Training Manual โปรแกรมประมวลผลคำ ค่มู อื ประกอบกำรบรรยำย โดย ม่งิ ขวัญ หำญสุวรรณ MINGKHUAN HANSUWAN 1
Find and Replace (ค้นหำและแทนที่) Watermark Password (Read Only) 2 2
3
TOPIC MINGKHUAN HANSUWAN 4
Microsoft word โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซ่ึงเป็นโปรแกรม ประมวลผลคำแบบพิ เศษ ช่วยให้สร้ำงเอกสำรแบบมืออำชีพอย่ำงมีประสิทธิภำพและ ประหยัด และยังสำมำรถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงควำมถูกต้องในกำร พิ มพ์ เอกสำรได้อย่ำงง่ำยดำย สำมำรถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยำกรณ์ เพ่ิ ม ตำรำง เพ่ิมกรำฟกิ ในเอกสำรได้อยำ่ งง่ำยดำย MINGKHUAN HANSUWAN 5
Microsoft Word • ตกแตง่ เอกสำรไดง้ ำ่ ยและรวดเรว็ • มีระบบอัตโนมตั ิต่ำงๆ ทชี่ ่วยในกำรทำงำนสะดวกขน้ึ เช่น กำรตรวจคำสะกด กำร ตรวจสอบไวยำกรณ์ กำรใส่ข้อควำมอตั โนมตั ิ เป็นตน้ • สำมำรถใช้ Word สรำ้ งตำรำงทส่ี ลับซับซ้อนอยำ่ งไรกไ็ ด้ • สำมำรถแทรกรูปภำพ กรำฟ หรือผงั องค์กรลงในเอกสำรได้ • เปน็ โปรแกรมทที่ ำงำนบนวนิ โดว์ ดงั คุณสมบตั ิต่ำงๆของวนิ โดวจ์ ะมีอย่ใู น Word ด้วย • สร้ำงเอกสำรให้ใชง้ ำนในอนิ เตอร์เนตไดอ้ ย่ำงงำ่ ยๆ MINGKHUAN HANSUWAN 6
โปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ด์ ( Microsoft Word ) สามารถทางานต่าง ๆ 7 ทเ่ี กีย่ วขอ้ งกบั งานประมวลคาได้ดังนี้ 1. สำมำรถพิมพ์และแกไ้ ขเอกสำร 2. สำมำรถลบ โยกยำ้ ย และสำเนำข้อควำม 3. สำมำรถพิมพ์ตัวอักษรประเภทตำ่ ง ๆ 4. สำมำรถขยำยขนำดตวั อกั ษร 5. สำมำรถจดั ตวั อกั ษรใหเ้ ป็นตัวหนำ ตวั เอยี ง และ ขีดเส้นใตไ้ ด้ 6. สำมำรถใสเ่ ครอ่ื งหมำยและตัวเลขลำดับหนำ้ หวั ข้อ 7. สำมำรถแบ่งคอลัมน์ 8. สำมำรถตีกรอบและแรเงำ 9. สำมำรถตรวจกำรสะกดและแก้ไขให้ถกู ตอ้ ง 10. สำมำรถคน้ หำและเปล่ียนแปลงขอ้ ควำมท่ีพิมพ์ผดิ 11. สำมำรถจัดข้อควำมในเอกสำรให้พิมพ์ชิดซ้ำย ชดิ ขวำและกึ่งกลำงบรรทดั 12. สำมำรถใสร่ ูปภำพในเอกสำร 13. สำมำรถประดษิ ฐ์ตัวอกั ษร 14. สำมำรถพิมพ์ตำรำง 15. สำมำรถพิมพ์จดหมำยเวยี น ซองจดหมำยและปำ้ ยผนกึ MINGKHUAN HANSUWAN
10 เทคนคิ Microsoft Word MINGKHUAN HANSUWAN 8
