งานนำเสนอ (3)

นวตั กรรมพฒั นาระบบขอรถ เพ่ือลดการใชก้ ระดาษ ในโรงพยาบาลปากทอ่ โดยทีมงานยานพาหนะ Innovation to reduce paper use Paktho Hospital By Carman

ปัญหาในการจดั เกบ็ • การขอใชย้ านพาหนะในโรงพยาบาลจะเป็ นการกรอกขอ้ มูลลงใน แบบฟอร์มท่ีถกู ถ่ายเอกสารมาจากกระดาษรีไซเคิลในโรงพยาบาลแลว้ ถกู นามาส่งให้กบั ยงั แผนกงานยานพาหนะ ทางแผนกกจ็ ะตอ้ งดแู ลและเก็บ เอกสารเหล่าน้ีไวจ้ นกวา่ จะมคี าสง่ั ให้ทาลายทิง้ ได้ ทีผ่ า่ นมากจ็ ะพบกบั ปัญหาตา่ งๆ เช่น • การจดั เกบ็ ไวน้ านๆมกั มีสิ่งแปลกปลอมเขา้ มาอาศยั อยกู่ บั เรา ปลวก มด แมลงสาบ ตะขาบ และงู เพราะเราเกบ็ เอกสารไวใ้ นหอ้ งพกั เวร ซ่งึ จะมี ความช้นื ตามสภาพอากาศ กระดาษกเ็ ป็ นเช้อื ช้นั ดที ี่เชญิ ชวนสตั วเ์ หล่าน้ี เขา้ มาอยู่ เหมน็ อบั • เอกสารมคี วามเสียหาย หมกึ จางไมช่ ดั เจน มีการตดิ กนั ของตวั กระดาษ • เกบ็ ไวน้ านๆ พ้นื ท่ีในการเก็บก็ตอ้ งมีมากข้ึน ส่งผลให้ภายในห้องพกั เวร เต็มไปดว้ ยกล่องกระดาษ ทาความสะอาดยาก ดไู ม่สะอาดไมเ่ รียบร้อย กลายเป็ นห้องรก ห้องเหม็นอบั • ท้งั น้ีการจดั เกบ็ เอกสารหากไม่ไดม้ กี ารควบคุมอุณหภูมพิ น้ื ทีใ่ นการ จดั เก็บ หรือมกี ารจดั การทดี่ ีในการเกบ็ กจ็ ะก่อใหเ้ กดิ ปัญหาดงั ที่กล่าวมา ขา้ งตน้ และมผี ลเสียอ่ืนๆตามมาอกี หลายอย่าง

ปัญหาในการใชง้ าน มักมีการเรียกดเู อกสารการขอใชย้ านพาหนะ เพื่อตรวจสอบการใช้รถใน ผขู้ อใชร้ ถส่งเอกสารมา มีขอ้ มูลไม่ครบถ้วน ทาให้เกดิ ปญั หาในการ ทางแผนกไม่สามารถรวบรวมเอกสารใหเ้ ป็นระเบียบได้ เนอื่ งจากบางคร้ังมี บางคร้ัง หรอื เพอื่ ทบทวน สอบสวน ในกรณที ่เี กดิ ปัญหา อบุ ตั กิ ารณ์ หรอื จดั สรร ยานพาหนะให้ได้ตามความเหมาะสม การขอใชร้ ถโดยส่งเอกสารตามหลัง ท้งั น้ีเป็นไปตามนโยบายความเรง่ ดว่ น อุบตั ิเหตุ ทางแผนกไดพ้ บปญั หาหลกั คือ การจัดเกบ็ ไมไ่ ด้เรียงวนั เดอื น ปี ในแตล่ ะงาน ทาใหใ้ ชเ้ วลานาน ในการค้นหา

