การจัดทำเอกสารเพื่อประกอบการบันทึกบัญชี

การจดั ทาเอกสาร เพ่ือประกอบการบันทึกบัญชี By คารเ์ นชั่น

การบันทึกรายการบัญชีและการจัดทางบการเงินต้องจัดทาขึ้น โดยอาศัย หลักฐานและขอ้ เท็จจริงอนั เท่ียงธรรมท่ีบุคคลต่าง ๆ ยอมรับและเช่ือถือได้ และจะต้อง เป็นเอกสารท่ีถูกต้องสมบูรณ์มีข้อความตามที่ทางราชการกาหนดไว้ ดังนั้นผู้มีหน้าท่ี จัดทาบัญชีและผู้ทาบัญชีจาเป็นต้องทราบถึงประเภทของเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐาน ประกอบการลงบัญชี การแยกประเภทเอกสาร การกาหนดเลขที่เอกสาร การนา เอกสารประเภทต่าง ๆ มาลงบัญชี และจัดเก็บเอกสารที่ลงบัญชีแล้วให้เป็นระเบียบ เพ่อื สะดวกแก่การคน้ หาในภายหลงั

เอกสารทตี่ ้องใชป้ ระกอบการลงบัญชี 1. การลงรายการในบัญชีรายวัน และบัญชีสินค้าต้องมีเอกสารท่ีต้องใช้ ประกอบการลงบัญชีทุกรายการและเอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการลงบัญชีน้ัน ต้องสามารถแสดงความถูกต้องครบถ้วนของรายการบัญชีตามความเป็นจริง และเปน็ ที่เช่อื ถือได้ 2. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการลงบัญชี หมายถึง บันทึก หนังสือ หรอื เอกสาร ใด ๆ ทใี่ ชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการลงรายการในบญั ชี ซ่ึงแบ่งเป็น 3 ประเภท คอื 2.1.เอกสารทีจ่ ดั ทาข้ึนโดยบคุ คลภายนอก 2.2.เอกสารท่ีจัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชี เพ่ือออกให้แก่ บุคคลภายนอก

2.3 เอกสารทจ่ี ดั ทาข้ึนโดยผู้มีหน้าทจ่ี ดั ทาบัญชี เพ่ือใช้ในกจิ การของตนเอง การลงรายการในบัญชีจะต้องใช้เอกสารจากลาดับท่ี 2.1 หรือ 2.2 แล้วแต่กรณี ก่อน เว้นแตไ่ มม่ ีเอกสารดงั กล่าว จึงให้ใช้เอกสารลาดับถดั ไป 3. เอกสารทีต่ ้องใชป้ ระกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมรี ายการดงั ตอ่ ไปนี้ 3.1 ชื่อของผู้จัดทาเอกสารซ่ึงอาจใช้ชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทา เอกสารก็ได้ 3.2 ช่ือของเอกสาร 3.3 เลขท่ีของเอกสารและเลม่ ที่ (ถา้ มี) 3.4 วัน เดอื น ปี ท่ีออกเอกสาร 3.5 จานวนเงินรวม

4. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีท่ีผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชีจัดทาข้ึนเพื่อออกให้ บุคคลภายนอก ตามข้อ 2.2 เพื่อเป็นหลักฐานในการรับชาระ รับฝาก หรือรับเงิน หรือ ตั๋วเงิน นอกจากจะต้องมรี ายการ ตามข้อ 3 แลว้ จะต้องมีรายการต่อไปเพิม่ ขึ้นอีก คือ 4.1 เลขประจาตัวผู้เสียภาษอี ากรของกจิ การทีจ่ ัดทาเอกสาร 4.2 สถานที่ต้ังของกิจการทจี่ ัดทาเอกสาร 4.3 รายละเอยี ดเกีย่ วกับการรับเงนิ หรอื ต๋วั เงิน 4.4 ช่ือ ชนดิ จานวน หนว่ ยนับ ราคาตอ่ หน่วยและราคารวมของสินค้า หรือบริการ แต่ละรายการ เว้นแต่ได้ระบุรายละเอียดดงั กล่าวไว้ในเอกสารตามข้อ 5.3 แล้ว 4.5 ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน เว้นแต่เป็นเอกสารท่ีจัดทาขึ้นและส่งมอบ ดว้ ยเคร่ืองคอมพิวเตอร์ หรอื เคร่ืองมืออนื่ ใดท่ไี ดผ้ ลในทานองเดยี วกัน

