ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูลและการสร้างตารางสรุปผลข้อมูล

157 โปรแกรมตารางงาน ภาควชิ าคอมพวิ เตอรธ์ ุรกจิ วอศ.มค. โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลักษณ์ ถาไชยลา โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

158 ใบความรทู้ ี่ 7 ความรู้เบ้ืองต้นเกี่ยวกับฐานขอ้ มูลและการสรา้ งตารางสรปุ ผลขอ้ มลู ผู้สอน : จฬุ าลักษณ์ ถาไชยลา ***************** 1. ความหมายของฐานข้อมูล ฐานขอ้ มลู (Database) คือ ชุดของขอ้ มูลที่มจี านวนมาก มาเก็บไว้ด้วยกนั โดยมีรูปแบบการจัดเกบ็ ทเี่ ปน็ ระบบ Microsoft Office Excel สามารถกรอกข้อมูลลงไปในเซลลไ์ ดม้ ากกว่า 1 คอลมั น์ และมากกว่า 1 แถว ใน การจดั เก็บข้อมูลถ้ามีการจัดเกบ็ ข้อมูลแบบต่อเน่ืองและขอ้ มลู มีความสมั พันธ์กนั Microsoft Office Excel จะถือ วา่ ขอ้ มูลกลุ่มนน้ั เปน็ ลักษณะฐานข้อมูลโดยอตั โนมตั ิ 2. การจดั เรียงข้อมูล การจัดเรียงขอ้ มลู เปน็ การจดั เรยี งเพอ่ื ให้ข้อมูลแบง่ ออกเปน็ หมวดหม่ตู ามท่ตี อ้ งการ เพือ่ ความสะดวกในการ ค้นหาขอ้ มลู หรอื เพอื่ ความสะดวกในการจดั การเกีย่ วกบั ขอ้ มูล 1. การจัดเรยี งขอ้ มูลในชว่ งเซลล์ทั่วไป 1. ใชเ้ มาส์คลิกคลมุ ดาแถวที่ต้องการจดั เรียง 2. เลือกแท็บขอ้ มูล 3. เลอื กเรยี งตามลาดับความต้องการ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

159 ผลลัพธท์ ี่ได้ เรยี งลาดับตามชือ่ จากน้อยไปหามาก 3. วธิ ีการใชต้ ัวกรองขอ้ มูล การเก็บข้อมลู มากๆอาจทาใหก้ ารเรียกใช้ข้อมูลไม่สะดวกเพราะต้องเล่ือนหนา้ จอดู ข้อมูลดังนั้นการกรอง ข้อมูลจงึ มคี วามจาเปน็ เพอ่ื ใช้ในการคัดแยกข้อมูลใหไ้ ด้ ตามที่ต้องการ และเป็นการค้นหาขอ้ มูลได้อยา่ งรวดเร็ว 1. การกรองข้อมูลจากตาราง โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

160 1. ใช้เมาส์คลกิ ปมุ่ AutoFilter 2. กาหนดเงือ่ นไขการกรองขอ้ มลู 1. กรองขอ้ มูลตามสีพืน้ หรอื ตัวอกั ษร 2. กรองขอ้ มูล ข้อความหรอื ตัวเลข 3. คน้ หา 4. แสดงขอ้ มูลเฉพาะทเ่ี ลอื ก ผลลัพธท์ ไี่ ด้ เรียงลาดับตามคะแนนสอบยอ่ ย จากน้อยไปหามาก โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

161 3. การกรองข้อมูลตามเง่อื นไขทก่ี าหนด 1. สร้างตาราง 2. ใชเ้ มาส์คลกิ ปมุ่ AutoFilter 3. เลือกกรองตามสี 4. เลือกสีแดง โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

162 ผลลพั ธ์ทไ่ี ด้ 4. การตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มลู การตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มลู มคี วามสาคัญอย่างยิ่งเพือ่ ไมใ่ หเ้ กดิ การผดิ พลาดในการจดั พมิ พ์ ข้อมูล Microsoft Office Excel มีความสามารถในการตรวจสอบความถกู ตอ้ งของ ข้อมลู เชน่ ตรวจสอบข้อมูล โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

163 ก่อนพมิ พล์ งไปในเซลล์เพ่อื ตรวจสอบและปอ้ งกนั การพมิ พข์ ้อมูลผิด พลาด ตรวจสอบข้อมูลที่จัดพิมพล์ งไปในเซลล์ เพื่อนแจ้งเตอื นขอ้ ผดิ พลาด และสามารถกาหนดเงื่อนไขการตรวจสอบการแจง้ เตอื นตามทตี่ ้องการ 1. วธิ ีการตรวจสอบความถูกต้องของขอ้ มูล 1. การป้อนข้อมูลโดยกาหนดเงอ่ื นไขปอ้ นเฉพาะตัวเลข 15-20 เท่านน้ั 1. ใช้เมาสค์ ลิกคลมุ ดาเซลล์ทีต่ ้องการตรวจสอบ 2. เลอื กแท็บข้อมูล 3. เลือกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมลู 4. เลอื กการตรวจสอบความถูกตอ้ งของข้อมูล 5. เลอื กแทบ็ การตั้งค่า 6. เลือกจานวนเต็ม 7. เลือกอยรู่ ะหวา่ ง 8. พมิ พต์ ัวเลข 15 9. พิมพ์ตวั เลข 20 10. เลือกแทบ็ ข้อความทใ่ี ส่ 11. พิมพ์ชอ่ื เรอื่ งตามทต่ี ้องการ 12. พมิ พ์ข้อความทีต่ ้องการ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

