หน่วยที่ 1

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์



สาระสาคัญ พระราชบญั ญัติการบญั ชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผ้ทู าบญั ชี ต้องจดั ทาบญั ชีเพ่ือให้มีการแสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลง ฐานะการเงินของผ้มู ีหน้าที่จดั ทาบญั ชีที่เป็นอยตู่ ามความเป็ นจริง และตามมาตรฐานการ บัญชีโดยมีเอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน น อกจาก ข้อกาหนดตามพระราชบัญญัติการบญั ชี พ.ศ. 2543 แล้ว เอกสารประกอบการบันทึก บญั ชียงั ต้องจัดทาขึน้ ให้สอดคล้องและถูกต้องกับข้อกาหนดในประมวลรัษฎากรซึ่งได้ กาหนดลกั ษณะของใบกากบั ภาษีด้วย

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ให้ความหมายของเอกสารใช้ ประกอบการบนั ทึกบญั ชีหมายถึง บนั ทึก หนงั สือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็ นหลกั ฐานใน การลงรายการในบญั ชี ซงึ่ แบง่ ได้เป็น 3 ประเภท คือ 1. เอกสารที่ต้องใช้ ประกอบการบันทึกบัญชีท่ีได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารท่ีบุคคลภายนอกจัดทาขึน้ และออกให้เพื่อใช้เป็ นหลกั ฐานเนื่องจาก การซือ้ ขาย แลกเปล่ียน บริการ และตดิ ตอ่ ทางธรุ กิจ 2. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบนั ทกึ บญั ชีจดั ทาขึน้ โดยผ้มู ีหน้ าที่จดั ทาบญั ชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่กิจการต้องออกให้แก่บคุ คลภายนอก เพ่ือใช้เป็นหลกั ฐานในการซือ้ ขายแลกเปลีย่ น บริการ และติดต่อทางธุรกิจ 3. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบนั ทกึ บญั ชีจดั ทาขึน้ โดยผ้มู ีหน้ าที่จดั ทาบญั ชี เพื่อใช้ในกิจการของตนเอง หมายถึง เอกสารท่ีจัดทาขึน้ เพ่ือใช้เองในกิจการ เพ่ือเป็ น หลกั ฐานในการรับเงิน จา่ ยเงิน และติดตอ่ ทางธุรกิจ

เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชี มี 2 ลกั ษณะดงั นี ้ 1. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามพระราชบัญญัติ การบัญชี พ.ศ.2543 เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีทกุ ประเภทต้องมี รายการตามท่ีกาหนดดงั นี ้ 1.1 ช่ือของผ้จู ดั ทาเอกสารซงึ่ อาจใช้ช่ือท่ีใช้ในการประกอบธุรกิจ ของผ้จู ดั ทาเอกสารก็ได้ 1.2 ช่ือของเอกสาร 1.3 เลขท่ีของเอกสาร และเลม่ ที่ (ถ้ามี) 1.4 วนั เดือน ปี ท่ีออกเอกสาร 1.5 จานวนเงนิ รวม

2. เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีตามประมวลรัษฎากร 2.1 เอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีเก่ียวกับการขายสินค้า ซงึ่ ออกโดยผ้ปู ระกอบการ ได้แก่ เอกสารท่ีใช้บนั ทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินสด บนั ทึกในสมดุ รายวนั ขาย และเอกสารที่ใช้บนั ทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือ บนั ทกึ ในสมดุ รายวนั ขาย 2.2 ใบกากับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลกั ฐานสาคญั ที่ ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนภาษีมลู ค่าเพ่ิมต้องจดั ทา และออกให้กับผ้ซู ือ้ สินค้า และบริการทุกครัง้ ท่ีมีการขายสินค้าหรือบริการ เพื่อแสดงมลู ค่าของสินค้าหรือ บริการ และจานวนภาษีมลู คา่ เพ่ิมท่ีผ้ปู ระกอบการเรียกเก็บหรือพึงเรียกเก็บจาก ผ้ซู อื ้ สินค้าหรือรับบริการในแตล่ ะครัง้ ซง่ึ อตั ราภาษีมลู คา่ เพิ่มในปัจจบุ นั เก็บร้อย ละ 7 แต่อาจเปลี่ยนแปลงได้ตามนโยบายของรัฐบาลแต่ละสมัย ขึน้ อยู่กับ เศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ ใบกากบั ภาษีแบง่ ได้แก่ ใบกากบั ภาษีเต็มรูปแบบ ใบกากบั ภาษีอยา่ งยอ่ และเอกสารท่ีถือเป็ นใบกากบั ภาษี

