E-Book เรื่อง การปรับปรุงบัญชี

การปรบั ปรงุ บญั ชี

ตามวงจรบญั ชีไดเ้ ร่ิมต้งั จากการวเิ คราะห์รายการคา้ การนาเอารายการคา้ มาบนั ทึกในสมุดรายวนั ข้นั ตน้ นนั่คือ สมุดรายวนั ทว่ั ไป จากน้นั ไดท้ าการผา่ นรายการไปยงั สมุดบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป แลว้ หายอดคงเหลือเพอื่ จดั ทางบทดลอง การจดั ทางบทดลองเพือ่ พิสูจน์ความถูกตอ้ งของการบนั ทึกรายการตามหลกั การบญั ชีคู่ข้นั ตอนต่อไปคือการปิ ดบญั ชีและจดั ทางบการเงินเพอ่ื สรุปผลการดาเนินงานในงวดบญั ชีท่ีผา่ นมา และแสดงฐานะการเงินของกิจการ ณ วนั สิ้นงวดบญั ชี ในข้นั ตอนการปิ ดบญั ชี ซ่ึงถือวา่ เป็นข้นั ตอนสุดทา้ ยของการบนั ทึกบญั ชีตามวงจรบญั ชี แตใ่ นความเป็นจริง การปฏิบตั ิงานทางการบญั ชีมกั จะไมไ่ ดเ้ ป็นไปตามหลกั การหรือทฤษฎีท้งั หมด ท้งั น้ีเน่ืองจากพนกั งานบญั ชีอาจทาการบนั ทึกบญั ชีผดิ พลาด โดยอาจจะเกิดข้ึนจากการบนั ทึกบญั ชีผดิ พลาด ดงั น้นั จึงตอ้ งมีการแกไ้ ขขอ้ ผดิ พลาดทางบญั ชีเพื่อใหข้ อ้ มูลทางการบญั ชีท่ีจดัทาข้นั มีความถูกตอ้ งและน่าเชื่อถือได้ดงั น้นั เม่ือถึงวนั สิ้นงวดบญั ชีกิจการกจ็ ะตอ้ งทาการปรับปรุงรายการ (Adjusting Entry) เพอื่ ใหก้ ิจการสามรถแสดงผลการดาเนินงาน นนั่ คือการแสดงกาไรหรือขาดทุนจากการดาเนินงานและฐานะการเงินของกิจการไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ งเหมาะสมการปรับปรุงรายการบัญชีในวนั สิ้นงวด (Adjusting Entries)ในการบนั ทึกบญั ชีตามหลกั การบญั ชีโดยทวั่ ไป เพื่อหาผลการดาเนินงาน ณ วนั สิ้นงวดบญั ชี กิจการควรมีการพิจารณารายการที่เป็นรายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ ่ายที่เกิดข้ึนวา่ ไดอ้ ยใู่ นงวดบญั ชีน้นั หรือไม่ (กาไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิ) และฐานะการเงินของกิจการ จะข้ึนอยกู่ บั หลกั เกณฑก์ ารบนั ทึกรายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ า่ ย ซ่ึงในทางปฏิบตั ิหลกั เกณฑท์ ่ีนิยม คือ เกณฑเ์ งินสดและเกณฑค์ งคา้ งเกณฑ์เงินสด (Cash Basis) ตามความหมายของ คณะอนุกรรมการบญั ญตั ิศพั ทบ์ ญั ชี