คู่มือ - การจัดเก็บและทำลายเอกสาร สขค.

2 บทนำ ก า ร จั ด เก็ บ เอ ก ส า ร เป็ น ปั จ จั ย ส า คั ญ ใ น ก า ร ส นั บ ส นุ น ก า ร ป ฏิ บั ติ ง า น ข อ ง ห น่ ว ย ง า น ให้มีประสิทธิภาพ เน่ืองจากเอกสารเป็นเคร่ืองมือท่ีใช้ในการบริหารงานและสนันสนุนให้การปฏฺบัติงาน ของหน่วยงานเป็นไปอย่างต่อเนื่อง แสดงให้เห็นถึงภารกิจ ประวัติ พัฒนาการในการดาเนินงานและ การวางแผนพัฒนาหน่วยงาน และเป็นหลักฐานที่แสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสในการดาเนินงาน ของหน่วยงานที่ประชาชนสามารถตรวจสอบได้ ท้ังน้ียังเป็นหลักฐานอ้างอิงในการคุ้มครองสิทธิของหน่วยงาน และบุคคล แหล่งข้อมูลปฐมภูมิสาหรับการศึกษาค้นคว้าและวิจัยในด้านต่างๆ เช่น เศรษฐกิจ การเมือง สังคม วัฒนธรรม สานักงานคณะกรรมการการแข่งขันทางการค้าเล็งเห็นถึงความสาคัญของการจัดเก็บเอกสาร จึงได้จัดทา “คู่มือการจัดแฟ้มเอกสารของสานักงานคณะกรรมการการแข่งขันทางการค้า” เพ่ือให้พนักงาน และหน่วยงานตา่ งๆ ขององคก์ ร มีระบบการจดั เก็บเอกสารให้เปน็ ไปในทิศทางเดียวกันตั้งแต่ระยะเรม่ิ ต้น และ จดั ให้มีรปู แบบทีส่ ะดวกในการใช้งาน สวยงาม เหมาะสมกบั สถานการณป์ จั จุบนั คณะผ้จู ดั ทา กุมภาพนั ธ์ 2562

สำรบัญ 3 บทนำ 2 บทที่ 1 บททั่วไป 4 1.1 ความหมายทเี่ กี่ยวขอ้ ง 4 1.2 วตั ถปุ ระสงค์การจดั เก็บเอกสาร 4 1.3 ประโยชนท์ ่ีจะไดร้ ับ 5 บทที่ 2 กำรจัดหมวดหมเู่ อกสำร 6 2.1 การกาหนดรหสั หมวดใหญ่ 6 2.2 การกาหนดรหัสหมวดย่อย 7 2.3 การกาหนดรหัสแฟม้ 14 บทท่ี 3 กำรจดั เกบ็ เอกสำร 15 3.1 ประเภทการเกบ็ เอกสาร 15 3.2 ระบบการจัดเกบ็ เอกสาร 15 3.3 ขั้นตอนการจดั เก็บเอกสาร 16 บทที่ 4 กำรจดั ทำสันแฟม้ 18 บทที่ 5 กำรประเมนิ คุณคำ่ และอำยุกำรเก็บเอกสำร 19 5.1 การปรเมนิ คุณคา่ เอกสาร 19 5.2 การกาหนดอายกุ ารเก็บเอกสาร 20 5.3 ตารางกาหนดอายุการเก็บเอกสาร 21 บทที่ 6 กำรทำลำยเอกสำร 45 ภำคผนวก 48 ตารางท่ี 1 ทะเบยี นหนงั สือเก็บ 49 ตารางที่ 2 ทะเบียนคุมเอกสารภายในแฟม้ 50 ตารางที่ 3 ทะเบยี นคุมแฟ้มเอกสาร 51 ตารางท่ี 4 บญั ชหี นงั สอื เกบ็ 52 ตารางท่ี 5 ทะเบียนคุมตูเ้ กบ็ เอกสาร 53 ตารางท่ี 6 บัญชีหนงั สือขอทาลาย 54 บรรณำนกุ รม

4 บทที่ บ1ทบที่ท1ทว่ั ไป 1.1 ควำมหมำยท่ีเกีย่ วขอ้ ง เอกสำร (Document) หมายถึง “หนังสือสาคัญ” เอกสารคือขอ้ ความที่สามารถนามาอ่าน แปล ตีความ หรือใช้เป็นส่ิงอ้างอิงเพ่ือการปฏิบัติงาน ใช้เป็นหลักฐานในการติดต่อราชการหรือธุรกิจ เช่น หนังสือ เข้า – ออก รายงานหรือขอ้ มลู ที่จัดทาขน้ึ คมู่ อื หรอื เอกสารอื่นใด ซึง่ จดั ทาข้นึ หรือใช้โดยหนว่ ยงาน เปน็ ตน้ กำรจัดเก็บเอกสำร (Filing) คือ กระบวนการจัดและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ เพ่ือให้ง่าย ต่อการค้นหาในทันทีที่ตอ้ งการ สะดวกรวดเรว็ ทันเวลา กระบวนการจัดเกบ็ ประกอบด้วย การจาแนก จัดเรียง รักษา ค้นหาและนามาใช้ประโยชน์ มีระเบียบแบบแผน เป็นระบบ (system) มีแหล่งเก็บท่ีง่ายและปลอดภัย ช่วยให้การปฏิบัติงานประจาวันของแต่ละหน่วยงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ประหยัดเวลา และค่าใช้จ่าย การเก็บเอกสารเป็นวิธีการแบ่งประเภท (Classifying) การจัด (Arranging) การเก็บ (Keeping) เพ่ือรวบรวม ให้ เอกสารอยู่ในแหล่งเดียวกัน อยู่ในแหล่งที่ปลอดภัย และสามารถค้นหาเอกสารได้ทันท่ีต้องการ จากความหมายข้างต้นอาจสรุปได้ว่า การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพคือกระบวนการ จัดการเอกสาร ใหเ้ ป็นระบบ คน้ หาได้งา่ ย สะดวกรวดเรว็ และทันเวลา กำรบริหำรงำนเอกสำร (Records Management) หมายถึง งานซึ่งเก่ียวกับการเก็บข้อมูล เพ่ือช่วยเพิ่มความจาในงานสานักงานและการตัดสินใจทุกระดับของผู้บริหารในทุกองค์กร การบริหารงาน เอกสารเป็นหัวใจสาคัญยิ่งของการดาเนินงาน เพราะถ้าสามารถบริหารงานเอกสารให้มีประสิทธิภาพแล้วก็ สามารถลดต้นทนุ ในการดาเนินงานให้ตา่ ลงได้ 1.2 วตั ถุประสงค์กำรจัดเกบ็ เอกสำร

5 1.3 ประโยชน์ท่จี ะไดร้ บั 1 สะดวกในการคน้ หา 5 ทาให้มีมาตรฐานเดียวกันในการจัดเก็บ เอกสาร 2 ประหยัดเวลาทาให้การคน้ หาและ 6 ทาใหเ้ กดิ ความเรยี บร้อยและสะอาดตา การจดั เก็บเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว มีประสทิ ธภิ าพ 3 มีแหล่งเกบ็ เอกสารที่ปลอดภัยและ 7 ผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าใจและเลือกใช้ ถาวร ไม่เกิดการชารดุ เสียหาย แฟ้มไดอ้ ย่างถกู ต้อง 4 สามารถรวบรวมเอกสารที่เกีย่ วข้อง 8 ประหยัดพนื้ ท่ีในการจดั เกบ็ สัมพันธ์กนั ไวใ้ นแหล่งเดยี วกัน ลดความซ้าซอ้ นในการเก็บเอกสาร

6 บทท่ี 2 กำรจดั หมวดหมเู่ อกสำร หมวดหมู่เอกสาร เป็นเครื่องมือสาคญั ท่ีจะทาให้การจัดเกบ็ เอกสารของหนว่ ยงานมปี ระสทิ ธภิ าพ สามารถสืบค้นเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว และสามารถแก้ปัญหาการหาเอกสารท่ีต้องการไม่พบ เพราะการ จัดเก็บไม่เป็นระเบียบ หรือปัญหาเอกสารสูญหายหรือจัดเก็บซ้าซ้อนเพราะขาดระบบที่รัดกุม หรือเจ้าหน้าที่ ท่ีมารับงานใหม่ต้องใช้เวลาในการศึกษาระบบจัดเก็บเอกสารท่ีผู้ปฏิบัติงานเดิมทาไว้ โดยระบบการจัดหมวดหมู่ เอกสารของสานักงานคณะกรรมการการแข่งขันทางการค้า โดยพิจารณาจากภารกิจและอานาจหน้าที่ของ สานกั งานฯ ได้ดงั นี้ 2.1 กำรกำหนดรหสั หมวดใหญ่ กาหนดรหัสหมวดใหญต่ ามหัวข้อเร่อื ง แบง่ เปน็ 11 หมวด ดงั น้ี หมวด รหัสหมวดใหญ่ อกั ษรย่อ สีแฟม้ หมวด 1 การเงนิ และงบประมาณ กง ชมพู หมวด 2 กฎหมาย คาส่ัง ระเบียบ กม ฟ้า หมวด 3 คู่มือ มติ ครม. ทป หมวด 4 ท่ัวไป บห เขียว หมวด 5 บรหิ าร บค ดา หมวด 6 ปช น้าเงิน หมวด 7 บริหารงานบคุ คล พด น้าตาลแดง หมวด 8 ประชมุ ทด เขยี วมะนาว หมวด 9 ทส มว่ ง หมวด 10 พสั ดุ ครุภณั ฑ์ บจ ส้ม ทด่ี ินและสงิ่ ก่อสร้าง หมวด 11 เทคโนโลยีสารสนเทศ รค เทา การบรหิ ารงานเอกสาร และจดหมายเหตุ แดง เรอ่ื งรอ้ งเรียนและงานคดี (ลบั ) ตัวอย่ำงประเภทเอกสำรในแต่ละหมวดใหญ่ หมวด รหัสหมวดใหญ่ ประเภทเอกสาร หมวด 1 การเงินและงบประมาณ เอกสารการเงิน การบัญชี และงบประมาณ รวมถึงเอกสาร หมวด 2 กฎหมาย คาสงั่ ระเบียบ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ระเบียบ หนังสือเวียน เอกสารเก่ียวกับ หมวด 3 คมู่ อื มติ ครม. การรับเงนิ การจา่ ยเงิน หรือ กอ่ หน้ีผกู พันทางการเงนิ ท่ัวไป คาสั่งภายในส่วนงาน คาสัง่ ทว่ั ไป ระเบียบ ประกาศ กฎหมาย กฎกระทรวง มตติ า่ งๆ พระราชบัญญตั ิ ค่มู ือท่ัวไป เร่อื งโตต้ อบโดยทว่ั ไป ทะเบียนรับ – สง่ เอกสาร เอกสาร ประชาสมั พันธ์ งานพิธีและกิจกรรมทางสงั คม

7 หมวด รหสั หมวดใหญ่ ประเภทเอกสาร หมวด 4 บริหาร นโยบาย แผนงาน โครงการ การแบ่งส่วนราชการ การแบ่ง หน้าที่ความรับผิดชอบ คาส่ังท่ีมีลักษณะเป็นการบริหารงาน หมวด 5 บริหารงานบุคคล การมอบหมายงาน การประเมินผลการปฏิบัติราชการ การ หมวด 6 พัฒนาคุณภาพ การบริหารจัดการภาครัฐ เครือข่ายมรดก หมวด 7 ประชมุ ศิลปวัฒนธรรมและการถ่ายโอนภารกิจ รายงานและสถิติ หมวด 8 การตรวจราชการ และวิเทศสัมพันธ์ หมวด 9 พสั ดุ ครุภัณฑ์ การบริหารงานบุคคล การสรรหา การพิจารณาความดี หมวด 10 ท่ดี ินและส่งิ กอ่ สรา้ ง ความชอบ การบรรจุ การแต่งตั้ง การโอนย้าย การลาออก หมวด 11 อตั รากาลงั การพฒั นาบุคลากร ทะเบียนประวัติ เทคโนโลยสี ารสนเทศ การประชุมทั่วไป การประชุมผู้บริหาร คณะกรรม การ คณะอนุกรรมการ คณะทางานชุดต่างๆ รวมทั้งการประชุม การบรหิ ารงานเอกสาร ภายในสว่ นงาน โดยเกบ็ เอกสารทั้งกระบวนการในการประชมุ และจดหมายเหตุ การจัดหาวัสดุและครุภัณฑ์ รวมทั้งการเบิก – จ่าย การโอน การเชา่ การบารงุ รักษาและซอ่ มแซม เรอื่ งร้องเรยี นและงานคดี (ลบั ) การจัดหาท่ีดิน การก่อสร้างและต่อเติมอาคาร รวมถึงการ ตกแต่งภายใน การออกแบบภูมทิ ัศน์ และการบารุงรักษาและ ซอ่ มแซมอาคารสถานท่ี นโยบาย แผนงาน และโครงการเก่ียวกับงานเทคโนโลยี สารสนเทศ การพัฒนาระบบงานและ website รวมท้ังการ ดูแลเครื่องคอมพวิ เตอรแ์ ละระบบงานคอมพิวเตอร์ การดาเนินงานด้านงานบริหารเอกสารและงานจดหมายเหตุ เรื่องรอ้ งเรยี นและคดตี ่างๆ 2.2 กำรกำหนดรหสั หมวดย่อย การกาหนดหมวดย่อยภายใต้หมวดใหญ่ข้างต้น ควรมีระดับความลึกของกิจกรรม/กระบวนงาน ในแต่ละภารกิจไมเ่ กนิ 3 ระดบั ดังตัวอยา่ งต่อไปน้ี ตัวอยำ่ งกำรกำหนดหมวดหมู่ย่อย หมวดใหญ่ กิจกรรม/กระบวนงาน กิจกรรม/กระบวนงาน กจิ กรรม/กระบวนงาน ระดบั ที่ 1 ระดบั ที่ 2 ระดบั ที่ 3 หมวด 1 การเงนิ และงบประมาณ 1.1 กฎหมาย ระเบยี บ คาสั่ง ข้อบังคบั เกี่ยวกับการเงนิ หรืองบประมาณ 1.2 งบประมาณ

