Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw towarów

Źródło: www.fotolia.plKURS Towar jako element sprzedażyMODUŁ Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw towarów Kurs: Towar jako element sprzedaży 1

5 Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw towarów5.1 Zamawianie towarów5.1.1 Źródła zakupu towarów Zakup towarów jest oczywistym czynnikiem, bez którego nie może zaistniećsprzedaż. Ma on również bezpośredni wpływ na sytuację przedsiębiorstwa, na wielkośćosiąganych obrotów i zysków. Ilość oraz jakość oferowanych towarów przekładają sięna decyzję konsumentów o zakupie. Zadowolony klient będzie chętnie dokonywałzakupów, dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie osiągało większe zyski. Podejmowanieniewłaściwych decyzji dotyczących zakupu towarów może powodować powstawanienadmiernych zapasów, co będzie wpływać na straty przedsiębiorstwa. Zakup towarów powinien zapewnić: dostawy towarów zgodnie z potrzebamikonsumentów, częste i terminowe dostawy zwalniające przedsiębiorstwo handlowe zkonieczności utrzymywania zapasów, sprawny przepływ towarów i dokumentówzwiązanych z dostawą towarów. Aby towar w odpowiednim czasie trafił od producentado konsumenta, musi zostać uruchomiony kanał dystrybucji. Dystrybucja obejmuje planowanie, organizowanie i kontrolowanie sposobuprzemieszczania się towarów od producenta do konsumenta. Jest dokonywanasamodzielnie lub za pomocą pośredników. Producenci muszą zdecydować, czy będąkorzystać z pośredników, czy też samodzielnie będą oferować towary klientomostatecznym.Kurs: Towar jako element sprzedaży 2

Rysunek 5.1 Przepływ towarów Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Misiarz M., Kocierz K., Towaroznawstwo, Wydawnictwo Rea, Warszawa 2008, s. 120Dostawy towarów mogą mieć następujące źródła pochodzenia:  magazyny własne przedsiębiorstwa handlowego ― dotyczy to dużych przedsiębiorstw z siecią sklepów, gdzie do magazynów własnych trafia towar bezpośrednio od producenta i z importu;  przesunięcia i przerzuty ― przesunięcia towarów są dokonywane między sklepami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa, a przerzuty towarów odbywają się między magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa;  magazyny hurtowe ― pośredniczą w zakupach i sprzedaży, kupują towary od producentów i odsprzedają jednostkom handlu detalicznego;  producenci ― zaopatrują się bezpośrednio u producenta, dzięki czemu skraca się drogę i czas dostawy oraz pomija pośrednika, jakim jest hurtownia, a także zmniejsza się koszty, co ma wpływ na wysokość marży i ostateczną cenę towaru;Kurs: Towar jako element sprzedaży 3

 własne zakłady wytwórcze ― dostarczają towar do sklepów przyfabrycznych, firmowych ― np. piekarni, w której wypieka się pieczywo i sprzedaje w sklepie obok;  rzemiosło i chałupnictwo ― dotyczy to niewielu towarów, w niewielkich ilościach, na które jest popyt w sklepach np. różne wyroby ludowych artystów;  skup ― organizowany w odpowiednich punktach w celu skupowania artykułów pochodzących z gospodarstw rolnych, ogrodnictwa, od rybaków, zbieraczy runa leśnego;  import ― czyli przywóz towarów z zagranicy, spoza obszarów Unii Europejskiej przez magazyny hurtowe, magazyny własne i sklepy1.5.1.2 Wybór dostawcy Aby zapewnić wybrany asortyment w sklepie, przedsiębiorcy muszą znaleźćodpowiedniego dostawcę. Podczas wyboru biorą pod uwagę wiele czynników, takichjak:  wartość użytkowa towaru;  jakość towaru;  cena oferowanych towarów. W zawiązku z tym, że wielu dostawców oferuje towary o tych samychwłaściwościach, jakości, a nawet cenie, przedsiębiorcy biorą pod uwagę inne czynniki:  termin płatności za zakupione towary;  miejsce przekazania towarów;  częstotliwość dostaw;  dotychczasowe doświadczenia z dostawcami;  inne warunki dostaw. Dostawca i odbiorca negocjują warunki dostaw. Płatność może być dokonywanaw gotówce lub przelewem, a jej termin określany jest na kilka lub kilkanaście dni.Miejscem przekazania towarów może być albo magazyn dostawcy, albo sklep.Przedsiębiorstwa ustalają również częstotliwość dostaw towarów. Im częstsze dostawy,tym mniejsze zapasy, a co za tym idzie mniejsze koszty prowadzenia działalności. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wyboru dostawcy, obejrzyjprezentację pt.: „Wybór dostawców”.5.2 Zasady zaopatrzenia w towary W każdym punkcie sprzedaży wyznaczone są osoby odpowiedzialne zazamawianie towarów. Osoby te obserwują sprzedaż w poprzednich okresach, kontrolująstan zapasów, badają popyt na towary, a także zbierają informacje na temat nowych1 Misiarz M., Kocierz K., Towaroznawstwo, Wydawnictwo Rea, Warszawa 2008, s. 120-121 Kurs: Towar jako element sprzedaży 4

