รูปเล่มหนังสือ-E-Book1

45 เซลลท์ งั้ หมดบนแผน่ งาน คลกิ ป่มุ เลอื กทงั้ หมด เมอ่ื ตอ้ งการเลอื กทงั้ แผน่ งาน คณุ สามารถกด CTRL+A ไดด้ ว้ ย เซลลห์ รือช่วงเซลลท์ ่ีไมต่ ิดกนั เลอื กเซลลห์ รอื ช่วงของเซลลแ์ รก จากนนั้ ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ นขณะทค่ี ณุ เลอื ก เซลลห์ รอื ชว่ งอน่ื นอกจากนนั้ คณุ ยงั สามารถเลอื กเซลลห์ รอื ชว่ งของเซลลแ์ รก แลว้ กด SHIFT+F8 เพ่อื เพม่ิ เซลลห์ รอื ช่วงทไ่ี มต่ ดิ กนั ใหก้ บั สว่ นทเ่ี ลอื ก เมอ่ื ตอ้ งการหยดุ การเพม่ิ เซลลห์ รอื ช่วงในสว่ นทเ่ี ลอื ก ใหก้ ด SHIFT+F8 อกี ครงั้ Note คณุ ไมส่ ามารถยกเลกิ การเลอื กเซลลห์ รอื ช่วงของเซลลใ์ นสว่ นทเ่ี ลอื กทไ่ี มต่ ดิ กนั โดยทไ่ี มไ่ ดย้ กเลกิ การเลอื กทงั้ หมดได้ ทงั้ แถวหรือคอลมั น์ ใหค้ ลกิ สว่ นหวั ของแถวหรอื คอลมั น์

46 1.สว่ นหวั ของแถว 2.สว่ นหวั ของคอลมั น์ และยงั สามารถเลอื กเซลลใ์ นแถวหรอื คอลมั น์ไดด้ ว้ ยโดยเลอื กเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+แป้นลกู ศร (ลกู ศรขวาหรอื ลกู ศรซา้ ยสาหรบั แถว ลกู ศรขน้ึ หรอื ลกู ศร ลงสาหรบั คอลมั น์) แถวหรือคอลมั น์ที่ติดกนั ลากขา้ มสว่ นหวั ของแถวหรอื คอลมั น์ หรอื เลอื กแถวหรอื คอลมั น์แรก จากนัน้ ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะทค่ี ณุ เลอื กแถวหรอื คอลมั น์สดุ ทา้ ย แถวหรอื คอลมั น์ที่ไม่ติดกนั คลกิ สว่ นหวั ของคอลมั น์หรอื แถวของแถวหรอื คอลมั น์แรกในสว่ นทเ่ี ลอื กของคณุ จากนนั้ ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ นขณะทค่ี ณุ คลกิ สว่ นหวั ของคอลมั น์หรอื แถวของแถว หรอื คอลมั น์อ่นื ทค่ี ณุ ตอ้ งการเพมิ่ สว่ นทเ่ี ลอื ก เซลลแ์ รกหรอื เซลลส์ ดุ ท้ายในแถวหรือคอลมั น์ เลอื กเซลลห์ น่ึงในแถวหรอื คอลมั น์นัน้ แลว้ กด CTRL+แป้นลกู ศร (ลกู ศรขวาหรอื ลกู ศรซา้ ยสาหรบั แถว ลกู ศรขน้ึ หรอื ลกู ศรลงสาหรบั คอลมั น์) เซลลแ์ รกหรอื เซลลส์ ดุ ท้ายในแผน่ งานหรอื ในตาราง Microsoft Office Excel 1.กด CTRL+HOME เพ่อื เลอื กเซลลแ์ รกในแผน่ งานหรอื ในรายการ Excel 2.กด CTRL+END เพอ่ื เลอื กเซลลส์ ดุ ทา้ ยในแผน่ งานหรอื ในรายการ Excel ทม่ี ี ขอ้ มลู หรอื การจดั รปู แบบอยู่ เซลลต์ ่างๆ ไปจนถงึ เซลลส์ ดุ ท้ายที่ถกู ใช้ในแผน่ งาน (มมุ ล่างขวา) เลอื กเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+END เพอ่ื ขยายสว่ นทเ่ี ลอื กไปยงั เซลล์ สดุ ทา้ ยทถ่ี กู ใชใ้ นแผน่ งาน (มมุ ล่างขวา)

47 เซลลต์ ่างๆ ไปจนถงึ เซลลเ์ ริ่มต้นของแผน่ งาน เลอื กเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+HOME เพ่อื ขยายสว่ นของเซลลท์ เ่ี ลอื กไป ยงั จุดเรม่ิ ตน้ ของแผน่ งาน เซลลม์ ากกว่าหรอื น้อยกว่าการเลือกที่ใช้งานอยู่ กด shift คา้ งไวข้ ณะทค่ี ณุ คลกิ เซลลส์ ดุ ทา้ ยทค่ี ณุ ตอ้ งการรวมไวใ้ นสว่ นทเ่ี ลอื กใหม่ ช่วงสเ่ี หลย่ี มผนื ผา้ ระหวา่ งเซลลใ์ ชง้ านอยแู่ ละเซลลท์ ค่ี ณุ คลกิ ลายเป็น สว่ นทเ่ี ลอื ก ใหม่

48 บทท่ี 8 การพิมพข์ ้อมลู จากโปรแกรมคานวณและการ ประยกุ ตใ์ ช้ในการนาเสนอ นาเสนอในรปู ตารางคานวณ โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชตี (spreadsheet) หรอื โปรแกรมตารางทางานซง่ึ ใชเ้ กบ็ ขอ้ มลู ต่าง ๆ สตู รคานวณ ลงบนแผน่ ตารางงาน คลา้ ยกบั การเขยี นขอ้ มลู ลงไปในสมดุ ทม่ี กี ารตชี อ่ งตารางทงั้ แนวนอนและแนวตงั้ ตารางแตล่ ะช่องจะมชี อ่ื กากบั ไวใ้ นแนวตงั้ หรอื สดมภข์ องตารางเป็นตวั อกั ษร ภาษาองั กฤษเรมิ่ จากA,B,C,...เรอ่ื ยไปจนสดุ ขอบตารางทางขวา มที งั้ หมด 256 สดมภ์ (Column) แนวนอนมหี มายเลขกากบั เป็นบรรทดั ท่ี 1,2,3,...เรอ่ื ยไปจนถงึ บรรทดั สดุ ทา้ ยจานวนบรรทดั จะต่างกนั ในแต่ละโปรแกรมในทน่ี ้ีเทา่ กบั 65,536 แถว (Row) ช่องทแ่ี นวตงั้ และแนวนอนตดั กนั เรยี กวา่ เซลล์ (Cell) ใชบ้ รรจุขอ้ มลู ขอ้ ความ หรอื สตู รคานวณ ปัจจบุ นั โปรแกรมตารางทางาน มคี วามสามารถ 3 ดา้ น คอื คานวณ นาเสนองานดว้ ยกราฟและแผนภมู ิ จดั การฐานขอ้ มลู โปรแกรมประเภท ตารางทางานมผี พู้ ฒั นาขน้ึ มาหลายโปรแกรม เชน่ ปี 2522ใชโ้ ปรแกรมตารางทางาน ช่อื วา่ วสิ แิ คล(VisiCalc) ต่อมาปรบั ปรงุ ช่อื วา่ ซปุ เปอรแ์ คล (SuperCalc) ในปี 2525 ในพฒั นาโปรแกรมชอ่ื วา่ มลั ตแิ พลน (Multiplan) ปี2526ไดป้ รบั ปรงุ โปรแกรมช่อื วา่ โลตสั 1-2-3 (Lotus 1-2-3) เป็นทน่ี ิยมอยา่ งมาก ออราคลิ (Oracle) และตอ่ มาบรษิ ทั ไมโครซอฟทไ์ ดพ้ ฒั นาระบบงานวนิ โดวสข์ น้ึ มาเพอ่ื ใหใ้ ชไ้ ดง้ า่ ยช่อื วา่ ไมโครซอฟทเ์ อก็ เซล (Microsoft Excel) ซง่ึ เรยี กวา่ เอก็ เซล (Excel)โปรแกรมตาราง ทางานหรอื กระดาษคานวณ(Spreadsheet) ทม่ี ใี ชใ้ นประเทศไทย เรม่ิ จากโปรแกรม Lotus 1-2-3 ทท่ี างานบน DOS และไดร้ บั การพฒั นาการใชอ้ ยา่ งต่อเน่ืองเป็น Microsoft Excel

49 นาเสนอในรปู แบบโปรแกรมนาเสนอ เป็นการนาเสนอโดยใชโ้ ปรแกรมนาเสนอ ซง่ึ เป็นโปรแกรม ทใ่ี ชง้ า่ ยมากมรี ปู แบบการ นาเสนอใหเ้ ลอื กใชห้ ลายแบบ สามารถเรยี กใชต้ าราง แผนภมู ิ หรอื รปู ภาพประกอบ และ ตกแตง่ ดว้ ยสสี นั ทงั้ สพี น้ื สขี องตวั อกั ษร รปู แบบฟอนต์ ของตวั อกั ษรไดง้ า่ ยและสะดวก ในปัจจุบนั สอ่ื นาเสนอรปู แบบ Slide Presentationหรอื สไลดด์ จิ ทิ ลั มกั จะสรา้ งดว้ ย โปรแกรมในกลมุ่ Presentation เช่น Microsoft PowerPoint, OfficeTLE Impress เทคนิค การออกแบบสอ่ื นาเสนอ สอ่ื นาเสนอทด่ี ี ความมคี วามโดดเดน่ น่าสนใจ จะเน้นความคดิ “ หน่งึ สไลดต์ อ่ หน่งึ ความคดิ ” มกี ารสรปุ ประเดน็ หรอื สาระสาคญั โดยมแี นวทาง 3 ประการ ในการออกแบบ ไดแ้ ก่ 1) สอ่ื ความหมายไดร้ วดเรว็ สอ่ื นาเสนอทด่ี ตี อ้ งสามารถสอ่ื ความหมายใหผ้ ฟู้ ัง ผชู้ มได้ อยา่ งรวดเรว็ การออกแบบ สอ่ื นาเสนอในประเดน็ น้ผี อู้ อกแบบจะตอ้ งทราบกลมุ่ เป้าหมาย เน้อื หาสาระทต่ี อ้ งการนาเสนอ สถานท่ี และเวลาทต่ี อ้ งการนาเสนอเพอ่ื ประกอบการ ออกแบบสอ่ื เชน่ กลมุ่ เป้าหมายขนาดเลก็ สอ่ื ควรมใี หค้ วามสาคญั กบั ผฟู้ ังม ากกวา่ เน้อื หา สามารถนาเทคนคิ หรอื Effect ตา่ ง ๆ ของโปรแกรมสรา้ งสอ่ื มาใชไ้ ด้ อยา่ งเตม็ ท่ี กลมุ่ เป้าหมายทม่ี ลี กั ษณะโตต้ อบ เช่นการนาเสนอทางวชิ าการ การบรรยาย หรอื ฝึกอบรม สอ่ื นาเสนอควรให้ ความสาคญั กบั เน้อื หารวมทงั้ ยงั สามารถนาเทคนคิ หรอื Effect ตา่ ง ๆ ของโปรแกรมสรา้ งสอ่ื มาใชไ้ ดอ้ ยา่ งเตม็ ทเ่ี ช่นกนั กลมุ่ เป้าหมายเฉพาะกจิ เชน่ ผบู้ รหิ าร นกั วชิ าการ สอ่ื นาเสนอจะตอ้ งใหค้ วามสาคญั กบั เน้อื หาและตวั ผนู้ าเสนอ เป็นสาคญั เน้อื หาควรมงุ่ เฉพาะเป้าหมายของการนาเสนอ ไมเ่ น้น Effect มากนกั กลมุ่ เป้าหมายขนาดใหญ่ การนาเสนอมกั ใชค้ วามสาคญั กบั ผบู้ รรยายมากกวา่ เน้อื หาท่ี นาเสนอ ดงั นนั้ สอ่ื นาเสนอไมค่ วรเน้นท่ี Effect แตค่ วรใหค้ วามสาคญั กบั ขนาดตวั อกั ษร สี ตวั อกั ษร และลกั ษณะของสพี น้ื สไลด์ 2) เน้อื หาเป็นลาดบั สอ่ื นาเสนอทด่ี คี วรมกี ารจดั ลาดบั เน้อื หาเป็นลาดบั มรี ะเบยี บ ดงู า่ ย ไมส่ บั สนสง่ิ ท่ี จะช่วยใหก้ ารออกแบบสอ่ื นาเสนอทต่ี อ้ งการจดั ลาดบั เน้อื หาใหเ้ ป็นระเบยี บ และดงู า่ ย คอื

