หน่วยที่ 4

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์



สาระสาคัญ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ช้งานจะต้องทาการเพิ่มชื่อบริษัท กาหนดโครงสร้ างองค์กร เช่น ข้อมูลเก่ียวกับบริษัท สาขา ฝ่ าย และแผนกรวม ถึง นโยบายทางบัญชี และข้ อมูลสาคัญท่ีได้ แจ้ งจดไว้ กับกรมทะเบียนการค้ า หรือ กรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบญั ชีของบริษัท หรือกรณีท่ีเป็ นธุรกิจซือ้ ขายสินค้าก็ ต้องระบวุ ิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบนั ทึกบญั ชีต้นทนุ ขายซึ่งข้อมลู เหลา่ นี ้ จะไม่ค่อยเปล่ียนแปลง แต่เมื่อกาหนดแล้วจะมีผลกับการทางานทัง้ บริษัท ซ่ึงค่าท่ี กาหนดเป็ นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็ นค่าท่ีแก้ไขภายหลังไม่ได้ หรื ออาจมี ผลกระทบมากต้องระมดั ระวงั ในการบนั ทึก ควรปรึกษากบั ผ้วู างระบบบญั ชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสารท่ีได้จดทะเบียนไว้กบั หน่วยงานราชการก่อนบนั ทกึ ลงไป



ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ช้งานจะต้องกาหนด โครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมลู เกี่ยวกับบริษัท สาขา ฝ่ าย และแผนก รวมถึง นโยบายทางบญั ชี และข้อมลู สาคญั ที่ได้แจ้งจดไว้กบั กรมทะเบียนการค้าหรือ กรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบญั ชีของบริษัท หรือกรณีท่ีเป็ นธุรกิจซือ้ ขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชี ต้นทุนขาย ซ่ึงข้อมลู เหล่านีจ้ ะไม่ค่อยเปล่ียนแปลง แต่เมื่อกาหนดแล้วจะมี ผลกบั การทางานทงั้ บริษัท ซงึ่ ค่าท่ีกาหนดเป็ นนโยบายบญั ชีของบริษัท หาก เป็ นคา่ ท่ีแก้ไขภายหลงั ไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมดั ระวงั ในการ บนั ทึกควรปรึกษากบั ผ้วู างระบบบญั ชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสาร ท่ีได้จดทะเบยี นไว้กบั หน่วยงานราชการก่อนบนั ทกึ ลงไป



ก่อนเร่ิมใช้งานในแต่ละระบบจะต้องทาการเพ่ิมช่ือบริษัท กาหนด ข้อมลู ประจาบริษัท และกาหนดนโยบายทางบญั ชีท่ีมีผลในระดบั บริษัทดงั นี ้ 1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) เมนู เพิ่ม/ แก้ไขรายชื่อบริษัทหรือ เข้าท่ีระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠เปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠ เพ่มิ /แก้ไขรายละเอียดของบริษัท 2. ปกติเมื่อติดตงั้ โปรแกรมแล้วจะมีบริษัทให้แล้ว 1 บริษัท ชื่อว่า “ยงั ไม่ระบุเจ้าของ” ให้กดป่ ุมF2-แก้ไข แล้วเปล่ียนเป็ นบริษัทที่ต้ องการ แต่ถ้า ต้องการเพ่มิ บริษัทมากกวา่ 1 บริษัท ให้กดป่ มุ F3-เพ่มิ เพื่อเพม่ิ รายชื่อบริษัท

3. บนั ทกึ รายละเอียดของบริษัทในหน้าตา่ งๆ 4. กดป่ มุ F10-SAVE เพ่ือให้โปรแกรมเก็บรายละเอียดที่บนั ทกึ เข้า เคร่ือง หน้าต่าง work flow ระบบโครงสร้างองค์กร