164 13. เลอื กแทบ็ การแจง้ เตือนผิดพลาด 14. เลือกหยดุ 15. พมิ พช์ ื่อเรอ่ื ง 16. พมิ พ์ขอ้ ความ 17. ตกลง โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

165 2. การป้อนขอ้ มลู โดยกาหนดเงอื่ นไขปอ้ นรหัสนกั ศึกษาซงึ่ มีจานวนตวั เลข 11 ตัวเทา่ นน้ั 1. ใช้เมาส์คลกิ คลมุ ดาเซลลท์ ต่ี ้องการตรวจสอบ 2. เลอื กแท็บขอ้ มูล 3. เลือกการตรวจสอบความถกู ตอ้ งของข้อมลู 4. เลือกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมลู โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

166 5. เลือกแทบ็ การตั้งคา่ 6. เลือกความยาวของข้อความ 7. เลอื กเท่ากบั 8. พมิ พต์ ัวเลข 11 9. เลือกแท็บข้อความทใ่ี ส่ 10. พิมพ์ชอ่ื เร่อื งตามทีต่ ้องการ 11. พิมพข์ ้อความที่ตอ้ งการ 12. เลอื กแทบ็ การแจง้ เตือนขอ้ ผิดพลาด 13. เลอื กหยุด 14. พมิ พ์ชอื่ เร่ือง 15. พิมพข์ ้อความ 16. ตกลง โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

167 โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

168 5. การหาผลรวมสรุปย่อยของขอ้ มลู 1. ใช้เมาส์คลิกเซลล์คอลมั น์ทจี่ ะแบ่งกลุ่มยอ่ ย 2. เลอื กแทบ็ ข้อมูล 3. เลือกเรยี งข้อมลู ตามเงือ่ นไขทีก่ าหนด 4. เลอื กคอลัมน์ทจี่ ะแบง่ กลุม่ 5. เลือกผลรวมย่อย 6. เลือกคอลัมน์ทีต่ อ้ งการสรปุ ผล โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

169 7. เลอื กฟังกช์ นั ทต่ี ้องการ องการ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

170 6.การสรา้ งตารางสรปุ ผลข้อมูล 1. สรา้ งตารางขอ้ มลู และใช้เมาส์คลิกเลือกกลุ่มของขอ้ มลู 2. เลือกแทบ็ แทรก 3. เลือก PivotTable 4. ระบุชว่ งเซลลท์ ต่ี ้องการสรา้ งตาราง PivotTable 5. เลือกตาแหนง่ ที่ต้องการทาตาราง PivotTable 6. ตกลง โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

171 การวางฟลิ ดข์ อ้ มูล PivotTable 1. ใชเ้ มาสเ์ ลือกฟิลดท์ ่ีตอ้ งการแสดง 2. ใช้เมาสเ์ ลือกรายการ กดคา้ งไว้แลว้ ลากไปวางทแ่ี สดงฟลิ ด์ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

172 7. การจดั ตกแต่งตารางสรุปผลข้อมูล 1. เลอื กขอ้ มูลที่ตอ้ งการกรอง 2. เลือกตัวกรองป้ายชือ่ 3. เลอื กเร่ิมต้นด้วย 4. พิมพข์ อ้ มูลตวั T 5. ตกลง 1. การสลับตาแหน่งฟิลด์ 1. ใชเ้ มาส์เลอื กฟิลด์ท่ตี อ้ งการ 2. กดเมาสค์ า้ งไว้แลว้ ลากไปวางตาแหน่งทตี่ ้องการ 2.การตกแต่งรายงาน การตกแต่งรายงานเปน็ การจดั รูปแบบให้สวยงามสามารถดขู ้อมูไดง้ ่ายขึ้น 1. เลือกแท็บออกแบบ 2. เลอื กรูปแบบท่ีต้องการ โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

173 โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

174 8. การคานวณในตารางสรปุ ผลข้อมูล 9. การเปลีย่ นตารางสรปุ ผลข้อมูลให้เปน็ แผนภมู ิ 1. ใช้เมาส์คลิกเลอื กตารางข้อมูล 2. เลือกแท็บวิเคราะห์ 3. เลือก PivotChart 4. เลอื กรูปแบบแผนภมู ิ 5. ตกลง โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

175 ********************* โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา