การเขียนประกาศ

การเขียนเชิงกิจธรุ ะ สอื่ การสอนอิเลก็ ทรอนกิ ส์ E-BOOK น.ส.ถนอมวรรณ จนั ทรอ์ ินทร์ รายวิชาภาษาไทยช้นั มธั ยมศึกษาปีที่ 5

กจิ ธรุ ะคอื อะไร ?

การกรอกแบบฟอรม์

การกรอกแบบฟอรม์ การกรอกแบบรายการ เรยี กอีก ชอ่ื หนงึ่ ว่า การกรอกแบบฟอร์ม เปน็ การเขียนข้อความหรอื การทาเครอ่ื งหมาย ลงในเอกสารทีจ่ ดั ขนึ้ โดยมี ช่องวา่ งไวใ้ ห้กรอกขอ้ มูลส่วนบคุ คล เพอ่ื ความสะดวกในการรวบรวมหรือจัดเก็บให้ เป็นระบบ ก่อนทจ่ี ะนาขอ้ มูลเหลา่ นนั้ ไป ใช้ประโยชน์

คุณสมบัติของผู้กรอกแบบฟอร์ม ๑. มีความรู้เกย่ี วกบั เรื่องท่ีตอ้ งกรอก ๒. มคี วามซ่ือสัตย์และซอ่ื ตรงในการให้ข้อมูล ทเี่ ปน็ ความจรงิ เพ่อื ประโยชน์ ต่อตนเอง และ ตอ่ สงั คม ๓. มีความรบั ผดิ ชอบในการกรอกและส่งคนื ผู้สอบถาม ๔. มคี วามรอบคอบในการกรอก ๕. มคี วามสามารถในการใช้ภาษา เพื่อ ส่ือสารใหผ้ ูอ้ นื่ เข้าใจ

ตวั อยา่ งแบบฟอร์ม

ข้อควรปฏิบัติในการกรอก แบบฟอร์ม ๑. ก่อนกรอกแบบฟอร์มดูช่ือ แบบฟอร์มให้แน่ใจว่าใช้แบบฟอร์มได้ ถูกต้องหรือไม่ และควรกวาดสายตาดู หัวข้อต่างๆ ท้งั หมดท่ีจะต้องกรอกใน แบบฟอร์มก่อน เพื่อจะได้ทราบว่าต้อง กรอกอย่างไรและต้องเตรียมข้อมูลอะไร เพม่ิ เติมบ้าง ไม่ควรอ่านไปกรอกไป หาก อ่านหัวข้อใดในแบบฟอร์มไม่เข้าใจควร สอบถามผู้ทม่ี หี น้าทเ่ี กยี่ วข้องก่อนลงมือ กรอก

๒. ศึกษาเง่ือนไขหรือหมาย เหตุต่างๆ ให้รอบคอบและปฏิบัตติ าม อย่างเคร่งครัด ๓. กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม ให้ถูกต้องและครบถ้วน เม่ือกรอกข้อมูล เสร็จให้ ตรวจทานก่อนส่ งทุกคร้ัง โดยเฉพาะแบบฟอร์มออนไลน์ต่างๆ เพราะเมื่อส่ งแบบฟอร์ มไปแล้วจะไม่ สามารถเรียกคืนกลบั มาแก้ไขได้

๔. ไมค่ วรลงนามในเอกสารทีย่ ังไม่ได้กรอกขอ้ มูล หากในแบบฟอรม์ กาหนดเง่อื นไขให้ลงนามต่อหน้าเจา้ พนกั งานก็ให้ ปฏบิ ตั ิตามเง่อื นไขให้ถกู ต้อง ๕. ใช้ปากกากรอกแบบฟอรม์ ใหเ้ รียบร้อย สะอาดตา และเขียนตัวอักษรให้ชดั เจน อา่ นงา่ ย

๖. อย่าขีดฆา่ ขูด ลบขอ้ ความท่กี รอกใน แบบฟอร์มโดยไมจ่ าเป็น กรณีที่ตอ้ งการแกไ้ ขขอ้ ความ ให้ใช้วธิ ีขดี ฆา่ เขยี นใหม่ แลว้ ลงนามกากบั ดว้ ยทุกครง้ั ถา้ ไม่แนใ่ จว่า ขอ้ ความที่จะกรอกน้ันถกู ตอ้ งเหมาะสมหรือไม่อาจทดลองร่างด้วย ดนิ สอหรือเขียนลงในกระดาษอีกแผ่นหนึง่ ก่อนจะกรอกขอ้ ความจริง กไ็ ด้

๗. แบบฟอรม์ บางประเภท เชน่ ใบสมัครงาน ใบ สมัครทนุ จะกาหนดให้ระบุบคุ คลอ้างอิง ผสู้ มัครควรเลือกบุคคล อ้างอิงทเ่ี ปน็ ผ้ทู ่มี ีเกียรตใิ นสายงานท่ีสมคั ร และรจู้ กั เราเปน็ อยา่ งดี เพือ่ ให้บุคคลอา้ งอิงสามารถนาเสนอความความร้คู วามสามารถของ เราให้องคก์ รไดร้ ับทราบอยา่ งละเอียดได้ และควรขออนุญาตบคุ คล ผนู้ ้นั กอ่ นจะใหเ้ ขาเปน็ บคุ คลอา้ งอิงด้วย

๗. แบบฟอรม์ บางประเภท เชน่ ใบสมัครงาน ใบ สมัครทนุ จะกาหนดให้ระบุบคุ คลอ้างอิง ผสู้ มัครควรเลือกบุคคล อ้างอิงทเ่ี ปน็ ผ้ทู ่มี ีเกียรตใิ นสายงานท่ีสมคั ร และรจู้ กั เราเปน็ อยา่ งดี เพือ่ ให้บุคคลอา้ งอิงสามารถนาเสนอความความร้คู วามสามารถของ เราให้องคก์ รไดร้ ับทราบอยา่ งละเอียดได้ และควรขออนุญาตบคุ คล ผนู้ ้นั กอ่ นจะใหเ้ ขาเปน็ บคุ คลอา้ งอิงด้วย

ประเภทของแบบฟอรม์

ประเภทของแบบฟอร์ม ๑. แบบฟอร์มท่ีติดต่อกบั หน่วยงาย ๒. แบบฟอร์มทม่ี ผี ู้อื่นขอความ ร่วมมือให้กรอก ๓. แบบฟอร์มทีใ่ ช้ภายในหน่วยงาน ๔. แบบฟอร์มสัญญา

๑. แบบฟอร์มทต่ี ิดต่อกบั หน่วยงาน ตัวอย่างเช่น • แบบฟอร์มสมคั รขอรับทุนการศึกษา • แบบฟอร์มสมคั รเข้าพกั ในหอพกั • แบบฟอร์มสมคั รงาน • แบบฟอร์มสมคั รสมาชิกวารสาร • แบบฟอร์มบริจาคเงนิ ช่วยเหลือเดก็ ผู้ด้อยโอกาส

ตวั อย่างแบบฟอร์มสมัครงาน

ตวั อย่างแบบฟอร์มสมคั รงาน

๒.แบบฟอร์มทม่ี ีผู้อื่นขอความ ร่วมมือให้กรอก ตัวอย่างเช่น • แบบสอบถามความพงึ พอใจของ นักศึกษา • แบบสอบถามและประเมินผลการ อบรม • แบบสอบถามความคดิ เห็นเกยี่ วกบั การจัดงานรับ ประกาศนียบตั ร

ตวั อย่างแบบฟอร์มแบบสอบถาม

ตวั อย่างแบบฟอร์มแบบสอบถาม



๓.แบบฟอร์มทใ่ี ช้ภายใน หน่วยงาน ตัวอย่างเช่น • แบบฟอร์มใบลา • แบบฟอร์มใบมอบตัวขนึ้ ทะเบยี นนักศึกษา • แบบฟอร์มประวตั นิ ักเรียน/ นักศึกษา

ตวั อย่างแบบฟอร์มใบลาออก

๔.แบบฟอร์มสัญญา ตวั อย่างเช่น • แบบฟอร์มสัญญาก้ยู ืมเงนิ • แบบฟอร์มหนังสือสัญญาเป็ น นักเรียน • แบบฟอร์มสัญญาก้ยู ืม เงนิ กองทุนเงนิ ให้ก้ยู ืมเพ่ือการศึกษา

ตวั อย่างแบบฟอร์มการก้ยู ืมเงนิ

ตวั อย่างแบบฟอร์มการก้ยู ืมเงนิ

การเขียนจดหมายเชิงกิจธรุ ะ

จดหมายกจิ ธุระ เป็ นจดหมายระหว่าง บุคคลต่อบุคคล ทตี่ ดิ ต่อสื่อสารกนั ด้วยกจิ ธุระ เช่น การตดิ ต่อสอบถาม การบอกขาย เตือนแจ้งรายการสินค้า การเตือน การทวงถาม การแจ้งข่าวสารต่างๆ ฯลฯ หากเป็ นจดหมายกจิ ธุระทตี่ ดิ ต่อส่ือสาร ระหว่างบริษัท ห้างร้าน องค์การต่างๆ เรียกว่า จดหมายธุรกจิ ใช้ภาษาระดบั กงึ่ ทางการ

จดหมายเปิ ดผนึก เป็ นจดหมาย ประเภทกจิ ธุระเขยี นเผยแพร่ ต่อ สาธารณะชน เพื่อลงหรือประกาศข้อความ ในจดหมายให้ประชาชนทวั่ ไปทราบ ใจความของจดหมายชนิดนีม้ ลี กั ษณะ เปิ ดเผยและเป็ นประโยชน์ แก่ ส่วนรวม ส่วนใหญ่เป็ นเร่ืองเสนอแนะ แสดงความรู้สึก แถลงความจริง บอกกล่าว ขอความร่วมมือ ท้วงติง หรือร้องเรียน ข้อ ควรปฏิบตั หิ รือความไม่ถูกต้องบางอย่าง แก่ทางราชการ ประชาชนกลุ่มใดกลุ่มหน่ึง หรือประชาชนท่ัวไป

ตวั อย่างจดหมายเปิ ดผนึก

ตวั อย่างจดหมายเปิ ดผนึก

ตวั อย่างจดหมายเปิ ดผนึก

จดหมายราชการ หรือหนังสือราชการ เป็ นจดหมายท่ีตดิ ต่อส่ือสารระหว่างส่วน ราชการหน่ึงกบั อกี ส่วนราชการหน่ึง หรือ ติดต่อสื่อสารกนั ในระหว่าง กระทรวง ทบวง กรม กอง เดยี วกนั รวมท้งั ตดิ ต่อสื่อสารกบั หน่วยงานเอกชนต่างๆ ด้วย จดหมายทตี่ ดิ ต่อกบั ภายนอกกระทรวง เรียกว่า หนังสือภายนอก ส่วนจดหมายท่ีตดิ ต่อภายในหน่วยงาน เรียกว่า หนังสือภายใน ภาษาทใ่ี ช้ใน การสื่อสารเป็ นภาษาระดับทางการ

ขอ้ สงั เกตเกี่ยวกบั ตราครุฑ ครุฑพ่าห์ ใช้กับปกพระราชกิจจานุเบกษา หนังสือเดินทาง

ขอ้ สงั เกตเกีย่ วกบั ตราครุฑ ครฑุ พา่ ห์ ใชก้ ับหนังสอ่ื ราชการไทยท่ัวไป

การเขยี นประกาศ

ประกาศ เป็ นการส่ือสารใช้ที่ เผยแพร่ได้กว้างขวาง คือให้บุคคลทุก ระดบั ในหน่วยงานหรือบุคคลภายนอก ได้อ่าน การออกประกาศมกั มาจาก ผู้บังคบั บญั ชา

การใช้ภาษาในการประกาศ ทวั่ ๆไป ไม่ใช้ข้อความยาวๆ หรือละเอยี ด ซับซ้อนเพราะไม่ดงึ ดูดความสนใจของ ผู้อ่าน ภาษาทใ่ี ช้ต้องชัดเจน มีเหตุผล ไม่ ห้วน ไม่กระด้างจนเกนิ ไป ควรใช้ตัวอกั ษร หรือสีทส่ี ะดุดตา โดยเฉพาะส่วนสาคญั ท่ี ต้องการประกาศ และควรออกประกาศให้ น้อยทสี่ ุด

ประกาศทางราชการ มักจะมีข้อความท่ีค่อนข้างยาว ละเอยี ด และเกย่ี วเน่ืองกบั ตัวบท กฎหมาย โดยมจี ุดประสงค์จะประกาศแจ้ง ให้บุคคลทว่ั ไปได้ทราบและหวงั ผลในการ ปฏบิ ัติ ภาษาค่อนข้างเป็ นทางการ รัดกมุ มลี กั ษณะคล้ายหนังสือราชการท่วั ๆ ไป

ตวั อย่างประกาศราชการ

ตวั อย่างประกาศราชการ

ประกาศไม่เป็ นทางการ เป็ นประกาศทวั่ ไป ทอี่ อกจาก หน่วยงาน บุคคลหรือองค์กร เพื่อแจ้งข้อมูลให้ ประชนชนทั่วไปทราบ เช่น ประกาศรับสมคั ร งาน ประกาศประกวดการทาอาหาร ประกาศ ร่วมอบรมทางวชิ าการ





ตวั อยา่ งประกาศ