Voorbeeldexemplaar_ExactOnline

EXACTONLINEBOEKHOUDENHORECA BOEKHOUDEN VOOR DE HORECA MET EXACT ONLINE INGRID BERGÉ & WILLEM VAN RAAK



Staat achter de Nederlandse horecaColofonISBN 9789052112589© Copyright 2017 SVHwww.svh.nlBoekhouden voor de horeca met Exact OnlineEerste druk: juli 2017Druk: MullerVisual Communications | www.mullervisual.nl | AmsterdamExact Group B.V. c.q. een van haar dochtermaatschappijen is niet aansprakelijk voorde inhoud van dit boek.Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemmingvan de uitgever.

Boekhouden voor de horecamet Exact Online

4 | VOORWOORD Voorwoord Boekhouden voor de horeca met Exact Online is onderdeel van het vakgebied bedrijfs- administratie dat gericht is op het geautomatiseerde boekhouden. Dit boek is bestemd voor studenten die, naast het handmatig boekhouden, ook met behulp van een boekhoudprogramma de administratie willen leren. Het boek sluit aan bij het Kalificatieprofiel Manager/Ondernemer horeca. Het is natuurlijk ook geschikt voor degenen die zich binnen de MBO kwalificatieprofielen Leidinggevenden willen bekwamen in de geautomatiseerde boekhoudkundige materie. Daarnaast is dit boek uitermate geschikt voor ondernemers die hun administratieve vaardigheden willen verbeteren. De student kan de opdrachten zelfstandig, gezamenlijk of in een andere werkvorm uitwerken. De vele voorbeelden, instructies en overzichten bieden ondersteuning en toetsen of de materie ook daadwerkelijk begrepen wordt. Op basis van een bestaande horeca-administratie in Exact Online wordt geleerd hoe het boekhoudprogramma is opgebouwd, hoe bestanden kunnen worden toegevoegd of verwijderd, hoe financiële feiten worden verwerkt in verschillende dagboeken en hoe foutieve boekingen worden gecorrigeerd. Tevens leert de student relevante overzichten zoals balans, resultatenrekening, grootboekkaarten, overzichten openstaande posten en bedrijfsbewaking samen te stellen en daaruit conclusies te trekken. De boekingsstukken die in het boek staan afgebeeld zijn ontleend aan de praktijk van alle dag. De context van de horecabranche staat dus voorop! Wij hopen dat met deze Exact Online cursus een solide basis is gelegd voor de toekoms- tige leidinggevende en/of (meewerkend) ondernemer in de horeca. Wij houden ons tevens aanbevolen voor bevindingen en verbetersuggesties. U kunt ons e-mailen op [email protected] Juli 2017 Lieshout  M.A.A. Bergé Tilburg  W.J.C. van Raak

INHOUDSOPGAVE | 5Inhoudsopgave1 Kennismaking met Exact Online 1.1 Inleiding 8 1.2 Werken met Exact Online 9 1.3 Aanmaken Exact Online administratie 102 Beginbalans en crediteuren 2.1 De beginbalans 13 2.2 Onderhoud van crediteuren 17 2.3 Invoer van nieuwe crediteuren 183 De inkoopadministratie 3.1 Algemeen 23 3.2 Boekingen in het inkoopboek 254 Vervolg inkoopadministratie 4.1 Creditnota’s 33 4.2 Boekingsverslag Inkoopboek 37 4.3 Inkoopboekingen in februari 39 4.4 Boekingsverslag Inkoopboek 43 4.5 Verwerkingsproces Inkoopboek 44 4.6 Diverse overzichten 455 De verkoopadministratie 5.1 Algemeen 56 5.2 Onderhoud van debiteuren 57 5.3 Invoer van nieuwe debiteuren 59 5.4 Verkoopboekingen en creditnota’s 62 5.5 Boekingsverslag Verkoopboek januari 696 Vervolg verkoopadministratie 6.1 Verkoopfacturen en creditnota’s in februari 71 6.2 Boekingsverslag Verkoopboek februari 75 6.3 Verwerken Verkoopboek 76 6.4 Diverse overzichten 77

