การป้อนและการจัดเก็บข้อมูล

โปรแกรมตารางงาน ภภาาคคววชิ ชิ าาคคออมมพพวิ วิ ธธุรุรกกจิ ิจ ววออศศ.ม.มคค.. โโปปรรแแกกรรมมตตาารราางงงงาานน ::คครรูจูจุฬฬุ าาลลักักษษณณ์ ์ ถถาาไไชชยยลลาา

42 ใบความรู้ท่ี 2 การปอ้ นและการจดั เกบ็ ข้อมลู ผู้สอน : จุฬาลักษณ์ ถาไชยลา ***************** 1. ประเภทและชนดิ ของข้อมูล 1. Number ตัวเลข ประกอบดว้ ยตวั เลข 0-9 จุดทศนยิ ม เคร่อื งหมาย + หรอื – ขอ้ มลู ประเภทน้ี สามารถนาไปคานวณได้ 2. Text ตวั อกั ษรหรอื ขอ้ ความ ประกอบด้วย ตัวเลขหรอื ตัวอักษร หรอื ตวั อกั ขระใดๆ รวมกนั เป็น ขอ้ ความ โดยจะแสดงชิดซา้ ยของเซลล์ 3. Date วนั ที่ โดยกาหนดรปู แบบการบันทกึ คอื dd/mm/yy เชน่ 10/12/20 ขอ้ มูลประเภทน้สี ามารถ กาหนดรปู แบบวนั ทีแ่ ละสามารถคานวณในรปู วนั ทไ่ี ด้ 4. Time เวลา โดยกาหนดรูปแบบการบันทึกคือ hh:mm:ss เช่น 08:20:00 ขอ้ มลู ประเภทน้สี ามารถ กาหนดรปู แบบเวลาและสามารถคานวณในรูปเวลาได้ 5. Function สูตรหรือฟังกช์ นั่ คือการสรา้ งสูตรคานวณคา่ ตวั เลข วนั ที่ หรอื เวลา เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ ตามทผี่ ู้ใช้ต้องการ รวมทัง้ ฟังก์ชั่นสาเรจ็ รูปของ Excel โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

43 2. การเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ การเลอื กกลุม่ เซลล์ หมายถงึ การเลอื กหรอื การคลุมเพอ่ื นาไปกาหนดรูปแบบเซลลใ์ ห้มีลกั ษณะเหมือนกนั ทาได้ วิธี ดงั น้ี - โดยการใช้เมาส์ ให้คลกิ เซลล์แรก ไปยังกลุม่ เซลล์ท่ตี ้องการ - โดยการใชค้ ยี ์บอร์ด ให้คลิกเซลลแ์ รก กด Shift ค้างไว้ แลว้ ใชล้ กู ศรเล่ือนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ตอ้ งการ - โดยการใชเ้ มาสแ์ ละคีย์บอร์ด ใหค้ ลกิ เซลลแ์ รก กด Shift คา้ งไวแ้ ล้วใชเ้ มาส์เพ่อื คลกิ เซลล์สดุ ท้าย ของกล่มุ เซลล์ท่ีตอ้ งการ 3. การกาหนดรปู แบบการแสดงข้อมลู รูปแบบของขอ้ มูลบนเซลล์ เช่น รปู แบบตวั เลข วันที่ หรือ เวลา และรูปแบบของเซลลป์ ระกอบด้วย แบบ ตวั เลข การจดวาง แบบอักษร เส้นขอบ การเตมิ และการป้องกัน การกาหนดรปู แบบเซลล์ หลงั จากเลอื กกล่มุ เซลลท์ ่ีตอ้ งการ สามารถกาหนดได้ 2 ทางคอื การกาหนดรูปแบบดซลลโ์ ดดยใชแ้ ถบเครอื่ งมอื และการกาหนด รูปแบบเซลลโ์ ดยใช้เมนคู าสงั่ การใช้แถบเครอ่ื งมอื - คลมุ กลุ่มเซลล์ทตี่ อ้ งการกาหนดรปู แบบเซลล์ - คลิกไอคอน จากแถบเครอ่ื งมือจดั รปู แบบท่ีต้องการ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