50 2.1) รปู แบบเน้อื หา สอ่ื นาเสนอแตล่ ะสไลด์ ควรหลกี เลย่ี งการ นาเสนอแบบยอ่ หน้า หากไมส่ ามารถหลกี เลย่ี งไดค้ วรใช้ เทคนคิ การเน้นแนวคดิ หลกั ( Main Idea) ในแตล่ ะยอ่ หน้าดว้ ยสที โ่ี ดดเดน่ เชน่ พน้ื หลงั สขี าว ตวั อกั ษรสดี า ควรเน้นแนวคดิ หลกั ( Main Idea)ดว้ ยสแี ดงเป็นตน้ แตล่ ะสไลดเ์ น้อื หาไมค่ วรเกนิ 6 – 8 บรรทดั ควรสรปุ เน้อื หา ใหเ้ ป็นหวั เรอ่ื ง (Title) และหวั ขอ้ (Topic) หรอื แนวคดิ หลกั (Main Idea) 2.2) แบบอกั ษร การควบคมุ การแสดงขอ้ ความในแตล่ ะสไลด์ ควรใหค้ วามสาคญั กบั ขนาด ตวั อกั ษร ดงั น้ี - หวั ขอ้ ใหญ่กาหนดขนาดตวั อกั ษรใหญ่กวา่ หวั ขอ้ ยอ่ ย - เลอื กใชแ้ บบอกั ษรทเ่ี หมาะสม - เปลย่ี นลกั ษณะของตวั อกั ษรนนั้ ใชต้ วั หนาในขอ้ ความทต่ี อ้ งการเน้น - ใชช้ ่องวา่ งในการจดั กลมุ่ ของเน้อื หา - ขอ้ ความทต่ี อ้ งการใหอ้ า่ นก่อน ควรจดั ไวท้ ต่ี าแหน่งมมุ ซา้ ยบนของหน้า 3) สอ่ื นาเสนอตอ้ งสะดุดตาและน่าสนใจ สอ่ื นาเสนอทด่ี นี นั้ จะตอ้ งมจี ดุ เดน่ น่าสนใจ สามารถ ดงึ ดดู สายตาของผดู้ ู ผฟู้ ังได้ ซง่ึ จดุ เดน่ น้ไี ดม้ าจากขนาดของตวั อกั ษรทใ่ี หญ่ หรอื จากการใชส้ ี ทแ่ี ตกตา่ งออกไป รวมถงึ การเลอื กใชภ้ าพ การใชส้ ี และการใช้ Effect ควบคมุ การนาเสนอ ท่ี เหมาะสมประกอบ การนาเสนอ 3.1) การใชภ้ าพ เน่อื งจากภาพจะชว่ ยใหผ้ ชู้ ม ผฟู้ ัง สามารถจดจาไดน้ านกวา่ ตวั อกั ษร ดงั นนั้ การแปลงเน้อื หาใหเ้ ป็นรปู ภาพหรอื ผงั ภาพกเ็ ป็นเทคนิคหน่งึ ทส่ี ามารถสรา้ งความน่าสนใจ ใหก้ บั สอ่ื ทน่ี าเสนอการเลอื กใชภ้ าพกค็ วรเลอื กใชภ้ าพทม่ี ลี กั ษณะทเ่ี หมาะสมกนั และกนั คอื ถา้ ในสไลดน์ นั้ เลอื กใช้ ภาพถ่ายกค็ วรใชภ้ าพถ่ายกบั ภาพทุกภาพในสไลด์ แตถ่ า้ เลอื กใช้ ภาพวาด กค็ วรเลอื ก ภาพวาดทงั้ สไลด์ 3.2) การใชส้ ี การเลอื กใชส้ ี ควรเลอื กใชส้ ที ต่ี ดั กนั ระหวา่ งสตี วั อกั ษร สวี ตั ถุ และสพี น้ื เชน่ เลอื กใชพ้ น้ื สไลดเ์ ป็นสขี าวหรอื สอี อ่ น ๆ สตี วั อกั ษรกค็ วรจะเป็นสดี า สนี ้าเงนิ เขม็ หรอื สแี ดง เลอื ดหมู กรณเี ลอื กใชพ้ น้ื สไลดเ์ ป็นสเี ขม็ ควรเลอื กใชส้ ตี วั อกั ษรทม่ี องเหน็ ได้

51 ในระยะไกลเช่น สขี าว สฟี ้าออ่ น ควรหลกี เลย่ี งการใชส้ ใี นโทนรอ้ น เชน่ สแี ดงสด สี เหลอื กสด สเี ขยี วสด สวี ตั ถุ สแี ทง่ กราฟหรอื สขี องตาราง กค็ วรเลอื กใหเ้ หมาะสมกบั สตี วั อกั ษร และสพี น้ื ดว้ ย การเลอื กใชส้ ใี ด ๆ กค็ วรเป็นสใี นชดุ เดยี วกนั สาหรบั สไลด์ ทงั้ หมด ไมค่ วรใชห้ น่ึงสี หน่ึงไลด3์ .3) การใช้ Effect ควบคมุ การนาเสนอ ไมค่ วรใส่ Effect มากเกนิ ไป เพราะจะสง่ ผลใหผ้ ชู้ ม ผฟู้ ัง สนใจ Effect มากกวา่ เน้ือหาท่ี นาเสนอ หรอื อาจไมส่ นใจการนาเสนอเลยกไ็ ด้ และ Effect ทม่ี ากน้ีจะเป็น การ รบกวนการจดจา การอ่าน หรอื การชมอยา่ งรนุ แรง เลอื กใช้ Effect ไมค่ วรเกนิ 3 แบบ ในแตล่ ะสไลดค์ วรเลอื กใช้ Effectแสดงขอ้ ความทเ่ี ล่อื นจากขอบ ซา้ ยมาขอบ ขวา ของจอ เน่ืองจากธรรมชาตกิ ารอ่านของคนไทยจะอา่ นขอ้ ความจากกรอบบนลง มา และอา่ นจากดา้ นซา้ ยไปดา้ นขวา

52 บทท่ี 9 การประยกุ ตใ์ ช้โปรแกรมจดั การฐานข้อมลู ด้วย โปรแกรม Microsoft Access การใชง้ าน Microsoft Office Access 2010 เบอ้ื งตน้ การใชง้ านเบอ้ื งตน้ Microsoft Office Access 2010 Access คืออะไร Access 2010 คอื เครอ่ื งมอื ออกแบบและพฒั นาโปรแกรมประยกุ ตฐ์ านขอ้ มลู ทค่ี ณุ สามารถใชใ้ นการตดิ ตามขอ้ มลู ทส่ี าคญั ได้ คณุ สามารถเกบ็ ขอ้ มลู ของคณุ ไวใ้ น คอมพวิ เตอร์ หรอื จะประกาศไปยงั เวบ็ เพอ่ื ใหบ้ คุ คลอน่ื สามารถใชฐ้ านขอ้ มลู ของคณุ ผา่ นทางเวบ็ เบราวเ์ ซอรไ์ ด้ หลายคนเรมิ่ หนั มาใชง้ าน Access เมอ่ื โปรแกรมทพ่ี วกเขากาลงั ใชใ้ นการตดิ ตาม ขอ้ มลู บางอยา่ งอยนู่ ัน้ เรมิ่ ทจ่ี ะไมเ่ หมาะกบั งานทท่ี าอยู่ ตวั อยา่ งเช่น สมมตวิ า่ คณุ เป็นผวู้ างแผนเหตุการณ์ และคณุ ตอ้ งการตดิ ตามรายละเอยี ดทงั้ หมดทค่ี ณุ จาเป็นตอ้ งจดั การเพอ่ื ทาเหตกุ ารณ์ของคณุ ใหส้ าเรจ็ ถา้ คณุ ใชโ้ ปรแกรมประมวลผล คาหรอื โปรแกรมกระดาษคานวณในการดาเนินการน้ี คณุ อาจพบปัญหาเน่อื งจาก ขอ้ มลู ทซ่ี า้ ซอ้ นและขอ้ มลู ไมส่ อดคลอ้ งกนั ได้ แมว้ า่ คณุ จะสามารถใชซ้ อฟตแ์ วร์ ปฏทิ นิ ได้ แตก่ ารตดิ ตามขอ้ มลู ทางการเงนิ ในปฏทิ นิ กอ็ าจยงั ไมด่ พี อ

53 ฐานขอ้ มลู เชิงสมั พนั ธใ์ น Access ในบางครงั้ คณุ จาเป็นตอ้ งใชฐ้ านขอ้ มลู เชงิ สมั พนั ธเ์ พอ่ื ตดิ ตามขอ้ มลู เหล่าน้ี ซง่ึ เป็นคลงั ขอ้ มลู ทถ่ี กู แยกเป็นคอลเลกชนั ขอ้ มลู ขนาดเลก็ (เรยี กวา่ ตาราง) เพอ่ื ขจดั ความซา้ ซอ้ น แลว้ จงึ กาหนดใหส้ มั พนั ธก์ นั ตามขอ้ มลู ปลกี ยอ่ ยทเ่ี หมอื นกนั (เรยี กวา่ เขตขอ้ มลู ) ตวั อยา่ งเช่น ฐานขอ้ มลู เชงิ สมั พนั ธข์ องการวางแผนเหตุการณ์ อาจมตี ารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ มลู ลกู คา้ ตารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย และอกี ตารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ มลู เหตุการณ์ ตารางสาหรบั ขอ้ มลู เหตกุ ารณ์อาจมเี ขตขอ้ มลู หน่ึงทส่ี มั พนั ธก์ บั ตาราง ลกู คา้ และเขตขอ้ มลู อกี เขตขอ้ มลู หน่ึงทส่ี มั พนั ธก์ บั ตารางผจู้ าหน่าย ดว้ ย ความสมั พนั ธเ์ หลา่ น้ี ถา้ ผจู้ าหน่ายรายหน่ึงเปลย่ี นแปลงหมายเลขโทรศพั ท์ การ เปลย่ี นแปลงขอ้ มลู น้ีกจ็ ะทาในตารางผจู้ าหน่ายเพยี งครงั้ เดยี วเทา่ นัน้ แทนท่ี จะตอ้ งทาซา้ ๆ กนั ในทุกเหตุการณ์ทผ่ี จู้ าหน่ายรายน้ีเขา้ ไปเกย่ี วขอ้ งดว้ ย Access เป็นเครอ่ื งมอื ทค่ี ณุ สามารถใชใ้ นการพฒั นาโปรแกรมประยกุ ตฐ์ านขอ้ มลู เชงิ สมั พนั ธท์ จ่ี ะช่วยคณุ ในการจดั การขอ้ มลู ไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และงา่ ยดาย คณุ สามารถสรา้ งฐานขอ้ มลู เพ่อื ชว่ ยคณุ ตดิ ตามขอ้ มลู ชนิดใดกไ็ ด้ เช่น สนิ คา้ คงคลงั ท่ี ตดิ ตอ่ ผเู้ ชย่ี วชาญ หรอื กระบวนการทางธรุ กจิ จรงิ ๆ แลว้ Access มาพรอ้ มกบั แมแ่ บบทค่ี ณุ สามารถนาไปใชใ้ นการตดิ ตามขอ้ มลู ชนิดตา่ งๆ ไดท้ นั ที ซง่ึ ทาใหส้ งิ่ ต่างๆ เป็นเรอ่ื งงา่ ยแมว้ า่ คณุ จะเพงิ่ เรม่ิ ตน้ ใชง้ านกต็ าม 1. สว่ นประกอบของฐานขอ้ มลู ใน Access 2010 กอ่ นจะเรม่ิ ทางานในฐานขอ้ มลู เราควรมาทาความเขา้ ใจกนั กอ่ นวา่ ในหน้าต่าง การทางานฐานขอ้ มลู นนั้ มสี ว่ นประกอบทส่ี าคญั อะไรบา้ ง ซง่ึ สว่ นประกอบทส่ี าคญั ในหน้าตา่ งฐานขอ้ มลู นนั้ จะประกอบไปดว้ ย 1. แถบช่อื = ใชแ้ สดงช่อื โปรแกรม และชอ่ื ไฟลฐ์ านขอ้ มลู ทเ่ี ปิดใชง้ าน 2. ป่มุ แฟ้ม (File) = ใชจ้ ดั เกบ็ เมนูคาสงั่ ตา่ ง ๆ เช่นเดยี วกบั ป่มุ Office ใน โปรแกรมMicrosoft Access 2007

54 3. แถบเมนู = ใชแ้ สดงเมนูคาสงั่ ทใ่ี ชใ้ นโปรแกรม 4. รบิ บอน = ใชแ้ สดงไอคอนเครอ่ื งมอื ทต่ี อ้ งใชง้ านบอ่ ย ๆ 5. พน้ื ทก่ี ารทางาน = ใชแ้ สดงรายการทางานตา่ ง ๆ ในฐานขอ้ มลู 6. Navigation Pane = ใชแ้ สดงรายช่อื ออบเจก็ ตใ์ นฐานขอ้ มลู 7. ป่มุ ควบคมุ Windows = ใชค้ วบคมุ การเปิด – ปิด หน้าต่างฐานขอ้ มลู 8. แถบสถานะการทางาน = ใชแ้ สดงสถานะการทางานต่าง ๆ ของโปรแกรม การเร่ิมต้นสร้างไฟลฐ์ านขอ้ มลู ใน Access 2010 การสรา้ งไฟลฐ์ านขอ้ มลู ดว้ ยไอคอน ฐานขอ้ มลู เปลา่ (Blank Database) เมอ่ื คณุ เรมิ่ ตน้ Access 2010 คณุ จะเหน็ มมุ มอง Microsoft Office Backstage ซง่ึ คณุ จะสามารถเรยี กใชข้ อ้ มลู เกย่ี วกบั ฐานขอ้ มลู ปัจจบุ นั สรา้ งฐานขอ้ มลู ใหม่ เปิด ฐานขอ้ มลู ทม่ี อี ยู่ และดเู น้ือหาพเิ ศษจากOffice.com เมอ่ื เขา้ สู่ Microsoft Access 2010 แลว้ จะปรากฏหน้าจอดงั ภาพ

55 นอกจากน้ี มมุ มอง Backstage ยงั มคี าสงั่ อ่นื ๆ จานวนมากทค่ี ณุ สามารถใชใ้ นการ ปรบั บารงุ รกั ษา หรอื ใชฐ้ านขอ้ มลู ของคณุ รว่ มกนั ได้ โดยทวั่ ไปแลว้ คาสงั่ ตา่ งๆ ในมมุ มอง Backstage จะถกู นาไปใชก้ บั ฐานขอ้ มลู ทงั้ ฐานขอ้ มลู ไมใ่ ชก่ บั วตั ถุ ภายในฐานขอ้ มลู หมายเหตุ คณุ สามารถเรยี กใชม้ มุ มอง Backstage ไดท้ ุกเมอ่ื ดว้ ยการคลกิ แทบ็ แฟ้ม การคน้ หาและนาแม่แบบไปใช้ Access มแี มแ่ บบทห่ี ลากหลายซง่ึ คณุ สามารถใชเ้ พ่อื สรา้ งฐานขอ้ มลู ของคณุ ได้ รวดเรว็ ขน้ึ แมแ่ บบคอื ฐานขอ้ มลู แบบพรอ้ มใชท้ ม่ี ตี าราง แบบสอบถาม ฟอรม์ และ รายงานทงั้ หมดทจ่ี าเป็นสาหรบั การดาเนินงานทเ่ี ฉพาะเจาะจง ตวั อยา่ งเช่น แมแ่ บบทส่ี ามารถใชใ้ นการตดิ ตามปัญหา จดั การทต่ี ดิ ต่อ หรอื เกบ็ ขอ้ มลู คา่ ใชจ้ า่ ย ได้ แมแ่ บบบางแมแ่ บบจะมรี ะเบยี นตวั อยา่ งสองสามระเบยี นไวเ้ พอ่ื ใชใ้ นการสาธติ การใชง้ านแมแ่ บบนัน้

