pp

ตรวจสอบวนั ครบกาหนดทตี่ ้องชาระหนี้ เง่ือนไขการชาระเงิน  หมายถึง ขอ้ ตกลงเกี่ยวกบั ระยะเวลาในการจ่ายชาระเงินค่าสินคา้ พร้อมท้งั ส่วนลด(ถา้ มี) เงื่อนไขการชาระเงินจะแจง้ ไวใ้ นใบกากบั สินคา้ ผซู้ ้ือมีสิทธิจะไดร้ ับส่วนลด เม่ือไดป้ ฏิบตั ิตามเงื่อนไขใน การชาระเงินในช่วงเวลาที่กาหนดไว้ เช่น

 1. เงื่อนไข 2/10, n/30 หมายถึง ถา้ ชาระหน้ีภายใน 10 วนั หลงั จากวนั ท่ีซ้ือจะไดร้ ับ ส่วนลด 10 % และตอ้ งชาระหน้ีภายใน 30 วนั 2. 2/10 eom, n/60 หมายถึง ถา้ ชาระหน้ีภายในวนั ท่ี 10 ของเดือนถดั ไป จะได้ ไดร้ ับส่วนลด 10 % และตอ้ งชาระหน้ีภายใน 60 วนั

ใบสาคญั จ่ายและจดั ทาชุดเอกสารประกอบการจ่ายเงนิระบบใบสาคญั (Voucher System) เป็นวิธีการบญั ชีรูปแบบหน่ึง ท่ีใชค้ วบคุมการจ่ายเงินของกิจการ โดยการจ่ายเงินทุกรายการ ตอ้ งจ่ายดว้ ยเชค็ ยกเวน้ รายจ่ายจานวนเลก็ ๆ นอ้ ย ๆ จ่ายจากเงิน สดยอ่ ย

ลกั ษณะของระบบใบสาคญั1. กิจการใชร้ ะบบสาคญั และวางระเบียบไวว้ า่ การจ่ายเงินทุก คร้ังตอ้ งจ่ายดว้ ยเช็ค และมีเงินสดยอ่ ยไวส้ าหรับการเงินเลก็ ๆ นอ้ ย ๆ2. ใชท้ ะเบียนใบสาคญั เป็นสมุดข้นั ตน้ แทนสมุดรายวนั ซ้ือ เพ่อื บนั ทึกซ้ือสินคา้ ซ้ือวตั ถุดิบ ซ้ือวตั ถุดิบ และค่าใชจ้ ่าย ตลอดจน ชาระหน้ี

3. ใชท้ ะเบียนจ่ายเชค็ แทนสมุดรายวนั วนั จ่าย4. ใชร้ ะบบใบสาคญั แลว้ ไม่ตอ้ งจดั ทาบญั ชีแยกประเภทยอ่ ย เจา้ หน้ีรายตวั เน่ืองจากใบสาคญั จ่ายเป็นบญั ชีหน้ีสินใชแ้ ทน บญั ชีเจา้ หน้ีรายตวั

ลกั ษณะของใบสาคญั จ่ายใบสาคญั จ่าย (Payment Voucher) เป็นเอกสารท่ีใชเ้ ป็นหลกั ฐาน แสดงการอนุมตั ิจ่ายเงิน ไม่วา่ จะจ่ายเงินทนั ทีหรือจ่ายเงิน ภายหลงั

 ใบสาคญั จ่ายอาจมีดา้ นเดียวหรือ 2 ดา้ นกไ็ ด้ กรณีท่ีใบสาคญั จ่ายมี 2 ดา้ น มีลกั ษณะดงั น้ี ด้านหน้าแสดงข้อมูลดงั นี้ 1. เลขที่ใบสาคญั 2. รายการคา้ เงื่อนไข 3. จานวนหน้ีที่ตอ้ งจ่ายชาระเงิน 4. การตรวจสอบเอกสาร 5. การอนุมตั ิจ่าย ผรู้ ับเงิน

ดา้ นหลงั แสดงขอ้ มูลดงั น้ี 1. การบนั ทึกรายการบญั ชี 2. เลขที่บญั ชี 3. รายละเอียดเก่ียวกบั การคานวณจานวนเงินท่ีตอ้ งจ่าย 4. รายละเอียดเกี่ยวกบั เช็คที่สง่ั จ่าย การกาหนดเลขท่ีใบสาคญั ควรเรียงลาดบั เลขที่ไวเ้ พือ่ ความ สะดวกในการตรวจสอบ โดยเรียงกนั ท้งั ปี โดยใชเ้ ลข 2 หลกั หลกั แรกหมายถึงเดือน และหลกั ที่สอง หมายถึงใบสาคญั จ่าย เลขที่เท่าไรของเดือน เช่น ใบสาคญั จ่ายเลขท่ี 55 ของเดือน มีนาคม จะใชเ้ ลขที่ 3 – 55 เป็นตน้

วธิ ีการของระบบใบสาคญั 1. การจดั ทาใบสาคญั จดั ทาในกรณีต่าง ๆ ดงั น้ี  1.1 การจ่ายเงินซ้ือสินคา้ วตั ถุดิบและสินทรัพย์  1.2 การจ่ายค่าใชจ้ ่ายและคา่ บริการ  1.3 การจ่ายชาระหน้ี เม่ือเกิดรายการคา้ ใหน้ าเอกสารท่ีเกี่ยวขอ้ ง เช่น ใบกากบั สินคา้ หรือใบส่งของ ใบเสร็จรับเงินและหลกั ฐานอื่น ๆ มา ประกอบหลกั ฐานและจดั ทาใบสาคญั จ่ายโดยกรอกรายละเอียด ตามรายละเอียดตามแบบฟอร์มใบสาคญั ของกิจการใหค้ รบถว้ น

2. การบนั ทึกรายการในทะเบียนใบสาคญั (Recording the Vocuher) เม่ือจดั ทาใบสาคญั จ่ายแลว้ นามาบนั ทึกในสมุดข้นั ตน้ ซ่ึงเรียกวา่ ทะเบียนใบสาคญั (Voucher Register) โดยเรียงตามลาดงั เลขที่ในใบสาคญั

3. การเกบ็ ใบสาคญั ท่ียงั ไม่ไดจ้ ่ายเงิน (Filing Unpaid Voucher) ใบสาคญั จ่ายที่ไดบ้ นั ทึกในทะเบียนใบสาคญั แลว้ จะนามาเกบ็ ไว้ ในแฟ้มพร้อมดว้ ยเอกสารหลกั ฐานประกอบการจดั ทาใบสาคญั จ่ายฉบบั น้นั โดยการเกบ็ ใบสาคญั ท่ียงั ไม่ไดจ้ ่ายเงิน

4. การจ่ายเงินตามใบสาคญั (Paying the Voucher) ฝ่ ายการเงินจะตอ้ งทาการตรวจสอบเอกสาร ประกอบการจ่ายอีกคร้ังหน่ึง เม่ือถูกตอ้ งกจ็ ะเขียนเชค็ สงั่ จ่ายเงินใหแ้ ก่เจา้ หน้ีตามใบสาคญั จ่ายและบนั ทึกวนั ท่ีที่ จ่ายเงิน เลขท่ีเชค็ และจานวนเงินท่ีจ่ายลงดา้ นหลงั ใบสาคญั จ่าย และบนั ทึกบญั ชีในสมุดข้ึนตน้ ซ่ึงเรียกวา่ ทะเบียนจ่าย เช็ค

5. การเกบ็ ใบสาคญั ที่จ่ายเงินแลว้ (Filing Paid Voucher)ใบสาคญั ท่ีจ่ายแลว้ จะมีการประทบั ตราวา่ “จ่ายแลว้ ”

 วิธีการของระบบใบสาคญั กรณรี ายการค้าเกดิ ขึน้ แต่ยงั ไม่จ่ายเช็คใบสาคญั จ่าย ทะเบียน ใบสาคญั จ่าย แฟ้มใบสาคญั ใบสาคญั ท่ียงั ไม่จ่ายเงิน บนั ทึกในทะเบียน ใบสาคญั แลว้ใบสาคญั จ่าย ทะเบียน ใบสาคญั จ่าย แฟ้มใบสาคญัท่ีครบกาหนด จ่ายเชค็ ที่จ่ายเชค็ แลว้ ท่ีจ่ายเงินแลว้ชาระเงิน

กรณรี ายการค้าเกดิ ขนึ้ และจ่ายเช็คทันท่ีใบสาคญั จ่าย ทะเบียน ทะเบียน ใบสาคญั จ่าย แฟ้มใบสาคญั ใบสาคญั ใบสาคญั ท่ีจ่ายเชค็ แลว้ ท่ีจ่ายเงินแลว้

วธิ ีการจดั เกบ็ ใบสาคญั1. แฟ้มใบสาคญั ที่ยงั ไม่ไดจ้ ่ายเงินหรือแฟ้มใบสาคญั คา้ งจ่าย2. แฟ้มใบสาคญั ท่ีจ่ายเงินแลว้

การบนั ทึกบญั ชีตามระบบใบสาคญัมีข้นั ตอน ดงั น้ี1. การบนั ทึกรายการในทะเบียนใบสาคญั 2. การบนั ทึกรายการในทะเบียนจ่ายเช็ค 3. การผา่ นรายการจากทะเบียนใบสาคญั และทะเบียนจ่ายเช็คไปยงั บญั ชีแยกประเภท

1. การบันทึกรายการในทะเบยี นใบสาคญัการบนั ทึกในทะเบียนใบสาคญั ตามรูปแบบดงั น้ี1. วนั ที่ บนั ทึกวนั ที่เกิดรายการ2. เลขที่ใบสาคญั ฉบบั ท่ีนามาบนั ทึก3. ผรู้ ับเงิน บนั ทึกชื่อผมู้ ีสิทธิรับเงินตามใบสาคญั4. คาอธิบาย5. เง่ือนไขการชาระหน้ี

6. การจ่ายเงิน วนั ที่จ่ายและเลขท่ีเชค็7. เครดิตใบสาคญั จ่าย บนั ทึกเงินรวมตามใบสาคญั จ่าย8. เดบิต บญั ชีต่าง ๆ ที่เกิดข้ึน และช่องบญั ชีอื่น ๆ มีไวส้ าหรับ รายการท่ีไม่เกิดบ่อย

ตวั อย่างบันทึกทะเบียนใบสาคญัตัวอย่าง วนั ท่ี 4 มีนาคม 2559 บริษทั เอบีซี จากดั ซ้ือสินคา้จากร้านสยามนครินทร์ เป็นเงิน 10,000 บาท ภาษีมูลค่าเพม่ิ 7% เงื่อนไข 2/10 n/30 มี.ค. 4 เดบิต ซ้ือสินคา้ 10,000 ภาษีซ้ือ 700 เครดิต ใบสาคญั จ่าย เลขท่ี .... 10,700

2. การบนั ทกึ รายการในทะเบียนจ่ายเช็คจะตอ้ งจดั ทาใบสาคญั ก่อนและบนั ทึกในทะเบียนใบสาคญั เม่ือ ถึงกาหนดชาระเงินจึงจะนาใบสาคญั มาบนั ทึกในทะเบียนจ่ายเช็คตามรูปแบบทะเบียนจ่ายเช็คดงั น้ี 1. วนั ที่ ท่ีจ่ายเชค็ 2. เลขท่ีเช็ค ที่สง่ั จ่าย 3. ผรู้ ับเงิน ตามใบสาคญั 4. เลขท่ีใบสาคญั ที่จ่ายเช็ค

5. เดบิตใบสาคญั จ่าย ตามจานวนเงินของใบสาคญั แต่ละฉบบั6. เครดิตส่วนลดรับ กรณีมีส่วนลด7. เครดิตธนาคาร ตามจานวนท่ีเขียนเชค็ ทะเบียนจ่ายเช็คใชแ้ ทนสมุดรายวนั จ่ายเงิน เม่ือบนั ทึก รายการในทะเบียนจ่ายเชค็ แลว้ ใหล้ งหมายเหตกุ ารจ่ายเงินใน ทะเบียนใบสาคญัโดยเขียนวนั ที่ท่ีจ่ายและเลขท่ีเช็คไวใ้ นช่องรายการจ่ายเงินให้ ตรงกบั รายการใบสาคญั

ตวั อย่าง การบนั ทกึ รายการในทะเบียนจ่ายเช็คจากตวั อยา่ ง ขอ้ ที่ 1 (หลงั จากบนั ทึกในทะเบียนใบสาคญั แลว้ เมื่อถึงกาหนดจ่ายหรือจ่ายตามเง่ือนไขท่ีไดร้ ับส่วนลด) บนั ทึก ในทะเบียนจ่ายเชค็ ดงั น้ีมี.ค. 14 เดบิต ใบสาคญั จ่าย เลขท่ี .. 10,700เครดิต เงินฝากธนาคาร 10,500ส่วนลดรับ 200

3. การผ่านรายการจากทะเบียนใบสาคญั และทะเบียนจ่ายเช็คไปยงั บัญชีแยกประเภท3.1 ผา่ นรายการจากทะเบียนใบสาคญั ไปยงั บญั ชีแยกประเภท ใช้ อกั ษรยอ่ วา่ “ท.ส.” มีหลกั ดงั น้ี 3.1.1 รายการท่ีบนั ทึกในช่องบญั ชีอ่ืน ๆ ผา่ นรายการไปยงั บญั ชีแยกประเภท ณ วนั เกิดรายการน้นั ๆ แลว้ เขียนเลขที่บญั ชี กากบั

3.1.2 รายการดา้ นเดบิตท่ีเปิ ดบญั ชีไวเ้ ฉพาะและช่องเครดิตใบสาคญั จ่าย ใหร้ วมยอดในทะเบียนใบสาคญั ณ วนั สิ้นเดือน แลว้นายอดรวมผา่ นไปยงั บญั ชีแยกประเภทน้นั ๆ ในวนั สิ้นเดือน แลว้เขียนเลขที่บญั ชีกากบั ไวภ้ ายใตย้ อดรวม

3.2 ผา่ นรายการจากทะเบียนจ่ายเชค็ ไปยงั บญั ชีแยกประเภท ใช้ อกั ษรยอ่ วา่ “ท.ช.” มีหลกั ดงั น้ี 3.2.1 ทาการรวมยอดเดบิตใบสาคญั จ่าย และช่องเครดิต ส่วนลดรับและธนาคารในวนั สิ้นเดือน3.2.2 ผา่ นรายการไปยงั บญั ชีแยกประเภทดว้ ยยอดรวมเพยี งเดือน ละคร้ังแลว้ เขียนเลขท่ีบญั ชีกากบั ไวภ้ ายใตย้ อดรวม

รายละเอยี ดใบสาคญั ค้างจ่ายการบนั ทึกบญั ชีตามระบบใบสาคญั จะมีบญั ชีใบสาคญั จ่ายแทน บญั ชีเจา้ หน้ี ดงั น้นั จึงไม่ตอ้ งจดั ทาบญั ชีเจา้ หน้ีและเจา้ หน้ีรายตวั เพราะสามารถทราบยอดเจา้ หน้ีท่ีคา้ งชาระท้งั สิ้นจากยอด คงเหลือในบญั ชีใบสาคญั จ่ายและจะทราบรายละเอียดเจา้ หน้ีราย ตวั ไดจ้ ากรายละเอียดใบสาคญั คา้ งจ่าย โดยดูจากทะเบียน ใบสาคญั ที่ยงั ไม่จ่ายเงินช่องการจ่ายเงินในทะเบียนใบสาคญั จะ วา่ ง (ไม่มีวนั ท่ีและเลขท่ีเช็ค) และสามารถนามาจดั ทา รายละเอียดใบสาคญั คา้ งจ่ายหรือเจา้ หน้ีคา้ งจ่ายดงั น้ี

ตวั อย่างรายละเอยี ดใบสาคญั ค้างจ่าย บริษทั เอบีซี จากดั รายละเอียดใบสาคญั คา้ งจ่าย วนั ท่ี 31 มีนาคม 2559เลขทใี่ บสาคญั ผู้รับเงนิ จานวนเงนิ3 - 11 บริษทั สยามนครินทร์ จากดั 15,0003 - 20 โรงงาน อาร์ซี 6,000 รวม 21,000

แนวทางควบคุมภายในเกย่ี วกบั เจ้าหนี้ การจ่ายเงนิ และเบกิ เงนิ จากธนาคาร