Booklet ISO 9001 2015

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015 BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF)LATAR BELAKANG MS ISO 9001 : 2015 NILAI BERSAMA JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA ( JANM ) Satu standard bertulis yang menjelaskangaris panduan dan keperluan asas dalamsatu sistem pengurusan kualiti. SPECIAL Sistem kerja yang terancang berasaskankeperluan piawaian antarabangsa. Sistem S : Mengutamakan Pelanggan ( Satisfying thekerja yang terancang akan mempunyai customer )proses-proses yang dikenalpasti, proses- Komited dalam menyampaikanproses tersebut didokumenkan, perkhidmatan yang berkualiti dan ungguldilaksanakan dan dikawal. untuk memenuhi kehendak pelanggan. Sistem tersebut akan menghasilkan produkdan perkhidmatan yang konsistenkualitinya. P : Profesionalisme ( Professionalism ) Kebolehan untuk mempamerkan kualiti Sistem kerja yang terancang di mana dan kompetensi.proses-proses dikawal bagi menghasilkanperkhidmatan yang konsisten kualitinya, inilebih dikenali sebagai Sistem PengurusanKualiti; dan EC : Kerja Berpasukan ( Esprit de Corp ) Bekerjasama sebagai satu pasukan bagi MS ISo 9001:2015 akan hanya dikenali membentuk semangat kekitaan (sense of belonging) untuk mencapai Visi dan Misi.selepas Sistem Pengurusan Kualiti itu diberi IA : Integriti dan Akauntabiliti ( Integrity andpengiktirafan pensijilan. Accountability ) Beretika tinggi dalam melaksanakan tugas.RASIONAL PELAKSANAAN MS ISO 9001:2015 DIBA MOF L : Kesetiaan ( Loyalty ) Setia kepada Jabatan, Kerajaan dan Untuk memastikan BA MOF memberi Negara. perkhidmatan yang konsisten daripada segi kualiti. DASAR KUALITI Sebagai usaha meningkatkan kualiti Bahagian Akaun, Kementerian Kewangan perkhidmatan / produk BA MOF. (BAMOF) komited untuk memberikan perkhidmatan perakaunan dan kewangan yang Sebagai usaha untuk memantapkan sistem berkualiti dan bersesuaian dengan konteks penyampaian perkhidmatan kepada organisasi dalam mencapai halatuju strategik pelanggan BA MOF. dan objektif organisasi. Untuk meningkatkan persepsi pelanggan BA MOF komited dalam memenuhi keperluan dan stakeholder terhadap BA MOF. pelanggan dan pihak berkepentingan melalui Untuk meningkatkan imej BA MOF. Page | 1SKOP PENSIJILAN MS ISO 9001 :2008 DI BA MOFProses Bayaran bagi Pusat Tanggungjawab (PTJ)di bawah Kementerian Kewangan Malaysia.

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF) Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti 7. Memindahkan akaun untuk cek / EFT secara konsisten dan berterusan. Dasar Kualiti ini terbatal yang lebih daripada 6 tahun ke dimaklumkan kepada kakitangan dan pihak akaun hasil sekurang-kurangnya empat berkepentingan melalui saluran yang sesuai. (4) kali setahun.OBJEKTIF KUALITI 8. Melakukan naziran ke atas PTJ eSPKB setahun bagi setiap PTJ. Objektif Kualiti diwujudkan berdasarkan KPI BA MOF yang telah ditetapkan oleh Jabatan 9. Memastikan 85% Dokumen Akaun Akauntan Negara Malaysia. Terimaan (DAT) diterima sebelum atau pada 10 haribulan berikutnya. Objektif Kualiti BA MOF ialah : 10. Memastikan setiap pegawai menghadiri 1. Memproses bayaran dalam tempoh sekurang-kurangnya tujuh (7) hari kursus empat ( 4 ) hari kalendar daripada tarikh dalam setahun. baucar bayaran / fail tuntutan diterima daripada Jabatan Kerajaan atau Agensi. UNIT-UNIT YANG TERLIBAT  Unit Bayaran 2. Meluluskan AP58 (a) dalam satu (1) hari  Unit Akaun bekerja daripada tarikh terima  Unit Gaji permohonan lengkap.  Unit Latihan dan Khidmat Nasihat  Unit Pentadbiran dan Kewangan 3. Mengurus keperluan harian dana Pejabat  Unit Teknikal Perakaunan di mana baki bank tidak  Unit Naziran PTJ boleh negatif. 4. Memastikan gaji penjawat awam dibayar pada tarikh gaji yang telah ditetapkan dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia. 5. Cetakan Cek dilaksanakan dalam tempoh satu hari bekerja selepas nombor spool diterima daripada Unit Bayaran. 6. Mengurus penggantian cek / EFT yang ditolak / dibatalkan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada terima permohonan. Page | 2

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015 BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF)JAWATANKUASA PEMANDU MS ISO 9001:2015 DI KETUA AUDIT MOHD TAUFIK BIN HJ AHMADBA MOF JURUAUDIT SITI MARIAM BINTI MAT NOHPENGERUSI ROSLAN BIN A. RAHMAN KETUA-KETUA SEKSYEN ZYERULLIDA BINTI SHAHARUDINPENYELARAS/ RAMSIAH BINTI ISMAILKETUA EN. ARMI AFIFI BIN AZMIPENGURUSAN ZUHAIRI BIN THALIPRISIKO & TENGKU NOR FATHIHAH BT OMAR AZREE BIN ALIANALISA TENGKU BAHARUDDINTIMBALAN MASHITAH BINTI ABD HAMID ANURATHA A/P DAMOTHRANKETUA MOHD SHUKRY BIN MD TAIBPENGURUSAN ZAINAB BINTI AHMADRISIKO & AZMAN BIN ABDULLAHANALISA NURAZHARIAH BINTI ISMAILSETIAUSAHA SHARIFAH BINTI SAMAT KETUA SEKSYEN PERAKAUNANPENENOLONG PENGURUSANSETIAUSAHA HALIZA BINTI HASHIMKETUA KETUA SEKSYEN PERUNDINGANPENGAWAL MOHD AZIZI BIN MOHD AZPARDOKUMEN KETUA SEKSYEN PEMANTAUANTIMBALAN RAMSIAH BINTI ISMAILKETUA KETUA SEKSYEN PERAKAUNANPENGAWAL KEWANGANDOKUMEN NURHANANI BINTI HAMZAH KETUA SEKSYEN PENTADBIRANKETUA DAN KEWANGANKOORDINATORFAIL MEJA AHMAD MUHYIDDIN BIN Senarai Jawatankuasa dikemaskini pada 01 JUN 2017TIMBALAN HASHIMKETUA HARIYATI BINTI JUSOHKOORDINATORFAIL MEJA NORBAINI BINTI IBRAHIMKOORDINATORKEPUASAN RUHIL HAYAT BINTI MOHD ABIDPELANGGANDAN PROMOSITIMBALANKOORDINATORKEPUASANPELANGGANDAN PROMOSI Page | 3

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF)PERANAN PASUKAN AUDIT DALAMAN MS ISO Prosedur Kerja ( 40 )9001:2015 BA MOF Arahan kerja memperincikan sesuatu Pasukan Audit Dalam MS ISO 9001:2015 BA MOF tindakan yang dinyatakan dalam prosedur. ditubuhkan untuk menentukan: Arahan kerja mengikut unit adalah seperti berikut; 1. Pematuhan kepada kehendak-kehendak MS ISO 9001 : 2015 dan kehendak- a) Unit Bayaran 1. Baucar Bayaran kehendak lain yang ditetapkan oleh BA MOF, dan Elektronik 2. Keberkesanan pelaksanaan Sistem 2. Bayaran Pukal Pengurusan Kualiti. 3. Bayaran KirimanDOKUMENTASI SISEM PENGURUSAN KUALITI(SPK) MS ISO 9001:2015 BA MOF Wang Manual Kualiti 4. Permohonan Sijil BA MOF telah mewujudkan dan menyenggara AP58 (a) Manual Kualiti yang mengandungi; 5. Larian Bayaran Gaji (a) Manual Kualiti; (b) Senarai Induk Dokumen Kualiti; b) Unit Akaun 1. Permohonan Dana (c) Pemetaan Proses Perniagaan BA MOF; (d) Carta Organisasi BA MOF; 2. Penghantaran (e) Senarai PTJ dan Pejabat Pemungut; (f) Dasar Kualiti BA MOF; Electronic Fund (g) Objektif Kualiti BA MOF; (h) Daftar Penilaian Risiko dan Peluang. Transfer (EFT) ke Prosedur (5 ) Bank Melalui Sistem 1. Prosedur Kawalan Dokumen RCMS Maybank 2. Prosedur Kawalan Rekod 3. Prosedur Audit Dalaman 3. Notifikasi 4. Prosedur Kawalan Ke Atas Produk Yang Pembayaran Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan Electronic Fund 5. Prosedur Tindakan Pembetulan Yang Tidak Menepati Spesifikasi Transfer EFT (AK File) 4. Notifikasi Penolakan Pembayaran EFT (CR File) 5. Penggantian Electronic Fund Transfer (EFT) Terbatal 6. Penggantian Cek Terbatal c) Unit 1. Pengurusan Latihan Pentadbiran 2. Penurunan Kuasa dan 3. Pendaftaran Aset Kewangan 4. Pelupusan Aset 5. Penerimaan Stok / Inventori Page | 4

BOOKLET PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2015 BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA (BA MOF) 6. Pengeluaran Stok / f) Unit Teknikal 1. Set Up Capaian eSPKB di PTJ Inventori 2. Bantuan Teknikal 7. Penilaian Pembekal (Perisian eSPKB) 8. Pembelian Terus 3. Bantuan Teknikal (Perisian GFMAS) ePerolehan Dalam 4. Bantuan Teknikal Talian Bekalan (Perisian Rangkaian) 9. Pembelian Terus 5. Cetakan Cek ePerolehan Luar Talian Bekalan 10. Pembelian Terus ePerolehan Dalam g) Unit Naziran 1. Pelaksanaan Naziran eSPKB Talian Perkhidmatan 2. Pelaksanaan Naziran 11. Pembelian Terus Terimaan ePerolehan Luar 3. Pelaksanaan Auditan DAT Talian Perkhidmatan 12. Penyediaan Belanjawan Bagi 2 Tahun Sekalid) Unit Gaji 1. Semak dan Kunci Masuk Perubahan Gaji 2. Potongan Gaji 3. Pembayaran Gaji 4. Potongan Gaji Dan Laporan Potongan 5. Menyedia Akaun Penyelesaian Cek / EFT Terbatal 6. Pentadbiran Gajie) Unit Latihan 1. Permohonan Token dan Khidmat Nasihat Sistem Pengurusan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) 2. Proses Capaian Pengguna Pengurusan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) 3. Khidmat Nasihat Unicenter Page | 5