6 | INHOUDSOPGAVE7 Het Kasboek 7.1 Algemeen 84 7.2 Kasboekingen januari 86 7.3 Boekingsverslag januari 96 7.4 Kasboekingen februari 97 7.5 Boekingsverslag februari 99 7.6 Verwerking Kasboek 100 7.7 Diverse overzichten 1018 Het Bankboek 8.1 Algemeen 104 8.2 Betalingen en ontvangsten in het Bankboek ABN-AMRO 105 8.3 Betalingen en ontvangsten in het Bankboek ING 113 8.4 Het boekingsverslag 122 8.5 Het verwerkingsproces 123 8.6 Diverse overzichten 1249 Het memoriaal 9.1 Algemeen 130 9.2 Boekingen in het Memoriaal 131 9.3 Het boekingsverslag 140 9.4 Het verwerkingsproces 141 9.5 Opdrachten 14210 Overzichten 10.1 De Balans en Winst- en verliesrekening 145 10.2 Enkele grootboekrekeningen 149 10.3 Ouderdomsanalyse debiteuren en crediteuren 150 10.4 Grafische presentaties 15211 Herhaling en verrijking 11.1 De boekhouding van maart 156 11.2 Boekingsverslag en verwerkingsproces 172 11.3 Overzichten 173 11.4 De balans en resultatenrekening 175 Bijlagen Bijlage 1 In- en uitlogprocedure 177 Bijlage 2 Het boekingsverslag en herstel foutieve boeking(en) 178 Bijlage 3 Het verwerkingsproces 180 Bijlage 4 Het rekeningschema 181

HOOFDSTUK 1 | Kennismaking met ExactOnline | 7Hoofdstuk 1Kennismaking metExact Online 1.1 Inleiding 8 1.2 Werken met Exact Online 9 1.3 Aanmaken Exact Online administratie 10

8 | Kennismaking met ExactOnline | HOOFDSTUK 1 1.1 Inleiding Vroeger werd de administratie in een horecabedrijf handmatig bijgehouden. Het aantal bedrijven dat nu nog ‘met de hand’ de boekhouding doet is op de vingers van een hand te tellen. De computer is in elk bedrijf al lange tijd niet meer weg te denken. Deze cursus maakt gebruik van het online boekhoudprogramma Exact Online. Dit programma is ontwikkeld door Exact, een toonaangevend bedrijf op het gebied van administratieve software. Zie www.exact.nl. De online oplossing van Exact Online maakt het mogelijk overal ter wereld er mee te kunnen werken en direct alle informatie beschikbaar te hebben. Wat je nodig hebt is een computer met een internetverbinding! Het enige wat je voor deze cursus nog extra nodig hebt is een registratiecode voor een Exact Online-account. De registratiecode vind je in de omslag van dit boek. Mochten er problemen voordoen neem dan contact op met SVH (www.svh.nl) of PlanBoek Uitgeverij (www.planboekuitgeverij.nl). Een boekhouding vormt een belangrijk onderdeel van de administratie. Volgens het Burgerlijk Wetboek moet elke onderneming, of het nu een eenmanszaak, vennootschap onder firma of een BV/NV is, verantwoording afleggen van alle financiële gebeurtenissen zoals ontvangsten, betalingen, winstvaststelling enzovoorts. Uitgangspunt is steeds de beginbalans. Het eindresultaat zal steeds moeten zijn dat een correcte eindbalans en resultatenrekening aan alle belanghebbenden (eigenaren, fiscus en de verschaffers van vreemd vermogen) een duidelijk en verantwoord beeld geven van de grootte en samenstelling van het vermogen.