produktów (rozmowa z klientem, reklama telewizyjna). W sklepachwielkopowierzchniowych, w pełni skomputeryzowanych, analizuje się dane dotyczącesprzedaży i zapasów. Przedsiębiorcy mogą zamawiać towary bezpośrednio, telefonicznie, pisemnie, zapośrednictwem Internetu lub faksu. Towary mogą być zamawiane z wewnętrznychmagazynów sklepów (sieci sklepów), magazynów zewnętrznych (hurtownie),bezpośrednio od producenta, od przedstawiciela handlowego lub z katalogu. Przedsiębiorstwa zamawiają towary w celu zapewnienia ciągłości sprzedaży.Ciągłość sprzedaży zapewnia klientom wybór towarów. Jeżeli w sklepie będziebrakowało towarów, klienci skorzystają z oferty konkurencji. Może to grozić utratąklienta, zwłaszcza jeśli sytuacja będzie się powtarzać. Zamówienia powinny być składane w odpowiednim czasie, tzn. nie w dniu,w którym towaru już nie ma, lecz odpowiednio wcześniej (zależy od częstotliwościdostaw). Nie może nastąpić przerwa w sprzedaży, zatem sprzedawcy muszą na bieżącoanalizować dane i planować z odpowiednim wyprzedzeniem dostawy towarów. Ważnejest również, aby odpowiednio zaplanować przebieg dostawy, aby nie kolidował on zobsługą klientów. Podstawowe zasady, które należy przestrzegać przyzaopatrywaniu to:  ciągłość i terminowość zaopatrzenia ― zamówienia powinny być realizowane zgodnie z harmonogramem, bez opóźnień;  rytmiczność zaopatrzenia ― zamówienia powinny być dostosowane do popytu na konkretny asortyment towarowy;  pełność zaopatrzenia ― dostawa towarów powinna odpowiadać zapotrzebowaniu klientów zarówno, co do ilości, jak i rodzaju towaru;  operatywność zaopatrzenia ― dostawa towarów powinna być dostosowana do zmieniającego się popytu na określone towary. Transport jest jednym z kluczowych zagadnień związanych z zaopatrzeniem.Towary mogą być transportowane własnym lub obcym środkiem transportu.Właściciele małych sklepów bardzo często dostarczają towar do sklepów własnymsamochodem. Wiąże się to z obniżeniem kosztów transportu oraz skróceniem czasurealizacji dostawy. Osobisty odbiór towarów pozwala na szybkie uzupełnienie zapasów.W przypadku dużych dostaw korzystne jest wybranie transportu obcego. Transporttowarów jest zwykle usługą płatną. Prawidłowe zaopatrzenie pozwala na:  pełne zaspokojenie potrzeb i oczekiwań klientów;  optymalne wykorzystanie powierzchni sklepu;  osiągnięcie zysku na odpowiednim poziomie;  utrzymanie odpowiedniego poziomu kosztów.Kurs: Towar jako element sprzedaży 5

