Gestao de equipe em Home office

HOME OFFICE Como Gerenciar equipes Resumo Como criar um grupo comprometido e unido, quando todos estão espalhados e em suas casas pela cidade? Sérgio Tinoco Cordeiro Filgueiras [email protected] – Cel: 11 99884 4879

Sumário Gerenciar uma equipe em home office I INTRODUÇÃO 02 II TELETRABALHO E COLABORADORES 03 III TELETRABALHO E GESTORES 04 a. Vantagens 07 b. Desvantagens 08 IV IMPLEMENTANDO O TELETRABALHO COM QUALIDADE 09 V RECOMENDAÇÕES PARA UM BOM RESULTADO NO 11 TELETRABALHO 12 a. Comunicação 14 b. Controle 15 c. Contato 16 d. Processo e rotinas 18 e. Estrutura de trabalho (home office) 21 f. Ferramentas 23 g. Saúde mental 24 h. Conversa de café 26 VI REUNIÃO EM TELETRABALHO 26 a. Regras úteis para que uma reunião seja efetiva 29 b. Tipos de reunião 31 c. Competências que ajudam um líder de reunião 32 d. Condutas a serem evitadas em uma reunião 32 VII CONCLUSÃO 34 EXERCÍCIOS 38 BIBLIOGRAFIA 1

Gerenciar uma equipe em home office I. INTRODUÇÃO: A disseminação exponencial do vírus Covid-19 pede de todos que fiquem em casa, dessa forma, contribuindo para o isolamento social que combate a disseminação desse vírus. Em consequência, nunca tantos tiveram que trabalhar de forma remota. Forçados a trabalhar de suas casas os funcionários das organizações necessitam buscar ações ágeis e efetivas para resolver a própria vida e manter sua atividade profissional, nesse sentido, um ponto que ajuda a ficar em casa, é o teletrabalho, que, cada vez mais, vem ocorrendo nas organizações. Teletrabalho ou Home office, na literatura, é definida como conjunto de tarefas ou atividades laborais executadas utilizando a internet, a distância, ou seja, uma atividade profissional, realizada fora do espaço físico da organização, utilizando tecnologia da informação (TI). Uma das bases da TI é a internet, que revolucionou a comunicação e vem se tornando crescentemente presente na vida de todos, tendo como exemplo dessa influência as inovações relacionadas ao cursos Ead, como este aqui, videoconferência, utilizado em audiências, no caso da Justiça, além do novo modo de trabalho, o home office, ente outros. 2

Na Administração Pública brasileira, e especificamente na Justiça Federal, considerando o teletrabalho, o desafio a ser superado ainda é como transformar a estruturas burocráticas, com hierarquia forte, em organizações flexíveis e inovadoras que facilite a adoção dessa modalidade (home office). Para tanto, é necessário o rompimento com os modelos tradicionais de administrar os recursos públicos e implementar novas formas de gestão, modificando ou eliminando barreiras existentes. A vantagem da nossa Justiça é que já adota o teletrabalho como possibilidade e há regramento para sua execução, já tendo superado alguns obstáculos. II. TELETRABALHO E COLABORADORES No Teletrabalho, há algumas características que influenciam no sucesso da empreitada: o perfil do colaborador, sua capacidade técnica, disciplina para compor um trabalho de forma eficiente e eficaz, o espaço físico com computadores em casa conectados à Internet, o perfil autodidata e comprometido de cada um. Esses são alguns pontos importantes a se verificar, inclusive propiciando políticas para orientar esse modo de trabalhar. Outro aspecto importante é o trabalho em equipe, no formato virtual, muito diferente da atividade presencial. A estratégia de se trabalhar com equipes alocadas em diferentes lugares, vem se tornando um desafio mediante, por exemplo, a problemas de 3

comunicação. Esses problemas podem acarretar atritos e frustrações nas relações com os envolvidos (os stakeholders), além de provocar falhas ou dúvidas na interpretação de solicitações de serviço, por exemplo. No mesmo sentido, gestores enfrentam um grande desafio para auxiliar as suas equipes a manter a efetividade do trabalho, enquanto tantos se adaptam a essa forma diferente de trabalho. III. TELETRABALHO E GESTORES Liderar uma equipe sem contato pessoal presencial (especialmente se ela não está acostumada a isso) não é fácil, e torna-se um grande desafio se é compulsório e com muitas pessoas envolvidas. 4