HOOFDSTUK 1 | Kennismaking met ExactOnline | 91.2 Werken met ExactOnlineJe gaat kennismaken met Exact Online. Met behulp van een bestaande horeca-administratievan voorbeeldbedrijf ’t Hart van Nederland leer je hoe het programma is opgebouwd, hoeje bestanden kunt toevoegen en verwijderen, hoe je financiële feiten kunt invoeren in deverschillende dagboeken, hoe je fouten kunt verbeteren en hoe je overzichten kunt opvragen.Met voorbeelden en instructies ga je een groot aantal opdrachten uitvoeren. Steeds zullenduidelijke overzichten een controle zijn of je op de goede weg zit.Voorkomen moet worden dat de uitvoering van de opdrachten voor je nietszeggend is. Deuitwerkingen zullen duidelijk en helder moeten zijn. Deze cursus is zelfstandig uit te voeren,zeker wanneer je de theoretische kennis van boekhouden al hebt verkregen in een eerderstadium.

10 | Kennismaking met ExactOnline | HOOFDSTUK 1 1.3 Aanmaken Exact Online administratie Om de cursus te kunnen starten zullen eerst eenmalig een aantal stappen doorlopen moeten worden: a. Activeren Exact Online-account 1. Heb je registratiecode voor de Exact Online-account paraat (zie binnenzijde omslag boek). 2. Open een webbrowser. 3. Ga naar www.exactonline.nl/onderwijs. 4. Klik op Activeer je registratiecode. 5. Vul de registratiecode in. 6. Klik Volgende. 7. In het scherm Uw ExactOnline abonnement klik direct Volgende. 8. In het scherm Uw gegevens vul je je eigen gegevens in. Voer een geldig e-mailadres in. Vul in bij Bedrijfsnaam: “‘t Hart van Nederland”. Vul in bij Factuur adres: (eigen adres) Vul in bij Postcode: (eigen postcode) Vul in bij Plaats: (eigen woonplaats) Indien deze cursus in opleidingsverband gedaan wordt raadpleeg je docent voor een eventuele aanvulling op deze Bedrijfsnaam. Kies een gebruikersnaam en wachtwoord. E-mailadres Gebruikersnaam Wachtwoord (Noteer eventueel hierboven je e-mailadres, gebruikersnaam en wachtwoord, deze gegevens heb je gedurende de cursus nodig.)

HOOFDSTUK 1 | Kennismaking met ExactOnline | 119. Klik Volgende.10. Klik Nu starten.11. Open je e-mailprogramma en open de bevestigingsmail. Klik op de link om je e-mailadres te bevestigen.b. Inloggen bij Exact Online12. (Ga naar www.exactonline.nl).13. Klik Login.14. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in.15. Klik Login.c. Uw administratie inrichten16. Is uw administratie btw-plichtig? Kies Ja Wilt u data uit een ander softwarepakket importeren? Kies Nee Wilt u uw accountant toegang geven tot deze administratie. Kies Ja Klik Volgende.17. In het scherm Geef uw accountant toegang tot deze administratie Klik Overslaan18. In het scherm Aanbevolen standaardinrichting moet je “ ‘t Hart van Nederland” aanvinken. Kies Volgende.19. De basisadministratie wordt nu ingericht. Het vinkje geeft aan dat het onderwerp ingericht is. Zodra alle onderwerpen ingericht zijn, verschijnt de melding: Gefeliciteerd de inrichting is afgerond! Klik nu Start met Exact Online.20. Het hoofdmenu verschijnt.De Exact Online administratie van horeca voorbeeldbedrijf ’t Hart van Nederland is nu klaarvoor gebruik!Telkens wanneer je vanaf nu Exact Online gaat gebruiken hoef je alleen nog maar jegebruikersnaam en wachtwoord in te voeren en kun je verder waar je gebleven was. Ziehiervoor de in- en uitlogprocedure in bijlage 1.