8 หมวดใหญ่ กจิ กรรม/กระบวนงาน กจิ กรรม/กระบวนงาน กิจกรรม/กระบวนงาน ระดบั ที่ 1 ระดบั ท่ี 2 ระดบั ท่ี 3 1.3 เอกสารหลักฐานทาง 1.3.1 งบบคุ ลากร 1.3.2.1 คา่ ตอบแทน การเงิน 1.3.2 งบดาเนินงาน 1.3.2.2 ค่าใชส้ อย 1.3.2.3 ค่าวัสดุ 1.3.2.4 คา่ สาธารณูปโภค หมวด 2 1.4 เอกสารหลกั ฐานทางบญั ชี 1.3.3 งบลงทุน กฎหมาย คาส่งั ระเบยี บ 1.5 เอกสารประเภททะเบยี น 1.3.4 งบเงนิ อดุ หนนุ คู่มอื มติ ครม. คดคี วาม 1.6 รายงานทางการเงิน 1.3.5 งบรายจา่ ยอื่น 1.7 กองทุนเงนิ หมุนเวยี น 1.3.6 งบกลาง หมวด 3 ทัว่ ไป 1.8 การตรวจสอบกจิ การภายใน 1.3.7 เงินนอกงบประมาณ 1.3.8 คา่ ใช้จา่ ยโครงการ 2.1 กฎหมาย 2.2 คาสั่ง ระเบยี บ ประกาศ ต่างๆ ของสานักงาน 3.4.1 สาเนาหนังสือออก คณะกรรมการการแข่งขนั เลขท่ีส่งหนว่ ยงาน ทางการค้า (รวมตน้ เร่ือง) ภายนอก 2.3 คาสัง่ ระเบยี บ ประกาศ จากหน่วยงานภายนอก 2.4 สานวนคดีความของ สานักงานคณะกรรมการ การแข่งขันทางการค้า 2.5 สานวนการสอบสวนทาง วนิ ัย 3.1 โตต้ อบทั่วไป 3.2 ทะเบยี นรบั - สง่ หนังสือ 3.3 ทะเบยี นรับ - ส่งหนังสือ (ลบั ) 3.4 สาเนาหนงั สอื ออกเลขที่

หมวดใหญ่ กจิ กรรม/กระบวนงาน กิจกรรม/กระบวนงาน 9 หมวด 4 บรหิ าร ระดับที่ 1 ระดับท่ี 2 กจิ กรรม/กระบวนงาน 3.5 หนังสอื เวยี นเพ่ือทราบ 3.4.2 สาเนาหนังสอื ออก ระดบั ท่ี 3 และถือปฏบิ ัติ เลขทสี่ ่งหน่วยงาน ภายใน 3.6 งานพธิ ีและกจิ กรรมทาง สงั คม 3.5.1 หนังสือภายนอก 3.5.2 หนงั สือภายใน 3.7 การรักษาความปลอดภัย 3.6.1 ง า น พิ ธี ก า ร ข อ ง สถานท่ี ส านั ก งาน ฯ แ ล ะ 4.1 นโยบาย แผนงานและ หนว่ ยงานในสงั กัด โครงการ 3.6.2 งานพิธีและกิจกรรม อื่นๆ ของสานักงาน 4.2 การแบง่ ส่วนราชการ คณะกรรมการการ ตาแหนง่ งาน อัตรากาลัง แ ข่ ง ขั น ท า ง ก า ร ค้ า แ ล ะห น่ ว ย งาน ใน 4.3 การมอบหมายงาน สั ง กั ด ส า นั ก ง า น 4.4 การประเมนิ ผลการ คณะกรรมการการ แขง่ ขันทางการค้า ปฏบิ ตั ิงาน 4.5 การพัฒนาคุณภาพการ 4.1.1 นโยบาย 4.1.2 แผนงานและโครงการ บริหารจัดการองค์กร 4.6 การจดั การองค์ความรขู้ อง สานกั งานคณะกรรมการ การแข่งขนั ทางการค้า 4.9 รายงานและสถติ ิ 4.10 การตรวจราชการ 4.11 การบริหารความเส่ียง 4.12 วเิ ทศสัมพันธ์

10 หมวดใหญ่ กจิ กรรม/กระบวนงาน กิจกรรม/กระบวนงาน กิจกรรม/กระบวนงาน หมวด 5 บริหารงานบคุ คล ระดบั ที่ 1 ระดบั ที่ 2 ระดับที่ 3 หมวด 6 ประชมุ 5.1 กฎหมาย ระเบียบ คาสั่ง ขอ้ บังคบั การบรหิ ารงานบุคคล 5.2 การกาหนดตาแหน่งงาน และอัตราเงินเดือน 5.3 การบริหารงานทรัพยากร 5.3.1 ลูกจ้างประจา บุคคลลูกจ้างประจาและ 5.3.2 ลูกจ้างชั่วคราว ลูกจ้างชั่วคราว 5.4 การสรรหาและเลือกสรร 5.5 การคัดเลือก สอบคัดเลือก การประเมินผลงานเพ่ือ เลือ่ นตาแหน่งสูงขน้ึ 5.6 การบรรจุ แต่งตั้ง ย้าย โอน ช่วยราชการ ลาออก 5.7 การเกษยี ณอายุ 5.8 แฟ้มประวตั ิ 5.9 สวสั ดิการ 5.10 เคร่ืองราชอิสริยาภรณ์ และเกียรติคุณ 5.11 ก.พ. 7 5.12 การลา 5.13ก ารป ระเมิ น ผ ล ก าร ปฏบิ ัติงาน 5.14 การลาศกึ ษาต่อ 5.15 การพัฒนาบคุ ลากร 5.15.1 การฝกึ อบรม หลักสูตรภายใน 5.15.2 การฝึกอบรม สัมมนา 5.15.2.1 ฝึกอบรมฯ ดงู าน หลกั สูตร ในประเทศ ภายนอก 5.15.2.2 ฝึกอบรมฯ ตา่ งประเทศ 5.16 วนิ ยั การสอบสวน 6.1 การประชมุ ภายในสานัก 6.2 การประชมุ ภายใน สานกั งานคณะกรรมการ การแขง่ ขนั ทางการค้า 6.3 การประชุมร่วมกับส่วน งานภายนอก

หมวดใหญ่ กจิ กรรม/กระบวนงาน กจิ กรรม/กระบวนงาน 11 หมวด 7 พสั ดุ ครภุ ัณฑ์ ระดบั ท่ี 1 ระดบั ที่ 2 กจิ กรรม/กระบวนงาน หมวด 8 7.1 กฎหมาย ระเบยี บ คาสัง่ 7.2.1 การจัดหาวสั ดุ ระดบั ที่ 3 ทด่ี นิ และสิ่งกอ่ สรา้ ง ขอ้ บังคับ แนวทาง 7.2.2 การจดั หาครภุ ัณฑ์ ปฏบิ ตั กิ ารพสั ดุ 7.2.3 การจัดจ้างบุคคลและ หมวด 9 เทคโนโลยีสารสนเทศ 7.2 การจดั หาวัสดุ ครุภัณฑ์ การจา้ งเหมาบริการ และจดั จา้ งบริการ 8.2.1 การบริหารงาน 7.3 การเบิก - จา่ ยพสั ดุ โครงการ 7.4 การยืม ส่งคืน และการโอน 8.2.2 ข้อกาหนดการ ครภุ ณั ฑ์ คัดเลือกผู้รับจา้ ง 7.5 การควบคุมวัสดุ ครุภณั ฑ์ 7.6 การเช่าครภุ ณั ฑ์ 8.3.1 งานออกแบบผงั แม่บท 7.7 แบบและรายละเอียดวสั ดุ ออกแบบอาคารและ ภมู -ิ ทศั น์ และครภุ ณั ฑ์ 8.1 การจัดหาทดี่ ิน 8.3.2 งานออกแบบภูมิทศั น์ 8.2 การเตรยี มการก่อสรา้ ง 8.3.3 งานออกแบบตกแต่ง อาคารและสง่ิ ก่อสรา้ ง ภายในและศิลปกรรม อ่ืนๆ 8.4.1 งานเตรียมก่อสรา้ ง 8.3 การออกแบบอาคาร ตกแตง่ อาคาร ภายใน และภูมิทศั น์ 8.4.2 งานกอ่ สร้างอาคาร 8.4.3 งานภมู ิทัศน์ 8.4 การก่อสร้างอาคาร ตกแต่ง 8.4.4 งานตกแต่งภายในและ ภายในและจัดภูมทิ ัศน์ ศลิ ปกรรม 8.5 การบารงุ รกั ษาและ ซ่อมแซมอาคารสถานที่ 9.1 นโยบาย แผนงาน และ โครงการดา้ นเทคโนโลยี สารสนเทศ

12 หมวดใหญ่ กจิ กรรม/กระบวนงาน กจิ กรรม/กระบวนงาน กจิ กรรม/กระบวนงาน ระดบั ที่ 1 ระดบั ที่ 2 ระดบั ท่ี 3 หมวด 10 การบริหารงานเอกสาร 9.2 การพัฒนาระบบงาน / 10.1.1 การจัดทา และจดหมายเหตุ Website มาตรฐานการ จัดการเอกสาร 9.3 การดูแล Hardware / 10.1.3.1 เอกสารจาก Software 10.1.2 การใหค้ าปรึกษา หนว่ ยงานของรฐั แนะนา 10.1 การบรหิ ารงานเอกสาร 10.1.3.2 เอกสารสว่ นบคุ คล 10.1.3 การรับมอบและ 10.1.4.1 การประเมินคณุ คา่ 10.2 งานจดหมายเหตุ การจดั หาเอกสาร 10.1.4.2 การพิจารณา 10.3 การบันทึกเหตุการณ์ 10.1.4 การประเมนิ คุณค่า ขอทาลายเอกสาร 10.4 การบริการ และการพจิ ารณา ขอทาลายเอกสาร 10.1.5 การควบคมุ ศูนย์ เกบ็ เอกสาร 10.2.1 การจัดทา มาตรฐานงาน จดหมายเหตุ 10.2.2 การรบั มอบและสง่ มอบเอกสาร 10.2.3 การจดั หมวดหมู่ เอกสารและจัดทา เครอื่ งมือช่วยค้น 10.4.1 บริการรับฝากเก็บ เอกสาร 10.4.2 บรกิ ารตอบคาถาม และช่วยการ คน้ ควา้ 10.4.3 บริการยมื - คืน 10.4.4 บริการทาสาเนา เอกสาร 10.4.5 บริการซ่อมเอกสาร 10.4.6 บริการอบเอกสาร

หมวดใหญ่ กจิ กรรม/กระบวนงาน กิจกรรม/กระบวนงาน 13 ระดบั ท่ี 1 ระดบั ท่ี 2 กจิ กรรม/กระบวนงาน 10.4.7 บรกิ ารนาชมศึกษา ระดบั ที่ 3 ดูงาน 10.5 การจัดกิจกรรมสง่ เสรมิ และเผยแพร่ 10.4.8 ฝกึ งาน 10.4.9 สถิตกิ ารใหบ้ รกิ าร 10.6 ความรว่ มมือทางวชิ าการ 10.5.1 การจดั นิทรรศ การ กบั ตา่ งประเทศ 10.5.2 การใหย้ ืม 10.7 การอนุรักษแ์ ละสงวนรกั ษา นิทรรศการ 10.5.3 การจดั บรรยาย 10.8 การจดั การความเส่ยี ง ฝึกอบรม และการรักษาความ 10.5.4 การขอความ ปลอดภยั อนเุ คราะหว์ ทิ ยากร กรรมการจาก หมวด 11 11.1 เรอื่ งร้องเรียน หนว่ ยงานภายนอก 10.5.5 การจดั ทาเอกสาร เร่อื งร้องเรยี นและงานคดี เผยแพรแ่ ละ ประชาสมั พนั ธ์ (ลบั ) 11.2 งานคดี (ลบั ) 10.5.6 การขอความ อนุเคราะห์เขา้ บันทกึ เทปโทรทศั น์ 10.7.1 การดูแลคลังเอกสาร จดหมายเหตุ 10.7.2 การอนรุ กั ษ์ เอกสารจดหมายเหตุ 10.7.3 การจัดทา ไมโครฟิล์ม 10.7.4 การทาสอ่ื อิเลก็ ทรอนิกส์ 11.1.1 เรอ่ื ง........... 11.1.2 เรอ่ื ง……….. 11.2.1 คดที ่ี............ 11.2.2 คดีท.่ี ...........

2.3. กำรกำหนดรหัสแฟม้ การกาหนดรหัสแฟ้ม ใหร้ ะบุหมวด - รหัสหมวดย่อย / แฟ้มที่ - ปีที่ด รหสั ตู้ A01 หมายถึง ตเู้ อกสารโซน A ต้ทู ี่ 01 หมวด รหัสหมวดใหญ่ รหัสหมวดย่อย 1 การเงินและงบประมาณ 001 กฎหมาย ระเบยี บ คาสั่งข้อบังค 2 กฎหมาย คาส่ัง ระเบยี บ การเงนิ หรอื งบประมาณ คมู่ ือ มติ ครม. 002 งบประมาณ 003 เอกสารหลักฐานทางการเงนิ 001 กฎหมาย 002 คาส่งั ระเบียบ ประกาศของสา คณะกรรมการการแขง่ ขันทางก (รวมต้นเร่อื ง) 003 คาสงั่ ระเบียบ ประกาศจากหน ภายนอก

14 ดาเนินการ (เลขสองตัวท้ายของ พ.ศ.) – รหัสตู้เกบ็ เอกสารหรือสถานที่จัดเกบ็ เอกสาร แฟม้ ท่ี ปีทีด่ าเนินการ รหัสตู้/สถานท่ีจดั เก็บ รหัสแฟ้ม คับเก่ียวกบั 1 62 A01 1-001/1-62-A01 านกั งาน 2 62 A01 1-002/2-62-A01 การค้า 3 62 A01 1-003/3-62-A01 1 62 A02 2-001/1-62-A02 2 62 A02 2-002/2-62-A02 น่วยงาน 3 62 A02 2-003/3-62-A02