Como criar um grupo comprometido e unido quando todos estão espalhados em suas casas, pela cidade? Como promover confiança, construir uma cultura positiva e oferecer liderança e apoio à distância? Como realizar o trabalho, em diversas áreas, que cada vez mais tem sido modificado em virtude das necessidades organizacionais. Se você não explorar o fator comportamental, dificilmente este colaborador irá produzir com eficiência de verdade, e isto está diretamente ligado aos resultados da organização. Pessoas estão por trás de todo fluxo de tudo que a organização produz. Se você valoriza o seu cliente (sociedade) e procura dar o seu melhor, certamente você deve saber da importância que a sua equipe tem nessa jornada. Jorge Paulo Lemann (Ab InBe) está no controle de grandes companhias como a Kraft Heinz, Burger King, além da Ab InBev. Certa vez ele disse: “Nosso negócio não é cerveja, nem hambúrguer ou ketchup, é gente.” Para ele, quem faz uma empresa são as pessoas. Pessoas tem a capacidade de fazer a organização ser a melhor ou a pior. Se a equipe não estiver motivada, ela não produz como deveria. Imagine em Home Office!!! “Home Office”, é neste momento que surge a falta de compromisso, que muitas vezes gera uma equipe dividida e que não trabalha em prol da organização (Justiça), mas sim pelo benefício próprio. 5

A falta de motivação gera funcionários sem perspectivas, inibe a visão de futuro e geram situações como:  A qualidade do serviço/produto fica comprometida;  A empresa passa por alta rotatividade de funcionários;  A empresa não tem um ambiente colaborativo, entre outros aspectos. “Loucura é fazer sempre as mesmas coisas e esperar resultados diferentes.” É essencial pensar em Pessoas. A receita é simples; ou você investe na sua equipe e gera uma postura mental diferenciada, ou muito provavelmente você terá pessoas acomodas. Grande parte dos problemas de uma pessoa na empresa não são questões técnicas, mas sim comportamentais. Se você tratar o comportamento, você vai desenvolver o técnico. Muitas empresas se concentram em tratar o técnico e se frustram todas as vezes que precisam de um colaborador motivado para gerar resultados. Não estou dizendo que o fator técnico não é necessário, mas que se não for tratado o comportamental, você perderá eficiência. Então, nesse momento de Home Office, perceba-o como possibilidade de mudar o paradigma e fazer diferente. Não será o controle que fara a equipe trabalhar, mas a relação do líder com a equipe de forma saudável. Quando o líder se empenha para orientar, delegar, acompanhar e fazer a sua parte para caminhar lado a lado no alcance de metas e objetivos, ele aproxima cada vez mais as pessoas dele, e, com isso, as incentiva a se relacionarem bem, não só com ele, mas também entre si. Nunca o sentido de pertencimento foi tão importante como agora. É importante demostrar que o líder estará sempre ali, ao lado de seus colaboradores, valorizando-os e reconhecendo seus esforços continuamente, bem como mostrando-lhes que os resultados positivos e benefícios que estes mesmos esforços estão trazendo para organização como um todo. 6

O teletrabalho apresenta facilidades e dificuldades que se intensificaram nessa crise (COVID 19), com o servidor não cumprindo sua carga horária de trabalho aonde estava habituado. Ou seja: trabalhar em casa traz vantagens e desvantagens para o a organização, Gestor e para o funcionário, assim como qualquer outra modalidade de jornada. Um dos grandes desafios para empreendedores e profissionais envolvidos é conhecer essas vantagens e desvantagens e dar o tratamento adequado. Resumidamente, as vantagens e desvantagens são: a. Vantagens: Este tipo de atuação propicia ao servidor a vantagem de ser mais autônomo, facilidade de poder trabalhar onde quiser e em qualquer horário, redução do estresse decorrente do trânsito, convívio em família e alimentação saudável, entre outros. Tudo isso traz economia, maior produtividade e, redução do turn over, que possibilita motivação dos servidores e flexibilidade organizacional. 7

b. Desvantagem: Em contrapartida, há desvantagem: A interação entre os colegas fica prejudicada, o envolvimento no ambiente familiar pode dificultar o desempenho nas tarefas, pois pode perder sua privacidade, sendo chamado o tempo todo, possibilidade de excesso de carga de trabalho, Indefinição de horários de trabalho e lazer, se não houver planejamento e disciplina, tendência ao isolamento social, a comunicação torna-se menos frequente e mais restrita. O teletrabalho a longo prazo, pode acarretar falta de atualização profissional, dificulta o reconhecimento da liderança, bem como o estabelecimento de confiança com a liderança. Considerando esses aspectos, é importante saber como organizar as equipes para trabalhar em casa, como manter o controle da gestão da jornada dos colaboradores, dar o suporte necessário com qualidade e equilíbrio entre colaboradores e empresa. 8