ของสมาคมนกั บญั ชีและผสู้ อบบญั ชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย ไดใ้ หค้ วามหมายไวว้ า่ เกณฑเ์ งินสด คือ วธิ ีการบญั ชีท่ีบนั ทึกรายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ า่ ยต่อเม่ือไดร้ ับเงินหรือจ่ายเงินไปจริง ในงวดบญั ชีน้นั เพอื่ ใชใ้ นการวดั ผลการดาเนินงานแตล่ ะงวดบญั ชี โดยในการรับรู้รายได้ จะถือวา่ รายไดเ้ กิดข้ึนตามจานวนเงินสดที่กิจการไดร้ ับในงวดน้นัจากการขายสินคา้ หรือบริการ และถือวา่ ค่าใชจ้ า่ ยเกิดข้ึนตามจานวนเงินสดท้งั หมดที่กิจการไดจ้ า่ ยเพ่อื การดาเนินงานใหเ้ กิดรายไดใ้ นงวดบญั ชีน้นั ส่วนรายการท่ีเกิดจากการขายสินคา้ หรือบริการที่ยงั ไม่ไดร้ ับเงินสดกิจการจะไม่ถือเป็นรายไดใ้ นงวดบญั ชีน้นั จะถือเป็นรายไดใ้ นงวดบญั ชีท่ีไดร้ ับเงินสดเทา่ น้นั สาหรับรายการที่กิจการไดร้ ับเงินสดจากลูกคา้ คา่ ขายสินคา้ หรือบริการที่รับล่วงหนา้ กิจการกถ็ ือเป็นรายไดข้ องงวดบญั ชีดงั กล่าวน้นั ทนั ที แมว้ า่ จะยงั ไม่ไดม้ ีการส่งมอบสินคา้ หรือใหบ้ ริการแก่ลูกคา้ เลยในการรับรู้คา่ ใชจ้ ่าย เมื่อกิจการไดม้ ีการจ่ายเงินสดเป็ นคา่ ซ้ือสินคา้ หรือบริการในงวดบญั ชีใด จะถือเป็นตน้ ทุนหรือคา่ ใชจ้ า่ ยของงวดบญั ชีน้นั ทนั ที โดยอาจะมีสินคา้ บางส่วนที่ยงั คงเหลืออยใู่ นวนั สิ้นงวดก็ตามหรือกิจการอาจมีคา่ ใชจ้ า่ ยบางจานวนท่ีจ่ายเงินแลว้ แต่ยงั ใชป้ ระโยชนไ์ ม่หมดสิ้นไปในงวดบญั ชีน้นั

กิจการจะถือเป็ นคา่ ใชจ้ า่ ยของกิจการ ส่วนค่าใชจ้ ่ายที่กิจการไดใ้ ชป้ ระโยชน์แก่กิจการใหห้ มดสิ้นแลว้ ในงวดบญั ชี แตย่ งั ไม่ไดจ้ ่ายเป็นเงินสด กิจการจะไม่ถือเป็นค่าใชจ้ า่ ยของงวดบญั ชีน้นัสาหรับเกณฑเ์ งินสด จะไมเ่ หมาะสมในการนามาใชว้ ดั ผลการดาเนินงาน เพราะจะไม่ทาใหก้ ิจการทราบผลกาไรหรือขาดทุนท่ีเกิดข้ึนในงวดบญั ชีน้นั จริง ส่วนเกณฑท์ ่ีเหมาะสมท่ีจะนามาใชว้ ดั ผลการดาเนินงานของกิจการเพ่ือจะใหท้ ราบกาไรหรือขาดทุนของกิจการในแต่ละงวดบญั ชี ไดด้ ีกวา่ นนั่ คือ เกณฑค์ งคา้ งเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) บางคร้ังเราเรียกวา่ เกณฑพ์ ึงรับพงึ จา่ ย หรือ เกณฑส์ ิทธิ และตามคานิยามของคณะอนุกรรมการบญั ญตั ิศพั ทบ์ ญั ชีสมาคมนกั บญั ชีและผสู้ อบบญั ชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทยมีวา่ เกณฑ์คงคา้ ง คือ วธิ ีการบญั ชีที่ใชเ้ ป็นหลกั ในการพิจารณาบนั ทึกรายไดแ้ ละค่าใชจ้ ่ายใหอ้ ยใู่ นงวดต่าง ๆ โดยคานึงถึงรายไดท้ ี่พงึ รับและคา่ ใชจ้ ่ายท่ีพงึ จ่าย เพอื่ ใหแ้ สดงผลการดาเนินงานของแต่ละงวดน้นั อยา่ งเหมาะสมท้งั น้ี ไมค่ านึงวา่ รายรับและรายจา่ ยวา่ ไดร้ ับเงินสดหรือจา่ ยเป็นเงินสดมาแลว้ หรือไม่สรุปไดว้ า่ เกณฑค์ งคา้ ง เป็นเกณฑท์ ี่ใชใ้ นการวดั ผลการดาเนินงานสาหรับแต่ละงวดบญั ชี โดยพิจารณารายไดแ้ ละค่าใชจ้ ่ายท้งั หมดท่ีเป็นของงวดบญั ชีน้นั จริง ซ่ึงกิจการจะแยกส่วนที่ไม่ไดเ้ ป็นรายไดแ้ ละค่าใชจ้ า่ ยของงวดบญั ชีน้นั ออกไป ตามเกณฑค์ งคา้ ง รายไดจ้ ะเกิดข้ึน เม่ือกระบวนการก่อใหเ้ กิดรายไดส้ าเร็จแลว้ การแลกเปล่ียนไดเ้ กิดข้ึนแลว้ ถึงแมว้ า่ จะยงั ไมม่ ีการรับเงินและจา่ ยเงินก็ตาม การคานวณรายไดต้ ามเกณฑค์ งคา้ ง ตอ้ งนารายการท่ีเป็นรายไดร้ ับล่วงหนา้ และรายไดค้ า้ งรับมาพจิ ารณาดว้ ยส่วนการคานวณค่าใชจ้ ่ายตามเกณฑค์ งคา้ ง ตอ้ งนารายการท่ีเป็น ค่าใชจ้ ่ายล่วงหนา้ และค่าใชจ้ ่ายคา้ งจ่าย มาพจิ ารณาดว้ ย โดยคา่ ใชจ้ า่ ยล่วงหนา้ เป็ นคา่ ใชจ้ ่ายที่กิจการจา่ ยเงินสดไปก่อนที่กิจการจะไดร้ ับประโยชน์ดงั น้นั จะถือวา่ เป็นค่าใชจ้ า่ ยไดเ้ ม่ือกิจการไดร้ ับประโยชน์ในงวดบญั ชีน้นั แลว้ ส่วนค่าใชจ้ ่ายคา้ งจ่าย เป็นค่าใชจ้ า่ ยที่กิจการไดร้ ับประโยชนแ์ ลว้ แต่ยงั ไมไ่ ดจ้ ่ายเงิน แตเ่ ม่ือกิจการไดร้ ับประโยชนจ์ ากรายการนน่ั แลว้กิจการตอ้ งบนั ทึกเป็นคา่ ใชจ้ ่ายในงวดบญั ชีที่กิจการไดร้ ับประโยชน์ ถึงแมว้ า่ จะยงั ไมไ่ ดจ้ ่ายเงินก็ตามนอกจากน้ียงั มีคา่ ใชจ้ า่ ยท่ีกิจการไดร้ ับประโยชน์จากการใชส้ ินทรัพยเ์ พ่อื การดาเนินงานในงวดบญั ชีนน่ั แลว้แต่กิจการไม่ตอ้ งจา่ ยเงินสด และกิจการตอ้ งบนั ทึกเป็นคา่ ใชจ้ า่ ยในงวดบญั ชีที่กิจการไดร้ ับประโยชนด์ ว้ ยนน่ั คือ รายการท่ีเป็ นคา่ เสื่อมราคาสินทรัพย์ ค่าตดั จาหน่ายสินทรัพย์ หน้ีสงสัยจะสูญ เป็ นตน้ตวั อย่าง รายการรายไดแ้ ละค่าใชจ้ า่ ยตามเกณฑเ์ งินสดและเกณฑค์ งคา้ งกิจการสยามบริการรถยนต์ ไดก้ าหนดงวดบญั ชีหน่ึงเดือน โดยมีรายการเงินสดเก่ียวกบั รายไดแ้ ละค่าใชจ้ า่ ยในเดือน ธนั วาคม 25x9 ดงั น้ี1. กิจการไดร้ ับเงินสดจากการใหบ้ ริการซ่อมรถยนต์ จานวน 60,000 บาท ในจานวนเงินน้ีเป็นเงินท่ีไดร้ ับชาระจากการใหบ้ ริการท่ีสาเร็จแลว้ ต้งั แต่เดือน พฤศจิกายน ท่ีผา่ นมา 4,000 บาท และอีก 6,000 บาท เป็นเงินสดท่ีกิจการไดร้ ับมาก่อนล่วงหนา้ โดยกิจการยงั ไม่ไดใ้ หบ้ ริการซ่อมรถ

ลูกคา้ เลย และนอกจากน้ีกิจการยงั มีงานบริการลูกคา้ บางรายที่ทาเสร็จแลว้ และส่งมอบงานใหล้ ูกคา้ เรียบร้อยแลว้ ในเดือนธนั วาคม แต่ลูกคา้ ยงั ไมไ่ ดจ้ ่ายเงินใหก้ ิจการ จานวน 5,000 บาท2. กิจการไดจ้ ่ายค่าใชจ้ า่ ย ในเดือน ธนั วาคม เป็นเงินสด 40,000 บาท โดยมีรายละเอียดดงั น้ีคา่ เช่าร้าน 12,000 บาทค่าสาธารณูปโภค 3,000 บาทคา่ แรงงาน 20.000 บาทซ้ือวสั ดุสิ้นเปลือง 5,000 บาทรวม 40,000 บาทรายการพจิ ารณาเพมิ่ เติมสาหรับค่าใชจ้ ่าย จานวนเงิน 40,000 บาท มีดงั น้ี2.1 ค่าสาธารณูปโภค จานวน 3,000 บาท เป็นการชาระค่าสาธารณูปโภคของเดือนธนั วาคมจานวน 1,400บาท แตก่ ิจการยงั ไมไ่ ดจ้ ่ายเน่ืองจากเพง่ิ จะไดร้ ับใบแจง้ หน้ีมา นอกน้นั เป็นคา่ สาธารณูปโภค เดือนพฤศจิกายน2.2 เงินสดที่จ่ายค่าแรงเป็นค่าแรงของเดือนธนั วาคมท้งั หมด2.3 เงินคา่ เช่าร้านเป็นคา่ เช่าร้านต้งั แต่เดือนตุลาคม จนถึงเดือน ธนั วาคมปี น้ี2.4 วสั ดุสิ้นเปลืองที่ซ้ือมาเป็ นเงินสด 5,000 บาท กิจการใชใ้ นการบริการซ่อมรถใหล้ ูกคา้ ในเดือนธนั วาคมเพียง 2,000 บาทการคานวณกาไรขาดทุนสาหรับเดือนธนั วาคม 25x9 โดยใชเ้ กณฑเ์ งินสดและเกณฑค์ งคา้ ง สามารถคานวณไดด้ งั น้ีเกณฑ์เงินสดรายไดจ้ ากการใหบ้ ริการซ่อมรถยนต์ 60,000 บาทหกั ค่าใชจ้ ่ายในการดาเนินงานคา่ เช่าร้าน 12,000ค่าสาธารณูปโภค 3,000คา่ แรงงาน 20,000ค่าวสั ดุสิ้นเปลือง 5,000

รวมค่าใชจ้ ่าย 40,000 บาทกาไรสุทธิประจาเดือนธนั วาคม 20,000 บาทเกณฑ์คงค้างรายไดจ้ ากการใหบ้ ริการซ่อมรถยนต์เงินสดรับค่าบริการ 60,000 บาทหกั เงินสดที่รับจากลูกหน้ีของเดือน พฤศจิกายน (4,000)

