บทที่ 4

20 บทท่ี 4 การประยกุ ตใ์ ช้โปรแกรมสาํ เรจ็ รปู ด้านงานเอกสาร ด้วยโปรแกรม Microsoft word ความรพู้ นื้ ฐานการใช้โปรแกรม Microsoft Word 2007 โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เป็นโปรแกรมประมวลผลคำทน่ี ยิ มใช้ กนั มำกอยู่ ในปัจจุบนั น้ี เพรำะมคี ุณลกั ษณะทด่ี ี เช่น กำรจดั รปู แบบสะดวกรวดเรว็ ฯลฯ และ มปี ระโยชน์ตอ่ กำรจดั เกบ็ เอกสำรและกำรปรบั แกไ้ ข พน้ื ฐำนกำรใชโ้ ปรแกรมตงั้ แตก่ ำร เปิด สว่ นประกอบตำ่ ง ๆ เช่น แทบ็ เมนู แทบ็ เครอ่ื งมอื มุมมอง ฯลฯ และกำรจดั กำรไฟลเ์ อกสำร เช่น กำรเปิด กำรปิด กำรบนั ทกึ และกำรออกจำกโปรแกรม ฯลฯ อกี ทงั้ ยงั รองรบั ภำษำไทย ไดด้ ว้ ย 1. ความหมายของการประมวลผลคาํ กำรประมวลผลคำ หรอื Word Processing คอื กำรนำคำหลำย ๆ คำมำเรยี งกนั ใหอ้ ยใู่ น รปู แบบทก่ี ำหนด ซง่ึ เรำสำมำรถกำหนดไดว้ ำ่ จะใหม้ กี ต่ี วั อกั ษรตอ่ หน่งึ บรรทดั หรอื หน้ำละก่ี บรรทดั กนั้ ระยะหน้ำระยะหลงั เทำ่ ใด และสำมำรถแกไ้ ขเพมิ่ เตมิ ไดอ้ ยำ่ งสะดวก จนกวำ่ จะพอใจ แลว้ จงึ สงั ่ พมิ พเ์ อกสำรนนั้ ๆ ออกมำกช่ี ุดกไ็ ด้ โดยทุกชุดทอ่ี อกมำจำก เครอ่ื งพมิ พจ์ ะเหมอื นกนั ทกุ ประกำร เสมอื นกบั กำรถำ่ ยเอกสำรหรอื กำรก๊อปป้ี แตค่ วำมจรงิ แลว้ เอกสำรทุกแผน่ จะถูกพมิ พ์ ออกมำจำกเครอ่ื งพมิ พอ์ ยำ่ งสวยงำมและปรำณตี เพรำะ ปรำศจำกรอ่ งรอยของขดู ลบใด ๆ และนนั ่ ยอ่ มหมำยถงึ กำรใชเ้ ครอ่ื งคอมพวิ เตอรใ์ นกำร ทำงำน โดยเรำจะตอ้ งทำกำรพมิ พข์ อ้ มลู ตำ่ ง ๆ ซง่ึ เป็นเอกสำร บทควำม รำยงำน จดหมำย ฯลฯ เขำ้ ไปเกบ็ ไวใ้ นหน่วยควำมจำของเครอ่ื ง คอมพวิ เตอร์ หลงั จำกนนั้ เรำสำมำรถใชค้ ำสงั ่ ตำ่ ง ๆ เขำ้ ไปจดั กำรแกไ้ ข ดดั แปลง หรอื เพม่ิ เตมิ ขอ้ มลู เหลำ่ นนั้ ไดต้ ลอดเวลำ โปรแกรม (Program) หรอื ชุดคำสงั ่ ทท่ี ำใหเ้ รำสำมำรถทำงำนกบั เอกสำร และสงั ่ งำนตำ่ ง ๆ น้ไี ด้ มชี ่อื เรยี กวำ่ โปรแกรมเวริ ด์ โปรเซสซง่ิ (Word Processing) หรอื โปรแกรมประมวลผลคำ

21 2. คณุ ลกั ษณะของโปรแกรมประมวลผลคาํ ท่ีดี 2.1 มีระบบขอความช่วยเหลอื (Help) โปรแกรมประมวลผลคำทด่ี ี ควรจะมรี ะบบขอวำมชว่ ยเหลอื ทจ่ี ะคอย ช่วยให้ คำแนะนำชว่ ยเหลอื ใหผ้ ใู้ ชส้ ำมำรถทำงำนไดอ้ ยำ่ งสะดวก และรวดเรว็ 2.2 มีระบบอตั โนมตั ิ โปรแกรมประมวลผลคำทด่ี คี วรจะมรี ะบบอตั โนมตั ทิ จ่ี ะชว่ ยใหผ้ ใู ช้ สำมำรถ ทำงำนกบั เอกสำรไดอ้ ยำ่ งสะดวกสบำยมำกขน้ึ 2.3 การใช้ขอ้ มลู รว่ มกนั กบั โปรแกรมอ่ืน