โรงพยาบาลมนี โยบายประหยดั พลงั งานและลดการใช้กระดาษ • แผนกงานยานพาหนะไดร้ ะดมความคิดเพ่ือใหก้ ารดาเนินงานของทมี เราสอดคลอ้ งกบั แนวทางของโรงพยาบาลปากทอ่ โดยคานึงถึงผูใ้ ชง้ านและผู้เกบ็ ขอ้ มลู ต้องเข้าถึงและเขา้ ใจ งา่ ย ใชง้ านสะดวก เดิมทีโรงพยาบาลไดม้ ีความพยายามทดลองใช้ระบบ Back office ในการ ขอใชร้ ถอยบู่ า้ งควบคไู่ ปกบั การขอทางใบใชร้ ถท่ีเป็นกระดาษ พบปัญหาในการเขา้ ระบบท่ี คอ่ นขา้ งซับซอ้ น เครื่องมือในการเขา้ ใช้งานและระบบอินเตอร์เนต็ ของแตล้ ะผู้ใช้งานแตกต่าง ออกไป ทาให้ไมส่ ามารถเข้าถึงได้งา่ ยและสะดวกตามท่เี ราตอ้ งการ ทางเราจึงดูไปท่ีระบบ อื่นๆนน่ั กค็ ือ Line official ซ่ึงในระบบไลน์ เราสามารถเขา้ ถึงไดง้ ่ายและสะดวก จึงทาการ ทดลองและปรับปรุงเร่ิมใหบ้ างแผนกทดลองใช้เพอ่ื หาจดุ บกพรอ่ งกอ่ นนามาใชง้ านจริง ใน การพัฒนาหรือเริ่มมีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการขอใชร้ ถ ไมว่ ่าจะเป็นช่องทางไหนล้วนตอ้ ง มอี ุปสรรคและปัญหา เช่น • การเปล่ียนแปลงทกี่ า้ วข้ามจากกระดาษเป็นระบบออนไลน์ แนน่ อนว่าตอ้ งเจอกบั คาถามของ ผู้ใช้งานและผู้ดูแลระบบ มคี วามยดึ ติดกบั การทางานในรูปแบบเดิมๆ • มขี ้อเปรียบเทียบ มีท้งั เหน็ ดว้ ยและไมเ่ หน็ ด้วย การโนม้ นา้ วและอธิบายใหเ้ ขา้ ใจในปัญหาและ แนวทางเป็นไปโดยยากลาบากเพราะผใู้ ชค้ ่อนข้างยึดติดกบั ความสะดวกในการใชง้ านแตม่ ิได้ คานึงถึงปัญหาที่เราพบเจอซ่ึงจะส่งผลกระทบตอ่ ไปในระยะยาว

แสดงใหเ้ หน็ ถงึ ขอ้ ดมี ากกวา่ ขอ้ เสยี ขอ้ เสยี ของกระดาษ ขอ้ ดขี องระบบ Line official • กระดาษมกี ารเกบ็ รกั ษาดูแลยุ่งยากเสยี่ งต่อความสญู • การเกบ็ ขอ้ มูลเป็นไฟล์pdf ไวใ้ นไลน์และอเี มลล์ มคี วาม หายและเสยี หาย ปลอดภยั และไม่ยงุ่ ยาก • สน้ิ เปลอื งกระดาษและพลงั งานในการถ่ายเอกสาร • ลดการใชก้ ระดาษไดท้ นั ทแี ละประหยดั พลงั งานเพราะ แบบฟอร์มไวท้ ลี ะมากๆ ไมต่ อ้ งถ่ายเอกสารแบบฟอร์มไวท้ ลี ะมากๆ • คน้ หาประวตั แิ ละขอ้ มูลการใชร้ ถไดช้ า้ และยุ่งยาก • คน้ หาประวตั แิ ละขอ้ มลู การใชร้ ถไดส้ ะดวกและรวดเรว็ • เปลอื งพ้นื ทใ่ี นการจดั เกบ็ เอกสาร • ประหยดั พน้ื ทใ่ี นการเกบ็ เอกสาร • ไมส่ ามารถปรบั เปลย่ี นใหเ้ ขา้ กบั สถานการณ์ได้ • สามารถปรบั เปลย่ี นรปู แบบไดต้ ามสถานการณ์ต่างๆ ทนั ทว่ งทีหรอื ชา้ ในการปรบั เปลย่ี นขอ้ มลู ในเอกสาร และสามารถปรบั เปลยี่ นขอ้ มูลไดร้ วดเรว็ จากผใู้ ชง้ าน • ผขู้ อใชร้ ถมาแบบทงั้ เดอื นตอ้ งใชก้ ระดาษมาก เชน่ 1วนั ทาใหผ้ ดู้ ูแลง่ายต่อการอานวยความสะดวกในการ จดั สรรยานพาหนะ ต่อ 1 ใบ ออกหน่วย 14 วนั ตอ้ งใชก้ ระดาษ14 ใบ • ผขู้ อใชร้ ถแบบทงั้ เดอื นสามารถกรอกขอ้ มลู ไดใ้ นหนา้ เดยี ว

เริ่มจากลงทะเบียนใชง้ าน กบั Line official • เราสามารถผูกกบั บญั ชLี ineทม่ี ีอยขู่ องเราได้ เลย • จากน้นั ใหเ้ ราต้งั ชื่อ ทมี เราต้ังวา่ Carman • เข้าไปที่ ริชเมนู • กดที่ สร้างใหม่ จากน้นั เลือกเทมเพลต • เทมเพลตที่เราเลือกใชค้ ือขนาดใหญ่ 6 ช่อง