IV. IMPLEMENTANDO O TELETRABALHO COM QUALIDADE: Os desafios organizacionais para implementar o teletrabalho são de haver garantia de que os propósitos definidos entre funcionário e organização (servidor e Justiça Federal) sejam atingidos, para tanto é importante facilitar a coordenação das equipes virtuais e melhorar a atuação e a qualidade de vida dos colaboradores. É necessário atentar para cuidados com os colegas. Se por um lado as pessoas deixam de ter o tempo de deslocamento, por outro o teletrabalho traz riscos no tocante à intensidade. Pessoas solteiras podem vir a trabalhar mais, alongando jornadas e colocando a saúde em risco. As pessoas que têm filhos podem ter suas atividades de trabalho prejudicadas, impedidas pelas interrupções frequentes, sentindo-se impotentes e sofrendo por não cumprir suas metas. Por esses e outros prováveis prejuízos, que o teletrabalho deve ser planejado de modo que sejam controlados os possíveis problemas que possam afetar a saúde, assim como assegura os meios para que se cumpram as exigências colocadas pelas empresas (Justiça), nesse sentido, o papel do líder é crucial para esse planejamento. Liderar e gerir são conceitos que não se excluem, mas se complementam; assim podem ser associados ao mesmo indivíduo e considerado que o mesmo deva ser capaz de liderar e gerenciar, 9

também o gestor deve ser capaz de liderar, no entanto, há diferenças nos processos de liderar equipes remotas e nos próprios indivíduos líderes destas equipes. É preciso entender que a liderança é um fenômeno que não se dá, somente na pessoa, ou na situação, mas que na realidade trata-se de um processo de interação social em que há mútua influência, entre líderes e liderados. Considerando o cenário do Teletrabalho, as relações tradicionais “líder e liderado” são substituídas por um novo tipo de liderança. Para isso, é necessário fortalecer a interdependência na relação líder e tecnologia, indicando que ambas se afetam e se transformam mutuamente. Assim, os desafios no processo de liderança a distância, as características que envolvem tempo, espaço e flexibilidade; além das diferenças entre as competências exigidas no exercício do liderado em um contexto de trabalho remoto, fazem esta modalidade ser diferente de outras tradicionais Nesse sentido, a comunicação eficaz com mensagens instantânea são os habilitadores para resolução de dificuldades já apontadas como: controle, motivação da equipe e adaptação ao modelo. Vale destacar que no teletrabalho é que o caráter assíncrono ou não-bloqueante da comunicação por meios digitais, aumenta a eficácia de diálogos prolongados, onde os envolvidos usam o atraso entre envio e resposta da mensagem para pensar sobre o problema e responder com maior precisão. Considerando esses fatores, os trabalhadores (servidores) devem tomar os cuidados necessários para obter um bom resultado com o teletrabalho. 10

V. RECOMENDAÇÕES PARA UM BOM RESULTADO NO TELETRABALHO: Novo ambiente, nova rotina e hábitos. Todos tendo que se adaptar para continuar a desempenhar suas atividades. Nessa lógica, pensando em contribuir com o ajustamento a esta fase, apresentamos algumas recomendações e boas práticas para o teletrabalho ou trabalho à distância. Confira os pontos a serem observados: a. Comunicação b. Controle c. Contato d. Processo e rotinas e. Estrutura de trabalho (home office) – Mobiliário e Equipamento f. Ferramentas g. Saúde mental - Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal h. Conversa de café 11

a. Comunicação: O maior problema do home office no momento é o número de informações que as pessoas devem processar a cada momento. Com ferramentas como smartfone, face book, WhatsApp, e-mail e videoconferência, entre outros, a quantidade que chega a todo instante é grande e isso tende a colocar as pessoas em um estado de dispersão e angústia. É importante saber selecionar quais informações você vai ter acesso para não ficar dispersivo. Esse cuidado é necessário para dar conta da exigência cognitiva, de raciocínio, que aumenta muito neste período. Você deve garantir que a informação chegue de maneira fácil e frequente, mais ainda se os integrantes da equipe têm horários diferentes e em vários lugares, caso contrário, você corre o risco de contar com uma equipe desalinhada e improdutiva. A comunicação se processa, de fato, quando o outro compreendeu exatamente aquilo que foi informado, evitando filtros e buscando meios para que a mensagem chegue integralmente ao receptor evitando barreiras a comunicação. As barreiras criam interferências na comunicação. Podem ser por discordâncias sobre as palavras que estão sendo usadas, pode ser por uso de jargões específicos de um campo ou de expressões 12

coloquiais de uma região, pode ser por excesso de burocracia, ou falta de canais adequados de comunicação ou ainda barreiras fisiológicas ou físicas, causadas por disfunções corporais. Inclui-se também a fala como desinteresse do emissor, atitudes antagônicas, preconceitos pessoais e emoções. Há também sobrecarga de informações, distanciamento entre os participantes, dispersão das informações e barreiras estruturais, opiniões e atitudes, percepção que temos do outro e inibição. Há outros, mas essas barreiras ocorrem com frequência na organização e diversas vezes são sutis e de difícil detecção. Por isso é muito importante priorizar uma boa comunicação (prioridade máxima), esclarecendo as expectativas, estabelecendo processos para documentar e compartilhar, garantindo que a equipe sinta segurança com a tecnologia. Comunicar-se bem é assegurar que sua mensagem será compreendida de forma clara e objetiva, utilizando todos os meios disponíveis para tanto. Não é apenas transmitir com êxito a informação, e sim saber se ela foi compreendida pelo receptor. Comunicação eficaz é a troca de entendimento, assim, o interlocutor precisa saber selecionar as ideias, esquematizar e planejar o que deseja transmitir, ou seja, a boa comunicação depende de um bom planejamento do texto. Representa transmitir para o interlocutor as informações que você precisa, causando nele a compreensão que deseja. É emitir uma mensagem com clareza e sem dar margem a qualquer ruído ou desentendimento. Na comunicação, é fundamental respeitar os horários, pois, o trabalho tende a invadir o momento fora do trabalho, os empregados acabam tendo dificuldade de separar um do outro, podendo aumentar muito, na prática, a jornada de trabalho. O trabalhador pode se educar a não atender o celular o tempo inteiro, não ficar no WhatsApp o tempo inteiro. Enfim, encerrar a sua jornada de trabalho. Uma sugestão é que a comunicação seja feita por um canal diferente do WhatsApp, crie o grupo ou canal específico para o 13