5. เอกสารท่ตี อ้ งใชป้ ระกอบการลงบัญชีท่ผี ู้มีหน้าท่จี ดั ทาบญั ชีจดั ทาขึ้น เพื่อออกใหบ้ ุคคลภายนอก ตามข้อ 2.2 เพื่อเป็นหลักฐานในการจาหน่าย จ่าย โอน ส่งมอบสินค้าหรือบริการโดยยงั มิได้มีการ ชาระเงนิ นอกจากจะตอ้ งมรี ายการตามข้อ 3 แล้วจะต้องมีรายการตอ่ ไปน้เี พ่มิ เตมิ ขน้ึ อกี คอื 5.1 เลขประจาตวั ผู้เสียภาษอี ากรของกิจการท่ีจดั ทาเอกสาร 5.2 สถานทต่ี ้ังของกิจการที่จัดทาเอกสาร 5.3 ช่ือ ชนิด จานวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วยและราคารวมของสินค้า หรือบริการแต่ละ รายการ 5.4 ช่อื หรือช่อื ท่ีใช้ในการประกอบการธรุ กิจ และทอี่ ย่ขู องผซู้ อ้ื หรือรบั สินคา้ หรอื บรกิ าร 5.5 ลายมือชอื่ ผจู้ ดั ทาเอกสาร 5.6 ลายมอื ช่อื ผู้รับสนิ ค้าหรือบรกิ าร

6. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีท่ีผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชีจัดทาขึ้น เพ่ือออกให้แก่ บุคคลภายนอกจะต้องมีสาเนาเกบ็ ไวอ้ ยา่ งนอ้ ย 1 ชดุ 7. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่ผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชีจัดทาข้ึน เพ่ือใช้ในกิจการ ของตนเองตามข้อ 2.3 นอกจากจะต้องมีรายการตามข้อ 3 แล้ว จะต้องมีรายการต่อไปน้ี ดว้ ย คือ 7.1 คาอธบิ ายรายการ 7.2 วธิ กี ารและการคานวณต่าง ๆ (ถ้ามี) 7.3 ลายมือช่ือของผมู้ หี น้าที่จดั ทาบญั ชหี รือผู้ทไ่ี ดร้ ับมอบหมายใหเ้ ปน็ ผอู้ นมุ ตั ริ ายการ

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีท่ีเป็นใบกากับภาษี ไม่ว่าจะเป็นเอกสารท่ีได้รับ จากบุคคลภายนอก หรือเป็นเอกสารของกิจการท่ีออกให้แก่บุคคลภายนอก จะต้องทาเป็น ภาษาไทยหากจะทาเป็นภาษาต่างประเทศต้องได้รับอนุมัติจากอธิบดีก่อน เว้นแต่ทาเป็น ภาษาอังกฤษถือว่าได้รับอนุมัติจากอธิบดีแล้ว แต่หน่วยเงินตรายังคงต้องเป็นเงินตราไทย โดยทั่วไปใบกากบั ภาษจี ะมีอยู่ 2 รปู แบบ (เว้นแตอ่ ธบิ ดีจะกาหนดให้เป็นอย่างอืน่ ) โดยมีลกั ษณะดังนี้ 1. ใบกากับภาษีแบบเต็มรูป อย่างน้อยจะต้องมีข้อความหรือรายการตามที่กาหนด ดังต่อไปน้ี 1.1 คาวา่ “ใบกากบั ภาษี” 1.2 เลขประจาตัวผู้เสยี ภาษีอากรของผูข้ ายสนิ คา้ หรือใหบ้ ริการ

1.3 ชื่อ ทอี่ ยู่ ของผูช้ ายสินคา้ หรือให้บริการ 1.4 ชอ่ื ที่อย่ขู องผซู้ อื้ สินคา้ หรือรับบรกิ าร 1.5 หมายเลขลาดบั ของใบกากับภาษี และลาดับของเลม่ (ถ้ามี) 1.6 วัน เดอื น ปี ทอ่ี อกใบกากบั ภาษี 1.7 ชอื่ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสนิ คา้ หรอื ของบรกิ าร 1.8 จานวนภาษีมูลค่าเพ่ิมท่ีคานวณจากมูลค่าของสินค้าหรือของ บรกิ าร โดยใหแ้ ยกออกจากมลู คา่ ของสินคา้ หรือของบรกิ ารให้ชดั แจ้ง