15 บทท่ี 3 กำรจ3ดั เกบ็ เอกสำร การจัดเก็บเอกสารเป็นส่วนสาคัญในการดาเนินงานขององค์กร ทาให้การดาเนินงาน ขององค์กรเป็นไปอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ เพราะมีการจัดการเอกสารซึ่งเป็นองค์ความรู้ (knowledge) ทรัพย์สิน (Asset) และความทรงจา (Corporate memory) ของหน่วยงานไว้อย่างเป็นระบบ ไม่สูญหาย และสามารถนามาใช้ในการบริหาร และปฏิบัติงานของผู้บริหารและบุคลากรได้ตรงตามความต้องการ และทันเวลา 3.1 ประเภทของกำรเก็บเอกสำร แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังน้ี (1)กำรเก็บระหว่ำงปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบ ของเจ้าของเรื่อง โดยให้จัดเกบ็ ตามขัน้ ตอนการจดั เกบ็ เอกสารที่สานักงานคณะกรรมการการแขง่ ขันทางการค้า กาหนด (2)กำรเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแล้ว คือการเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไร ท่ีจะต้องปฏิบตั ติ ่อไปอีก (3)กำรเก็บไว้เพ่ือในกำรตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแลว้ แต่จาเป็นต้อง ใชใ้ นการตรวจสอบเป็นประจา 3.2 ระบบกำรจดั เกบ็ เอกสำร แบง่ ออกเป็น 4 ระบบ ดงั น้ี (1) การเก็บเอกสารตามลาดับตัวอักษร (Alphabetic Filling Method) เป็นการจัดเรียงแฟ้ม เอกสารและนาเอกสารเข้าแฟ้ม ตามตัวอักษรโดยใช้อักษร ตัวหน้าเป็นหลักนา แล้วถือเอาอักษรสองตัวหลังเป็น หลักรองลงมา โดยคานึงถึงหลักพจนานุกรม การเก็บเอกสารตามลาดับตัวอักษรน้ีเปน็ วิธีทจ่ี ัดและเข้าใจไดง้ ่าย กว่าวิธีอ่นื ๆ (2) การเก็บตามชื่อภูมิศาสตร์ (Geographic Filing Method) เป็นระบบการจัดเก็บเอกสาร ที่เรียงแฟ้มตามช่ือหน่วยงาน ซึ่งพิจารณาว่าอยู่ใน ภูมิภาค เช่น เขตจังหวัด อาเภอ ตาบล ถนน ฯลฯ การจัดเก็บเอกสารแบบน้ีจะต้องใช้ร่วมกับวิธีการจัดเก็บแบบอื่นด้วย คือเมื่อจัดเก็บเอกสารตามช่ือตาบลที่ต้ัง แล้ว ก็จะต้องเรียงตามตัวอักษรอีกด้วย หน่วยงานที่มีสาขาประจาอยู่ตามภูมิภาคต่างๆ ใช้วิธีการจัดเก็บ เอกสารตามลักษณะภมู ศิ าสตร์จะเหมาะสมท่สี ุด (3) การเก็บตามหัวข้อเร่ือง (Subject Filling Method) เป็นการจัดเก็บเรื่องแฟ้มเอกสารและ จัดเอกสารเข้าแฟ้ม ท่ียึดชื่อเรื่องเป็นหลัก โดยจะรวบรวมเอกสารเป็นหมวดหมู่ตามชื่อเรื่องเป็นเร่ืองๆ ไป และเรยี งตามลาดบั วันท่ี (4) การเก็บตามตัวเลข (Numeric Filing Method) เป็นระบบการจัดเก็บเอกสารที่ต้องการ รักษาความปลอดภัยและเสถียรภาพของหน่วยงาน โดยเรียงแฟ้มตามตัวเลขหรือรหัสของหมวดหมู่ ซึ่งต้องมี การจัดเรียงตามลาดับก่อนหลังเช่นเดียวกัน การใช้รหัสตัวเลขกากับน้ัน พนักงานจัดเก็บเอกสารต้องคิดรหัส ตัวเลขกากบั เปน็ ที่เขา้ ใจกนั ทุกฝา่ ย

16 3.3 ขน้ั ตอนกำรจัดเก็บเอกสำร (1) กำรเกบ็ เอกสำรระหวำ่ งปฏิบตั ิ (1.1) สำรวจเอกสำร โดยนาเอกสารมาตรวจสอบว่ามีเรื่องอะไรบ้าง โดยทยอยนาออกมาทีละ 1 แฟม้ ไมค่ วรนาออกมาพร้อมกนั ทีละหลายแฟม้ เพอ่ื ป้องกนั การสับสน (1.2) ใส่รหัสหมวดใหญ่ โดยให้ระบุรหัสหมวดใหญ่บนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือ ด้านบนไวก้ ่อน เพอ่ื ให้คัดแยกเอกสารได้งา่ ยขึ้น (1.3) แยกเอกสำรท่ีใสร่ หสั แล้ว โดยใหค้ ดั แยกตามรหัสหมวดใหญแ่ ตล่ ะหมวด (1.4) เรียงลำดับเอกสำรก่อน - หลัง นาเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาเรียงลาดับเดือนที่เกิด กอ่ นลงไปหาเดอื นท่ีเกิดทหี ลงั พรอ้ มกับเรียงลาดับวันทข่ี องเอกสารจากเลขนอ้ ยไปหาเลขมาก (1.5) ลงทะเบียนหนงั สือเก็บ โดยนาเอกสารแต่ละหมวดใหญแ่ ละแต่ละเดอื นมาลงทะเบียน ตามตารางท่ี 1 ในภาคผนวก (แบบฟอรม์ ที่ 20 ตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแ่ี กไ้ ขเพิ่มเติม) (1.6) คดั แยกเอกสำรตำมรหสั หมวดยอ่ ย นาเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาคดั แยกตามรหสั หมวดย่อย (1.7) เรยี งลำดบั เอกสำรกอ่ น – หลงั นาเอกสารแต่ละหมวดย่อยท่ไี ด้ มาเรยี งลาดบั เดือนทีเ่ กิด กอ่ นขนึ้ มาหาเดอื นทีเ่ กดิ หลงั สดุ พร้อมกับเรยี งลาดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขน้ึ มาหาเลขมาก (1.8) จัดเอกสำรเข้ำแฟ้มตำมรหัสหมวดย่อย หรือช่ือแฟ้ม ในกรณีท่ีแฟ้มนั้นมีเอกสาร อยู่บ้างแล้วจะนาเอกสารใหม่เก็บเพ่ิมเติม จะต้องนาเอกสารทั้งใหม่และเก่ามาเรียงลาดับของวันที่เกิดก่อน ไปหาปัจจบุ นั (1.9) เก็บแฟ้มเอกสำรเข้ำตู้และทำทะเบียนคุมแฟ้ม ตามตารางที่ 2-3 ในภาคผนวก โดยเรียงลาดับหมายเลขแฟ้มตามท่ีกาหนด โดยต้องสารวจตู้เก็บเอกสารหรือพื้นท่ีจัดเก็บเอกสาร และกาหนด รหัสตู้หรือรหสั สถานที่จัดเกบ็ เอกสาร เพื่อจดั เกบ็ แฟม้ เอกสารในต้เู ก็บเอกสาร/สถานท่ีจัดเกบ็ เอกสารทีก่ าหนด ทั้งน้ี กรณีพื้นที่จัดเก็บเอกสารของหน่วยงานไม่เพียงพอ ให้จัดส่งแฟ้มเอกสารให้หน่วยงานท่ีรับจัดเก็บเอกสาร และจดั ทาทะเบยี นหนังสอื สง่ เก็บตามตารางที่ 4 ในภาคผนวก ท่คี ลงั เอกสารทีส่ านักงานฯ ได้จดั เตรยี มไว้

17 (1.10) จัดทำบัญชีคุมแฟ้มเอกสำร/ตู้เอกสำร ทุกหน่วยงานต้องสารวจและจัดทา รายละเอียดเก่ียวกับตู้ชั้นวางหรือสิ่งอ่ืน ๆ ท่ีใช้เก็บเอกสาร เพื่อให้ทราบว่ามีตู้หรือส่ิงที่ใช้เก็บเอกสารจานวน เทา่ ใด แตล่ ะตูใ้ ช้เกบ็ แฟ้มเอกสารอะไร อยู่ช้นั ใด เพอื่ ให้สะดวก รวดเรว็ ในการจดั เกบ็ และค้นหาเอกสาร โดยให้ เรียงตามหมวดเอกสารและชอื่ แฟม้ เอกสารตามตารางท่ี 5 ในภาคผนวก (2) กำรเก็บเอกสำรเมอ่ื ปฏิบัตเิ สร็จแล้ว ให้ดาเนินการดังน้ี (2.1) จัดทาบัญชีหนังสือส่งเก็บตามตารางท่ี 4 ในภาคผนวก (แบบฟอร์มท่ี 19 ตามระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และท่ีแก้ไขเพ่ิมเติม) โดยอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับสาหรับ เจ้าของเร่อื งและหน่วยเกบ็ เกบ็ ไวอ้ ย่างละฉบบั โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ o ลำดับที่ ใหล้ งเลขลาดับเรอื่ งของเอกสารทีเ่ ก็บ o ที่ ให้ลงเลขท่ขี องเอกสารแตล่ ะฉบบั o ลงวันที่ ใหล้ ง วนั เดอื น ปี ของเอกสารแตล่ ะฉบบั o เร่อื ง ใหล้ งชอ่ื เรอื่ งของเอกสารแต่ละฉบับ ในกรณีทไี่ มม่ ชี ่ือเรื่อง ให้ลงสรุปเรอ่ื งย่อ o อำยุกำรเก็บเอกสำร ให้ลงวัน เดือน ปี ที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้ตลอดไป ให้ลงคาว่า “หา้ มทาลาย” o หมำยเหตุ ให้บนั ทึกขอ้ ความอื่นใด (ถ้าม)ี (2.2) ส่งเอกสารและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับเอกสารน้ัน พร้อมท้ังบัญชีเอกสารส่งเก็บไป ให้หน่วยเกบ็ ทส่ี านักงานฯ กาหนด (2.3) ให้เจ้าหน้าท่ีทร่ี ับผดิ ชอบในการเกบ็ เอกสาร ดาเนินการดังนี้ o ประทับตรากาหนดเก็บหนังสือ (ตราที่ใช้ประทบั บนเอกสารเก็บ เพอื่ ให้ทราบระยะเวลาการเก็บ เอกสารน้ั น โดยมี ค าว่า “เก็ บถึ ง พ.ศ. .....” หรือค าว่า “ห้ ามท าลาย ขนาดไม่ เล็ กกว่าตั วพิ มพ์ 24 พอยท์ ) โดยใหป้ ระทบั ตราไว้มุมลา่ งดา้ นขวาของกระดาษแผ่นแรกของเอกสารฉบบั น้นั และลงลายมือช่ือยอ่ กากบั ตรา ✓ หนงั สือทต่ี ้องเกบ็ ไวต้ ลอดไป ใหป้ ระทับตราคาว่า “ห้ามทาลาย” ด้วยหมกึ สีแดง ✓ หนังสือท่ีเก็บโดยมีกาหนดเวลา ให้ประทับตราคาว่า “เก็บถึง พ.ศ. ....” ด้วยหมึก สนี า้ เงิน และลงเลขของปี พ.ศ. ที่ใหเ้ กบ็ ถงึ o ลงทะเบียนเอกสารเก็บไว้เปน็ หลักฐานตามตารางที่ 1 ในภาคผนวก (แบบฟอรม์ ท่ี 20 ตามระเบยี บ สานกั นายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และท่ีแก้ไขเพ่ิมเตมิ ) โดยกรอกรายละเอยี ด ดังนี้ ✓ ลำดับท่ี ใหล้ งเลขลาดบั เร่อื งของเอกสารท่เี กบ็ ✓ วนั เก็บ ให้ลงวนั เดอื น ปที ีน่ าเอกสารนัน้ เข้าทะเบยี นเกบ็ ✓ เลขทะเบยี นรบั ให้ลงเลขทะเบยี นรบั ของเอกสารแต่ละฉบับ ✓ ที่ ให้ลงเลขท่ีของเอกสารแต่ละฉบบั ✓ เรือ่ ง ใหล้ งช่ือเร่ืองของเอกสารแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไมม่ ชี ื่อเรื่อง ใหล้ งสรุปเรอื่ งย่อ ✓ รหสั แฟ้ม ใหล้ งหมายเลขลาดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บเอกสาร ✓ กำหนดเวลำเก็บ ให้ลงระยะการเกบ็ ตามทีก่ าหนดในตรากาหนดเก็บเอกสาร ✓ หมำยเหตุ ใหบ้ นั ทกึ ข้อความอน่ื ใด (ถา้ ม)ี (4) กำรเก็บไว้เพ่ือใช้ในกำรตรวจสอบ ให้เจ้าของเร่ืองเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าท่ี รับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจาเป็นที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือน้ันไปยังหน่วยเก็บของ สานักงานฯ โดยใหถ้ ือปฏบิ ตั ติ ามข้อ (2) โดยอนโุ ลม

18 บทท่ี 3 กำรจดั ทำสนั แฟม้ 3.1 สนั แฟม้ ต้องมีสัญลกั ษณข์ องหนว่ ยงาน (โลโก้ สขค.) 3.2 มชี ่ือหนว่ ยงาน หรือชอื่ หน่วยงานย่อย เพอื่ ให้รูว้ ่าแฟ้มเป็นของหนว่ ยงานใด 3.3 ควรใส่ช่อื เรอื่ งเอกสารใหช้ ัดเจน เพอ่ื แยกประเภทเอกสาร ซ่ึงเปน็ ประโยชน์การจัดเกบ็ เอกสาร 3.4 มหี มายเลขประจาแฟม้ กรณีมหี ลายแฟ้มให้เรยี งลาดับตัง้ แต่ 1 จนถงึ แฟม้ สดุ ท้าย 3.5 ให้จัดทาสารบัญรายช่ือเอกสารในแฟ้มไว้เป็นหน้าแรกของทุกแฟ้ม เพ่ือให้สะดวกในการ ค้นหาเอกสารท่ีเก็บอยู่ในแฟ้มซ่ึงจะช่วยให้การค้นหาเอกสารทาได้ง่ายและสะดวกขึ้น รวมท้ังช่วยในการ ควบคุมเอกสารทง้ั หมดท่ีอยใู่ นแฟ้ม ตัวอยำ่ งสันแฟ้ม โลโก้หน่วยงาน กว้าง 4.5 ซม. สูง 5.5 ซม. 6 ซม. 1 ซม. ลส. ชอ่ื หน่วยงาน ฟอ๊ นต์ DB Heavent ลส. ตัวอกั ษรขนาด 20 point 2 ซม. หมวด 1 หมวด 2 กฎหมำย คำสั่ง ชื่อหมวดใหญ่ กำรเงนิ และงบประมำณ ระเบียบ ค่มู อื มติ ครม. เ ิบก ่จำยต่ำง ๆ กฎหมำย ชอื่ หมวดยอ่ ย/ช่ือแฟม้ 10 ซม. 11 ซม. 1 หมายเลขแฟ้ม