home office assim, é possível diferenciar quando a comunicação é por motivos profissionais ou não. E sendo possível se desligar completamente do trabalho, simplesmente não acessando esse canal, já que nos tempos atuais é muito difícil se desligar do WhatsApp. As ferramentas e recursos na comunicação são aspectos fundamentais para uma transição sem problemas para trabalhar em casa. b. Controle Deve haver controle e organização nos trabalhos, mas sem exageros. Se você criar uma agenda para sua equipe, definido horários para que todos se reúnam (virtualmente) e para reuniões individuais. Além disso, informe a equipe sobre como e quando eles podem se comunicar com você durante a jornada de trabalho. Importante: Evite que os colaboradores se sintam em uma ilha pelo fato de estarem trabalhando de casa, assim, estejam disponíveis. Além das reuniões individuais ou em grupo que você programar, tente entrar em contato com todos pelo menos uma vez por dia com mensagens instantâneas ou e-mail. Ou, melhor ainda, pegue o telefone para uma ligação rápida. 14

Falar para discutir detalhes de uma atividade ou transmitir uma mensagem importante, com frequência é mais efetivo e eficiente do que escrevê-la. Também é uma forma de estabelecer uma relação pessoal com os colegas. No entanto, tenha muito cuidado com o excesso de controle. Quem trabalha à distância deve entender que seu gestor acredita que a equipe vai trabalhar como se estivesse na Justiça. Confiança é fundamental. Se você “aparecer”, só para ver como estão trabalhando, pode transmitir desconfiança, isso é ruim. Portanto é importante saber o que está acontecendo, transmitir uma mensagem de pertencimento, estar disponível, estabelecer autonomia, estar presente, sem exageros, mas atenção, confiança deve ser a base das relações. c. Contato Tendo em mente tudo que foi descrito no item anterior, embora, geralmente, haja mais atenção e reuniões com a equipe inteira, é importante estabelecer tratamento individualizado com membros da equipe, pois, como já dito, os colaboradores não podem se sentir em uma ilha. Ver o rosto de cada integrante da equipe ajuda a gerar um sentimento maior de contato, independente do lugar em que cada pessoa se encontra. Ver os gestos de cada um enquanto falam, sorriem e ouvem ajuda a equipe a ter um bom sentido do tom, os estilos de comunicação e do humor, e pode ajudar a que todos se 15

compreendam melhor quando se comuniquem por e-mail e mensagens de texto. Dar tratamento individual é essencial para saúde mental e ajuda a uma conexão melhor, uma vez que, o momento é bastante complicado, estamos com emocional abalado e, às vezes , sem as melhores práticas para trabalhar de casa, lembrando ainda que o home office não é simples quando filhos e outras pessoas também estão no isolamento. O tratamento, “olho no olho”, mesmo à distância, é indispensável, visto que, em teletrabalho, recebemos tantos e-mails, tantas mensagens que consumi-las e respondê-las pode se tornar algo frio e impessoal, além da dificuldade de cada um se entender em palavras, em razão de termos maneiras diferentes de comunicar e interpretar. Isso não acontece se entramos em contato, e com tratamento individualizado conversando sobre o que está acontecendo. É mais eficiente, facilitando uma resolução, possivelmente, muito mais rápida do que se mantivermos distantes. d. Processo e rotinas 16

Trabalho remoto demanda processos melhores. Das coisas mais triviais às mais complexas, é importante que você tenha processos bem documentados e que você revisite sempre que achar necessário. Quem trabalha de casa tem sempre a dúvida: “será que estou fazendo certo?”. Se não há um processo no qual a pessoa expresse o que está fazendo, a insegurança permanece. Qual era a rotina? qual era o procedimento que se seguia? Adapte à nova realidade e siga este rito. Trabalho remoto costuma aumentar a produtividade média. Esse pico de concentração com processos ajuda a ter mais rastreabilidade para gestão do time. Defina de que maneira vão levar as atividades e informe a todos envolvidos. Mantenha esses rituais, mesmo que adaptados para o modelo remoto. Agora, mais do que nunca, o time precisa dessa rotina e das interações. Entre esses rituais, estabelecer horários para começar, para terminar, de pausas, inclusive definindo o horário do almoço, é muito importante. Otimizar o tempo de trabalho e evitar desperdícios são diferenciais nessa rotina. Para isso, O gestor precisa de uma ótima capacidade de organização individual e coletiva. Ter uma visão sistêmica e conhecimento sobre os processos produtivos da organização (Justiça) também são características essenciais. Certamente essa frase é conhecida: “nem todo chefe é líder”. Por quê? Para exercer a liderança é imprescindível possuir inteligência emocional e ter a capacidade de perceber as emoções dos outros. Saber usar as ferramentas e mecanismos disponíveis são formas de auxiliar o funcionário no seu dia a dia. Isso pode motivá-lo, e melhorar os resultados. 17