44 การใชเ้ มนูคาสง่ั - คลมุ กลมุ่ เซลล์ท่ตี ้องการกาหนดรูปแบบเซลล์ - เลือกเมนหู น้าแรก (Home) เลอื กเครื่องมือทตี่ อ้ งการ (หรอื คลิกขวาเลอื กเมนู รปู แบบเซลล์ หรือ Format Cell) โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

45 รูปแบบเซลล์ ประกอบด้วยเมนคู าสัง่ 6 เมนหู ลัก ดังนี้ 1.1 เมนูตัวเลข (Number) สาหรับารกาหนดรูปแบบตวั เลข วันท่ี เวลา โดยการเลือกประเภททต่ี ้องการ ทางด้านซา้ ยมอื และเลือกรปู แบบข้อมูลหรือกาหนดรูปแบบทางดา้ นขวามือ โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

46 - รูปแบบตัวเลข (Number) กาหนดขนาดทศนิยม สญั ลักษณ์ขัน้ หลกั พัและรปู แบบคา่ ตดิ ลบ - รปู แบบสกลุ เงนิ (Currency) กรณีตวั เลขท่ีต้องการสัญลกั ษณ์ทางการเงนิ ให้เลอื กสกลุ เงนิ สามารถ กาหนดสญี ลกั ษณข์ องสกุลเงนิ ได้อกี ดว้ ย โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

47 - รูปแบบบญั ชี (Accounting) - รูปแบบวนั ที่ (Date) ข้อมลู วนั ทส่ี ามารถกาหนดรปู แบบของวันทใ่ี นรูปแบบตา่ งๆ รวมทั้งรปู แบบ วันท่แี บบไทย หรอื เลือกปี ค.ศ. หรอื ปี พ.ศ. ได้อกี ด้วย โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

48 - กรณีกาหนดเอง (Custom) 1.2 การจดั แนว (Alignment) คือการวางแนวของขอ้ มลู ทจี่ ะปรากฏกลงบนเซลล์ที่เลอื ก โดยมขี ้นั ตอนดงั นี้ - คลมุ เซลล์ทตี่ อ้ งการ เลือกเมนู หนา้ แรก (Home) เลอื กเคร่ืองมือ การจดั แนว (Alignment) - เลอื กการวางแนว (Orientation) เพือ่ กาหนดแนวของขอ้ มูลตามองศาทตี่ ้องการ โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

49 - เลือกการจดั ข้อความ (Text Alignment) ว่าตอ้ งการให้อยู่ชิดซ้าย จัดกลางและชิดขวา ตามแนวท่ี เลอื ก (แนวนอน Horizontal หรอื แนวต้ัง Vertical) จะปรากฏเมนดู งั รปู 1.3 แบบอักษร (Font) คือ การปรับรูปแบบอักษร ประกอบด้วย แบบอกั ษร ลักษณะแบบอักษร ขนาดอักษร ขดี เส้นใต้ สอี ักษร และลกั ษณะพิเศษ 1.4 เส้นขอบ (Border) คือ การตีเสน้ ขอบล้อมรอบเซลล์ทเี่ ลือก โดยมขี น้ั ตอนดังตอ่ ไปนี้ - คลุมเซลล์ท่ีต้องการ คลิกขวา เลอื ก รูปแบบเซลล์ เลือกเมนูเส้นขอบ - เลือกลกั ษณะเส้นขอบ เสน้ ต่อเน่อื ง เสน้ ประ เส้นคู่ ฯลฯ โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

50 - เลือกสีของเส้นขอบ (เลอื กอัตโนมัติ คอื สดี า) - เลือกแนวเสน้ ขอบท่ีกาหนดไว้ หรือค่าท่ีตั้งไว้ ไมม่ ี หรือ No Border หมายถงึ ลบเส้นขอบหรือยกเลกิ เสน้ ขอบ ตีกรอบ หมายถึง ตีเส้นขอบลอ้ มรอบกลุ่มเซลล์ ภายใน หมายถึง ตีเสน้ ขอบภายในกลมุ่ เซลล์ทเ่ี ลือก - เสน้ ขอบ กรณีท่ตี อ้ งการตีเส้นขอบทลี ะเส้น ใหเ้ ลือกเสน้ ขอบทลี ะเสน้ ตามตอ้ งการ 1.5 การเติม (Fill) คือ การกาหนดสพี ื้นใหก้ บั กลมุ่ เซลล์ท่ีเลอื ก ซง่ึ อาจเลือกสีพื้น หรือสีพื้นทม่ี ลี วดลายผสม โดยมีขน้ั ตอนดังตอ่ ไปน้ี - คลุมเซลล์ที่ตอ้ งการ คลกิ ขวาเลือกรปู แบบเซลล์ (Format Cell) - เลอื กเมนูการเตมิ (Fill) โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