Hoofdstuk 2Beginbalans encrediteuren 2.1 De beginbalans 13 2.2 Onderhoud van crediteuren 17 2.3 Invoer van nieuwe crediteuren 18

HOOFDSTUK 2 | Beginbalans en crediteuren | 132.1 De beginbalansDe balans is een overzicht van de bezittingen en schulden op een bepaald moment.Debet Balans per CreditBezittingen Eigen vermogen Vreemd vermogenDe bezittingen staan debet op de balans en aan de creditkant staat waar het geld voor diebezittingen vandaan is gekomen, namelijk voor een deel met eigen geld (eigen vermogen) envoor een deel met schulden (vreemd vermogen).In de administratie van het bedrijf bestaan verschillende soorten rekeningen, namelijkde rekeningen van bezit, de rekeningen van schuld en de hulprekeningen van het eigenvermogen (inslag, kosten, omzetten en de rekening privé).Voor het boeken van de financiele veranderingen heb je geleerd dat er verschillendeboekingsregels bestaan. Hieronder volgen ze nog eens ter herhaling:• Rekeningen van bezit debet boeken (debiteren) als het bezit toeneemt of ontstaat.• Rekeningen van bezit credit boeken (crediteren) als het bezit afneemt.• Rekeningen van schuld crediteren als de schuld ontstaat of toeneemt.• Rekeningen van schuld debiteren als de schuld afneemt.• Hulprekeningen van het eigen vermogen crediteren als het eigen vermogen toeneemt (bijvoorbeeld bij boeken van de omzet en privéstortingen).• Hulprekeningen van het eigen vermogen debiteren als het eigen vermogen afneemt (bijvoorbeeld bij het boeken van de kosten en bij privéopnamen).De balans per 1 januari 2014 geeft dus de bezittingen en schulden weer zoals ‘t Hart vanNederland deze heeft op 1 januari 2014.We gaan deze balans uitprinten.

14 | Beginbalans en crediteuren | HOOFDSTUK 2 • Kies in het menu Financieel, Analyse en resultaten, Resultaten, Balans /Winst en Verlies. • Balans: type: kies Balans /Winst en Verlies. • Vervolgens kies je bij Tonen voor de optie Balans. Niveau: kies Grootboekrekening. • Het boekjaar is 2014. De periode is 0 - 0. • Klik linksboven op Actualiseren. • De balans verschijnt nu. • Klik op het gereedschaptekentje rechts bovenaan.  • Klik op Exporteren: Excel. • De balans verschijnt nu in een Excel bestand (linksonder in het scherm verschijnt FinBalanceSheet). • Print nu deze balans uit. • Sluit Excel af en keer terug naar het hoofdmenu door op sluiten te klikken.

HOOFDSTUK 2 | Beginbalans en crediteuren | 15

16 | Beginbalans en crediteuren | HOOFDSTUK 2 1. Hoeveel bedraagt het eigen vermogen op 01-01-2014? 2. Wat is de waarde van het gebouw? 3. Hoe hoog is de hypothecaire lening? 4. Hoeveel heeft de eigenaar van ‘t Hart van Nederland dus zelf moeten financieren op het gebouw? 5. Hoeveel bedraagt de totale schuld aan de crediteuren? 6. Wat houdt het bedrag van € 550,- in dat op de rekening emballage staat?

HOOFDSTUK 2 | Beginbalans en crediteuren | 172.2 Onderhoud van CrediteurenIn het menu Inkoop kunnen we zien welke crediteuren al ingevoerd zijn.Daarnaast kunnen we in dit menu ook nieuwe crediteuren toevoegen.We gaan eerst de al ingevoerde crediteuren bekijken.• Kies vanuit menu Relaties, Leveranciers, Overzicht.• Vink links de Horeca inkoopcentrale aan.• Klik aan de rechterkant van de pagina op Bewerken.7. Wat is het adres van de Horeca inkoopcentrale?• Kies Sluiten.Bekijk nu Brouwerij Lindeboom8. Wat is de functie van de heer C. Burgers?• Kies Sluiten.• Kies nogmaals Sluiten.We zijn nu terug in het hoofdmenu.

18 | Beginbalans en crediteuren | HOOFDSTUK 2 2.3 Invoer van nieuwe crediteuren • Kies vanuit menu Relaties, Leveranciers, Aanmaken. Er verschijnen 3 mogelijkheden om een relatie aan te maken. -- Handmatig Alle gegevens van de relatie worden handmatig gevuld. -- Zoek een bedrijf op basis van naam en adres De gegevens van het bedrijf worden gezocht in de database van de Kamer van Koophandel. -- Vul de postcode en het huisnummer in Exact Online vult vervolgens het adres en de woonplaats in. • Kies Handmatig.

HOOFDSTUK 2 | Beginbalans en crediteuren | 19Het onderstaande scherm Onderhoud | Relatie verschijnt.• Klik op het gereedschapstekentje. • Kies voor Aanpassen,• Plaats een vinkje bij Titel.• Klik links bovenaan Bewaren.• We voeren de volgende crediteur in:

20 | Beginbalans en crediteuren | HOOFDSTUK 2Naam Sligro B.V.Adres Corridor 11Postcode 5466 RBPlaats VeghelProvincie Noord BrabantTelefoon 0413- 341520E-mail [email protected] 1620 (Verander het voorgestelde codenummer in 1620)Code ContactpersoonTitel Mevr.Voornaam/Voorletters E.Achternaam / Tussenvoegsel ClaesFunctieomschrijving PersoneelszakenE-mail [email protected] de overige invulvelden maken we nu geen gebruik!• Klik links bovenaan Bewaren.Om de volgende crediteuren in te voeren klik steeds op Nieuw en Handmatig.Met behulp van het voorbeeld moet het niet moeilijk zijn de volgende crediteuren in tevoeren! Klik wel steeds op Bewaren en op Nieuw en Handmatig.1630 Friso drankengroothandel Helftheuvelpassage 66, 5224 AP ‘S-HERTOGENBOSCH Tel: 073-6237060 E-mail: [email protected] Website: www.frisodranken.nl Contactpersoon: Hr. G. de Groot (directeur)1640 Firma P. de Cock St. Mahiasstraat 5, 6004 AB Weert Tel: 0495-927983 E-mail: [email protected] Contactpersoon: Hr. P. Burgers (directeur)1650 Slagerij Van Muiswinkel Heuvelstraat 12, 5038 AE Tilburg Tel: 013-5424906 Website: www.slagerijvanmuiswinkel.nl E-mail: [email protected] Contactpersoon: Hr. J. van Muiswinkel (eigenaar)

HOOFDSTUK 2 | Beginbalans en crediteuren | 21 Tegenrekening: 700 (Inslag keuken) invullen op tabblad Crediteur bij grootboekrekening Inkoop1660 Drankenhandel Florijn B.V. Tongelresestraat 375, 5642 NC Eindhoven Tel: 040-3456789 E-mail: [email protected] Contactpersoon: Hr. P. Florijn (directeur)1670 Gemeentelijk Energiebedrijf Postbus 1484, 5200 BM ‘s Hertogenbosch Tel: 073-8533000 E-mail: [email protected] Contactpersoon: Mevr. T. van Hooff Tegenrekening: 429 (Energiekosten) invullen op tabblad Crediteur bij grootboekrekening Inkoop• Kies Sluiten.• Kies nogmaals Sluiten.We willen controleren of alle crediteuren zijn ingevoerd.• Kies vanuit menu Relaties, Leveranciers, Overzicht.• Controleer of iedere leverancier de juiste code heeft.• Vink Drankenhandel Florijn B.V. aan.• Kies rechts bovenaan Bekijken.• Kies Bewerken.Van crediteur Drankenhandel Florijn B.V. krijgen we het bericht dat dochter Yvonne haarvader is opgevolgd als contactpersoon.• Breng deze wijziging aan.• Kies Bewaren.• Kies Sluiten.• Kies nogmaals Sluiten.