ๆ ได้ โปรแกรมประมวลผลคำทด่ี ี ควรจะมคี วำมสำมำรถในกำรนำงำนทส่ี รำ้ ง ดว้ ย โปรแกรมอ่นื ๆ มำใชง้ ำนรว่ มกบั โปรแกรมได้ 2.4 เรียนรกู้ ารใช้งานได้ง่าย กำรเรยี นรวู้ ธิ กี ำรใชง้ ำนโปรแกรม ไมค่ วรจะตอ้ งใชเ้ วลำนำนเกนิ ไป สำหรบั กำร เรยี นรู้ ควรมบี ทเรยี นช่วยสอน หรอื สำธติ (Demo) เกย่ี วกบั ขนั้ ตอน ตำ่ ง ๆ ในกำรใชง้ ำนของ โปรแกรม เพ่อื ใหส้ ำมำรถเรยี นรกู้ ำรใชง้ ำนโปรแกรมได้ อยำ่ งรวดเรว็ 2.6 จดั รปู แบบเอกสารไดส้ ะดวก โปรแกรมประมวลผลคำทด่ี ี ควรจะมเี ครอ่ื งมอื ทช่ี ว่ ยใหก้ ำรจดั รปู แบบ ของเอกสำรได้ สะดวก และรวดเรว็ ซง่ึ ควรจะมคี วำมสำมำรถทจ่ี ะจดั รปู แบบได้ รวดเรว็ มขี นั้ ตอนในกำร จดั รปู แบบทไ่ี มย่ งุ่ ยำก 2.7 กาํ หนดรปู แบบตวั อกั ษรไดห้ ลายแบบ หลายขนาด โปรแกรมประมวลผลคำทด่ี ี ควรจะมคี ณุ สมบตั ใิ นกำรเปลย่ี นแปลง และกำหนด รปู แบบของตวั อกั ษร และขนำดของตวั อกั ษรไดห้ ลำยรปู แบบ รวมทงั้ ตวั อกั ษรพเิ ศษตำ่ ง ๆ ท่ี ไมม่ บี นแป้นพมิ พด์ ว้ ย 2.5 มีระบบการค้นหา และแทนที่คาํ โปรแกรมประมวลผลคำทด่ี ี ควรจะระบบกำรคน้ หำ และกำรแทนทค่ี ำ เพอ่ื ใหผ้ ใู้ ช้ สำมำรถทจ่ี ะทำกำรคน้ หำคำ เพอ่ื กำรแกไ้ ข หรอื ทำกำรแทนทไ่ี ด้ สะดวก และรวดเรว็ ยงิ่ ขน้ึ

22 3. ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคาํ 3.1 การจดั เกบ็ เอกสาร กำรจดั เกบ็ เอกสำรทพ่ี มิ พข์ น้ึ ดว้ ยกระดำษนัน้ อำจจะสญู หำยหรอื ฉีก ขำดไดง้ ำ่ ย แต่ กำรจดั เกบ็ เอกสำรในรปู ของไฟลข์ อ้ มลู คอมพวิ เตอรน์ ัน้ ขอ้ มลู ตำ่ ง ๆ จะอยคู่ รบถว้ นตรำบเท่ำทส่ี อ่ื ทใ่ี ชใ้ นกำรเกบ็ บนั ทกึ ขอ้ มลู 3.2 การคน้ หาและการเรียกใช้ข้อมลู โปรแกรมประมวลผลคำจะมคี วำมสำมำรถในกำรคน้ หำขอ้ ควำมหรอื คำ ทเ่ี รำ ตอ้ งกำรไดอ้ ยำ่ งรวดเรว็ และยงั สำมำรถคน้ หำขอ้ ควำมหรอื คำ แลว้ แทนทด่ี ว้ ย ขอ้ ควำมหรอื คำใหม่ ไดโ้ ดยอตั โนมตั ิ ตลอดจนกำรเรยี กใชแ้ ฟ้มขอ้ มลู กท็ ำไดโ้ ดยงำ่ ย และสะดวก เพยี งแต่ทรำบชอ่ื ไฟล์ และตำแหน่งทจ่ี ดั เกบ็ กส็ ำมำรถเรยี กใชไ้ ฟลไ์ ด้ โดยสะดวกรวดเรว็ ไมย่ งุ่ ยำกเหมอื นกบั กำรคน้ หำ และเรยี กใชเ้ อกสำรธรรมดำ ซง่ึ ช่วยใหป้ ระหยดั เวลำและคำ่ ใชจ้ ำ่ ย 3.3 การทาํ สาํ เนา กำรทำสำเนำเอกสำรดว้ ยเครอ่ื งพมิ พด์ ดี จะตอ้ งใชก้ ระดำษคำรบ์ อน และ สำมำรถ ทำสำเนำไดเ้ พยี งครงั้ ละ 3-4 แผน่ เท่ำนนั้ ในขณะทก่ี ำรทำสำเนำดว้ ยเครอ่ื ง คอมพวิ เตอร์ สำมำรถทำ ไดอ้ ยำ่ งไมจ่ ำกดั และทุกสำเนำมคี