หน่วยที่ 6

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์



สาระสาคัญ การบนั ทึกยอดยกมาในแต่ละระบบเป็ นการบนั ทึกยอดยกมาของรายการค้าที่ เกิดขึน้ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใดเร่ิมใช้โปรแกรมพร้ อมกับการจดทะเบียน จัดตัง้ บริษัทฯ ก็ไม่ต้องทาขัน้ ตอนนี ้ โดยจะบันทึกเฉพาะยอดที่ยกมาต้ นงวดเม่ือเริ่มใช้ ระบบเพยี งครัง้ เดียวสว่ นยอดยกมาในรอบบญั ชีถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดย อัตโนมัติ แม้จะยงั ไม่ปิ ดงวดบัญชีก็ตาม กรณีท่ีผู้ใช้ยงั หายอดยกมาจากรอบบัญชีก่อน ไม่ได้สามารถลงรายการรายวนั เพื่อเริ่มทางานไปก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้ แล้วจึง คอ่ ยย้อนกลบั มาบนั ทกึ ย้อนหลงั และสามารถเริ่มงานใหมไ่ ด้โดยไมต่ ้องรอยอดยกมา

กรณี ที่ ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชี ก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการ รายวนั เพอ่ื เริ่มทางานไปก่อนได้ และเม่ือหายอดยกมาได้แล้วจึงค่อยย้อนกลบั มา บนั ทกึ ย้อนหลงั ทาให้ผ้ใู ช้สามารถเร่ิมงานใหมไ่ ด้โดยไมต่ ้องรอยอดยกมา 1. เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ บนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภท หรือ เปิ ด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใสย่ อดยกมาเริ่มต้นตงั้ บริษัทและสาขา 2. เลื่อนแถบสว่างหรือใช้เมาส์คลิกไปยงั รายการบญั ชีที่จะเข้ าไปบนั ทึก รายการ 3. กดป่ มุ F2-แก้ไข เพ่ือเข้าไปใสย่ อดยกมาต้นงวดของบญั ชีนนั้ 4. บนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีซง่ึ อาจจะเป็ นยอดยกมาด้านเดบิต หรือเครดิตก็ได้ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแล้วกดป่ มุ F10-Save เพอื่ เก็บข้อมลู



เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชีครัง้ แรกหากธุรกิจที่ดาเนินกิจการมาแล้ว จะมีเจ้าหนีท้ ่ียงั ค้างชาระหนีอ้ ยู่จานวนหน่ึง จึงจาเป็ นต้ องบนั ทึกยอดหนีข้ อง เจ้าหนีย้ กมาต้นงวด ซงึ่ จะทาเพียงครัง้ แรกเมื่อเริ่มใช้ระบบเท่านนั้ สาหรับยอด เจ้าหนีใ้ นงวดถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้อตั โนมตั ิการบนั ทึกยอดยกมา ของเจ้าหนีจ้ ะเข้ามาบันทึกหลังจากออกเอกสารซือ้ ไปแล้วก็ได้ น่ันคือ เรา สามารถเริ่มทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของเจ้าหนีก้ ารบนั ทึกยอดยก มาต้นงวดเลอื กบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คือ วิธีท่ี 1 บันทึกรายการ Invoice ท่ียังไม่ได้ถูกชาระหนีต้ ามท่ีมี ทงั้ หมด วิธีท่ี 2 ทารายการรวมยอดหนีข้ องเจ้าหนีร้ ายเดียวกันบันทึกรวม เป็ น Invoice ยกมาเพยี ง 1 รายการ

การบนั ทึกยอดยกมาของลกู หนีจ้ ะเข้ามาบนั ทึกหลงั จากออกเอกสาร ขายไปแล้วก็ได้ นนั่ คือ เราสามารถเร่ิมทางานไปได้โดยไมต่ ้องรอยอดยกมาของ ลกู หนี ้เพราะในความเป็ นจริงหากเราหยดุ งานทงั้ หมดเพื่อปิ ดบญั ชีลกู หนีเ้ ดิม ให้เสร็จก่อนจงึ เริ่มระบบใหมไ่ ด้ก็คงเป็ นเรื่องที่วนุ่ วายอยู่ไมน่ ้อย การบนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดเลอื กบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คือ วิธีท่ี 1 บันทึกรายการ Invoice ท่ียังไม่ได้ถูกชาระหนีต้ ามท่ีมี ทงั้ หมด วิธีท่ี 2 ทารายการรวมยอดหนีข้ องลูกหนีร้ ายเดยี วกัน บันทกึ รวม เป็ น Invoice ยกมาเพยี ง 1 รายการ

เม่ือจดั เตรียมฐานข้อมลู ของระบบแล้วหวั ข้อนีจ้ ะเป็ นการบนั ทึกยอด ยกมาต้นงวดของสินค้าคงเหลือ ซง่ึ จะทาเพียงครัง้ แรกท่ีเริ่มใช้งานโปรแกรม เท่านนั้ สาหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบญั ชีถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอด ให้เองอตั โนมตั ิ การบนั ทกึ ยอดสินค้ายกมาต้นงวดมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลงั ➠ บนั ทึก (Edit) ➠ บนั ทึกปรับปรุงยอดสนิ ค้าหรือ เปิ ด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใบปรับยอด 2. เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทา�งานโดยกดป่ มุ Enter 3. เลือกเล่มเอกสาร “ใบปรับยอด” ที่เคยสร้างไว้ท่ีทะเบียนเล่ม เอกสาร (โปรแกรมจะสร้างไว้ให้แล้ว 1 เล่ม สามารถใช้ร่วมกบั รายการปรับ ยอดทวั่ ไปได้)

4. จะเข้ามาท่ีรายการใบปรับยอดให้ทาการเพิ่มรายการ โดยกดป่ มุ F3-เพ่ิม 5. บนั ทึกวนั ที่เอกสารใบปรับยอดจะต้องเป็ นวนั ที่ก่อนเริ่มใช้ระบบ 1 วัน (หรือวันท่ีตามงบแสดงฐานะการเงิน) เช่น ถ้ าเร่ิมใช้ระบบวันที่ 01/08/58 ก็จะต้องลงวนั ท่ีในใบปรับยอดสินค้าเป็ นวนั ที่ 31/07/58 ซงึ่ เมื่อ บนั ทกึ วนั ท่ีแล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าตา่ งแจ้งรูปแบบการ Post เป็ น N คือ ไมม่ ีการบนั ทกึ บญั ชีให้คลิก OK 6. บนั ทึกรายการสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด โดยบนั ทึกจานวน สนิ ค้าในชอ่ ง “จานวนเพ่ิม” เสร็จแล้วกดป่ มุ F10-Save เพอื่ เก็บรายการ