ขั้นตอน-การส่งหนังสือผ่านระบบ e-Documents

Page |1 การสงหนังสอื ผา นระบบ e-Documents ขน้ั ตอน การส่งหนังสือผา่ นระบบ e-Document

Page |1 ขั้นตอน-การสง่ หนงั สอื ผา่ นระบบ e-Documents ขัน้ ตอนก่อนการส่งหนังสือ - สแกนหนังสือ และเปล่ยี นชอื่ ไฟลใ์ ห้เป็นชือ่ เรื่อง - ออกเลขของกองในระบบออกเลข ถา้ ส่งถึง สว่ นงานเดียวใช้อกั ษร ธ. ถา้ เปน็ หนงั สือเวยี นหลายส่วนงาน ใช้ ว. ทม่ี าของไฟลเ์ อกสารเพือ่ การส่งหนังสือทางระบบ e-Documents เอกสารท่ยี ังไมไ่ ด้เปลีย่ นเป็นไฟล์เอกสาร เอกสารทเ่ี ปน็ ไฟล์เอกสารแล้ว 1. ทำการสแกนเอกสารเพื่อแปลงเป็นไฟล์เอกสาร 1. เขา้ ถึง Shard Drives ของงานธุรการ 2. ทำการเปล่ยี นช่ือไฟล์ให้สอดคลอ้ งกับเร่ือง 2. เลือกโฟลเดอร์ Document_hr 3. เลอื กไฟล์เอกสารจากโฟลเดอร์ของงานต่างๆ 4. ทำการเปล่ียนชอื่ ไฟล์ใหส้ อดคลอ้ งกับเร่ือง 5. เมอ่ื สง่ ไฟล์แลว้ ใหย้ ้ายไฟลไ์ ปยังโฟลเดอร์ “งานท่สี ง่ แล้ว” ภายในโฟลเดอรข์ องงานน้ันๆ ขน้ั ตอน-การสง่ หนังสือผ่านระบบ e-Documents

Page |2 1. เขา้ สเู่ ว็บไซต์ https://edoc.cmu.ac.th/ 2. Login เขา้ สูร่ ะบบด้วย User @cmu.ac.th ขั้นตอน-การสง่ หนังสือผ่านระบบ e-Documents

Page |3 3. เขา้ สหู่ นา้ หลักของระบบ --> เลอื ก “สร้างหนังสือ” มุมซ้ายบน 4. เลือก Template ของแตล่ ะงาน และคลิก “สรา้ ง” ข้นั ตอน-การส่งหนังสือผ่านระบบ e-Documents

Page |4 5. ต้ังคา่ หนังสือ --> เลือกประเภท-ชั้นความเร็ว-ช้ันความลับของหนงั สอื --> เลือกบนั ทึกการต้งั ค่า และ --> เลอื กขน้ั ตอนต่อไป 6. กรอกรายละเอียดของหนังสือ ชื่อเรื่อง เรียน และปรับเปลี่ยนเนื้อหาใน Template ให้สอดคล้องกับ ชื่อเรื่อง คลุมเนื้อหาข้อความแล้วเปลี่ยนฟร้อนต์ และขนาดอีกครั้งเพื่อความเรียบร้อย สวยงาม และ คลกิ เลอื ก “บันทึกรายละเอยี ดหนังสอื ”บนแถบสเี ขียวดา้ นล่าง ขั้นตอน-การส่งหนงั สอื ผา่ นระบบ e-Documents

Page |5 7. คลกิ เลอื ก “แนบไฟล”์ ท่ีตอ้ งการ และคลิก แสดงไฟลเ์ พ่อื ตรวจสอบวา่ ไฟล์ท่ีเลือกถูกต้องหรอื ไม่ และ คลกิ เลอื ก “ข้นั ตอนถดั ไป” 8. ขัน้ ตอนการออกเลข ใหท้ ำการตั้งค่าเลขกอ่ นออกเลขทุกคร้ัง โดยเปดิ แทป็ ใหม่ในหนา้ นี้ คลกิ ขวาท่ี Userของเราเลือก Open link in new tab **ในแท็ปใหม่** ขนั้ ตอน-การสง่ หนงั สอื ผา่ นระบบ e-Documents

Page |6 9. คลกิ ที่ User name เลอื ก “ต้ังค่า” เลือก “เลขท่หี นงั สอื สง่ ” และเลอื กแก้ไขประเภทของเลขทีห่ นงั สือ 10. ดำเนินการตง้ั คา่ ออกเลข โดยให้กรอกเลขตำ่ กวา่ เลขที่ออก 1 คา่ เชน่ เลขทต่ี อ้ งการออก 123 ใหก้ รอก 122 และคลกิ “บนั ทึกเลขทีห่ นงั สือ” และกลบั แท็ปเดิม ขัน้ ตอน-การสง่ หนงั สอื ผ่านระบบ e-Documents

Page |7 **ในแท็ปเดมิ ** 11. เลือกเมนู “ออกเลขส่ง” 12. ใหเ้ ลือกรหัสพยัญชนะของเอกสาร และตรวจสอบเลขท่หี นังสือ หากถกู ตอ้ งครบถว้ นแล้ว ใหค้ ลิก “ยนื ยนั ใช้เลข” ข้ันตอน-การส่งหนังสอื ผ่านระบบ e-Documents

Page |8 13. เลือก “เสร็จสน้ิ กระบวนการ” และ “กำหนดผูร้ บั ปลายทาง” ตามลำดับ 14. เลอื กส่วนงานที่ต้องการสง่ หนังสือ และเลือกวตั ถุประสงค์ของหนังสือ และคลิก “เพิ่มผู้รบั ” ขั้นตอน-การส่งหนังสอื ผ่านระบบ e-Documents

Page |9 15. ตรวจสอบรายการผูร้ บั หากถูกตอ้ งแล้ว เลอื ก “ส่งหนังสือ” 16. ตรวจสอบเอกสารทท่ี ำการส่ง โดยไปทเ่ี มนู “เอกสารส่ง” ในแถบขา้ งซ้าย เลือกชื่อเอกสารทีต่ ้องการตรวจสอบ คลิก “ดูรายละเอียด” และตรวจสอบความถูกต้อง หากเกิดข้อผดิ พลาดให้ทำการดึงหนงั สอื กลับ และทำรายการสง่ หนังสือใหม่ ขั้นตอน-การสง่ หนงั สือผา่ นระบบ e-Documents