คู่มือการใช้งานMicrosoft Teams

คู่มอื การใชง้ าน Microsoft Teams

คานา สารบญั หน้า 1 เคร่ืองมือการปฏบิ ัติงานฉบับน้ี จัดทาข้ึนเพ่ือให้บุคลากรใช้เป็นเคร่ืองมือช่วย หัวข้อเร่ือง 2 เสริมสร้างความรู้ความเข้าใจในการปฏบิ ัติงานของโปรแกรมMicrosoft Teams โดย ทาความร้จู ักกบั Microsoft Teams 4 แสดงถงึ ข้นั ตอนการปฏบิ ัติงาน การเข้าใช้งานโปรแกรม การสร้างและใช้งาน เมนูใน การเข้าใช้งานโปรแกรม 5 ส่วนของ FeatureTeams การสร้างTeams การเข้าร่วม Teams การสร้างรหัสสาหรับ การสร้างและใช้งาน Microsoft Teams 6 เข้าร่วม Teams การสร้าง Channel การใช้งาน Service tab การใช้งาน Conversation เมนูในส่วนของ Feature Teams 10 Tab เคร่ืองมอื ใช้ในการสนทนา และการจัดการ Files เพ่ือให้เข้าใจง่าย การสร้าง Teams 11 การเข้าร่วม teams 12 คณะผู้จัดทาหวังเป็นอย่างย่ิงว่าเอกสารคู่มือการใช้โปรแกรมMicrosoft Teams การสร้างรหัสสาหรับเข้าร่วม Teams 14 น้ีจะเป็นประโยชน์ใช้เป็นแนวทางในการปฏบิ ัติงานให้มีประสทิ ธภิ าพย่ิงข้นึ ต่อปป การสร้าง Channel 16 การใช้งาน Service tab 19 คณะผู้จัดทา การใช้งาน Conversation Tab เคร่ืองมอื ใช้ในการสนทนา 28 การจดั การ Files

1 2 ทาความรู้จกั กบั Microsoft Teams การเขา้ ใชง้ านโปรแกรม Microsoft Teams คือเคร่ืองมือท่ถี ูกออกแบบมาเพ่ือเป็นส่อื กลางในการ หลังจากท่ที างผู้ดูแลระบบของทา่ นเปิ ด service Teams ของระบบ Office ทางานในด้านต่างๆ เช่น การติดต่อส่อื สาร การนัดหมาย การประชุม การประกาศ 365 ขององค์กรท่านแล้ว ท่านจะสามารถเข้าถึงแอพพลิเคช่ัน Teams ปด้สอง และติดตามข่าวสาร เป็นต้น โดยเป็นเหมือนศูนย์กลางในการเข้าถึงบริการต่างๆ วิธหี ลักๆดังน้ี ท่ีมีอยู่ในตัวระบบ office 365 เช่น จัดการสนทนา ปฟล์ และเคร่ืองมือของคุณ ท้งั หมดในพ้ืนท่ที างานของทมี ทเี ดียว รวมท้งั สามารถเข้าถึง Sharepoint OneNote 1. เขา้ ผา่ น Web Application powerBI และPlanner ปด้ในทนั ทสี ร้างและแก้ปขเอกสารปด้โดยตรงจากแอป ทาให้ ทมี ของคุณมสี ่วนร่วมอยู่เสมอด้วยการรวมอเี มล ค้นหาท่วั บุคคล ปฟล์และสนทนา ปด้อย่างอจั ฉริยะจาก Microsoft Teams