56 มมุ มอง Backstage เป็นจดุ เรมิ่ ตน้ ทค่ี ณุ สามารถสรา้ งฐานขอ้ มลู ใหม่ เปิดฐานขอ้ มลู ทม่ี อี ยู่ ดเู น้ือหาพเิ ศษจาก Office.com หรอื ดาเนินการใดๆ ทค่ี ณุ สามารถใช้ Access ทากบั แฟ้มฐานขอ้ มลู หรอื ภายนอกฐานขอ้ มลู ได้ แทนทจ่ี ะ ดาเนินการภายในฐานขอ้ มลู การสร้างฐานข้อมูล เมอ่ื คณุ เปิด Access มมุ มอง Backstage จะแสดงแทบ็ สรา้ ง โดยแทบ็ สรา้ ง น้ีจะ ชว่ ยใหค้ ณุ สามารถสรา้ งฐานขอ้ มลู ใหมไ่ ดห้ ลายวธิ ดี งั น้ี ฐานข้อมลู เปล่า คณุ สามารถเรม่ิ ตน้ จากศนู ยไ์ ดถ้ า้ ตอ้ งการ ซง่ึ เป็นทางเลอื กทด่ี ถี า้ คณุ มขี อ้ กา หนดในการ ออกแบบทเ่ี ฉพาะเจาะจงสงู หรอื มขี อ้ มลู อยแู่ ลว้ เป็นหลกั หรอื ตอ้ งการนามาใช้ แมแ่ บบที่ติดตงั้ มากบั Access ลองพจิ ารณาใชแ้ มแ่ บบถา้ คณุ กาลงั เรมิ่ ตน้ โครงการ ใหมแ่ ละตอ้ งการความ รวดเรว็ Access มแี มแ่ บบต่างๆ ทต่ี ดิ ตงั้ มาโดยเรมิ่ ตน้ แมแ่ บบจาก Office.com นอกจากแมแ่ บบทม่ี อี ยใู่ น Access แลว้ คณุ สามารถคน้ หา แมแ่ บบเพม่ิ เตมิ อกี มากมาย บน Office.com โดยไมจ่ าเป็นตอ้ งเปิดเบราวเ์ ซอร์ เพราะคณุ สามารถใชแ้ มแ่ บบเหล่าน้ีไดจ้ ากแทบ็ สรา้ ง การเพมิ่ ลงในฐานขอ้ มลู เมอ่ื คณุ ทางานในฐานขอ้ มลู คณุ สามารถเพมิ่ เขตขอ้ มลู ตาราง หรอื สว่ นโปรแกรม ประยกุ ตไ์ ด้ สว่ นโปรแกรมประยกุ ตเ์ ป็นคณุ ลกั ษณะใหมท่ ช่ี ่วยใหค้ ณุ ใชว้ ตั ถุฐานขอ้ มลู ต่างๆ ท่ี เกย่ี วขอ้ งกนั ดว้ ยกนั ไดเ้ หมอื นกบั เป็นวตั ถุเดยี ว ตวั อยา่ งเช่น สว่ นโปรแกรมประยกุ ต์ อาจประกอบดว้ ยตารางและฟอรม์ ทส่ี รา้ งจากตารางนนั้ คณุ สามารถเพมิ่ ตารางและ ฟอรม์ ดงั กล่าวพรอ้ มกนั ไดโ้ ดยใชส้ ว่ นโปรแกรมประยกุ ต์ 1.1บนแทบ็ แฟ้ม ใหค้ ลกิ สรา้ ง

57 2. 2. ภายใต้ แมแ่ บบทม่ี อี ยู่ ใหเ้ ลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงตอ่ ไปน้ี • เมอ่ื ตอ้ งการนาแมแ่ บบทค่ี ณุ ใชล้ า่ สดุ มาใชอ้ กี ครงั้ ใหค้ ลกิ แมแ่ บบลา่ สดุ แลว้ เลอื กแมแ่ บบทค่ี ณุ ตอ้ งการ • เมอ่ื ตอ้ งการใชแ้ มแ่ บบทค่ี ณุ ตดิ ตงั้ ไวแ้ ลว้ ใหค้ ลกิ แมแ่ บบของฉัน แลว้ เลอื ก แมแ่ บบทค่ี ณุ ตอ้ งการ • เมอ่ื ตอ้ งการคน้ หาแมแ่ บบบน Office.com ภายใต้ แมแ่ บบ Office.com ใหค้ ลกิ ประเภทแมแ่ บบ แลว้ เลอื กแมแ่ บบทค่ี ณุ ตอ้ งการ จากนนั้ คลกิ ดาวน์โหลด เพ่อื ดาวน์โหลดแมแ่ บบจากOffice.com ลงในคอมพวิ เตอรข์ องคณุ หมายเหตุ นอกจากน้ี คณุ ยงั สามารถคน้ หาแมแ่ บบใน Office.com จากภายใน Access ไดอ้ กี ดว้ ย ในกลอ่ ง คน้ หาแมแ่ บบใน Office.com ใหพ้ มิ พค์ าทใ่ี ชค้ น้ หา อยา่ งน้อยหน่ึงคา แลว้ คลกิ ป่มุ ลกู ศรเพ่อื คน้ หา

58 3. 3.อกี ทางเลอื กหน่ึง ใหค้ ลกิ ไอคอนโฟลเดอรท์ อ่ี ยถู่ ดั จากกล่อง ช่อื แฟ้ม เพ่อื เรยี กดตู าแหน่งทต่ี งั้ ทค่ี ณุ ตอ้ งการสรา้ งฐาน ขอ้ มลู ถา้ คณุ ไมไ่ ดร้ ะบุ ตาแหน่งทต่ี งั้ อยา่ งจาเพาะเจาะจง Access จะสรา้ งฐานขอ้ มลู ในตาแหน่งทต่ี งั้ เรมิ่ ตน้ ซง่ึ แสดงอยู่ ภายใตก้ ล่อง ช่อื แฟ้ม 4. 4. คลกิ สรา้ ง 5. 5.ฐานขอ้ มลู ใหมจ่ ะถกู สรา้ งขน้ึ มาใหใ้ ชง้ าน หมายเหตุ • การป้อนขอ้ มลู ในมมุ มองแผน่ ขอ้ มลู ไดร้ บั การออกแบบใหค้ ลา้ ยคลงึ กบั การป้อน ขอ้ มลู ในแผน่ งาน Excel อยา่ งมาก โดยมขี อ้ จากดั ทส่ี าคญั กค็ อื จะตอ้ งป้อนขอ้ มลู ใน แถวและคอลมั น์ทต่ี อ่ กนั โดยเรมิ่ จากมมุ บนดา้ นซา้ ยของแผน่ ขอ้ มลู คณุ ไมค่ วร จดั รปู แบบขอ้ มลู ของคณุ ใหม้ แี ถววา่ งหรอื คอลมั น์วา่ งรวมอยดู่ ว้ ยเหมอื นทค่ี ณุ อาจทา ในแผน่ งาน Excel เน่ืองจากการทาเชน่ น้ีจะเป็นการสน้ิ เปลอื งเน้ือทใ่ี นตารางของคณุ ตารางตอ้ งมแี ต่ขอ้ มลู ของคณุ เทา่ นนั้ การนาเสนอขอ้ มลู ทม่ี องเหน็ ไดจ้ ะทาไดใ้ น ฟอรม์ และรายงานทค่ี ณุ จะออกแบบในภายหลงั • โครงสรา้ งตารางจะถกู สรา้ งขณะทค่ี ณุ ป้อนขอ้ มลู เมอ่ื ใดกต็ ามทค่ี ณุ เพมิ่ คอลมั น์ ใหมใ่ นแผน่ ขอ้ มลู จะมกี ารกาหนดเขตขอ้ มลู ใหมข่ น้ึ ในตาราง Access จะตงั้ คา่ ชนิด ขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู ตามชนิดของขอ้ มลู ทค่ี ณุ ป้อน

59 ตวั อยา่ งเชน่ ถา้ คณุ มคี อลมั น์ทค่ี ณุ ป้อนเฉพาะคา่ วนั ทเ่ี ท่านนั้ Access จะตงั้ คา่ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู นนั้ ใหเ้ ป็น Date/Time ถา้ คณุ พยายามป้อนคา่ ท่ี ไมใ่ ช่วนั ท่ี (เช่น ชอ่ื หรอื หมายเลขโทรศพั ท์) ลงในเขตขอ้ มลู นนั้ ในภายหลงั Access จะแสดงขอ้ ความแจง้ คณุ วา่ คา่ นนั้ ไมต่ รงกบั ชนิดขอ้ มลู ของคอลมั น์นนั้ ถา้ เป็นไปไดค้ ณุ ควรวางแผนตารางของคณุ เพอ่ื ใหแ้ ต่ละคอลมั น์มขี อ้ มลู ชนิดเดยี วกนั ซง่ึ อาจเป็นขอ้ ความ วนั ท่ี ตวั เลข หรอื ชนิดอ่นื ๆ บางชนิด การทาเช่นน้ีจะทาให้ การสรา้ งแบบสอบถาม ฟอรม์ และรายงานทเ่ี ลอื กเฉพาะขอ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการทาได้ งา่ ยขน้ึ มากถา้ คณุ ยงั ไมต่ อ้ งการป้อนขอ้ มลู ในตอนน้ี ใหค้ ลกิ ปิด หมายเหตุ ถา้ คณุ ปิดโดยไมบ่ นั ทกึ Access จะลบ Table1 ออก -มมุ มองออกแบบ (Design View)àClick เลอื กทม่ี มุ มอง (View) -สรา้ งช่อื Table หรอื Entity ทไ่ี ดอ้ อกแบบไว้ ในทน่ี ้สี รา้ งชอ่ื ทเ่ี ราตอ้ งการ จะตงั้ ของตารางนนั้

60 -กาหนดช่อื เขตของขอ้ มลู (Field Name) และกาหนดชนิดของ (Data Type) ซง่ึ เราจะสามารถเลอื กไดว้ า่ จะกาหนดชนิดของขอ้ มลู ใหเ้ ป็นแบบใด โดยมขี อบเขตขอ้ มลู ใหเ้ ลอื กดงั น้ี Text – ขอ้ ความทเ่ี ป็นไดท้ งั้ ตวั อกั ษร ตวั เลข สญั ลกั ษณ์ ชอ่ งวา่ ง หรอื ทงั้ หมดรวมกนั โดยถา้ ขอ้ มลู เป็นตวั เลขจะ ไมส่ ามารถนามาคานวณไดส้ ามารถใส่Textสงู สดุ 255ตวั Memo –สาหรบั ขอ้ ความขนาดยาว Number –ตวั เลขทใ่ี ชใ้ นการคานวณ Date/Time –วนั ทแ่ี ละเวลา Currency –ตวั เลขทศนิยม4ตาแหน่งพรอ้ มดว้ ยสญั ลกั ษณ์สกลุ เงนิ ตราเชน่ $ AutoNumber – เลขลาดบั จานวนเตม็ ทจ่ี ะเพม่ิ คา่ อตั โิ นมตั เิ มอ่ื มกี ารเพม่ิ เรคคอรด์ ใหม่ โดยคา่ ตวั เลขจะไมซ่ ้ากนั เลยและผใู้ ชไ้ มส่ ามารถแกไ้ ขคา่ ไดจ้ งึ นิยมนาไปใชก้ บั ฟิลดท์ ค่ี ยี ห์ ลกั (PrimaryKey) Yes/No –ขอ้ มลู ทางตรรกะซง่ึ มไี ด2้ สถานะเทา่ นนั้ คอื จรงิ หรอื เทจ็ OLE object – เป็นออบเจค็ ทส่ี รา้ งจากโปรแกรมอ่นื ๆ เช่น ไฟลส์ เปรดชดี , ไฟล์ เอกสาร,รปู ภาพ, กราฟ,เสยี งเป็นตน้ Hyperlink – ลงิ คท์ อ่ี า้ งองิ ไปยงั ขอ้ มลู อน่ื ๆซง่ี อาจเป็นไฟลฐ์ านขอ้ มลู ของ Access ไฟลท์ ส่ี รา้ งจากโปรแกรมอน่ื บนเรอ่ื งเดยี วกนั หรอื บนเน็ตเวริ ก์ เวบ็ ไซตห์ รอื Emailกไ็ ด้

61 Hyperlink – ลงิ คท์ อ่ี า้ งองิ ไปยงั ขอ้ มลู อ่นื ๆซง่ี อาจเป็นไฟล์ฐานขอ้ มลู ของ Access ไฟลท์ ส่ี รา้ งจากโปรแกรมอน่ื บนเรอ่ื งเดยี วกนั หรอื บนเน็ตเวริ ก์ เวบ็ ไซตห์ รอื Emailกไ็ ด้ -กาหนด Primary Key เลอื กชอ่ื เขตขอ้ มลู (Field Name) ทต่ี อ้ งการทาใหเ้ ป็น Primary Keyแลว้ Click ท่ี คยี ห์ ลกั (Primary Key) หลงั จากนัน้ เขตขอ้ มลู (Field Name) ทเ่ี ราเลอื กไวจ้ ะปรากฎรปู กญุ แจขา้ งหน้าชอ่ื เขตขอ้ มลู นนั้ ขนั้ ตอน ตารางเป็นวตั ถุฐานขอ้ มลู ทใ่ี ชใ้ นการเกบ็ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั เรอ่ื งใดเรอ่ื งหน่ึง เชน่ พนกั งาน หรอื ผลติ ภณั ฑ์ ตารางประกอบดว้ ยระเบยี นและเขตขอ้ มลู แต่ละระเบยี นจะมขี อ้ มลู เกย่ี วกบั หน่ึงอนิ สแตนซข์ องเรอ่ื งตาราง เชน่ พนกั งานราย ใดรายหน่ึง ระเบยี นยงั มกั เรยี กโดยทวั่ ไปวา่ แถว หรอื อนิ สแตนซ์ แต่ละเขตขอ้ มลู จะมขี อ้ มลู เกย่ี วกบั หน่ึงรปู แบบของเรอ่ื งตาราง เชน่ ช่อื หรอื ทอ่ี ยู่ อเี มล เขตขอ้ มลู ยงั มกั เรยี กโดยทวั่ ไปวา่ คอลมั น์ หรอื แอตทรบิ วิ ต์ เขตขอ้ มลู ประกอบดว้ ยคา่ เขตขอ้ มลู เชน่ Contoso, Ltd.

62 1.) ระเบยี น 2.) เขตขอ้ มลู 3.) คา่ เขตขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู สามารถมตี ารางหลายตารางได้ ซง่ึ แตล่ ะตารางจะเกบ็ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั เรอ่ื งท่ี แตกตา่ งกนั แตล่ ะตารางจะมหี ลายเขตขอ้ มลู ซง่ึ ประกอบดว้ ยขอ้ มลู ชนดิ ตา่ งๆ เช่น ขอ้ ความ ตวั เลข วนั ท่ี และการเช่อื มโยงหลายมติ ิ ข้อมลู ภายนอก คณุ สามารถเช่อื มโยงไปยงั แหลง่ ขอ้ มลู ภายนอกตา่ งๆ ได้ เช่น ฐานขอ้ มลู อ่นื แฟ้มขอ้ ความ และสมดุ งาน Excel เมอ่ื คุณเช่อื มโยงไปยงั ขอ้ มลู ภายนอก Access จะสามารถใชก้ าร เชอ่ื มโยงนนั้ เหมอื นกบั เป็นตาราง คุณสามารถแกไ้ ขขอ้ มลู ในตารางทเ่ี ช่อื มโยง และสรา้ ง ความสมั พนั ธท์ เ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ตารางทเ่ี ชอ่ื มโยงได้ ทงั้ น้ขี น้ึ อยกู่ บั แหลง่ ขอ้ มลู ภายนอกและวธิ ที ่ี คุณสรา้ งการเชอ่ื มโยง อยา่ งไรกต็ าม คณุ ไมส่ ามารถเปลย่ี นแปลงการออกแบบของขอ้ มลู ภายนอกโดยใชก้ ารเชอ่ื มโยงได้ คณุ สมบตั ิของตารางและคณุ สมบตั ิของเขตขอ้ มลู ตารางและเขตขอ้ มลู มคี ณุ สมบตั ทิ ค่ี ณุ สามารถตงั้ คา่ เพอ่ื ควบคมุ คณุ ลกั ษณะหรอื ลกั ษณะการ ทางานของตารางและเขตขอ้ มลู เหลา่ นนั้ ได้ ตารางจะเปิ ดอยใู่ นมมุ มองออกแบบ 1. คุณสมบตั ขิ องตาราง 2. คุณสมบตั ขิ องเขตขอ้ มลู

63 ชนิดขอ้ มูล ทกุ เขตขอ้ มลู จะมชี นิดขอ้ มลู ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู จะระบชุ นิดของขอ้ มลู ทเ่ี ขต ขอ้ มลู นนั้ เกบ็ อยู่ เช่น ขอ้ ความหรอื แฟ้มทแ่ี นบจานวนมาก ชนิดขอ้ มลู คอื คณุ สมบตั ขิ องเขตขอ้ มลู แต่จะมขี อ้ แตกต่างจากคณุ สมบตั ขิ องเขต ขอ้ มลู อ่นื ดงั น้ี • คณุ จะตงั้ คา่ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู ในตารางออกแบบตาราง ไมใ่ ชใ่ นบาน หน้าตา่ ง คณุ สมบตั ขิ องเขตขอ้ มลู • ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู จะเป็นตวั กาหนดคณุ สมบตั อิ ่นื ๆ ทเ่ี ขตขอ้ มลู มี • คณุ ตอ้ งตงั้ คา่ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู เมอ่ื สรา้ งเขตขอ้ มลู การเพิ่มตาราง คณุ สามารถเพมิ่ ตารางใหมล่ งในฐานขอ้ มลู ทม่ี อี ยโู่ ดยใชเ้ ครอ่ื งมอื ตา่ งๆ ในกลุ่ม ตาราง บนแทบ็ สรา้ ง หมายเหตุ ในฐานขอ้ มลู เวบ็ เฉพาะคาสงั่ ตาราง เทา่ นนั้ ทจ่ี ะพรอ้ มใชง้ านในกลุ่ม ตาราง ไมว่ า่ คณุ จะเรม่ิ ตน้ ในมมุ มองใด คณุ สามารถสลบั ไปยงั มมุ มองอน่ื ไดต้ ลอดเวลา ดว้ ยการใชป้ ่มุ ของมมุ มองต่างๆ บนแถบสถานะของหน้าต่าง Access

64 1)การสรา้ งตารางเปล่าในมมุ มองแผน่ ขอ้ มลู ในมมุ มองแผน่ ขอ้ มลู คณุ สามารถป้อนขอ้ มลู ไดท้ นั ที แลว้ ปลอ่ ยให้ Access สรา้ งโครงสรา้ งตารางใหใ้ น เบอ้ื งหลงั ชอ่ื เขตขอ้ มลู จะถกู กาหนดเป็นตวั เลข (Field1, Field2 และเชน่ น้ีไป เรอ่ื ยๆ) และ Access จะตงั้ คา่ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู ตามชนิดขอ้ มลู ทค่ี ณุ ป้อน 1. 1. บนแทบ็ สรา้ ง ในกลมุ่ ตาราง ใหค้ ลกิ ตาราง 2. 2. Access จะสรา้ งตาราง และวางเคอรเ์ ซอรไ์ วท้ เ่ี ซลลท์ ว่ี า่ งเซลลแ์ รกในคอลมั น์ คลกิ เพอ่ื เพม่ิ 3. 3. เมอ่ื ตอ้ งการเพมิ่ ขอ้ มลู ใหเ้ รมิ่ พมิ พใ์ นเซลลท์ ว่ี า่ งเซลลแ์ รกนัน้ หรอื คณุ สามารถ วางขอ้ มลู จากแหลง่ อน่ื กไ็ ดเ้ ช่นกนั ซง่ึ จะอธบิ ายภายหลงั ในบทความน้ี • เมอ่ื ตอ้ งการเปลย่ี นช่อื คอลมั น์ (เขตขอ้ มลู ) ใหค้ ลกิ สองครงั้ ทส่ี ว่ นหวั ของคอลมั น์ จากนนั้ พมิ พช์ ่อื คอลมั น์ใหม่ เคลด็ ลบั ตงั้ ช่อื ทส่ี อ่ื ความหมายใหก้ บั เขตขอ้ มลู แต่ละเขตขอ้ มลู เพ่อื ใหค้ ณุ ทราบ เกย่ี วกบั สง่ิ ทเ่ี กบ็ อยใู่ นเขตขอ้ มลู นนั้ ไดโ้ ดยไมต่ อ้ งเขา้ ไปดขู อ้ มลู • เมอ่ื ตอ้ งการยา้ ยคอลมั น์ใดคอลมั น์หน่ึง ใหเ้ ลอื กคอลมั น์นัน้ ดว้ ยการคลกิ สว่ นหวั ของคอลมั น์ แลว้ ลากไปยงั ตาแหน่งทค่ี ณุ ตอ้ งการ นอกจากน้ีคณุ ยงั สามารถเลอื ก คอลมั น์ทอ่ี ยตู่ ดิ กนั หลายคอลมั น์ แลว้ ลากคอลมั น์ทงั้ หมดไปไวใ้ นตาแหน่งใหมพ่ รอ้ ม กนั ไดอ้ กี ดว้ ย หมายเหตุ มมุ มองออกแบบไมส่ ามารถใชง้ านไดก้ บั ตารางตา่ งๆ ในฐานขอ้ มลู เวบ็ 1. 1.บนแทบ็ สรา้ ง ในกลมุ่ ตาราง ใหค้ ลกิ ออกแบบตาราง 2. 2.สาหรบั เขตขอ้ มลู แต่ละเขตขอ้ มลู ในตารางของคณุ ใหพ้ มิ พช์ ่อื ในคอลมั น์ ช่อื เขต ขอ้ มลู แลว้ เลอื กชนิดขอ้ มลู จากรายการ ชนิดขอ้ มลู

65 3. 3.คณุ สามารถป้อนขอ้ มลู เพมิ่ เตมิ สาหรบั เขตขอ้ มลู แตล่ ะเขตขอ้ มลู ไดใ้ นคอลมั น์ คาอธบิ าย คาอธบิ ายทค่ี ณุ ป้อนจะแสดงอยใู่ นแถบสถานะเมอ่ื จุด แทรกอยใู่ นเขตขอ้ มลู นนั้ และจะใชเ้ ป็นขอ้ ความบนแถบสถานะของตวั ควบคมุ ใดๆ ทค่ี ณุ สรา้ งดว้ ยการลากเขตขอ้ มลู จากบานหน้าตา่ ง รายการเขตขอ้ มลู ไปยงั ฟอรม์ หรอื รายงาน และสาหรบั ตวั ควบคมุ ใดๆ ทถ่ี กู สรา้ งขน้ึ สาหรบั เขตขอ้ มลู นนั้ ดว้ ยตวั ชว่ ยสรา้ งฟอรม์ หรอื ตวั ช่วยสรา้ งรายงาน 4. 4.หลงั จากทค่ี ณุ เพมิ่ เขตขอ้ มลู ของคณุ ทงั้ หมดแลว้ ใหบ้ นั ทกึ ตารางโดยการทา ดงั ตอ่ ไปน้ี บนแทบ็ แฟ้ม ใหค้ ลกิ บนั ทกึ 5. 5. คณุ สามารถเรมิ่ ป้อนขอ้ มลู ลงในตารางไดต้ ลอดเวลาดว้ ยการสลบั ไปยงั มมุ มองแผน่ ขอ้ มลู จากนนั้ คลกิ ในเซลลแ์ รกทว่ี า่ ง แลว้ จงึ พมิ พ์ นอกจากน้ี คณุ ยงั สามารถวางขอ้ มลู จากแหล่งอน่ื ไดเ้ ชน่ กนั หมายเหตุ คณุ ลกั ษณะน้ีจะไมพ่ รอ้ มใชง้ านในฐานขอ้ มลู เวบ็ 1. 1. บนแทบ็ สรา้ ง ในกล่มุ ตาราง ใหค้ ลกิ รายการ SharePoint 2. 2.คณุ สามารถใชแ้ มแ่ บบรายการแมแ่ บบใดแมแ่ บบหน่ึงเพอ่ื สรา้ งรายการ SharePointมาตรฐานได้ เชน่ ทต่ี ดิ ต่อหรอื เหตุการณ์ นอกจากน้ี คณุ ยงั สามารถเลอื กทจ่ี ะสรา้ งรายการแบบกาหนดเอง หรอื จะเชอ่ื มโยง หรอื นาเขา้ รายการทม่ี อี ยแู่ ลว้ กไ็ ด้ คลกิ ตวั เลอื กทค่ี ณุ ตอ้ งการ 3. 3. ถา้ คณุ เลอื กแมแ่ บบรายการใดกต็ ามหรอื สรา้ งรายการแบบกาหนดเอง กลอ่ ง โตต้ อบ สรา้ งรายการใหม่ จะเปิดขน้ึ เพอ่ื แนะนาคณุ ตลอดกระบวนการ ถา้ คณุ เลอื ก ทจ่ี ะใชร้ ายการทม่ี อี ยู่ กล่องโตต้ อบ รบั ขอ้ มลู ภายนอก จะเปิดขน้ึ เพอ่ื ช่วยคณุ สาหรบั ขอ้ มลู เพมิ่ เตมิ เกย่ี วกบั ตาราง ใหด้ บู ทความ บทนาสตู่ าราง

66 2) การสรา้ งตารางใหม่ ใหท้ ่ี Tab สรา้ ง (Create) และเลอื กท่ี ตาราง(Table) หรอื ออกแบบตาราง (Table Design) เพ่อื เขา้ สกู่ ารสรา้ งโครงสรา้ ง ตารางในมมุ มองออกแบบ (Design View) ไดเ้ ลย 3) ในกรณตี อ้ งการสรา้ ง Primary Key สองตวั ในหน่ึงตาราง ใหก้ ด Ctrl คา้ งไว้ แลว้ เลอื กช่อื เขตขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการ หลงั จากนนั้ กด Click ท่ี คยี ห์ ลกั (Primary Key) 4) มมุ มองแผน่ ขอ้ มลู (Datasheet View) เพ่อื ป้อนขอ้ มลู แกไ้ ขขอ้ มลู และแสดง ขอ้ มลู ในตารางทเ่ี ราไดส้ รา้ งไวà้ เลอื กท่ี มมุ มอง (View)

67 2.ขนั้ ตอนการสรา้ งความสมั พนั ธแ์ ต่ละ Entity หรือ ตราราง 1. ความสมั พนั ธ์ (Relationships)àเลอื กท่ี เครอ่ื งมอื ฐานขอ้ มลู (Database Tools) 2. เลอื กตารางทเ่ี ราตอ้ งการจะสรา้ งความสมั พนั ธ์ โดยการกดท่ี เพมิ่ (Add) 3. Click คา้ งไวท้ ่ี Primary Key ของ Table ทต่ี อ้ งการสรา้ งความสมั พนั ธ์ และลาก ไปยงั Foreign Key ในอกี ตารางหน่ึง ในทน่ี ้ีจะกาหนดให้ RID เป็น Primary Key ของตารางRoom ทจ่ี ะสรา้ งความสมั พนั ธก์ บั RID ทเ่ี ป็น Foreign Key ของ ตาราง Course หลงั จากปล่อยเมาสแ์ ลว้ จะขน้ึ หน้าตา่ งดงั ตอ่ ไปน้ี

68 -การเลอื ก “บงั คบั ใหม้ ี Referential Integrity” (Enforce Referential Integrity) ถา้ จะใหค้ งสภาพการอา้ งองิ ความสมั พนั ธ์ - การเลอื ก “ปรบั ปรงุ เขตขอ้ มลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ งทงั้ หมด” (Cascade Update Related Fields) หมายถงึ เมอ่ื แกไ้ ขขอ้ มลู ตารางดา้ น Primary Key จะทาใหข้ อ้ มลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง หรอื Foreign Key ถกู แกไ้ ขดว้ ย - การเลอื ก “ลบระเบยี นทเ่ี กย่ี วขอ้ งทงั้ หมด” (Cascade Delete Related Records) หมายถงึ ถา้ ลบเรคอรด์ ดา้ น Primary Key จะทาใหข้ อ้ มลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง หรอื Foreign Key ถกู ลบดว้ ย หลงั จากนนั้ เลอื ก สรา้ ง (Create) จะปรากฏเสน้ ความสมั พนั ธข์ น้ึ โดยทม่ี เี ลข 1 กบั ∞ นัน้ หมายความวา่ เป็นความสมั พนั ธแ์ บบ 1 To Many การจดั การขอ้ มลู ด้วย Query Queryเป็นเครอ่ื งมอื ทส่ี ามารถ -ช่วยในการคน้ หาและกรองขอ้ มลู -เรยี งลาดบั และจดั กล่มุ ขอ้ มลู - สรา้ ง Table ขน้ึ มาใหมจ่ าก Field ขอ้ มลู ใน Table ทม่ี อี ยแู่ ลว้ โดยไมต่ อ้ งเขา้ ไปสรา้ ง เองในมมุ มอง Design

69 -นาขอ้ มลู จากหลายๆ Table ทส่ี มั พนั ธก์ นั มาแสดงในตารางผลลพั ธ์ เสมอื นเป็น Table เดยี วกนั ได้ เป็นตน้ Accessไดส้ รา้ งQueryออกเป็น5ประเภทตามลกั ษณะการใชง้ านคอื 1) Select Query ใชส้ อบถามขอ้ มลู จาก 1 Table หรอื หลายๆ Table ทต่ี รงกบั เงอ่ื นไขกาหนด 2) Crosstab Query ใชส้ อบถามขอ้ มลู และแสดงผลลพั ธแ์ บบ 2 มติ ิ โดยสลบั ขอ้ มลู ในแนวแถวและแนวคอลมั น์ 3) Action Query ใชส้ รา้ ง Table ใหม่ หรอื เปลย่ี นแปลงขอ้ มลู ใน Table เชน่ แกไ้ ข ขอ้ มลู เพมิ่ เรคอรด์ ใหม่ ลบเรคอรด์ ใหมแ่ ละเก่า 4) Parameter Query เป็น Query ทใ่ี หผ้ ใู้ ชใ้ สค่ า่ พารามเิ ตอรไ์ ดใ้ นระหวา่ ง ประมวลผล (run-time)เพ่อื ใชค้ น้ หาหรอื คานวณคา่ เชน่ ใสอ่ ตั ราการเปลย่ี นแปลง ตน้ ทุนและราคาสนิ คา้ เพอ่ื คานวณหากาไร ณ อตั รต่างๆ 5) SQL Query สาหรบั Query ประเภทน้ี ผใู้ ชต้ อ้ งสรา้ งขน้ึ ดว้ ยภาษา SQL (Structured Query Language) ซง่ึ เป็นภาษามาตรฐานทใ่ี ชจ้ ดั การฐานขอ้ มลู 3.การสรา้ ง Query เบอื้ งต้น 1. ท่ี Tab สรา้ ง (Create) เลอื ก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