19 บทท่ี 4 กำรประเมนิ คณุ คำ่ และอำยกุ ำรจดั เกบ็ เอกสำร 4.1 กำรประเมินคุณค่ำเอกสำร การประเมินคุณค่าของเอกสารจะพิจารณาจากคุณค่าหรือคุณประโยชน์ของเอกสารหลังจาก ไม่ใช้ในการปฏิบัติงานอย่างมีหลักเกณฑ์ว่าเอกสารใดเป็นเอกสารสาคัญท่ีมีคุณค่าในด้านต่าง ๆ ที่ต้องเก็บ รักษาไว้ตลอดไป และเอกสารใดไม่มีคุณค่าสามารถทาลายได้ เพ่ือพิจารณาระยะเวลาการจัดเก็บและ การทาลายเอกสาร โดยคานึงถึงความต้องการใช้งานทั้งปัจจุบันและอนาคต มักจัดทาเป็นตารางท่ีเรียกว่า “ตารางกาหนดอายุการเก็บเอกสาร” ซึ่งนามาใช้เป็นแนวทางการพจิ ารณาหรอื เป็นคู่มือในการจัดเก็บและการ ทาลายเอกสาร หลกั เกณฑก์ ารประเมินคุณค่าเอกสารและการกาหนดอายุการเกบ็ เอกสารที่ควรพิจารณา มดี งั น้ี 1) คุณค่ำของเอกสำร เอกสารที่หน่วยงานผลิตข้ึนหรือได้รับไว้เพื่อใช้ในการดาเนินงาน จะมคี ณุ ค่า 2 ระดับ ได้แก่ o คุณค่ำข้ันต้น (Primary Value) เป็นคุณค่าของเอกสารท่ีมีต่อหน่วยงานที่เป็น เจ้าของเอกสาร ซ่ึงเป็นผู้จัดทาเอกสารหรือได้รับเอกสารน้ันไว้เพ่ือใช้ในการดาเนินงาน โดยเป็นเอกสารท่ีอยู่ ระหว่างการใชง้ าน ซงึ่ มีคุณค่าทางการบรหิ าร หรือเป็นหลกั ฐานอา้ งองิ ทางกฎหมายและทางการเงนิ o คุณค่ำขั้นที่สอง (Secondary Value) เป็นคุณค่าของเอกสารท่ีหลังจากไม่ใช้ ในการปฏิบัติงานประจาแล้วยังมีคุณค่าสาหรับการอ้างอิงและค้นคว้าวจิ ัยท้ังสาหรับหน่วยงานเจ้าของเอกสาร และสาหรับผู้ค้นคว้าวิจัย โดยเป็นหลักฐานแสดงประวัติ พัฒนาการ นโยบาย การดาเนินงาน และเรื่องราว ในเหตุการณส์ าคญั ของหนว่ ยงาน เปน็ คุณคา่ ในการเป็นหลักฐานทางประวตั ิศาสตร์และคุณค่าทางการวิจยั 2) กฎหมำย ระเบียบ ข้อบังคับ ที่กาหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร ในการพิจารณา ประเมินคณุ ค่าและกาหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารต้องคานึงถึง กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคบั ท่กี าหนดแนวทางการ จัดเกบ็ เอกสาร ระยะเวลาการเกบ็ เอกสาร และสิทธิการใช้งานหรือการเข้าถึงเอกสารบางประเภทด้วย เช่น o ระเบียบว่าด้วยการบริหารสานักงานคณะกรรมการการแข่งขันทางการค้าเป็นการช่ัวคราว พ.ศ. 2560 o หนังสือกระทรวงการคลัง ท่ี กค 1510/ว 69 เรื่อง การทาลายเอกสารเก่ียวกับการเงิน ลงวันท่ี 11 มิถุนายน 2533 3) สำเนำเอกสำร เอกสารท่ีมีสาเนาหลายฉบับควรเลือกเก็บเฉพาะต้นฉบับและฉบับท่ี หน่วยงานจาเป็นต้องใช้เท่าน้ัน แต่ถ้าเอกสารท่ีเกี่ยวพันกับงานหลาย ๆ หน้าที่ ทั้งในส่วนงานเดียวกันหรือ ในส่วนงานอื่นก็อาจจาเป็นต้องเก็บเอกสารที่ซ้ากันไว้ทุกฉบับ ในกรณีท่ีเอกสารมีเนื้อความซ้ากันแต่อยู่ใน รปู แบบอืน่ ควรเลือกเกบ็ เฉพาะตน้ ฉบบั ฉบับทส่ี าคัญหรอื ทีเ่ ปน็ สรปุ ความ 4) กำรจัดเก็บเอกสำรในส่ืออื่น เอกสารบางประเภทท่ีมีปริมาณมากและต้องการเก็บ เฉพาะข้อมูลในเอกสารเท่านั้น เช่น ตัวเลขสถิติและข้อมูลในแบบพิมพ์ต่าง ๆ หากหน่วยงานมีการจัดเก็บ เอกสารน้ันในสอื่ ชนิดอื่น เช่น ไมโครฟลิ ์มหรอื จัดทาเป็นเอกสารดจิ ิทัล หน่วยงานอาจพิจารณาเลือกเกบ็ เฉพาะ ฉบับท่ีจัดเก็บในสื่อประเภทอ่ืนก็ได้ เช่น เลือกเก็บเฉพาะไมโครฟิล์มหรือเอกสารดิจิทัล และทาลายเอกสาร ต้นฉบับ ทั้งนี้ จาเป็นต้องพิจารณาเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาต้นฉบับและค่าใช้จ่ายในการถ่ายทา และเก็บรักษาเอกสารฉบับจาลองด้วยในกรณีที่เอกสารมีข้อมูลซ้ากับท่ีปรากฏในฉบับตีพิมพ์และข้อมูลน้ัน

20 นามาใช้อ้างอิงได้สะดวก ก็อาจไม่มีความจาเป็นต้องเก็บเอกสารต้นฉบับ ทั้งนี้ ในการพิจารณาตัดสินใจจะต้อง พิจารณาอย่างรอบคอบโดยคานึงถงึ คุณคา่ ความเป็นตน้ ฉบับรวมทั้งไม่ขัดต่อกฎหมายทเ่ี ก่ยี วข้อง 4.2 กำรกำหนดอำยกุ ำรเก็บเอกสำร การกาหนดอายุการเก็บเอกสารสามารถระบุเป็นจานวนปี หรือกาหนดเป็นเง่ือนไขขึ้นอยู่กับ องค์ประกอบต่าง ๆ ในการจัดการเอกสารของหน่วยงาน เชน่ ความจาเป็นและความถ่ีในการใชเ้ อกสารปรมิ าณ เอกสาร สถานท่ีจัดเกบ็ เอกสาร หรอื กฎหมาย ระเบยี บ ข้อบังคับที่เก่ยี วขอ้ ง เป็นต้น แต่ละหนว่ ยงานต้องมกี าร ประเมินคุณค่าของเอกสารภายหลังจากการท่ีได้จัดทาหมวดเอกสาร และหมวดหมู่ย่อยของเอกสาร โดยคานึงถึงคุณค่าของเอกสารและความสอดคล้องกับข้อกาหนดในกฎหมายและระเบียบท่ีเกี่ยวข้อง รวมท้ังเหตุผลความจาเป็นในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าท่ีและประโยชน์แก่องค์กรเป็นสาคัญ การกาหนดอายุ การเก็บเอกสารของคณะทางานแบ่งออกได้ 3 ลกั ษณะ ดงั นี้ 1) ระบุจานวนปี เช่น 1 ปี 5 ปี 10 ปี 2) กาหนดเงื่อนไข เช่น o เกบ็ ท่สี ่วนงาน 1 ปี แลว้ ย้ายไปเกบ็ ทีศ่ นู ย์เกบ็ เอกสาร 5 ปี แลว้ ทาลาย o ทาลายเมือ่ มีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง o สตง. ตรวจสอบแล้วไมม่ ปี ัญหา ใหห้ นว่ ยงานเกบ็ รกั ษาไว้ไม่นอ้ ยกวา่ 10 ปี แลว้ ทาลาย o หลังส้นิ สุดงานแลว้ ส่งมอบหอจดหมายเหตุ o ส่งมอบหอจดหมายเหตุหลงั จากมกี ารเปลี่ยนแปลง 3) เกบ็ ตลอดไป ข้อมลู ทป่ี รากฏในตารางกาหนดอายุการเกบ็ เอกสารประกอบด้วย 3 ส่วนสาคญั คือ 3.1) ชื่อหมวดหมู่จัดเก็บเอกสำร ท่ีกาหนดจากภารกิจท่ัวไปซึ่งมีลักษณะคล้ายคลึงกันและ มีอยู่ในทุกหน่วยงานหรือหลายหน่วยงาน เช่น การเงินและงบประมาณ บริหาร บริหารงานบุคคล ประชุม พสั ดุ ครภุ ณั ฑ์ รวมทั้งหมวดเอกสารทกี่ าหนดจากภารกจิ เฉพาะของหนว่ ยงาน 3.2) วิธีกำรเก็บเอกสำร เป็นการระบุคาอธิบายหมวดหมู่/แนวทางการกาหนดชื่อแฟ้ม/ ตัวอย่างเอกสารที่จัดเก็บ เพ่ือกาหนดรายละเอียดและแนวทางในการเก็บเอกสารแก่เจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติงาน จดั เก็บเอกสารให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันและสะดวกในการจัดเก็บ คน้ หา และดาเนินการทาลายหรอื ส่งมอบ เอกสารให้หอจดหมายเหตุเมื่อครบอายุการเก็บแล้ว เช่น ใช้ชื่อหมวดเอกสารเป็นช่ือแฟ้ม แยกแฟ้มตาม พ.ศ. หรอื แยกช่อื แฟม้ ยอ่ ยตามประเภทงาน กิจกรรม 3.3) อำยุกำรเก็บเอกสำร ที่สอดคล้องกับความจาเป็นในการปฏิบัติงานและกฎหมาย ระเบียบข้อบงั คับที่เกย่ี วขอ้ ง

21 4.3 ตำรำงกำหนดอำยกุ ำรเก็บเอกสำร การกาหนดตารางกาหนดอายุการเก็บเอกสารให้พิจารณาตามความเหมาะสมและสอดคล้องกับ ความจาเปน็ ในการปฏบิ ัตงิ านในการปฏบิ ัติงานของแตล่ ะหนว่ ยงาน หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธบิ าย อายกุ ารจัดเกบ็ หมวด 1 1) กฎหมาย ระเบียบ คาสั่ง จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับ o เพื่อทราบ เก็บ 1 ปี การเงินและงบประมาณ ขอ้ บงั คับเกี่ยวกับ กฎหมาย ระเบียบ คาส่ัง o เพ่ือถือปฏบิ ัติ ทาลาย การเงินหรอื งบประมาณ หนังสอื เวียนทางการเงินที่ ได้ รั บ จ า ก ห น่ ว ย ง า น อ่ื น หลงั จากมกี าร และท่ี สขค. จดั ทา เปลย่ี นแปลง/ยกเลิก 1) สาเนาหนงั สือเวียน เกีย่ วกับการเงิน 2) ระเบียบการเงนิ ที่ เกบ็ ไว้จนกวา่ จะมกี าร เก่ียวข้องเฉพาะแต่ละ เปลย่ี นแปลง/ยกเลกิ หน่วยงาน ส่งมอบหอจดหมายเหตุ 2) งบประมาณ จั ด เ ก็ บ เอ ก ส า ร เ กี่ ย ว กั บ ก า ร จั ด ท า แ ล ะพิ จ า ร ณ า งบประมาณประจาปี 1) การขอต้ังงบประมาณ o เจ้าของเรื่อง เก็บ 5 ปี รายจา่ ยประจาปี ส่งมอบหอจดหมายเหตุ o หนว่ ยงานอน่ื เก็บ 5 ปี ทาลาย 2) งบประมาณประจา o เจ้าของเรื่อง เก็บ 5 ปี พ.ศ. สง่ มอบหอจดหมายเหตุ 3) o หนว่ ยงานอ่ืน เกบ็ 5 ปี 4) เอกสารหลักฐานการ ทาลาย โอน/ขออนมุ ตั ิเงิน เกบ็ 5 ปี ทาลาย งบประมาณ ประจางวด 5) สมดุ คมุ งบประมาณ เก็บ 5 ปี ทาลาย

22 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธบิ าย อายกุ ารจดั เก็บ 3) เอกสารหลักฐาน จดั เกบ็ เอกสารเก่ียวกับ ทางการเงิน การรบั เงนิ การจ่ายเงิน หรือ การก่อหนีผ้ ูกพันทางการเงิน 3.1) งบบคุ ลากร จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกับ การเบิกจ่ายเงนิ เดือน ค่าจ้างประจา คา่ จ้าง ชัว่ คราว และคา่ ตอบแทน 1) การเบกิ จา่ ยเงนิ เดือน ฝา่ ยทีเ่ กี่ยวข้องและหนว่ ย และค่าจา้ งประจา เบกิ จ่าย พ.ศ. .... เกบ็ 10 ปี และผา่ นการ ตรวจสอบจาก สตง. แล้ว ทาลาย 2) การเบิกจ่ายคา่ จา้ ง o ฝ่ายทเี่ กยี่ วข้องและ ชว่ั คราว พ.ศ. .... หนว่ ยเบกิ จ่าย เกบ็ 10 ปี และผา่ นการ ตรวจสอบจาก สตง. แลว้ ทาลาย o หนว่ ยงานอื่น เกบ็ 1 ปี ทาลาย 3.2) งบดาเนินงาน o ฝา่ ยท่เี กยี่ วข้องและ 3.2.1) ค่าตอบแทน 1) การเบิกจา่ ยคา่ หนว่ ยเบิกจ่าย ปฏบิ ัตงิ านนอกเวลา เก็บ 10 ปี และผา่ นการ ตรวจสอบจาก สตง. แล้วทาลาย o หน่วยงานอ่ืน เกบ็ 5 ปี ทาลาย 2) การเบิกจ่ายเงิน o ฝ่ายทเ่ี กี่ยวขอ้ งและ สมนาคณุ วิทยากร/ หน่วยเบิกจา่ ย กรรมการ (เบ้ยี เก็บ 10 ปี และผา่ นการ ประชุม) แยกชื่อแฟ้ม ตรวจสอบจาก สตง. ตามช่ือการประชุม/ แลว้ ทาลาย สมั มนา