3 4 2. เขา้ จาก Desktop หรือ Mobile Application หลังจากท่เี ข้าโปรแกรม Teams การสร้างและใชง้ าน Microsoft Teams จากในข้อ1 แล้วน้ัน ทา่ นสามารถ download Application Teams for Desktop หรือ Mobile ปด้จากเมนูท่อี ยู่มุมด้านขวา Menu สาหรับกลุ่มเมนูหลักของตัวโปรแกรม Teams จะอยู่ในแถบด้านซ้ายมือใน โซนสเี ข้มๆเป็นหลักซ่ึงจะประกอบด้วย -Activity สาหรับเรียกดูกจิ กรรมต่างๆท่ที า่ นทางานอยู่ในระบบ (เสมือน News Feed) -Chat สาหรับสนทนากบั ผู้ใช้งานอ่นื ๆ ท้งั แบบเด่ยี วและแบบกลุ่ม -Teams พ้ืนท่กี ารทางานสาหรับกลุ่มของทา่ น (จะอธบิ ายละเอยี ดในหัวข้อถัดปป) -Meetings เรียกดูตารางนัดหมายและสร้างการประชุม -File เรียกดู file ของทา่ นท่เี กบ็ อยู่ในสว่ ยต่างๆในท่เี ดียว -Assignments หากท่านสร้างพ้ืนท่ีกลุ่มในรูปแบบ classesหรือเป็นสมาชิกท่านสามารถ สร้าง Assignment หรือตรวจสอบงานท่ที า่ นสง่ ปปแล้วปด้

5 6 เมนูในส่วนของ Feature Teams การสร้าง Teams โดยสาหรับเมนูในสว่ นของ Feature Teams จะแบ่งหลักเป็น 3 ส่วนดังน้ี 1. กดป่ ุม Join or create a teams จากด้านล่างของเมนู 1. Team กลุ่มสาหรับพ้ืนท่กี ารทางานของทมี ต่างๆ ท่ที า่ นเป็นสมาชิกอยู่ 2. จากน้ันกด Create Teams 2. Channel หัวข้อย่อย สาหรับแบ่งหมวดหมู่หรือหัวข้อภายในทีมอีก ช้ันหน่ึง 3. Services Tab ฟังช่ันการทางานต่างๆของ office365 ท่รี วมมาให้ใช้งาน เม่อื ทา่ นกด Create Teams จะพบประเภทในการสร้าง Teams อยู่ 4 ประเภท

7 8 2.1 Classes เหมาะสาหรับการสร้างช้ันเรียนและให้นักเรียนเข้ามาส่งงาน รวมถึง 3. ต้ังช่ือและระบุรายละเอยี ดของกลุ่มงานหรือทีมของท่าน รวมถึงต้ังค่า การสร้ าง assignment ติดตามและตรวจสอบรายงานของนักเรียน สร้ าง ชนิดของทมี ของทา่ นดงั น้ี แบบทดสอบ แบบสารวจ สามารถเชิญอาจารย์ทา่ นอ่นื เข้ามาร่วมเป็นอาจารย์ใน A. Public เปิ ดให้เข้าถงึ สาหรับผู้ใช้ทุกคนในองค์กรของท่าน กลุ่มปด้ B. Private ให้สทิ ธเิ ฉพาะบางคนท่จี ะเข้าถึงปด้โดยเจ้าของทมี อนุญาต 2.2 PLCs เหมาะสาหรับสมาชิกท่ีเป็ น นักวิชาการศึกษา ผู้ทีเก่ียวข้องกับการ วางแผนการศึกษาซ่ึงทีมประเภทน้ ีจะสนับสนุ นการทางานร่ วมกันบนเอก สาร ออนปลน์ พูดคุยแลกเปล่ียนประชุมออนปลน์ แบ่งปันข้อมูลท่ีเก่ียวข้องในการ ทางาน 2.3 Staff Members เหมาะสาหรับกลุ่มท่มี ี leader ในการควบคุมข่าวสารควบคุม ลิขสทิ ธ์สิ มาชิกในการเข้าถึง เอกสารบางงานเท่าน้ัน แบ่งปันสถานะความก้าวหน้า รายงานประชุมออนปลน์ และบันทกึ วิดโิ อการประชุมออนปลน์ 2.4 Anyone เหมาะสาหรับสโมสร ชมรม ชุมนุม หรือ staff ท่ตี ้องทางานร่วมกับ กลุ่มตัวแทนนักศึกษา ในการสร้ างข่าวประชาสัมพันธ์ แบ่งปันข้อมูลประชุม ออนปลน์แบบย่อยและแบบกลุ่ม ต้งั ค่าลิขสทิ ธ์สิ มาชิกในทมี

9 10 4. เพ่ิมสมาชิกในทมี โดยการใช้ช่ือผู้ใช้ ช่ืออีเมล หรือ mail group จากน้ันกด Add การเขา้ ร่วม teams 5. หากท่านต้องการ แก้ปขหรือต้ังค่าใดๆสาหรับทีมของท่าน ให้ท่านกดท่ีป่ ุม option บริเวณขวามือของช่ือทมี น้ันๆ ผู้ใช้งานสามารถเข้าร่วมทมี ปด้ 3 ช่องทาง คอื A. Leader ของทมี เชิญให้เข้ากลุ่ม ทา่ นจะอยู่ในกลุ่มโดยอตั โนมัติ B. กลุ่มท่ีสร้างแบบสาธารณะ ท่านสามารถคลิกเพ่ือเข้าร่วมทีมปด้ โดยอตั ิโนมัติ C. ปด้รับรหัสสาหรับเข้าร่วมกลุ่ม เม่ือปด้รับรหัสแล้วปปท่ีพบ หน้าต่างการเข้าร่วมกลุ่ม ดงั ภาพ

11 12 การสร้างรหสั สาหรบั เขา้ ร่วม Teams การสร้าง Channel ผู้ใช้งานท่เี ป็นเจ้าของกลุ่มสามารถสร้างรหัสเข้าร่วมกลุ่มปด้ โดยปปท่ตี ้ังค่า สาหรับ channel เปรียบเสมือนกลุ่มย่อยท่ีอยู่ภายใต้ Team อีกช้ันหน่ึงซ่ึง (setting) คลิก Generate การออกแบบในการบ่งกลุ่ม Team และตัว channel น้ันข้ึนอยู่กับความต้องการใน การใช้งานรูปแบบข้อกาหนดของการเข้าถึงข้อมูลขององค์กรทา่ น หรือออกแบบปด้ ตามท่ที ่านใช้งานสะดวก เช่น มีการสร้าง Team ช่ือ IT จากน้ันมีการแบ่ง channel ตามฝ่ ายการทางาน เช่น Dev, Wed, Server, Network เป็นต้น ซ่ึงแทนท่จี ะปด้ สร้างแยกปปเป็นทมี อ่นื ๆ เน่ืองจากทุกคนยังถือเป็นสมาชิกกลุ่มหลักอย่าง IT อยู่ เพียงแต่แบ่งช่องทางย่อยในการทางานเทา่ น้ัน โดยหลังจากท่สี ร้าง Team เสรจ็ ตัว โปรแกรมจะมี channel General มาให้โดยอตั โนมัติ

13 14 1. คลิกขวาท่ที มี ของทา่ นเลือก Add channel การใชง้ าน Service tab 1. จากในหน้าจอของ Team น้ันด้านบนจะมี tab ท่จี ะเป็นตัวเรียกใช้ service ต่างๆของ office365 ให้ทา่ นเลือกเปิ ดใช้ปด้ตามต้องการ 2. ต้งั ช่ือและระบุรายละเอยี ดของ channel 2. กดท่เี มนูเคร่ืองหมาย บวก เพ่ือทาการเพ่ิม service อ่นื ๆท่โี ปรแกรม รองรับและให้บริการอยู่

15 16 3. หลังจากท่เี ลือก service แล้วระบบจะให้ทา่ นเลือก source data ท่เี ก่ยี วข้อง การใชง้ าน Conversation Tab หรือให้สร้างข้ึนใหม่ (เมนูจะแตกต่างกันปปตามแต่ละ Service) เช่น กรณีน้ี ผู้เขียนเลือกเป็น word และดึงเอาข้อมูลท่มี ีอยู่ในแล้ว OneDrive Business จาก 1. เลือก Channel ของ Team ท่ที ่านต้องการจะสนทนาหรือแจ้งข้อมูลต่างๆ ใน Office365เองตัวโปรแกรมจะทาการเรียกใช้หรือแสดงผลลัพธ์ข้ึนในหน้าจอ จากน้ันหน้าจอทางขวามอื จะแสดงเมนูท่ใี ช้สาหรับสนทนาข้นึ มา ใน tabน้ันๆทันทีฉะน้ันท่านสามารถสลับปปใช้งาน serviceอ่ืนๆ ปด้อย่างง่าย เพียงแค่กดสลับปปท่ี tab อ่ืนๆ ท่ตี ้องการโดยท่ปี ม่ต้องออกจากโปรแกรมหรือ สลับหน้าจอปปมา

17 18 2. ท่านพิมพ์ข้อความลงในกล่องเมนูด้านล่างโดยสามารถใช้ตัว @ แล้วตามด้วย ช่ือของบุคคลเพ่ือเป็นการ Mention โดยตรงถึงบุคคลน้ันๆ c. แทรก Ernotion, Stickers ต่างๆ d. สร้าง meeting แบบ ad-hoc 3. ภายใต้เมนูกล่องข้อความทา่ นสามารถใช้ฟังกช์ ่ันอ่นื ๆ ปด้ดงั น้ี A. การแก้ปขรูปแบบอกั ษรเช่นขนาดตัวหนาตวั เอยี งเลขท่ลี าดับการแบ่งหน้าเป็นต้น 4. การโต้ตอบการสนทนา B. การแทรกปฟล์แนบ ทา่ นสามารถกดป่ ุม replyท่อี ยู่ภายใต้แต่ละหัวข้อของการสนทนาก่อนหน้าเพ่ือสาหรับ พูดคุยภายใต้หัวข้อความปด้หากปม่ต้องการท่จี ะข้นึ หัวข้อใหม่

19 20 เครอื่ งมอื ใชใ้ นการสนทนา นอกจากน้ ีผ้ ูใช้ งานสามารถค้ นหาข้ อความหรือปฟล์เอกสารจากข้ อ ความ สนทนาปด้ จากช่องค้ นหาด้ านบนระบบจะแสดงข้ อความบุคคลและปฟล์ ท่ี เก่ยี วข้องกบั คาค้นหา การใชง้ าน chat เป็นเคร่ืองมอื การสนทนาด้วยข้อความส่วนตวั ผู้ใช้งานสามารถส่อื สารกบั คนภายในสถาบันปด้ด้วยการคลิกท่ี New chat และพิมพ์ช่ือผู้ท่ีต้องการจะ ส่อื สารระบบรายช่ือจะทาการค้นหาช่ือให้โดยอตั โนมตั ิ รายช่ือบุคคลอ่นื ๆ หรือประวัตกิ ารสนทนากบั บุคคลน้ันคร้ังก่อนหน้าในเมนูด้านซ้ายมอื

21 22 ภายในห้องแชท ผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งข้อความ แนบปฟล์หรือนัดหมายปด้ ในฟังก์ชันการโทรด้วยเสียงผู้ใช้งานสามารถแชร์เอกสารหรือหน้าจอ ผ่านปอคอน เหมือนการสนทนาแบบกลุ่มจากคาส่งั ท่อี ยู่ ภายใต้กล่องข้อความ Open sharetray ดงั ภาพ รวมถึงการค้นหาปฟล์ และแอพพลิเคช่ันท่ีแชร์ร่วมกันภายในข้อความผ่าน ภาพท่ี x แสดงหน้าจอหรือปฟล์ท่ตี ้องการแชร์กบั ผู้สนทนา conversation tab การโทรดว้ ยเสียง (call) ผู้ใช้งานสามารถโทรหาผู้สนทนาปด้ด้วยเสียง โดยปม่เสยี ค่าใช้จ่าย เพียงอุปกรณ์ จาเป็นต้องเช่ือมต่ออนิ เตอร์เนต็ ผ่านเมนู Audio call

