Petty cash

นางสาวกลั ยา กิ่งแกว้วิทยาลยั อาชีวศึกษาสรุ นิ ทร์

เงินสดยอ่ ย ( Petty Cash )หมายถึง เงนิ สดจานวนหนงึ่ ทก่ี ิจการกาหนดขน้ึ ไวจ้ า่ ย คา่ ใชจ้ า่ ยทมี่ จี านวนไมม่ ากนกั ซ่ึงไมส่ ามารถจา่ ยเป็ นเช็คได้ หรือไมส่ ะดวกในการเขยี นเช็คสงั่ จา่ ย ซึ่งเมอื่ เกิดรายการ นนั้ ขน้ึ แลว้ กิจการมคี วามจาเป็ นทีจ่ ะตอ้ งรีบจา่ ยทนั ที เชน่ คา่ รบั รอง คา่ ไปรษณีย์ คา่ พาหนะ ซึ่งเงนิ สดยอ่ ยนจี้ ะอยใู่ น ความรบั ผดิ ชอบของพนกั งานการเงนิ หรือพนกั งานบริษทั คนใดคนหนง่ึ ก็ได้ เรียกว่า “ผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อย” (Petty Cash Custodian)

ผรู้ กั ษาเงินสดยอ่ ยมีหนา้ ท่ีดงั น้ี1. เก็บรกั ษาเงนิ สดย่อยไว้ เมอื่ มผี มู้ าขอเบกิ ก็จะ จา่ ยเงนิ ตามหลกั ฐานนนั้2. บนั ทกึ การจ่ายเงนิ ในสมดุ เงนิ สดย่อย เพอ่ื เป็ น การบนั ทึกชว่ ยจาวา่ ไดจ้ ่ายอะไรไปบา้ ง3. รวบรวมหลกั ฐานการจา่ ยเงนิ และจดั ทา ใบสาคญั เพื่อขอเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย

ระบบเงินสดยอ่ ย

ระบบเงินสดยอ่ ยการที่กจิ การตงั้ วงเงนิ สดยอ่ ยถือไดว้ า่ เป็ นการ ควบคมุ การจ่ายเงนิ สด โดยการกาหนดใหผ้ ทู้ ่มี ี หนา้ ทร่ี บั ผดิ ชอบในการตงั้ เบิกเงนิ สด และการ ดแู ลในการเบกิ จา่ ย เชน่ การจ่ายค่านา้ มนั รถ ค่า พาหนะ คา่ รบั รอง เป็ นตน้ ระบบเงนิ สดยอ่ ย วิธีการเงนิ สดยอ่ ยแบ่งเป็ น 2 ระบบ ดงั นี้

ระบบวิธีการปฏิบตั ิแบบระบบไมจ่ ากดั วงเงิน (Unimprest Cash System)เป็ นระบบเงนิ สดย่อยท่ีวงเงนิ สดยอ่ ยเปล่ยี นแปลงตลอดเวลา ขน้ั ตอนการปฏิบตั มิ ดี งั น้ี สงั่ จา่ ยเช็คให้ ผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อยเบกิ เงนิ สดมาเก็บรกั ษาไว้ ผรู้ กั ษา เงนิ สดย่อยจะบนั ทึกการรบั เงนิ สดยอ่ ยไวใ้ นสมดุ เงนิ สดยอ่ ย เมอ่ื มผี มู้ าขอเบิกเงนิ ตอ้ งมหี ลกั ฐานใบสาคญั การเบิก ผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อยจะเก็บใบสาคญั ไวเ้ ป็ นหลกั ฐานและบนั ทึกรายการจา่ ยเงนิ ใน สมดุ เงนิ สดยอ่ ย เพ่ือบนั ทึกความจาว่าไดค้ ่าอะไร ไปจานวนเท่าไหร่