5.3 Organizacja przyjmowania towarów Prawidłowy przebieg dostaw towarów jest jednym z czynników wpływającychna organizację pracy w sklepie. Dostawa towaru powinna być tak przeprowadzona, abynie zaburzać pracy sklepu, a zwłaszcza nie powinna przeszkadzać w obsłudze klienta.Należy pamiętać także o dokumentach, które są nieodłącznym elementem każdejdostawy. Towary mogą być przekazywane w miejscu ustalonym przez dostawcę lubkupującego. Miejsce to określane jest przy użyciu pojęć:  loco ― kupujący odbiera towar na własny koszt z miejsca wskazanego przez dostawcę lub z miejsca, w którym znajdował się on w chwili podpisania umowy np. z magazynu hurtownika;  franco ― sprzedawca na własny koszt przekazuje towar w miejsce wskazane przez kupującego np. do magazynu sklepu. Proces przyjmowania dostaw do magazynu jest operacją, która rozpoczynafizyczny przepływ towarów i informacji przez magazyn. W strefie tej realizowane sąnastępujące czynności:  identyfikacja dostawy;  rozładunek dostawy;  kontrola ilościowa i jakościowa;  przygotowanie towarów do składowania;  przemieszczenie dostawy do strefy składowania2. Poprawny przebieg przyjmowania towarów do magazynu powinien odbywać sięwedług ogólnego schematu, który można modyfikować w zależności do rodzajuprowadzonej działalności, jej wielkości, a także asortymentu przyjmowanych towarów.2 Andrzejczak P., Zając J., Zapasy i magazyny. Przykłady i ćwiczenia, Wydawnictwo Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 r., s. 12Kurs: Towar jako element sprzedaży 6

Rysunek 5.2 Przyjmowanie dostaw towarów Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Andrzejczak P., Zając J., Zapasy i magazyny, Przykłady i ćwiczenia, Wydawnictwo Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 r., s. 13 Dostawy towarów mogą odbywać się w czasie godzin pracy sklepu lub poza jegogodzinami pracy. W przypadku gdy towar przyjmowany jest w godzinach otwarciasklepu, procedurę odbioru należy przeprowadzać na zapleczu, aby nie zakłócaćprzebiegu pracy. Jeżeli zamawiający sam musi odebrać towar z magazynu dostawcy, wówczasodbywa się to w godzinach pracy dostawcy (np. hurtowni). W przypadku gdy towardostarczany jest do magazynu kupującego lub bezpośrednio do sklepu, wówczas możesię to odbywać w godzinach pracy sklepu, jak i poza jego godzinami pracy. Bez względuna miejsce przekazania towarów proces przyjmowania powinien przebiegać tak samo. Przewoźnik odpowiada za towar w czasie jego transportu. Towar powinien byćdostarczony do klienta nieuszkodzony i w określonym czasie. Osoba odpowiedzialna za odbiór towarów sprawdza dokumentację dostawy(faktura VAT, Wz). Jeżeli dokumentacja jest prawidłowa, wówczas następuje rozładunektowarów. Po dokonaniu rozładunku pracownik sklepu, dokonuje kontroli jakościowej(uszkodzenia, stan opakowania, data ważności itp.) i ilościowej towarów (czy ilość jestzgodna z zamówieniem i dokumentacją dostawy). Jeżeli dostawa jest zgodnaz dokumentacją, wówczas odbierający pieczętuje i podpisuje dokumenty dostawyKurs: Towar jako element sprzedaży 7

(oryginał zostaje w sklepie) i następuje rozmieszczenie towarów w magazynie lub nasali sprzedażowej. Jeżeli dostawa nie jest zgodna z dokumentacją wówczas powinnazostać odesłana. Na dokumencie dostawy dokonywane są adnotacje dotycząceniegodności oraz sporządzany jest protokół rozbieżności dostawy. Odbierający nie może odmówić przyjęcia dostawy, jeżeli zostało złożonezamówienie na dany towar.5.4 Dokumentacja związana z dostawą towarów Rodzaj dokumentacji, jaki prowadzony jest w przedsiębiorstwie handlowym,uzależniony jest od jego specyfiki. Jeżeli przedsiębiorstwo handlowe posiada magazynjako osobną jednostkę organizacyjną, wówczas musi prowadzić dokumentację związanąz obrotem magazynowym. Dokumentacja powinna być sporządzana zgodnie zobowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ewidencji. Jednym z dokumentów, który sporządza się przed dostawą towarów, jestzamówienie. Zamówienie przesyłane jest dostawcy, zawiera ono dane zamawiającegoi dostawcy, warunki płatności, warunki dostawy oraz specyfikację towarową. Dokumentem towarzyszącym dostawie jest faktura VAT (istnieje możliwośćodbioru faktury zbiorczej na koniec okresu rozliczeniowego). Osoba przyjmującadostawę sprawdza zapisy na fakturze z zamówieniem. Powinny być one takie same.Zdarza się, że faktura nie towarzyszy dostawie (dostarczany jest tylko dokument Wz).Sytuacja taka ma miejsce, gdy towary dostarczane są do sklepu sukcesywnie np.codziennie ― tak jest w przypadku dostaw chleba. Wtedy na koniec miesiącasporządzana jest faktura zbiorcza, a codzienne dostawy przyjmowane są na podstawiedokumentu Wz. W przypadku gdy wraz z dostawą nie została dostarczona faktura, wówczasprzyjmujący sporządza dowód dostawy. Stanowi on dowód przyjęcia towarów na stansklepu lub magazynu. Dokumenty związane z obrotem towarów w magazynie dzielimy na dokumentyprzychodowe i rozchodowe. Dokument Pz (przyjęcie z zewnątrz) jest dokumentem sporządzanym przezodbiorcę towaru. Sporządza go magazynier lub osoba za to odpowiedzialna. DokumentPz sporządza się w trzech egzemplarzach ― jeden dla magazyniera, drugi dlaksięgowości, a trzeci dla działu zaopatrzenia. Stanowi on potwierdzenie przyjęciatowarów do magazynu. Dokument Pz powinien zawierać pieczątkę przedsiębiorstwa,numer dokumentu, dane nadawcy, datę wystawienia dokumentu, spis towarów i ichilość oraz sposób dostawy i przychodu. Dokument Mm (przesunięcie międzymagazynowe) sporządzany jestw przypadku przesunięcia towaru między magazynami przedsiębiorstwa. Prawidłowowypełniony dokument powinien zawierać pieczęć przedsiębiorstwa, numer dokumentu,rodzaj i ilość przesuwanego towaru, miejsce wydania i miejsce docelowe oraz datęwystawienia. Dokument Mm sporządza się w czterech egzemplarzach. Jeden dlawystawiającego (np. magazyniera), drugi dla magazynu wydającego, trzeci dlamagazynu odbierającego, a czwarty dla księgowości.Kurs: Towar jako element sprzedaży 8

Dokument Wz (wydanie zewnętrzne) sporządzany jest w magazynie dostawcy,przez osobę wydająca towar. Jest on dla magazyniera potwierdzeniem wydaniatowarów. Dokument Wz powinien zawierać pieczęć przedsiębiorstwa, numerdokumentu, nazwę i ilość wydawanego towaru, miejsce wydania i miejsce docelowe,środek transportu i datę wystawienia. Dokument Wz sporządza się w czterechegzemplarzach. Jeden dla wystawiającego (np. magazyniera), drugi dla magazynuwydającego, trzeci dla odbiorcy, a czwarty dla księgowości. Dokumentacja magazynowa powinna być wypełniana rzetelnie. Dokumentacjapowinna być sporządzana wyłącznie przez osoby do tego uprawnione, któreodpowiadają za merytoryczną i formalną treść dokumentów. Dokumenty powinny byćsporządzone czytelnie. Nieodpuszczalne jest poprawianie cyfr i liter. W przypadkupopełnienia błędu, należy skreślić całą liczbę lub wyraz, a poprawne dane wpisać nadskreśleniem. Każdy dokument musi być opatrzony datą wydania towaru z magazynu lubdostawy. Poniżej przedstawione zostały przykłady poprawnie wypełnionych dokumentówmagazynowych: Pz i Wz.Przykład 1 W dniu 20.09.2013 r. z magazynu Hurtowni zabawek „Jacuś” mieszczącej sięw Krakowie przy ulicy Wrocławskiej 25, nastąpiło wydanie towarów na sprzedaż.Odbiorcą towaru jest Sklep zabawkowy „Tosia” , mieszczący się w Krakowie, przy ulicyZielonej 5. W tabeli przedstawione zostały towary zamówione przez Sklep zabawkowy„Tosia”. Na podstawie danych o zamówionych towarach należy wystawić dokument Wzo numerze 456/M5. Za wydanie towaru z magazynu odpowiada Mirosław Tomczyk, podnadzorem kierownika magazynu Tadeusza Kulika. Towar w magazynie sklepu „Tosia”odbiera Jan Nowak. Dostawca ponosi koszty dostawy samochodem ciężarowym. Tabela 5.1 Wydane towaryŹródło: Opracowanie własneKurs: Towar jako element sprzedaży 9

Tabela 5.2 Wydanie na zewnątrz (Wz) Źródło: Opracowanie własne Osoba przyjmująca towar do magazynu dokonuje kontroli dokumentówtowarzyszących dostawie. Najpierw sprawdzany jest dokument Wz (lub faktura VAT)z zamówieniem. Sprawdzane są przede wszystkim nazwy towarów, ich ilość oraz cena. Osobą, która dokonuje sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym,jest pracownik odpowiedzialny za zatwierdzenie wydania towarów z magazynu.Przykład 2 Do magazynu sieciowego Sklepu zabawkowego „Tosia” mieszczącego sięw Krakowie przy ulicy Zielonej 5, 20 września 2013 r. samochodem ciężarowym, nakoszt dostawcy, dostarczono nową dostawę zabawek. Dostawcą jest hurtownia zabawek„Jacuś” mieszcząca się w Krakowie przy ulicy Wrocławskiej 25. Zabawki przeznaczonesą do sprzedaży. Dane dotyczące zamówionych towarów (zamówienie numerZ1/09/2013) przedstawione zostały w tabeli. Na podstawie danych należy wystawićdokument Pz o numerze Pz 123/M1. Osobą odpowiedzialną za przyjęcie towarów jestJan Nowak, dostawę nadzoruje Kazimierz Kowalski. Tabela 5.3 Zamówione towary Źródło: Opracowanie własneKurs: Towar jako element sprzedaży 10

Tabela 5.4 Przyjęcie z zewnątrz (Pz) Źródło: Opracowanie własne5.5 Literatura5.5.1 Literatura obowiązkowa  Komosa A., Organizacja sprzedaży, cz. 1, Wydawnictwo Ekonomik, Warszawa 2009;  Misiarz M., Kocierz K., Towaroznawstwo, Wydawnictwo Rea, Warszawa, 2008;  Zielińska H., Organizacja sprzedaży, Wydawnictwo REA, Warszawa 2009.5.5.2 Literatura uzupełniająca  Andrzejczak P., Zając J., Zapasy i magazyny, Przykłady i ćwiczenia, Wydawnictwo Biblioteka Logistyka, Poznań 2009.5.5.3 Netografia  http://www.asdruk.pl;  http://www.biuroservis.pl.5.6 Spis rysunków i tabelRysunek 5.1 Przepływ towarów................................................................................................................3Rysunek 5.2 Przyjmowanie dostaw towarów ......................................................................................7Tabela 5.1 Wydane towary ..........................................................................................................................9Tabela 5.2 Wydanie na zewnątrz (Wz) ................................................................................................ 10Tabela 5.3 Zamówione towary................................................................................................................ 10Kurs: Towar jako element sprzedaży 11

Tabela 5.4 Przyjęcie z zewnątrz (Pz) .................................................................................................... 115.7 Spis treści5 Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw towarów................................................2 5.1 Zamawianie towarów .....................................................................................................................................2 5.1.1 Źródła zakupu towarów .................................................................................................................................................2 5.1.2 Wybór dostawcy ................................................................................................................................................................4 5.2 Zasady zaopatrzenia w towary ...................................................................................................................4 5.3 Organizacja przyjmowania towarów .......................................................................................................6 5.4 Dokumentacja związana z dostawą towarów ......................................................................................8 5.5 Literatura..........................................................................................................................................................11 5.5.1 Literatura obowiązkowa .............................................................................................................................................11 5.5.2 Literatura uzupełniająca.............................................................................................................................................11 5.5.3 Netografia ..........................................................................................................................................................................11 5.6 Spis rysunków i tabel...................................................................................................................................11Kurs: Towar jako element sprzedaży 12