2.3 รายงานภาษีขาย (Output Tax) เป็ นเอกสารท่ีกฎหมาย กาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียน จดั ทาขนึ ้ เพื่อใช้ในการบนั ทกึ ภาษีขาย ที่เรียกเก็บกับลูกค้าเมื่อขายสินค้าหรือให้บริการในแต่ละเดือน รวมทงั้ ใช้ บนั ทึกภาษีขายตามใบเพ่ิมหนี ้ซึ่งมีผลทาให้ภาษีขายเพิ่มขึน้ และบนั ทึก ภาษีขายตามใบลดหนีซ้ ึ่งมีผลทาให้ภาษีขายลดลง ภาษีขายท่ีเกิดขึน้ ใน เดือนใดถือเป็ นภาษีขายของเดอื นนนั้ โดยจะต้องบนั ทึกภาษีขายในรายงาน ภาษีขายให้แล้วเสร็จภายใน 3 วนั นบั แต่วนั ท่ีมีการออกใบกากับภาษีใบ เพิม่ หนีห้ รือใบลดหนี ้

2.4 รายงานภาษีซือ้ (Input Tax) เป็ นเอกสารท่ีกฎหมาย กาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนจดั ทาขึน้ เพื่อใช้ในการบนั ทึกภาษีซือ้ ที่ เกิดจากการซือ้ สนิ ค้าหรือบริการจากผ้ปู ระกอบการจดทะเบียน เม่ือซือ้ สนิ ค้า หรือรับบริการในแตล่ ะเดือนทงั้ ใช้บนั ทกึ ภาษีซือ้ ตามใบเพ่ิมหนี ้ซง่ึ มีผลทาให้ ภาษีซือ้ เพิ่มขึน้ และบนั ทึกภาษีซือ้ ตามใบลดหนีซ้ ึ่งมีผลทาให้ภาษีซือ้ ลดลง ภาษีซือ้ ท่ีเกิดขนึ ้ ในเดือนใดถือเป็ นภาษีซือ้ ของเดอื นนนั้ โดยจะพิจารณาจาก วนั ท่ีปรากฏในใบกากบั ภาษี หากผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนไมไ่ ด้บันทึกภาษี ซือ้ ในรายงานภาษีซือ้ ของเดือนนนั้ ด้วยเหตจุ าเป็ น หรือเหตสุ ุดวิสยั สามารถ นาภาษีซือ้ ไปบนั ทึกในรายงานภาษีซือ้ ของเดือนหลงั จากนนั้ ได้ แต่ต้องไม่ เกิน 3 ปี นบั จากวนั ที่ระบไุ ว้ในใบกากบั ภาษี ใบเพมิ่ หนี ้หรือใบลดหนี ้

2.5 รายงานสินค้าและวัตถุดิบ เป็ นเอกสารท่ีกฎหมาย กาหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจัดทาขึน้ เพื่อใช้ในการบันทึกแสดง ปริมาณและชนิดของสินค้าและวตั ถุดิบ ท่ีผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนมีอยู่ ได้มาและจ่ายไปในแต่ละเดือน เน่ืองจากการซือ้ ขาย สินค้าและวัตถุดิบ โดยมีใบสาคญั รับสนิ ค้าและใบสาคญั จ่ายสนิ ค้าเป็ นหลกั ฐานในการบนั ทกึ รายการในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ สาหรับผู้ประกอบการท่ีเป็ นผู้ผลิต สินค้าหรือผู้ประกอบการท่ีซือ้ มาขายไปต้องจัดทารายงานสินค้าและ วตั ถดุ ิบ แต่ถ้าเป็ นผ้ปู ระกอบการให้บริการไม่ต้องจดั ทารายงานสินค้าและ วตั ถดุ ิบ