23 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธบิ าย อายุการจัดเกบ็ 3.2.2) คา่ ใชส้ อย 1) การเบิกจา่ ยคา่ ใช้จ่าย o ฝา่ ยทเ่ี กีย่ วขอ้ งและ ในการเดนิ ทางไป หน่วยเบกิ จา่ ย ราชการในประเทศ สตง.ตรวจสอบแลว้ ไม่มี พ.ศ. ... ปญั หาให้เก็บไว้ > 5 ปี 2) การเบกิ จ่ายคา่ เชา่ เมอ่ื มหี นงั สือหรอื ทรพั ย์สิน พ.ศ. .... หลกั ฐานอ่ืนทีส่ ามารถ 3) การเบิกจา่ ยค่าจา้ ง นามาอา้ งอิงหรือทดแทน เหมาบริการ พ.ศ..... หลักฐานดงั กลา่ วแล้ว 4) การเบกิ จ่ายค่า ทาลาย ซ่อมแซมบารงุ รักษา o หนว่ ยงานอน่ื เก็บ 1 ปี พ.ศ. .... ทาลาย 5) การเบกิ จา่ ยค่ารับรอง และพธิ ีการ พ.ศ. .... 3.2.3) คา่ วสั ดุ 1) ค่าวสั ดุ พ.ศ. .... 2) ค่าวัสดุ - โครงการ... o ฝา่ ยท่ีเกีย่ วขอ้ งและ พ.ศ. .... หนว่ ยเบิกจา่ ย สตง.ตรวจสอบแลว้ ไม่มี ปญั หาให้เก็บไว้ > 5 ปี เมอื่ มีหนงั สือหรือ หลักฐานอื่นท่ีสามารถ นามาอา้ งองิ หรือทดแทน หลักฐานดงั กล่าวแล้ว ทาลาย o หนว่ ยงานอื่น เก็บ 1 ปี ทาลาย 3.2.4)คา่ สาธารณูปโภค 1) คา่ ไฟฟา้ พ.ศ. …. o ฝ่ายทเ่ี กย่ี วข้องและ 2) คา่ ประปา พ.ศ. .... หนว่ ยเบกิ จา่ ย 3) ค่าไปรษณยี ์ พ.ศ. .... สตง.ตรวจสอบแลว้ ไม่มี 4) ค่าโทรศพั ท์ พ.ศ. ..... ปญั หาใหเ้ กบ็ ไว้ > 5 ปี 5) ค่าอ่ืนๆ เมอ่ื มหี นังสือหรอื หลกั ฐานอ่นื ท่ีสามารถ นามาอา้ งองิ หรือทดแทน หลักฐานดังกลา่ วแลว้ ทาลาย o หน่วยงานอืน่ เกบ็ 1 ปี ทาลาย

24 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธิบาย อายกุ ารจดั เกบ็ 3.3) งบลงทุน 1) ค่าครภุ ัณฑ์ พ.ศ. .... o ฝ่ายท่ีเกย่ี วขอ้ งและ 3.4) งบเงินอุดหนนุ 2) ค่าครุภณั ฑ์ - หนว่ ยเบกิ จ่าย เก็บ 10 ปี และผา่ นการ 3.5) งบรายจ่ายอ่ืน โครงการ .... พ.ศ. .... ตรวจสอบจาก สตง. แลว้ ทาลาย 3.6) งบกลาง o หน่วยงานอนื่ เกบ็ 5 ปี ทาลาย จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกับ ฝา่ ยทีเ่ กยี่ วขอ้ งและ การเบกิ จ่ายเงิน หน่วยเบกิ จา่ ย งบอดุ หนนุ เช่น บนั ทกึ ขอ สตง.ตรวจสอบแล้วไมม่ ี อนมุ ัติการเบิกจ่าย ใบแจ้ง ปญั หาใหเ้ กบ็ ไว้ > 5 ปี หนีต้ ามประเภทรายจา่ ย เมอ่ื มีหนังสือหรอื หลักฐาน ใบเสรจ็ รับเงิน อื่นทส่ี ามารถนามาอา้ งอิง หรือทดแทนหลกั ฐาน ดังกล่าวแล้วทาลาย การเบิกจ่ายค่าใชจ้ า่ ย ฝา่ ยท่เี ก่ียวขอ้ งและ ในการเดนิ ทางไป หน่วยเบิกจ่าย ต่างประเทศ สตง.ตรวจสอบแล้วไมม่ ี ปญั หาให้เก็บไว้ > 5 ปี เมอื่ มีหนังสือหรอื หลักฐาน อน่ื ท่ีสามารถนามาอา้ งอิง หรือทดแทนหลักฐาน ดังกลา่ วแล้วทาลาย 1) การเบกิ จา่ ยคา่ ฝา่ ยทเี่ กี่ยวข้องและ รักษาพยาบาล หน่วยเบิกจา่ ย สตง.ตรวจสอบแลว้ ไม่มี 2) การเบกิ จา่ ยค่า ปัญหาใหเ้ ก็บไว้ > 5 ปี ช่วยเหลอื บุตร เมื่อมหี นังสือหรือหลักฐาน อื่นทส่ี ามารถนามาอา้ งอิง หรือทดแทนหลกั ฐาน ดงั กล่าวแล้วทาลาย

25 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธบิ าย อายกุ ารจัดเกบ็ 3.7) เงินนอกงบประมาณ จัดเกบ็ เอกสารหลกั ฐาน ฝ่ายทเ่ี กี่ยวข้องและหนว่ ย เกี่ยวกบั เงินรายไดแ้ ละ เบกิ จ่าย รายจ่ายอน่ื ๆ เชน่ เงิน เก็บ 10 ปี และผา่ นการ เพ่ือประโยชน์ทาง ตรวจสอบจาก สตง. แลว้ การศกึ ษา ทาลาย 1) ใบเสรจ็ รับเงนิ จาก ผูใ้ ชบ้ รกิ าร 2) ใบนาส่งเงินเข้าคลงั 3.8) คา่ ใช้จา่ ยโครงการ 1) โครงการ..... ฝ่ายทเ่ี กี่ยวขอ้ งและ ต่างๆ 2) โครงการ..... หนว่ ยเบกิ จา่ ย สตง.ตรวจสอบแลว้ ไม่มี ปญั หาใหเ้ ก็บไว้ > 5 ปี เม่ือมีหนังสือหรือหลักฐาน อน่ื ทีส่ ามารถนามาอา้ งอิง หรอื ทดแทนหลักฐาน ดงั กลา่ วแลว้ ทาลาย 4) เอกสารหลกั ฐานทาง 1) สมุดบัญชเี งนิ สด ฝ่ายทเ่ี กีย่ วข้องและ บญั ชี 2) สมุดบญั ชีเงินฝาก หน่วยเบกิ จ่าย ธนาคาร เก็บ 10 ปี และผ่านการ 3) สมุดบญั ชแี ยก ตรวจสอบจาก สตง. แล้ว ประเภท ทาลาย 4) บัญชลี กู หน้ีเงนิ ยมื ราชการ 5) บัญชีลูกหนเ้ี งินทดรอง ราชการ 6) บัญชีใบสาคัญเงนิ ทด รองราชการ 5) เอกสารประเภท 1) ทะเบยี นคุมฎีกาเบิก ฝา่ ยทเ่ี กย่ี วข้องและ ทะเบยี น จ่ายเงิน หนว่ ยเบิกจา่ ย เกบ็ 10 ปี และผ่านการ 2) ทะเบยี นคุม ตรวจสอบจาก สตง. แล้ว งบประมาณรายจ่าย ทาลาย 3) ทะเบียนรายจา่ ยตาม

26 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธบิ าย อายุการจดั เกบ็ แผนงน / โครงการ 4) ทะเบียนรายจา่ ย งบกลาง 5) ทะเบียนคุมเงิน ทดรองราชการ 6) ทะเบยี นคุมหลกั ฐาน ขอเบิก 7) ทะเบยี นเช็ค 6) รายงานทางการเงิน 1) รายงานเงนิ คงเหลือ ฝ่ายที่เกีย่ วขอ้ งและ ประจาวนั ณ วันสิ้น หน่วยเบิกจา่ ย เดือน สตง.ตรวจสอบแลว้ ไมม่ ี 2) งบเทยี บยอดเงินฝาก ปญั หาใหเ้ ก็บไว้ > 5 ปี ธนาคาร ณ วนั สิน้ เม่ือมหี นังสือหรอื หลักฐาน เดือน อน่ื ท่ีสามารถนามาอ้างอิง 3) รายงานลกู หนเี้ งนิ ทด หรือทดแทนหลกั ฐาน รองราชการ ดังกลา่ วแลว้ ทาลาย 4) รายงานแยกประเภท ท่วั ไป 5) รายงานฐานะเงนิ งบประมาณรายจ่าย 6) รายงานเงินรายจ่าย งบกลาง 7) รายงานเงนิ นอก งบประมาณ 8) รายงานเงินรายได้ แผน่ ดิน 7) การตรวจสอบกจิ การ 1) รายงานการตรวจสอบ ฝา่ ยท่เี ก่ียวขอ้ งและ ภายใน ของกลมุ่ ตรวจสอบ หน่วยเบกิ จา่ ย ภายใน เกบ็ 10 ปี และผ่านการ 2) รายงานการตรวจสอบ ตรวจสอบจาก สตง. แล้ว จาก สตง. ทาลาย 3) เอกสารประกอบการ ตรวจสอบงบการเงิน หมวด 2 1) กฎหมาย จัดเกบ็ เอกสารการยกร่าง สง่ มอบหอจดหมายเหตุ กฎหมาย คาสั่ง ระเบยี บ กฎหมายเนอื้ หาตาม หลังสนิ้ สดุ งาน คูม่ ือ มติ ครม. คดคี วาม พ.ร.บ. การแข่งขนั ทาง การคา้ พ.ศ. 2560

27 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธบิ าย อายกุ ารจดั เก็บ หมวด 3 ทัว่ ไป 2) คาสั่ง ระเบียบ ประกาศ 1) คาส่ัง ระเบียบ เกบ็ ตลอดไป หรือหลัง ของ สขค. และ กขค. ประกาศ ของ สขค. ส้นิ สุดงานแลว้ สง่ มอบ 2) คาส่ัง ระเบียบ หอจดหมายเหตุ ประกาศ ของ กขค. 3) คาสั่ง ระเบียบ ประกาศ จัดเก็บเอกสารประเภท o เพื่อปฏบิ ตั ิ จากหน่วยงานภายนอก คาส่ัง ระเบยี บ ประกาศ ทาลายหลงั จากมีฉบบั รวมท้งั หนังสือเวียนจาก ใหม่ หน่วยงานภายนอก o เพื่อทราบ เกบ็ 1 ปี เพอื่ ทราบ / เพื่อปฏิบัติ ทาลาย 4) สานวนคดีความของ จดั เก็บเอกสารสรปุ หน่วยงานเจ้าของเร่ือง สขค. / กขค. ข้อเทจ็ จริง และเอกสาร เก็บ 20 ปี ประกอบการดาเนินคดี ส่งมอบหอจดหมายเหตุ 1) สานวนคดปี กครอง 2) สานวนคดีแพ่ง 3) สานวนคดอี าญา 5) สานวนการสอบสวน 1) สานวนการสบื สวน หนว่ ยงานเจ้าของเรื่อง ทางวินัย ข้อเท็จจรงิ เกบ็ 30 ปี 2) สานวนการสอบวินัย ส่งมอบหอจดหมายเหตุ 3) สานวนการสอบ ละเมิด 4) สานวนการพิจารณา อทุ ธรณ์ 1) ตอบโตท้ ว่ั ไป จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับ เกบ็ 1 ปี ทาลาย หนังสือโต้ตอบเร่ืองทั่วไป เช่น หนังสือขอรับบริจาค การกศุ ล ขอความอนุเคราะห์ 1) โต้ตอบทั่วไป – ภายใน พ.ศ. .... 2) โต้ตอบทวั่ ไป - ภายนอก พ.ศ. .... 2) ทะเบียนรบั – สง่ หนังสือ 1) ทะเบยี นรบั เอกสาร เกบ็ 10 ปี ทาลาย ภายนอก พ.ศ. .... แยกแฟ้มตามปี 2) ทะเบยี นส่งเอกสาร เกบ็ 10 ปี ทาลาย ภายนอก พ.ศ. .... แยกแฟ้มตามปี 3) ทะเบยี นรบั เอกสาร เก็บ 5 ปี ทาลาย

28 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธบิ าย อายุการจัดเก็บ เกบ็ 5 ปี ทาลาย ภายใน พ.ศ. .... แยกแฟ้มตามปี 4) ทะเบยี นสง่ เอกสาร ภายใน พ.ศ. .... แยกแฟ้มตามปี 3) ทะเบียนรับ - ส่งหนังสือ 1) ทะเบยี นรับเอกสาร เก็บ 10 ปี ทาลาย (ลบั ) ภายนอก (ลบั ) พ.ศ. .... แยกแฟม้ ตามปี 2) ทะเบยี นสง่ เอกสาร เกบ็ 10 ปี ทาลาย ภายนอก (ลบั ) พ.ศ. .... แยกแฟ้มตามปี 3) ทะเบยี นรับเอกสาร เกบ็ 5 ปี ทาลาย ภายใน (ลบั ) พ.ศ. .... แยกแฟ้มตามปี 4) ทะเบียนส่งเอกสาร เกบ็ 5 ปี ทาลาย ภายใน (ลับ) พ.ศ. .... แยกแฟม้ ตามปี 4) สาเนาหนงั สอื ออกเลขที่ 4.1) ส่งหน่วยงานภายนอก สาเนาหนังสือออกเลขที่ เกบ็ 10 ปี ทาลาย ส่งหนว่ ยงานภายนอก พ.ศ. ..... แยกแฟ้มตาม พ.ศ. 4.2) ส่งหนว่ ยงานภายใน สาเนาหนงั สอื ออกเลขที่ เกบ็ 10 ปี ทาลาย ส่งหน่วยงานภายใน พ.ศ. เก็บ 1 ปี ทาลาย ทาลายหลงั จากมีฉบับใหม่ .... แยกแฟม้ ตาม พ.ศ. 5) หนังสือเวียนเพื่อทราบ และถือปฏิบัติ 5.1) หนังสอื ภายนอก 1) หนังสือเวียนเพ่ือ 5.2) หนังสือภายใน ทราบ พ.ศ. ...... แยกแฟ้มตาม พ.ศ. 2) หนังสือเวยี นเพ่ือถือ ปฏบิ ัติ พ.ศ. ..... แยกแฟ้มตาม พ.ศ.