70 2. เลอื กตารางทต่ี อ้ งการใช้ แลว้ เลอื ก เพม่ิ (Add) 3. เมอ่ื เลอื กตารางทเ่ี ราตอ้ งการแลว้ บรเิ วณดา้ นล่างของโปรแกรมจะปรากฏ Query Design Gridโดยมรี ายละเอยี ดในแตล่ ะหวั ขอ้ ดงั น้ี

71 -เขตขอ้ มลู (Field)ใสช่ ่อื ฟิลดท์ จ่ี ะคน้ หาขอ้ มลู เพ่อื แสดงในตารางผลลพั ธ์ -ตาราง(Table)ใสช่ อ่ื Table/Queryทจ่ี ะใชเ้ ป็นแหล่งขอ้ มลู - เรยี งลาดบั (Sort) เป็นแถวทใ่ี ชก้ าหนดรปู แบบการจดั เรยี งขอ้ มลู Ascending (เรยี งจากน้อยไปมาก) , Descending(เรยี งจากมากไปน้อย)และnotSorted(ไมต่ อ้ ง จดั เรยี ง) - แสดง (Show) ใชซ้ อ่ น Field ทไ่ี มต่ อ้ งการแสดงคา่ ในตารางผลลพั ธ์ โดยคลกิ ลา้ ง เครอ่ื งหมายถกู ในช่องสเ่ี หลย่ี ม - เกณฑ์ (Criteria) ใสเ่ งอ่ื นไขการสอบถามขอ้ มลู ซง่ึ อาจเป็นนิพจน์ทป่ี ระกอบดว้ ย ฟังกช์ นั หรอื สตู รทางคณิตศาสตร์ 4. เราสามารถสรา้ งนิพจน์และเงอ่ื นไขใหก้ บั Query ไดใ้ นสว่ นของเกณฑ์ (Criteria) โดยรปู แบบนิพจน์ใน Access นนั้ จะคลา้ ยนิพจน์ทางคณติ ศาสตร์ ต่างกนั ตรง Access กาหนดใหฟ้ ิลดข์ อ้ มลู คอื ตวั แปรทเ่ี กบ็ คา่ หรอื ผลลพั ธท์ ไ่ี ดจ้ าก การคานวณ โดยฟีลดข์ อ้ มลู น้ีอาจเป็นฟีลดข์ อ้ มลู จรงิ ในตาราง หรอื เป็นฟีลดเ์ สมอื น ทส่ี รา้ งในQueryโดยสามารถแบง่ ไดด้ งั น้ี ตวั กระทา And ใชเ้ ชอ่ื มเงอ่ื นไขตงั้ แต่ 2 เงอ่ื นไขขน้ึ ไป โดยทุกเงอ่ื นไขตอ้ งมคี า่ ตรรกะเป็นจรงิ จงึ จะทาใหค้ า่ ตรรกะภายใตเ้ งอ่ื นไขทงั้ หมดเป็นจรงิ ดว้ ย เงอ่ื นไขท่ี จะนามา And กนั ตอ้ งใสใ่ นแถวเดยี วกนั ของชอ่ ง เกณฑ์ (Criteria) เชน่ SID>=1 And SID<=20 หมายความวา่ ใหแ้ สดง SID ตงั้ แต่1 ถงึ 20 สว่ นการสรา้ งเงอ่ื นไขดว้ ย And , Or , และ Between…And มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี

72 นาเงอื่ นไขมา Or กนั ตวั กระทา Or ใชเ้ ช่อื มเงอ่ื ไขตงั้ แต่ 2 เงอ่ื นไขขน้ึ ไป โดยอยา่ งน้อย 1 เงอ่ื นไขตอ้ งมี คา่ ตรรกะเป็นจรงิ จงึ จะทาใหค้ า่ ตรรกะของเงอ่ื นไขทงั้ หมดเป็นจรงิ ดว้ ยวธิ ใี สเ่ งอ่ื นไข ทาได2้ แบบคอื 1) ใสเ่ งอ่ื นไขเรยี งตอ่ กนั ในแถว เกณฑ์ (Criteria) ของคอลมั น์เดยี วกนั โดยคนั่ แต่ละ เงอ่ื นไขดว้ ยOr เชน่ การใหแ้ สดง SID 30 หรอื 48 2) เงอ่ื นไขแรกใสแ่ ถว เกณฑ์ (Criteria) เงอ่ื นไขถดั ไปใสแ่ ถว หรอื (Or) ทอ่ี ยถู่ ดั ลง มา ถา้ มมี ากกวา่ สองเงอ่ื นไขใหใ้ สใ่ นแถว หรอื (Or) ทอ่ี ยถู่ ดั ลงมาเรอ่ื ยๆ เปรยี บเทยี บขอ้ มลู ดว้ ย Between…And การสรา้ งเงอ่ื นไขเพอ่ื เปรยี บเทยี บคา่ แบบเป็นชว่ งดว้ ยตวั กระทา Between…And นัน้ ชว่ งขอ้ มลู ตอ้ งมขี อบเขตทแ่ี น่นอน เช่น ตอ้ งการคน้ หา SID ในชว่ ง 20 – 50 ตอ้ งตงั้ เงอ่ื นไขวา่ Between 20 And 50

73 ในการสงั่ รนั Query ใหค้ ลกิ ทค่ี าสงั่ เรยี กใช้ (Run) เพอ่ื ใหแ้ สดงผลลพั ธต์ ามทเ่ี รา ไดส้ รา้ ง Queryไว้ 4.การเปิ ดฐานขอ้ มลู Access ที่มีอยแู่ ลว้ เคลด็ ลบั เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู ใดฐานขอ้ มลู หน่ึงจากหลายๆ ฐานขอ้ มลู ทม่ี ี การเปิดใชง้ านลา่ สดุ อยา่ งรวดเรว็ บนแทบ็ แฟ้ม ใหค้ ลกิ ล่าสดุ แลว้ คลกิ ช่อื แฟ้ม 1. 1.บนแทบ็ แฟ้ม ใหค้ ลกิ เปิด

74 1.2. คลกิ ทางลดั ในกลอ่ งโตต้ อบ เปิด หรอื ในกล่อง มองหาใน ใหค้ ลกิ ไดรฟ์ หรอื โฟลเดอรท์ ม่ี ฐี านขอ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการ แลว้ คลกิ ป่มุ เปิด 1. 3.ในรายการโฟลเดอร์ ใหค้ ลกิ สองครงั้ ทโ่ี ฟลเดอรจ์ นกวา่ คณุ จะเปิดโฟลเดอรท์ ม่ี ี ฐานขอ้ มลู ได้ 1. 4. เมอ่ื คณุ พบฐานขอ้ มลู แลว้ ใหเ้ ลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี •เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู ในโหมดการเปิดเรม่ิ ตน้ ใหค้ ลกิ สองครงั้ ทฐ่ี านขอ้ มลู นนั้ •เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู ทเ่ี ขา้ ถงึ รว่ มกนั ในสภาพแวดลอ้ ม ผใู้ ชห้ ลายคน เพอ่ื ให้ ทงั้ คณุ และผใู้ ชอ้ น่ื ๆ สามารถอ่านและเขยี นลงในฐานขอ้ มลู นนั้ ไดใ้ นเวลาเดยี วกนั ให้ คลกิ เปิด •เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู สาหรบั การเขา้ ถงึ แบบอา่ นอยา่ งเดยี วโดยทค่ี ณุ สามารถดู ขอ้ มลู ไดแ้ ตแ่ กไ้ ขขอ้ มลู ไม่ได้ ใหค้ ลกิ ลกู ศรถดั จากป่มุ เปิด จากนัน้ คลกิ เปิดเพอ่ื อ่าน อยา่ งเดยี ว •เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู สาหรบั การเขา้ ถงึ แบบเอกสทิ ธเิ์ ฉพาะบคุ คลเพอ่ื ไมใ่ ห้ ผอู้ น่ื สามารถเปิดไดข้ ณะทค่ี ณุ เปิดอยู่ ใหค้ ลกิ ลกู ศรถดั จากป่มุ เปิด จากนนั้ คลกิ เปิด แบบเอกสทิ ธเิ์ ฉพาะบคุ คล

75 •เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู สาหรบั การเขา้ ถงึ แบบอา่ นอยา่ งเดยี ว ใหค้ ลกิ ลกู ศรถดั จากปุ่ม เปิด แลว้ คลกิ เปิดแบบอ่านอยา่ งเดยี วเป็นเอกสทิ ธิ์ เฉพาะบคุ คล ซง่ึ ผใู้ ชอ้ ่นื ๆ จะยงั คงเปิดฐานขอ้ มลู น้ีได้ แตจ่ ะเป็นการเขา้ ถงึ แบบ อ่านอยา่ งเดยี วเทา่ นนั้ ถา้ ไมพ่ บฐานขอ้ มลู ที่คณุ ต้องการเปิ ด 1. 1.ในกล่องโตต้ อบ เปิด ใหค้ ลกิ ทางลดั คอมพวิ เตอรข์ องฉัน หรอื ในกลอ่ ง มอง หาใน ใหค้ ลกิ คอมพวิ เตอรข์ องฉัน 2. 2.ในรายการของไดรฟ์ ใหค้ ลกิ ขวาทไ่ี ดรฟ์ ทค่ี ณุ คดิ วา่ อาจจะมฐี านขอ้ มลู แลว้ คลกิ คน้ หา 3. 3.ป้อนเกณฑก์ ารคน้ หาของคณุ แลว้ กด ENTER เพอ่ื คน้ หาฐานขอ้ มลู 4. 4. ถา้ พบฐานขอ้ มลู แลว้ ใหเ้ ปิดฐานขอ้ มลู นนั้ ดว้ ยการคลกิ สองครงั้ ทฐ่ี านขอ้ มลู ในกลอ่ งโตต้ อบ ผลลพั ธก์ ารคน้ หา หมายเหตุ เน่ืองจากการคน้ หาเรมิ่ จากกล่องโตต้ อบ เปิด คณุ จงึ จาเป็นตอ้ งคลกิ ยกเลกิ ในกลอ่ งโตต้ อบนนั้ ก่อนทฐ่ี านขอ้ มลู นนั้ จะเปิดขน้ึ วธิ ที ่ี 2 การเปิดไฟลท์ ถ่ี กู เปิดใชง้ านล่าสดุ มขี นั้ ตอนดงั ตอ่ ไปน้ี 1.กดป่มุ แฟ้ม (File) แลว้ เลอื กไฟลท์ ต่ี อ้ งการเปิดขน้ึ มา

76 5.ขนั้ ตอนการบนั ทึกไฟลฐ์ านขอ้ มลู ใหม่ใน Access 2010 ขนั้ ตอนสดุ ท้ายในการใช้งานเบอื้ งต้น เป็นการนาไฟลฐ์ านขอ้ มลู มาบนั ทกึ เป็นไฟลฐ์ านขอ้ มลู ใหม่ ซง่ึ การบนั ทกึ ไฟลใ์ นลกั ษณะน้ที า ไดโ้ ดย วธิ กี ารบนั ทกึ ไฟลข์ อ้ มลู ใหมจ่ ากไฟลเ์ กา่ ทม่ี อี ยู่ 1.กดปุ่ม แฟ้ม (File) > บนั ทกึ ฐานขอ้ มลู เป็น (Save Database As) 2. เลอื กตาแหน่งทจ่ี ดั เกบ็ ไฟลฐ์ านขอ้ มลู 3. กาหนดช่อื ไฟลฐ์ านขอ้ มลู 4. คลกิ ปุ่ม บนั ทกึ (Save) จบขนั้ ตอนการทางาน Microsoft Office Access 2010 เบอ้ื งตน้

77 บทที่ 10 การสรา้ งรายงานจากโปรแกรมจดั การฐานขอ้ มลู และการดแู ลฐานขอ้ มลู ความรพู้ ืน้ ฐาน เกี่ยวกบั ฐานข้อมลู และหลกั การออกแบบ ฐานข้อมลู หวั ขอ้ เรอ่ื งและงานความรพู้ น้ื ฐานเกย่ี วกบั ขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู ระบบฐานขอ้ มลู ใน Access 2007 สว่ นประกอบ ของฐานขอ้ มลู Access 2007 และหลกั การออกแบบ ฐานขอ้ มลู ทด่ี ี ขอ้ มลู หมายถงึ ขอ้ เทจ็ จรงิ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั สงิ่ ตา่ ง ๆ ทวั่ ไป ฐานขอ้ มลู หมายถงึ แหลง่ เกบ็ รวบรวมขอ้ มลู กลุม่ หน่ึงทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั หวั ขอ้ หรอื จุดประสงคอ์ ยา่ งใดอยา่ งหน่ึง มโี ครงการและการจดั การอยา่ งเป็นระบบระบบ ฐานขอ้ มลู หมายถงึ สว่ นประกอบตา่ ง ๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั การใชง้ านฐานขอ้ มลู สว่ นประกอบของฐานขอ้ มลู Access 2007 ไดแ้ ก่ ตาราง ฟอรม์ รายงาน แบบสอบถาม แมโคร และโมดลู มหี ลกั การออกแบบฐานขอ้ มลู ทด่ี ี มกี ระบวนการ คอื กาหนดวตั ถปุ ระสงคข์ อง ฐานขอ้ มลู คน้ หาและจดั ระเบยี บขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการ แบง่ ขอ้ มลู ลงในตารางต่างๆ เปลย่ี นรายการของ ขอ้ มลู ใหเ้ ป็นคอลมั น์ต่างๆ ระบุ คยี แ์ ตล่ ะตารางกาหนดความสมั พนั ธข์ องตาราง การปรบั การ ออกแบบใหด้ ยี ง่ิ ขน้ึ และการใชก้ ฎ Normalization จุดประสงคก์ ารสอนเพ่อื ใหม้ คี วามรคู้ วามเขา้ ใจเกย่ี วกบั ความหมายของขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู และระบบฐานขอ้ มลู จดุ ประสงคท์ วั่ ไป 1.เพอ่ื ใหม้ คี วามรคู้ วามเขา้ ใจเกย่ี วกบั ระบบฐานขอ้ มลู และสว่ นประกอบของ ฐานขอ้ มลู ใน Access 2007 2.เพ่อื ใหม้ คี วามรคู้ วามเขา้ ใจ และมที กั ษะในการหลกั การออกแบบฐานขอ้ มลู ทด่ี ี