Language Menu • เปลีย่ นภำษำ Microsoft Office • 1. คลิกไปทเ่ี มนู File • 2. คลกิ Options • 3. คลกิ Language > หวั ขอ้ Choose Editing Language : ทำกำร คลิก Not installed สำหรับภำษำ ENGLISH MENU เปล่ยี นภำษำ Microsoft Office 9
• Tools Basic เคร่ืองมือการใชง้ านเบือ้ งต้น MINGKHUAN HANSUWAN 10
3 •Tools Basic เคร่ืองมอื การใช้งานเบ้อื งตน้ 1 2 Tools Basic เคร่ืองมอื กำรใช้งำนเบ้อื งตน้ 11
•Tools Basic เคร่อื งมอื การใชง้ านเบ้อื งตน้ 4 5 Tools Basic เครอ่ื งมือกำรใชง้ ำนเบือ้ งต้น 12
•Tools Basic เครื่องมอื การใช้งานเบื้องตน้ 9 78 6 13 Tools Basic เคร่อื งมอื กำรใช้งำนเบอื้ งตน้
Standard style กำรจัดหน้ำกระดำษ • ถำ้ เรำต้องกำหนดตวั อกั ษรทใี่ ช้พิมพ์ต้องเป็นตวั อักษรสีดำและใช้ตวั พิมพ์แบบเดยี วกนั ตลอดทง้ั เล่ม โดย ขนำดของตัวพิมพ์ และรูปแบบตัวอักษร (Font Style) จะมีรำยละเอียดปลีกยอ่ ยดังน้ี • เนอ้ื หำทว่ั ไป – ใหใ้ ช้ชนิดตวั พิมพ์ (Font Type) แบบ TH Sarabun New ขนำด 16 พอยต์ ตวั พิมพ์ธรรมดำ (Normal) ยกเวน้ กำรพิมพ์ในตำรำงหรอื ภำพประกอบต่ำง ๆ อนโุ ลมใหใ้ ช้ตวั พิมพ์ท่เี ลก็ ลงหรือยอ่ ส่วน เพ่ือให้ตำรำงหรอื ภำพประกอบ น้ัน ๆ อย่ใู นกรอบของกำรวำงรปู กระดำษทก่ี ำหนด • บทที่ ชื่อบท ชอื่ ส่วนประกอบตำ่ ง ๆ เช่น บทคัดย่อ กติ ตกิ รรมประกำศ สำรบญั สำรบญั ตำรำง สำรบัญภำพ รำยกำร สญั ลกั ษณแ์ ละคำยอ่ รำยกำรอำ้ งอิง ภำคผนวก และประวตั ิผ้เู ขยี น เป็นตน้ วิทยำนิพนธภ์ ำษำไทย ให้พิมพ์ด้วยตวั อกั ษรเข้ม หนำ (Bold) ขนำด 18 พอยตส์ ำหรบั วิทยำนิพนธภ์ ำษำองั กฤษ หรือภำษำตำ่ งประเทศอนื่ ใดใหพ้ ิมพ์ด้วยตวั พิมพ์ใหญ่ ตัวอักษรเข้มหนำ (Bold) ขนำด 18 พอยต์ • หนำ้ บอกภำคหรอื ตอน ให้พิมพ์ด้วยตัวอักษรเข้มหนำ (Bold) ขนำด 20 พอยต์ สำหรับวิทยำนพิ นธ์ภำษำอังกฤษ หรือ ภำษำต่ำงประเทศอนื่ ใดใหพ้ ิมพ์ดว้ ยตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวอกั ษรเข้มหนำ (Bold) ขนำด 20 พอยต์ • กำรเวน้ ระยะหำ่ งระหว่ำงบรรทัดในกำรพิมพ์วิทยำนพิ นธ์ทั้งภำษำไทย ภำษำอังกฤษ หรือภำษำต่ำงประเทศอื่นใดให้ใช้ระยะ บรรทัดปกตเิ ปน็ 1 เทำ่ (Single) อย่ำงเดียว โดยตลอด • กำรย่อหน้ำใหเ้ วน้ ระยะหำ่ งจำกขอบซ้ำยเข้ำมำ 0.8 น้ิว 14 Standard style
Standard style กำรจดั หนำ้ กระดำษ • เทคนคิ จัดหนำ้ Word เอำไวจ้ ัดระเบยี บตัวหนงั สอื ให้มคี วำมสวยงำมคะ่ ปกตเิ รำอำจใช้ป่มุ Tab กบั กำรจดั ชิดซำ้ ย แตจ่ รงิ ๆ แล้วเรำสำมำรถทำให้ตัวอกั ษรในแตล่ ะยอ่ หนำ้ ดเู รยี งกนั เปน็ ระเบียบกวำ่ นัน้ ได้ • กดป่มุ Tab ตรงข้อควำมทต่ี ้องกำรย่อหนำ้ Drag คลุมขอ้ ควำมทต่ี อ้ งกำรจัดระเบยี บ • คลกิ ปมุ่ Thai Distributed ตรงหนำ้ Homeโดยคำส่ังนช้ี ว่ ยจดั ชอ่ งไฟขอ้ ควำมโดยทกี่ ำรเวน้ วรรคยังสวยงำม ไม่ชดิ ไมห่ ำ่ งจนเกินไป และยอ่ หน้ำมรี ะเบียบ Standard style 15
• กำรคน้ หำข้อควำม วธิ ีคน้ หำและแทนที่คำในเอกสำร Word 1 1. เปดิ ไฟล์เอกสำร word ภำยใต้แถบ Home (หน้ำแรก) ให้ คลิกท่ี Replace (แทนท่ี) หรือ Find เม่ือตอ้ งกำรคน้ หำ วธิ คี ้นหำและแทนทค่ี ำในเอกสำร Word 16
2 17 3 4 2. จำกนัน้ จะได้หนำ้ ตำ่ ง Find and Replace (ค้นหำและแทนท)ี่ ภำยในช่อง Find what: (สง่ิ ทีค่ น้ หำ) ใหพ้ ิมพ์คำผดิ หรือคำทตี่ อ้ งกำรคน้ หำเพื่อแก้ไข และชอ่ ง Replace with: (แทนท่ีด้วย) ให้พิมพ์คำทต่ี ้องกำรแทนทค่ี ำคน้ หำ วิธคี น้ หำและแทนที่คำในเอกสำร Word
3. ตวั อย่ำงเชน่ ค้นหำคำว่ำ “ม่ิงขวัญ” แลว้ แทนดว้ ยคำวำ่ “คนสวย” เปน็ ต้น 18 4. เมอื่ เสรจ็ แลว้ กค็ ลิกปมุ่ Replace All (แทนท่ที งั้ หมด) แทนท่ี = แทนท่ตี ำมทคี่ ลิกป่มุ แทนท่ที ง้ั หมด = คลกิ เดียวแทนทค่ี ำทง้ั หมดทอี่ ยูใ่ นเอกสำร วธิ ีคน้ หำและแทนทคี่ ำในเอกสำร Word
การสรา้ งจดหมายเวียน (Mail Merge) MINGKHUAN HANSUWAN 19
(Mail Merge) เอกสำรหลกั (Main document) ทีส่ ำมำรถสร้ำงเปน็ จดหมำยเวยี นได้ จะให้ เลือกในขั้นที่ 1 ของ Wizard หรือตวั ชว่ ยของกำรสรำ้ งจดหมำยเวยี น ใชป้ ระโยชน์กบั งำนส่อื ต่ำงๆได้หลำกหลำย เช่น • เกียรติบตั ร Certificate • Letters (จดหมำย) สง่ จดหมำยไปยังผูร้ ับจำนวนมำก • E-Mail messages (ขอ้ ควำมอีเมล์) สง่ ขอ้ ควำมแบบอีเมล์ไปยังรำยชอ่ื ผู้รบั • Envelopes (ซองจดหมำย) พิมพ์ชื่อ - ทอี่ ยลู่ งบนซองจดหมำย • Labels (ป้ำยผนกึ ) พิมพ์ชือ่ - ที่อย่ลู งบนป้ำยผนึก หรือฉลำก • Directory (ไดเรกทอรี) จะเป็นกำรรวบรวมข้อมูลตำ่ งๆ มำไว้ในเอกสำรเชน่ รำยชื่อ สมำชกิ แค็ตตำลอ็ กสนิ คำ้ หรือรำยกำรอะไหลส่ นิ ค้ำ กำรสร้ำงจดหมำยเวยี น (Mail Merge) 20 20
การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge) (data source) (main document) • ตอ้ งกำรเอกสำร 2 สว่ นคอื 21 • 1. เอกสำรหลัก (main document) เปน็ แฟม้ ที่เก็บเนอื้ ควำมหลกั เช่น • จดหมำยเชญิ ประชุม สัญญำโครงกำรวจิ ยั เปน็ ต้น • 2. แหล่งขอ้ มลู (data source) เป็นแฟม้ ขอ้ มลู ท่เี กบ็ ข้อมลู ทแี่ ปรเปล่ียน • ไปของเอกสำรแตล่ ะฉบบั เช่น ผทู้ ี่ต้องกำรส่งจดหมำยเชญิ สำหรบั จดหมำย • เชิญประชมุ หรือ ช่อื ผวู้ ิจยั , ท่อี ยูผ่ วู้ ิจยั , ชื่อโครงกำรวจิ ยั , เงนิ อุดหนนุ วจิ ัย • เป็นตน้ สำหรับสญั ญำโครงกำรวิจยั แหล่งขอ้ มูลจะอยใู่ นรปู ของตำรำงขอ้ มลู • ซึ่งอำจสร้ำงมำจำก MS word, Excel, หรอื ฐำนขอ้ มลู อน่ื ๆ MINGKHUAN HANSUWAN
จดหมายเวียน (Mail Merge) Data กำรสร้ำงจดหมำยเวยี น ดว้ ย Word และ Excel 1. จัดทำและเตรียมเอกสำร เกยี รตบิ ัตร จดหมำย หนำ้ ซอง หรอื อ่นื ๆ ให้พร้อม ดว้ ยโปรแกรม Microsoft Word ซึง่ จะมบี ำงจุดทจี่ ะต้องเรยี กข้อมลู มำจำกฐำนของมลู ทเี่ รำเตรยี มไว้ 2. เตรียมฐำนขอ้ มลู ให้พรอ้ ม ดว้ ยโปรแกรม Microsoft Excel โดยอำจจะเปน็ รำยชอื่ ท่ีอยู่ หมำยเลข หรอื อื่นๆ ตำมต้องกำร ทง้ั นี้ใหแ้ บง่ เปน็ คอลมั ภ์ ให้ชัดเจน จดหมำยเวียน (Mail Merge) 22
จดหมายเวยี น 3.1 3.3 3.2 3.4 3.5 3. กลบั มำท่ีเอกสำรทเี่ ตรียมดว้ ยโปรแกรม Word อีกคร้ัง → จำกนัน้ ให้เรยี กใชฐ้ ำนขอ้ มลู ทเ่ี รำสร้ำงไว้ โดยกำร → คลิกเมนู Mailings → เลอื กหวั ขอ้ Select Recipients → เลือกประเภท Use an Existing List เพื่อกดเรียกไฟล์ 4. จะมหี นำ้ ตำ่ งขึ้นมำ → ใหเ้ ลือกไฟล์ Excel ท่เี ปน็ ฐำนข้อมลู ทไี่ ดเ้ ตรียมไว้ → เสรจ็ แลว้ กด Open จดหมำยเวียน (Mail Merge) 23
จดหมายเวยี น (Mail Merge) 5. จำกน้ันใหเ้ ลือก Sheet ซึ่งปกติมักเปน็ Sheet1 อยแู่ ล้ว → เสรจ็ แล้วกด OK 6. ไฟล์ Excel ท่เี ป็นฐำนขอ้ มลู กับไฟล์ Word ทีเ่ ป็นเอกสำรกจ็ ะเชอ่ื มตอ่ กันแล้ว → - วำงเคอเซอรใ์ นจุดทต่ี อ้ งกำรเพ่ิมข้อมลู ลงไป เช่น จดุ ทเ่ี ป็น ชอ่ื -สกลุ - จำกน้นั คลกิ เมนู Mailings → เลอื ก Insert Merge Field → เลือกชือ่ คอลัมภ์ ที่ต้องกำรใสล่ งไป - ทำแบบนี้ไปจนครบทกุ จุดตำมทตี่ อ้ งกำรดงึ ขอ้ มลู มำ 7. ลบขอ้ ควำมเกำ่ ทเ่ี คยใส่เป็นตวั อย่ำงเอำไว้ จดหมำยเวยี น (Mail Merge) 24
