หน่วยที่ 8

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์



สาระสาคัญ การปรับปรุงรายการบัญชีเป็ นการปรับปรุงจานวนเงินที่บันทึกไว้ในบัญชีให้ ถกู ต้องก่อนการจัดทางบการเงินโดยจะทาในวนั สิน้ งวดบัญชีหรือก่อนปิ ดบัญชี ซึ่งการ ปรับปรุงรายการบัญชีและการปิ ดบัญชีจะบันทึกท่ีสมุดรายวันท่ัวไป และเมื่อผู้ใช้งาน ตรวจสอบรายการตา่ งๆ จนเรียบร้อยดีแล้ว จะสง่ั Post รายการ Voucher เข้าบญั ชีแยก ประเภท แต่เม่ือสง่ั Post รายการแล้ว ผ้ใู ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อีกไม่ได้ ตาม ประกาศสรรพากร ฉบบั ที่ 63 ดงั นนั้ ก่อน Post จงึ ควรตรวจให้แน่ใจก่อนวา่ ไม่มีอะไรต้อง แก้ไขแล้ว

การปรับปรุงรายการบญั ชีเป็ นการปรับปรุงจานวนเงินที่บนั ทกึ ไว้ ในบญั ชีให้ถกู ต้อง ก่อนการจดั ทางบการเงินโดยจะทาในวนั สิน้ งวดบญั ชี หรือก่อนปิ ดบัญชีซึ่งการปรับปรุงรายการบัญชี และการปิ ดบัญชีจะ บนั ทกึ ท่ีสมดุ รายวนั ทว่ั ไปโดยใช้เมนลู งรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท

ก่อนทาการปิ ดบญั ชีจะต้องทาการปรับปรุงรายการบญั ชีต่างๆ ได้แก่ รายได้รับลว่ งหน้า รายได้ค้างรับ คา่ ใช้จ่ายจ่ายลว่ งหน้า ค่าใช้ จ่ายค้างจ่าย หนี ้ สญู และหนีส้ งสยั จะสญู วสั ดสุ านกั งานใช้ไป และคา่ เส่ือมราคาสินทรัพย์โดยจะ บนั ทกึ รายการท่ีสมดุ รายวนั ทว่ั ไป

การปิ ดบัญชีภาษีซือ้ และภาษีขาย เข้าบญั ชีลูกหนีส้ รรพากรหรือ เจ้าหนีส้ รรพากร หากภาษีขายสูงกว่าภาษีซือ้ กิจการจะต้องนาส่งส่วนต่าง ระหว่างภาษีขายกบั ภาษีซือ้ แต่ถ้าภาษีซือ้ สงู กว่าภาษีขายกิจการสามารถขอ คืนภาษี หรือขอเครดิตภาษีไว้ใช้ในเดอื นถดั ไป 1. มลู คา่ ภาษีขาย เรียกดจู ากรายงานภาษีขายรวมย่ืนเพ่ิมเติมที่ระบบ ภาษีมลู คา่ เพมิ่ 2. มูลค่าภาษีซือ้ เรียกดูจากรายงานภาษีซือ้ รวมย่ืนเพิ่มเติมที่ระบบ ภาษีมลู คา่ เพิม่ 3. ทาการบนั ทึกบญั ชีที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ บนั ทึกรายการ และปิ ดบญั ชี ➠ บนั ทึกรายการรายวนั หรือ เปิ ด work flow ระบบบญั ชีแยก ประเภที ➠ ลงรายวนั ➠ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป

การปิ ดบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic และบัญชีรายได้- ค่าใช้จ่ายเมื่อผู้ใช้งานบนั ทึกรายวันต่างๆ เสร็จแล้ว หากจะปิ ดบญั ชีสินค้า คงเหลือในกรณีบนั ทกึ บญั ชีแบบ Periodic ปิ ดบญั ชีรายได้-คา่ ใช้จ่ายเข้าบญั ชี กาไร-ขาดทนุ ก็ให้โปรแกรมทาการปิ ดบญั ชีโดยมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เข้าท่ีเมนู ระบบบญั ชี ➠ บนั ทึกรายการและปิ ดบญั ชี ➠ บนั ทึก รายการรายวนั หรือเปิ ด work flow ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ ลงรายวนั 2. เลือก “สมดุ รายวนั ” ที่จะเข้าไปบนั ทกึ รายการ (สมดุ รายวนั ทวั่ ไป) 3. ทาการเพมิ่ รายการโดยกดป่ มุ F3-เพมิ่ 4. ใสค่ า่ “C” ที่ช่อง Type ซง่ึ หมายถึง Voucher ประเภท ปิดบญั ชี 5. ใส่วันท่ีของการปิ ดบัญชี เช่น ปิ ดบัญชีเม่ือสิน้ ปี ให้ ใส่วันที่ 31/12/XX หรือถ้าปิ ดบญั ชีทกุ เดอื นก็ให้ใสว่ นั ที่ของเดอื นนนั้ เชน่ 30/08/58

การปิ ดบัญชีกาไร-ขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีกาไร-ขาดทุนสะสม จะดูตัวเลขกาไร-ขาดทุนสุทธิจากการปิ ดบัญชีรายได้และค่าใช้ จ่าย ซึ่ง ตวั เลขนีจ้ ะอยดู่ ้านเดบิต หรือเครดติ ก็ได้ ทาการบนั ทึกบญั ชีที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ บนั ทึกรายการ และปิ ดบญั ชี ➠ บนั ทกึ รายการรายวนั หรือ เปิ ด work flow ระบบบญั ชี แยกประเภท ➠ ลงรายวนั ➠ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป

การส่ัง Post รายการเข้าบัญชีแยกประเภท สามารถทาได้ 2 แบบ คอื 1. ส่ัง POST รายการบัญชีท่ีเป็ นช่วง (BATCH) เม่ือผ้ใู ช้งาน ตรวจสอบรายการตา่ งๆ จนเรียบร้อย ดีแล้ว จะสงั่ Post รายการ Voucher ก็ให้เข้าที่ระบบเมนู ระบบบญั ชี ➠ ฐานข้ อมูล ➠Post รายการเข้ าบัญชีแยกประเภท ซึ่งสามารถสั่ง Post Voucher ได้ครัง้ ละหลายๆ ใบ 2. ส่ัง Post รายการบัญชี นอกจากการสงั่ Post รายการที่เมนูแล้ว ยงั สามารถเลือก Post รายการบญั ชีเป็ นใบๆ ได้ โดยเข้าไปที่ Voucher ใบที่ ต้องการ และเปล่ียนรูปแบบการ Post เป็ นคา่ “ว่าง” ข้อสาคญั คือ เม่ือสง่ั Post รายการแล้ว ผ้ใู ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อีกไม่ได้แล้ว ตามประกาศ สรรพากร ฉบบั ที่ 63 ดงั นนั้ ก่อน Post จึงควรตรวจให้แน่ใจก่อนว่าไม่มีอะไร ต้องแก้ไขแล้ว