รายงานหนังสือราชการ

การจดั ทา หนงั สอื ราชการ

ก คานา รายงานเลม่ นีจ้ ดั ทาขนึ ้ เพ่ือเป็นสว่ นหนงึ่ ของวิชาการฝึก ประสบการณ์วชิ าชีพ เพ่ือให้ได้ศกึ ษาหาความรู้เร่ืองการ จดั ทาหนงั สอื ราชการและได้ศกึ ษาอยา่ งเข้าใจเพ่อื เป็น ประโยชน์กบั การเรียน ผ้จู ดั ทาหวงั วา่ รายงานเลม่ นีจ้ ะเป็นประโยชน์กบั ผ้อู า่ นท่ี กาลงั ศกึ ษาเรื่องนีอ้ ยู่ หากมีข้อแนะนาหรือมีข้อผดิ พลาด ผ้จู ดั ทาขอน้อมรับไว้และขออภยั มา ณ ท่ีนีด้ ้วย กลั ยาณิน ผ้ดู ี วณฐั ยา แปงคา

สารบญั ข เรื่อง หน้า ก คานา ข สารบญั การจดั ทาหนงั สือราชการ 1 ชนิดของหนงั สอื ราชการ 2 หนงั สอื ภายนอก 3-5 6 -ตวั อยา่ งแบบหนงั สือภายนอก 7-8 หนงั สือภายใน 9 10-11 -ตวั อยา่ งแบบหนงั สอื ภายใน 12 หนงั สอื ประทบั ตรา -ตวั อยา่ งแบบหนงั สอื ประทบั ตรา

สารบญั ข หน้า เร่ือง หนงั สือสงั่ การ 13-20 -ตวั อยา่ งแบบคาสงั่ ระเบียบ ข้อบงั คบั หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ 21-27 -ตวั อยา่ งแบบประกาศ แบบแถลงการณ์ แบบขา่ ว หนงั สอื ที่เจ้าหน้าท่ีทาขนึ ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ 28-30 -ตวั อยา่ งหนงั สือที่เจ้าหน้าท่ีทาขนึ ้ หรือ รับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ บรรณานกุ รม

1 การจดั ทาหนงั สอื ราชการ ตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้ให้ความหมายของคาวา่ \"หนงั สือ\" หมายถงึ หนงั สอื ราชการ และระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 2) พ.ศ.2548 ได้แก้ไขเพมิ่ เติมระเบียบข้อ 9 ไว้วา่ “หนงั สอื ราชการ ” คือเอกสารที่เป็นหลกั ฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนงั สอื ที่มีไปมาระหวา่ งสว่ นราชการ 2. หนงั สอื ที่สว่ นราชการมีไปถงึ หนว่ ยงานอื่นใดซง่ึ มิ ใชส่ ว่ น ราชการหรือที่มีไปถงึ บคุ คลภายนอก 3. หนงั สอื ที่หน่วยงานอ่ืนใดท่ีไมใ่ ช่สว่ นราชการ หรือ บคุ คลภายนอกมีมาถงึ สว่ นราชการ 4. เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาขนึ ้ เพื่อเป็นหลกั ฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจดั ทาขนึ ้ ตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คบั 6. ข้อมลู ข่าวสารหรือหนงั สอื ท่ีได้รับเข้าจากระบบสารบรรณ อิเลก็ ทรอนิกส์

2 ชนิดของหนงั สอื ราชการ ในปัจจบุ นั การตดิ ต่อราชการทงั้ ภายในหน่วยงานและภายนอก หนว่ ยงานเป็นการส่ือถงึ บคุ คล/หน่วยงาน อีกทงั้ ยงั เป็นปัญหาของ หน่วยงานและผ้ปู ฏิบตั ิที่เก่ียวข้องจานวนไมน่ ้อยที่ยงั ไมเ่ ข้าใจใน การใช้ภาษาราชการและแบบฟอร์มที่ถกู ต้อง เพื่อเป็นการสร้าง ความสาเร็จของผ้ปู ฏบิ ตั งิ านท่ีเกี่ยวข้องทางด้านหนงั สอื ได้ทราบถงึ รูปแบบ การใช้คาขนึ ้ ต้น คาลงท้ายที่ถกู ต้อง เป็นไปในแนวทาง เดียวกนั และเป็นไปตามระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จาแนกหนงั สือราชการไว้มี 6 ชนิด ดงั นี ้ 1. หนงั สือภายนอก 2. หนงั สอื ภายใน 3. หนงั สือประทบั ตรา 4. หนงั สือสงั่ การ 5. หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ 6. หนงั สอื ท่ีเจ้าหน้าที่ทาขนึ ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ

3 หนงั สอื ภายนอก หนงั สอื ภายนอก คือหนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการที่เป็นแบบพิธีโดย ใช้ตราครุฑเป็นหนงั สอื ตดิ ตอ่ ระหวา่ งสว่ นราชการหรือสว่ น ราชการมีถงึ หนว่ ยงานอ่ืนใดซงึ่ มิใช่สว่ นราชการ หรือท่มี ถี งึ บคุ คลภายนอกให้จดั ทาตามแบบท่ี 1ท้ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดงั นี ้ 1. ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก 1ทบั เลขทะเบียนหนงั สือสง่ สาหรับหนงั สือของ คณะกรรมการให้กาหนดรหสั ตวั พยญั ชนะ เพมิ่ ขนึ ้ ได้ตามความจาเป็น 2. สว่ นราชการเจ้าของหนงั สือให้ลงช่ือสว่ นราชการ สถานที่ ราชการหรือคณะกรรมการซง่ึ เป็นเจ้าของหนงั สือนนั้ และโดยปกติให้ลงที่ตงั้ ไว้ด้วย 3. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และ ตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกหนงั สอื 4. เร่ือง

4 5.คาขนึ ้ ต้นให้ใช้คาขนึ ้ ต้นตามฐานะของผ้รู ับหนงั สอื ตาม ตาราง การการใช้คาขนึ ้ ต้นสรรพนาม และคาลงท้าย 6. อ้างถงึ (ถ้ามี)ให้อ้างถงึ หนงั สอื ทเ่ี คยมตี ดิ ต่อกนั เฉพาะ หนงั สอื ท่ีสว่ นราชการผ้รู ับหนงั สอื ได้รับมากอ่ นแล้วจะจาก สว่ นราชการใดกต็ ามโดยให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของหนงั สือ และเลขท่หี นงั สอื วนั ที่ เดือน ปี พทุ ธศกั ราชของหนงั สือนนั้ 7. ส่งิ ท่ีสง่ มาด้วย (ถ้ามี)ให้ลงชื่อสงิ่ ของ เอกสาร หรือ บรรณสารที่สง่ พร้อมกบั หนงั สือนนั้ ในกรณีที่ไม่สามารถสง่ ไป ในซองเดยี วกนั ได้ให้แจ้งด้วยวา่ สง่ ไปโดยทางใด 8. ข้อความให้ลงสาระสาคญั ของเร่ืองให้ชดั เจนและเข้าใจ งา่ ย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ 9.คาลงท้าย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผ้รู ับหนงั สือ ตามตาราง การใช้คาขนึ ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายที่ 10. ลงช่ือห้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนงั สือและให้พมิ พ์ชื่อ เตม็ ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือชื่อ

5 11. ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของเจ้าของหนงั สือ 12. สว่ นราชการเจ้าของเรื่องให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของ เร่ือง หรือหน่วยงานทีอ่ อกหนงั สือถ้าสว่ นราชการท่ีออกหนงั สือ อยใู่ นระดบั กระทรวง หรือทบวง ให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของ เรื่องทงั้ ระดบั กรมและกองถ้าสว่ นราชการท่ีออกหนงั สอื อยใู่ น ระดบั กรมลงมาให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของเร่ืองเพียงระดบั กองหรือหนว่ ยงานทร่ี ับผิดชอบ 13.โทร.ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ของสว่ นราชการเจ้าของ เรื่องหรือ หนว่ ยงานท่ีออกหนงั สือและหมายเลขภายในต้สู าขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย 14. สาเนาสง่ (ถ้ามี)ในกรณีท่ีผ้สู ง่ จดั ทาสาเนาสง่ ไปให้สว่ น ราชการหรือบคุ คลอ่ืนทราบ และประสงค์จะให้ผ้รู ับทราบวา่ ได้มีสาเนาสง่ ไปให้ ผ้ใู ดแล้วให้ พมิ พ์ช่ือเตม็ หรือชื่อยอ่ ของสว่ นราชการ หรือชื่อบคุ คลที่สง่ สาเนาไปให้เพื่อให้เป็นท่ีเข้าใจระหวา่ งผ้สู ง่ และผ้รู ับถ้าหากมีรายชื่อท่ีสง่ มากให้พมิ พ์วา่ สง่ ไปตามรายชื่อท่ี แนบรายช่ือไปด้วย

6 ตวั อยา่ งแบบหนงั สือภายนอก

7 หนงั สอื ภายใน หนงั สือภายใน คือหนงั สอื ติดตอ่ ราชการท่ีเป็นแบบพธิ ีน้อยกวา่ หนงั สอื ภายนอก ใช้ในการติดตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือ จงั หวดั เดียวกนั ใช้กระดาษบนั ทกึ ข้อความ โดยกรอกรายละเอียด ดงั นี ้ 1. สว่ นราชการ ให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ี ออกหนงั สอื โดยมีรายละเอียดพอสมควร ปกติถ้าสว่ นราชการท่ีออก หนงั สอื อยใู่ นระดบั กรมขนึ ้ ไป ให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของเรื่องทงั้ ระดบั กรมและกอง ถ้าราชการที่ออกหนงั สืออยใู่ นสว่ นราชการท่ีต่า กวา่ กรมลงมา ให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของเร่ืองเพยี งระดบั กอง หรือ สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง พร้อมทงั้ ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้ามี) 2. ท่ี ให้ลงตวั รหสั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ทบั เลขทะเบียนหนงั สือสง่ สาหรับหนงั สือของคณะกรรมการให้กาหนด ตวั รหสั พยญั ชนะเพ่ิมขนึ ้ ได้ตามความจาเป็น

8 3. วนั ที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชท่ีออกหนงั สอื 4. เรื่อง ให้ลงเร่ืองยอ่ ที่เป็นใจความสนั้ ที่สดุ ของหนงั สอื ฉบบั นนั้ ในกรณีที่เป็นหนงั สือตอ่ เนื่อง ให้ลงเรื่องของหนงั สือฉบบั เดมิ 5. คาขนึ ้ ต้นใช้คาขนึ ้ ต้นตามฐานะของผ้รู ับหนงั สือตามตารางการ ใช้คาขนึ ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้าย แล้วลงตาแหน่งของผ้ทู ่ี หนงั สือนนั้ มีถงึ หรือชื่อบคุ คลในกรณีที่มีถงึ ตวั บคุ คลไม่เกี่ยวกบั ตาแหน่งหน้าที่ 6. ข้อความให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องให้ชดั เจนและเข้าใจงา่ ย และหากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มี การอ้างถงึ หนงั สอื ท่ีเคยมีตดิ ต่อกนั 7. ลงชื่อและตาแหนง่ โดยอนโุ ลมในกรณีท่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวดั ใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพื่อใช้ ตามความเหมาะสมก็ให้กระทาได้ในทางปฏิบตั ิ สว่ นราชการมกั ใช้ หนงั สือประเภทนีต้ ดิ ต่อภายในกรมเดียวกนั เป็นสว่ นใหญ่ หากต้อง ตดิ ตอ่ ตา่ งกรมก็มกั ใช้เป็นหนงั สอื ภายนอก

9 ตวั อยา่ งแบบหนงั สือภายใน

10 หนงั สอื ประทบั ตรา หนงั สือประทบั ตรา คือ หนงั สือท่ีใช้ประทบั ตราแทนการลงชื่อ ของหวั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมขนึ ้ ไป โดยให้หวั หน้าส่วน ราชการระดบั กองหรือผ้ทู ่ีได้รับมอบหมายจากสว่ นราชการระดบั กรมขนึ ้ ไปเป็นผ้รู ับผดิ ชอบลงชื่อยอ่ กากบั ตราที่ประทบั นนั้ หนงั สือประทบั ตราใช้กระดาษตราครุฑ กาหนดหวั ข้อไว้ดงั นี ้ 1. ท่ีให้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาเจ้าของเร่ืองทบั เลข ทะเบียนหนงั สอื สง่ 2. ถงึ ให้ลงช่ือสว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบคุ คลท่ีหนงั สอื นนั้ มีถงึ 3.ข้อความให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย 4.ชื่อสว่ นราชการท่ีสง่ หนงั สือออกให้ลงชื่อสว่ นราชการท่ีสง่ หนงั สือออก

11 5.ตราชื่อสว่ นราชการให้ประทบั ตราชื่อสว่ นราชการ ด้วยหมกึ สีแดง และให้ผ้รู ับผิดชอบลงลายมือชอ่ื ยอ่ กากบั ตราที่ประทบั นนั้ 6.วนั เดือน ปีให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตวั เลขของปีท่ีออกหนงั สือ 7.สว่ นราชการเจ้าของเรื่องให้ลงชื่อสว่ นราชการ เจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนงั สอื 8.โทร.หรือท่ีตงั้ ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ของส่วน ราชการเจ้าของเรื่อง

12 ตวั อยา่ งแบบหนงั สือประทบั ตรา

13 หนงั สือสง่ั การ หนงั สือสง่ั การมี ๓ ชนิด ได้แก่ คาสง่ั ระเบียบ และข้อบงั คบั 1. คาสง่ั คือ ข้อความที่ผ้บู งั คบั บญั ชาสง่ั ให้ปฏบิ ตั ิโดยชอบด้วย กฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมีรายละเอียด ดงั นี ้ 1.1 คาสงั่ ให้ลงชื่อสว่ นราชการ หรือตาแหน่งของผ้มู ีอานาจท่ี ออกคาสง่ั 1.2 ที่ ให้ลงเลขทอ่ี อกคาสงั่ โดยเริ่มฉบบั แรกจากเลข ๑ เรียงไป ตามลาดบั ทบั เลขที่ปีพทุ ธศกั ราชที่ออกคาสง่ั 1.3 เรื่อง ให้ลงชื่อเร่ืองทีอ่ อกคาสง่ั 1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตทุ ่ีออกคาสง่ั และอ้างถงึ อานาจท่ีให้ออก คาสงั่ (ถ้ามี) ไว้ด้วย และวนั เดือน ปี ท่ใี ช้เริ่มบงั คบั 1.5 สง่ั ณ วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และ ตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชที่ออก 1.6 ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือผ้อู อกคาสงั่ และพมิ พ์ช่ือเตม็ ของ เจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือช่ือ 1.7 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผ้อู อกคาสง่ั

14 ตวั อยา่ งแบบคาสงั่

15 2. ระเบียบ บรรดาข้อความที่ผ้มู ีอานาจหน้าทไี่ ด้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไมก่ ไ็ ด้ เพื่อใช้เป็นหลกั ปฏบิ ตั งิ านเป็นประจา ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมี รายละเอียด ดงั นี ้ 2.1 ระเบียบ ให้ลงช่ือสว่ นราชการท่ีออกระเบียบ 2.2 วา่ ด้วย ให้ลงชื่อของระเบียบ 2.3 ฉบบั ท่ี ถ้าเป็นระเบียบที่กลา่ วถงึ เป็นครงั้ แรกในเร่ือง นนั้ ไมต่ ้องลงวา่ เป็นฉบบั ท่ีเทา่ ไร แตถ่ ้าเป็นเรื่องเดียวกนั แตม่ ี การแก้ไขเพ่ิมเตมิ ให้ลงเป็นฉบบั ที่๒ ๓ หรือ ๔ ตามลาดบั ) 2.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกระเบยี บ 2.5 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพ่ือแสดงถงึ ความมงุ่ หมายท่ีต้องการออกระเบียบ และอ้างถงึ กฎหมายท่ีให้ อานาจออกระเบียบ (ถ้ามี)

16 2.6 ข้อความ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นข้อ ๆ โดย ข้อ ๑ เป็นระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวนั ท่ีใช้บงั คบั (กาหนดวา่ ใช้บงั คบั เมื่อใด สว่ นข้อสดุ ท้ายเป็นผ้รู ักษาระเบียบ ถ้ามีมากข้อหรือ หลายเร่ืองจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้เลื่อนข้อผ้รู ักษาการ ไปเป็นข้อสดุ ท้ายกอ่ นที่จะขนึ ้ หมวดหนงึ่ 2.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเต็มของ เดือน และตวั เลขปีพทุ ธศกั ราชที่ออกบงั คบั 2.8 ลงช่ือ ให้ลงลายมือชื่อผ้อู อกระเบยี บหรือข้อบงั คบั และพิมพ์ช่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือช่ือ 2.9 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผ้อู อกระเบยี บหรือ ข้อบงั คบั นนั้

17 ตวั อยา่ งแบบระเบยี บ

18 3. ข้อบงั คบั คือ บรรดาข้อความท่ีผ้มู ีอานาจหน้าที่ กาหนดให้ใช้โดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบี่ ญั ญตั ิให้ กระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑและให้จดั ทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี ้ 3.1 ข้อบงั คบั ให้ลงชื่อสว่ นราชการท่ีออกข้อบงั คบั 3.2 วา่ ด้วย ให้ลงชื่อของข้อบงั คบั 3.3 ฉบบั ที่ ถ้าเป็นข้อบงั คบั ที่กลา่ วถงึ เป็นครัง้ แรกในเรื่อง นนั้ ไมต่ ้องลงวา่ เป็นฉบบั ที่เทา่ ใด แตถ่ ้าเป็นข้อบงั คบั เร่ืองเดียวกนั ที่มีการแก้ไขเพิ่มเตมิ ให้ลงเป็นฉบบั ที่ 2 และท่ีถดั ๆ ไปตามลาดบั 3.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชที่ออกข้อบงั คบั 3.5 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพ่ือแสดงถงึ ความมงุ่ หมายที่ต้องออกข้อบงั คบั และอ้างถงึ กฎหมาย ที่ให้อานาจออกข้อบงั คบั

19 3.6 ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บงั คบั เป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นช่ือข้อบงั คบั ข้อ 2 เป็นวนั ใช้บงั คบั กาหนดวา่ ให้ใช้บงั คบั ตงั้ แตเ่ มื่อได้และข้อสดุ ท้ายเป็นข้อผ้รู ักษาการ ข้อบงั คบั ใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเร่ืองจะแบง่ เป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผ้รู ักษาการไปเป็นข้อสดุ ท้ายกอ่ นที่จะขนึ ้ หมวด 1 3.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเต็มของ เดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกข้อบงั คบั 3.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือช่ือผ้อู อกข้อบงั คบั และพิมพ์ช่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือช่ือ 3.9 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผ้อู อกข้อบงั คบั

20 ตวั อยา่ งแบบข้อบงั คบั

21 หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ใน ระเบียบนี ้เว้นแตจ่ ะมีกฎหมายกาหนดแบบไว้ โดยเฉพาะ หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว 1 ประกาศ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการ ประกาศหรือชีแ้ จงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ตั ิ ใช้ กระดาษตราครุฑ และให้จดั ทาตามแบบท่ี6 ท้ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดงั นี ้

22 1.1 ประกาศ ให้ลงชื่อสว่ นราชการท่ีออกประกาศ 1.2 เรื่อง ให้ลงช่ือเร่ืองท่ีประกาศ 1.3 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลที่ต้องออกประกาศและ ข้อความท่ีประกาศ 1.4 ประกาศ ณ วนั ที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชที่ออกประกาศ 1.5 ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือออกประกาศ และพมิ พ์ช่ือ เตม็ ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือช่ือ 1.6 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผ้อู อกประกาศ ใน กรณีที่กฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจ้งความ ให้เปลยี่ น คาวา่ ประกาศ เป็นแจ้งความ

23 ตวั อยา่ งแบบประกาศ

24 2 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลง เพ่ือทาความเข้าใจในกจิ การของทางราชการหรือเหตกุ ารณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยทว่ั กนั ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จดั ทาตามแบบท่ี 8 ท้ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดงั นี ้ 2.1 แถลงการณ์ ให้ลงชื่อสว่ นราชการที่ออกแถลงการณ์ 2.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องท่ีออกแถลงการณ์ 2.3 ฉบบั ที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลาย ฉบบั ในเรื่องเดียวที่ตอ่ เนื่องกนั ให้ลงฉบบั ที่เรียงตามลาดบั ไว้ ด้วย 2.4 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลที่ต้องออกแถลงการณ์และ ข้อความท่ีแถลงการณ์ 2.5 สว่ นราชการท่ีออกแถลงการณ์ ให้ลงชื่อสว่ นราชการ ที่ออกแถลงการณ์ 2.6 วนั เดอื น ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกแถลงการณ์

25 ตวั อยา่ งแบบแถลงการณ์

26 3. ขา่ ว คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการเหน็ สมควร เผยแพร่ให้ทราบ ให้จดั ทาตามแบบที่ 9 ท้ายระเบียบโดย กรอก รายละเอียดดงั นี ้ 3.1 ข่าว ให้ลงช่ือสว่ นราชการท่ีออกข่าว 3.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องท่ีออกข่าว 3.3 ฉบบั ท่ี ใช้ในกรณีท่ีจะต้องออกข่าวหลายฉบบั ในเร่ือง เดียวท่ีตอ่ เน่ืองกนั ให้ลงฉบบั ที่เรียงตามลาดบั ไว้ด้วย 3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกบั เร่ืองของข่าว 3.5 สว่ นราชการท่ีออกข่าว ให้ลงช่ือสว่ นราชการท่ีออก ขา่ ว 3.6 วนั เดอื น ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกขา่ ว

27 ตวั อยา่ งแบบขา่ ว

28 หนงั สอื ที่เจ้าหน้าท่ที าขนึ ้ หรือรับไว้เป็น หลกั ฐานในราชการ หนงั สอื ที่เจ้าหน้าท่ีในหน่วยงานจดั ทาขนึ ้ ตามอานาจหน้าท่ี หรือหนงั สือที่บคุ คล ภายนอกทาขนึ ้ ยื่นตอ่ เจ้าหน้าท่ีและ เจ้าหน้าท่ีได้รับไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการ ช่ือว่า “หนงั สอื ท่ี เจ้าหน้าท่ีทาขนึ ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ” มี 4 ชนิด คอื หนงั สือรับรอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และ หนงั สอื อ่ืน 1.หนงั สือรับรอง คือ หนงั สือที่สว่ นราชการออกให้เพ่ือรับรอง แก่บคุ คล นิตบิ คุ คล หรือสว่ นราชการ เพ่ือวตั ถปุ ระสงค์อยา่ งใด อยา่ งหนงึ่ 2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตกุ ารณ์ในทีป่ ระชมุ ความคิดเหน็ ของผ้มู าประชมุ ผ้เู ข้าร่วมประชมุ และมติของท่ี ประชมุ ไว้เป็นหลกั ฐาน

29 3. บนั ทกึ คือ ข้อความซงึ่ ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชาเสนอตอ่ ผ้บู งั คบั บญั ชาหรือผ้บู งั คบั บญั ชาสงั่ ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชา หรือ ข้อความท่ีเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานตา่ กวา่ ระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้กระดาษบนั ทกึ ข้อความ 4. หนงั สืออื่นๆ คือหนงั สือหรือเอกสารอื่นใดทเี่ จ้าหน้าท่ีทา ขนึ ้ เพ่ือ เป็นหลกั ฐานใน ทางราชการ รวมถึง ภาพถา่ ย ฟิ ล์ม เทปบนั ทกึ เสียง เทปบนั ทกึ ภาพ หรือหนงั สือท่ีบคุ คลภายนอก ทาขนึ ้ ย่ืนตอ่ เจ้าหน้าท่ีและเจ้าหน้าท่ีรับเข้าทะเบยี นของทาง ราชการ หนงั สือดงั กลา่ วนี ้มีแบบตามทหี่ นว่ ยงานแตล่ ะหน่วยจะ กาหนดขนึ ้ เว้นแตท่ ี่มีแบบตามกฎหมายกาหนด เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผงั สญั ญา หลกั ฐานการสืบสวนและสอบสวน และคาร้ องเป็ นต้ น

30 ตวั อย่างหนงั สือทเ่ี จ้าหน้าที่ทาขนึ ้ หรือ รับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ

บรรณานกุ รม ขอขอบคณุ ข้อมลู จาก https://clericalworks.blogspot.c om/ https://sites.google.com/site/thana phanmakmanee/sara-ka-rngan- khxmphiwtexr

จดั ทาโดย นางสาวกลั ยาณิน ผ้ดู ี เลขท่ี6 ปวส.1/2 นางสาววณฐั ยา แปงคา เลขท่ี13 ปวส.1/2