เงินสดที่รับล่วงหนา้ โดยยงั ไม่ไดใ้ หบ้ ริการ (6,000)เป็นรายไดเ้ ดือนธนั วาคม 50,000บวก รายไดข้ องเดือนธนั วาคมที่ลูกคา้ คา้ งชาระ 5,000รวมรายไดเ้ ดือนธนั วาคมท้งั สิ้น 55,000 บาทหกั คา่ ใชจ้ ่ายในการดาเนินงานคา่ เช่าร้าน 4,000ค่าสาธารณูปโภค 1,400ค่าแรงงาน 20,000คา่ วสั ดุสิ้นเปลือง 2,000รวมค่าใชจ้ ่าย 27,400 บาทกาไรสุทธิประจาเดือนธนั วาคม 27,600 บาทโดยทวั่ ไปจะใชเ้ กณฑค์ งคา้ งในการบนั ทึกบญั ชีและวดั ผลการดาเนินงาน ซ่ึงจะทาใหง้ บกาไรขาดทุนแสดงผลกาไรสุทธิ หรือขาดทุนสุทธิท่ีเกิดจากผลการดาเนินงานที่แทจ้ ริงในงวดบญั ชีน้นั นนั่ คือ รายไดเ้ กิดจากการขายสินคา้ หรือบริการที่ไดใ้ หแ้ ก่ลูกคา้ เสร็จสิ้นไปในงวดน้นั และคา่ ใชจ้ า่ ยกเ็ ป็นสินคา้ หรือบริการท่ีไดใ้ หป้ ระโยชน์แก่กิจการหมดสิ้นไปเพ่ือก่อให้เกิดรายไดใ้ นงวดน้นั เช่นกนั ดงั น้นั การใชเ้ กณฑค์ งคา้ งนอกจากจะใหข้ อ้ มลู แก่ผใู้ ชง้ บการเงินเก่ียวกบั รายการคา้ ในอดีตที่เกี่ยวขอ้ งกบั การรับและจา่ ยเงินสด และนอกจากน้ียงั ใหข้ อ้ มลู ท่ีเกี่ยวกบั ภาระผกู พนั ที่กิจการตอ้ งจ่ายเป็นเงินสดในอนาคต และขอ้ มูลเกี่ยวกบัทรัพยากรที่กิจการจะไดร้ ับเป็นเงินสดในอนาคตอีกดว้ ย ดงั น้นั การใชเ้ กณฑค์ งคา้ ง ในการจดั ทาและนาเสนองบกาไรขาดทุน ทาใหก้ ิจการจาเป็ นตอ้ งมีการปรับปรุงบญั ชีในวนั สิ้นงวด เกี่ยวกบั จานวนรายไดห้ รือค่าใชจ้ ่าย ซ่ึงกิจการไดร้ ับหรือจา่ ยเงินสดไปแลว้ แตถ่ ือเป็ นรายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ ่ายของงวดบญั ชีอื่นรายการปรับปรุงในการข้ันตอนปรับปรุงรายการบัญชีในวนั สิ้นงวดเมื่อถึงวนั สิ้นงวด กิจการกต็ อ้ งทาการตรวจสอบและวเิ คราะห์รายการคา้ ต่าง ๆ ท่ีจะตอ้ งทาการปรับปรุงเพ่อื ใหเ้ ป็ นไปตามเกณฑค์ งคา้ ง โดยทาการปรับปรุงดงั น้ี1. บนั ทึกรายการปรับปรุงในสมุดรายวนั ทวั่ ไป2. ผา่ นรายการปรับปรุงจากสมุดรายวนั ทว่ั ไปไปยงั สมุดบญั ชีแยกประเภททว่ั ไป3. หายอดคงเหลือของบญั ชีต่าง ๆ ในสมุดบญั ชีแยกประเภททวั่ ไปใหม่อีกคร้ังหน่ึง และนายอดคงเหลือน้นัไปทางบทดลองท่ีเรียกวา่ “งบทดลองหลงั การปรับปรุง”ประเภทของรายการปรับปรุง

1. คา่ ใชจ้ ่ายจา่ ยล่วงหนา้ (Prepaid Expense)2. รายไดร้ ับล่วงหนา้ (Deferred Income)3. ค่าใชจ้ า่ ยคา้ งจา่ ย (Accrued Expense)4. รายไดค้ า้ งรับ (Accrued Income)5. หน้ีสูญและหน้ีสงสยั จะสูญ (Bad Debt and Doubtful Account)6. คา่ เส่ือมราคา (Depreciation Expenses)7. วสั ดุสิ้นเปลืองใชไ้ ป (Supplies Used Expenses)1. ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expense)คา่ ใชจ้ า่ ยจา่ ยล่วงหนา้ หมายถึง จานวนเงินที่กิจการไดจ้ า่ ยไปเพอ่ื เป็นค่าส่ิงของหรือบริการ โดยที่เมื่อถึงวนัสิ้นงวดบญั ชี กิจการกย็ งั มิไดร้ ับหรือไดใ้ ชป้ ระโยชน์จากส่ิงของหรือบริการน้นั รวมถึงอาจจะไดร้ ับสิ่งของหรือไดใ้ ชป้ ระโยชน์จากการบริการน้นั ไปเพียงบางส่วน ในส่วนที่ยงั มิไดร้ ับหรือมิไดใ้ ชป้ ระโยชน์เม่ือถึงวนัสิ้นงวด ท้งั ๆ ท่ีไดม้ ีการจ่ายเงินไปแลว้ น้นั กค็ ือ ค่าใชจ้ ่ายล่วงหนา้ เช่น ค่าเช่าจ่ายล่วงหนา้ คา่ เบ้ียประกนั จ่ายล่วงหนา้ คา่ โฆษณาจา่ ยล่วงหนา้ เป็นตน้ ซ่ึงคา่ ใชจ้ ่ายล่วงหนา้ จะถือเป็ นสินทรัพยห์ มุนเวยี นอยา่ งหน่ึงของกิจการการบนั ทึกรายการเก่ียวกบั การปรับปรุงค่าใชจ้ ่ายล่วงหนา้ ในวนั สิ้นงวดบญั ชี สามารถท่ีจะบนั ทึกรายการปรับปรุงได้ 2 วธิ ีดงั น้ีวธิ ีท่ี 1 กรณกี จิ การบนั ทกึ การจ่ายเงินค่าส่ิงของหรือบริการเป็ นค่าใช้จ่ายท้งั จานวนในวนั ทม่ี กี ารจ่ายตัวอย่างที่ 1 เมื่อวนั ที่ 1 สิงหาคม 2549 กิจการไดต้ กลงทาสัญญาประกนั อคั คีภยั ไวก้ บั บริษทั ประกนั ภยั แห่งหน่ึง และจะตอ้ งจา่ ยคา่ เบ้ียประกนั เป็นรายปี ๆ ละ 12,000 บาท ในวนั ท่ีทาสญั ญาน้นั การไดบ้ นั ทึกรายจา่ ยคา่เบ้ียประกนั โดย เดบิต คา่ เบ้ียประกนั ภยั และเครดิตดว้ ยเงินสด ซ่ึงถือวา่ ค่าเบ้ียประกนั ภยั 12,000 บาท ท่ีจ่ายน้นั เป็นค่าใชจ้ ่ายท้งั หมดการบนั ทึกรายการปรับปรุงเกี่ยวกบั ค่าเบ้ียประกนั ภยั ในวนั สิ้นงวด คือ วนั ท่ี 31 ธนั วาคม 2549 จะบนั ทึกได้ดงั น้ีสมุดรายวนั ค่าเบ้ีย 505 12,000 12,000ทว่ั ไป หน้า 10 ประกนั ภยั 1012549 เงินสดส.ค. 1 จ่ายค่าเบ้ีย ประกนั ภยั เป็น เงินสด