e-book mailmerge

E-BOOK การสรา้ งจดหมายเวยี น

2 จดหมายเวียน คือ จดหมายหลาย ๆ ฉบับที่มีเนื้อความหลักเหมือนกันแต่มีรายละเอียดบางส่วนเท่านั้นท่ีแตกต่างกัน เช่น ช่ือผู้รับ ท่ีอยู่ เป็นต้น โดยจดหมายจะส่งถึงผู้รับหลายคน โดยสามารถประยุกตใ์ ช้กับการทาซองจดหมาย สง่ ถงึ ผูร้ บั หลาย ๆ คนไดเ้ ช่นเดยี วกนั การทาจดหมายเวยี น จะต้องมกี ารสรา้ งแฟม้ เอกสารขึ้นมา 2 แฟ้ม คือ 1. แฟม้ ตวั จดหมาย คือ ส่วนเนื้อความของจดหมายท่ีมีเนื้อหาเหมือนกัน 2. แฟ้มข้อมูลของผู้รับ คือ เป็นส่วนที่เป็นฐานข้อมูลท่ีจะนามาเติมลงในตัวจดหมาย ซ่ึงจะทาใหจ้ ดหมายแต่ละฉบบั เกดิ ความแตกตา่ งกนั 1. การสร้างจดหมายเวยี น 2. การพมิ พ์ซองจดหมาย 1. นักเรียนสามารถสร้างจดหมายเวยี นได้ 2. นักเรยี นพมิ พซ์ องจดหมายได้ จดหมายเวียน เป็นการผนวกจดหมายเข้ากับจานวนผู้รับ โดยจดหมายหน่ึงฉบับกับผู้หลายคน กลายเป็นจดหมายหลายฉบับโดยช่ือของผู้รับจะเปลี่ยนไปตามข้อมูลผู้รับ ซ่ึงจะช่วยให้นักเรียนทางานได้เรว็ และสะดวกมากข้ึน

3 ในการสรา้ งจดหมายเวียน มีขั้นตอนการปฏิบัตไิ ด้ดังนี้ 1. สร้างแฟ้มขอ้ มลู ทีเ่ ปน็ ตวั จดหมายข้ึนมากอ่ นแล้วบนั ทึกขอ้ มลู และตั้งช่ือแฟ้ม 2. สรา้ งแฟ้มข้อมลู อีก 1 แฟ้ม โดยสร้างเปน็ ตาราง กาหนดจานวนคอลมั น์เท่ากับจานวนของประเภทขอ้ มูลท่ีจะนาไปเตมิ ในจดหมายและกาหนดจานวนแถวเท่ากับจานวนของข้อมูล 3. เปดิ หน้าต่างแฟ้มตัวจดหมายขึน้ มา คลิกแทบ็ คาสงั่ การสง่ จดหมาย 4. คลิกไอคอนเริม่ จดหมายเวียน คลกิ เลือก จดหมาย 5. คลิกไอคอน เลือกผู้รับ คลิกเลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ (เนื่องจากนักเรียนสร้างฐานข้อมลูไว้แล้ว) 6. หน้าตา่ งเลือกแหลง่ ขอ้ มูลจะเปดิ ขึ้นมา คลิกเลือกแฟ้มที่เป็นฐานขอ้ มลู คลกิ เปิด 7. คลิกตาแหนง่ ท่จี ะแทรกขอ้ มลู 8. คลกิ ไอคอน แทรกเขตขอ้ มูลผสาน เลือกช่อื ฟิลด์ขอ้ มูลที่จะแทรก ทาเชน่ นีจ้ นครบ จะเห็นชอื่ ฟลิ ด์ข้อมลู อยใู่ นเคร่ืองหมาย << >> เช่น <<ช่ือ>> 9. คลิกไอคอน แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อดเู อกสารที่แทรกข้อมูลสมบรู ณ์แลว้ 10. คลิกไอคอนเสร็จส้ินและผสาน โดยมีตัวเลือกแก้ไขแต่ละเอกสาร หากต้องการแก้ไขเอกสาร หรือพมิ พเ์ อกสารทผี่ สานขอ้ มลู แล้ว ออกทางเครื่องพมิ พ์ ส่งข้อความอีเมล 

4    

5 

6  รูปที่ 11.1 แสดงขนั้ ตอนการสรา้ งจดหมายเวยี น

7 นอกจากการพิมพ์เอกสารตามปกติแล้ว โปรแกรม Microsoft Word 2010 ยังมีคาส่ังให้นกั เรยี นใช้พิมพ์ซองจดหมายไดอ้ กี ดว้ ย ซ่งึ มขี ัน้ ตอนการปฏบิ ตั ิดังนี้ 1. คลิกที่เมนู การสง่ จดหมาย 2. คลิกแทบ็ ซองจดหมาย 3. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ซองจดหมายและป้ายผนึก 4. พมิ พ์ชือ่ -สกลุ ทอ่ี ยู่ ของผู้รบั ในชอ่ ง ทอ่ี ยผู่ รู้ บั 5. พิมพช์ อ่ื -สกุล ทอ่ี ยู่ ของผสู้ ง่ ในชอ่ ง ที่อย่ผู สู้ ง่ 6. คลกิ ปุ่ม ตัวเลอื ก 7. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ตวั เลือกซองจดหมาย 8. เลอื ก ขนาดซองจดหมายท่ีต้องการ โดยคลกิ ทปี่ ุ่ม 9. คลกิ แท็บ แบบอกั ษร ทตี่ ้องการพมิ พ์บนซองจดหมาย 10. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ที่อยู่บนซองจดหมาย ให้นักเรียนเลือกแบบอักษร กาหนดขนาดแบบอักษรและลักษณะแบบอักษรตามต้องการ แลว้ คลิกปุ่ม ตกลง 11. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมาย คลิกแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ เพ่ือกาหนดชนิดเคร่อื งพิมพ์ วิธปี ้อนกระดาษ แลว้ คลิกปมุ่ ตกลง 12. จะปรากฏกรอบโตต้ อบ ซองจดหมายและป้ายผนกึ ให้นักเรยี นคลกิ ทปี่ ุ่ม พมิ พ์ 13. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ให้นกั เรยี นยนื ยนั การบนั ทึกท่ีอยู่ผสู้ ่งเก็บไว้เป็นค่าเร่ิมต้นในการส่งจดหมายคร้ังต่อไป หากต้องการให้บันทึก คลิกปุ่ม ใช่ หากไม่ต้องการให้คลิกปุ่ม ไม่ใช่ หากตอ้ งการทราบวธิ ใี ช้ คลิกป่มุ วธิ ใี ช้   

8        

9   จดหมายเวยี น กค็ อื การทาจดหมายหลาย ๆ ฉบบั โดยมีเน้ือความเหมือนกัน แตมีช่ือและที่อยู และข้อมูลบางส่วนของผูรับที่ไมเหมือนกันเท่านั้น ซ่ึงแทนท่ีจะตองพิมพจดหมายแตละฉบับสาหรับผูรับแตละราย เพียงแตสรางแฟ้มท่ีเก็บข้อมูลผู้รับไวกอน และสรางแฟ้มท่ีเก็บขอความในจดหมายไวอีกแฟ้มหน่ึงแยกจากกัน แลวจึงนาขอมูลท้ังสองไปรวมหรือผนวกกัน ทาให้ไดจดหมายท่มี ีรูปแบบและข้อความที่เหมือนกันหมด เวนแตช่ือและท่ีอยูของผูรับ หรือข้อมูลบางส่วนเทานั้น เม่ือตองการทาจดหมายเวียนในลักษณะนี้อีก ก็เพียงสรางแฟ้มท่ีเก็บขอความในจดหมายใหม่ แลวนาแฟ้มรายชื่อของผูรับทีไ่ ดสรางไวแลวมาใช้อกี ชวยทาใหทางานไดเ้ รว็ ขึ้น