29 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธบิ าย อายกุ ารจัดเกบ็ หมวด 4 บริหาร 6) งานพธิ แี ละกจิ กรรม จดั เกบ็ เอกสารเก่ยี วกบั หนว่ ยงานเจา้ ของเร่ือง ทางสังคม การจดั งานพธิ กี ารสาคัญ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ 6.1) งานพิธกี ารของ หลังจากสน้ิ สุดงาน สขค. และ หนว่ ยงานอ่นื หน่วยงานในสังกัด เก็บ 1 ปี ทาลาย 6.2) งานพธิ ีและ จัดเก็บเอกสารการจัดงาน เก็บ 1 ปี ทาลาย กจิ กรรมอ่นื ๆ ของ พธิ แี ละกิจกรรมอน่ื ๆ (ที่ สขค. และ มใิ ช่พธิ ีการสาคัญ) และที่ เก็บ 1 ปี ทาลาย หน่วยงานในสงั กดั สขค. หรอื หน่วยงานใน ฝ่ายทีเ่ กีย่ วข้อง สังกดั จดั ร่วมกับหนว่ ยงาน เก็บ 10 ปี ทาลาย 7) การรักษาความ อนื่ ฝ่ายทเี่ กี่ยวข้อง ปลอดภัยสถานท่ี 1) ตารางเวรยาม พ.ศ. ... เกบ็ 10 ปี ทาลาย 2) สมุดบันทึกรายงาน การอย่เู วรยาม พ.ศ. .... 3) รายงานการสอบสวน กรณีเพลงิ ใหม้ (ถา้ มี) 4) การป้องกนั อัคคภี ยั ฝ่ายท่ีเก่ยี วขอ้ ง พ.ศ. .... ทาลายหลังจากมีการ เปลยี่ นแปลง 1) นโยบาย แผนงาน และ จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับ โครงการ นโยบาย โครงการของ สขค. และหน่วยงานใน สังกัด หากเป็นนโยบาย แผนงา โครงการเฉพาะ เร่ือง ให้จัดเก็บในหมวด เอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น โครงารท่ีได้รับการจัดสรร งบประมาณในแต่ละปี

30 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธิบาย อายุการจัดเกบ็ 1.1) นโยบาย 1) นโยบาย สขค. พ.ศ. .. oเพอ่ื ทราบ 1.2) แผนงานและ โครงการ 2) นโยบาย กขค. พ.ศ... เก็บ 1 ปี ทาลาย 2) การแบ่งส่วนงาน 3) นโยบายฝ่าย.... พ.ศ... oเพือ่ ปฏบิ ตั ิ ตาแหนง่ งาน และ อัตรากาลัง ทาลายหลงั จากมีฉบับใหม่ 3) การมอบหมายงาน 1) แผนกลยุทธ์ สขค. หนว่ ยงานเจ้าของเร่ือง พ.ศ. ... เก็บ 5 ปี 2) แผนปฏิบตั กิ าร สขค. ส่งมอบหอจดหมายเหตุ พ.ศ. .... 3) โครงการ/แผนงาน.... พ.ศ. ..... จัดเก็บเอกสารเกยี่ วกับ o เกบ็ ตลอดไปจนกว่าจะมี การแบ่งส่วนงาน การเปล่ยี นแปลง การปรบั ปรงุ เปลี่ยนแปลง โครงสรา้ งใหม่ โครงสร้างหนว่ ยงาน o ส่งมอบหอจดหมายเหตุ ภาพรวมอัตรากาลัง หลงั จากปรับปรุง 1)โครงสร้างของ โครงสรา้ งใหม่ หน่วยงาน พ.ศ. .... 2)โครงสร้างอตั รากาลัง พ.ศ. .... 3)แผนอัตรากาลงั พ.ศ. .... 4)การปรับปรุงการแบ่ง สว่ นงานและอตั รากาลัง ฝ่ายตา่ ง ๆ พ.ศ. .... จัดเกบ็ เอกสารการ มอบหมายงาน การสง่ และรบั มอบงาน รวมทงั้ การปฏิบัติงานแทน 1) การมอบหมายงาน/ เก็บ 5 ปี ส่งมอบหอ คาสงั่ รักษาการแทน จดหมายเหตุ (ระดับ ผอ.) 2) การสง่ มอบ o ส่งมอบหอจดหมายเหตุ หลงั จากผ้รู บั มอบงาน หมดความจาเปน็ ในการ ใชง้ าน (ระดับ ผอ.) o ทาลายหลงั จากผรู้ บั มอบ

31 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธบิ าย อายกุ ารจดั เกบ็ 4) การประเมนิ ผลการ งานหมดความจาเปน็ ใน ปฏิบตั งิ าน การใช้งาน (ระดบั ต่ากว่า ผอ.) จดั เกบ็ เอกสารเก่ียวกบั การประเมนิ ผลและการ วดั คณุ ภาพงาน รวมทั้ง การพัฒนาคุณภาพการ บรหิ ารงาน 1)คารับรองการ หน่วยงานเจา้ ของเร่ือง ปฏิบตั งิ าน ประจาปี เก็บ 5 ปี งบประมาณ พ.ศ. .... สง่ มอบหอจดหมายเหตุ 2)รายงานผลการประเมนิ ตนเองในการปฏบิ ัตงิ าน ประจาปงี บประมาณ พ.ศ. ... รอบ 12 เดอื น 5) การจดั การองค์ความรู้ โครงการจดั การความรู้ o หน่วยงานเจ้าของเร่ือง เก็บ 5 ปี ของ สขค. ของ สขค. พ.ศ. .... ส่งมอบหอจดหมายเหตุ o หน่วยงานอ่นื เก็บ 5 ปี ทาลาย 6) รายงานและสถติ ิ 1) รายงนการปฏบิ ัติ o หนว่ ยงานเจ้าของเรื่อง ราชการแทน พ.ศ. .... เกบ็ 5 ปี 2)รายงานสถติ กิ ารเขา้ ใช้ ส่งมอบหอจดหมายเหตุ หอ้ งสมดุ o หน่วยงานอื่น 3)รายงานประจาปี เกบ็ 5 ปี ทาลาย 4)รายงานผลการ ปฏบิ ัติงาน (รายงานและสถติ เิ ฉพาะเร่อื ง สามารถเก็บตามหมวดเฉพาะเร่อื ง) 7) การบรหิ ารความเสย่ี ง จัดเกบ็ เอกสารเกี่ยวกบั o หน่วยงานเจ้าของเรื่อง การดาเนินงานการบริหาร เกบ็ 5 ปี ความเส่ยี ง ส่งมอบหอจดหมายเหตุ o หนว่ ยงานอนื่ เก็บ 1 ปี ทาลาย

32 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธิบาย อายกุ ารจดั เกบ็ หมวด 5 8) วเิ ทศสมั พันธ์ จดั เกบ็ เอกสารเกี่ยวกับ หนว่ ยงานเจ้าของเร่ือง บริหารงานบคุ คล การตดิ ต่อประสานงาน เก็บ 5 ปี การประชุม การศกึ ษาดู ส่งมอบหอจดหมายเหตุ งานในต่างประเทศ การ วิจยั ที่หนว่ ยงาน ต่างประเทศมาขอใช้ ข้อมูลท่ีเกีย่ วข้องกบั หนว่ ยงาน 1) การศึกษาดงู าน ประเทศ..... พ.ศ.... 2) งานวิจัยตา่ งประเทศ พ.ศ. .... 3) หนังสือโตต้ อบ ระหวา่ งประเทศ พ.ศ. .... 4) ความรว่ มมือระหว่าง ประเทศ พ.ศ. .... 1) กฎหมาย ระเบียบ คาส่ัง จัดเก็บเอกสารที่เก่ียวกับ ท า ล า ย ห ลั งจ า ก มี ก า ร ข้อบังคับ การบริหาร กฎหมาย ระเบียบ คาส่ัง เปลีย่ นแปลง/ยกเลกิ งานบุคคล ข้อ บั งคั บ ก ารบ ริห าร งานบุ คคลท่ีได้รับ จาก หน่วยงานอ่นื และที่ สขค. จดั ทา 2) การกาหนดตาแหน่งงาน จัดเก็บเอกสารที่เก่ียวกับ และอตั รากาลัง มาตรฐานกาหนดตาแหน่ง และคาบรรยายลักษณะ งานตาแหน่งต่าง ๆ 1) ม าต รฐ าน ก าห น ด o หน่วยงานเจ้าของเรื่อง ตาแหนง่ พ.ศ. .... ส่งมอบหอจดหมายเหตุ 2) คาบรรยายลักษณะ หลงั จากมีการ งาน พ.ศ. .... เปลยี่ นแปลง 3) การบริหารอัตรากาลัง o หน่วยงานอืน่ ลูกจ้าง และเงินนอก เก็บตลอดไป งบประมาณ

33 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธิบาย อายุการจดั เกบ็ 3) การบริหารงาน 1) ก ารป รับ ระ ดั บ ช้ั น o หนว่ ยงานเจ้าของเร่อื ง ทรพั ยากรบุคคล ลกู จ้างประจาสายงาน เก็บ ๕ ปี ทาลาย ลูกจา้ งประจา และ ตา่ ง ๆ o ทุกหน่วยงาน ลูกจา้ งชั่วคราว 3.1) ลกู จา้ งประจา 2) การสอบเปลี่ยนสาย เกบ็ ตลอดไป งานลกู จ้างประจา 3) ก า ร จั ด ท า ค า สั่ ง ลาออกลูกจา้ งประจา 4) ร ะ เบี ย บ เก่ี ย ว กั บ ลูกจา้ งประจา 3.2 ลูกจ้างชวั่ คราว 1) การจ้างลูกจ้างชว่ั คราว หลังจากเลิกจ้าง/ลาออก 2) แฟ้มประเมินผลการ เกบ็ ๒ ปี ทาลาย ป ฏิ บั ติ งาน ลู กจ้ าง ช่วั คราว 3) กรอบอตั รากาลงั ลูกจ้าง หนว่ ยงานเจา้ ของเรื่อง ชัว่ คราว เก็บตลอดไป 4) การประกนั สังคม ทกุ หนว่ ยงาน หลงั จากเลิกจ้าง/ลาออก เก็บ ๕ ปี ทาลาย 5) ระเบียบลูกจ้างช่วั คราว ทกุ หน่วยงาน เก็บตลอดไป 6) แฟ้มเชิญผู้ทรงคุณวุฒิ ทุกหนว่ ยงาน ปฏบิ ัติงาน หลงั จากเลกิ จ้าง/ลาออก เกบ็ ๕ ปี ทาลาย 4) การสรรหาและคัดสรร จั ด เ ก็ บ เอ ก ส า ร เ ก่ี ย ว กั บ การสอบแข่งขันและการ คัดเลือกบุคคลเข้าทางาน ก า ร ส ร ร ห า แ ล ะ คั ด ส ร ร

34 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธิบาย อายุการจดั เกบ็ บคุ คล หน่วยงานเจ้าของเรื่อง 5) การคัดเลือก 1) การสอบแข่งขนั เพ่ือ เก็บ 10 ปี ทาลาย สอบคดั เลอื ก การประเมนิ ผลงาน บรรจุบุคคลเข้าเป็น หนว่ ยงานเจ้าของเร่อื ง เพือ่ เลื่อนตาแหน่งสงู ขึ้น พนักงาน เกบ็ ๕ ปี ทาลาย 2) การคัดเลือกเพื่อบรรจุ 6) การบรรจุ แต่งตั้ง ย้าย บุคคลเขา้ เป็น หน่วยงานเจา้ ของเรอ่ื ง ลาออก พนักงาน เกบ็ ๕ ปี ทาลาย 3) การสรรหาและคัด 7) การเกษียณอายุ สรรบคุ คลเพ่ือจัดจา้ ง หนว่ ยงานเจ้าของเรอ่ื ง 8) แฟม้ ประวตั ิ เป็นพนักงาน เก็บไว้ในแฟ้มประวัติและ 1) การคัดเลือกเพื่อเลื่อน ทาลายพร้อมแฟ้มประวตั ิ แ ล ะ แ ต่ ง ต้ั ง ใ ห้ ด า ร ง หน่วยงานเจา้ ของเรอ่ื ง ตาแหนง่ ประเภท........ หลังพ้นจากตาแหน่งแล้ว 2) การคัดเลือกพนักงาน เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี ให้ ด า ร ง ต า แ ห น่ ง ทาลายได้ตามระเบียบ ฯ ประเภทอานวยการ ระดับต้น และระดบั สูง 3) การคัดเลือกพนักงาน ให้ ด า ร ง ต า แ ห น่ ง ประเภทบรหิ าร ระดบั ต้น 1) การบรรจุและแต่งต้ัง บคุ คลเขา้ เป็นพนักงาน 2) การแต่งต้ัง (เลื่อน) ให้ ดารงตาแหนง่ ในระดับ ทส่ี งู ข้นึ 3) การแต่งตั้ง (ยา้ ย) สังกดั 4) การลาออก 5) การใหพ้ นักงานไป ปฏิบตั หิ นา้ ท่ี จัดเกบ็ เอกสารเก่ยี วกบั การเกษยี ณอายรุ าชการ 1) แฟม้ ประวตั ผิ ้บู ริหาร 2) แฟ้มประวัติพนักงาน