e. Estrutura de trabalho (home office) O espaço em que a pessoa está trabalhando deve ser suficiente, permitindo a ela se afastar do movimento da casa, se isolar em silêncio e ter tranquilidade para trabalhar sem constantes interrupções. “Pessoas veem e não acham que estamos trabalhando e que podem interromper. Isso é muito importante. Em relação ao ruído, deve-se buscar o maior silêncio possível. Sobre a temperatura adequada, não é recomendado usar ar condicionado porque a exaustão desses aparelhos é aquém do necessário para se ter um ar saudável. O ideal, orienta é trabalhar com janelas abertas e, durante 10 minutos, abrir a porta para ter circulação cruzada, ou o que se chama de corrente de ar. A temperatura recomendada é entre 24º e 26º. O ambiente precisa também ter uma boa luz. “Mas como o trabalho é com computador, geralmente a fonte tem a sua própria luz, então a luminosidade não vai ser problema, em princípio. É bom ter luz que possa mover como abajur para ler um documento, especialmente se tiver mais de 40 anos”, Deixe aberto o canal para quem precisar de ajuda para configurar esses ambientes. Dessa forma, você lida e ajuda com essas necessidades, avaliando e auxiliando cada caso, se preciso, pergunte ao Núcleo de Saúde. 18

i. Mobiliário O ideal é ter cadeiras confortáveis, incluindo um estofamento macio ou uma almofada, pois os servidores ficam muito tempo sentados. “Trabalhar com computador altera a percepção do tempo e tendemos a ficar mais tempo”. A cadeira deve ter altura que quando a gente se senta com a região lombar encostada no fundo, o joelho fique a 90º e os pés apoiados. Embora seja difícil que uma pessoa fique apenas em uma posição, essa é tida como a forma básica. A cadeira pode ter braço ou não, mas se tiver é bom para descansar. A mesa é importante para colocar o computador, devendo evitar outras posições, como ficar deitado com o laptop na cama ou no sofá. A tela deve ficar na altura dos olhos, para não forçar a coluna cervical. A altura da mesa deve ser tal que não eleve os ombros quando for usar o teclado ou o mouse. Isso dá automaticamente a altura mais confortável. Além disso, é importante a mesa ter uma amplitude suficiente para acomodar os objetos todos. É bom colocar perto de você os objetos que usa mais frequentemente. Como as pessoas tendem a ficar sentadas muito tempo, isso traz uma exigência muito grande para a postura. Uma dica é tentar levantar, ficar durante um período curto fazendo algo. “Isso se chama pausa compensatória, isso é recomendável para variar a postura. O ideal é que possa, de vez em quando, levantar e dar essa caminhada”. 19

ii. Equipamentos Já os equipamentos devem ser adotados de modo a deixar mais confortável o período de uso. A tela fixa é a mais indicada. O teclado móvel também é importante, para que o funcionário possa mudar de posição. O mouse é recomendável, em vez dos painéis em laptops, para movimentar os cursores. Tanto nos computadores quanto em smartphones, é preciso cuidado com os olhos. “Trabalhamos com celular, então quanto maior a superfície da tela melhor para trabalhar”. Como as pessoas ficam com o olho muito próximo ao computador, ele sugere tirar os olhos da tela e jogar para mais distante possível para variar os grupamentos musculares nas posturas. O objetivo é ter o descanso e não sobrecarregar um grupamento muscular em detrimento de outro. Em alguns casos, pode-se pegar equipamentos, documentos e arquivos emprestados. Todos os equipamentos ou periféricos retirados do órgão para uso nas atividades Home Office devem ser devolvidos após o período determinado. É necessário informar e relacionar o que foi retirado do local do trabalho, se possível em um documento com protocolo. 20

f. Ferramentas Além dos equipamentos para o teletrabalho é importante três ferramentas: uma de chat, uma de videoconferência, e uma de trabalho colaborativo simultâneo. Para ferramentas de chat, pode usar whatsapp, há o Slack, o Google Hangouts ou o Tandem. Para ferramentas de videoconferência, use o webex, o Zoom, o Google Hangouts Meet ou Skype. Para ferramentas de trabalho colaborativo, use o Google Drive ou o One Drive, no nosso caso, temos acesso remoto as nossas pastas da Justiça. Diversas empresas de tecnologia têm liberado gratuitamente aplicativos e ferramentas corporativas. Além do Teams, da Microsoft, o Facebook também anunciou que liberaria o Workplace, ferramenta corporativa da rede social, para governos e serviços de emergência por 12 meses. O ideal, porém, é não adotar muitas 21

