หน่วยที่ 5

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์



สาระสาคัญ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ต้องมีการกาหนดฐานข้อมลู ในแต่ละ ระบบก่อนเน่ืองจากขณะที่เราบันทึกข้อมูลแต่ละระบบ เช่น ระบบซือ้ ระบบขาย ระบบ ลกู หนี ้และระบบเจ้าหนี ้เป็ นต้น ต้องมีการเลือกฐานข้อมลู มาใช้งานจึงต้ องมีการเตรียม ฐานข้อมลู ไว้ก่อน แตฐ่ านข้อมลู บางระบบสามารถเพ่ิมเติมขณะบนั ทกึ ข้อมลู ได้ โดยขนั้ ตอน การเตรียมฐานข้อมลู ทกุ ระบบเม่ือเข้าไปที่ระบบที่ต้องการเตรียมฐานข้อมลู แล้วเลือกเมนู ฐานข้อมลู หรือเปิ ด Work Flow แล้วคลกิ ป่ มุ Setup Master Files

เม่ือจะใช้งานระบบบริหารสินค้าคงคลงั ขนั้ ตอนแรกคือการเตรียม ฐานข้อมลู ท่ีต้องใช้ในระบบมีขนั้ ตอนท่ีต้องเข้าไปบนั ทึกรายการก่อนเริ่มทา การค้าโดยเข้าไปที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ➠ฐานข้อมูล (Setup Master Files)

เม่ือจะใช้งานระบบซอื ้ หรือระบบเจ้าหนี ้ขนั้ ตอนแรก คือ การเตรียม ฐานข้อมลู ที่ต้องใช้ในระบบ คือการเพิ่ม/แก้ไขรายช่ือผ้จู าหน่าย (ฐานข้อมลู “เพ่ิม/แก้ไขรายช่ือผู้จาหน่าย” ในระบบซือ้ นี ้ เป็ นฐานข้อมูลเดียวกับเมนู “เพิ่ม/แก้ไขทะเบียนเจ้าหนี”้ ในระบบเจ้าหนี ้ วิธีการทางานเหมือนกัน ซ่ึง ผ้ใู ช้จะบนั ทกึ ข้อมลู ท่ีใดที่หนงึ่ ก็ได้ เพราะข้อมลู จะเช่ือมโยงถงึ กนั ทงั้ 2 เมน)ู 1. เข้าที่ ระบบซือ้ หรือ เข้าที่ ระบบเจ้าหนี ้ ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ เมนเู พม่ิ และแก้ไขรายช่ือผ้จู า หน่าย 2. ทาการเพิ่มรายการโดยกดป่ มุ F3-เพิ่ม 3. บนั ทกึ รายละเอียดเสร็จแล้วกดป่ มุ F10-Save เพื่อเก็บข้อมลู เข้า ระบบคอมพวิ เตอร์



การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบขายเป็ นการบนั ทึกฐานข้อมลู ของระบบ ขาย แต่เมื่อบนั ทึกแล้วจะเช่ือมโยงไปใช้กบั ระบบลกู หนี ้การเตรียมฐานข้อมลู ได้แก่ 1. บนั ทกึ รายช่ือลกู ค้า 2. กาหนดราคาขายประจาลกู ค้าแตล่ ะราย

เม่ือจะใช้งานระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร จะเร่ิมด้วยการเตรี ยม ฐานข้อมลู ท่ีต้องใช้ในระบบดงั นี ้ 1. การบนั ทกึ รายช่ือธนาคาร 2. การบนั ทกึ รายการสมดุ บญั ชีเงนิ ฝากและยอดยกมาต้นงวด

การเพิ่มรายการสนิ ทรัพย์ 1. เข้าที่ ระบบสินทรัพย์ ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ เมนู เพม่ิ /แก้ไขรายการสนิ ทรัพย์ 2. กดป่ มุ F3-เพม่ิ เพอ่ื เพ่ิมรายการ 3. บนั ทกึ รายละเอียดของสนิ ทรัพย์ตามต้องการ 4. กดป่ มุ F10-Save เพ่ือเก็บข้อมลู

การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบบญั ชีแยกประเภท ได้แก่ 1. เพม่ิ และแก้ไขผงั บญั ชี 2. สร้างแบบฟอร์มการบนั ทกึ บญั ชีเพือ่ ช่วยลงรายการซา้ ๆ 3. การกาหนดหน้าท่ีของบญั ชีตามสภาวะทวั่ ไป 4. การกาหนดหน้ าที่ ของบัญชี ที่ จะใช้ งานในแบบเฉพาะ (สภาวการณ์)