จดหมายเวยี น (Mail Merge) จดหมำยเวียน (Mail Merge) 25
จดหมายเวียน (Mail Merge) 8. ทดสอบกำรแสดงผลกำรดงึ ขอ้ มูล → โดย คลกิ เมนู Mailings → เลอื ก Preview Results - หำกสำมำรถดึงขอ้ มลู ได้ → โปรแกรมจะแสดงผลข้อควำมตำมท่เี รำตอ้ งกำร 9. เมื่อตรวจสอบกำรดงึ ข้อมลู วำ่ สมบูรณ์ครบตำมท่ีตอ้ งกำรแล้ว → ให้คลกิ เมนู Mailings → เลือก Finish & Mergeและ เลอื กกด Edit Individual Documents → เพ่ือให้โปรแกรมสรำ้ งไฟลเ์ อกสำร Word ข้นึ มำอกี ไฟล์ ที่มกี ำรแสดงผลตำมเอกสำร ต้นฉบับและครบทกุ รำยชื่อ - หรอื เลือกกด Print Documents → เพ่ือสั่งพรนิ้ ทเ์ อกสำรครบทกุ รำยช่อื ได้เลย •10. ตัวอยำ่ งของกำรเลอื ก Edit Individual Documents •11. ตวั อย่ำงของกำรเลอื ก Print Documents จดหมำยเวียน (Mail Merge) 26
จดหมายเวยี น (Mail Merge) จดหมำยเวยี น (Mail Merge) 27
•เทคนิคการฝังฟอนต์ไมใ่ ห้ฟอนต์เพี้ ยนเม่อื เปดิ ไฟล์ กับคอมพิ วเตอร์ เครื่องอน่ื ๆ MINGKHUAN HANSUWAN 28
อกั ษรเพี้ ยนวธิ ีการฝงั Font เพื่อป้องกัน เม่อื ต้องใชง้ านที่เคร่ืองอื่น • หลำยๆ ทำ่ น คงประสบปัญหำกำรทำงำนบน Microsoft Word หรอื PowerPoint ท่เี มื่อทำกำรบันทกึ ไฟลง์ ำน แล้วนำไปเปิดใชง้ ำนทีเ่ ครือ่ งอ่นื Font กลบั เพ้ียน ทำใหต้ อ้ งเสียเวลำในกำรลง Font หรือเปลย่ี น Font วันน้ี เรำมีวิธีกำร บนั ทกึ ไฟลง์ ำนแลว้ ไม่ให้ Font เพ้ียน โดยวิธีกำรนี้เรียกวำ่ กำรฝงั ฟอนต์ (Embed Fonts in The File) ซึง่ ใน Microsoft Word หรือ PowerPoint จะมีวธิ ีกำร คลำ้ ยๆ กัน วิธกี ำรฝัง Font 29 29
กำรฝังฟอนต์ (Embed Fonts in The File) 30 วิธีกำรฝัง Font
กำรฝังฟอนต์ (Embed Fonts in The File) 31 1. คลิกท่ีเมนู File > Save As > Browse 2. เมือ่ ขึน้ หน้ำตำ่ ง Save as แลว้ ให้เลอื กท่ี Tools และ Save Options วิธีกำรฝัง Font
3 3. เม่อื ขน้ึ หนำ้ ต่ำง Word Options ใหเ้ ลอื ก Embed fonts in the file และเลอื ก Embed only the characters used the document (best for reducing file size) จำกนนั้ กด OK วธิ ีกำรฝัง Font 32
• การดาวนโ์ หลดฟอนต์เพ่ื อใช้งาน Microsoft Word MINGKHUAN HANSUWAN 33
