช่อื มโยงข้อมูล (Connections) การเรยี งลาดับและการกรองข้อมลู (Sort & Filter) เคเครื่รออื่งมงมอื อืขขอองขงข้ออ้มมลู ูล(D(DaatataTToooolsl)s)แเลชะ่นเคกา้ ารร่าตงร(วOจuสtอliบne) คลกิ แท็บขอ้ มลู (Data) ความถกู ตอ้ งข้อมูล การรวมขอ้ มูล การวิเคราะหข์ ้อมลูรับข้อมลู จากภายนอก การเชือ่ มโยงขอ้ มูล การเรียงลาดับและการกรอง เคา้ ร่าง (Outline) และ(Get External Data) (Connections) ขอ้ มูล (Sort & Filter) การจดั กล่มุ ขอ้ มูล (Group)

3 1. การเรียงลาดับข้อมูล ในการเรียงลาดับข้อมูลในตารางเราจะใช้ฟลิ ด์ใดก็ได้ในการจัดลาดับ โดยสามารถเรียงจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อยก็ได้ ในตัวอย่างน้ีจะกาหนดให้มีการเรียงลาดับตามฟิลด์“ช่ือ-สกลุ ” ซ่งึ กาหนดให้เรยี งจากนอ้ ยไปมากดงั นี้ 1. คลกิ เมาสเ์ ลือกกลุ่มขอ้ มูลท่ตี ้องการจดั เรยี งลาดบั 2. คลกิ เลอื กแท็บขอ้ มูล (Data) และคลกิ เรยี งลาดับ (Sort) 3. เลือกชอื่ ฟิลด์ทต่ี อ้ งการเลียงลาดบั (Sort By) โดยตวั อยา่ งเลอื ก “ชอ่ื -สกุล” 4. กาหนดวิธเี รยี งลาดบั (Order)  เลือก ก ถงึ ฮ เพอ่ื ให้เรียงขอ้ มลู ตามลาดับตวั อกั ษรจากตัวแรกไปตวั สุดท้าย (จากนอ้ ยไปมาก)  เลือก ฮ ถึง ก เพ่ือใหเ้ รยี งข้อมูลตามลาดับตัวอักษรจากตวั สุดท้ายไปตวั แรก (จากมากไปน้อย) 5. คลกิ เมาสป์ ่มุ <ตกลง> ข้อมูลจะเรียงลาดับใหมต่ ามทก่ี าหนด คลิกเมาสเ์ ลอื กแทบ็ ขอ้ มลู (Data) คลกิ เมาสเ์ ลือกคาสัง่ เรียงลาดับคลิกเมาส์เลอื กกลุ่มเซลล์ เลอื กฟิลด์ท่ีตอ้ งการเรยี งลาดับ  ตกลง

4แสดงข้อมลู ในตารางที่ถกู เรยี งลาดับตามคอลมั น์ “ช่อื -สกลุ ” TIP เราสามารถจัดเรยี งขอ้ มูลไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว โดยหลงั จากคลิกเมาส์เลอื กกลุ่มขอ้ มูลในตารางทต่ี อ้ งการ จัดเรียง ให้คลิกเมาส์ท่ปี ุม่ เพ่อื เรยี งขอ้ มูลจากน้อยไปมาก หรอื เพือ่ เรียงขอ้ มูลจากมากไปนอ้ ย 2. การใช้ AutoFilter เพ่อื คัดเลือกข้อมูล เมือ่ เราตอ้ งการคน้ หาข้อมูลในตารางเพื่อนามาวิเคราะห์เช่น ตอ้ งการทราบข้อมูลพนกั งานทไี่ ดร้ บั คา่ ตอบแทน 6,000 บาท เราสามารถใช้ AutoFilter เพ่อื ชว่ ยคน้ หาขอ้ มูลดงั น้ี 1. คลิกเมาส์เลือกกลุม่ ข้อมูลพร้อมช่ือฟลิ ด์ท่ีต้องการนามาคัดเลอื ก 2. ไปทแ่ี ท็บข้อมูล (Data) คลิกตวั กรอง (Filter) จะปรากฏป่มุ ข้นึ ทางขวาของฟลิ ด์ สาหรับใช้กาหนดเงอื่ นไขการคัดเลอื กขอ้ มูล 3. คลกิ เมาสท์ ปี่ มุ่ ของฟลิ ดท์ ี่ต้องการกาหนดเง่อื นไขเพอื่ คัดเลือก 4. คลิกเมาสก์ าหนดหรอื เลือกเงือ่ นไขทต่ี อ้ งการ โดยในคร้ังแรกจะเห็นวา่ มีเครื่องหมายถกู อยู่ด้านหนา้ ทกุ เง่อื นไข ใหค้ ลิกเมาส์ทีเ่ ลือกท้งั หมด (Select All) เพือ่ นาเครอ่ื งหมายถกู ออกท้งั หมดแลว้ จึงคลกิเมาสใ์ ส่เครอ่ื งหมายถูกหนา้ เงื่อนไขท่ีต้องการ แล้วคลิกเมาส์ปุม่ <ตกลง> แทบ็ ขอ้ มูล (Data) คลกิ ตวั กรอง (Fillter) คลิกเมาสเ์ ลือกกลุม่ ข้อมูล

