Buku Panduan EKSA INTIM

PANDUANPELAKSANAAN EKSA INTAN KAMPUS WILAYAH TIMUR INTIM KONDUSIF, WARGA INOVATIF

ISI KANDUNGANBIL PERKARA MUKASURAT . 3 41. PRAKATA 5 72. TUJUAN 8 93. PENGENALAN EKSA 10 184. FAEDAH PELAKSANAAN EKSA 33 345. LOGO EKSA INTIM 35 366. POLISI DAN OBJEKTIF EKSA7. PELAKSANAAN EKSA INTIM8. PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA INTIM9. PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN10. PENSIJILAN EKSA11. PENUTUP12. SUMBER RUJUKAN 2

1.PRAKATAAssalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan salam sejahtera.Syukur ke hadrat Ilahi INTAN Kampus Wilayah Timur (INTIM) telah berjayamenerbitkan buku panduan pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam(EKSA). Buku panduan ini merupakan rujukan kepada warga INTIM untukmelaksanakan aktiviti yang berkaitan ke arah mewujudkan persekitaran kerjayang kemas, bersih dan tersusun selaras dengan garis panduanpelaksanaan EKSA yang dikeluarkan oleh Unit Pemodenan Tadbiran DanPerancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).INTIM telah melaksanakan Amalan Persekitaran Berkualiti QE/5S sejaktahun 2011 bagi meningkatkan produktiviti dan daya kreativiti warga INTIMselaras dengan Transformasi Perkhidmatan Awam. Selaras denganperubahan semasa dan penambahbaikan berterusan, INTIM telahmengambil inisiatif untuk melaksanakan EKSA sebagaimana yang termaktubdalam Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA),2015 oleh MAMPU.Mohd Asri bin Mohamed Ali 3Pengarah WilayahINTAN Kampus Wilayah Timur

2.TUJUANBuku pelaksaan EKSA ini bertujuan untuk :Menerangkan konsep EKSA;Memberikan panduan asas dan elemen baharu dalam pelaksanaan EKSA;Menerangkan kaedah pelaksanaan EKSA di Bahagian/Unit;Menerangkan kaedah pelaksanaan audit dalaman EKSA;danSebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan pelaksanaan EKSA. 4

3.PENGENALAN EKSAMAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun2010 melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5Smerupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun dan jika diterjemahkan kedalam Bahasa Melayu, membawa maksud seperti berikut:SISIH • Merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerjaSUSUN • Peralatan dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapaiSAPU • Untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatanSERAGAM • Bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannyaSENTIASA • Ialah usaha mengekalkan 4 amalan 5S iaitu AMAL sisih, susun, sapu dan seragam di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di jabatan/agensi masing-masing 5

Pelaksanaan EKSA adalah menambahbaik elemen 5S denganmenyokong kewujudan persekitaran kerja lebih kondusif. Oleh yangdemikian, komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masihmeneruskan amalan 5S dan ditambahbaik dengan penambahan lima(5) elemen baharu, iaitu: Meningkatkan imej korporat Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau (Go Green) Memperluas pelaksanaan di agensi- agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan 6

4. FAEDAH PELAKSANAAN EKSA Persekitaran tempat kerja bersih, kemas & rapi. Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan pejabat. Mengenal pasti, mengurang & hapus pembaziran. Meningkatkan imej agensi. Menjana idea kreatif dalam kalangan warga agensi. Meningkatkan semangat kerja berpasukan. Meningkatkan disiplin warga agensi. Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan. Mewujudkan piawaian kerja yang jelas. 7