อธิบายเพ่มิ เตมิ การเพ่มิ บริษัทใหม่ 1. หลังจากท่ีกดป่ ุม F10-SAVE เพ่ือให้โปรแกรมบนั ทึกข้อมูลแล้ว โปรแกรมจะถามว่าเก็บข้อมลู ไว้ท่ีไหน ซงึ่ ปกติโปรแกรมจะทาการเก็บข้ อมลู ไว้ท่ี C:\\SMARTBIZ.WIN (ช่ือบริษัทท่ีตงั้ ไว้) แตผ่ ้ใู ช้งานสามารถแก้ไขเปล่ียนแปลงได้ ในท่ีนีจ้ ะเก็บข้อมลู ไว้ท่ี D:\\SMARTBIZ.WIN\\บริษัท เอสทีวี จากดั 2. โปรแกรมจะให้ผ้ใู ช้งานเลือกว่าจะใช้ข้อมลู อะไรบ้างจากบริษัทที่จะ เอามาเป็นต้นฉบบั หลงั จากท่ีกดป่ มุ OK แล้ว โปรแกรมจะขนึ ้ ช่ือบริษัทท่ีจะนามา เป็ นต้นฉบบั ให้เลือก 3. คลิกเลือกช่ือบริษัทท่ีต้องการใช้เป็ นต้นฉบบั ในที่นีค้ ือบริษัท (ยงั ไม่ ระบเุ จ้าของ) หลงั จากเลือกบริษัทต้นฉบบั แล้ว โปรแกรมจะทาการคดั ลอกข้อมลู ให้รอจนกวา่ โปรแกรมจะขนึ ้ ข้อความที่มมุ ขวาด้านบนว่า “เก็บข้อมลู แล้ว...เพิ่มได้ อีกทนั ที”

4. กด Esc เพ่ือออกจากโปรแกรม 5. เข้าโปรแกรมอีกครัง้ หากเข้าโปรแกรมแล้วไม่เห็นชื่อบริษัทที่เพิ่มไว้ ให้คลิกท่ี (ลกู ศรชี ้1) และเลือกช่ือบริษัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลกู ศรชี ้ 2 ) หลงั จากนนั้ ก็จะปรากฏช่ือบริษัทที่เพ่ิมไว้ขึน้ มาให้เลือก ทาการคลิกเลือกชื่อ บริษัทที่สร้างไว้ (ลกู ศรชี ้3) จะเห็นวา่ มีบริษัทเพิ่มเข้ามา ซึ่งจะมีชื่อ Folder ท่ีเก็บ ข้อมลู ซา้ กบั บริษัทที่นามาเป็ นต้นฉบบั ให้เลือกชื่อบริษัท และชื่อ Folder ท่ีจะใช้ งานให้ถกู ต้อง หลงั จากนนั้ โปรแกรมจะทาการลบข้อมลู ของบริษัทท่ีไม่เกี่ยวข้อง ออกให้ และเม่อื เข้าโปรแกรมในครัง้ ตอ่ ไปก็จะเหลือเพียงบริษัทท่ีจะใช้งานเทา่ นนั้ 6. เม่ือเลือกบริษัทท่ีต้องการทางานแล้ว ท่ี Title Bar จะแสดงช่ือบริษัท และตาแหนง่ ที่จดั เก็บข้อมลู บริษัท 7. บริษัทท่ีสร้างขนึ ้ ใหมจ่ ะมี ผงั บญั ชี แบบฟอร์มงบ และแบบฟอร์มพิมพ์ เหมือนบริษัทต้นฉบบั (ยงั ไม่ระบุเจ้าของ) ตรวจสอบโดยเข้าที่ระบบ บัญชีแยก ประเภท ➠เปิด Work Flow ➠Setup Master File ➠เมนู เพ่มิ /แก้ไขผงั บญั ชี

1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/แก้ไขรายละเอียดสาขา หรือเปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠เพิม่ /แก้ไขรายละเอียดสาขา 2. ถ้าบริษัทมีสานกั งานใหญ่แห่งเดียว ให้กดป่ มุ F2-แก้ไข เพ่ือ เข้าไปแก้ไขรายละเอียดสาขา “สานกั งานใหญ่” แต่ถ้ามีสาขาอ่ืนๆ ด้วย ให้กดป่ มุ F3-เพิม่ เพ่ือเพิ่มรายช่ือสาขา 3. บนั ทกึ รายละเอียดของสาขา รหสั สาขา ช่ือสาขา ท่ีอยู่ ฯลฯ 4. เม่ือบนั ทึกรายละเอียดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพื่อบนั ทึก ข้อมลู เข้าเครื่อง











1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/ แก้ไขรายช่ือฝ่ าย หรือ เปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠เพิ่ม/ แก้ไขรายชื่อฝ่ าย 2. กดป่ มุ F3-เพิ่ม เพื่อเพิม่ รายชื่อฝ่ าย 3. บนั ทกึ รายละเอียดของฝ่ าย เชน่ รหสั ฝ่ าย ช่ือฝ่ าย 4. เมื่อบนั ทึกรายละเอียดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพื่อบนั ทกึ ข้อมลู เข้าเคร่ือง