ตวั อย่างเอกสารท่ใี ช้ในการทาบญั ชี ได้แก่ 1. เอกสารที่เก่ียวกบั การขายสนิ ค้า เอกสารที่นามาใช้เป็ นหลกั ฐานใน การบนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกบั การขายสนิ ค้า จะเป็ นเอกสารสาเนาเน่ืองจากต้นฉบบั จะต้องมอบให้กบั ผ้ซู อื ้ สนิ ค้า 1.1 เอกสารท่ีใช้บนั ทกึ เก่ียวกบั รายการขายสนิ ค้าเป็ นเงินเช่ือ ได้แก่ สาเนาใบกากับสินค้าใบกากับสินค้า/ใบกากับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากับ ภาษี เอกสารที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินเชื่อกรณีเอกสารไม่ได้ ออกเป็ นชุดเม่ือมีการขายสินค้า ความรับผิดในภาษีจะเกิดขึน้ เมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสินค้าไม่ว่าจะมีการชาระเงินโดยทนั ทีหรือไม่ก็ตาม ดงั นนั้ ใบส่ง ของหรือใบกากับสินค้าจะต้องแสดงเป็ นใบกากบั ภาษีด้วย เพื่อเป็ นหลกั ฐาน ในการชาระภาษีในเดือนที่มีการขาย หรือสง่ มอบสนิ ค้า

ตัวอย่างเอกสารท่ีใช้ในการทาบญั ชี (ต่อ) 1.2 เอกสารที่ใช้บนั ทึกรายการรับชาระหนีจ้ ากการขายสินค้ าเป็ น เงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็ นชุด เม่ือมีการชาระเงิน ได้ แก่ สาเนา ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจะไม่มีข้อความแสดงเป็ นใบกากับภาษีอีก เน่ืองจาก ใบกากบั ภาษีแสดงอยใู่ นเอกสารใบสง่ ของหรือใบกากบั สนิ ค้า เมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสินค้าแล้ว ในกรณีนีใ้ บเสร็จรับเงินใช้เป็ นหลกั ฐานในการเรียก เก็บเงินและบนั ทกึ บญั ชีเท่านนั้ ไมไ่ ด้ใช้เป็นหลกั ฐานในการชาระภาษี 1.3 เอกสารที่บนั ทึกเก่ียวกับรายการขายสินค้าเป็ นเงินสด ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบเสร็จรับเงิน /ใบกากบั ภาษี

เอกสารท่ีเก่ียวกับการซือ้ สินค้า เป็ นเอกสารท่ีนามาใช้เป็ น หลกั ฐานในการบนั ทึกบญั ชีเก่ียวกบั การซือ้ สินค้า จะเป็ นเอกสารต้นฉบบั ท่ี ได้รับมาจากผ้ขู าย ได้แก่ 1 เอกสารท่ีใช้บันทึกเกี่ยวกับการซือ้ สินค้าเป็ นเงินเชื่อ ได้แก่ ใบกากบั สนิ ค้า ใบกากบั สนิ ค้า/ใบกากบั ภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี ใบสง่ คืนสนิ ค้า 2. เอกสารที่ใช้บนั ทึกรายการจ่ายชาระหนีจ้ ากการซือ้ สินค้าเป็ น เงินเช่ือ กรณีเอกสารไม่ได้ ออกเป็ นชุด เมื่อมีการชาระเงิน ได้ แก่ ใบเสร็จรับเงิน 3. เอกสารท่ีใช้บันทึกเกี่ยวกับการซือ้ สินค้าเป็ นเงินสด ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี ใบสง่ คนื สนิ ค้า

เอกสารอ่นื ๆ 1. เอกสารท่ีบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน ได้แก่ ใบสาคัญรับ ใบรับรองภาษีเงินได้หกั ณ ที่จ่าย กรณีที่กิจการมีเงินได้จากการให้บริการ ซึ่งผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมาย และจะออกหนังสือ รับรองการหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย ในกรณีนีเ้ ปรียบเสมือนกิจการถูกหกั ภาษีไว้ ลว่ งหน้า กิจการจะต้องนาภาษีนีไ้ ปหกั ยอดภาษีเงินได้ในตอนปลายปี ภาษี เงนิ ได้หกั ณ ที่จา่ ย จะมียอดอยทู่ างด้าน เดบติ ถือเป็ นสนิ ทรัพย์ 2 เอกสารที่บันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน ได้แก่ ใบสาคัญจ่าย ใบรับรองภาษีเงินได้หกั ณ ท่ีจ่าย กรณีท่ีกิจการจ่ายเงินจากการรับบริการ ซึ่งกิจการมีหน้าท่ีหกั ภาษี ณ ที่จ่าย และนาส่งสรรพากรภายใน 7 วนั นบั แตว่ นั สนิ ้ เดอื น ดงั นนั้ กิจการจงึ มภี าระท่ีจะต้องนาสง่ ภาษี บญั ชีภาษีเงนิ ได้ หกั ณ ท่ีจา่ ย จะมยี อดอยทู่ างด้าน เครดติ ถือเป็ นหนีส้ นิ

การนาเอกสารมาบันทึกบัญชีโดยทั่วไปจะทาการแยกเอกสาร แตล่ ะชนิด เพ่ือความสะดวกในการบนั ทึกบญั ชี เนื่องจากในทางปฏิบตั กิ ิจการ มกั จะแบง่ หน้าท่ีการทางานของพนกั งานบญั ชีออกเป็ นหลายฝ่ าย เอกสารการรับเงิน เป็ นเอกสารท่ีบนั ทึกรายการเกี่ยวกับการได้รับ เงินทกุ ประเภท ซึง่ ผ้ปู ระกอบการจะออกให้กบั บคุ คลภายนอกในกรณีที่ได้รับ เงินจากการขายสินค้าเป็ นเงินสด การรับชาระหนี ้หรือได้รับรายได้ อื่นๆ เป็ น เงินสดจะบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน โดยเรียงเลขท่ีตามเอกสารที่ ออก เอกสารท่ีนามาบนั ทึกบญั ชี ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั รับเงิน สาเนาใบสง่ คืนสนิ ค้า

เอกสารการจ่ายเงิน เป็ นเอกสารที่บันทึกรายการเก่ียวกับการ จ่ายเงินทุกประเภท ซ่ึงผ้ปู ระกอบการจะได้รับจากบุคคลภายนอกกิจการได้ เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีเหลา่ นีม้ าเนื่องจากการซือ้ สินค้าเป็ นเงินสด การซือ้ สินทรัพย์เป็ นเงินสด การจ่ายชาระหนี ้รวมทงั้ การจ่ายค่าใช้จ่ายตา่ งๆ เป็ นเงินสด จะบนั ทึกในสมดุ รายวนั จ่ายเงินโดยจะเรียงลาดบั เลขท่ีขนึ ้ มาใหม่ ซง่ึ การให้เลขรหสั ขนึ ้ อย่กู บั ผ้บู นั ทึกบญั ชีว่าจะกาหนดอย่างไร ทงั้ นีจ้ ะต้องสื่อ ความหมายถึงเอกสารท่ีเก่ียวข้องได้เป็ นอย่างดี เอกสารที่นามาบนั ทึกบญั ชี ได้แก่ ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั จ่ายเงนิ เอกสารเงินเช่ือ เป็ นเอกสารท่ีบนั ทึกรายการเกี่ยวกับการซือ้ และ ขายเป็ นเงินเชื่อทกุ ประเภท ซงึ่ ผ้ปู ระกอบการจะได้รับทงั้ จากบุคคลภายนอก และเป็ นผู้ออกให้ แก่บุคคลภายนอก ประกอบด้วย เอกสารที่ได้รับจาก บคุ คลภายนอก และเอกสารที่ออกให้แก่บคุ คลภายนอก