23 24 การโทรดว้ ยภาพและเสียง (video call) ภาพท่ี x แสดงหน้าจอการแชร์เอกสารพรีเซน็ ต์กบั ผู้สนทนา ผู้ใช้งานสามารถโทรด้วยภาพและเสียง โดยปม่เสียค่าใช้จ่าย คล้ายกบั การโทรด้วย นอกจากน้ีผู้ใช้งานยังสามารถพักสายการโทร ส่งต่อการโทรปปยังบุคคลอ่ืนปด้ จาก เมนู เสียง แต่ฟังก์ชันการโทรด้วยภาพและเสียง ผู้ใช้งานจาเป็ นต้องมีกล้ องท่ีอุปกรณ์ more actions ดังภาพ more actions ปด้เหมอื นกบั การโทรด้วยเสยี ง ภาพท่ี x แสดงหน้าจอการโทรหาผู้สนทนาด้วยภาพและเสยี ง

25 26 การแชรไ์ ฟลน์ าเสนอหรือหนา้ จอ ผู้ใช้งานสามารถแชร์เอกสารการนาเสนอหรือหน้าจอกับผู้ร่วมสนทนาปด้ แม้จะ ปม่ปด้โทรด้วยเสยี งหรือโทรด้วยภาพและเสยี ง ด้วยฟังกช์ ัน Open sharetray หากผู้ใช้งานเจอสัญลักษณ์การแชร์ปฟล์นาเสนอ ดังภาพให้ผู้ใช้งานคลิก Acceptเพ่ือรับปฟล์ การนาเสนอ การเพมิ่ ผรู้ ่วมสนทนา ผู้ใช้งานสามารถเพ่ิมผู้ร่วมสนทนาปด้โดยคลิกท่เี มนูAdd people

27 28 จากน้ันพิมช่ือผู้ร่วมสนทนาในช่อง Invite someone ระบบจะทาการค้นหารายช่ือ การจดั การ Files ท่ตี รงกบั คาค้นหาเม่ือเจอช่ือท่ีต้องการให้ ทาการคลิกท่ชี ่ือ จากน้ันระบบทาการ โทรหาผู้ร่วมสนทนาดงั กล่าว 1. เลือกเมนู Files จากด้านซ้ายมอื ของเมนูหลัก 2. ระบบจะแสดง Files ท่ที า่ นเป็นเจ้าของอยู่ หรือ มสี ว่ นเก่ยี วข้อง โดยแบ่งตามแหล่งท่เี กบ็ ข้อมูล เช่น จาก OneDrive ของทา่ นเอง หรือจากใน Teams ต่างๆ

29 30 3. ให้ท่านคลิกขวา หรือ กดป่ ุม Option ด้านหลังสุดของปฟล์ท่ีท่านต้องการ 5. กดท่ปี ่ ุม Schedule a meeting จากน้ันระบุรายละเอียดการประชุม เช่น หัวข้อ เพ่ือทาการเปิ ดแก้ปข Download หรือ get link เพ่ือนาปป share ต่อให้บุคคล สถานท่ชี ่วงวันและเวลา รายละเอยี ดของการประชุม อ่นื 6. ระบุช่ือผู้เข้าร่วมประชุม หรือ สามารถเลือกจาก Team หรือ Channelปด้ โดยตรงเช่นกัน ซ่ึงจะเป็ นการส่งถึง สมาชิกในทีมน้ันๆ และ Post ลงปปยัง การนัดหมายการประชุม conversation ให้อตั โนมัติ 4. เลือกเมนู Meetings จากด้านซ้ายมอื ของเมนูหลัก a. หากทา่ นมนี ัดหมายการประชุมอยู่แล้ว ให้ทา่ นกดท่ปี ่ ุม Joinเพ่ือเข้าร่วมประชุม 7. ภาพตัวอย่างหน้าจอของการประชุม โดยจะให้ท่านเลือกเปิ ดปิ ดปมค์ แสดง content ต่างๆ และด้านขวามือจะมีช่องให้ทา่ น chat ปด้ด้วยเช่นกนั

อา้ งองิ คณะผูจ้ ดั ทา file:///C:/Users/User/Downloads/Mannual_Team_npu%20(2).pdf 1. นางสาววิจิตรา เสาทอง 63128020104 2. นางสาวศศินภิ า แตม้ ทอง 63128020108 3. นางสาวเชษฐสุดา สิงคะเวหน 63128020120 4. นางสาวจิรวรรณ สญั จรดี 63128020124 5. นางสาววรินทรา พมิ วงั วงศ์ 63128020132