เครื่องใช้สำนักงาน สุดารัตน์

การใช้เคร่อื งใช้สานักงาน นางสาวสดุ ารตั น์ กองทรพั ย์ แผนกวชิ าการเลขานุการ ปวช. 2 เลขที่ 4

ความหมายของเครอื่ งใช้สานกั งาน เครือ่ งใชส้ านกั งาน หมายถงึ เครื่องมือเครอ่ื งใช้ทชี่ ่วยในการปฏบิ ตั ิงานของพนักงานในสานกั งานใหเ้ กดิ ความ สะดวกรวดเร็ว มีความเปน็ ระเบยี บเรียบรอ้ ยและถกู ตอ้ งชดั เจน สร้างความประทบั ใจแกผ่ รู้ ับอันจะนาไปสคู่ วามสาเรจ็ ใน การติดต่อเครื่องใชส้ านักงานในปจั จุบันโดยส่วนใหญจ่ ะเปน็ กลไกอเิ ลก็ ทรอนกิ สห์ รอื อาจเรียกได้วา่ เปน็ เคร่ืองใชส้ านักงาน อตั โนมตั ิ เคร่ืองใช้สานกั งานในปัจจุบนั ไดร้ บั การพฒั นาใหม้ ีความทันสมัย ความสามารถ และมีประสิทธิภาพใน การ ทางานสูงขนึ้ การใชเ้ ครอ่ื งใช้สานักงานจึงช่วยอานวยความสะดวกในการทางานของพนักงานในสานกั งานได้มาก

ความสาคัญของเคร่ืองใชส้ านกั งาน เครื่องใช้สานักงานนบั วา่ มีความสาคญั ต่อสานักงานและองค์การ ในการนา มาใช้ ช่วยพนักงานในการ ปฏบิ ตั งิ านใหม้ คี วามสะดวก ประหยดั แรงงาน และทางานอยา่ งมีประสทิ ธิภาพ ซึ่งปัจจุบนั เครอ่ื งใช้สานักงานมีราคา ท่ถี ูกลงช่วยให้สานกั งานขนาดเล็กสามารถซ้ือ เพื่อนาไปใชง้ านได้ และเคร่ืองใช้สานักงานในปจั จุบนั ไดม้ ีการพฒั นา ระบบการทางานโดยนาเทคโนโลยใี หม่ ๆ เข้ามาใช้เพอ่ื ให้พนักงานสามารถใช้ งานเคร่อื งใชส้ านักงานได้งา่ ย และ สะดวกมากยิ่งข้ึน

หลกั การพิจารณาเลอื กเครื่องใชส้ านักงาน ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยใี นปจั จบุ ัน ทาใหผ้ ู้ผลติ ประดิษฐค์ ดิ ค้นเครือ่ งมือเคร่อื งใชใ้ นสานักงานมากมายหลาย รูปแบบ หลายยี่ห้อ แตล่ ะชนิดมคี วามแตกต่างกนั ทั้งดา้ นคณุ ภาพ ประสทิ ธภิ าพ การทางานและราคา ซงึ่ หลกั การพจิ ารณา เลือกใชเ้ คร่อื งใช้สานักงานมีดงั นี้ 1. ความจาเป็นในการใชเ้ ครือ่ งใช้สานกั งาน โดยพิจารณาว่าหนว่ ยงานใดมีความจาเปน็ ตอ้ งใช้เคร่ืองใช้ สานกั งานประเภทใด เพราะเหตุใด จึงจาเป็นต้องใช้ ซ่ึงจะทาให้ทราบถงึ วตั ถุประสงคข์ องการใช้เครื่องใช้สานักงาน ประเภทนน้ั ๆ 2. ลักษณะงาน คอื การพิจารณาความเหมาะสมกับลักษณะการทางานที่นาเครอ่ื งใชส้ านกั งานมาใช้ว่ามี ประสทิ ธิภาพตอ่ การทางานมากน้อยเพียงใด เช่น ได้ผลงานมากขน้ึ สะดวก รวดเรว็ และประหยดั มีความกา้ วหนา้ กับ เทคโนโลยที เ่ี ปล่ยี นแปลงตลอดเวลา 3. ประโยชน์ทีไ่ ด้รับจากการใช้เคร่ืองใช้สานกั งาน ทาให้องคก์ รหรอื หนว่ ยงานไดร้ ับความ รวดเรว็ สะดวกสบาย ประหยัด และมปี ระสิทธิภาพจาการใชเ้ ครอื่ งใช้สานักงานเหล่านัน้

หลกั การพจิ ารณาเลอื กเครอ่ื งใชส้ านักงาน 4. คา่ ใช้จ่าย การเลอื กใชเ้ ครือ่ งใชส้ านักงานแตล่ ะประเภท ยอ่ มทาให้องคก์ รตอ้ งเสยี คา่ ใช้จ่ายเพิ่มขน้ึ ซึ่งผู้บรหิ าร จะต้องพิจารณาว่าเหมาะสมกับคา่ ใช้จา่ ยหรอื ไม่กบั ผลผลติ จากการใช้เครอ่ื งใชส้ านักงานเหล่าน้ัน คา่ ใชจ้ ่ายทจี่ ะเกิดขึ้นจากการใช้ เคร่อื งใช้สานักงานในปจั จุบัน มดี งั นี้ 4.1 การซอ้ื ทาให้เสียคา่ ใชจ้ า่ ยสงู มีกรรมสิทธ์ิในทรัพย์สิน และตอ้ งคานึงถึงคา่ ซอ่ มบารงุ ระหวา่ งใช้งานดว้ ย 4.2 การเชา่ ทาให้เสยี ค่าใช้จา่ ยตา่ สามารถไดเ้ ครื่องมาใชต้ ามความตอ้ งการ ไม่ต้องรับผิดชอบเกีย่ วกับการ ซ่อมบารงุ แต่ไม่มกี รรมสิทธิใ์ นทรพั ยส์ ินเหลา่ นั้น 4.3 การเช่าซ้ือ เหมาะกบั เครื่องใช้สานกั งานที่มรี าคาแพง และมีนโยบายทจ่ี ะมที รัพย์สินเปน็ ของตนเองใน อนาคต การเช่าซอ้ื จงึ เป็นทางเลือกใหอ้ งคก์ รหรอื หนว่ ยงานมเี คร่ืองใช้สานกั งานโดยการผ่อนชาระเปน็ งวด ๆ 5. ความตอ้ งการของบคุ ลากร การเปลี่ยนแปลงการทางานภายในองค์กรจากการใชแ้ รงงานคนมาเปน็ การใช้ เครอ่ื งจักรนน้ั ย่อมก่อใหเ้ กิดปญั หา คอื การลดจานวนพนักงานลงทาใหเ้ กิดการวา่ งงานซ่ึงกระทบต่อความรสู้ กึ ของบุคลากร เพือ่ ใหป้ ญั หาความสัมพันธ์ระหวา่ งจานวนพนกั งานและการใชเ้ ครื่องใชส้ านักงานหมดไป ผูบ้ รหิ ารจะตอ้ งพิจารณาด้วยความ รอบคอบว่ามีความเหมาะสมหรือไม่ เพอื่ ให้เกิดความประหยดั คา่ ใช้จ่าย มีความสะดวก รวดเรว็ และมีประสิทธิภาพในงาน

ชนิดเครื่องใชส้ านักงาน คอมพิวเตอร์ (Computer) ไมโครฟิล์ม (Microfilm) เปน็ เครื่องจักรทใ่ี ช้สาหรบั การเก็บบนั ทึกภาพหรือตัวอักษรไว้บนฟิล์มเลก็ ๆ โดยวธิ ีการถา่ ยภาพ เครือ่ งทาบัญชี (Accounting machine ) เครื่องบันทกึ เงินสด (Cash register) เปน็ เคร่ืองทีส่ ามารถบวก ลบ คณุ หาร ไดใ้ นเครอื่ ง และมบี ัตรแสดง รายการ 2 สว่ น สว่ นหนึง่ ให้ลูกคา้ แทนใบเสร็จรบั เงนิ อกี ส่วนหน่ึงมว้ นอยู่ภายในเครือ่ งแสดงหลกั ฐานการรบั เงิน เครื่องสั่งงาน (Dictaphone) ใชใ้ นกรณที ่ีผูบ้ งั คบั บญั ชาไม่มีเวลาเพียงพอท่จี ะสั่งงานด้วยตนเอง จึงอดั เสยี งไวใ้ นเครือ่ ง สงั่ งาน เครื่องพิมพ์ดดี (Typewriter)

ชนิดเครือ่ งใชส้ านกั งาน เครอื่ งคานวณ (Calculator) เครอ่ื งบนั ทึกเวลา (Time watch) เครือ่ งอัดสาเนา (Duplicating machine) เครื่องถ่ายเอกสาร (Photocopying) เคร่อื งโทรศพั ท์ติดต่อภายในสานักงาน ( Intercommunication) เครอ่ื งปรุกระดาษไข (Gestafac) เปน็ เคร่ืองถ่ายเอกสารส่กู ระดาษไข เพ่อื นากระดาษไขชนิดพเิ ศษน้ไี ปอัดสาเนาได้ จานวนมากต่อไป เครื่องใชเ้ ก่ยี วกบั การรับส่งเอกสารอ่นื ๆ ได้แก่ เครอ่ื งตดิ ตราไปรษณีย์ เคร่อื งพมิ พ์ไปรษณยี ากร เคร่อื งเปิดซองจดหมาย เคร่ืองจา่ หนา้ ซองจดหมาย เคร่ืองผนกึ ซองจดหมาย เครือ่ งช่ังจดหมายและพสั ดุ เครื่องเหลา ดนิ สอ อุปกรณเ์ คร่ืองเขียนตา่ ง ๆ

การบารุงรักษาเคร่ืองใช้สานกั งาน การบารุงและรกั ษาเครื่องใชส้ านกั งานมคี วามสาคญั ยิง่ สาหรับบุคลากรทม่ี ีหนา้ ทีเ่ กยี่ วข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ผ้ใู ชเ้ ครอ่ื งใชส้ านกั งานเหล่านน้ั จะตอ้ งทาหน้าท่ีควบคมุ เพอื่ ใหเ้ กิดประสทิ ธิภาพในการใชง้ านสามารถทางานไดอ้ ยา่ งตอ่ เนื่อง และช่วยประหยดั คา่ ใชจ้ ่ายในการซ่อมบารงุ ดงั นัน้ การบารงุ รักษาเครอ่ื งใชส้ านกั งานโดยทวั่ ไป มีดังนี้ 1. การตดิ ตั้ง ควรตดิ ตัง้ เคร่อื งใช้สานกั งานแต่ละประเภทให้อยใู่ นทาเลท่เี หมาะสม แขง็ แรงปลอดภัย เคร่ืองใช้ สานักงานบางประเภทควรตัง้ อยใู่ นทาเลทม่ี ีอากาศถา่ ยเทไดด้ ี เชน่ เคร่อื งถ่ายเอกสาร บางประเภทควรอยู่ในอณุ หภูมทิ ่ีเยน็ ปราศจากฝุ่นละออง เชน่ เครอ่ื งคอมพวิ เตอร์ เป็นตน้ 2. การใหค้ วามรูเ้ กยี่ วกับการใช้เคร่ือง ผ้ทู มี่ ีหน้าท่ีเกี่ยวขอ้ งกับการใช้เครื่องควรศึกษาคมู่ ือการใชเ้ คร่อื งใช้ สานกั งานแต่ละประเภทอยา่ งละเอียด เพ่ือทาความเขา้ ใจท่จี ะปฏบิ ัติตามโดยเครง่ ครัดควรศกึ ษาวิธกี ารใช้เครือ่ งใช้แต่ละ ประเภทใหเ้ ข้าใจอยา่ งชดั เจนเพ่อื ใหเ้ กิดประสิทธผิ ลของการใช้งานอย่างแทจ้ ริง 3. การฝึกอบรมการใช้เครื่องมอื การใชเ้ ครือ่ งใชส้ านักงานบางประเภทนอกเหนอื จากการให้ความรู้แกเ่ จา้ หนา้ ที่ ทเี่ กย่ี วข้องกับการใช้เครอ่ื งจากวธิ ีการศึกษาจากค่มู อื การใชแ้ ล้ว ยงั ไม่เพยี งพอจาเปน็ ต้องไดร้ ับการฝึกอบรมเก่ียวกับการใช้ เคร่ืองมือเครือ่ งใช้สานกั งานเหล่านนั้ เพื่อใหเ้ กิดประสบการณก์ ่อนท่ีนาไปปฏบิ ตั งิ านตอ่ ไป

การบารงุ รักษาเคร่ืองใช้สานักงาน 4. การบารงุ รกั ษา นอกเหนอื จากการใชง้ านให้เกดิ ประโยชน์แล้ว ควรร้จู กั วิธกี ารบารงุ รกั ษาเคร่อื งตาม ขอ้ แนะนาทใ่ี ห้ไวใ้ นค่มู ือการใช้ และหมั่นทาความสะอาดและตรวจสอบความเรยี บร้อยอยา่ งสม่าเสมอทั้งกอ่ นและหลงั การ ใชง้ าน 5. การซอ่ มแซม ควรหมั่นตรวจสอบความเรยี บร้อยของเครือ่ งมอื เคร่อื งใชอ้ ยา่ งสม่าเสมอหรอื ตามทีผ่ ผู้ ลิตได้ แนะนาไว้ หากเครื่องชารดุ เสยี หายไม่สามารถซอ่ มแซมไดต้ อ้ งแจง้ ใหช้ า่ งผชู้ านาญการมาดาเนินการแก้ไขต่อไป 6. การเกบ็ รกั ษา หลังจากใชเ้ คร่ืองใชส้ านกั งานปฏิบัตงิ านในแต่ละวันเรยี บรอ้ ยแล้ว ควรเก็บเครอ่ื งใช้เหลา่ นั้น เข้าทใี่ ห้เรยี บร้อยทกุ ครั้ง เพอื่ ปอ้ งกนั ความเสียหายที่เกิดจากไฟฟา้ ช็อต ควรถอดปลัก๊ ทกุ ครั้งหลังการใช้ หรอื ปอ้ งกันความ เสยี หายจากอุบตั เิ หตหุ รือการโจรกรรม 7. ใช้งานตามวตั ถปุ ระสงค์ เคร่ืองใช้สานักงานแตล่ ะประเภทมคี วามเหมาะสมกับงานแตล่ ะชนิด จึงจะเกดิ ประโยชนค์ ุ้มคา่ และเปน็ ไปตามวัตถุประสงคข์ องการใชง้ านสูงสดุ เชน่ แผน่ ใส ชนดิ เรียบไม่ควรนามาใช้กับเครือ่ งถา่ ยเอกสาร เพราะจะทาให้เคร่ืองถ่ายเอกสารได้รับความเสียหาย เปน็ ตน้ 8. การควบคมุ ดูแล นอกเหนอื จากการดูแลรกั ษาและการซ่อมแซมดังกล่าวข้างตน้ เพือ่ ให้การปฏบิ ตั งิ านภายใน องค์กรเปน็ ระบบควรมีการจัดทาบญั ชีการเบิกจ่าย การยืม หรือการเคลื่อนย้ายเคร่อื งปฏิบตั ิสานกั งานของหน่วยงาน ซ่ึงจะเป็น ประโยชน์ต่อการป้องกันการสูญหาย และการขออนมุ ตั จิ ัดซือ้ ใหม่เมื่อเครือ่ งใชเ้ หล่านัน้ สนิ้ สภาพการใช้งาน เปน็ ตน้

ประโยชน์ของเครอื่ งใช้สานกั งาน 1. ชว่ ยให้เกิดความเปน็ ระเบียบเรียบรอ้ ย งานทผ่ี ลิตได้นั้น จะแลดเู ปน็ ระเบียบ อา่ นงา่ ยชัดเจนมปี ระสิทธิภาพ 2. ชว่ ยลดตน้ ทุน และค่าใชจ้ า่ ย งานเอกสารทท่ี าได้อย่างถูกตอ้ ง รวดเรว็ มีประสิทธภิ าพ จะทาใหป้ ระหยดั ค่าใช้จ่าย และลดตน้ ทนุ ในการผลิตลง 3. ชว่ ยให้เกดิ ความสวยงาม งานทผี่ ลิตดว้ ยเครื่องใช้สานักงาน ย่อมแลดุดีกว่างานทผี่ ลิตดว้ ยมอื มคี วาม สม่าเสมอและจดั ไดอ้ ย่างมรี ะเบยี บ 4. ช่วยลดความเบ่อื หน่ายและความเมอ่ื ยล้า งานบางอย่างนั้นตอ้ งทาซา้ ซากจาเจทาให้เกดิ การเบื่อหน่าย และ ความเมือ่ ยล้าได้ หากไดน้ าเอาเครอ่ื งใช้สานกั งานมาชว่ ยแบ่งเบาภาระได้