35 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธบิ าย อายุการจดั เก็บ 3) แฟ้มประวัติลูกจ้าง หลังจากเลิกจ้างแล้ว 5 ปี ทาลาย 9) สวสั ดิการ 1) สมาชกิ กองทนุ สารอง เก็บ 5 ปี ทาลาย เลี้ยงชพี (แยกแฟ้ม รายบุคคล) 2) ประกันชีวิตกลมุ่ (แยกแฟ้มราย พ.ศ.) 3) การเบกิ จ่ายคา่ รักษาพยาบาล (แยกแฟม้ ราย พ.ศ. หากเปน็ หลกั ฐานทาง การเงนิ จดั เก็บท่หี มวด การเงิน) 4) หนงั สือรับรอง เก็บ 1 ปี ทาลาย 5) การขอมีบตั ร เกบ็ 3 ปี ทาลาย ประจาตวั พนักงาน ของรัฐ 10) เครื่องราชอสิ รยิ าภรณ์ 1) เครื่องราชอสิ รยิ าภรณ์ o หนว่ ยงานเจ้าของเรอ่ื ง และเกยี รติคุณ พ.ศ. ..... เกบ็ ๕ ปี และต้อง บนั ทกึ ลงแฟ้มประวัติ บคุ คลและได้ส่งคืน เครื่องราชฯ แล้วทาลาย ได้ตามระเบียบฯ o หนว่ ยงานอื่น เกบ็ ๑ ปี ทาลาย 11) การลา 2) ความดคี วามชอบ ทกุ หน่วยงาน (แยกแฟ้มตามชอ่ื เก็บ ๕ ปี ทาลาย รางวัล เช่น พนักงาน ดีเด่น) เกบ็ 5 ปี ทาลาย 1) หลักฐานการลงเวลา ปฏบิ ัติงาน (แยกแฟ้ม ตาม พ.ศ.) 2) ใบลา (แยกแฟ้มตาม ประเภทการลาและ พ.ศ.) 3) รายงานสรุปสถิติการ

36 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธิบาย อายุการจัดเก็บ เก็บ 5 ปี ทาลาย 12) การประเมนิ ผลการ มาปฏิบัติงาน การลา ปฏิบัตงิ าน ประจาเดือน (แยก แฟ้มตามปี พ.ศ.) 1) การประเมนิ ผลการ ปฏิบัตงิ าน (แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) 2) การใหเ้ งินรางวลั (แยกแฟม้ ตาม พ.ศ.) 13) การลาศกึ ษาต่อ จัดเกบ็ เอกสารการลา o หนว่ ยงานเจ้าของเร่อื ง ศึกษาตอ่ ในประเทศและ เก็บไวต้ ามอายุข้อตกลง ต่างประเทศ ตามสญั ญา o หน่วยงานอน่ื ทาลายหลงั จากหมด สญั ญาศกึ ษาตอ่ ฝึกอบรม 14) การพฒั นาบุคลากร จัดเก็บเอกสารเกย่ี วกบั การจัดหลักสูตรฝึกอบรม รวมท้ังการตดิ ต่อ ประสานงาน การขอ อนุมตั เิ พอื่ เขา้ ฝกึ อบรม สมั มนา ดูงาน ท้งั ในประเทศและ ต่างประเทศ สาหรบั เอกสารการเบกิ จ่ายเงนิ สามารถเกบ็ ที่ หมวดการเงนิ และ งบประมาณ 14.1) การฝึกอบรม ชื่อหลักสูตร.... พ.ศ. .... หน่วยงานเจา้ ของเรอ่ื ง เก็บ 5 ปี ทาลาย หลักสูตรภายใน เกบ็ 5 ปี ทาลาย 14.2) การฝึกอบรม 1) ในประเทศ เก็บ 1 ปี ทาลาย เกบ็ 5 ปี ทาลาย สมั มนา ดูงาน 1.1) หลกั สตู รสาคัญ หลกั สูตร 1.2) หลกั สตู รทวั่ ไป ภายนอก 2) ตา่ งประเทศ

37 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธิบาย อายุการจดั เกบ็ หมวด 6 ประชุม 15) วินยั การสอบสวน จัดเก็บเอกสารเก่ยี วกับ ทกุ หน่วยงาน 1) การประชมุ กขค. 2) การประชมุ สขค. การดาเนินการทางวินัย 1) เรอ่ื งรอ้ งเรยี นไต่สวนท่ี 3) การประชมุ ภายในฝา่ ย 4) การประชมุ คณะอนุกรรมการ ไม่ต้องตั้งคณะกรรมการ 5) การประชมุ คณะทางาน เกบ็ 1 ปี ทาลาย 2) เรือ่ งผิดวินัยทไี่ ม่ต้อง อุทธรณ์ เกบ็ 5 ปี ทาลาย 3) เรอื่ งผดิ วินยั ร้ายแรง หลังดาเนนิ การสน้ิ สดุ เก็บ 10 ปี ทาลาย 4) การดาเนินการทางคดี แพง่ หลังสน้ิ สุดอายุ ความ บังคบั คดี เก็บ 10 ปี ทาลาย 5) การดาเนนิ การทาง คดอี าญาหลังคดสี ิ้นสุด เกบ็ 10 ปี ทาลาย เก็บเอกสารเก่ียวกับการ หน่วยงานเจ้าของเรอื่ ง ประชุม กขค. สรุปมติ เกบ็ ไว้ตลอดไป รายงานการประชุม ทาลายหลงั จาก คณะอนุกรรมการสิ้นสดุ ภารกจิ 6) การประชุมร่วมกับส่วน เก็บ 1 ปี ทาลาย งานภายนอก หมวด 7 พัสดุ ครภุ ณั ฑ์ 1) กฎหมาย ระเบียบ คาสั่ง จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับ ทาลายหลังจากมีการ ข้อบังคับ แนวทางปฏิบัติ กฎหมาย ระเบียบ คาสัง่ แกไ้ ข หรอื เปลี่ยนแปลง การพัสดุ ข้อบังคับแนวทางปฏิบัติการ พัสดุท่ไี ด้รบั จากหนว่ ยงาน อ่ืนและทสี่ ขค. จดั ทา 2) การจัดหาวัสดุครุภัณฑ์ จัดเก็บเอกสารหลกั ฐาน และจ้างเหมาบรกิ าร การจดั ซอื้ จัดหาวัสดุ ครุภณั ฑแ์ ละจา้ งเหมา บรกิ าร สาหรับเอกสารการ เบกิ จ่าย สามารถจดั เกบ็ ที่

38 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธิบาย อายุการจัดเก็บ หมวดการเงนิ และ งบประมาณ 2.1) การจัดหาวัสดุ จัดเก็บเอกสารหลักฐาน หลงั จาก สตง./ การจดั ซอ้ื จดั หาวสั ดุ ตรวจสอบภายใน ตรวจสอบแล้ว ไม่มปี ญั หา เก็บ 5 ปี ทาลาย 2.2) การจดั หาครภุ ณั ฑ์ จัดเก็บเอกสารหลักฐาน เก็บ 10 ปี ทาลาย การจัดซอ้ื จดั หาครุภัณฑ์ 2.3) การจัดจ้างบุคคล จัดเก็บเอกสารหลักฐาน เกบ็ 5 ปี ทาลาย และการจ้างเหมาบริการ การจัดจ้างบุคคลและการ จ้างเหมาบรกิ าร 3) การเบิก - จ่ายพสั ดุ 1) การเบกิ จ่ายวัสดุ หลงั จาก สตง./ ปงี บประมาณ ..... ตรวจสอบภายใน ตรวจสอบแลว้ 2) การเบิกจา่ ยหนังสือ ไม่มีปญั หา จากหน่ายและ เกบ็ 5 ปี ทาลาย อภนิ นั ทนาการ 4) การยืม ส่งคืนและการ 1) การยืมและการส่งคืน ทาลายหลงั จากสง่ คืน โอนครภุ ัณฑ์ ครุภัณฑ์ พ.ศ. ..... 2) การโอนครุภัณฑ์ พ.ศ. เกบ็ 1 ปี ทาลาย ...... (บนั ทกึ ข้อมูลในทะเบยี น ครุภัณฑ์แลว้ ) 5) การควบคุมวสั ดุ 1) ทะเบยี นวสั ดุ 1) และ 2) หลังจาก สตง. ครุภัณฑ์ ปีงบประมาณ พ.ศ. ตรวจสอบแลว้ ไม่มีปัญหา ...... เก็บ 1 ปี ทาลาย 2) ทะเบียนเบิกจา่ ย หนงั สอื 3) การใชร้ ถยนต์ เก็บ 1 ปี ทาลาย สว่ นกลาง

39 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธบิ าย อายกุ ารจดั เก็บ หมวด 8 4) ทะเบยี นครุภัณฑ์ ท า ล า ย ห ลั ง จ า ก จ า ห น่ า ย ท่ีดินและส่งิ ก่อสรา้ ง พ.ศ. ...... บัญชีหมด 5) การตรวจสอบพัสดุ 5) และ 6) เกบ็ 5 ปี ทาลาย ประจาปี 6) การจาหน่ายครุภัณฑ์ พ.ศ. ..... 6) การเชา่ ครภุ ณั ฑ์ จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั หลังจากหมดสัญญาเชา่ การเชา่ ครุภัณฑ์ เกบ็ 1 ปี ทาลาย 7) แบบและรายละเอียด 1) วัสดุ แยกตาม เก็บตลอดไป วัสดแุ ละครภุ ณั ฑ์ ประเภทวสั ดุ ส่งมอบหอจดหมายเหตุ 1) การจัดหาท่ดี นิ 2) ครภุ ณั ฑ์ แยกตาม หลังจากส้นิ สดุ งาน ประเภทครภุ ัณฑ์ (ยกเวน้ โฉนดที่ดนิ / 2) การเตรียมการก่อสร้าง เอกสารสทิ ธ์กิ ารใช้ทดี่ ิน อาคารและสิ่งก่อสร้าง จดั เก็บเอกสารเกย่ี วกบั เกบ็ ตลอดไป) อ่ืนๆ การจัดหาทด่ี นิ เพ่ือ 2.1) การบริหารงาน ก่อสร้างสถานที่ทาการ โครงการ จดั เก็บเอกสาร สง่ มอบหอจดหมายเหตุ การบรหิ ารงานโครงการ หลงั จากสิ้นสดุ งาน กอ่ สรา้ ง ไดแ้ ก่ แนวทาง การดาเนนิ งานโครงการ การแต่งตัง้ คณะกรรมการ ชุดตา่ งๆ แผนงาน แผนการดาเนนิ โครงการ เอกสารการ ประกวดราคา บนั ทกึ รายงานและข้อมลู ต่างๆ

40 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธิบาย อายุการจัดเกบ็ 2.2) ข้อกาหนดการ จัดเก็บเอกสารหลกั การ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ คัดเลือกผู้รับจ้าง เกณฑ์การคดั เลอื กผ้รู ับ หลงั จากสิน้ สดุ งาน จ้างต่าง ๆ ในแต่ละ 3) การออกแบบ อาคาร ขัน้ ตอนการดาเนิน ตกแตง่ ภายในและ โครงการ ได้แก่ การ ภูมิทัศน์ เตรยี มการก่อนการ 3.1) งานออกแบบผัง ก่อสรา้ ง งานออกแบบ แมบ่ ท ออกแบบ งานกอ่ สรา้ ง เป็น อาคารและ ขอ้ กาหนดประกอบการ ภมู ิทศั น์ คัดเลือกผูร้ ับจ้างต่าง ๆ 3.2) งานออกแบบ ในโครงการและสญั ญา ภมู ิทศั น์ จ้างของแต่ละงาน 3.3) งานออกแบบ ตกแต่งภายใน จัดเกบ็ เอกสารเกยี่ วกับ ส่งมอบหอจดหมายเหตุ และศลิ ปกรรม การออกแบบผงั อาคาร หลงั จากสน้ิ สุดงาน และภูมิทัศน์ 4) การก่อสร้างอาคาร ตกแตง่ ภายในและจดั จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับ ภูมิทศั น์ การออกแบบภูมิทศั น์ 4.1) งานเตรยี ม ก่อสรา้ งอาคาร จัดเก็บเอกสารเกีย่ วกบั การออกแบบตกแตง่ ภายในและศลิ ปกรรม งานครุภัณฑส์ านักงาน งานอื่นๆและรายละเอียด ประกอบแบบตามที่ ผอู้ อกแบบจดั ทา สง่ มอบหอจดหมายเหตุ หลงั จากสนิ้ สดุ งาน จัดเกบ็ เอกสารเก่ียวกบั การเตรียมกอ่ นการกอ่ สร้าง อาคาร เช่น งานขุดย้าย ต้นไม้ออกจากพนื้ ที่ กอ่ สรา้ ง เป็นต้น

41 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธบิ าย อายกุ ารจัดเกบ็ 4.2) งานก่อสรา้ งอาคาร จัดเกบ็ เอกสารเกี่ยวกับ ทาลายหลงั จากหมด 4.3) งานภมู ทิ ัศน์ การก่อสร้างอาคาร ความจาเป็น 4.4) งานตกแตง่ ภายใน รวมท้งั ไฟฟา้ ประปา โทรศัพท์ และสาธารณูปโภค และศลิ ปกรรม จดั เกบ็ เอกสารเก่ยี วกับ 5) การบารุงรกั ษา การจัดภมู ทิ ศั น์ และซอ่ มแซมอาคาร สถานท่ี จดั เกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั การตกแต่งภายในอาคาร ทกุ งาน เชน่ งานผรู้ บั จ้าง ตกแตง่ ภายใน จัดเกบ็ เอกสารเกย่ี วกบั การบารุงรักษาและการ ซอ่ มแซมอาคาร สถานที่ รวมทงั้ หลกั ฐานประกอบ เชน่ ใบส่งั งานซอ่ ม ขอบเขตงาน หมวด 9 1) นโยบายแผนงาน และ 1) แผนเทคโนโลยี o เพอื่ ปฏิบัติ เทคโนโลยีสารสนเทศ ทาลายหลังจากมีฉบับ โครงการด้านเทคโนโลยี สารสนเทศ สขค. ใหม่ สารสนเทศ พ.ศ. ...... o เพ่ือทราบ เกบ็ ๑ ปี ทาลาย 2) โครงการ...... พ.ศ. ..... หน่วยงานเจา้ ของเรื่อง o โครงการสาคญั ส่งมอบหอจดหมายเหตุ หลงั จากสิน้ สุดโครงการ o โครงการท่ัวไป ทาลาย หลังจากสนิ้ สดุ โครงการ แลว้ ๕ ปี 3) การตดิ ตามผลการ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ ปฏบิ ตั ิงานตามแผน/ หลังจากสน้ิ สดุ โครงการ โครงการ (สาหรบั แผนภารกิจของ สขค.)