วำมชดั เจนเทำ่ เทยี มกนั 3.4 การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร กำรพมิ พเ์ อกสำรดว้ ยเครอ่ื งพมิ พด์ ดี มกั จะมกี ำรพมิ พผ์ ดิ อยเู่ สมอ ๆ ทำ ใหเ้ สยี เวลำ ในกำรแกไ้ ขเอกสำร ซง่ึ เป็นเรอ่ื งทค่ี อ่ นขำ้ งยงุ่ ยำก นอกจำกน้ีเอกสำรท่ี พมิ พด์ ว้ ยเครอ่ื งพมิ พด์ ดี กไ็ ม่ สวยงำมเทำ่ ทค่ี วร และจะปรำกฏรอ่ งรอยของกำรแกไ้ ข ขดู ลบ แตถ่ ำ้ ใชเ้ ครอ่ื งคอมพวิ เตอรใ์ นกำร พมิ พเ์ อกสำร ปัญหำต่ำง ๆ เหลำ่ น้ีจะหมด ไป ซง่ึ ช่วยใหป้ ระหยดั เวลำและคำ่ ใชจ้ ำ่ ย 3.5 การจดั รปู แบบเอกสาร โปรแกรมประมวลผลคำมคี วำมสำมำรถในกำรจดั ทำรปู แบบเอกสำรได้ อยำ่ งดแี ละ มปี ระสทิ ธภิ ำพ

23 4. มีอะไรใหม่ใน Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Word 2007 จะช่วยคณุ สรำ้ งเอกสำรทด่ี เู ป็นมอื อำชพี โดยกำรจดั ชดุ เครอ่ื งมอื แบบครอบคลุมสำหรบั กำรสรำ้ งและกำรจดั รปู แบบ เอกสำรของคณุ ไวใ้ นสว่ นตดิ ต่อใหม่ ควำมสำมำรถในกำรตรวจทำน กำรใส่ ขอ้ คดิ เหน็ และกำรเปรยี บเทยี บอยำ่ งละเอยี ดจะช่วยใหค้ ณุ 4.1 สร้างเอกสารที่ดเู ป็นมอื อาชีพ Office Word 2007 ไดจ้ ดั เตรยี มเครอ่ื งมอื กำรแกไ้ ขและกำรทบทวนไว้ สำหรบั กำร สรำ้ งเอกสำรทส่ี ละสลวยไดง้ ำ่ ยดำยกวำ่ ทเ่ี คย 4.2 ใช้เวลาในการเขียนมากขนึ้ แต่ใช้เวลาในการจดั รปู แบบน้อยลง สว่ นตดิ ตอ่ ทค่ี ำ นึงถงึ ผลลพั ธใ์ หมน่ ้ีจะเสนอเครอ่ื งมอื ใหค้ ณุ ในเวลำท่ี คณุ จำเป็นตอ้ งใชด้ ว้ ยรปู แบบทช่ี ดั เจนและมรี ะเบยี บ ช่วยประหยดั เวลำและใช้ ควำมสำมำรถทท่ี รง ประสทิ ธภิ ำพของ Word ไดอ้ ยำ่ งเตม็ ทด่ี ว้ ยกำรเลอื กจำกแกล เลอรลี กั ษณะ รปู แบบตำรำง รปู แบบ รำยกำร ลกั ษณะพเิ ศษทำงกรำฟิก และอ่นื ๆ ทก่ี ำหนดไวล้ ว่ งหน้ำ 4.3 เพ่ิมองคป์ ระกอบที่จดั รปู แบบไว้แลว้ ด้วยการคลิกเพียงสองสามครงั้ Office Word 2007 ไดน้ ำแบบเอกสำรสำเรจ็ รปู มำใชส้ ำหรบั กำรเพมิ่ เน้ือหำท่ี จดั รปู แบบไวแ้ ลว้ ลงในเอกสำรของคณุ 4.4 สื่อสารท่ีมปี ระสิทธิภาพมากขนึ้ ด้วยกราฟิ กท่ีให้ผลกระทบสงู คณุ ลกั ษณะแผนภมู แิ ละไดอะแกรมแบบใหมจ่ ะรวมรปู รำ่ งแบบสำมมติ ิ ควำม โปรง่ ใส เงำทต่ี กกระทบ และลกั ษณะพเิ ศษอน่ื ๆ ไว้ 4.5 นําลกั ษณะหน้าตาใหมไ่ ปใช้กบั เอกสารของคณุ ทนั ที เมอ่ื บรษิ ทั ของคณุ ปรบั ปรงุ ภำพลกั ษณ์ของบรษิ ทั คณุ สำมำรถปฏบิ ตั ิ ตำมไดท้ นั ที ในเอกสำรของคณุ ดว้ ยกำรใช้ 'ลกั ษณะดว่ น' และ 'ชดุ รปู แบบ เอกสำร' คณุ สำมำรถเปลย่ี นแปลง