ขั้นตอนการส่งหนังสือผ่านระบบ e-Documents

Page |1 ขั้นตอนการสง่ หนังสอื ผา่ นระบบ e-Documents ขน้ั ตอนกอ่ นการสง่ หนังสอื -สแกนหนงั สือ และเปลย่ี นช่ือไฟลใ์ ห้เป็นชื่อเรื่อง -ออกเลขของกองในระบบออกเลข ถ้าส่งถึง ส่วนงานเดยี วใชอ้ ักษร ธ. แตถ่ ้าเปน็ หนงั สือเวียนหลายสว่ นงาน ใช้ ว. ที่มาของไฟล์เอกสารเพอื่ การสง่ หนงั สือทางระบบ e-Documents เอกสารท่ียังไม่ไดเ้ ปลี่ยนเปน็ ไฟล์เอกสาร เอกสารท่ีเปน็ ไฟลเ์ อกสารแล้ว 1.ทำการสแกนเอกสารเพ่ือแปลงเปน็ ไฟลเ์ อกสาร 1.เขา้ ถงึ Shard Drives ของงานธรุ การ 2.ทำการเปลีย่ นชือ่ ไฟลใ์ ห้สอดคล้องกับเรอ่ื ง 2.เลือกโฟสเดอร์ Document_hr 3.เลือกไฟลเ์ อกสารจากโฟลเดอรข์ องงานตา่ งๆ 4.ทำการเปลยี่ นช่ือไฟล์ใหส้ อดคล้องกบั เรือ่ ง 5.เม่ือส่งไฟลแ์ ล้ว ใหย้ า้ ยไฟล์ไปยงั โฟเดอร์ “งานทส่ี ง่ แลว้ ” ภายในโฟลเดอรข์ องงานน้นั ๆ ขน้ั ตอน-การส่งหนังสือผา่ นระบบ e-Documents

Page |2 1. เขา้ สเู่ ว็บไซต์ https://edoc.cmu.ac.th/ 2. Login เขา้ สูร่ ะบบด้วย User @cmu.ac.th ขั้นตอน-การสง่ หนังสือผ่านระบบ e-Documents

Page |3 3. เข้าสู่หนา้ หลักของระบบ เลือก “สร้างหนงั สอื ” มุมซ้ายบน 4. เลอื ก Template ของแต่ละงาน และคลกิ “สร้าง” ขั้นตอน-การส่งหนังสอื ผ่านระบบ e-Documents

Page |4 5. ตั้งคา่ หนังสือ เลือกประเภท-ชั้นความเรว็ -ชน้ั ความลบั ของหนงั สือ และเลือกบนั ทึกการตง้ั ค่า และเลือก ขั้นตอนต่อไป 6. กรอกรายละเอียดของหนังสือ ชื่อเรื่อง เรียน และปรับเปลี่ยนเนื้อหาใน Template ให้สอดคล้องกับชื่อ เรื่อง คลุมเนื้อหาข้อความแล้วเปลี่ยนฟร้อนต์ และขนาดอีกครั้งเพื่อป้องกันฟร้อนต์ไม่สวยงาม และคลิก เลือก “บนั ทึกรายละเอยี ดหนังสอื ”บนแถบสีเขียวดา้ นลา่ ง ข้ันตอน-การสง่ หนงั สอื ผ่านระบบ e-Documents

Page |5 7. คลิกเลือก “แนบไฟล์” ท่ตี อ้ งการ และคลิก แสดงไฟล์เพ่ือตรวจสอบว่าไฟล์ท่ีเลือกถูกต้องหรอื ไม่ และคลกิ เลอื ก “ขนั้ ตอนถดั ไป” 8. ข้นั ตอนการออกเลข ให้ทำการตง้ั ค่าเลขกอ่ นออกเลขทุกคร้ัง โดยเปดิ แท็ปใหม่ในหน้านโ้ี ดยคลิกขวาที่ Userของเราเลือก Open link in new tab **ในแทป็ ใหม่** ขัน้ ตอน-การสง่ หนงั สอื ผา่ นระบบ e-Documents

Page |6 9. คลกิ ที่ User name เลือก “ต้ังค่า” เลอื ก “เลขท่หี นังสือสง่ ” และเลอื กแก้ไขประเภทของเลขทีห่ นงั สือ 10. ดำเนินการต้งั ค่าออกเลข โดยใหก้ รอกเลขต่ำกวา่ เลขท่ีออก 1 ค่า เช่น เลขท่ตี อ้ งการออก 123 ใหก้ รอก 122 และคลกิ “บนั ทึกเลขท่ีหนงั สือ” และกลับแทป็ เดิม ขนั้ ตอน-การส่งหนังสอื ผา่ นระบบ e-Documents

Page |7 **ในแทป็ เดิม** 11. เลอื กเมนู “ออกเลขส่ง” 12. ให้เลือกรหัสพยัญชนะของเอกสาร และตรวจสอบเลขที่หนังสือ หากถูกต้องครบถ้วนแลว้ ให้คลกิ “ยืนยัน ใชเ้ ลข” ขั้นตอน-การสง่ หนงั สือผา่ นระบบ e-Documents

Page |8 13. เลือก “เสร็จสน้ิ กระบวนการ” และ “กำหนดผูร้ บั ปลายทาง” ตามลำดับ 14. เลอื กส่วนงานที่ต้องการสง่ หนังสอื และเลือกวตั ถุประสงค์ของหนังสือ และคลิก “เพิ่มผู้รบั ” ขั้นตอน-การส่งหนังสอื ผ่านระบบ e-Documents

Page |9 15. ตรวจสอบรายการผรู้ ับ หากถูกตอ้ งแลว้ เลอื ก “สง่ หนังสือ” 16. ตรวจสอบเอกสารทท่ี ำการสง่ โดยไปที่เมนู “เอกสารสง่ ” ในแถบขา้ งซา้ ย เลือกชอื่ เอกสารท่ีตอ้ งการ ตรวจสอบ คลิก “ดรู ายละเอียด” และตรวจสอบความถูกต้อง หากเกิดข้อผิดพลาดใหท้ ำการดงึ หนังสือ กลับ และทำรายการส่งหนงั สือใหม่ ขน้ั ตอน-การสง่ หนังสือผ่านระบบ e-Documents