เรม่ิ ตน้ การตงั้ คา่ กนั ครบั จะเห็นตวั อกั ษร A B C D E F ใหเ้ ราเลือกประเภทเป็น ขอ้ ความ ต้งั ใหค้ รบทกุ ช่อง A – F จากน้นั กดต่อไป จากน้นั กาหนดขอ้ ความตอบกลบั ท่ีเราจะต้งั เป็นคียเ์ วิร์ด ต้งั ช่ือริชเมนูน้ี จากน้นั ใหใ้ ส่วนั กดบนั ทึก เรากจ็ ะไดร้ ิชเมนใู น ไปที่ ขอ้ ความตอบกลบั อตั โนมตั ิ เดือนปี ที่จะเร่ิมใชง้ าน และวนั หนา้ Line official ของเรา เขา้ ไปต้งั คาที่เป็นคียเ์ วริ ์ดทเ่ี รา เดือนปี ที่ส้ินสุดการใชง้ าน แลว้ ตอ้ งการใหบ้ อทตอบกลบั ไปยงั ูใ้ ช้ ใหเ้ ราโดยอตั โนมตั ิ

ขนั้ ตอนการทารชิ เมนู

มุมมองจากผูใ้ ชง้ าน มีความน่าเชื่อถือดว้ ยบญั ชีทร่ี ับรองแลว้

ทาความรู้จกั กบั ผชู้ ่วยเหลือเราอกี หน่ึงแพลทฟอร์มที่เราเลือกใช้ Jotform • Jotform เป็นแบบฟอรม์ ทีเ่ ราสามารถต้ังไว้ให้ ผูใ้ ช้งานกดลิงคเ์ ข้ามากรอกขอ้ มลู แลว้ กดสง่ มาทเ่ี รา โดยทีเ่ ราสามารถต้ังค่าไวไ้ ด้ตามทีเ่ ราตอ้ งการ อีกท้งั เรายงั สามารถแยกขอ้ มูลเพื่อนาไปเป็นสถิติได้อยา่ ง ละเอียด • การใชง้ านของเราคอื สรา้ ง แบบฟอรม์ ขน้ึ มาแล้วแชรล์ งิ คห์ รอื ควิ อารโ์ คด้ เพ่อื นาไปใส่ไวใ้ นคาตอบของ บอท Line official ทเ่ี ราไดส้ รา้ งขนึ้ มา • การใชง้ านJotformของเราจะสามารถบนั ทกึ ข้อมูลไวไ้ ดท้ ้งั ในแบบฟอรม์ และอีเมลล์ทาใหเ้ รามนั่ ใจ ไดว้ า่ ขอ้ มูลจะไมส่ ูญหายไปได้โดยงา่ ย

หลงั จากที่เร่ิมทดลองใช้ Carman เมื่อเรานา Carman เขา้ มาทดลองใช้งาน เราจะเห็นไดอ้ ยา่ งชดั เจนวา่ การที่ ในส่วนของประวตั ิและข้อมูลท่เี กิดข้นึ จะถูกบนั ทกึ ไวใ้ น Jotform และ E- หากเราต้องการใชเ้ อกสารใบขอใชร้ ถเพอื่ แนบกับใบขอไปราชการกส็ ามารถทา ผู้ใช้สามารถเพิม่ เพ่ือน Line official เพือ่ เขา้ มาขอใช้รถน้ัน สะดวก mail ทาใหม้ คี วามปลอดภยั ทีข่ อ้ มูลจะไมส่ ูญหาย และสามารถเรยี กขอ้ มูลมา ได้โดยปรนิ้ ส์จาก pdf ไฟล์ จงึ ทาให้ประหยดั ค่าใช้จ่ายทไี่ ม่จาเป็ นออกไปได้ รวดเรว็ เขา้ ถึงและเข้าใจงา่ ย เพราะเราเนน้ ให้ขอ้ มูลท่ตี อ้ งกรอกลงแบบฟอร์ม ดูได้ตลอดเวลา ทนั ที น้ัน มกี ารชว่ ยใหเ้ ลือกคาตอบได้

สรุป ตลอดระยะเวลาที่ผา่ นมาท่ีไดท้ าการทดลองใช้ ทาใหท้ างเราไดเ้ รียนรูถ้ ึงขอ้ ดีและ ขอ้ บกพร่องตา่ งๆ ปัญหาในการใชง้ าน ทางเรากไ็ ดป้ รบั ปรุงและพฒั นามาโดยตลอด Carman เชื่อเหลือเกนิ ว่า การพฒั นานวตั กรรมงานน้ี จะช่วยใหก้ ารพฒั นาตอ่ ไปใน องคก์ รมที ิศทางท่ีดี อีกท้งั ยงั สามารถนาไปประยกุ คใ์ ชใ้ นแผนกอ่ืนๆไดใ้ นอนาคต ชีวิตคือการเรียนรู้ท่ีไมม่ สี ้ินสุด My life Learning is a lifelong journey.