ferramentas de uma vez, para que as pessoas tenham tempo de se adaptar. É importante não perder o foco e qualquer ferramenta que utilizar seja separada para a atividade. Alguns apps que podem ser usados para se organizar no home office: Trello: ferramenta digital que permite organizar o fluxo de trabalho, visualizando o que já foi feito, o que está acontecendo e o que precisa fazer. Tem uma opção básica gratuita. Asana: outra ferramenta para organizar o dia a dia de equipes e monitorar o que o andamento do trabalho. Também tem opção básica gratuita. Slack: serviços de mensagem que permite criar grupos de trabalho e de integração com outras ferramentas. Há opção básica sem cobrança. Mural: ferramenta digital que permite visualizar ideias e ter reuniões com maior visualização. Versão grátis é disponível por 30 dias. Miro: quadro branco virtual e coletivo, para equipes que precisam enxergar como está o fluxo do trabalho. Disponível em versão gratuita. Zoom: ferramenta de videoconferência e reuniões on-line. Na versão gratuita, é possível reunir até 100 pessoas na mesma conferência. Cucko: site que permite criar um cronômetro digital e compartilhar com uma equipe. Assim é possível saber quanto tempo vai durar uma reunião e focar nela antes de se distrair com mensagens ou redes sociais. 22

g. Saúde mental A principal atenção agora é com as pessoas. Tenha disciplina com processos e rituais para sentir a temperatura do time. Acompanhe como eles estão se sentindo nesse período de incerteza, mostre-se disponível e seja fonte de otimismo e segurança. Tenha um canal de comunicação por Slack, e-mail ou WhatsApp, para suporte técnico, psicológico e de informações. Em toda reunião, seja 1:1 ou coletiva, comece fazendo um checkpoint pessoal. Pergunte sobre as pessoas o que fizeram no fim de semana, como estão se adaptando ao trabalho remoto, como está a família e a rotina de casa. Esse quebra-gelo é uma calibragem para os líderes, é importante ser sincero. O quebra-gelo também pode ser uma música tocada, um bate papo rápido sobre um filme, etc. por um minuto que seja, para mudar o astral de todos e ajudar na conexão com realidade. Crie sua rotina e estimule sua equipe, ter uma rotina de trabalho bem definida, com hora de início e de fim de expediente, é importante para manter tranquilidade mental. Trabalhe com tranquilidade, para aliviar as tensões do trabalho, trabalhando em casa pode-se colocar uma música que curta, exercitar-se, durante o dia, fazer algumas pausas para levantar-se e alongar-se. 23

Alimente-se direito é outro ponto a ser difundido, respeite seu horário de almoço. Prefira refeições leves e nutritivas. Evite de comer na frente do computador, aproveite esse momento para conversar, interagir e relaxar um pouco. Quem mora com familiares pode aproveitar esse período de home office para ter mais tempo com os seus Atenção com as redes sociais, muita gente não resiste e, quando vê, perdeu tempo precioso. Durante o trabalho, faça log off das suas redes sociais e deixe para conferir as novidades fora do expediente. Evite também o excesso de informação, que pode criar muita ansiedade. Evitar ficar o dia todo escutando notícias (muitas vezes alarmistas). Quer ficar informado? Assista ao noticiário da manhã ou da noite. Faça coisas de que gosta, na sua folga, privilegie aquelas que pode fazer sozinho ou com quem mora com você. Leitura, Filme ou série na TV, cuidar das plantas, testar receitas novas, qualquer coisa, mas aproveite. Durma bem, uma boa noite de sono deixa qualquer um novinho. Então, quando acabar o expediente, desacelere e afaste-se das tarefas profissionais. Tenha paciência e empatia, toda mudança, e home office é uma, exige um tempo para adaptação e nos fará enfrentar desafios inesperados. Fique calmo se, nos primeiros dias, o trabalho não fluir tão bem como você gostaria. Logo as coisas voltam ao normal. h. Conversa de café 24