51 - เลือกสพี ้นื หลงั (Background Color) เลือกสีทม่ี ีอยู่ หรอื เตมิ ลกั ษณะพเิ ศษ (Fill Effect) หรือสีเพิ่ม เตอม (More Color) - เลอื กสีลวดลาย (Pattern Color) เลือกลักษณะลวดลาย (Pattern Style) - จะปรากฎลายให้เลือก 1.6 การป้องกัน (Protection) ใช้ในการลอ็ กหรอื ปอ้ งกันการเปลี่ยนแปลง / แก้ไข ข้อมลู บนเซลล์ โดยเฉพาะเซลล์ท่ีเกดิ จากการสร้างสตู รการคานวณหรอื ฟังกช์ ่ัน รวมท้ังสามารถซ่อนสตู รการคานวณไดด้ ้วย โดยมี ข้นั ตอนดงั น้ี - เลอื ก ลอ็ ก เมื่อต้องการปอ้ งกนั กลมุ่ เซลล์ท่เี ลอื ก - เลือก ซ่อน เมื่อตอ้ งวอ่ นสตู รการคานวณไม่ให้ปรากฏ โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

52 - กรณที ี่ลอ็ กกลุม่ เซลล์จะต้องเขา้ เมนู ตรวจทาน (Review) เลอื ก การปอ้ งกนั แผ่นงาน เพือ่ ปอ้ งกนั แผ่น งานหรอื ชีตท่เี ลือก โดยการสรา้ งรหสั ผ่าน (Password) *** หรือป้องกนั ท้ังสมดุ งาน (Workbook) 4. วธิ ีป้อนข้อมลู ลงเซลล์ เมอ่ื เปิดเวริ ก์ บคุ๊ เปล่าข้นึ มาใชง้ านโปรแกรมจะกาหนดช่อื สมดุ งาน1.xlsx ใหโ้ ดยอัตโนมตั ิ และจะ กาหนดให้ Active Cell อยูท่ เ่ี ซลล์ A1 โดยสมุดงานจะกาหนดแผ่นงานจานวน 1 แผ่นคือ Sheet1 ผูใ้ ช้โปรแกรม โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

53 สามารถกาหนดรูปแบบเซลล์ให้เป็นไปตามลักษณะของข้อมูล ก่อนทาการป้อนข้อมูลต้องทราบลกั ษณะของเมาสใ์ น แบบต่าง ๆ ดงั นี้ รปู และลักษณะการทางานของตัวช้ีเมาส์ เมอ่ื ทาการกาหนดรปู แบบเซลล์ตามลกั ษณะของข้อมูลแล้วผู้ใช้โปรแกรมสามารถทาการปอ้ นข้อมูลได้ ซง่ึ การป้อนขอ้ มลู มีหลายลักษณะดังน้ี 1. เลือกเซลลท์ ต่ี อ้ งการแล้วพิมพ์ขอ้ มูลลงไปโดยข้อมูลจะปรากฏในแถบสตู รคานวณ พรอ้ มกับขอ้ มูลใน เซลล์ 2. การแกไ้ ขข้อมลู ในกรณที ่พี ิมพ์ข้อมูลผดิ พลาดแล้วต้องการแกไ้ ขข้อมลู ให้ใชเ้ มาสค์ ลิกเซลล์ทีต่ อ้ งการ แกไ้ ข แลว้ ใช้เมาส์คลิกท่ีแถบสตู รทาการแกไ้ ข หรือ ดบั เบิลคลกิ ทีเ่ ซลล์ข้อมูลแลว้ ทาการแกไ้ ขข้อมูล 3. ข้อมูลท่ีป้อนเปน็ ประเภทขอ้ ความ โปรแกรมตารางงาน จะจัดชิดซ้ายลา่ งของเซลล์เสมอ 4. ข้อมูลประเภทตัวเลขวันท่ี และ เวลาผลลพั ธจ์ ากสตู รและฟงั กช์ ันโปรแกรมตารางงาน จะจัดชิดขวาล่าง ของเซลลเ์ สมอ 5. ในกรณีที่ป้อนข้อมลู ตวั เลขใดๆแล้วถ้าปรากฏเคร่อื งหมาย “#” เต็มเซลลแ์ สดงวา่ ความกว้างของเซลล์ ไมเ่ พยี งพอทจี่ ะแสดงผล วิธแี ก้ไขใหท้ าการขยายขนาดความกวา้ งของเซลลน์ ัน้ 6. กรณีป้อนข้อมูลประเภทตวั อกั ษรท่มี ีความกว้างมากกว่าเซลลข์ อ้ มูลจะแสดงบงั เซลล์ถัดไปแตถ่ ้าหากมี ข้อมลู ในเซลล์ถัดไป ข้อมูลทป่ี ้อนเกนิ เซลล์จะไม่แสดงผล วธิ แี ก้ไขให้ขยายขนาดความกวา้ งของเซลล์ หรอื จัดรูปแบบเซลล์ “ย่อใหพ้ อดี” การปอ้ นขอ้ มลู ในชว่ งเซลลท์ ี่กาหนด การป้อนข้อมูลโดยปกติแลว้ เมื่อกด Enter โปรแกรมตารางงาน จะเลือ่ น Active cell ลงไปแถวดา้ นล่าง เสมอ แต่ถ้าผู้ใชต้ อ้ งการป้อนขอ้ มูลในชว่ งเซลล์ที่กาหนดสามารถปฏบิ ตั ิไดต้ ามความต้องการโดยมี 2 ลกั ษณะดังน้ี โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