เอกสารอ่นื ๆ เป็ นเอกสารท่ีกิจการได้รับหรือออกให้แก่บคุ คลภายนอก ท่ีนอกเหนือจากท่ีกล่าวมาข้างต้น และใช้เป็ นหลกั ฐานในการบนั ทึกบญั ชีได้ เอกสารที่นาไปบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั รับเงนิ การวิเคราะห์รายการค้าจากเอกสาร การจดั ทาบญั ชีตามวงจรบญั ชีผ้ทู าบญั ชีต้องพิจารณาตรวจสอบและ วเิ คราะห์เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี ดงั นี ้ 1. ตรวจสอบข้อความและรายการท่ีกฎหมายกาหนดไว้ในเอกสาร ประเภทต่างๆ ท่ีต้องมีปรากฏให้ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ เพราะเอกสารที่ไม่ ถูกต้องครบถ้ วนสมบูรณ์ตามข้อกาหนดของกฎหมาย ไม่สามารถใช้เป็ น หลกั ฐานในประกอบการบนั ทกึ บญั ชีได้ 2. วเิ คราะห์ประเภทของเอกสาร ตามลกั ษณะรายการที่เกิดขนึ ้ ทางการ บญั ชี ได้แก่ เอกสารด้านรายรับ เอกสารด้านรายจ่าย เอกสารด้านเงินเชื่อ



3. วิเคราะห์แหล่งท่ีได้มาของเอกสาร มี 3 แหล่ง ตามการจัด ประเภทของเอกสาร กลา่ วคือ เอกสารท่ีได้รับจากบคุ คลภายนอก เอกสารท่ี ออกให้แก่บุคคลภายนอก และเอกสารที่กิจการจดั ทาขึน้ เพื่อใช้ ในกิจการ เองการวิเคราะห์แหล่งที่มาให้ให้สงั เกตเบือ้ งต้นคือ ถ้าเป็ นเอกสารท่ีได้รับ จากบคุ คลภายนอกจะแสดงเป็ นต้นฉบบั (ตวั จริง) แตถ่ ้าเป็ นเอกสารที่ออก ให้แก่บคุ คลภายนอกจะแสดงเป็ นสาเนาติดเล่ม หรือวิเคราะห์จากรายการ ค้า รายการค้าที่ปรากฏเป็ นรายการค้าอะไรให้พิจารณาจากช่ือเอกสาร 4. วิเคราะห์รายการค้าจากเอกสารตามหลกั สมการบญั ชี เมื่อทราบรายการค้าท่ีเกิดขึน้ จากเอกสารแล้วขนั้ ตอนต่อไปจะนารายการ ค้ามาวิเคราะห์เพ่ือพิจารณาว่า รายการค้านัน้ มีผลกระทบต่อฐานะทาง การเงินตามหลกั สมการบญั ชีอยา่ งไร







การปฏบิ ตั เิ ก่ียวกับการออกหนังสือรับรองการหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย ผ้ปู ระกอบการท่ีเป็ นนิตบิ คุ คล เม่อื ต้องจ่ายเงินคา่ บริการบางประเภท ที่กฎหมายกาหนดไว้มีหน้าท่ีต้องหักภาษี ณ ท่ีจ่าย และออกหนังสือรับรอง การหกั ภาษี ณ ที่จ่าย ให้กบั ผ้ใู ห้บริการ โดยผ้มู ีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ต้อง นาส่งภาษีท่ีต้องหกั ด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 สาหรับกรณีผ้ถู กู หกั ท่ีมีหน้าท่ีเสียภาษี เงินได้บุคคลธรรมดา หรือแบบ ภ.ง.ด.53 สาหรับกรณีที่ผ้ถู กู หกั มีหน้าที่เสีย ภาษีเงินได้นิติบคุ คลณ ที่ว่าการอาเภอหรือเขตท้องท่ี ภายใน 7 วนั นบั แต่วนั สิน้ เดือนท่ีจ่าย ไม่ว่าจะได้หกั ภาษีดงั กล่าวไว้แล้วหรือไม่ สาหรับการจ่ายเงิน ให้แก่ผู้รับรายหน่ึงๆ ตงั้ แต่ 500 บาทขึน้ ไป และเมื่อได้หักภาษีไว้แล้ว ผู้หัก ภาษีจะต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ท่ีจ่ายจานวน 2 ฉบับ มี ข้อความถกู ต้องตรงกนั ให้แก่ผ้ถู กู หกั ภาษีด้วย