ระบบวิธีการปฏิบตั ิแบบระบบไม่จากดั วงเงิน (Unimprest Cash System) (ต่อ)รวบรวมใบสาคญั ใหฝ้ ่ ายบญั ชบี นั ทึกบญั ชีเมอ่ื เงนิ ใกลห้ มดก็จะขอเบิกเงนิ จากฝ่ ายการเงนิ มาจานวน หนงึ่ โดยไมค่ านงึ ถึงวา่ เงนิ ทขี่ อเบิกจะเทา่ กบั เงนิ ทไ่ี ดจ้ า่ ยไป หรือไม่ จากขนั้ ตอนท่ีกลา่ ว วงเงนิ สดยอ่ ยจะมจี านวนไมแ่ นน่ อนเปลย่ี นแปลงไปตามจานวนเงนิ ทีใ่ ชไ้ ปและขอเบิกเพ่ิมเมอื่ เงนิหมด

วิธีการปฏิบตั แิ บบระบบจากดั วงเงนิ (Imprest Cash System) วธิ ีท่ีนยิ มใชม้ ากท่สี ดุ คอื ระบบจากดั วงเงนิ เพราะสามารถควบคมุ ไดง้ า่ ย เมอื่ มกี ารจา่ ยชดเชยเงนิ สดย่อยจานวนเงนิจะตอ้ งเทา่ กบั วงเงนิ ท่ีตง้ั ไวใ้ นคร้งั แรกทกุ ครง้ั ขน้ั ตอนการปฏบิ ตั มิ ดี งั น้ีสงั่ จา่ ยเช็คให้ ผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ยเบิกเงนิ สดมาเก็บรกั ษาไว้ ผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อยจะบนั ทึกการรบั เงนิ สดย่อยไวใ้ นสมดุ เงนิ สดยอ่ ย

วิธกี ารปฏิบตั แิ บบระบบจากดั วงเงนิ (Imprest Cash System) (ตอ่ ) เมอื่ มผี มู้ าขอเบิกเงนิ ตอ้ งมหี ลกั ฐานใบสาคญั การเบิก ผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อยจะเก็บใบสาคญั ไวเ้ ป็ นหลกั ฐานและบนั ทึกรายการจา่ ยเงนิ ใน สมดุ เงนิ สดย่อย ซ่ึงถือเป็ นสมดุ บนั ทึกความจาของผรู้ กั ษาเงนิ สด ยอ่ ย เมอ่ื เงนิ ใกลห้ มด จะรวบรวมใบสาคญั เบิก ไปเบิกเงนิ ทดแทนตาม จานวนเงนิ ในใบสาคญั ท่ไี ดจ้ า่ ยไป ขน้ั ตอนการปฏิบตั เิ กย่ี วกบั ระบบเงนิ สดย่อยแบบจากดั วงเงนิจานวนเงนิ สดคงเหลอื รวมกบั ใบสาคญั เบิก จะตอ้ งมจี านวนเทา่ กบัวงเงนิ สดยอ่ ยเสมอ ยกเวน้ มกี ารเพ่ิมหรือลดวงเงนิ สดยอ่ ย

ประโยชนข์ องเงินสดยอ่ ย1. เป็ นการแบ่งหนา้ ที่ความรับผดิ ชอบ เกย่ี วกบั รายจา่ ย เล็กๆ นอ้ ยๆ ใหผ้ รู้ กั ษาเงนิ สดย่อยเป็ นผรู้ บั ผดิ ชอบชว่ ยให้ กจิ การเกดิ ระบบการควบคมุ ภายใน ทรี่ ดั กมุ ย่งิ ขน้ึ เกยี่ วกบั การใชจ้ า่ ยเงนิ สดยอ่ ย เพราะการใชร้ ะบบเงนิ สดย่อย จะทาให้ เกดิ การใชเ้ ช็คเพือ่ จา่ ยคา่ ใชจ้ า่ ยจานวนมาก และใชร้ ะบบเงนิ สดยอ่ ยจา่ ยค่าใชจ้ า่ ยจานวนเล็กนอ้ ยทีไ่ มม่ คี วามสาคญั ตอ่ การทจ่ี ะกอ่ ใหเ้ กดิ การทจุ ริตได้