5. LOGO EKSA INTIM• Gelung hitam melambangkan kemuafakatan di kalangan semua warga INTIM.• Dua helai daun melambangkan pembudayaan Amalan Hijau (Go Green) di INTIM bagi mengurangkan pembaziran.• Enam bulatan melambangkan enam zon di INTIM yang diwakili oleh enam warna iaitu Oren untuk Zon Akademik, Kuning untuk Zon Eksekutif, Hijau untuk Zon Lanskap, Biru untuk Zon Warisan, Ungu untuk Zon Kuarters dan Merah untuk Zon Pentadbiran.• Warna biru dan ungu pada tulisan melambangkan kematangan warga INTIM dalam melaksanakan aktiviti dan berinovasi. SLOGAN : INTIM KONDUSIF, WARGA INOVATIF 8

6. POLISI DAN OBJEKTIF EKSAPolisi“Membentuk budaya persekitaran yang berkualiti yang menjadi amalanberterusan sebagai organisasi latihan utama untuk sektor awam”Objektif • Mewujudkan persekitaran yang bersih, kemas, selamat dan mesra pelanggan; • Meningkatkan disiplin yang tinggi dan berhemah dikalangan kakitangan; • Memantapkan keselamatan dan keselesaan persekitaran kerja warga INTIM;dan • Mengukuhkan semangat kerja berpasukan melalui EKSA. 9

7. PELAKSANAAN EKSA INTIM *Tempoh: Sept 2016 – Mac 2017 (7 bulan)7.1 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANAAN EKSA• Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA ialah meningkatkan penyertaan semua unit dalam melaksanakan EKSA di INTIM di samping mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan ke arah prestasi kerja yang cemerlang.• Struktur pelaksanaan EKSA: i. Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA hendaklah menyeluruh dan setiap ahli jawatankuasa hendaklah menjalankan peranan masing-masing; ii. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan EKSA dijalankan sebaiknya;dan iii. Peranan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA dan Zon perlu dijelaskan bagi melancarkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab ahli jawatankuasa. 10

7.1.1 Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu Pelaksanaan EKSA INTIM PENGERUSI Mohd Asri Mohamed Ali PENYELARAS Mazlan Mohamad URUSETIASiti Najihan Karimah Mat Ali Noraziah Ibrahim Norlida Hani J/K PROMOSI J/K LATIHAN J/K AUDITNorhaslida Mohd Nor Mazlan Mamat Nor Azura Saaid7.1.2 Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksana Zon Ketua Zon Fasilitator SetiausahaJ/K Latihan J/K Promosi J/K Audit Dalam Ahli Ahli Ahli Ahli Ahli 11

PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU DAN PELAKSANA EKSA INTIM PENGERUSI1. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.2. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.3. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan.4. Menentukan belanjawan dan sumber kewangan.5. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator.6. Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan.7. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan.8. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik. PENYELARAS1. Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA.2. Menyelaras program EKSA.3. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.4. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.5. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam INTIM. 12

FASILITATOR1. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli.2. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan.3. Menentukan pembahagian zon.4. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana.5. Menyelaras dan memantau aktiviti. JAWATANKUASA PROMOSI1. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA.2. Mengenal pasti aktiviti/ kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA.3. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.4. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga INTIM. 13

JAWATANKUASA LATIHAN1. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam INTIM.2. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA.3. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya. JAWATANKUASA AUDIT1. Menyediakan kriteria audit dalam EKSA.2. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA.3. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA.4. Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan. 14

KETUA ZON1. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli kumpulan.2. Mengalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA.3. Merancang aktiviti kumpulan.4. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator.5. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli kumpulan. AHLI KUMPULAN1. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA.2. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif.3. Bekerjasama dalam kumpulan.4. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA. 15

7.2 MEWUJUDKAN ZON EKSA• Tujuan adalah untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan EKSA.• Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi zon bagi memudahkan rujukan.• Faktor yang diambil kira pembahagian zon adalah seperti berikut: i. Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dijalankan; ii. Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon; iii. Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan zon dengan mengambil kira hala tuju EKSA di jabatan; dan iv. Zon haruslah berdasarkan aras/tingkat/kawasan yang bersesuaian. Ketua: Ketua: Ketua: Rosmiza Mashitah Norliza Fasilitator: Fasilitator: Fasilitator: Nor Sophia Azura Shukri Md.Yasin ShahidahZon Blok Zon Blok Zon BlokAkademik Warisan Pentadbiran Ketua: Ketua: Ketua: Sarinah Farah Liza Hashazidah Fasilitator: Fasilitator: Fasilitator: Dick Khuzariry Syarifful HakimZon Blok JuhaEksekutif Zon Lanskap Zon Kuarters 16