78 จดุ ประสงคเ์ ชิงพฤติกรรม 1.สามารถอธบิ ายความหมายของขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู และระบบฐานขอ้ มลู ได้ 2.สามารถอธบิ ายและจาแนกระบบฐานขอ้ มลู และสว่ นประกอบของฐานขอ้ มลู ใน Access 2007 ได้ 3.สามารถออกแบบฐานขอ้ มลู ทด่ี ไี ด้ ข้อมูลและฐานข้อมลู ขอ้ มลู (Data) หมายถงึ ขอ้ เทจ็ จรงิ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั สง่ิ ตา่ งๆ ทวั่ ไป เช่น ราคาสนิ คา้ คะแนนของนกั เรยี นแตล่ ะคน ซง่ึ ปกตถิ อื วา่ เป็น ขอ้ มลู ดบิ (Raw Data) ทย่ี งั ไมไ่ ดผ้ า่ น การประมวลผล ขอ้ มลู ทผ่ี า่ นการประมวลผลแลว้ เรยี กวา่ สารสนเทศ (Information) เชน่ เมอ่ื นาคะแนนของนักเรยี นทงั้ หมดมาประมวลผลกจ็ ะไดค้ ะแนนสงู สดุ คะแนน ต่าสดุ ของนักเรยี นทงั้ หมด ขอ้ มลู ทน่ี ามาจดั เกบ็ ในฐานขอ้ มลู อาจอยใู่ นรปู ของตวั เลข ตวั อกั ษร ขอ้ ความ รปู ภาพ เสยี ง หรอื ภาพและเสยี ง ฐานขอ้ มลู (Database) หมายถงึ แหล่งเกบ็ รวบรวมขอ้ มลู กลุ่มหน่ึงทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั หวั ขอ้ หรอื จดุ ประสงคอ์ ยา่ งใดอยา่ งหน่ึง มโี ครงการและการจดั การอยา่ งเป็นระบบ ขอ้ มลู ทบ่ี นั ทกึ เกบ็ ไวส้ ามารถปรบั ปรงุ แกไ้ ข สบื คน้ และนามาใชใ้ นการจดั การ สารสนเทศไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และมปี ระสทิ ธภิ าพ ฐานขอ้ มลู ในทน่ี ้ี หมายถงึ ฐานขอ้ มลู ทใ่ี ชร้ ะบบคอมพวิ เตอร์ สว่ นอุปกรณ์ทเ่ี กบ็ ขอ้ มลู ก็ คอื จานแมเ่ หลก็ หรอื ฮารด์ ดสิ กน็ ัน่ เอง ตวั อยา่ งฐานขอ้ มลู ทใ่ี ชก้ นั ทวั่ ไป ไดแ้ ก่ ฐานขอ้ มลู บคุ ลากร ฐานขอ้ มลู นักศกึ ษา ฐานขอ้ มลู สนิ คา้ ฯลฯการกาหนดสทิ ธใิ นการ ใชง้ าน ฐานขอ้ มลู อาจเกบ็ ขอ้ มลู ไวใ้ นแฟ้มเดยี วกนั หรอื แยกเกบ็ หลายๆ แฟ้มทม่ี ี ความสมั พนั ธก์ นั โดยแตล่ ะแฟ้มเรยี กวา่ ตาราง(Table) ซง่ึ มลี กั ษณะโครงสรา้ ง ดงั รปู

79 โครงสร้างของตารางประกอบดว้ ย 1. ช่อื ตารางหรอื ชอ่ื ฐานขอ้ มลู (Database Name) 2. เขตขอ้ มลู ในแนวตงั้ (Column) หรอื ฟิลด์ (Field) หลายฟิลด์ 3. รายการขอ้ มลู หรอื ระเบยี น (Record) หลายรายการในแนวนอน (Row) ตวั อยา่ ง ตารางฐานขอ้ มลู ชอ่ื ขอ้ มลู นักศกึ ษา มฟี ิลดต์ า่ ง ๆ ทไ่ี มซ่ า้ กนั เชน่ รหสั นกั ศกึ ษา (StudentID) ช่อื นามสกุล ทอ่ี ยู่ เมอื ง จงั หวดั ฯลฯ ซง่ึ ขอ้ มลู ของ นักศกึ ษาแตล่ ะคนจดั เกบ็ ในระเบยี นทไ่ี มซ่ ้ากนั ตามฟิลดต์ ่าง ๆ ศพั ทส์ าคญั เกย่ี วกบั ระบบฐานขอ้ มลู และการออกแบบระบบฐานขอ้ มลู เอนทิตี้ (Entity) เป็นคาทอ่ี า้ งองิ ถงึ บคุ คล สถานท่ี และสงิ่ ของตา่ งๆ เช่น สนิ คา้ หรอื วชิ าใบสงั่ ซอ้ื หรอื บตั รลงทะเบยี นและลกู คา้ หรอื นักศกึ ษา เป็นตน้ ถา้ เราสนใจ ในการสรา้ งระบบฐานขอ้ มลู การสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ เอนทติ ข้ี องระบบน้ีจะประกอบดว้ ย เอนทติ ล้ี กู คา้ ใบสงั่ ซอ้ื สน้ิ คา้ กบั สน้ิ คา้ แอตทริบิวต์ (Attribute) เป็นขอ้ มลู ทแ่ี สดงลกั ษณะของเอนทติ ้ี เช่น แอตทบิ วิ ต์ ของเอนทติ ล้ี กู คา้ หรอื นักศกึ ษา จะมชี ่อื ทอ่ี ยู่ และรหสั ไปรษณีย์ สว่ นแอตทรบิ วิ ต์ ของเอนทติ ้ี ใบสงั ซอ้ื สนิ คา้ จะมรี หสั ใบสงั ซอ้ื วนั ทส่ี งั ซอ้ื ช่อื สนิ คา้ จานวนสนิ คา้ ท่ี สงั่ และราคาสนิ คา้ เป็นตน้ ซง่ึ เราสามารถแสดงเอนทติ ้ี รวมทงั้ แอตทบิ วิ ตไ์ ด้

80 ความสมั พนั ธ์ (Relationships) หมายถงึ ความสมั พนั ธ์ เอนทติ ต้ี ่างๆ ใน ระบบ เชน่ ในระบบการสงั่ ซอ้ื สน้ิ คา้ จะประกอบดว้ ยเอนทติ ใ้ี บสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ และเอนทติ ล้ี กู คา้ ซง่ึ มคี วามสมั พนั ธจ์ ากลกู คา้ ไปยงั ใบสงั่ ซอ้ื สนิ คา้ เป็นแบบหน่ึง ตอ่ กลมุ่ (One – to – Many) เป็นตน้ ในระบบฐานขอ้ มลู เชงิ สมั พนั ธน์ ัน้ เราจะตอ้ งกาหนดชนิดของคยี ต์ ่างๆ เพอ่ื เป็น แอ ตทรบิ วิ ตพ์ เิ ศษทท่ี าหน้าทบ่ี างอยา่ ง เชน่ เป็นตวั แทนของตาราง ฯลฯ ซง่ึ มชี นิดคยี ์ ดงั น้ี Primary Key (คียห์ ลกั ) จะเป็นฟิลดท์ ม่ี คี า่ ไมซ่ ้ากนั เลยในแตล่ ะเรคอรด์ ในตารางนนั้ เราสามารถใชฟ้ ิลดท์ เ่ี ป็น Primary Key น้ีเป็นตวั แทนของตารางนนั้ ไดท้ นั ที Candidate Key (คียค์ แู่ ข่ง ) เป็นฟิลดห์ น่ึงหรอื หลายฟิลดท์ พ่ี อเอามารวมกนั แลว้ มี คณุ สมบตั เิ ป็น Primary Key (ไมซ่ า้ ) และไมไ่ ดถ้ กู ใชเ้ ป็นคยี ห์ ลกั เชน่ รหสั จงั หวดั เป็นคยี ห์ ลกั สวนช่อื จงั หวดั กไ็ มซ่ ้าเชน่ กนั แต่ไมไ่ ดเ้ ป็นคยี ห์ ลกั จงึ เป็นคยี ค์ แู่ ขง่ แทน Composite Key บางตารางหาฟิลดไ์ มซ่ ้าไมไ่ ดเ้ ลยจงึ ตอ้ งใชห้ ลายๆ ฟิลดม์ ารวมกนั เป็น Primary Key ฟิลดท์ ใ่ี ชร้ วมกนั น้ีเราเรยี กวา่ Composite Key Foreign Key เป็นฟิลดใ์ ดๆ ในตารางหน่ึง (ฝัง Many) ทม่ี คี วามสมั พนั ธก์ บั ฟิลด์ ท่ี เป็น Primary Key ในอกี ตารางหน่ึง (ฝัง One) โดยทต่ี ารางทงั้ สองมคี วามสมั พนั ธ์ แบบ One – to – Many ตอ่ กนั

81 ฐานข้อมลู มีหลายแบบแต่ท่ีนิยมใช้กนั มากท่ีสดุ ในปัจจบุ นั คอื ฐานข้อมลู แบบสมั พนั ธ(์ Relational Database) ซง่ึ มโี ครงสรา้ งเป็นตารางหลาย ตารางทม่ี คี วามสมั พนั ธก์ นั โดยใชฟ้ ิลดท์ ่ี เหมอื นกนั เชน่ รหสั นักศกึ ษา (StudentID) ลกั ษณะของฐานข้อมูลแบบสมั พนั ธ์ 1. คา่ ของขอ้ มลู ตอ้ งเป็นคา่ ทไ่ี มส่ ามารถแบง่ แยกออกไปไดอ้ กี เช่น ช่อื 2. คา่ ในแนวตงั้ (Column) หรอฟิลดต์ อ้ งเป็นแบบเดยี วกนั เชน่ ถา้ เป็นฟิลดสาหรบั เกบ็ ชอ่ื กต็ อ้ งเป็นชอ่ื จรงิ ทงั้ หมด ไมม่ ชี ่อื เลน่ มาเกบ็ ดว้ ย 3. ลาดบั ของฟิลดไ์ มจ่ าเป็นตอ้ งเรยี งกนั เช่น อาจใช้ ฟิลดน์ ามสกุลกอ่ นฟิลดช์ อ่ื ก็ ได้ 4. ชอ่ื ฟิลดใ์ นตารางเดยี วกนั จะตอ้ งไมซ่ ้ากนั 5. ตอ้ งกาหนดฟิลดใ์ ดฟิลดห์ น่ึงเป็นดชั นี (Index)หรอเรยี กวา่ กุญแจหลกั (Primary Key) 6. ขอ้ มลู ในแตล่ ะแถวหรอระเบยี นตอ้ งไมซ่ า้ กนั กบั แถวอน่ื 7. ไมจ่ าเป็นตอ้ งเรยี งลาดบั ของขอ้ มลู แต่ละแถวหรอระเบยี น ระบบฐานข้อมลู (Database System) ระบบฐานข้อมลู (Database System) หมายถงึ สว่ นประกอบตา่ งๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง กบั การใชง้ านฐานขอ้ มลู อาจแบง่ เป็นฮารด์ แวร์ (Hardware) ซอฟตแ์ วร์ (Software) และบคุ ลากร (Personnel) เหมอื นระบบคอมพวิ เตอร์ ดงั น้ี ฮารด์ แวร์ (Hardware) หมายถงึ เครอ่ื งคอมพวิ เตอรแ์ ละอปุ กรณ์ประกอบ เชน่ ฮารด์ ดสิ ก์ ทใ่ี ชก้ บั ฐานขอ้ มลู อุปกรณ์นาเขา้ ขอ้ มลู แบบต่างๆและโปรแกรมใชง้ าน ซอฟตแ์ วร์ (Software) หมายถงึ โปรแกรมใชง้ านและระบบการจดั การฐานขอ้ มลู

82 บุคลากร (Personnel) หมายถงึ บุคลากรทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ระบบ หรอื ผใู้ ชง้ านฐานขอ้ มลู เพ่อื ใหเ้ ขา้ ใจไดง้ ่ายขน้ึ อาจดผู งั ลกั ษณะการใชง้ านระบบฐานขอ้ มลู ดงั น้ี ผใู้ ช้งานฐานข้อมูล หรือผ้ทู ่ีเก่ียวข้องกบั ฐานข้อมลู แบ่งได้เป็น ผ้ใู ช้ (User) หมายถงึ ผทู้ ต่ี อ้ งการใชฐ้ านขอ้ มลู ทวั่ ไป การใชง้ านอาจทาไดโ้ ดยผา่ นโปรแกรมใชง้ าน หรอื ผา่ นระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ถา้ มคี วามรเู้ กย่ี วกบั ระบบเพยี งพอ ผ้เู ขียนโปรแกรมใช้งาน (Application Programmer) หมายถงึ ผทู้ ส่ี รา้ งฐานขอ้ มลู และพฒั นา โปรแกรมใชง้ านสาหรบั ใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถใชง้ านฐานขอ้ มลู ไดง้ า่ ย และใหผ้ บู้ รหิ าร ฐานขอ้ มลู สามารถ จดั การฐานขอ้ มลู ไดส้ ะดวกขน้ึ ผบู้ ริหารฐานข้อมลู (Database Administrator) หมายถงึ ผทู้ อ่ี อกแบบฐานขอ้ มลู ดแู ลรกั ษา และจดั การฐานขอ้ มลู ใหป้ ลอดภยั ทนั สมยั และถกู ตอ้ งอย่เู สมอ โปรแกรมใชง้ านฐานขอ้ มลู อาจทาขน้ึ โดยใชภ้ าษาคอมพวิ เตอรภ์ าษาใดภาษาหน่งึ เชน่ วชิ วล เบสกิ (Visual Basic) หรอื ใชภ้ าษาสาหรบั ฐานขอ้ มลู คอื SQL (Structured Query Language) หรอื ใชร้ ะบบการจดั การฐานขอ้ มลู (DBMS: Database Management System) โดยตรงกไ็ ด้ การใชง้ านระบบฐานขอ้ มลู อาจเป็นแบบใชง้ านคนเดยี ว (Single User) หรอื ระบบใชง้ าน หลายคน (Multi – User) ทเ่ี ชอ่ื มต่อกนั เป็นเครอื ขา่ ย (Network) ภายในหน่วยงานทเ่ี รยี กวา่ อนิ ทราเนต็ (Intranet) หรอื ใชง้ านผา่ นระบบอนิ เทอรเ์ น็ตทก่ี าลงั เป็นทน่ี ิยมกนั ในปัจจบุ นั ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู หมายถงึ ชดุ โปรแกรมทใ่ี ชใ้ นการจดั การฐานขอ้ มลู เชน่ การสรา้ ง ฐานขอ้ มลู การบทั กึ ขอ้ มลู การปรบั ปรุงแกไ้ ขขอ้ มลู การสบื คน้ ขอ้ มลู การวเิ คราะหข์ อ้ มลู การ จดั ทารายงาน และอ่นื ๆ ตวั อย่างของโปรแกรมทใ่ี ชจ้ ดั การฐานขอ้ มลู ไดแ้ ก่ Microsoft Access, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle เป็นตน้ ประโยชน์ของระบบฐานขอ้ มลู การจดั เกบ็ ขอ้ มลู ไวใ้ นฐานขอ้ มลู ทเ่ี ดยี วกนั ดว้ ยระบบการจดั การฐานขอ้ มลู มปี ระโยชน์ ดงั น้ี 1. สามารถใชข้ อ้ มลู รว่ มกนั ได้ ผใู้ ชแ้ ตล่ ะคนสามารถทจ่ี ะใชข้ อ้ มลู ในระบบฐานขอ้ มลู ไดแ้ ละ โปรแกรมใชง้ านหลายโปรแกรมอาจใชฐ้ านขอ้ มลู รว่ มกนั ได้

83 2. สามารถกาหนดมาตรฐานของขอ้ มลู ได้ ผบู้ รหิ ารฐานขอ้ มลู อาจกาหนดมาตรฐาน ต่างๆ ในการจดั เกบ็ ขอ้ มลู ใหเ้ ป็นลกั ษณะเดยี วกนั เช่น โครงสรา้ งขอ้ มลู ประเภทของขอ้ มลู เป็นตน้ 3. ลดความซา้ ซอ้ นของขอ้ มลู ได้ ผใู้ ชท้ ุกคนทต่ี อ้ งการจดั เกบ็ ขอ้ มลู จะใชโ้ ดยผา่ น ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู ทาใหข้ อ้ มลู ไมซ้ากนั และไมเ่ ปลอื งเน้ือทใ่ี นการเกบ็ ขอ้ มลู 4. ลดความขดั แยง้ ของขอ้ มลู ได้ ขอ้ มลู ชดุ เดยี วกนั ทป่ี รากฏอยหู่ ลายแหง่ ใน ฐานขอ้ มลู จะตอ้ งตรงกนั ถา้ มกี ารแกไ้ ขขอ้ มลู น้ีระบบการจดั การฐานขอ้ มลู จะตอ้ ง แกไ้ ขใหถ้ กู ตอ้ งตามกนั หมดโดยอตั โนมตั ิ 5. ป้องกนั และรกั ษาความปลอดภยั ของขอ้ มลู ไดโ้ ดยกาหนดสทิ ธขิ์ องผใู้ ชแ้ ต่ละคน ตามระดบั การใชง้ าน เช่น ผใู้ ชท้ วั่ ไปอาจใชข้ อ้ มลู บางสว่ น ผใู้ ชท้ ม่ี หี น้าทบ่ี นั ทกึ และ แกไ้ ขขอ้ มลู กม็ สี ทิ ธใิ์ ชข้ อ้ มลู ไดอ้ กี ระดบั หน่ึง เป็นตน้ 6.ดแู ลรกั ษาฐานขอ้ มลู ไดง้ า่ ย เช่น การทาสาเนาฐานขอ้ มลู การบรู ณะฐานขอ้ มลู ให้ กลบั สสู่ ภาพปกติ ระบบฐานขอ้ มลู ใน Access 2007 ฐานขอ้ มลู เป็นเครอ่ื งมอื สาหรบั การเกบ็ รวบรวมและจดั ระเบยี บขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู สามารถ เกบ็ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั บคุ คล ผลติ ภณั ฑ์ ใบสงั่ ซอ้ื หรอื สง่ิ อน่ื ใดกไ็ ด้ ฐานขอ้ มลู จานวนมากเรม่ิ มาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคาหรอื โปรแกรมกระดาษ คานวณ เมอ่ื รายการมขี นาดใหญ่ขน้ึ ความซ้าซอ้ นและความไมส่ อดคลอ้ งกนั ของ ขอ้ มลู จะเรมิ่ ปรากฏขน้ึ การดขู อ้ มลู ในฟอรม์ รายการ เรม่ิ ไมเ่ ขา้ ใจและมขี อ้ จากดั ใน การคน้ หาหรอื ดงึ เซตยอ่ ยของขอ้ มลู มาตรวจทาน เมอ่ื ปัญหาดงั กลา่ ว เกดิ ขน้ึ แลว้ จงึ เป็นการดที จ่ี ะโอนถา่ ยขอ้ มลู ไปยงั ฐานขอ้ มลู ทส่ี รา้ งขน้ึ ดว้ ยระบบการจดั การ ฐานขอ้ มลู (DBMS) เช่น MS Access 2007ฐานขอ้ มลู ในระบบคอมพวิ เตอรเ์ ป็น คอนเทนเนอรข์ องวตั ถุ โดยฐานขอ้ มลู หน่ึงชดุ สามารถ มตี ารางไดม้ ากกวา่ หน่ึง ตาราง ตวั อยา่ งเชน่ ระบบตดิ ตามสนิ คา้ คงคลงั หน่ึงระบบจะใชข้ อ้ มลู จาก ตารางสาม ตารางไมใ่ ชจ่ ากฐานขอ้ มลู สามชุด

84 แตฐ่ านขอ้ มลู หน่งึ ชุดนนั้ สามารถมตี ารางไดส้ ามตาราง เวน้ แตว่ า่ ฐานขอ้ มลู นนั้ จะถูกออกแบบพเิ ศษใหใ้ ชข้ อ้ มลู หรอื โคด้ จากแหลงขอ้ มลู อน่ื ได้ ฐานขอ้ มลู Access จะเกบ็ ตารางไวใ้ นแฟ้ มขอ้ มลู เดยี ว พรอ้ มกบั วตั ถุอ่นื ดว้ ย เชน่ ฟอรม์ รายงาน แมโคร และ โมดลู โดยฐานขอ้ มลู ทส่ี รา้ งในรปู แบบ Access 2007 จะมนี ามสกุลเป็น .accdb และฐานขอ้ มลู ท่ี สรา้ งในรปู แบบของ Access รนุ่ ก่อนหน้าจะมนี ามสกุลแฟ้มเป็น mdb คุณสามารถใช้ Access 2007 สรา้ งแฟ้มขอ้ มลู ในรปู แบบแฟ้มของรนุ่ กอ่ นหน้าได้ (ตวั อยา่ งเชน่ Access 2000 และ Access 2002- 2003) ความจาเป็นในการใช้ Access 2007 – เพมิ่ ขอ้ มลู ใหมล่ งในฐานขอ้ มลู เชน่ รายการใหมใ่ นสนิ คา้ คงคลงั – แกไ้ ขขอ้ มลู ทม่ี อี ยใู่ นฐานขอ้ มลู เช่น การเปลย่ี นตาแหนงทต่ี งั้ ปัจจุบนั ของรายการ – ลบขอ้ มลู ถา้ รายการถูกขายออกหรอื ละทง้ิ แลว้ – จดั ระเบยี บและดขู อ้ มลู ดว้ ยวธิ ตี า่ งๆ – ใชข้ อ้ มลู รวมกนั กบั ผอู้ น่ื ผา่ นทางรายงาน ขอ้ ความอเี มล อนิ ทราเน็ต หรอื อนิ เทอรเ์ น็ต 5. ส่วนประกอบของฐานขอ้ มลู Access 2007 สว่ นประกอบของฐานขอ้ มลู Access 2007 มดี งั ตอ่ ไปน้ี 5.1 ตาราง (Table) ตารางฐานขอ้ มลู จะมลี กั ษณะคลา้ ยกบั กระดาษคานวณ นนั ่ คอื ขอ้ มลู จะถูกเกบ็ ไวใ้ นแถวและ คอลมั น์ ดงั นนั้ จงึ เป็นเรอ่ื งคอ่ นขา้ งงา่ ยในการนาเขา้ ขอ้ มลู จากกระดาษคานวณไปยงั ตาราง ฐานขอ้ มลู โดยขอ้ แตกตา่ งทส่ี าคญั ระหวา่ งการเกบ็ ขอ้ มลู ในกระดาษคานวณและการเกบ็ ใน ฐานขอ้ มลู จะอยทู่ ว่ี ธิ กี ารจดั ระเบยี บขอ้ มลู 5.2 ฟอรม์ (Form) ในบางครงั้ ฟอรม์ จะถกู อา้ งองิ เป็น “หน้าจอสาหรบั ป้อนขอ้ มลู ” ซง่ึ เป็นสว่ น ตดิ ตอ่ ทใ่ี ชท้ างานกบั ขอ้ มลู และฟอรม์ มกั มปี ่มุ คาสงั ่ ทใ่ี ชด้ าเนนิ การคาสงั ่ ไดห้ ลากหลาย สามารถสรา้ ง ฐานขอ้ มลู โดยไมต่ อ้ งใชฟ้ อรม์ ดว้ ยการแกไ้ ขขอ้ มลู อยา่ งงา่ ย ๆ

85 ในแผนขอ้ มลู ตาราง อยา่ งไรกต็ ามผใู้ ชฐ้ านขอ้ มลู สว่ นใหญ่ตอ้ งการ ทจ่ี ะใชฟ้ อรม์ เพอ่ื ดปู ้อขอ้ มลู และแกไ้ ขขอ้ มลู ในตารางมากกวา่ ฟอรม์ จะใหร้ ปู แบบ ทง่ี า่ ยตอ่ การใชส้ าหรบั ทางานกบั ขอ้ มลู และสามารถเพมิ่ องคป์ ระกอบการใชง้ าน เช่น ป่มุ คาสงั่ ลงในฟอรม์ ไดด้ ว้ ย คณุ อาจเขยี นโปรแกรมใหก้ บั ป่มุ ตา่ งๆ เพ่อื ใช้ กาหนดวา่ จะใหข้ อ้ มลู ใดบา้ งปรากฏบนฟอรม์ เปิดฟอรม์ หรอื รายงานอน่ื ๆ หรอื ดาเนินงาน อ่นื หลากหลายประเภท ตวั อยา่ งเชน่ อาจมฟี อรม์ ช่อื “ขอ้ มลู นกั ศกึ ษา” ทใ่ี ชท้ างานกบั ขอ้ มลู นักศกึ ษา ฟอรม์ นกั ศกึ ษา อาจมปี ่มุ ทใ่ี ชเ้ ปิดฟอรม์ บตั ร ลงทะเบยี นทส่ี ามารถป้อนรายการลงทะเบยี นใหม่ 5.3 รายงาน (Report) รายงานเป็นสงิ ทต่ี อ้ งใชเ้ พอ่ื สรปุ และนาเสนอขอ้ มลู ในตารางบอ่ ยครงั้ ทร่ี ายงานจะ ตอบคาถามตามทร่ี ะบไุ ว้ เชน่ “เรารบั เงนิ จากนักศกึ ษาแตล่ ะคนเป็นจานวนเท่าไร ในรนุ่ น้ี” หรอื “นกั ศกึ ษาของเราอยทู่ ไ่ี หนบา้ ง” แตล่ ะรายงานสามารถกาหนดรปู แบบใหน้ าเสนอ ขอ้ มลู ในรปู แบบ ทอ่ี ่านงา่ ยทส่ี ดุ ได้ 5.4 แบบสอบถาม (Query) แบบสอบถามเป็นสว่ นสาคญั ในฐานขอ้ มลู และสามารถดาเนินการฟังกช์ นั ทต่ี ่างกนั ได้ จานวนมาก ฟังกช์ นั ทวั่ ไปสว่ นใหญ่ของแบบสอบถาม คอื การดงึ ขอ้ มลู ทร่ี ะบุ จากตารางต่าง ๆ ออกมา โดยขอ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการดอู าจจะกระจายอยใู่ นหลาย ๆ ตารางกไ็ ด้ และแบบสอบถามจะทาใหส้ ามารถดขู อ้ มลู ทต่ี อ้ งการไดใ้ นรปู ของแผน ขอ้ มลู เดยี ว นอกจากน้ี ถา้ เราไมตอ้ งการดรู ะเบยี นทงั้ หมดพรอ้ มกนั แบบสอบถาม จะใหเ้ พม่ิ เงอ่ื นไขเพ่อื “กรอง” ขอ้ มลู เอาเฉพาะระเบยี นทต่ี อ้ งการ ออกมาบอ่ ยครงั้ ทแ่ี บบสอบถามทาหน้าทเ่ี ป็นแหลง่ ระเบยี นสาหรบั ฟอรม์ และรายงานตา่ งๆ 5.5 แมโคร (Macros) แมโครใน Access 2007 นันจะเหมอื นกบั ภาษาทใ่ี ชใ้ นการเขยี นโปรแกรมอยา่ ง งา่ ยทส่ี ามารถใชเ้ พ่อื เพมิ่ หน้าทก่ี ารใชง้ านใหก้ บั ฐานขอ้ มลู ตวั อยา่ งเชน่ สามารถ แนบแมโคร

86 ลงในป่มุ คาสงั บนฟอรม์ เพอ่ื ใหแ้ มโครนัน้ ทางานเมอ่ื ใดกต็ ามทม่ี กี ารกดป่มุ แมโครจะมแี อคชนั ทใ่ี ช้ ดาเนินงานหลายอยาง เช่น การเปิดรายงาน การ เรยี กใชแ้ บบสอบถามหรอื การปิดฐานขอ้ มลู โดย การดาเนินการกบั ฐานขอ้ มลู สว่ นใหญ่ทท่ี าดว้ ยตนเองนนั้ สามารถทาไดอ้ ตั โนมตั โิ ดยใชแ้ มโคร ดงั นนั้ แมโครจงึ เป็นเครอ่ื งมอื ทช่ี ว่ ยประหยดั เวลาทอ่ี ยา่ งมาก 5.6 โมดลู (Modules) (คลา้ ยแมโคร) เป็นวตั ถุทส่ี ามารถใชเ้ พอ่ื เพม่ิ หน้าทก่ี ารใชง้ านใหก้ บั ฐานขอ้ มลู ไดข้ ณะทส่ี รา้ งแมโครใน Access 2007 ดว้ ยการเลอื กจากรายการแอคชนั ของ แมโครแตจ่ ะสามารถเขยี นโมดลู ไดใ้ นภาษาการเขยี นโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basic สาหรบั Applications (VBA): รนุ่ ภาษาแมโครของ Microsoft Visual Basic ทน่ี ามาใชเ้ พอ่ื ตงั้ โปรแกรมใหก้ บั โปรแกรมประยกุ ตข์ อง Microsoft Windows และรวมอยใู่ นโปรแกรมตา่ ง ๆ ของ ไมโครซอฟท)์ โมดลู เป็นคอลเลกชนั ของการประกาศ คาสงั่ และ กระบวนงานทถ่ี กู เกบ็ ไวด้ ว้ ยกนั เป็นหน่วยเดยี ว โมดลู สามารถเป็นไดท้ งั้ คลาส โมดลู หรอื โมดลู มาตรฐานคลาสโมดลู จะถกู แนบว้ ในฟอรม์ หรอื รายงานและ มกั จะประกอบดว้ ยกระบวนงานทเ่ี ฉพาะเจาะจงไปยงั ฟอรม์ หรอื รายงาน ท่ี คลาสโมดลู แนบอยสู่ วนโมดลมาตรฐานจะประกอบดว้ ยกระบวนงาน 6. สเปคของฐานขอ้ มลใู น Access 2007 รายการเฉพาะในฐานขอ้ มลู Access 2007 มสี เปคของฐานขอ้ มลู 1 ดงั ตาราง ตอ่ ไปน้ี 1 Http://office.microsoft.com/th-th/access

87 7. สเปคของโครงการใน Access 2007 รายการเฉพาะในโครงการฐานขอ้ มลู Access 2007 มสี เปคของโครงการ2 ดงั น้ี

88 8. หลกั การออกแบบฐานขอ้ มลทู ่ีดี ในกระบวนการออกแบบฐานขอ้ มลู ทด่ี นี ัน้ มหี ลกั การบางอยา่ งเป็นแนวทางในการ ดาเนินการ ดงั น้ี ขอ้ มลู ซา้ หรอื ทเ่ี รยี กวา่ ขอ้ มลู ซา้ ซอ้ น ไมใ่ ชส่ งิ่ ทด่ี ี เน่ืองจากเปลอื งพน้ื ทแ่ี ละอาจทาใหม้ ี ขอ้ ผดิ พลาดเกดิ ขน้ึ รวมถงึ เกดิ ความไมส่ อดคลอ้ งกนั ความถกู ตอ้ งและความสมบรู ณ์ของขอ้ มลู เป็นสง่ิ สาคญั ถา้ ฐานขอ้ มลู มขี อ้ มลู ทไ่ี ม่ ถกู ตอ้ งรายงานต่างๆ ทด่ี งึ ขอ้ มลู จากฐานขอ้ มลู จะมขี อ้ มลู ทไ่ี มถ่ กู ตอ้ งตา,ไปดว้ ย สง่ ผลใหก้ ารตดั สนิ ใจต่างๆ ทไ่ี ดก้ ระทาโดยยดึ ตามรายงานเหล่านนั้ จะไมถ่ กู ตอ้ งดว้ ย เชน่ กนั ดงั นัน้ หลกั การออกแบบฐานขอ้ มลู ท่ีดี คือ 1. แบง่ ขอ้ มลู ของคณุ ลงในตารางต่าง ๆ ตามหวั เรอ่ื งเพอ่ื ลดการซ้าซอ้ นกนั ของขอ้ มลู 2. ใสข่ อ้ มลู ทจ่ี าเป็นลงใน Access เพ่อื รวมขอ้ มลู ในตารางตา่ งๆ เขา้ ดว้ ยกนั ตาม ตอ้ งการ 3. ช่วยสนบั สนุนและรบั ประกนั ความถกู ตอ้ งและความสมบรู ณ์ของขอ้ มลู 4. ตอบสนองต่อความตอ้ งการในการประมวลผลขอ้ มลู และการรายงาน 9. กระบวนการออกแบบ กระบวนการออกแบบประกอบดว้ ยขนั้ ตอนต่อไปนี้ 1. กาหนดวตั ถุประสงคข์ องฐานขอ้ มลู 2. คน้ หาและจดั ระเบยี บขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการ รวบรวมขอ้ มลู ทุกชนิดทต่ี อ้ งการบนั ทกึ ลงใน ฐานขอ้ มลู เชน่ ชอ่ื ผลติ ภณั ฑแ์ ละหมายเลขใบสงั่ ซอ้ื 3. แบง่ ขอ้ มลู ลงในตารางตา่ งๆ แบง่ รายการขอ้ มลู ออกเป็นกลุ่มหรอื หวั เรอ่ื งหลกั ๆ เชน่ ผลติ ภณั ฑ์ หรอื ใบสงั่ ซอ้ื จากนัน้ แต่ละหวั เรอ่ื งจะถกู นามาทาเป็นตาราง

89 4. เปลย่ี นรายการของขอ้ มลู ใหเ้ ป็นคอลมั น์ต่างๆ ตดั สนิ ใจวา่ ตอ้ งการเกบ็ ขอ้ มลู อะไร ในตารางแต่ละตาราง รายการแต่ละรายการจะ กลายเป็นเขตขอ้ มลู และแสดงเป็นคอลมั น์ในตาราง ตวั อยา่ งเชน่ ตารางพนกั งาน อาจมเี ขตขอ้ มลู เชน่ นามสกลุ และวนั ทจ่ี า้ งงาน 5. ระบคุ ยี ห์ ลกั เลอื กคยี ห์ ลกั ของตารางแต่ละตารางคยี ห์ ลกั คอื คอลมั น์ทใ่ี ชเ้ พอ่ื ระบแุ ตล่ ะแถวแบบไมซ่ ้ากนั ตวั อยา่ งเชน่ หมายเลขผลติ ภณั ฑ์ หรอื ID ใบสงั่ ซอ้ื 6. กาหนดความสมั พนั ธข์ องตาราง ดทู ต่ี ารางแตล่ ะตารางแลว้ พจิ ารณาวาขอ้ มลู ใน ตารางหน่ึงสมั พนั ธก์ บั ขอ้ มลู ในตารางอน่ื ๆ อยา่ งไรใหเ้ พม่ิ เขตขอ้ มลู ลงในตาราง หรอื สรา้ งตารางใหมเ่ พ่อื ระบคุ วามสมั พนั ธต์ า่ งๆ ใหช้ ดั เจนตามตอ้ งการ 7. การปรบั การออกแบบใหด้ ยี งิ ขน้ึ วเิ คราะหก์ ารออกแบบ เพ่อื หาขอ้ ผดิ พลาด สรา้ งตารางแลว้ เพมิ่ ระเบยี นขอ้ มลู ตวั อยา่ งสองสามระเบยี นใหด้ วู า่ จะไดร้ บั ผลลพั ธ์ ทต่ี อ้ งการจากตารางนนั้ หรอื ไม่ แลว้ ปรบั เปลย่ี นการออกแบบตามตอ้ งการ 8. การใชก้ ฎ Normalization ใชก้ ฎ Normalization ขอ้ มลู เพ่อื ดวู า่ ตารางมี โครงสรา้ งทถ่ี กู ตอ้ งหรอื ไม่ ปรบั เปลย่ี นการออกแบบไดเ้ มอ่ื จาเป็น 9.1 การกาหนดวตั ถปุ ระสงคข์ องฐานข้อมลู เป็นการดที จ่ี ะเขยี นวตั ถปุ ระสงคข์ องฐานขอ้ มลู ลงบนกระดาษ ไดแ้ ก่ การคาดหวงั วา่ จะใชฐ้ านขอ้ มลู อยา่ งไรและใครจะเป็นผใู้ ช้ ตวั อยา่ งเชน่ ฐานขอ้ มลู ขนาดเลก็ สาหรบั ธรุ กจิ ระดบั ครอบครวั อาจเขยี นทานองวา่ “ฐานขอ้ มลู ลกู คา้ มไี วเ้ กบ็ รายการ ขอ้ มลู ลกู คา้ เพอ่ื วตั ถุประสงคใ์ นการออกจดหมายและรายงาน” ถา้ ฐานขอ้ มลู ซบั ซอ้ นขน้ึ หรอื มผี ใู้ ชห้ ลายคน ดงั ท่ี เกดิ ขน้ึ อยบู่ อ่ ย ๆ ในองคก์ ร วตั ถปุ ระสงคอ์ าจ ยาวเป็นยอ่ หน้าหรอื หลายยอ่ หน้าและควรจะบอกวา่ ใครจะใชฐ้ านขอ้ มลู เมอ่ื ใดหรอื อยา่ งไรแนวคดิ กค็ อื วา่ เขยี นพนั ธก์ จิ ทเ่ี รยี บเรยี งไวด้ แี ลว้ นัน้ จะสามารถใชอ้ า้ งถงึ ได้ ตลอดกระบวนการออกแบบการมบี นั ทกึ ดงั กล่าวจะชว่ ยใหจ้ ดจอ่ กบั จุดมงุ่ หมาย เมอ่ื กระทาการตดั สนิ ใจในกรณีต่างๆ

90 9.2 การค้นหาและการจดั ระเบยี บขอ้ มลทู ี่ ต้องการ เมอ่ื ตอ้ งการคน้ หาและจดั ระเบยี บขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการใหเ้ รมิ่ ตน้ กบั ขอ้ มลู ทม่ี อี ยเู่ ป็น อนั ดบั แรก เช่น บนั ทกึ ใบสงั่ ซอ้ื ในบญั ชหี รอื เกบ็ ขอ้ มลู ลกู คา้ ในแบบฟอรม์ กระดาษไว้ ในแฟ้มเอกสารใหร้ วบรวมเอกสารเหล่าน้ีแลว้ ทารายการชนิดของขอ้ มลู (ตวั อยา่ งเชน่ แต่ละชอ่ งทก่ี รอกลงในฟอรม์ ) ถา้ ไมมฟี อรม์ ใดๆ อยใู่ หล้ องจนิ ตนาการ แทนวา่ กาลงั ออกแบบฟอรม์ สาหรบั การบนั ทกึ ขอ้ มลู ลกู คา้ ตอ้ งคดิ วา่ จะใสข่ อ้ มลู อะไร ลงในฟอรม์ น้ี จะสรา้ งกล่องสาหรบั กรอกขอ้ มลู อะไรบา้ ง ใหร้ ะบแุ ละจดบนั ทกึ รายการ เหลา่ น้ีแต่ละรายการไว้ ตวั อยา่ งเช่น สมมตวิ า่ คณุ เกบ็ รายชอ่ื ลกู คา้ ไวใ้ นบตั รดชั นี ให้ สารวจบตั รดชั นีเหลา่ น้ีวา่ ในบตั รอาจจะมรี ายละเอยี ดเกย่ี วกบั ช่อื ลกู คา้ ทอ่ี ยู่ เมอื ง รฐั รหสั ไปรษณีย์ และหมายเลขโทรศพั ท์ โดยสามารถใชร้ ายการเหลา่ น้ีแตล่ ะรายการใน การ สรา้ งคอลมั น์ในตารางได้ 9.3 การแบง่ ขอ้ มลลู งในตารางต่าง ๆ เมอ่ื ตอ้ งการแบง่ ขอ้ มลู ลงในตารางใหเ้ ลอื กขอ้ มลู เฉพาะตวั หรอื เรอ่ื งสาคญั ตวั อยา่ งเช่น หลงั จากคน้ หาและจดั ระเบยี บขอ้ มลู สาหรบั ฐานขอ้ มลู การขายสนิ คา้ แลว้ รายการ เบอ้ื งตน้ ขอ้ มลู เฉพาะตวั ทส่ี าคญั ซง่ึ แสดงในทน่ี ้ีไดแ้ ก่ ผลติ ภณั ฑ์ ผจู้ าหน่าย ลกู คา้ และใบสงั่ ซอ้ื ดงั นัน้ จงึ สมควรเรม่ิ ตน้ ดว้ ยตาราง 4 ตาราง คอื ตารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ เทจ็ จรงิ เกย่ี วกบั ผลติ ภณั ฑ์ ตารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ เทจ็ จรงิ เกย่ี วกบั ผจู้ าหน่าย ตารางหน่ึง สาหรบั ขอ้ เทจ็ จรงิ เกย่ี วกบั ลกู คา้ และ ตารางหน่ึงสาหรบั ใบสงั่ ซอ้ื ถงึ แมว้ า่ ทงั้ หมดน้ี จะไมใ่ ชร่ ายการทค่ี รบถว้ น แตกเป็นจุดเรมิ่ ตน้ ทด่ี สี ามารถปรบั ปรงุ รายการน้ีตอ่ จนกวา่ จะมกี ารออกแบบทท่ี างานไดด้ ี

บรรณำนุกรม ธนาวฒุ ิ ประกอบผล เทคโนโลยสี ารสนเทศและการสอ่ื สาร ม.4 (เทคโนโลยสี ารสนเทศเบ้อื งตน้ ) กรงุ เทพฯ ผศ.ศศลกั ษณ์ ทองขาวและคณะ (2558). คอมพวิ เตอรแ์ ละเทคโนโลยสี ารสนเทศสมยั ใหม่. กรงุ เทพฯ : สานกั พมิ พแ์ มคกรอ-ฮลิ , 2558 เอกสารและบทความที่เผยแพรบ่ นอินเทอรเ์ น็ต ระบบโทคมนาคม. คน้ เมอ่ื 1 ตุลาคม 2558 , จาก https://www.gotoynow.ora/posts/282028 Cloud Computing. คน้ เมอ่ื 4 กนั ยายน 2557, จาก https://takdanai-suwan.blogspot. com/2010/10/clound-computing.html ทาความร้จู กั กบั Cloud lnfastructure-as-a-. Sarvice(laaS) คน้ หาเมอ่ื 4 กนั ยายน 2557, จาก https://www.ecommerce-magazine.com/index.php? Option=com_content&task=view&id=3397&ltemid=48 ประวตั ิความเป็นมาของ Cloud Computing. คน้ หาเมอ่ื 7 กนั ยายน 2557, จาก https://sites.google.com/suwandee15510/cloud-computing/prawati-khwam-pen-ma-cloud- computing ประโยชน์ของ Cloud Computing คน้ หาเมอ่ื 7 กนั ยายน 2557, จาก https://sditcenter.com/sdsw/index.php/getting-started Search Cloud Computing. (2008). Blue Cloud Retrieved on September 4, 2014, from https://searchcloudcomputing.techtarget.com/definition/Blue-Cloud Cloud Computing คอื อะไร. คน้ เมอ่ื 4 กนั ยายน 2557, จาก https://www.techz500.com/?p=346#more-346 Amazon wed services. (2011). Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2). Retrieve on September 4, 2014, from https://aws.amazon.com/ec2 ขอ้ ดีและขอ้ เสียของ Cloud Computing. คน้ หาเมอ่ื 5 กนั ยายน 2557, จาก https://navarojch.blogspot.com/2009/08/cloud-computing_8026.html ประโยชน์ของระบบประมวลผลกลุ่มเมฆ. คน้ หาเมอ่ื 6 กนั ยายน 2557, จาก https://www.vcharkarn.com/vblog/38378/4