54 1. การปอ้ นขอ้ มลู ลกั ษณะช่วงเซลล์ข้อมลู ทีอ่ ย่ตู ิดกนั สามารถอยูต่ ดิ กนั สามารถปฏิบัตไิ ดด้ ังน้ี 1. คลมุ ดาชว่ งเซลล์ท้ังหมดทตี่ อ้ งการปอ้ นขอ้ มูล 2. ทาการป้อนขอ้ มลู Active cell จะให้ปอ้ นเซลล์บนซา้ ยสุดกอ่ นเสมอ เม่ือกด Enter จะ พบวา่ Active cell จะเลือ่ นจากบนลงล่างจนครบทุกเซลล์ตามแนวคลมุ ดาและจะเล่ือนจากซ้ายไปขวาจนครบทุก เซลลต์ ามแนวคลุมดา 3. เมื่อป้อนขอ้ มลู จนถงึ เซลลส์ ุดทา้ ยของช่วงเซลล์ท่ีกาหนดหากมกี ารกดปุ่ม Enter จะมีผลให้ Active cell เลอ่ื นกลบั ไปยัง ณ ตาแหนง่ เซลล์ซ้ายบนสุดของแนวการคลุมดาเสมอ 2. การป้อนข้อมูลเฉพาะเซลลข์ อ้ มูลทเ่ี ลอื ก สามารถปฏบิ ตั ิไดด้ ังน้ี 1. เลอื กคลุมดาเซลล์เฉพาะทต่ี ้องการป้อนข้อมลู โดยการกด Ctrl คา้ งไว้แลว้ ใชเ้ มาสค์ ลกิ เลือกเซลล์ท่ี ต้องการ 2. ทาการป้อนขอ้ มูลโดยโปรแกรมจะใหป้ อ้ นข้อมูลในตาแหน่งทเ่ี ลอื กคร้ังสุดท้ายกอ่ นเมอื่ กด Enter พบวา่ Active cell จะเลื่อนไปตาแหน่งเซลล์ที่เลอื กเปน็ คร้งั แรกและตามลาดับการเลอื กเซลลค์ รบทุกเซลล์ 3. เม่อื ป้อนข้อมลู จนถึงเซลลส์ ดุ ทา้ ยท่ีเลอื กเซลล์ หากมีการกดปมุ่ Enter จะมผี ลให้ Active cell เล่ือนกลับไปยัง ณ ตาแหนง่ เซลลแ์ รกทีเ่ ลอื กเสมอ การป้อนขอ้ มูลท่มี คี ่าซ้ากนั ในชว่ งเซลล์ข้อมลู ท่กี าหนด การปอ้ นข้อมูลทีม่ ีค่าเดยี วกันในเซลล์หลายๆเซลล์ โดยทไี่ ม่ตอ้ งทาการคัดลอกข้อมูลใหเ้ สยี เวลาสามารถ ปฏิบัติไดต้ ามความตอ้ งการโดยมี 2 ลักษณะดังน้ี 1. การป้อนข้อมูลท่มี ีคา่ ซา้ กันในชว่ งเซลล์ข้อมูลที่อยูต่ ิดกัน สามารถปฏบิ ตั ไิ ดด้ ังนี้ 1. คลุมดาชว่ งเซลล์ข้อมูลท่ีต้องการป้อนข้อมลู 2. พิมพข์ ้อความทต่ี ้องการ Active cell จะเลือ่ นไปให้ปอ้ นขอ้ มลู ที่เซลลบ์ นด้านซา้ ย 3. จากนัน้ กดปุ่ม Ctrl+Enter จะพบว่าทุกเซลล์ในชว่ งท่เี ลอื กจะมขี ้อมลู เหมือนกนั ทกุ เซลล์ 2. การป้อนข้อมลู ทีม่ ีคา่ ซา้ กนั ในเซลล์ขอ้ มูลทีเ่ ลอื ก สามารถปฏิบตั ไิ ดด้ งั น้ี 1. คลุมดาเซลล์เฉพาะทตี่ อ้ งการ โดยกด Ctrl ค้างไวแ้ ลว้ ใชเ้ มาส์คลิกเลอื กเซลล์ที่ตอ้ งการ 2. ทาการป้อนขอ้ มูล โดยโปรแกรมจะให้ป้อนข้อมูลในตาแหนง่ ทีเ่ ลือกครงั้ สุดท้าย 3. จากนั้นกดปมุ่ Ctrl+Enter จะพบวา่ ทกุ ๆ เซลลท์ ี่เลือก จะมขี ้อมูลเหมือนกันทกุ เซลล์ การป้อนขอ้ มลู หลายบรรทดั ในเซลลเ์ ดียวกัน โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

55 ขอ้ มลู ทน่ี ามาปอ้ นลงในเซลลถ์ า้ มีปริมาณมากกวา่ ความกว้างของเซลล์ ไมส่ ามารถขยายความกวา้ งของ เซลลไ์ ด้ และจะต้องอยใู่ นเซลลเ์ ดยี วกนั สามารถปฏิบัตไิ ด้ดังน้ี 1. เลือกเซลล์ทตี่ อ้ งการป้อนขอ้ มูล 2. พิมพ์ขอ้ มลู ท่ตี ้องการลงไปในเซลล์ท่ี Active cell อยู่ 3. กดปมุ่ Alt+Enter จะพบวา่ ข้อมลู ทีพ่ ิมพจ์ ะแสดงในเซลลเ์ ดยี วกนั ทง้ั หมดโดยท่ไี มม่ ีการขยายความ กวา้ งของเซลลแ์ ตจ่ ะขยายความสงู ของเซลลเ์ ท่าน้ันหรอื กดป่มุ ตดั ข้อความ การปอ้ นข้อมูลแบบเตมิ เองอัตโนมตั ิ การป้อนข้อมลู ลงในเซลล์ทเ่ี ป็นชุดแบบเรยี งลาดบั เช่น ตัวเลข เวลา หรือขอ้ ความทีม่ ตี วั เลขกากบั โปรแกรมตารางงาน สามารถทาการคดั ลอกแบบเตมิ ขอ้ มลู เองตามลาดับโดยอตั โนมตั ิ หรอื เรยี กว่า AutoFill มี ข้นั ตอนการปฏิบัติดังน้ี 1. ปอ้ นข้อมลู เรม่ิ ต้น เช่น ตัวเลขลาดับที่ เวลา หรอื พ.ศ. เปน็ ตน้ 2. เล่อื นเมาส์ไปยังมมุ ขวาลา่ งสุดของเซลลท์ ีต่ ้องการจะปรากฏเครือ่ งหมายกากบาทเลก็ ๆ สดี า เรียกว่า “Fill Handle” 3. คลกิ เมาส์ด้านซ้ายคา้ งไว้แลว้ ลากเมาส์ไปยงั เซลลป์ ลายทางทต่ี อ้ งการ แลว้ จึงปลอ่ ยเมาสโ์ ปรแกรม ตารางงาน (Microsoft Office Excel 2013) จะทาการเติมข้อมูลเรียงตามลาดับให้โดยอัตโนมตั ิ เรม่ิ พมิ พ์ขอ้ มลู ลงในเซลล์ การพิมพ้อมูลในเซลล์ สามารถพิมพ์ได้ท้งั ขอ้ มลู ที่เป็นตวั เลข ตวั อักษร จะพมิ พท์ เี่ ซลล์ใดก็ไดแ้ ล้วแต่วา่ จะ เลือกชอ่ งไหนตามความเหมาะสม ในการบันทึกข้อมลู หรอื ทารายงานในแบบต่างๆ มีวิธกี ารดังน้ี - เลือกเซลล์ท่ตี อ้ งการจะพิมพ์ - พิมพ์ข้อมลู ลงในเซลล์ท่ีเลือก - กดปุ่ม Enter หรอื คลกิ เครอ่ื งหมายถูก โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

56 แก้ไขขอ้ มูลทีพ่ มิ พ์ เมือ่ มกี ารพิมพข์ อ้ มูลแลว้ พมิ พ์ผดิ หรือตอ้ งการเปลีย่ นแปลงข้อมูลบางสว่ นหรอื ท้ังหมด ทาได้ดงั น้ี - เลอื กเซลล์ทต่ี ้องการแกไ้ ข - แดรกเมาสเ์ ลือกตวั อกั ษรทต่ี อ้ งการแกไ้ ข - พิมพ์ข้อมูลใหมแ่ ทนที่ขอ้ มูลท่ีต้องการแก้ไขไดเ้ ลย 5. การยกเลกิ และการทาซา้ การยกเลกิ และการทาซ้าเปน็ คาส่ังที่ใช้ในกรณที มี่ ีการปอ้ นขอ้ มลู แลว้ ผู้ใช้โปรแกรมไม่ต้องการคาสง่ั นนั้ ๆ สามารถยกเลกิ คาสัง่ หรอื ให้ทาคาส่งั เดิมได้ตามที่ต้องการ 1. การยกเลิก (Undo) การยกเลิกเป็นคาส่งั ยกเลิกการทางานทีละคาส่ังหรือหลายๆคาสงั่ เพือ่ ให้ข้อมูลหรอื ขอ้ ความน้นั ย้อนหลังกลับไปสามารถปฏิบัติได้หลายวิธี ดงั น้ี วธิ ีท่ี 1 คลิกป่มุ สามเหลี่ยมบนแถบเครื่องมือดว่ นตามขั้นตอนดงั น้ี 1. คลิกปุ่มสามเหลี่ยม 2. เลอื กขน้ั ตอนล่าสุดทีต่ อ้ งการยกเลกิ คาส่ัง วิธีที่ 2 คลิกที่ป่มุ ลูกศร (ยอ้ นกลับ) ทอี่ ยู่บนแถบเคร่อื งมอื ด่วนโปรแกรมจะทาการยกเลกิ คาสั่งการ ทางานทลี ะคาส่ัง วธิ ที ี่ 3 กดแป้นพิมพ์ Ctrl+Z โปรแกรมจะทาการยกเลิกคาสั่งการทางานทีละคาส่ัง โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

57 2. การทาซ้า (Redo) เมื่อมกี ารยกเลกิ คาส่ังแล้วถ้าต้องการใหก้ ลบั ไปทาซา้ เหมือนเดมิ สามารถทาไดห้ ลายวธิ ยี กตวั อยา่ งดังนี้ วธิ ที ี่ 1 คลิกปุ่มสามเหล่ียมบนแถบเครื่องมือดว่ นตามข้นั ตอนดงั นี้ 1. คลิกปุ่มสามเหล่ยี ม 2. เลอื กขนั้ ตอนลา่ สุดทต่ี อ้ งการทาซ้า วิธที ่ี 2 คลกิ ที่ป่มุ ลูกศร (ทาซ้า) ทีอ่ ยู่บนแถบเครื่องมอื ดว่ นโปรแกรมจาทาการทาซา้ คาสงั่ ทที่ าไปที ละคาส่ัง วิธีท่ี 3 กดแปน้ พิมพ์ Ctrl+Y โปรแกรมจะทาการทาซ้าคาส่ังทที่ าไปแล้วทีละคาส่งั เมือ่ ต้องการยกเลกิ ขอ้ มูลท่ีพิมพล์ งในเซลล์ให้คลกิ ปมุ่ Undo เมือ่ ตอ้ งการทาซา้ ข้อมลู เดิมท่พี มิ พล์ งในเซลลใ์ หค้ ลกิ ปุ่ม Redo โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

58 6. การปรับขนาดของแถวและคอลัมน์ โดยใชเ้ มาส์ - เม่อื ต้องการปรับความกวา้ ง ของเซลล์ให้ไปทีเ่ สน้ แบ่งชื่อคอลมั นท์ ี่ต้องการปรบั จะปรากฏ ลกู ศร ซ้าย/ขวา ให้คลิกคา้ งไวแ้ ลว้ เลือกตามแนวลกู ศรตามตอ้ งการ - เมือ่ ต้องการปรับความสูง ของเซลล์ใหไ้ ปที่เสน้ แบ่งชือ่ แถวทต่ี ้องการปรับ จะปรากฏ ลูกศร ข้นึ /ลง ใหค้ ลกิ ค้างไว้แลว้ เลอื กตามแนวลูกศรตามตอ้ งการ โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

59 โดยใชเ้ มนคู าส่ัง ใหเ้ ล่อื นไปยงั แถว / คอลมั น์ ที่ตอ้ งการปรบั ด้วยตวั เลข - เลือกเมนู หน้าแรก (Home) - เลือกไอคอน รูปแบบ (Format) - เลอื กความสงู ของแถว - เลือกความกว้างคอลมั น์ - ระบุตวั เลขเพ่อื กาหนดตามต้องการ โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

60 7. การกาหนดชื่อใหก้ บั เซลลห์ รอื กลุ่มเซลล์ ในโปรแกรม Excel สามารถต้งั ชอื่ แต่ละเซลล์ หรือกลมุ่ เซลล์ โดยใช้ กลอ่ งช่อื ( Name box ) ซง่ึ กลุม่ เซลลเ์ ราจะเรยี กว่า range เพ่อื ให้งา่ ยแก่การจดจาเซลล์ มากกวา่ จาทอ่ี ยขู่ องเซลล์ การตั้งชื่อใน Excel จะต้องมีจานวนตัวอักขระท่นี อ้ ยกวา่ 255 ตัว โดยอักษรตัวแรกต้องเป็นตวั อกั ษร เทา่ นนั้ ไมส่ ามารถใสเ่ ครื่องหมายเว้นวรรคหรอื สัญลักษณย์ กเว้นใส่จดุ หรอื ใสเ่ คร่อื งหมายขดี เส้นใต้ได้ ซ่ึงถา้ ตงั้ ชอ่ื ใหส้ ัน้ ไว้ จะดีมาก และเปน็ ชอ่ื ทีม่ คี วามหมาย ง่ายต่อการจา 1. เลอื กเซลหรือกลุมเซลที่ตอ้ งการตั้งช่อื เป็นชือ่ เดียวกัน 2. คลกิ ที่ช่อง name box (กล่องชอื่ ) พมิ พช์ ่อื หรือกลมุ่ เซล 3. เสร็จแล้วกด Enter โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

61 8. การเรยี กใช้เซลลห์ รือกลมุ่ เซลล์ ประโยชน์เมอื่ นาไปใช้ สามารถอ้างองิ ชือ่ เซลลเ์ พ่อื ใช้ในการคานวณได้ โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

62 9. การคัดลอกข้อมูล (Copy Cell) การคัดลอกขอ้ มูล รูปแบบ สูตรคานวณ ฟังก์ชน่ั จากเซลลต์ น้ แบบ ไปวาง ณ เซลล์สาเนา สามารถคัดลอก ไดห้ ลายวธิ ี 1. โดยใช้เมาส์ มีข้นั ตอนดังน้ี - คลมุ เซลล์ตน้ แบบทีต่ อ้ งการคัดลอก - ไปทม่ี มุ ลา่ งขวากลมุ่ เซลล์ (ปรากฏเคร่อื งหมาย +) คลิกคา้ งไวแ้ ลว้ ลากไปยังเซลล์สาเนาท่ีอยู่ขา้ งเคียง เซลล์ถดั ไป หรอื กดปุ่ม ctrl ค้างไว้ ไปท่เี ส้นขอบกล่มุ เซลล์ (จะปรากฏ + ) ให้คลกิ ค้างไวแ้ ลว้ ลากไปวางที่เซลล์สาเนาทอ่ี ยู่ห่างไกล 2. โดยใช้แถบเคร่ืองมอื มีขั้นตอนดังน้ี - คลมุ เซลลต์ ้นแบบท่ตี ้องการคัดลอก - กดปุ่ม คดั ลอก ที่แถบเครอ่ื งมอื หนา้ แรก - เล่อื นไปยงั เซลลส์ าเนาเซลลแ์ รก - กดปุ่ม วาง ท่ีแถบเครอ่ื งมอื โปรแกรมตารางงาน : ครูจฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

63 10. การยา้ ยข้อมลู (Move Cell) คอื การยา้ ยขอ้ มลู รปู แบบ สตู รคานวณ ฟังกช์ ่ันจากเซลลเ์ ดิม ไปวาง ณ เซลลใ์ หม่ สามารถย้าย ได้หลาย วธิ ดี งั น้ี 1. โดยใช้เมาส์ มีขั้นตอนดังนี้ - คลมุ เซลล์ตน้ แบบทีต่ อ้ งการยา้ ย - ไปท่ีกรอบเซลล์หรือกลมุ่ เซลล์ (ปรากฏ ) คลิกค้างไวแ้ ลว้ ลากไปยังเซลล์ใหม่ 2. โดยใชแ้ ถบเครือ่ งมือ มขี นั้ ตอนดังน้ี - คลุมเซลล์ต้นแบบที่ตอ้ งการย้าย - กดปมุ่ ตดั ทแ่ี ถบเครอ่ื งมอื หนา้ แรก - เลอื่ นไปยังเซลลใ์ หมเ่ ซลลแ์ รก - กดปุ่ม วาง ทแี่ ถบเครือ่ งมอื หรอื กดปุ่ม Enter 11. การลบขอ้ มูล 1. การลบเซลล์ คือการลบขอ้ มูลบนเซลลท์ ีเ่ ลือกแล้วใหเ้ ซลล์ทอ่ี ยูข่ า้ งเคียงจะขยับเขา้ มาแทนท่ี มี ขน้ั ตอนดงั นี้ - คลุมบรเิ วณเซลล์ท่ตี อ้ งการลบ เลอื กเมนู หน้าแรก (Home) - เลอื กเมนู ลบ (Delete) เลอื กลบเซลล์ (Delete cell) ประเภทการลบ 1. ลบแลว้ เลื่อนเซลล์ไปทางซา้ ย 2. ลบแล้วเลอ่ื นเซลล์ขนึ้ 3. ลบแถวท่ีเลือกท้ังแถว โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

64 4. ลบคอลมั น์ทีเ่ ลือกทงั้ คอลัมน์ 2. การล้างเซลล์ คือการลบข้อมูลบางส่วนของเซลล์หรอื ทัง้ หมด โดยทีเ่ ซลลท์ อ่ี ยู่ขา้ งเคยี งจะไม่ขยับเข้า มาแทนที่ มขี น้ั ตอนดังน้ี - คลุมบรเิ วณเซลล์ที่ตอ้ งการลา้ ง เลือกเมนู หน้าแรก (Home) - เลอื ก ล้าง (Clear) ประเภทการล้าง 1. ล้างทง้ั หมด 2. ลา้ งเฉพาะรปู แบบเซลล์ 3. ล้างเฉพาะเน้อื หาหรอื ข้อมลู 4. ลา้ งเฉพาะข้อคดิ เหน็ 5. ล้างการเชือ่ มโดยงหลายมิติ 3. การลบขอ้ มูลทัง้ แถว สามารถปฏิบัติได้ดังน้ี 1. คลิกเลอื กท้งั แถว 2. คลกิ เมาสป์ ุ่มขวาแลว้ เลือก ลบ แถวทเี่ ลอื กจะหายไปทง้ั แถว 4. ลบขอ้ มูลทง้ั คอลัมน์ สามารถปฏิบตั ิได้ดังนี้ 1. คลิกเลือกทัง้ คอลมั น์ 2. คลิกเมาส์ปมุ่ ขวาแล้วเลอื ก ลบ คอลัมนท์ ีเ่ ลือกจะหายไปทง้ั คอลมั น์ *********************** โปรแกรมตารางงาน : ครูจุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา