รายงานการจัดการฐานข้อมูล

รายงาน เรื่อง การจัดการฐานข้อมูลโดยใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel เสนอ คณุ ครนู ันธยา พงึ่ ประยรู โดย ช้นั ม.6/1 เลขท่ี 2 นางสาวกมลวัทน์ โตรักษา รายงานนี้เป็นส่วนหน่ึงของวชิ าออกแบบและเทคโนโลยี ภาคเรยี นท่ี 2 ปีการศึกษา 2564 โรงเรยี นมารีย์อปุ ถัมภ์ อ.สามพราน จ.นครปฐม

ก คำนำ รายงานเรื่อง การจัดการฐานข้อมูลโดยใช้โปรแกรม Excel เป็นส่วนหนึ่งของรายวิชา ออกแบบและ เทคโนโลยี ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 6 ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2564 รายงานเล่มนี้จัดทาขึ้นเพื่อศึกษาค้นคว้า ความหมายของการจัดการฐานข้อมูล การสร้างแฟ้มข้อมูล ขั้นตอนการใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการ จัดการฐานข้อมูลรวมถึงประโยชน์ในการสร้างฐานข้อมูล ทั้งนี้ระบบฐานข้อมูล เป็นการจัดเก็บข้อมูล อย่างเป็น ระบบ ซึ่งจะทาให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูล ที่เกี่ยวข้องในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกันได้และเกิดประสิทธิภาพสูงสูด รายงานเลม่ นผี้ จู้ ัดทาได้ศึกษาคน้ คว้า และรวบรวมข้อมลู จากแหล่งเรยี นรตู้ า่ ง ๆนามาประกอบกัน ผจู้ ัดทาหวงั เปน็ อยา่ งยง่ิ ว่ารายงานเลม่ น้จี ะเอือ้ ประโยชนแ์ ก่ผทู้ ่สี นใจไม่มากก็น้อย และหากมีข้อเสนอแนะ เพมิ่ เติม ผู้จดั ทายนิ ดนี อ้ มรบั และขอบพระคุณล่วงหนา้ 13 กมุ ภาพันธ์ 2565

สำรบัญ ข เรอ่ื ง หน้า คานา ก สารบัญ ข บทนา 1 1. ความหมายการจดั การฐานข้อมูล 3 2. ฐานขอ้ มูล 5 3. การสร้างแฟม้ ข้อมลู 6 4. ข้นั ตอนการใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการจดั การฐานข้อมูล 7 5. ประโยชนข์ องการสร้างฐานข้อมลู 8 บรรณานุกรม 9

บทนำ ปัจจุบันเป็นยุคของสารสนเทศ เป็นที่ยอมรับกันว่า สารสนเทศเป็นข้อมูล ที่ผ่านการกลั่นกรองอย่าง เหมาะสม สามารถนามาใช้ประโยชน์อย่างมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการนามาใช้งาน ด้านธุรกิจ การบริหาร และ กิจการอื่น ๆ องค์กร ที่มีข้อมูลปริมาณมาก ๆ จะพบความยุ่งยากลาบากในการจัดเก็บข้อมูล ตลอดจน การนา ข้อมูล ท่ตี อ้ งการออกมาใช้ ใหท้ ันตอ่ เหตุการณ์ ดังนั้นคอมพิวเตอร์จึงถูกนามาใช้ เป็นเครื่องมือช่วย ในการจัดเก็บ ข้อมูล การประมวลผลข้อมลู ซึง่ ทาใหร้ ะบบการจัดเก็บข้อมลู เปน็ ไปได้อย่างสะดวก ทั้งนี้โปรแกรมแต่ละโปรแกรม จะต้องสร้างวิธีควบคุมและจัดการ กับข้อมูลขึ้นเอง ฐานข้อมูลจึงเข้ามามีบทบาท สาคัญอย่างมาก โดยเฉพาะ ระบบงานตา่ ง ๆ ทีใ่ ชค้ อมพวิ เตอร์ การออกแบบและพัฒนา ระบบฐานข้อมูล จึงต้องคานึงถึง การควบคุมและการ จัดการ ความถูกต้อง ตลอดจนประสิทธภิ าพ ในการเรียกใช้ข้อมูลด้วยระบบฐานข้อมูล (Database System) ซึ่งท่ี รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกันเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบมีความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลต่าง ๆ ที่ชัดเจน ใน ระบบฐานข้อมูลจะประกอบดว้ ยแฟม้ ข้อมูลหลายแฟ้มที่มีข้อมูล เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเข้าไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ และเปดิ โอกาสให้ผูใ้ ช้สามารถใชง้ านและดูแลรักษาปอ้ งกนั ขอ้ มลู เหล่านี้ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีซอฟต์แวร์ท่ี เปรียบเสมือนสื่อกลางระหว่างผู้ใช้และโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ฐานข้อมูล เรียกว่า ระบบจัดการ ฐานขอ้ มูล หรือ DBMS (data base management system)มีหน้าที่ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายสะดวกและมี ประสทิ ธิภาพ การเขา้ ถึงขอ้ มลู ของผู้ใช้อาจเป็นการสรา้ งฐานข้อมลู การแกไ้ ขฐาน การจดั การฐานขอ้ มูลสามารถใช้โปรแกรมในการจัดการได้อย่างหลากหลาย ซึ่งในรายงานเล่มนี้ผู้จัดทาได้ นาเสนอการจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม Excel โดยมีรายละเอียดในประเด็นหลักๆ ดังนี้ความหมายของการ จัดการฐานข้อมูล การสรา้ งแฟ้มข้อมูล ขั้นตอนการใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการจัดการฐานข้อมูลรวมถึง ประโยชนใ์ นการสรา้ งฐานข้อมูล ทั้งนรี้ ะบบฐานข้อมลู เป็นการจัดเก็บข้อมลู อย่างเป็นระบบ

๒ 1. ควำมหมำยกำรจดั กำรฐำนขอ้ มูล กองเทคโนโลยีดิจิทัล มหาวิทยาลัยแม่โจ้ ( ออนไลน์ ) ได้กล่าวว่าระบบจัดการฐานข้อมูล คือซอฟต์แวร์ สาหรับบริหารและจัดการฐานข้อมูล เปรียบเสมือนสื่อกลางระหว่างผู้ใช้และโปรแกรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ ฐานขอ้ มูล ซ่ึงมหี น้าที่ช่วยใหผ้ ู้ใชเ้ ขา้ ถึงขอ้ มลู ไดง้ ่ายสะดวกและมปี ระสิทธภิ าพการเข้าถงึ ข้อมูลของผู้ใช้อาจเป็นการ สร้างฐานข้อมูล การแก้ไขฐานข้อมูล หรือการตั้งคาถามเพื่อให้ได้ข้อมูลมาโดยผู้ใช้ไม่จาเป็นต้องรับรู้เกี่ยวกับ รายละเอยี ดภายในโครงสร้างของฐานข้อมลู เปรียบเสมอื นเปน็ ส่อื กลางระหว่างผ้ใู ชแ้ ละโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง กับการใชฐ้ านขอ้ มูลซง่ึ ตา่ งจากระบบแฟม้ ข้อมลู ทีห่ น้าทเ่ี หลา่ นจี้ ะเป็นหน้าท่ีของโปรแกรมเมอร์ วรกฤต แสนโภชน์ ( 2560 : ออนไลน์ ) ได้กล่าวว่าระบบบริหารจัดการฐานข้อมูลคือชุดคาสั่ง หรือ โปรแกรม หรือ ซอฟท์แวร์ที่ สร้างขึ้นมาเพื่อทาหน้าที่บริหารจัดการฐานข้อมูล เช่น รวบรวมข้อมูลให้เป็นระบบ สะดวกและง่ายต่อการจัดการเกี่ยวกับระบบ แฟ้มข้อมูลภายในฐานข้อมูล (การเก็บ รักษา การ เรียกใช้ การแก้ไข การเข้าถึงข้อมูล) รวมถึงการท่ี จะนามาปรับปรุงให้ทันสมัย ระบบบริหารจัดการ ฐานข้อมูลจะทาหน้าที่เป็นเครื่องมือ หรือเป็น ตัวกลาง ระหวา่ งผใู้ ช้ชุดคาสั่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ ฐานข้อมูล เพื่อจัดการและควบคุมความ ถูกต้อง ความซ้าซ้อนและความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่อยู่ ภายในฐานข้อมลู รวมถงึ การรักษาความมั่นคง ความปลอดภัยของข้อมูล การสารองขอ้ มูล และ การเรียกคืนข้อมูล ในกรณีที่ข้อมูลเกิดความเสียหาย โดยที่ผู้ใช้ไม่จาเป็นต้องทราบถึงรายละเอียดภายในโครงสร้างของฐานข้อมูล ตัวอย่างของระบบบริหารจัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ กันอย่างแพร่หลาย เช่น MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, SQL Server,FileMaker, Oracle, Sybase, dBASE, Clipper และ FoxPro เป็นต้น อดิศร หนานแกว้ ( ออนไลน์ ) ได้กล่าวว่าระบบจัดการฐานข้อมูล หมายถึง กลุ่มโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ ชนิดหนึ่ง ที่สร้างขึ้นมาเพื่อทาหน้าที่บริหารฐานข้อมูลโดยตรง ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด เป็นเครื่องมือที่ช่วย อานวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ โดยที่ผู้ใช้ไม่จาเป็นต้องรับรู้เกี่ยวกับรายละเอียดภายใน โครงสร้างฐานข้อมูล พูดง่าย ๆ ก็คือ DBMS นี้เป็นตัวกลางในการเชื่อมโยงระหว่างผู้ใช้ และโปรแกรมต่างๆ ที่ เกี่ยวข้องกับระบบฐานข้อมูล ตัวอย่างของ DBMS ที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ Microsoft Access, FoxPro, SQL Server, Oracle, Informix, DB2 เป็นตน้ ทรงศักด์ิ โพธิ์เอีย่ ม ( 2556 : ออนไลน์ ) ได้กล่าวว่าการจัดการฐานข้อมูล(Database Management) คือ การบริหารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อตอบสนองต่อการใช้ของโปรแกรมประยุกต์อย่างมี ประสทิ ธภิ าพและลดการซ้าซ้อนของขอ้ มลู รวมทั้งความขัดแย้งของข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์การ ในอดีตการเก็บ ขอ้ มูลมกั จะเปน็ อสิ ระตอ่ กนั ไม่มีการเชอ่ื มโยงของข้อมูลเกิดการ สน้ิ เปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล เช่น องค์การหนึ่ง จะมีแฟ้มบุคคล (Personnel) แฟ้มเงินเดือน (Payroll) และแฟ้ม สวัสดิการ (Benefits) อยู่แยกจากกัน เวลา

๓ ผูบ้ ริหารตอ้ งการขอ้ มลู ของพนกั งานท่านใดจาเป็นจะต้องเรียกดูแฟ้มข้อมูลทั้ง 3 แฟ้ม ซึ่งเป็นการไม่สะดวก จงทา ให้เกิดแนวความคิดในการรวมแฟ้มข้อมูลทั้ง 3 เข้าด้วยกันแล้วเก็บไว้ที่ ศูนย์กลางในลักษณะฐานข้อมูล (Database) จึงทาให้เกิดระบบการจัดการฐานข้อมูล (Database Management system (DBMS) ซึ่งจะต้อง อาศัยโปรแกรมเฉพาะในการสร้างและบารุงรักษา (Create and Maintenance) ฐาน ข้อมูลและสามารถที่จะให้ ผู้ใช้ประยุกตใ์ ช้กับธุรกจิ ส่วนตวั ไดโ้ ดยการดึงข้อมูล (Retrieve) ขึ้นมาแล้วใช้โปรแกรมสาเร็จรูปอื่นสร้างงานขึ้นมา โดยใช้ข้อมูลทมี อี ยู่ในฐานขอ้ มูล แสดงการรวมแฟ้มข้อมูล 3 แฟ้มเข้าด้วยกัน พิมพ์ชนก ชิณภา ( ออนไลน์ ) ได้กล่าวว่าการจัดการฐานข้อมูล(Database Management) คือ การ บริหารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อตอบสนองต่อการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและลดการ ซ้าซอ้ นของข้อมูล รวมทงั้ ลดความขดั แยง้ ของข้อมูลที่เกดิ ข้ึนภายในองค์กรด้วย จากการศึกษาความหมายการจัดการฐานข้อมูล พบว่า ระบบการจัดการฐานข้อมูล(Database Management System : DBMS)มีวัตถุประสงค์เพื่อทาหน้าที่บริหารจัดการฐานข้อมูล ให้เป็นระบบ สะดวกและ ง่ายต่อการจัดการเกี่ยวกับระบบแฟ้มข้อมูลภายในฐานข้อมูล ซึ่งหมายถึง (การเก็บ รักษา การเรียกใช้ การแก้ไข การเข้าถึงข้อมูล) รวมถึงการที่จะนามาปรับปรุงให้ทันสมัย สะดวกและเกิดประสิทธิภาพสูงสุดต่อผู้ใช้งาน นอกจากน้ผี ้ใู ช้ต้องศึกษา และทาความเข้าใจกับฐานข้อมลู เพอ่ื ให้การจัดการฐานข้อมลู เป็นระบบ และชัดเจนยิง่ ขน้ึ 2. ฐำนขอ้ มูล รมณยี ์ เจริญทรัพย์ ( ออนไลน์ ) ไดใ้ หค้ วามหมายของฐานขอ้ มลู ไวด้ งั น้ี ฐานขอ้ มูล คอื กลมุ่ ของขอ้ มลู ที่มีความสมั พันธ์กัน นามาเกบ็ รวบรวมเขา้ ไว้ด้วยกันอย่างมีระบบ และข้อมูล ที่ ประกอบกันนั้น จะต้องตรงตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน เช่น ข้อมูลการให้บริการในฝ่าย ทะเบียนคุม ครุภัณฑ์ ทะเบียน สารเคมีรอส่งกาจัด ซึ่งฐานข้อมูลที่ดีนั้น จะต้องเรียกข้อมูลได้สะดวก เรคคอร์ดไม่ซ้าซ้อนกัน และสามารถนาไปใชง้ านอน่ื ตอ่ ไป ได้ เชน่ การนาเสนอขอ้ มูลเพอ่ื ประกอบการพิจารณา เป็นตน้ ฐานขอ้ มูลเปรยี บเสมอื นตเู้ ก็บเอกสาร ซ่งึ คือ CD หรอื Hard Disk ของคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ในตู้เอกสารจะมี แฟ้ม เอกสารเก็บแยกข้อมูลแต่ละเรื่องไว้ ซึ่งก็คือแฟ้มข้อมูล (file) นั่นเอง แต่ละแฟ้มข้อมูลอาจมีความเกี่ยวข้อง กันหรือไม่เกี่ยวข้อง ก็ได้ ในแฟ้มจะประกอบไปด้วย รายการของข้อมูล (record) มากมาย ซึ่งแต่ละเรคคอร์ดจะ ประกอบไปด้วยเขตข้อมูล (field) ต่างๆ

๔ อดิศร หนานแก้ว ( ออนไลน์ ) ได้กล่าวว่าฐานข้อมูล (Database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มี ความสัมพันธ์กัน นามาเก็บรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบและข้อมูลที่ประกอบกันเป็นฐานข้อมูลนั้น ต้องตรง ตามวัตถปุ ระสงคก์ ารใชง้ านขององค์กรด้วยเช่นกัน เช่น ในสานักงานก็รวบรวมข้อมูล ตั้งแต่หมายเลขโทรศัพท์ของ ผู้ที่มาติดต่อจนถึงการเก็บเอกสารทุกอย่างของสานักงาน ซึ่งข้อมูลส่วนนี้จะมีส่วนที่สัมพันธ์กันและเป็นที่ต้องการ นาออกมาใชป้ ระโยชนต์ อ่ ไปภายหลงั ข้อมลู น้นั อาจจะเกีย่ วกับบคุ คล สง่ิ ของสถานท่ี หรือเหตุการณ์ใด ๆ ก็ได้ที่เรา สนใจศึกษา หรืออาจได้มาจากการสังเกต การนับหรือการวัดก็เป็นได้ รวมทั้งข้อมูลที่เป็นตัวเลข ข้อความ และ รูปภาพต่าง ๆ ก็สามารถนามาจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลได้ และที่สาคัญข้อมูลทุกอย่างต้องมีความสัมพันธ์กัน เพราะ เราตอ้ งการนามาใชป้ ระโยชนต์ อ่ ไปในอนาคต เกศรา โชคนาชยั สริ ิ และคณะ ( ออนไลน์ ) ไดใ้ ห้ความหมายของฐานขอ้ มูลไว้ว่า ฐานข้อมูล (Database) คือ กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน เช่น กลุ่มข้อมูล เกี่ยวกับพนักงานบริษัท ประกอบด้วย รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ และกลุ่มข้อมูลดังกล่าว ถูก จดั เกบ็ อย่รู วมกนั หลาย ๆ กลมุ่ ซงึ่ อาจจะเก็บอยใู่ นรปู แฟ้มเอกสารหรืออยู่ในคอมพิวเตอร์ ฐำนข้อมูลมลี กั ษณะสำคญั 1. เป็นเรื่องเกีย่ วกับการจัดเกบ็ ข้อมูล 2. ขอ้ มลู ท่จี ดั เก็บมีความสัมพนั ธเ์ กย่ี วข้องเปน็ เรอื่ งเดยี วกัน 3. สามารถแสดงออกมาอยูใ่ นรปู แบบของตารางได้ ลกั ษณะข้อมูลในฐำนข้อมลู ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศที่ประกอบด้วยรายละเอียด ของ ข้อมูลท่ีเก่ียวข้องกันทจี่ ะนามาใช้ในระบบตา่ ง ๆ รว่ มกนั ฐานขอ้ มูลเปน็ การจัดเก็บขอ้ มูลอย่างเป็นระบบ ทาให้ผู้ใชส้ ามารถใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระบบงาน ต่าง ๆ รว่ มกนั ได้ โดยทจ่ี ะไม่เกดิ ความซ้าซอ้ นของข้อมูล และยงั สามารถหลกี เลีย่ งความขดั แย้งของข้อมูลดว้ ย อีกทั้งข้อมูล ในระบบก็จะถูกตอ้ งเช่อื ถอื ไดแ้ ละเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยจะมกี ารกาหนดระบบความปลอดภัยของขอ้ มูลขึน้ 1. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชั่น (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถว (row) และเป็นคอลัมน์ (column) การ เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง จะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตาราง เปน็ ตัวเชื่อมโยงขอ้ มูล ฐานขอ้ มลู เชิงสัมพนั ธน์ จี้ ะเป็นรปู แบบของฐานขอ้ มลู ที่นิยมใชใ้ นปัจจบุ นั 2. ฐานข้อมูลแบบเครอื ขา่ ย (Network Database) ฐานข้อมลู แบบเครอื ข่ายจะเป็นการรวมระเบียน ต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่จะต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝง ความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันจะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์ใดแอททริบิวต์หนึ่ง เหมอื นกัน แตฐ่ านข้อมลู แบบเครอื ขา่ ย จะแสดงความสมั พันธ์อยา่ งชัดเจน 3. ฐานข้อมูลแบบลาดับชั้น (Hierarchical Database) ฐานข้อมูลแบบลาดับชั้น เป็นโครงสร้างที่ จัดเก็บ ข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบพ่อ - ลูก (Parent-Child Relationship Type : PCR Type) หรือเป็น โครงสร้างรูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล

๕ (Field) ของเอนทิต้หี นง่ึ ๆ ฐานขอ้ มูลแบบลาดบั ชน้ั นค้ี ล้ายคลงึ กับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย แต่ต่างกันที่ฐานข้อมูล แบบลาดบั ชน้ั มีกฎเพ่มิ ข้ึนมาอกี หนง่ึ ประการ คือ ในแต่ละกรอบจะมีลกู ศรว่งิ เขา้ หาได้ไม่เกิน 1 หวั ลูกศร โครงสรำ้ งของฐำนข้อมลู ประกอบด้วย 1. Character คอื ตวั อักขระแต่ละตวั / ตวั เลข/ เครอ่ื งหมาย 2. Field คือ เขตข้อมูล/ชุดข้อมูลที่ใช้แทนความหมายของสื่อโครงสร้าง เช่น ชื่อของบุคคล ชื่อของ วัสดุ สิ่งของ 3. Record คือ ระเบยี น หรือรายการขอ้ มูล เช่น ระเบียนของพนกั งานแต่ละคน 4. Table /File คอื ตาราง หรอื แฟม้ ข้อมูล ประกอบขึ้นด้วยระเบียนต่าง ๆ เช่น ตารางข้อมูลของ บุคคล ตารางขอ้ มลู ของวสั ดสุ ิง่ ของ 5. Database คอื ฐานขอ้ มลู ประกอบด้วยตารางและแฟม้ ข้อมูลต่างๆ ท่ีเกย่ี วขอ้ งหรอื มคี วามสมั พันธ์กัน จากการให้ความหมายของฐานขอ้ มูลสรปุ ไดว้ า่ ฐานข้อมลู คอื กลุ่มของขอ้ มูลทม่ี คี วามสัมพันธ์เกี่ยวข้องเป็น เรื่องเดียวกันซึ่งแบ่งเป็นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย และฐานข้อมูลระดับขั้น ดังนั้น ฐานข้อมูลจึงควรมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ข้อมูลในระบบจะต้องถูกต้องเชื่อถือได้ และเป็นมาตรฐาน เดียวกันเพอ่ื ใหผ้ ู้ใช้สามารถนาข้อมูลต่าง ๆออกมาใช้ไดโ้ ดยสะดวก มีมาตรฐาน 3.กำรสรำ้ งแฟ้มขอ้ มลู รมณีย์ เจริญทรัพย์ ( ออนไลน์ ) ในการสร้างแฟ้มข้อมูลต้องทราบความต้องการในการใช้ประโยชน์จาก ข้อมูลนั้น เพื่อการกาหนดเขตข้อมูลอย่าง ครอบคลุม ที่มาของข้อมูลที่เป็นเอกสารควรเก็บไว้อย่างเป็นระบบและ สามารถตรวจสอบกลับได้ ในการกรอกข้อมูลแต่ละ รายการ จะต้องมีความถูกต้องแม่นยา ข้อมูลในเขตข้อมูล (field) เดียวกนั เปน็ ข้อมลู ประเภทเดียวกัน และไม่ควรให้ช่อื Field ปราณี ฤทธิศร ( ออนไลน์ ) แฟ้มข้อมูล, ไฟล์ (File) คือ การเก็บ หรือ รวบรวมข้อมูลที่บันทึกไว้เป็น ระเบียน (record) ใน Auxiliary Storage โดยการเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพต้องมีการบารุงรักษาข้อมูล และ อัพเดทใหท้ ันสมยั ด้วย function ตา่ งๆ ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File Type) เราสามารถจาแนกแฟ้มข้อมูลออกตามลักษณะของข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้และสามารถแบ่งแฟ้มข้อมูลออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

๖ 1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่สาคัญ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติ ลูกค้า (Customer master file) ตามทกี่ ลา่ วไว้ข้างตน้ แฟม้ ข้อมูลประวัตผิ ู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file) แฟ้มขอ้ มูลสนิ คา้ คงเหลือ (Inventory master file) แฟ้มขอ้ มลู บญั ชี (Account master file) เป็นต้น ซึ่ง แฟม้ ขอ้ มูลหลกั เหลา่ นี้เป็นส่วนประกอบของระบบงานบญั ชี (Account system) 2. แฟ้มรายการปรับปรุง (Transaction file) เป็นแฟ้มที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลหลักที่มีการ เปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน รายการที่เกิดขึ้นต้องนาไปปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมี ข้อมลู ท่ที ันสมยั อยตู่ ลอดเวลา สรุปได้ว่าแฟม้ ข้อมูลหมายถึงการเกบ็ หรอื รวบรวมข้อมลู ที่บันทึกไว้เป็น ระเบียน (record) ใน Auxiliary Storage โดยแฟม้ ข้อมลู สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท 1.แฟ้มข้อมูลหลัก ไว้ใช้เก็บข้อมูลที่สาคัญ 2.แฟ้มรายการ ปรับปรงุ เกบ็ ขอ้ มลู หลักที่มีการเปล่ยี นแปลงในแตล่ ะวัน โดยการสร้างแฟ้มข้อมูลต้องคานึงถึงความต้องการในการ ใช้ประโยชนจ์ ากขอ้ มูลนั้น เพ่ือการกาหนดเขตขอ้ มูลอยา่ ง ครอบคลุม 4. ข้นั ตอนกำรใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel ในกำรจดั กำรฐำนขอ้ มูล รมณีย์ เจริญทรัพย์ ( ออนไลน์ ) ในงานฐานขอ้ มูลที่มีขนาดไม่ใหญ่มากสามารถใช้โปรแกรมExcel จัดการ ได้ซึ่งทางานได้คล่องตัวกว่าและสามารถถ่ายโอนข้อมูลไปยังโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นๆ ได้ด้วย ใน 1 file ข้อมูลท่ี สร้างบน Worksheet สามารถสร้าง Sheet ได้ มากกว่า 300 sheets ในแต่ละชีทบันทึกได้มากกว่า 1,048,000 record (row) แตล่ ะเรคคอรด์ สามารถกาหนดเขตข้อมูล (field: column) ได้จานวนมากเป็น factorial ของ A-Z จนถงึ คอลมั น์ท่ี XFD ดังนน้ั จะเหน็ ได้ว่าจานวนฟิล์ดต่อเรคคอร์ด, จานวนเรคคอร์ดต่อชีท และจานวนชีทต่อไฟล์ ของ Excel นั้นเอื้อให้ มากกว่าความจาเปน็ ในการบนั ทกึ ขอ้ มลู ของหนว่ ยงานเล็กๆหรือฐานข้อมลู ขนาดเลก็ ๆ นอกจากนนั้ Excel ยังมี Function ท่ีช่วยในการใชง้ านฐานข้อมลู อยูม่ ากมาย เช่น - สามารถเรยี งลาดับขอ้ มลู ได้ โดยเขา้ ไปทแี่ ทป Data -> Sort - การค้นหากลั่นกรองข้อมูล โดยเขา้ ไปทีแ่ ทป Data -> Filter - การคานวณหาผลรวม,ค่าเฉลยี่ ,ค่าmin-max ผลคณู -หารโดยเข้าไปทแ่ี ทปFormulas -> Insert Function -> Database หรอื Math & Trig ซึ่งมีให้เลือกอีกมากมาย - การนบั จานวน โดยเข้าไปทแ่ี ทป Formulas -> Insert Function -> Database -> Dcount - การคานวณทางสถติ ิ โดยเข้าไปทีแ่ ทป Formulas -> Insert Function -> Database -> statistical ฯลฯ และยงั จัดรูปแบบรวมถงึ พิมพ์รายงานได้ตามต้องการ สามารถดึงข้อมลู ไปสร้างกราฟเพ่ือทารายงานได้โดยไม่ ต้องสร้างข้อมูลใหม่ ในงานของฝา่ ยเครือ่ งมือและวิจัยทางวิทยาศาสตร์ นักวิจัยสามารถสร้างแฟ้มข้อมูลย่อยๆ ของตัวเองได้ เช่น แฟ้ม ผลงานตีพิมพ์ แฟ้มการบริการวิชาการ แฟ้มการกาจัดสารพิษ หรืองานธุรการ สามารถสร้างแฟ้มการพัฒนา

๗ บุคลากร ของฝ่ายฯ แฟ้มประวัติบุคลากร ฯลฯ แต่ในการจะให้ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นสามารถใช้งานได้อย่างมี ประสทิ ธภิ าพ ถกู ตอ้ ง แม่นยาไดน้ ้นั หัวใจสาคัญอยทู่ ี่ 1. รายละเอยี ดขอ้ มูลทจี่ ะบันทกึ ตอ้ งชดั เจนถูกต้อง 2. มีการจัดการระบบเอกสารข้อมูลอย่างดี ค้นหาได้ง่าย สามารถสอบทวนกลับได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าเป็น เอกสารหลักฐานท่ีสาคัญ ควรเก็บไว้ เพราะข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มีความเสี่ยงที่จะสูญหายได้ง่าย เช่น เกิดจากการ ตดิ ไวรัส Hard Disk เสีย ฯลฯ 3. ผู้บันทึกข้อมูลต้องทางานอย่างละเอียด ถูกต้อง หากข้อมูลที่บันทึกไว้ผิด ฐานข้อมูลที่สร้างจะไม่ สามารถ ใช้งานได้ หรือไม่สามารถเชื่อถือข้อมูลที่ได้ออกมา ต้องจาไว้ว่า Computer ไม่สามารถแยกแยะความ ผิดพลาดของผูล้ ง ข้อมลู ได้ (Garbage in - Garbage Out) 4. การแก้ไขเปลี่ยนแปลงขอ้ มูล ควรเป็นหน้าที่ผรู้ ับผดิ ชอบเท่าน้ัน หรอื กาหนด lock ไว้สาหรับข้อมูลที่ไม่ ต้องการให้ผไู้ มเ่ ก่ียวข้องเขา้ มาแกไ้ ข 5. ควรกาหนดผู้เก็บรักษาและความปลอดภัยของฐานข้อมูล ในการทางานควรมีการสร้าง Back up file ไว้ ในท่ีปลอดภยั ทุกครงั้ ดว้ ย 5. ประโยชนข์ องกำรสร้ำงฐำนขอ้ มลู บริษัท เค แอนด์ โอ ซสิ เต็มส์ แอนด์ คอนซลั ตงิ้ จากดั ( 2563 : ออนไลน์ ) 1. สามารถลดความซ้าซ้อนของขอ้ มูลได้ การเกบ็ ขอ้ มลู ชนดิ เดยี วกนั ไวห้ ลาย ๆ ที่ ทาให้เกิดความซ้าซ้อน (Redundancy) ดังนั้นการนาข้อมูลมารวมเก็บไว้ ในฐานข้อมูล จะช่วยลดปัญหาการเกิดความซ้าซ้อนของข้อมูลได้ โดยระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) จะช่วยควบคุมความซ้าซ้อนได้ เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจะทราบได้ ตลอดเวลาว่ามีข้อมลู ซ้าซ้อนกนั อยทู่ ใ่ี ดบ้าง 2. หลีกเลี่ยงความขดั แยง้ ของข้อมลู ได้ หากมี การเก็บข้อมูล ชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่และมีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ ที่มี ขอ้ มลู เก็บอยู่ ก็จะทาให้เกิดปัญหาข้อมูลชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่เหมือนกัน ในแต่ละที่ ที่เก็บข้อมูลอยู่ จึงก่อใให้ เกิดความขดั แยง้ ของขอ้ มลู ข้นึ (Inconsistency) 3. สามารถใชข้ ้อมูลรว่ มกันได้ ฐานข้อมูลจะเปน็ การจดั เกบ็ ขอ้ มลู รวมไวด้ ว้ ยกนั ดังนั้นหากผู้ใชต้ อ้ งการใชข้ ้อมลู ใน ฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูล ต่างๆ ก็จะทาไดโ้ ดยงา่ ย 4. สามารถรักษาความถูกต้องเช่ือถือได้ของข้อมลู บางครั้งพบว่า การจัดเก็บข้อมูล ในฐานข้อมูล อาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น จากการที่ผู้ป้อนข้อมูล ป้อนข้อมูล ผดิ พลาด คือป้อนจากตัวเลขหนง่ึ ไปเป็นอีกตัวเลขหน่งึ โดยเฉพาะกรณมี ีผู้ใช้หลายคน ต้องใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล

๘ ร่วมกัน หากผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง แก้ไขข้อมูลผิดพลาดก็ทาให้ผู้อื่นได้รับผลกระทบตามไปด้วย ในระบบจัดการ ฐานข้อมูล (DBMS) จะสามารถใสก่ ฎเกณฑเ์ พื่อควบคุมความผิดพลาดทเ่ี กิดขึน้ 5. สามารถกาหนดความเปน็ มาตรฐานเดยี วกันของข้อมูลได้ การเก็บข้อมูลร่วมกันไว้ในฐานข้อมูล จะทาให้สามารถกาหนด มาตรฐานของข้อมูลได้รวมทั้งมาตรฐานต่าง ๆ ใน การจัดเก็บข้อมูล ให้เป็นไปในลักษณะเดียวกันได้ เช่นการกาหนดรูปแบบการเขียนวันที่ ในลักษณะ วัน/เดือน/ปี หรือ ป/ี เดอื น/วัน ทัง้ น้ีจะมผี ้ทู คี่ อยบริหารฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA) เป็นผู้กาหนดมาตรฐานตา่ งๆ 6. สามารถกาหนดระบบความปลอดภยั ของขอ้ มลู ได้ ระบบความปลอดภัยในทีน่ ้ี เป็นการปอ้ งกันไมใ่ หผ้ ้ใู ช้ทไ่ี มม่ สี ิทธมิ าใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างในระบบ ผู้บริหาร ฐานข้อมูล จะสามารถกาหนดระดับการเรียกใช้ขอ้ มูล ของผูใ้ ช้แตล่ ะคนไดต้ ามความเหมาะสม 7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล ในระบบฐานข้อมูล จะมีตัวจัดการฐานข้อมูล ที่ทาหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่ จาเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง ดังนั้นการแก้ไขข้อมูลบางครั้ง จึงอาจกระทา เฉพาะกับโปรแกรม ที่เรียกใช้ ขอ้ มลู ทเี่ ปลี่ยนแปลงเท่านัน้ ส่วนโปรแกรมที่ไม่ไดเ้ รยี กใชข้ อ้ มลู ดงั กลา่ ว กจ็ ะเป็นอสิ ระจากการเปลี่ยนแปลง

๙ บรรณำนกุ รม กองเทคโนโลยีดิจทิ ลั มหาวทิ ยาลัยแมโ่ จ.้ (ม.ป.ป.). เรียกใชเ้ ม่ือ 30 มกราคม 2565 จาก http://csmju.jowave.com/cs100_v2/lesson6.html เกศรา โชคนาชัยสริ ิ และคณะ. (ม.ป.ป.). เรยี กใชเ้ มอ่ื 30 มกราคม 2565 จาก https://mwi.anamai.moph.go.th/web- upload/migrated/files/mwi/n2357_0bb16e1793eb3b07b1c4244cf0a5e254_article_202002 05123735.pdf ทรงศักดิ์ โพธิ์เอีย่ ม. (2556). เรียกใชเ้ ม่ือ 30 มกราคม 2565 จาก https://sites.google.com/site/cadkarthankhxmul/home/1-khwam-hmay-khxng-than- khxmul-laea-rabb-kar-cadkar-than-khxmul บริษทั เค แอนด์ โอ ซิสเต็มส์ แอนด์ คอนซลั ตงิ้ จากัด . (10 เมษายน 2563). เรียกใช้เมื่อ 30 มกราคม 2565 จาก https://www.ko.in.th/%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B9%82%E0%B8%A2% E0%B8%8A%E0%B8%99%E0%B9%8C%E0%B8%82%E0%B8%AD%E0%B8%87- %E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%9A%E0%B8%90%E0%B8%B2%E0%B8% 99%E0%B8%82%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%A1%E0%B8%B9%E0%B8%A5- %E0%B8%A1%E0%B8% ปราณี ฤทธิศร. (ม.ป.ป.). เรยี กใช้เม่ือ 30 มกราคม 2565 จาก https://sites.google.com/site/dspranee1/faem-khx-ml พิมพช์ นก ชณิ ภา. (ม.ป.ป.). เรยี กใชเ้ ม่ือ 30 มกราคม 2565 จาก https://sites.google.com/site/elzanamon/keiyw-kab-rea วรกฤต แสนโภชน.์ (2560). เรยี กใชเ้ ม่ือ 30 มกราคม 2565 จาก http://csmju.jowave.com/cs100_v2/lesson6-4.html วรมณยี ์ เจรญิ ทรัพย์. (ม.ป.ป.). การจัดการฐานข้อมลู โดยใช้โปรแกรม Microsoft Excel. อดศิ ร หนานแก้ว. (ม.ป.ป.). เรียกใช้เมือ่ 30 มกราคม 2565 จาก https://sites.google.com/site/bb28003a/home/khwam-hmay-khxng-than-khxmul

๑๐