5 คลิกเมาส์ท่ปี ุ่ม ของ ฟลิ ด์ท่ตี อ้ งการกาหนดการกรอง ข้อมูล คลกิ เมาส์เลือกเงื่อนไข คลกิ ปุ่ม <ตกลง> แสดงข้อมูลตรงตามเงื่อนไขทีเ่ ลือก ถ้าตอ้ งการกาหนดเงื่อนไขอ่นื ๆ กส็ ามารถคลิกเลือกตามต้องการ คลกิ เมาส์เลือกมากกว่า 1 เงอื่ นไข แสดงขอ้ มลู ตรงตามเงือ่ นไขทเี่ ลือกNote เม่อื ต้องการจบการใช้ AutoFilter ใหค้ ลิกเมาสเ์ ลือก ตัวกรอง (Filter) อีกครงั้

6 3. การจัดกลุ่มขอ้ มูล ในการดขู อ้ มลู ขนาดใหญ่และยากตอ่ การแสดงผล การสร้างกลมุ่ ทาให้เราสามารถตัดข้อมลู ทไี่ ม่จาเป็นบางตัวออกได้ ทาให้สะดวกในการดูขอ้ มลู ดังน้ี 1. เลอื กขอบเขตขอ้ มูลทตี่ อ้ งการจัดกลมุ่ ในตวั อยา่ งเราจะเลือกจดั กลมุ่ คอลมั น์กรกฎาคม-กนั ยายน 2. คลิกแท็บขอ้ มูล เลือกกลมุ่ คาสงั่ เค้าโครง (Outline) เลือกคลกิ เมาส์ทก่ี ลุม่ คาสั่งจัดกลมุ่ 3. จากไดอะลอ็ กจดั กลุ่ม ให้เราเลอื กแนวขอ้ มลู ท่ตี อ้ งการให้มีการจัดกลุม่ โดยเลือก แถว เพื่อจดักลมุ่ ตามแถวทเ่ี ลอื กไว้ หรอื เลอื ก คอลมั น์ เพือ่ จัดกลมุ่ ตามแนวคอลัมน์ที่เลือก ในตวั อยา่ งนี้เราเลือกคอลัมน์และคลิกเมาสท์ ี่ปมุ่ <ตกลง> 4. จะปรากฏเส้นแถบตามแนวคอลัมน์ทเ่ี ราเลือกจดั กลุม่ ไว้ พร้อมกบั เครื่องหมาย ให้เราคลกิท่ีเครอ่ื งหมายน้ีเพอื่ ซ่อนกลุ่มข้อมูลที่เราเลือก และปรากฏเครื่องหมาย หากต้องการให้แสดงกลุ่มข้อมลู ที่ซอ่ นไวก้ ใ็ ห้คลกิ ทเี่ ครอื่ งหมายน้ี ดังภาพเลอื กคอลัมนข์ อ้ มูลท่ีตอ้ งการจัด คลกิ แท็บขอ้ มูล เลอื กกลมุ่ คาสงั่ เค้าโครงกลุ่ม (Outline) เลอื กคลกิ เมาสท์ ก่ี ลมุ่ คาสัง่ จัดกลุ่ม เลือกคอลมั น์ คลิกป่มุ <ตกลง> คลกิ เมาส์ท่เี คร่ืองหมาย

