04.공문서 작성 요령_강길태 배포용

공문서 작성 요령

공문서란 행정 기관 또는 공무원이 직무 상 작성하고 처리한 문서(도면· 사진·디스크·테이프·필름·슬라 이드·전자 문서 등의 특수 매체 기록을 포함) 및 행정 기관이 접 수한 문서

○X ∘ 질의응답/묻고 답하기 ∘ Q&A 공문서 ∘ 1층 ∘ 1F 표기법 ∘ 연구 개발(R&D) ∘ R&D • 한글로 작성하는 것이 원칙임. • 한자나 외국 문자: 괄호 안에 ∘ 3차원(3D) ∘ 3D 처리함. ∘ 세계20개국금융정상회의(G20) ∘ G20(세계20개국금융정상회의) ∘ 정보 기술(IT), 정보 통신 기술(ICT) ∘ IT, ICT ∘ 업무 협약(MOU), 인수 합병 ∘ MOU, M&A (M&A) ∘ 두뇌 집단(Think-Tank) ∘ Think-Thank ∘ 경제협력개발기구(OECD) ∘ OECD ∘ 사회간접자본(SOC) ∘ SOC

연월일 표기법 • 아라비아 숫자로 표기하는 것이 원칙임. • ‘일’ 다음에 반드시 마침표(.)를 찍음. • 연도 표기에는 쉼표(,)를 사용하지 않음. • 연도만 쓸 경우에 연도 다음에 한글로 ‘년’을 씀. • 기간은 물결표(∼) 또는 붙임표(-)로 함. • 물결표 대신에 ‘부터’와 ‘까지’를 사용할 수 있음. • 연도가 겹치면 뒤에서 생략할 수 있음.

O X ∘ 2020. 5. 13. ∘ 2020. 5. 말/2020년 5월 말 ∘ 2020.05.13./2020. 5. 13/’20. 5. 13. ∘ 2020. 6. 3.～2020. 6. 6. ∘ ’20.5월말/2020. 5월 말/2020. 5.월말 ∘ 2020. 6. 3(6)./2020. 6. 3.～6. 2020. 6. 3.～6. 6. ∘ 날짜: 2020. 5. 13.(수) 2020. 6. 3.～6. 6.까지 ∘ 날짜 및 요일: 2020. 5. 13. 수 ∘ 날짜: 2020. 5. 13(수) ∘ 날짜 및 요일: 2020. 5. 13. 수. ∘ 날짜 및 요일: 2020. 5. 13.(수) ∘ 일시: 2020. 5. 13.(수) 09:00～12:00 ∘ 일시: 2020. 5. 13.(수)

시간 표기법 • 시간은 24 시각제에 따라 아라비아 숫자로 표기함. • 십 미만의 시, 분, 초의 표기 시에는 0을 넣음. • 분 없이 시만 표기할 때는 숫자 다음에 ‘시’를 씀 . • 시와 분의 경계는 쌍점(:)으로 표시하며, 쌍점 양쪽을 띄우지 않음. • 시간의 동안은 물결표(∼) 또는 붙임표(-)로 함.

○ × ∘ 09:00 / 09시 ∘ 오전 9시 ∘ 13:00 / 13시 ∘ 오후 13:00시 ∘ 13:20 ∘ 13 : 20 ∘ 09:30～12:20 ∘ 09:30～12:20분까지 ∘ 서류 마감: 18:00 ∘ 서류 마감 시간: 오후 18시까지 ∘ 회의 시간: 12:00～16:00 ∘ 회의 시간: 낮 12시～오후 16시 ∘ 원서 마감 일시: 2020. 5. 19. 18:00 ∘ 원서 마감일: 2020. 5. 19. 18:00 ∘ 제출 마감: 2020. 5. 19. 18:00 ∘ 제출 기한: 2020. 5. 19. 24시까지

금액 표기법 X 금113,560원/금113,560 원 • 일반적인 금액 표기 ￦113,560/￦113,560 원 O 금 113,560원/금 113,560 원

금액 표기법 • 위조․변조의 우려가 있을 때의 금액 표기: 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원) OX ∘ 금13,500원(금일만삼천오백원) ∘ 금일만삼천오백원(금13,500원) ∘ 금13,500원(금만삼천오백원)

공문서의 ◎ 공문서 작성 시 염두에 두어야 표현 원칙 표현법 ∘ 사실성 : 오류나 거짓이 없어야 한다. ∘ 용이성 : 쉬워야 한다. ∘ 명료성 : 명료해야 한다. ∘ 비고압성 : 고압적이지 말아야 한다. ∘ 비표지성 : 부당하게 차별하지 말아야 한다.

1. 사실성 • 나타내고자 하는 바와 진술된 표현이 사실적으로 일치하도록 함. • 육하원칙(누가, 언제, 어디에서, 무엇을, 어떻게, 왜)에 따라 작성하고 오자 및 탈자, 계수 착오가 없도록 함. • 필요한 내용을 빠뜨리지 않고, 잘못된 표현이 없도록 작성함. • 사동 표현에 유의할 것. • 성분 간의 호응에 유의할 것. • 표현상 오류가 없도록 할 것.

□ 중첩어 • 2월달 → 2월 • 기간 동안 → 기간에 • 매 2년마다 → 매2년, 2년마다 • 월요일 날 → 월요일 • 결론을 맺다. → 논의를 맺다, 결론을 내리다 • 미리 예측하다. → 예측하다 • 반드시 필요하다. → 필요하다 • 새로 신설하다. → 신설하다

2. 용이성 • 읽기 쉽고 알기 쉬운 용어를 사용해야 함. • 누구나 이해할 수 있도록 쉽게 작성해야 함. • 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 작성해야 함. • 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현하는 것이 좋음. • 추상적이고 특수한 용어보다는 구체적이고 일반적인 용어를 사용하는 것이 좋음.

3. 명료성 • 문맥에 맞는 단어를 사용해야 함. • 문장 구성 요소가 호응되도록 써야 함. • 문장 구성 요소를 지나치게 생략하지 말아야 함. • 어순이 자연스럽도록 해야 함. • 조사를 정확하게 사용해야 함. • 명사로만 나열하는 형태를 피해야 함.

○× ∘ 강습료 : 한 달 수업 4번에 15만 원 ∘ 강습료: 한 달에 15만 원 ∘ 참석 : 구청장 이하 16명 ∘ 참석: 구청장 및 구청장 이하 15명 ∘ 2020. 6. 19. 18:00까지 서류 제출 마감 ∘ 2020. 6. 19. 서류 접수 마감 2020. 6. 19. 18:00 한 서류 접수 마감

4. 비고압성 • 감정적인 표현은 배제해야 함. • 읽어 보는 사람에게 위압감을 주지 않아야 함. • 부정적인 표현보다는 가급적 긍정적인 표현을 사용해야 함. • 상대방에게 불쾌감을 주거나 상대를 무시하는 표현은 삼가야 함. • 행동을 제약하는 표현을 피하고 정보를 안내하는 방식으로 표현해야 함. • 상대방 중심으로 생각하며, 가급적 상대방이 선호하는 표현을 사용해야 함.

○× ∘ 마감일 안에 내주시기 바랍니다. ∘ 기한 내에 필히 납부 바람. ∘ 신종 코로나 바이러스 감염 예방을 ∘ 신종 코로나 바이러스 감염 예방을 위 위한 마스크 착용을 당부 드립니다. 해 마스크를 필히 착용할 것. ∘ 이곳은 금연 구역입니다. ∘ 금연! / NO SMOKING! / 담배를 태우지 마시오! / 담배를 피우지 마시오!

5. 비표지성 • 우선순위가 있으면 우선순위를 지키고, 없으면 가나다순으로 표현해야 함. • 특정한 지역, 종교, 학교, 성, 성씨, 국가, 상품 등을 이유 없이 부각하지 말아야 함. • 부조리, 불합리, 부당, 불화, 불공정, 불평등을 초래하거나 위화감을 조성하는 표현 및 소수자를 배제하거나 차별하는 표현을 배제해야 함.

○× ∘ S대 등 서울 소재 일부 대학 ∘ 서울대 등 주요 대학 ∘ 이웃 돕기 성금 모금 ∘ 불우 이웃 돕기 성금 모금 ∘ 다문화 가정 및 차상위 계층 ∘ 다문화 가정 등 소외 계층 대상

공문서의 어법

1. 띄어쓰기 • 국가명, 기관명, 기구명, 단체명, 협의체명, 장관명: 붙여 씀 • ∼시행령/∼시행규칙: 모법과 띄어 씀. 예) 국어기본법∨시행령 ​, 건축법∨시행규칙 • 안, 밖, 전, 후, 이상, 이하, 미만, 이내, 이전, 이후: 앞말과 띄어 씀. 예) 학교∨안, 학교∨밖, 시행∨전, 시행∨후, 1년∨이상, 1년∨이하, 1년∨미만, 1년∨이내, 1년∨이전, 1년∨이후 • 중, 내, 외: 앞말과 띄어 씀. 예) 관계 전문가∨중, 기일∨내, 규정된 사항∨외

2. 문장 부호 가. 직접 인용문의 끝에 찍는 것이 원칙이지만 안 찍는 것도 허용. 예) 구청장님께서 “공무원은 국가의 근본이다.”라고 말하셨다. 예 구청장님께서 “공무원은 국가의 근본이다”라고 말하셨다. 나. 명사형이나 명사로 끝나는 문장에 찍는 것이 원칙이지만 안 찍는 것도 허용. 예) 사업 설명회 개최. / 사업 설명회 개최 예) 서류를 기일 내에 제출할 것. / 서류를 기일 내에 제출할 것 다. 아라비아 숫자만으로 연월일을 표시할 때 찍음. 예) 2020. 6. 11. / 2020. 6. 11.∼6. 13. 라. 특정 의미가 있는 날 표시 시 월과 일의 아라비아 숫자 사이에 찍으며, 마침표 대신 가운뎃점을 쓸 수 있음. 예) 3.1 운동 / 3ㆍ1 운동

기안문에 기안이라 함은 행정 기관의 의사를 결정 대한 이해 하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말함. 기안은 주로 상급자의 지시 사항이나 접 수한 문서를 처리하기 위하여 행하여지 나 법령·훈령·예규 등을 근거로 하거나 또는 순수한 자기 발안(自己發案)으로 이 루어지기도 함.

일반 기안문의 예시

기안문 작성

외부(전자) 문서 작성

기안문 결재 표기 방법

외부기안 접수공문 결재 표기 방법





감사합니다.