1. เข้ำ Website https://www.f0nt.com/ กำรดำวนโ์ หลดฟอนต์ 34
2. เลอื กฟอนต์ท่ีตอ้ งกำร จำกนน้ั กดดำวน์โหลด กำรดำวนโ์ หลดฟอนต์ 35
3. เรำจะได้ไฟล์ .Zip มำ 4. แตกไฟล์ ไฟลฟ์ อนตจ์ ำกเว็บไซตท์ เ่ี รำดำวนโ์ หลด กำรดำวน์โหลดฟอนต์ 36
กำรดำวนโ์ หลดฟอนต์ 37
4. เมื่อหน้ำตำ่ งแสดงตัวอยำ่ งต่อไปนเ้ี ปิดข้ึน ให้คลกิ ที่ Install เพื่อติดตง้ั ฟอนต์ในเคร่ือง ของคุณ กำรดำวน์โหลดฟอนต์ 38
5. เมื่อเปดิ Word แลว้ ให้คลิกท่ี HOME แรก. จำกน้ันคลกิ ที่ Fonts dropdown. เล่ือนลงมำและ locate the newly installed fonts. กำรดำวนโ์ หลดฟอนต์ 39
• การสรา้ งจุดเช่ือมโยง Link / Bookmark MINGKHUAN HANSUWAN 40
วิธีเชือ่ มโยงไปยังบุ๊กมำรก์ 1. เลือกขอ้ ควำม รปู ภำพ หรือรำยกำรอน่ื ในเอกสำรของคณุ เพ่ือวำงลงิ กไ์ ปยังทค่ี น่ั หนำ้ 41 2. คลกิ ขวำที่รำยกำรทีเ่ ลอื กแลว้ เลือก Link หรือไปท่ี Insert และคลิก Link ในส่วนลิงก์ของรบิ บอน 3. ในหนำ้ ต่ำงปอ๊ ปอปั ให้เลอื ก Place in This Document ด้ำนซำ้ ย. 4. ทำงดำ้ นขวำ คุณจะเหน็ สว่ นที่มขี ้อควำมวำ่ Bookmarks รำยกำรทค่ี ณุ สร้ำงไว้ เลือกบุ๊กมำร์กท่ี คณุ ตอ้ งกำรเช่อื มโยงไป 5. คลกิ OK. กำรสร้ำงจดุ เชื่อมโยง Link / Bookmark
เชือ่ มโยงจำก Website 42 เชือ่ มโยงจำก แฟม้ งำน เชอ่ื มโยงจำก แฟม้ งำนท่สี รำ้ งใหม่ เชอ่ื มโยงจำก อีเมล กำรสรำ้ งจุดเชอ่ื มโยง Link / Bookmark
คลิกเลอื กไฟล์อีกครั้ง กำรสร้ำงจดุ เชื่อมโยง Link / Bookmark 43
• การตดั ภาพพ้ื นหลงั Remove Bg สาหรบั ภาพประกอบ หรือโลโก้ตราสัญลักษณ์ MINGKHUAN HANSUWAN 44
1. เปดิ ไฟล์รูปภำพท่ตี ้องกำรลบพื้นหลงั โดยไปทค่ี ำสั่ง แทรก แล้วเลอื กรปู ภำพ หรอื Insert แล้วเลอื ก Pictures ค่ะ Remove Bg 45
2. คลกิ 2 ครั้งท่รี ปู ภำพทตี่ ้องกำรลบ จะขึ้นขอบเขตของรปู ภำพ 46 และแถบเคร่ืองมอื กำรจัดกำรรูปภำพ หรือ Picture Format ซง่ึ แถบคำส่งั จะปรำกฏขนึ้ โดยอตั โนมตั คิ ะ่ Remove Bg
3. คลกิ ท่คี ำสั่งลบพ้ืนหลงั หรอื Remove Background คะ่ หรอื ดับเบลิ้ คลกิ ท่ีรปู ได้เลย Remove Bg 47
ไม่ลบ ลบ สญั ลักษณส์ มี ว่ งคอื ไมเ่ อำ ต้องกำรลบออก Remove Bg 48
4. โปรแกรมทำกำรลบพื้นหลังเรยี บร้อยแล้วคะ่ Remove Bg 49
TOPIC • การจดั วางรูปภาพ MINGKHUAN HANSUWAN 50
Search