7.3 LATIHAN EKSA• Tujuan latihan adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping untuk membudayakan EKSA kepada semua warga INTIM.• Antara latihan/program yang perlu diikuti adalah seperti berikut: i. Program Kesedaran EKSA; ii. Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA; iii. Kursus Audit Dalaman EKSA; dan iv. Lain-lain aktiviti atau program yang bersesuaian.7.4 PELANCARAN EKSA• Pelancaran dan perasmian EKSA diadakan tanda mula program ini di samping menyampaikan hasrat dan sokongan pihak pengurusan INTIM.• Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah: i. Dasar EKSA; ii. Zon EKSA; iii. Objektif EKSA; iv. Pelan Tindakan Pelaksanaan EKSA; dan v. Buku Panduan Pelaksanaan EKSA. 17

8. PIAWAIAN TINDAKANPELAKSANAAN EKSA INTIM 18

8.1 KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN8.1.1 Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut: PENYEDIAAN SUDUT EKSABIL JAWATANKUASA PEMANDU/INDUK JAWATANKUASA ZON1 Polisi, Objektif dan Logo EKSA Polisi, Objektif dan Logo EKSA2 Carta Organisasi Pemandu/Induk Carta Organisasi Zon3 Jadual Perancangan Jadual Perancangan Zon4 Pelan Lokasi (Semua Zon) Pelan Lokasi Zon5 Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti6 Gambar Sebelum dan Selepas Gambar Sebelum dan Selepas7 Informasi dan Hebahan Informasi dan Hebahan8 Tarikh Kemaskini Sudut Tarikh Kemaskini Sudut PENYEDIAAN SUDUT EKSABIL JAWATANKUASA JAWATANKUASA JAWATANKUASA AUDIT PROMOSI LATIHAN1 Polisi, Objektif dan Logo Polisi, Objektif dan Logo Polisi, Objektif dan Logo EKSAEKSA EKSA Carta Organisasi2 Carta Organisasi Carta Organisasi Jadual Perancangan3 Jadual Perancangan Jadual Perancangan Informasi dan Hebahan4 Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti Tarikh Kemaskini Sudut5 Informasi dan Hebahan Informasi dan hebahan6 Tarikh Kemaskini Sudut Tarikh Kemaskini Sudut7 Rumusan Audit8.1.2 Sudut EKSA hendaklah berimej korporat (objek hiasan yang tidak keterlaluan atau berlebihan) 19

8.1.3 Melaksanakan program pengiktirafan EKSA sebagaimana kategori berikut: • Zon Terbaik; • Bilik Terbaik; • Ruang Kerja Terbaik; • Tandas Terbaik; • Hasil Kreativiti Terbaik; dan • Amalan Hijau Terbaik.8.1.4 Melaksanakan inovasi/amalan baik (best practices) yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti warga kerja.8.1.5 Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh berikut: • Kreativiti menggunakan barangan terpakai sebagai tong kitar semula • Barang terpakai untuk hiasan/kegunaan EKSA8.1.6 Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh berikut: • Notis/arahan penjimatan tenaga • Penggunaan lampu/peralatan jimat tenaga (save energy) • Penetapan suhu optimum • Penjimatan kertas • Penjimatan air • Kempen hijau/Go Green8.1.7 Melaksanakan program/usaha kitar semula.8.1.8 Menyediakan analisis penjimatan, contohnya kos, masa, ruang dan tenaga pekerja. 2 0

8.2 RUANG PEJABAT8.2.1 Lantai• Memastikan lantai memenuhi kriteria yang berikut: i. Selamat dan tidak licin ii. Tiada kekotoran/sampah di lantai iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak iv. Tong sampah disediakan• Menyediakan program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi.8.2.2 Dinding dan Siling• Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran dan dalam keadaan baik.• Hiasan yang bersesuaian disediakan dan selaras dengan imej korporat.8.2.3 Lampu dan Soket• Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.• Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.8.2.4 Susun Atur Peralatan• Menyeragamkan susunan laci meja/kekaki boleh gerak (mobile pedestal).• Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas: i. Komputer ii. Dulang (Tray)Keluar/Masuk iii. Fail iv. Perhiasan tidak keterlaluan v. Kedudukan laci 21

8.2.5 Keadaan Peralatan Pejabat• Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ dulang (tray)/dalam laci.• Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.• Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci.• Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas.• Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama (yang bersesuaian)• Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.8.2.6 Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah• Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.• Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/unit.• Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.• Meletakkan papan tanda/tanda arah pada kedudukan strategik dan mudah dilihat.8.2.7 Perhiasan• Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.• Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.8.2.8 Keperluan Umum• Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang guna sama yang mudah dilihat.• Menyediakan dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang guna sama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).• Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di dalam semua bilik/ruang.• Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC) bagi setiapruang/bilik guna sama berserta nombor telefon untuk dihubungi. 2 2

• Menyediakan dan memaparkan etika/tata cara penggunaan bilik guna sama dengan jelas.• Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).8.2.9 Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja• Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.• Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.8.2.10 Bilik Pegawai• Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.• Memastikan susunan perabot kemas.• Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.8.2.11 Stor Peralatan Pejabat• Memastikan stor memenuhi kriteria yang berikut: • Bersih • Tidak berdebu • Susunan kemas dan teratur• Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan kemas.• Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan.• Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja.• Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.• Memastikan tiada bahan/ peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.• Menyediakan penanda aras minimum barang dalam stor. 23

8.2.12 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat))• Memastikan bilik fail memenuhi kriteria yang berikut : i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas• Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas.• Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat.• Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.• Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi: i. Tajuk fail ii. Nombor susunan fail• Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail ditutup.• Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet.• Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail.• Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail.8.2.13 Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi• Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria yang berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat• Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas 2 4

• Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai.• Penggunaan label yang sesuai untuk membezakanaktiviti/barangan/perkhidmatan (Contoh : label barang siap, barang dalamproses, rosak, pelupusan dan lain-lain)• Perlu meletakkan tanda “AWAS” pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain.• Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan.• Cara penggunaan dan jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan dan dipaparkan bagi tujuan pemantauan mesin.8.2.14 Bilik Pemandu• Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.• Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.• Merokok adalah dilarang di dalam bilik.8.2.15 Ruang Kerja Terperingkat• Merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal dan Kawasan Kerja Larangan.• Memastikan bilik tersebut memenuhi kriteria yang berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat 25

8.3 TEMPAT UMUM8.3.1 Lobi Utama/Ruang Hadapan• Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat.• Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh yang berikut: i. Visi ii. Misi iii. Maklumat Pengurusan Atasan iv. Moto dan v. Piagam Pelanggan• Menyediakan perkara seperti yang berikut di lobi utama: i. Buku Kedatangan Pelawat ii. Direktori pegawai iii. Sudut Informasi untuk pelanggan iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat8.3.2 Kaunter Utama• Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria yang berikut: i. Sistem maklum balas pelanggan ii. Direktori warga agensi iii. Borang- borang/ brosur berkaitan iv. Bahan bacaan/informasi v. Info mengenai agensi/piagam pelanggan vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)• Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.• Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.• Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.• Menyediakan dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini. 26

8.3.3 Ruang Menunggu• Menyediakan dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.• Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.• Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.8.3.4 Laluan Utama/Koridor• Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak sepanjang laluan.• Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.• Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.• Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.• Papan notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan kemaskini maklumatnya.8.3.5 Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan• Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.• Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas, tidak berhabuk dan selamat.• Pastikan peralatan elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik.8.3.6 Perpustakaan• Memastikan ruang perpustakaan bersih, kemas dan teratur.• Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.• Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan. 27

8.3.7 Surau/ Bilik Solat• Memastikan barang – barang/peralatan yang berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih: i. Telekung/ Kain pelekat ii. Sejadah; dan iii. Penyidai sejadah/telekung iv. Menyediakan kemudahan berikut: v. Tanda arah kiblat vi. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan vii. Tempat letak/ rak kasut viii. Selipar• Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.• Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.• Memastikan surau tidak berbau.• Memastikan tempat wuduk bersih.8.3.8 Lif• Memastikan lif berada dalam keadaan baik,bersih dan berfungsi.• Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi berlaku kecemasan.• Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.• Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat yang mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala.8.3.9 Pantri/Tempat Minum• Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.• Memastikan pantri bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.• Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau.• Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan. 2 8

8.3.10 Tandas/Tandas OKU• Memastikan lantai, persekitaran tandas bersih dan kering.• Memastikan bau tandas menyenangkan.• Memastikan peralatan tandas berfungi dengan baik.• Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna.• Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap yang tersumbat dan semua paip berfungsi dengan baik.• Memastikan pengudaraan tandas baik.• Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas.• Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas.• Menyediakan peralatan tambahan seperti yang berikut: i. Cecair pencuci tangan ii. Tisu tandas iii. Bakul sampah/ tong sanitari iv. Cermin muka v. Bahan Pewangi8.3.11 Gimnasium• Memastikan kawasan gimnasium bersih dan dalam keadaan baik.• Memastikan peralatan gimnasium berada dalam keadaan bersih, tersusun dan selamat digunakan.8.3.12 Padang• Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan baik.• Memastikan rumput di kawasan padang pendek dan kemas. 29

8.3.13 Asrama• Memastikan persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat.• Memastikan semua peralatan dilabelkan denga betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik.• Memastikan susunan perabot kemas.• Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.• Memastikan semua peralatan/perabot berada dalam keadaan baik dan tersusun.8.3.14 Gelanggang• Memastikan kawasan gelanggang, dalam keadaan bersih, baik dan selamat digunakan.• Menyediakan dan memaparkan peraturan/ etika penggunaan gelanggang.• Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik.8.4 KESELAMATAN PERSEKITARAN8.4.1 Pelan Tindakan Kecemasan• Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi : i. Arahan Keselamatan. ii. Latihan pengungsian bangunan, iaitu Latihan Kebakaran (fire-drill). iii. Tanda Amaran. iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul. v. Tanda arah laluan kecemasan.• Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan. 30

8.4.2 Pendawaian/Kabel• Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.• Memastikan plag dilabelkan mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan.8.4.3 Peralatan Pencegahan Kebakaran• Memastikan alat pemadam api menepati kriteria yang berikut: i. Penyelenggaraan secara berkala ii. Mempunyai tata cara Penggunaan iii.Berkeadaan bersih iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai• Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.• Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik8.4.4 Laluan/Tangga Kecemasan• Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup• Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.• Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan.8.4.5 Kunci• Memastikan anak kunci dilabelkan/ditandai dan memenuhi tatacara keselamatan.• Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.• Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertanggungjawab.• Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemas kini. 31

8.5 KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN8.5.1 Lot Letak Kenderaan/Parkir• Sentiasa berada dalam keadaan bersih.• Menyediakan parkir untuk pekerja, pelawat dan OKU di kawasan yang sesuai.• Menyediakan tanda/garisan yang jelas di antara lot-lot parkir yang disediakan.8.5.2 PapanTanda/Tunjuk Arah• Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.• Kedudukan yang strategik.• Berkonsepkan imej korporat jabatan.8.5.3 Tanaman Pokok• Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak /mati di sekitar kawasan.• Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang.8.5.4 Pondok Pengawal/Laluan Masuk• Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.• Terdapat sistem kawalan keluar masuk pekerja/pelanggan/pelawat.• Sediakan buku rekod keluar masuk pelawat/pelanggan.• Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan.• Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.• Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.8.5.5 Tempat Buangan Sisa/Sampah• Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.• Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi.• Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.• Terdapat tempat khas untuk amalan kitar semula. 32

9. PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN9.1 Langkah 1 – Membentuk Pasukan Audit • Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit dalam EKSA • Pelantikan juruaudit dalam EKSA adalah sah untuk tempoh selama dua (2) tahun bermula dari tarikh pelantikan dibuat. • Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA dengan kerjasama Jawatankuasa Audit EKSA perlu menyediakan kriteria dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA.9.2 Langkah 2 – Latihan Audit Dalam EKSA • Pasukan Audit Dalam EKSA yang dilantik hendaklah diberi latihan dari semasa ke semasa untuk memastikan urusan audit dalam eksa dapat dijalankan dengan cekpa dan berkesan.9.3 Langkah 3 – Mengaudit Prestasi EKSA • Pasukan Audit Dalam EKSA akan menjalankan audit seperti yang diajdualkan oleh Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA dan Jawatankuasa Audit EKSA. • Kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA hendaklah sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.9.4 Langkah 4 – Mengumumkan Penemuan Audit • Pengerusi Jawatankuasa Audit EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA. Penemuan audit dalam turut perlu dimaklumkan kepada semua warga jabatan/bahagian. • Jawatankuasa Audit EKSA perlu menyediakan laporan dan analisis keputusan Audit Dalam EKSA. • Keputusan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA perlu dipamerkan di setiap Sudut EKSA yang disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat antara bahagian/unit. • Penilaian audit boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang bersesuaian. 33

10. PENSIJILAN EKSAPensijilan akan dikeluarkan kepada jabatan yang berjaya memperoleh markahpurata 80% dan keatas. Pecahan markah adalah seperti berikut: MARKAH KATEGORI SIJIL90.0% - 100.0% CEMERLANG80.0% - 89.9% BAIKSijil EKSA dikeluarkan berdasarkan kepada entiti sesebuah jabatan yang diauditoleh MAMPU. Entiti ini merujuk kepada jabatan yang mempunyai kewujudantersendiri dari segi bangunan, ruang persekitaran atau lokasi. Pihak pengurusanmemandang serius perkara ini dan berharap semua warga INTIM memberikankomitmen yang tinggi dalam melaksanakan program ini.Tempoh sah laku sijil adalah selama dua (2) tahun dan tarikh ini dipaparkandalam sijil EKSA.Permohonan pembaharuan sijil EKSA perlu dimohon daripada MAMPU satu (1)bulan sebelum tarikh tamat sah laku sijil.Jabatan yang berminat dan bersedia untuk mendapatkan pensijilan EKSA perlumengemukakan permohonan rasmi kepada MAMPU, bersama-sama laporanaudit dalam yang dibuat sebanyak dua (2) kali serta mencapai purata markah80.0% dan ke atas selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh pengauditandijalankan. 34

11. PENUTUPPanduan EKSA INTIM ini diharapkan agar dapat memberi panduankepada warga INTIM dalam melaksanakan pengurusan berkualiti ditempat kerja. Melalui pelaksanaan EKSA, warga INTIM dapat sama-sama membentuk disiplin dan etika kerja yang cemerlang bagimenghasilkan penyampaian perkhidmatan yang berprestasi tinggiserta memenuhi hasrat pelanggan. EKSA juga dapat menggalakkanwarga INTIM untuk menjadi warga yang kreatif dan inovatif.Selain daripada panduan ini, warga INTIM juga digalakkan untukmerujuk kepada pekeliling-pekeliling dan peraturan-peraturan yangsedang berkuatkuasa serta lain-lain bahan rujukan EKSA untukmembantu menjayakan pelaksanaan EKSA INTIM. 35

12. SUMBER RUJUKAN1. Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA), 2015 Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)2. Panduan Amalan 5S Sektor Awam, 2010 Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) 36