2. ใบกากับภาษีอย่างย่อ จะออกด้วยการเขียนหรือการใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินก็ได้ แต่การ ออกด้วยเครื่องบันทึกการเก็บเงินต้องได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรก่อน และอย่างน้อย จะตอ้ งมรี ายการต่อไปน้ี 2.1 คาวา่ ใบกากับภาษอี ย่างย่อ 2.2 ชอ่ื หรือ ช่อื ย่อ และเลขประจาตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออก ใบกากบั ภาษี 2.3 หมายเลขลาดับของใบกากบั ภาษี และลาดบั ของเลน่ (ถา้ ม)ี 2.4 ชอ่ื ชนดิ ประเภท ปรมิ าณ และมลู ค่าของสินคา้ หรอื ของบริการ 2.5 ราคาสินค้า หรอื ราคาคา่ บริการ ต้องมขี อ้ ความระบชุ ัดเจนวา่ ได้รวมภาษมี ลู คา่ เพิ่มแล้ว 2.6 วนั เดอื น ปี ที่ออกใบกากับภาษี 2.7 ขอ้ ความอื่นท่ีอธบิ ดีกาหนด

ใบกากับภาษีทอ่ี อกโดยเครือ่ งบันทกึ การเกบ็ เงิน อย่างนอ้ ยต้องมรี ายการ ดังน้ี 1. คาว่า \"ใบกากบั ภาษอี ย่างย่อ หรือคาว่า \"TAX INV (ABB)” หรอื คาวา่ “TAX INVOICE (ABB)\" 2. ชอ่ื หรือชอื่ ยอ่ ของผชู้ าย ท้ังน้ตี อ้ งเป็นชื่อย่อมใชอ้ ักษรยอ่ 3. เลขประจาตัวผเู้ สยี ภาษอี ากรของผชู้ าย 4. วนั เดอื น ปี ทอ่ี อกใบกากับภาษี 5. หมายเลขลาดบั ของใบกากับภาษี 6. ช่อื ชนดิ ประเภท ปริมาณและมูลค่าของสินค้าบรกิ าร 7. ราคาสินค้าหรือคา่ บริการ โดยระบุข้อความให้ชดั เจนวา่ ไดร้ วมภาษีมลู คา่ เพ่ิมไวแ้ ลว้

การแยกประเภทเอกสาร การดาเนินการค้าในแต่ละเดือนย่อมมีเอกสารเกิดขึ้นมากมาย ท้ังที่ถูกต้องตามข้อกาหนด ของทางราชการและไม่ถูกต้อง ดังน้ัน จึงต้องคัดเลือกหรือจัดทาให้ถูกต้องเสียก่อน โดยจัดแยก เอกสารออกตามประเภทของรายรบั และประเภทของรายจ่าย ดงั นี้ 1. รายรับ รายรับของกิจการค้าแฮกได้ดังนี้ 1.1 รายได้ เช่น ขายสนิ ค้า รายได้ค่าเช่า ดอกเบย้ี เป็นตน้ 1.2 รายรับ เช่น รับชาระหน้ีจากลกู หนี้ รับเงนิ จากการกู้ยมื เปน็ ตน้ 2 รายจ่าย รายจ่ายของกิจการคา้ แฮกได้ดังนี้ 2.1 คา่ ใชจ้ ่าย เช่น ซอื้ สินค้า คา่ นา้ คา่ ไฟฟา้ คา่ เชา่ เปน็ ตน้ 2.2 รายจ่าย เชน่ จ่ายชาระเจา้ หนี้ จา่ ยชาระเงนิ ก้ซู ื้อสินทรัพย์ เป็นต้น เม่ือแยกเอกสารเป็นรายรับ รายจ่ายแล้วควรจัดทาใบสาคัญปะหน้าเรียงตามลาดับวันที่เกิด รายการกอ่ นหลงั เพือ่ ให้การบนั ทึกบัญชีเป็นไปอยา่ งรวดเรว็ และสะดวกแก่การคน้ หาในภายหลัง

การทาใบสาคญั ปะหน้าเอกสารบญั ชี ในกรณีท่ีมีรายการค้าประเภทเดียวกันหลายรายการ เช่น มีใบเสร็จค่ารับรอง จานวน 5 ฉบับให้รวบรวมเข้าไว้ด้วยกันแล้วเขียนประเภทบัญชีและยอดรวมจานวนเงิน ไวใ้ นใบสาคัญปะหน้าเพอื่ บนั ทึกบญั ชีเพยี งรายการเดียว ถ้าไม่ใช้ใบสาคัญปะหน้าใบเสร็จ คา่ รบั รองทง้ั 5 ฉบบั จะตอ้ งบนั ทึกบัญชีค่ารับรองถึง 5 คร้ัง การทาใบสาคัญปะหน้าช่วย ให้การบันทกึ บญั ชีมนี ้อยรายการเพราะจะบนั ทึกบัญชีเพียง 1 รายการเท่านน้ั

การกาหนดเลขท่ีเอกสาร 1. เอกสารเก่ียวกับภาษีขาย ได้แก่ เอกสารที่กิจการออกให้บุคคลภายนอกและเก็บสาเนาไว้เป็น หลักฐานเพื่อลงบญั ชี เช่น สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับภาษี สาเนาใบส่งของ ใบกากับภาษีให้ใช้ หมายเลขในเอกสารซึ่งเรียงลาดับอยแู่ ลว้ 2. เอกสารเก่ียวกับการขายสินค้าหรือให้บริการเป็นเงินสดหรือเงินเชื่อ (กรณีท่ีกิจการไม่ได้จด ทะเบยี นภาษีมลู คา่ เพิ่มในอัตรา 7%) เช่น สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบส่งของ ให้ใช้หมายเลขใน เอกสารซง่ึ เรียงลาดับอยู่แล้ว 3. เอกสารรับเงิน ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงินต่าง ๆ ที่ออกให้บุคคลภายนอก เนื่องจากการรับ ชาระหน้ีท่ไี มม่ ีภาษมี ลู ค่าเพิ่ม ใหใ้ ช้หมายเลขในเอกสารซึง่ เรยี งลาดับอยแู่ ล้ว

4. เอกสารภาษีซ้ือ ได้แก่ เอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอกกรณีซ้ือสินค้าหรือบริการซื้อวัสดุ ส้ินเปลือง ซื้อสินทรัพย์ จ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เป็นเงินสดและเงินเช่ือ เช่น ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับ ภาษี ใบส่งของ/ใบกากับภาษี เอกสารเหล่าน้ีเลขท่ีเอกสารจะไม่เรียงลาดับกัน ให้กาหนดเลขที่ เอกสารขึน้ ใหม่ เช่น กช. 01/01 หรือ ทช. 01-01 หมายถึง เอกสารภาษซี ้อื เดือนมกราคม เลขที่ 01 5. เอกสารซอ้ื สินค้าและบริการ ซ้ือสินทรัพย์ ซ้ือวัสดุสานักงานและค่าใช้จา่ ยต่าง ๆ เป็นเงินเชื่อที่ไม่ มีภาษีมูลค่าเพิ่ม เอกสารเหล่าน้ีเลขท่ีเอกสารจะไม่เรียงลาดับกัน ให้กาหนดเลขท่ีเอกสารข้ึนใหม่ เชน่ ชช. 01/01 หรือ ชช. 01-01 หมายถึง เอกสารซื้อเช่อื เดอื นมกราคม เลขที่ 01 6. เอกสารซอื้ สินคา้ และบริการ ซ้ือสนิ ทรพั ย์ ซือ้ วัสดุสานกั งานและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เป็นเงินสดที่ไม่มี ภาษีมูลคา่ เพ่มิ เอกสารเหล่าน้ีเลขที่เอกสารจะไม่เรียงลาดับกัน ให้กาหนดเลขท่ีเอกสารข้ึนใหม่ เช่น ชส. 01/01 หรือ ซส. 01-01 หมายถงึ เอกสารซือ้ สุดเดอื นมกราคม เลขที่ 01

7. เอกสารจ่ายเงิน ได้แก่ ใบเสร็จรับเงินต่าง ๆ ท่ีได้รับจากบุคคลภายนอกที่ไม่มี ภาษีมูลค่าเพิ่ม เอกสารเหล่าน้ีเลขท่ีเอกสารจะไม่เรียงลาดับกัน ให้กาหนดเลขที่เอกสาร ขึน้ ใหม่ เช่น บจ. 01/01 หรือ บจ. 01-01 หมายถงึ เอกสารจ่ายเงินเดือนมกราคม เลขท่ี 01 8. เอกสารอ่ืน ไดแ้ ก่ หนังสอื รับรองการจดทะเบียนจัดตงั้ กิจการ เอกสารจดทะเบียน เป็นต้น ให้กาหนดเลขท่ีเอกสารขึ้นใหม่ เช่น อ. 01/01 หรือ อ. 01-01 หมายถึง เอกสารอ่ืน เดือนมกราคม เลขท่ี 01 การนาเอกสารประเภทตา่ ง ๆ มาลงบัญชี เอกสารทีใ่ ชใ้ นการบนั ทึกบัญชไี ดน้ ั้น จะต้องเป็นเอกสารท่ีสมบูรณ์และมีข้อความ ตามท่ที างราชการกาหนดไว้

การจัดเก็บเอกสารทล่ี งบญั ชีแลว้ การจดั เก็บเอกสารทีล่ งบญั ชีแล้ว จะตอ้ งแยกเกบ็ ตามทไ่ี ด้กาหนดเลขท่ีเอกสารไว้ ดงั นี้ 1. เอกสารที่เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ได้แก่ เอกสารภาษีชายและภาษีซื้อ ให้แยกจากเอกสารอ่ืน ๆ เพื่อความ สะดวกเม่อื สรรพากรขอตรวจสอบ โดยแยกเปน็ แฟ้มเอกสารภาษีขายและแฟ้มเอกสารภาษีซ้อื ดังนี้ 1.1 แฟ้มเอกสารภาษีขาย ใช้จดั เกบ็ สาเนาใบเสร็จรบั เงนิ /ใบกากบั ภาษี สาเนาใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี (กรณขี ายสนิ คา้ หรือใหบ้ ริการเป็นเงินสดและเงินเช่อื ) 1.2 แฟม้ เอกสารภาษีซอ้ื ใช้จดั เกบ็ ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั ภาษี ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี (กรณีซื้อสินคา้ หรือบรกิ าร ซ้อื วัสดสุ ้นิ เปลอื ง ซอ้ื สินทรัพย์ จ่ายคา่ ใชจ้ ่ายต่าง ๆ ทงั้ เงินสดและเงินเชื่อ) 2. แฟ้มเอกสารรับเงิน ใช้จัดเก็บสาเนาใบเสร็จรับเงินที่ออกให้บุคคลภายนอกเน่ืองจากการรับชาระหนี้ ไมม่ ีภาษีมูลคา่ เพ่ิม และเอกสารรบั เงนิ ที่กิจการจดั ทาข้นึ เพอื่ ใชใ้ นกิจการ (ใบสาคัญรบั ) 3. แฟ้มเอกสารจา่ ยเงิน ใช้จัดเกบ็ ใบเสรจ็ รับเงินท่ีไดร้ บั จากบุคคลภายนอกทไ่ี ม่มภี าษีมลู คา่ เพิม่ และ เอกสารจ่ายเงินทีก่ จิ การจดั ทาขึน้ เพื่อใช้ในกจิ การ (ใบสาคญั จ่าย) 4. แฟม้ เอกสารอืน่ ใชจ้ ัดเกบ็ เอกสารอื่น ๆ เช่น หนงั สือรบั รองการจดั ตั้งกจิ การ เอกสารจดทะเบียน เปน็ ต้น

ขอ้ สังเกต 1. การจดั เกบ็ เอกสารเขา้ แฟม้ ใหเ้ รียงเป็นรายวนั ไปตามลาดับวนั ท่ีกอ่ นหลัง 2. แยกแฟ้มเป็นรายเดือน เวน้ แต่ในกรณีที่กจิ การมเี อกสารใบสาคัญไม่มากในแต่ละเดอื น อาจจัดเก็บเอกสารแตล่ ะเดือนไวใ้ นแฟ้มเดียวก1นั กไ็ ด้ แตค่ วรมีกระดาษปะหนา้ คนไว้แตล่ ะเดือน 3. หน้าแฟม้ เขียนใบปะหน้าไวด้ ว้ ยวา่ เปน็ แฟม้ อะไร ของเดอื นใด เช่น แฟม้ เอกสารภาษซี ือ้ เดอื นมกราคม 2541 เปน็ ต้น. 03 04 06

Do you have any question?