Estimule as conversas de café, comuns no modelo presencial, por meio de happy hours virtuais, reuniões de time semanais ou brincadeiras, a cada semana, compartilhar o que tem aprendido sobre um tema específico. Faça reuniões de videoconferência com a câmera aberta. Faz diferença olhar para o rosto de todos. Note cada um fora da rotina do trabalho, e estimule isso na turma. No dia a dia, muitas vezes queremos chegar ao fim sem caminhar o caminho, sem fazer o trajeto, o percurso, ou olhar os arredores, os bastidores e as pessoas envolvidas. Como estão as relações? Tem confiança envolvida? Confiança é começo, meio e fim. Dificilmente se obtém resultados sem construir relações de confiança. Muitos líderes querem obter resultados sem esta construção com seus pares e liderados e isso ou não dá certo ou não se sustenta por muito tempo. É areia movediça e mais cedo ou mais tarde vai afundar até o pescoço. E por onde podemos começar? Por nós mesmos. Se eu tenho o modelo mental de que as pessoas não são confiáveis, vou atrair e transmitir exatamente isso e terei reforços para continuar acreditando nisso. Uma das maneiras de se construir confiança é ir além das atividades do trabalho. Sugestões espontâneas aparecem com mais frequência, vontade de ajudar e disposição para fazer além do combinado. Nesse sentido buscar um café virtual, ou seja, uma conversa extratrabalho ajuda muito. Convide o time a estabelecer horários para começar a trabalhar, almoçar, pausar e, enfim, encerrar o dia e para o café. A \"Hora do Café\" consiste num café virtual tomado entre amigos, uma reunião online pré-agendada e diária, com um café ou bebida à escolha. A ideia seria para promover a saúde mental e não perder o contato social em altura de quarentena. 25

VI. REUNIÃO EM TELETRABALHO Reuniões à distância faz parte da nova realidade para boa parte das pessoas neste momento. Há diversas orientações que podem ajudar nos encontros por videoconferência. Como no ambiente presencial, as reuniões são uma boa ferramenta de gestão, mas nem sempre eficientes. a. Regras úteis para que uma reunião seja efetiva. i. Quando convocar? Há algo a decidir, informar, persuadir ou capitar com o time? Então faça, mas, convoque apenas as pessoas que realmente interessam e contribuirão com a reunião; Determine o horário de início e duração, procure não ultrapassar o horário, e se necessário, marque outra reunião; Estabeleça a pauta e prioridades para cada tópico, garantindo assim, que os assuntos mais importantes sejam abordados; Informe aos participantes, com antecedência, a pauta com os assuntos que serão abordados. 26

ii. Preparação Prepare-se para reunião com todos os assuntos. Tenha delineado quais são os objetivos, possíveis sugestões e soluções. Com a pauta prévia solicite essas sugestões e soluções aos participantes. Isto economiza tempo e torna a equipe mais produtiva. Certifique-se que todos tenham acesso a plataforma escolhida (Webex, Google, Zoom, Teams). Importante dominar a ferramenta. Respeite o horário (de início e encerramento). Prepare-se para anotar as deliberações, fazendo uma conclusão (memória). iii. Como conduzir: 27

Na abertura cumprimentar a todos, manter um bate-papo inicial (curto), descontraído, para que os participantes fiquem à vontade. Se houver gravação da reunião informe a equipe. Basear-se na pauta para introduzir o assunto, visando respeitar seu plano de reunião. Mantenha o objetivo, foco na pauta da reunião, assuntos diversos, e que não tenham conexão com a pauta devem ser evitados e, se ocorrer, alertar aos participantes sobre tal. Fazer uma conclusão do que foi discutido, com as principais ideias, e deliberar um plano de ação para que a reunião saia com um caminho (O que fazer, como fazer, quem é o responsável, prazo). Após a reunião, enviar registro dos participantes, das conclusões e do plano de ação. Se for o caso, informar a data da próxima reunião. Se o plano de ação foi efetivado é possível refletir se valeu a reunião. Esse registro deve conter:  Participantes  Assuntos discutidos  Deliberações  Plano de ação (próximos passos)  Agendamento da próxima reunião (se for o caso) 28

b. Tipos de reunião Existem diferentes tipos de reunião com finalidades específicas, as mais frequentes são: i. Reunião informativa O líder faz a reunião para comunicar alguma decisão a ser feita por ele ou pela equipe. Não há debate, há apenas possibilidade de perguntas para esclarecer a respeito da informação. A reunião normalmente é mais rápida. 29

ii. Reunião deliberativa O líder apresenta um problema ou cenário e promove um debate para que se proponha uma solução. Esse tipo de reunião envolve o time e produz cooperação. Essa reunião tende a ser mais demorada. iii. Reunião persuasiva O líder apresenta um problema ou cenário, já tem um caminho pensando e procura persuadir o time a seguir nesse caminho. Para tanto, deve estar bastante seguro da solução com todas as informações necessárias que embasam sua escolha, no entanto é importante estar aberto a ajustes na sua decisão. Essa reunião também tende a ser demorada. 30

iv. Reunião relâmpago Reunião rápida, de última hora, para informa, deliberar ou redirecionar algum procedimento, trata-se de um assunto específico. Pode ser feita antes durante ou após o expediente normal de trabalho. Essa reunião deve ser muito rápida e sem debate. c. Competências que ajudam um líder de reunião  Facilidade de expressão  Pensamento rápido e claro  Capacidade de lidar com situações inesperadas  Conhecimento do assunto  Conhecimento da ferramenta tecnológica utilizada  Compreensão de pontos de vistas discordantes  Imparcialidade  Legitimidade perante o grupo reunido  Entusiasmo e ponderação 31

d. Condutas a serem evitadas em uma reunião  Não iniciar no horário esperando todos, pode-se esperar um pouco, mas não comprometer o horário, inclusive de término.  Não ouvir a todos, não dando oportunidade para tanto.  Permitir que monopolizem a reunião, ou valorizar em demasia ou desvalorizar algum participante;  Permitir que o assunto de desvie;  Perder o controle frente a uma discussão mais forte;  Demonstrar desinteresse. VII. Conclusão A prática do Teletrabalho busca minimizar a distância entre a organização e seus colaboradores utilizando a internet como principal ferramenta viabilizadora. Mas é importante salientar que o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho é essencial para seu sucesso (do Home office). Os avanços tecnológicos possibilitaram o crescimento do teletrabalho, mas, além disso, pode-se citar um conjunto de variáveis influenciadoras da melhor forma de propiciar eficiência nas atividades e saúde na forma moderna de trabalhar. A implantação do Home Office como medida de gestão pode contribuir, de maneira geral, para a melhoria dos serviços. Ao alinhar as expectativas de melhoria na qualidade de vida e a flexibilização das horas de trabalho a necessidade de aumentar a produção 32

para diminuir o tempo da prestação dos serviços pela Instituição, assim, os gestores conseguem atingir o objetivo esperado. À luz do exposto, chega-se à conclusão que o teletrabalho apresenta-se como novo instrumento para as relações de trabalho, inclusive na administração pública brasileira, vez que, providos de instrumentos tecnológicos e de comunicação avançados, torna a mão de obra mais produtiva e, em regra, acarreta menos despesas ao servidor, além de permitir-lhe uma maior liberdade no serviço público. Sem dúvida essa nova prática de trabalho, ao romper com a clássica forma laboral modernizou as relações de trabalho, permitindo, com o uso da tecnologia disponível, compreender os diversos mecanismos dos processos de trabalho sem a presença física dos colaboradores Logo, é inevitável reconhecer que o teletrabalho nas organizações públicas pode melhorar a produtividade e racionalização dos recursos, além de poder prover mais qualidade de vida e de saúde dos servidores públicos, a partir do aproveitamento do tempo útil, em atividades da vida diária, inclusive com o aumento do tempo disponível para os filhos e a família, para o lazer, estudos e outros. É importante que as organizações busquem se atualizar sempre em suas práticas de trabalho para atender as expectativas de seus servidores e da sociedade como um todo. 33

Exercícios: 1- Um chat de debate ao final do curso. 2- Questões: São quatro fóruns... Para comentar e debater. 1º Qualquer um consegue ter um home Office e trabalhar longe da correria da Justiça, ou existe algum perfil específico para esse tipo de profissional? 34

2ª Como deve funcionar o dia a dia de quem pode trabalhar em casa? Como deve funcionar a rotina de trabalho? Qual aspecto importante para se ter sucesso em home office? 35

3ª Quais são as principais vantagens e as maiores preocupações em trabalhar Home office? 36

4ª Resumidamente, como você planejaria e conduziria uma reunião em home office? 37

Bibliografia: Agência Brasil, Publicado em 02/04/2020 - 06:04 Por Jonas Valente - Repórter da Agência Brasil – Brasília, disponível em: https://agenciabrasil.ebc.com.br/saude/noticia/2020- 04/teletrabalho-demanda-cuidados-com-postura-equipamentos- e-jornada Acesso em: 15 abril 2020 Almeida, Rhanna Ellen Silva; BRASIL, Rhannah Santos; NOGUEIRA, Ursulla dos Anjos. Novas carreiras em contraste com formas de trabalho tradicionais: home office e Freelance. dez. 2017. Alves, M. C. R. (2018). A adoção do teletrabalho pelo Tribunal regional Eleitoral do Distrito Federal–TRE/DF: um estudo acerca dos possíveis impactos na qualidade de vida no trabalho dos servidores. AMBROSIO, C. D. D. Teletrabalho: um estudo exploratório dos principais fatores que influenciam a adoção da prática formal do trabalho remoto no Brasil–estudo de caso múltiplo. (2013) BARBOSA, C. (2009). Estou em Reunião: um programa para modernizar as reuniões na sua empresa. Rio de Janeiro: Agir. Bucater, A. (2016). Liderança a distância: um estudo sobre os desafios de liderar equipes em um contexto de trabalho remoto. De Paiva Jr, F. G., & Fernandes, N. C. M. (2012). A contribuição da competência relacional do empreendedor para aperfeiçoar a qualidade de relacionamento entre empresas de base tecnológica. RAI Revista de Administração e Inovação, 9(3), 53-76. de Oliveira Mendes, R. A., Oliveira, L. C. D., & Veiga, A. G. B. (2020). A viabilidade do teletrabalho na administração pública brasileira/The feasibility of tele-work in brazilian public administration. Brazilian Journal of Development, 6(3), 12745-12759. 38

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