ประโยชนข์ องเงินสดยอ่ ย (ต่อ)2. ทาใหเ้ กดิ การประหยดั เวลาในการบนั ทกึ บญั ชเี กยี่ วกบั คา่ ใชจ้ า่ ยทม่ี จี านวน เล็กนอ้ ยและเกดิ ขน้ึ อยเู่ สมอ เพราะจะ รวบรวมบนั ทกึ ครงั้ เดยี วคอื เมอื่ ผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อยเบิก ชดเชย3. ชว่ ยใหก้ จิ การสามารถหลีกเลี่ยงการเก็บเงนิ สดไวใ้ นมอื มากเกนิ ไป อาจทาใหเ้ กดิ การสญู เสียผลประโยชนจ์ ากการหา ดอกผลจากเงนิ สด

การจดั ระบบเงินสดยอ่ ย มีขนั้ ตอนดงั น้ี 1. กาหนดตวั บคุ คลที่มหี นา้ ที่รกั ษาเงนิ สดยอ่ ย (ผถู้ ือเงนิ สด ยอ่ ย) และกาหนดวงเงนิ สดยอ่ ยท่ีมีจานวนเหมาะสมไวอ้ ยา่ ง แนน่ อน 2. การเบิกเงนิ สดยอ่ ยทกุ ครงั้ ผเู้ บิกเงนิ จะตอ้ งมใี บขออนมุ ตั เิ บิก เงนิ (ใบขอเบิกเงนิ สดยอ่ ย) 3. ทกุ ครง้ั ท่ีจา่ ยเงนิ สดยอ่ ยตอ้ งประทบั ตรา “จา่ ยแลว้ ” ในใบเบิก เงนิ สดยอ่ ยและเอกสารประกอบทกุ ฉบบั เพื่อป้ องกนั การนา เอกสารเหลา่ นนั้ กลบั มาขอเบิกอีก และใหผ้ เู้ บิกเงนิ เซ็นชอื่ ไวใ้ นใบ เบิกเงนิ สดยอ่ ยดว้ ย

การจดั ระบบเงินสดยอ่ ย มีขนั้ ตอนดงั น้ี (ตอ่ )4. ตอ้ งเก็บเงนิ สดย่อยแยกจากเงนิ อื่น โดยเฉพาะเงนิ สดสว่ นตวั ของผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อยและตอ้ งกาหนดวิธี ปฏิบตั ใิ หท้ ราบทวั่ กนั5. ทกุ ครง้ั ทีม่ กี ารเบิกเงนิ ชดเชย ตอ้ งจดั ทาใบสรปุ การจา่ ยเงนิ สดย่อยโดยแนบใบเบิกเงนิ สดยอ่ ยและ เอกสารประกอบอยา่ งครบถว้ นและถกู ตอ้ ง

การจดั ระบบเงินสดยอ่ ย มีขน้ั ตอนดงั น้ี (ตอ่ )6. ตอ้ งจดั ใหม้ กี ารตดิ ตามทวงถาม “เงินทดรองจ่าย” วา่ เมอื่ เสร็จภารกจิ ทไี่ ดร้ บั มอบหมายแลว้ ผเู้ บิกเงนิ ทดรองจา่ ย ไดน้ าใบเสร็จหรือเอกสารการจา่ ยเงนิ มาคืนหรือไม่ และเงนิ ทีจ่ า่ ยออกไปถกู ตอ้ งตรงกบั วตั ถปุ ระสงคท์ มี่ อบหมายไป เพียงใด7. ตรวจสอบและยนื ยนั ยอดการบนั ทกึ บญั ชคี ่าใชจ้ า่ ยท่เี กดิ จากเงนิ สดย่อยอยา่ งสมา่ เสมอ