7ผลลพั ธก์ ารรวมกลุ่มขอ้ มูล ถา้ ตอ้ งการยกเลกิ การรวมกลุ่ม คลิกเมาสเ์ ครอ่ื งหมาย5.2 การวเิ คราะห์ข้อมลู การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis) โปรแกรมตารางคานวณมีความสามารถในการนาข้อมูลมาวเิ คราะหห์ าข้อมลู ทีม่ ีการเปลี่ยนแปลงคา่ สร้างสถานการณ์สมมติ หรือคน้ หาเป้าหมายทีต่ อ้ งการได้ 1. การสร้างตารางขอ้ มลู เปรียบเทยี บตัวแปร ตารางข้อมูล (Data Table) เป็นเคร่ืองมือสาหรับสร้างตารางแสดงค่าผลลัพธ์จากสูตรคานวณเพอ่ืเป็นการเปรียบเทียบข้อมูลแล้วนาไปตัดสินใจ เพ่ือหาข้อมูลท่ีดีท่ีสุด สามารถวิเคราะห์ได้ 2 แบบ คือ แบบ 1ตวั แปร และ 2 ตัวแปร ซงึ่ สามารถวเิ คราะห์ผลออกมาในตารางได้อย่างรวดเร็วจากสูตรและการอ้างอิงตัวแปรในสูตรคานวณ โดยกาหนดตัวแปรได้ 2 แบบคอื 1) ตารางข้อมูลแบบ 1 ตัวแปร การวิเคราะห์ข้อมูลแบบ 1 ตัวแปรน้ัน เป็นการสร้างตารางข้อมลูโดยอา้ งองิ สูตรคานวณและเซลล์ข้อมูลต่าง ๆ โดยเปลยี่ นแปลงเซลล์ขอ้ มูลท่ีอ้างองิ เซลล์ใดเซลลห์ น่งึ เพ่ือแสดงค่าผลลัพธ์ทตี่ ้องการ ซง่ึ มีลกั ษณะการปอ้ นขอ้ มูล 2 แบบ คอื ตวั แปรแบบใส่แถวของเซลล์ (Row Input Cell)และใสค่ อลัมนข์ องเซลล์ (Column Input Cell) 1.1) ตัวแปรแบบใส่แถวของเซลล์ (Row Input Cell) ตัวอย่าง ถ้าต้องการวิเคราะห์หาราคาต้นทุนจากการขายสนิ ค้า โดยกาหนดกาไรตามต้องการ ใหว้ ิเคราะหว์ า่ ถ้าขายในราคาเดมิ จะตอ้ งมตี น้ ทนุ เท่าใดจงึ จะไดก้ าไรตามท่ีกาหนด โดยสรา้ งตารางขอ้ มูลเพื่อวเิ คราะหห์ าราคาตน้ ทนุ ดังนี้ 1. สรา้ งตารางคานวณหากาไร =B3*7% =B3-B4-B5

2. สรา้ งตารางกาหนดกาไรที่ต้องการ 8 =B6 ปอ้ นข้อมลู กาไร ที่ต้องการ3. เลอื กตารางข้อมูลทตี่ อ้ งการคานวณ4. เลือกแท็บข้อมลู 5. เลือกการวิเคราะห์แบบ What-it Analysis 6. เลอื กตารางขอ้ มูล  7. อ้างอิงเซลล์ตน้ ทนุ และเลอื กตกลง

98. ผลลพั ธท์ ีไ่ ด้  1.1) ตวั แปรแบบใส่คอลัมน์ของเซลล์ (Column Input Cell) จากตัวอย่างทีก่ ลา่ วมา ถ้าตอ้ งการวเิ คราะห์หาผลกาไรจากการขายสินคา้ โดยระบุราคาขายต่อชน้ิ ให้วิเคราะหว์ า่ ถ้าขายในราคาที่กาหนดจะได้กาไรเท่าใด โดยสร้างตารางข้อมลู เพอ่ื วเิ คราะหห์ าราคากาไรดังน้ี 1. สรา้ งตารางคานวณหากาไร =B3*7% =B6 =B3-B4-B52. สร้างตารางกาหนดราคาขายท่ีตอ้ งการ 3. เลือกตารางท่ีตอ้ งการคานวณ4. เลือกแท็บข้อมูล

5. เลือกการวเิ คราะห์แบบ What-if Analysis 10 6. เลอื กตารางขอ้ มูล    ¶ 7. อา้ งอิงเซลล์ราคาขายแบบคอลมั น์ 8. ตกลง  9. ผลลพั ธ์กาไร 

11 2) ตารางขอ้ มลู แบบ 2 ตัวแปร การวเิ คราะหข์ ้อมูลแบบ 2 ตวั แปร จะคลา้ ยกบั ตารางข้อมูลแบบ 1ตัวแปร แต่สามารถกาหนดตัวแปรได้ท้งั 2 แนว คอื แถวและคอลัมน์ ทาให้สามารถทาการเปลยี่ นแปลงขอ้ มูลได้พรอ้ มกันท้ัง 2 ด้าน ปฏบิ ัตไิ ด้ดังน้ี ตวั อยา่ ง ถา้ ต้องการคานวณหาอัตราการชาระเงินตอ่ งวดเพื่อใช้ในการตดั สนิ ใจกู้เงนิ โดยมอี ตั ราดอกเบี้ยและเงนิ ต้นทแ่ี ตกตา่ งกัน ปฏบิ ตั ไิ ด้ดังนี้ 1. สร้างตารางคานวณจานวนเงินทีต่ อ้ งผ่อนตอ่ เดอื น  =PMT(B4/12,B5,-B3)2. สร้างตารางกาหนดอตั ราดอกเบยี้3. กาหนดจานวนเงินกู้=B6  4. เลอื กตารางที่ตอ้ งการคานวณ 5. เลอื กแท็บข้อมลู 6. เลอื กการวเิ คราะห์แบบ What-if Analysis 7. เลือกตารางข้อมูล

12    8. อ้างอิงเซลล์จานวนเงนิ กู้ และอตั ราดอกเบ้ยี9. ตกลง อ้างองิ เซลล์อัตราดอกเบ้ีย   อ้างอิงเซลลจ์ านวนเงนิ กู้10. ผลลัพธ์ 

13 2. การสร้างรายงานสถานการณส์ มมติ การสร้างสถานการณ์สมมติ (Scenarios) เปน็ เครอื่ งมอื วเิ คราะหข์ ้อมลู โดยการจาลองสถานการณ์สมมตขิ น้ึ มาแล้วคานวณผลลัพธข์ องสถานการณน์ น้ั ๆ บนแผน่ งาน เพอื่ เปน็ แนวทางในการตดั สินใจ ซึ่งสามารถสร้างได้หลายสถานการณ์ ลบและแกไ้ ขได้ตามตอ้ งการ ตวั อยา่ ง การสรา้ ง 2 สถานการณส์ มมติ สรา้ งสถานการณส์ มมติขน้ึ มาเพ่ือวเิ คราะห์ตน้ ทนุ การดาเนนิ งานของบรษิ ัท ก จากัด ซง่ึ มตี ้นทุนเพ่ิมขึ้นในปถี ดั ไป โดยวเิ คราะห์จากเปอร์เซ็นตข์ องต้นทุนทเ่ี พมิ่ ขึน้ มีข้นั ตอนดังน้ี 1. สร้างตารางขอ้ มลู สาหรบั นาไปจาลองสถานการณ์สมมติ 2. เลอื กแท็บขอ้ มลู 3. เลอื กการวิเคราะหแ์ บบ What-if Analysis4. เลือกตัวจดั การสถานการณ์สมมติ  5. เลอื กเพิม่

14 6. ตงั้ ช่อื สถานการณ์สมมติ7. กาหนดเซลล์ทเี่ ปล่ียนแปลง8. ตกลง   9. เปล่ยี นแปลงค่าตามทีต่ ้องการ10. เลือกเพมิ่ เพื่อกาหนดคา่ สถานการณส์ มมตทิ ่ี 2  11. ต้ังชือ่ สถานการณ์สมมติ 2 (ไม่ให้ชือ่ ซา้ กัน)12. กาหนดเซลล์ทเ่ี ปล่ียนแปลง13. ตกลง

15 11 12 1314. เปลีย่ นแปลงค่าสถานการณส์ มมติ 2 ตามท่ตี ้องการ15. เลือกตกลง16. เลอื กสรุป 14 15 1617. เลือกเซลล์ท่ีต้องการสรปุ

16 1718. ผลลพั ธ์ 18 3. การค้นหาคา่ เปา้ หมาย การคน้ หาค่าเปา้ หมาย (Goal Seek) เป็นเครื่องมอื ท่ีใช้ในการวเิ คราะห์และปรับขอ้ มลู ท่ีเกีย่ วข้องในสูตรให้เหมาะสมกับค่าเปา้ หมายที่ต้องการ โดยทว่ั ไปจะใช้สูตรคานวณเพอื่ หาผลลพั ธ์ แต่การค้นหาค่าเป้าหมายจะทางานสวนทางกนั โดยจะกาหนดคาตอบท่ตี อ้ งการกอ่ นแล้วคอ่ ยวิเคราะหว์ ่าต้องใช้ตวั แปรอย่างไร ตัวอย่าง ถ้าต้องการผลการสอบของนกั ศกึ ษาท้ัง 5 วชิ า โดยได้คะแนนแต่ละวิชาแตกต่างกัน และมี 1วิชาทยี่ งั ไม่ได้สอบ คือวชิ าท่ี 3 ถ้าอยากทราบวา่ คะแนนเฉลยี่ ผลการสอบทัง้ 6 วิชา รวมกนั ได้ 84 คะแนน ในวิชาท่ี 3 นักศึกษาจะตอ้ งสอบใหไ้ ด้คะแนนเท่าใด จึงจะไดค้ ะแนนเฉลยี่ ที่ 84 คะแนนตามที่ต้องการ ปฏิบตั ิได้ดังนี้ 1. สรา้ งตารางขอ้ มูล 2. เลือกแท็บขอ้ มูล 3. เลอื กการวเิ คราะห์แบบ What-if Analysis 4. เลอื กค้นหาคา่ เป้าหมาย

17 =IF(C3>=80,\"A\",IF(C3>=70,\"B\" ,IF(C3>=60,\"C\",IF(C3>=50,\"D\", \"false\")))) =AVERAGE(C3:C8)   5. กาหนดคา่ ตั้งคา่ ในเซลล์ทเ่ี ป็นคา่ คะแนนเฉลยี่ 6. กาหนดค่า ใหค้ ่าตามที่ตอ้ งการคอื ค่าเฉล่ยี 84 7. กาหนดค่า โดยการเปลยี่ นแปลงเซลล์คะแนนของวชิ าโปรแกรมตารางคานวณ 8. ตกลง     9. ผลลัพธ์ และเลอื กตกลง

18 5.3 การสรา้ งตารางสรุปผลข้อมูล 1. การสร้าง Pivot Table จากข้อมูลในตาราง เมื่อข้อมูลในตารางมีปริมาณมาก การวิเคราะห์ข้อมูลในตารางโดยการกวาดสายตาและทาการบวก ลบ คูณ หาร ทาได้ยากและเสียเวลา วิธีที่ดีกว่าคือ การสรุปเฉพาะขอ้ มลู ทเ่ี ราตอ้ งการเป็นตารางย่อย โดยนาเฉพาะบางฟิลดท์ ่ตี อ้ งการมาพจิ ารณา มขี ัน้ ตอนดังนี้  คลิกแท็บ แทรก คลิกปุ่มคาส่ัง PivotTable และเลอื ก PivotTableเลือกแผ่นงานที่ใช้สร้าง เลือกฐานข้อมูล PivotTable ขอบเขตฐานข้อมูล คลิกเมาส์ <ตกลง>

19พ้นื ทต่ี าราง PivotTable หน้าตา่ งแสดงรายการฟลิ ด์ขอ้ มูล ตอ่ ไปเราตอ้ งกาหนดรปู แบบตาราง PivotTable ว่าตอ้ งนาฟลิ ด์ใดมาใชเ้ ป็นพืน้ ท่แี ต่ละส่วนของตารางโดยการคลิกเมาส์ลากช่อื ฟิลด์ในบานหน้าตา่ ง PivotTable Field List ไปยงั ตาแหน่งทต่ี ้องการบริเวณด้านลา่ งซึ่งจะปรากฏขอ้ มลู บรเิ วณตารางใหเ้ หน็ ด้วย ถา้ ลากช่อื ฟิลดผ์ ิด ก็ให้คลิกยกเลิกเครื่องหมาย หน้าชอื่ ฟิลด์นน้ั ๆ แผน่ งานใหมแ่ สดง PivotTable ตามข้อมลู ทีก่ าหนด แดรกเมาส์ลากป่มุ ชอ่ื ฟลิ ด์ ไปยังชอ่ งตาแหน่งทต่ี อ้ งการ

20 สาหรบั พ้ืนทีแ่ ต่ละส่วนใน PivotTable มไี วส้ าหรบั ใส่ช่อื ฟิลด์ เพอ่ื สร้างเป็นตารางสรุป โดยแต่ละส่วนมีความหมายดังน้ี สว่ นตวั กรองรายงาน (Report Filter): ใส่ช่ือฟิลด์ท่ใี ชแ้ ยก ขอ้ มูลในตารางออกเปน็ กลุม่ ยอ่ ย ส่วนปา้ ยช่ือคอลมั น์ (Column Lables): ใสช่ อ่ื ฟลิ ดท์ ใ่ี ช้ แสดงข้อมลู ในแนวคอลมั น์ของตาราง สว่ นป้ายชื่อแถว (Row Lables): ใส่ชื่อฟิลด์ท่ีใช้แสดง ข้อมลู ในแนวแถวของตาราง ส่วนคา่ (Values): ใส่ชือ่ ฟิลดท์ ี่ใชห้ าผลการคานวณในตาราง ตอ่ ไปใหล้ ากฟลิ ดต์ ่าง ๆ เข้าไปในแต่ละสว่ นของตาราง PivotTable ดังน้ี Pivot Table หลังจากท่ีเราใช้เมาสล์ ากฟิลดไ์ ปยังแต่ละส่วนในตาราง

21 เม่ือเราสรา้ งตาราง Pivot Table โปรแกรม Excel จะแสดงแถบเครื่องมือ Pivot Table สาหรับใช้แกไ้ ขและปรับเปลีย่ นรายละเอยี ดของตาราง Pivot Table ซง่ึ มรี ายละเอียดดังน้ีฟลิ ดข์ ้อมูลที่เลอื กทางานอยู่ เรียงลาดบั ข้อมลู เลือก/ย้ายสว่ นประกอบ Pivot Table ซ่อน/แสดงรายละเอียดต้ังชอ่ื Pivot Table จดั กล่มุ ข้อมูล เปลีย่ นแหลง่ ข้อมูล แทรกสูตร สร้าง PivotChart ปมุ่ แสดงรายชือ่ ฟลิ ดท์ น่ี ามาสรา้ งเปน็ ตาราง Pivot Table ได้ 2. การเปล่ยี นวิธีการคานวณข้อมลู Pivot Table ทเ่ี ราสรา้ งจะแสดงผลรวมของยอดขาย หากตอ้ งการใหเ้ ปล่ยี นรปู แบบการคานวณ เชน่ ต้องการให้ Pivot Table หาค่าเฉล่ยี , ค่ามาก, คา่ น้อยท่เี กดิ ขน้ึ ในการขายแต่ละครั้ง ก็สามารถทาได้ มีขนั้ ตอนดังน้ี  คลิกเมาส์ปมุ่ การตั้งคา่ เขตขอ้ มูล (Field Settings)  คลกิ เมาสเ์ ลือกรปู แบบการคานวณ คลิกเมาสส์ ่วนใดก็ไดใ้ น Pivot Tableส่วน Data คลกิ เมาส์ <ตกลง>

22รูปแบบการคานวณใน Pivot Table เปล่ยี นไปตามทก่ี าหนดสาหรบั รูปแบบการคานวณทเ่ี ราเลือกใชไ้ ด้มีดังน้ีSum หาผลรวมของกลุ่มข้อมูลCount นบั จานวนแถวในกล่มุ ขอ้ มลูAverage หาค่าเฉลีย่ ของกลุ่มขอ้ มูลMax หาค่าสูงสดุ ในกลมุ่ ขอ้ มูลMin หาค่าต่าสดุ ในกลุ่มขอ้ มูลProduct หาผลคูณในกล่มุ ขอ้ มลูCount Nums นับจานวนแถวทีม่ ขี ้อมูลตัวเลขStdDev หาคา่ เบี่ยงเบนมาตรฐานของกล่มุ ตวั อย่างStdDevp หาคา่ เบ่ียงเบนมาตรฐานของประชากรVar หาคา่ ความแปรปรวนของกลมุ่ ตัวอยา่ งVarp หาคา่ ความแปรปรวนของประชากร 3. การสร้างกราฟจาก Pivot Table เราสามารถสร้างแผนภูมิจาก Pivot Table ได้ โดยใช้คาส่งัPivot Chart และเลือกประเภทแผนภูมทิ ี่ตอ้ งการ ซ่งึ หากมีการเปลย่ี นแปลงข้อมูล แผนภูมทิ ่ีสรา้ งไว้ก็จะเปลีย่ นแปลงตามโดยอัตโนมตั ิ สามารถทาไดด้ ังน้ี

23 คลิกแทบ็ ตวั เลือก เลือก PivotChart  คลิกเลือกประเภทและ รปู แบบของกราฟคลกิ เมาส์ที่ Pivot Table ท่สี ร้างไว้ คลกิ <ตกลง>แล้ว ผลลพั ธก์ ราฟที่สรา้ งขึ้น จาก Pivot Table 4. การหาผลรวมขอ้ มลู ถ้าเราต้องการหาผลรวมจากข้อมลู ในตาราง เช่นหาผลรวมยอดขายในแต่ละเขตพ้นื ที่ หรือผลรวมยอดขายของพนกั งานแต่ละคน นอกจากการสรา้ งสตู รคานวณ หรือการใช้ PivotTable แล้ว เราสามารถหาผลรวมขอ้ มูลได้โดยใช้คาส่งั หาผลรวมย่อย (Subtotal) ตัวอยา่ งต่อไปน้เี ปน็ การหาผลรวมยอดขายของพนักงานแต่ละคน จากตารางบญั ชรี ายรับจากการจาหนา่ ยสนิ ค้า โดยเลอื กตารางข้อมลู ไปท่แี ท็บข้อมลู และคลิกเมาสท์ ีป่ ุม่ ผลรวมย่อย จากนัน้ กาหนดรายละเอยี ดดังน้ี สาหรับการกาหนดรายละเอียดเพิม่ เติมในหนา้ ต่างผลรวมยอ่ ย (Subtotal) มดี ังน้ี ทท่ี กุ ๆ การเปลยี่ นแปลงใน (At Each Change in) : เลือกฟลิ ดท์ ี่เราใช้แบ่งผลรวมย่อย ในทีน่ ้ีเลือกฟลิ ด์ “พนกั งานขาย” ใชฟ้ ังกช์ ัน (Use Function) : เลอื กฟังกช์ นั ที่จะนามาใช้ในการคานวณ ในทน่ี ี้เราเลอื กหาผลรวม (Sum) เพิม่ ผลรวมย่อยลงใน (Add Subtotal to) : เลอื กฟลิ ดท์ ่ใี ชใ้ นการคานวณหาผลรวม ในท่ีน้เี ลือกฟลิ ด์ “ยอดขาย”

24 คลกิ เมาส์แทบ็ ข้อมูล เลอื กคาสงั่ ผลรวมย่อย เลอื กฟลิ ด์ทีใ่ ชแ้ บง่ ผลรวมย่อย คลิกเมาส์เลอื กเซลลใ์ นตาราง  เลอื กฟิลด์ทใ่ี ช้ในการ  เลอื กฟงั ก์ชันการคานวณ หาผลรวม  คลกิ เมาส์ <ตกลง> Excel จะแสดงผลรวมขอ้ มูล ตามทก่ี าหนด (แสดงผลรวม ยอดขายของพนักงานแตล่ ะคน)Note เราสามารถหาผลรวมของหลายฟลิ ดไ์ ด้ เช่น ถา้ เราตอ้ งการหาผลรวมค่าในฟิลด์ “ยอดขาย” และหาผลรวม “เขตพ้นื ท่ีขาย”ในขน้ั ตอนที่ 5 ใหค้ ลิกเมาสเ์ ลอื กทัง้ สองฟิลด์ คลกิ เมาสเ์ ลือกฟลิ ดท์ ่ีตอ้ งการหาผลรวม (เลือกไดม้ ากกว่า 1 ฟลิ ด)์