42 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธิบาย อายุการจดั เกบ็ 2) การพัฒนาระบบงาน/ หนว่ ยงานเจ้าของเร่ือง จดั เกบ็ เอกสารเก่ยี วกบั o โครงการสาคัญ website การพัฒนาระบบงาน ฐานข้อมลู และ website สง่ มอบหอจดหมายเหตุ 3) การดูแล Hardware ของ สขค. รวมท้ัง หลังจากสิน้ สุดโครงการ /Software โครงการท่ีเกี่ยวกับการ o โครงการทัว่ ไป ทาลาย พัฒนาระบบงานและ หลังจากสิน้ สดุ โครงการ website ทสี่ ขค. แล้ว ๕ ปี ดาเนนิ การเองหรือ ดาเนินการร่วมกบั หนว่ ยงานเจ้าของเร่ือง หน่วยงานอ่นื ทาลายหลังจากส้นิ สุดงาน จัดเกบ็ เอกสารเก่ยี วกับ การดูแลเครื่อง คอมพวิ เตอร์ ระบบงานคอมพวิ เตอร์ ฐานขอ้ มูล และระบบงาน ตา่ ง ๆ หมวด 10 1) การบริหารงานเอกสาร จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับ การบริหารงานเอกสาร และจดหมายเหตุ การจัดทามาตรฐานการ จัดการเอกสาร เช่น คู่มือ การจัดการเอกสาร คู่มือ ก า ร ป ร ะ เมิ น คุ ณ ค่ า เอกสาร ตารางกาหนด อายุการเก็บเอกสาร 1.1) การจดั ทา จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับ หน่วยงานเจา้ ของเรื่อง มาตรฐานการ การจัดทามาตรฐานการ เก็บ ๕ ปี จดั การเอกสาร จั ด ก า ร เอ ก ส า ร เช่ น สง่ มอบหอจดหมายเหตุ ตารางกาหนดอายุการเก็บ เอกสาร 1.2) การให้คาปรึกษา จัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับ หนว่ ยงานเจา้ ของเร่ือง แนะนา การขอคาปรึกษาแนะนา เก็บ ๕ ปี ทาลาย แ ล ะ ก า ร ห า รื อ จ า ก หน่ วยงาน อ่ืน เก่ียวกับ หมวดหมู่จัดเก็บเอกสาร ก า ร ป ร ะ เมิ น คุ ณ ค่ า แ ล ะ กาหนดอายุเอกสาร การ ทาลายเอกสาร

43 หมวดใหญ่ หมวดยอ่ ย คาอธบิ าย อายกุ ารจัดเกบ็ 1.3) การรับมอบ และ 1) เอกสารจากหนว่ ยงาน เก็บตลอดไป การจดั หาเอกสาร ของรฐั ตามพ.ร.บ. ขอ้ มลู ข่าวสารราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ หรือ ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี า่ ด้วย งานสารบรรณพ.ศ. ๒๕๒๖ รวมทั้งการ จัดหาเอกสาร 2) เอกสารสว่ นบุคคล 1.4) การประเมินคุณค่า 1) ทะเบยี นประเมนิ เกบ็ ตลอดไป และการพิจารณา คณุ ค่าเอกสาร ขอทาลายเอกสาร 2) การพจิ ารณา หลงั จากตอบอนุมตั ิทาลาย ขอทาลายเอกสาร เกบ็ ๑ ปี ทาลาย 3) การพจิ ารณา เกบ็ ตลอดไป ขอทาขอ้ ตกลงทาลาย เอกสาร 4) หนังสอื แจ้งผลการ เกบ็ 1 ปี ทาลาย ทาลายเอกสารตาม ข้อตกลง 5) สถิติการทาลาย ขอ้ 5) – 8) เกบ็ ตลอดไป (แยกแฟ้มตาม พ.ศ.) 6) ทะเบียนขออนมุ ัติ ทาลายเอกสาร พ.ศ. ..... 7) ทะเบียนควบคุม รายการแฟ้มโต้ตอบ เอกสาร(แยกแฟม้ ตาม หน่วยงาน) 8) การทาลายเอกสาร – สานักหอจดหมายเหตุ แห่งชาติ พ.ศ. ..... 1.5) การควบคุมศนู ย์ 1) ทะเบยี นเกบ็ เอกสาร ขอ้ 1) - 3) เก็บตลอดไป เกบ็ เอกสาร 2) ทะเบยี นคลังเก็บเอกสาร 3) ทะเบียนส่งมอบ เอกสารให้กลมุ่ งานอ่นื

44 หมวดใหญ่ หมวดย่อย คาอธบิ าย อายุการจดั เก็บ 4) โครงการจดั ระบบ เกบ็ 5 ปี ทาลาย ศนู ย์เกบ็ เอกสาร พ.ศ. ..... 2) งานจดหมายเหตุ 2.1) การจดั ทา การจดั ทาคู่มือการจัด เก็บ 5 ปี มาตรฐานงาน หมวดหมแู่ ละทาเครื่องมือ สง่ มอบหอจดหมายเหตุ จดหมายเหตุ ช่วยค้นเอกสารจดหมาย เหตุ พ.ศ. ...... 2.2) การรบั มอบและ จดั เก็บทะเบียนและ ทุกหน่วยงาน การสง่ มอบเอกสาร หลกั ฐานการรบั และส่ง เก็บตลอดไป มอบเอกสารเป็นลาย ลกั ษณจ์ ากฝ่ายทีเ่ กย่ี วขอ้ ง 3) การบันทกึ เหตกุ ารณ์ 1) การบันทึกเหตุการณ์ o ทุกหน่วยงาน พระราชพธิ ี.............. เกบ็ 5 ปี พ.ศ. ..... สง่ มอบหอจดหมายเหตุ 2) การบันทกึ เหตุการณ์ o คณะทางาน รฐั พิธ.ี ........................ เก็บ 3 ปี ทาลาย พ.ศ. ..... 3) การบันทึกเหตุการณ์ ............................... พ.ศ. ..... 4) โครงการ..................... พ.ศ. ...... 5) ข้อมูลทร่ี วบรวมเพ่อื จัดทาจดหมายเหตุ หมวด 11 1) เรื่องร้องเรียน จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับ หนว่ ยงานเจา้ ของเรอื่ ง เรือ่ งร้องเรยี นและงานคดี 1.1) การแสวงหา เรื่องร้องเรียน สถิติเรื่อง เกบ็ ตลอดไป (ลบั ) ข้อเทจ็ จริงทั่วไป ร้องเรียน การดาเนินการ 1.2) การแสวงหา แสวงหาข้อเท็จจริง และ ขอ้ เทจ็ จรงิ ทาง มติคณะ กขค. เทคโนโลยี 2) งานคดี จัดเก็บเอกสารเก่ียวกับการ ด าเนิ น การส อบ ส วน ของ คณะอนุกรรมการสอบสวน สานวนการสอบสวน และ มติ กขค. ในแตล่ ะคดี

45 บทที่ 5 กำรทำลำยเอกสำร ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กาหนดให้ส่วนราชการ ซึ่งหมาย รวมถึงหน่วยงานของรัฐถือปฏิบัติในการทาลายเอกสารเป็นประจาทุกปี ในหมวด 3 การเก็บรักษา ยืม และ ทาลายหนังสือ ข้อ 66 ถึง 70 ซ่ึงระเบียบข้างต้นได้กาหนดขั้นตอนวิธีการปฏิบัติไว้ รวมทั้งให้ส่วนราชการต้อง ส่งบัญชีรายช่ือเอกสารที่ประสงค์จะทาลายในแต่ละปีให้สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เพือ่ พจิ ารณาสงวนรักษาเอกสารทม่ี ีคณุ คา่ ไว้เป็นข้อมลู ในการศึกษา ค้นคว้า วิจยั และอา้ งอิง หรือเปน็ เอกสาร ประวตั ศิ าสตรก์ อ่ นทจ่ี ะทาลายไป การทาลายเอกสารท่ีหมดความจาเป็นในการใช้ปฏิบัติงานหรือครบกาหนดอายุการจัดเก็บ เป็นการลดภาระการจัดเก็บเอกสารที่ไม่จาเป็นลง สภาพแวดล้อมภายในหน่วยงานจะดูเป็นระเบียบ รวมทั้ง ประหยัดงบประมาณในการจัดซ้ือวัสดุ อุปกรณ์สาหรับการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งการทาลายเอกสารให้ดาเนินการ ตามข้ันตอน ดงั น้ี 1. ภายใน 60 วัน หลังจากวันส้ินปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสารวจ หนังสือที่ครบกาหนดอายุการเก็บในปีน้ัน ไม่ว่าจะเป็นหนังสือท่ีเก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ท่ีกองจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทาบัญชีหนังสือขอทาลายตามตารางที่ 6 ในภาคผนวก (แบบท่ี 25 ของระเบียบ สานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม) เสนอเลขาธิการคณะกรรมการการแข่งขัน ทางการค้า เพอ่ื พิจารณาแต่งต้ังคณะกรรมการทาลายหนงั สือ 2. การกรอกบัญชีหนงั สือขอทาลายตามแบบท่ี 25 อย่างน้อยให้มีตน้ ฉบับและสาเนาคู่ฉบับ โดย กรอกรายละเอียด ดงน้ี 2.1 ชื่อบญั ชหี นังสอื ขอทำลำย ประจาปใี หล้ งตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชท่จี ดั ทาบญั ชี 2.2 หนว่ ยงำน ฝำ่ ย กล่มุ ให้ลงช่ือหน่วยงานท่ีจดั ทาบัญชี 2.3 วนั ท่ี ให้ลงวนั เดือน ปที ่ีจดั ทาบัญชี 2.4 แผน่ ที่ ให้ลงเลขลาดับของแผ่นบญั ชี 2.5 ลำดับท่ี ให้ลงเลขลาดบั เรอ่ื งของหนงั สือ 2.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลาดบั หมู่ของการจดั แฟม้ เกบ็ หนังสือ 2.7 ที่ ใหล้ งเลขทข่ี องหนงั สือแต่ละฉบบั 2.8 ลงวนั ที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ 2.9 เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขทะเบียนรับของหนงั สอื แตล่ ะฉบบั 2.10 เรอ่ื ง ให้ลงชอ่ื เรอ่ื งของหนังสือแตล่ ะฉบับ ในกรณีทีไ่ มม่ ชี ือ่ เรื่องให้ลงสรุปเรอื่ งย่อ 2.11 กำรพิจำรณำ ให้คณะกรรมการทาลายหนงั สอื เป็นผกู้ รอก 2.12หมำยเหตุ ให้บันทึกข้อความอน่ื ใด (ถ้ามี) 3. คณะกรรมการทาลายหนังสือ ประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อย สองคน โดยให้แต่งตง้ั จากพนักงานของ สขค. ต้ังแต่ระดบั ปฏิบัติงานหรือเทียบเท่าข้ึนไป ถ้าประธานกรรมการ ไม่สามารถปฏิบัติหน้าท่ีได้ให้กรรมการท่ีมาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่งทาหน้าท่ีประธาน มติของ คณะกรรมการให้ถือเสียงขา้ งมาก ถา้ กรรมการผ้ใู ดไม่เหน็ ดว้ ยให้ทาบันทกึ ความเห็นแยง้ ไว้

46 4. คณะกรรมการทาลายหนงั สอื มีหนา้ ที่ดังน้ี 4.1 พิจารณาหนงั สอื ที่จะขอทาลายตามบญั ชีหนงั สอื ขอทาลาย 4.2 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทาลาย และควรจะขยาย เวลาการเกบ็ ไว้ให้ลงความเห็นวา่ จะขยายเวลาการเกบ็ ไวถ้ ึงเมือ่ ใด ในช่อง การพิจารณาตามข้อ 2.11 ของบญั ชี หนังสือขอทาลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากาหนดเก็บหนังสือโดยให้ประธานกรรมการทาลาย หนงั สือลงลายมอื ชื่อกากบั การแก้ไข 4.3 ในกรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดควรให้ทาลายให้กรอกเครื่องหมาย กากบาท (X) ลงในชอ่ ง การพจิ ารณา ตามขอ้ 2.11 ของบญั ชหี นังสอื ขอทาลาย 4.4 เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี) ตอ่ เลขาธกิ ารคณะกรรมการการแขง่ ขนั ทางการค้า เพือ่ พิจารณาสง่ั การตามขอ้ 5 4.5 ควบคุมการทาลายหนังสือซ่ึงผู้มีอานาจอนุมัติให้ทาลายได้แล้ว โดยการเผาหรือวิธีอื่นใด ที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเร่ืองได้และเมื่อทาลายเรียบร้อยแล้วให้ทาบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอานาจ อนุมัติทราบ 5. เมอื่ เลขาธิการคณะกรรมการการแขง่ ขันทางการคา้ ได้รับรายงานตามข้อ 4.4 แลว้ ให้พจิ ารณา ส่ังการดังน้ี 5.1 ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทาลาย ให้ส่ังการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลา การทาลายงวดตอ่ ไป 5.2 ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทาลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทาลายให้กองจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่หน่วยงานได้ขอทาความตกลงกับกรมศิลปากรแล้ว ไม่ต้องสง่ ไปใหพ้ จิ ารณา 6. ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทาลายแล้ว แจ้งใหห้ นว่ ยงานทสี่ ง่ บญั ชีหนังสอื ทาลายทราบดงั น้ี 6.1 ถา้ กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร เห็นชอบด้วย จะแจง้ ให้หนว่ ยงานดาเนินการ ทาลายหนังสือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ไม่แจ้งให้ทราบอย่างใดภายในกาหนดเวลา ๖๐ วัน นับแต่วันท่ีหน่วยงานได้ส่งเร่ืองให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้ถือว่ากองจดหมายเหตุ แห่งชาติกรมศิลปากร ไดใ้ ห้ความเหน็ ชอบแลว้ และให้หนว่ ยงานทาลายหนังสอื ได้ 6.2 ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลาการ เก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป จะแจ้งให้หน่วยงานทราบ และให้ทาการแก้ไขตามท่ีกองจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งมา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นควรให้ส่งไปเก็บไว้ที่ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก็ให้หนว่ ยงานปฏบิ ตั ติ าม เพื่อประโยชน์ ในการนี้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จะส่งเจ้าหน้าที่มาร่วม ตรวจสอบหนงั สอื ของหนว่ ยงานกไ็ ด้

47 ภำคผนวก

แบบทะเบียนหนังสือเก็บ เลขทะเบยี นรับ ตำรำ (ตามระเบบี สารบรรณฯ ข้อ 55) ทะเบยี นหน ท่ี ลาดบั ท่ี วันเก็บ

ำงที่ 1 48 นังสอื เก็บ แบบท่ี 20 รหัสแฟ้ม กาหนดเวลาเก็บ หมายเหตุ เร่อื ง