วิธีทางการบญั ชีเกี่ยวกบั เงินสดยอ่ ย1. เมอื่ เร่ิมตง้ั วงเงินสดยอ่ ย ผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อย รบั เงนิ หรือเช็คจากพนกั งานรบั –จา่ ยเงนิ ของกจิ การ จะบนั ทึก รายการในสมดุ รายวนั จา่ ยเงนิ โดยเดบิต บญั ชเี งนิ สดยอ่ ย xxเครดติ บญั ชธี นาคาร xx

วิธีทางการบญั ชีเกีย่ วกบั เงินสดยอ่ ย2. เมอื่ ผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อยจ่ายเงินสดยอ่ ย เมอื่ ผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ยรบั เงนิ สดยอ่ ยไปแลว้ และไมไ่ ดจ้ า่ ย ไปในเรื่องใด จะไมม่ กี ารบนั ทึกบญั ชี เพยี งแตผ่ รู้ กั ษา เงนิ สดย่อยจะบนั ทึกความจาเก่ยี วกบั รายจา่ ยเหลา่ นนั้ ไวใ้ นสมดุ เงนิ สดย่อยเทา่ นน้ั

วิธีทางการบญั ชีเก่ยี วกบั เงินสดยอ่ ย3. การเบิกเงินชดเชย เมอ่ื ผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ย นา ใบสาคญั มาเบิกเงนิ ชดเชยจากพนกั งานรบั -จา่ ยเงนิ ของ กจิ การ จะบนั ทึกบญั ชใี นสมดุ รายวนั จา่ ยเงนิ โดย เดบิต บญั ชคี า่ ใชจ้ า่ ยตา่ งๆ xx เครดติ บญั ชธี นาคาร xx

วิธีทางการบญั ชีเกยี่ วกบั เงินสดยอ่ ย4. การตงั้ วงเงินสดยอ่ ยเพ่ิม เมอ่ื ผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ยรบั เงนิ หรือเช็คจากพนกั งานรบั -จา่ ยเงนิ ของกจิ การ เทา่ กบั จานวนเงนิ ทต่ี ง้ั เพม่ิ ขน้ึ จะบนั ทึกรายการในสมดุ รายวนั จา่ ยเงนิ โดย เดบิต บญั ชคี า่ ใชจ้ า่ ยตา่ งๆ xx เครดติ บญั ชธี นาคาร xx

วิธีทางการบญั ชีเก่ยี วกบั เงินสดยอ่ ย5. ถา้ ลดวงเงินสดยอ่ ยลง ผรู้ กั ษาเงนิ สดย่อยจะคนื เงนิ ในจานวนท่ีลดลงใหแ้ กพ่ นกั งานรบั -จา่ ยเงนิ ของกจิ การ จะ บนั ทึกบญั ชใี นสมดุ รายวนั จา่ ยเงนิ โดย เดบิต บญั ชธี นาคาร xx เครดติ บญั ชเี งนิ สดย่อย xx

วิธีทางการบญั ชีเก่ยี วกบั เงินสดยอ่ ย 6. การปรบั ปรงุ รายการ ในวนั สิน้ งวด หากมใี บสาคญั จา่ ยท่ี ผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ยยงั ไมร่ วบรวมหลกั ฐานเมาเบิกเงนิ ทดแทน ให้ ฝ่ ายบญั ชขี องกิจการบนั ทึกปรบั ปรงุ บญั ชคี ่าใชจ้ ่ายทีย่ งั ไมไ่ ดเ้ บิกเงนิ ทดแทน โดยบนั ทึกยอดเงนิ สดยอ่ ยตามจานวนเงนิ ในใบสาคญั ท่ียงั คา้ งเบิกอย่ทู ่ีผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ย และในวนั ตน้ งวดบญั ชใี หมต่ อ้ งโอน กลบั รายการบญั ชตี ามท่ีไดป้ รบั ปรงุ บญั ชไี ว้ เดบติ บญั ชคี า่ ใชจ้ า่ ยตา่ งๆ xx เครดติ บญั ชเี งนิ สดย่อย xx

ตวั อยา่ งใบขอเบิกเงินสดยอ่ ย

ตวั อย่างใบสรุปการเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย