Data and Infomation

14/9/2560วิทยาลยั ข้อมลู และสารสนเทศอาชีวศกึ ษานครราชสีมา

ข้อมูล และสารสนเทศขอ้ มูล (Data) คือ ขอ้ เทจ็ จริงหรือสาระต่าง ๆท่ีเก่ียวขอ้ งกบั งานที่ปฏิบตั ิ อาจเป็นตวั เลขหรือขอ้ ความท่ีเกิดข้ึนจากการดาเนินงาน หรือท่ีไดจ้ ากหน่วยงานอ่ืน ๆ ขอ้ มลู เหล่าน้ี ยงั ไมส่ ามารถนาไปใช้ประโยชนใ์ นการตดั สินใจไดท้ นั ที จะนาไปใชไ้ ดก้ ็ตอ่ เมื่อผา่ นกระบวนการประมวลผลแลว้สารสนเทศ (Information) น้นั คือ ขอ้ มูลที่ไดผ้ า่ นกระบวนการประมวลผลแลว้ อาจใชว้ ธิ ีง่าย ๆ เช่นหาค่าเฉลี่ย หรือใชเ้ ทคนิคข้นั สูง เช่นการวจิ ยั ดาเนินงาน เป็ นตน้ เพ่อื เปลี่ยนแปลงสภาพขอ้ มูลทว่ั ไปใหอ้ ยใู่ นรูปแบบที่มีความสมั พนั ธ์ หรือมีความเกี่ยวขอ้ งกนั เพือ่ นาไปใชป้ ระโยชน์ในการตดั สินใจหรือตอบปัญหาตา่ ง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบดว้ ยขอ้ มูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จดัเน้ือเรื่องใหอ้ ยใู่ นรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไมใ่ ช่จากดั เฉพาะเพยี งตวั เลขเพยี งอยา่ งเดียวเทา่ น้นัคุณสมบตั ิของขอ้ มลู การจดั เกบ็ ขอ้ มูลจาเป็ นตอ้ งมีความพยายามและต้งั ใจดาเนินการ หรือกล่าวไดว้ า่ การไดม้ าซ่ึงขอ้ มลู ที่จะนามาใช้ประโยชน์ องคก์ ารจาเป็นตอ้ งลงทุน ท้งั ในดา้ นตวั ขอ้ มูล เคร่ืองจกั ร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพฒั นาบุคลากรข้ึนมารองรับ เพ่ือใหใ้ ชง้ านอยา่ งมีประสิทธิภาพ การจดั การระบบขอ้ มูลจึงตอ้ งคานึงถึงปัญหาเหล่าน้ี และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดาเนินการได้ ใหป้ ระสิทธิผลคุม้ ค่ากบั การลงทุน ดงั น้นั การดาเนินงานเพอื่ ใหไ้ ดม้ าซ่ึงสารสนเทศท่ีดี ขอ้ มลู จะตอ้ งมีคุณสมบตั ิข้นั พ้ืนฐาน ดงั น้ี1. ความถูกตอ้ ง หากมีการเก็บรวบรวมขอ้ มลู แลว้ ขอ้ มลู เหล่าน้นั เชื่อถือไม่ไดจ้ ะทาให้เกิดผลเสียอยา่ งมาก ผใู้ ชไ้ มก่ ลา้ อา้ งอิงหรือนาเอาไปใชป้ ระโยชน์ ซ่ึงเป็นเหตุใหก้ ารตดั สินใจของผบู้ ริหารขาดความแม่นยา และอาจมีโอกาสผดิ พลาดได้ โครงสร้างขอ้ มลู ที่ออกแบบตอ้ งคานึงถึงกรรมวธิ ีการดาเนินงานเพื่อใหไ้ ดค้ วามถูกตอ้ งแม่นยามากท่ีสุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากขอ้ มลู ที่ไมม่ ีความถูกตอ้ งซ่ึงอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจกั ร การออกแบบระบบจึงตอ้ งคานึงถึงในเร่ืองน้ี

2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบนั การไดม้ าของขอ้ มลู จาเป็นตอ้ งใหท้ นั ต่อความตอ้ งการของผใู้ ช้ มีการตอบสนองต่อผใู้ ชไ้ ด้้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศไดท้ นั ต่อเหตุการณ์หรือความตอ้ งการ มีการออกแบบระบบการเรียนคน้ และรายงานตามผใู้ ช้3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศข้ึนกบั การรวบรวมขอ้ มลู และวธิ ีการทางปฏิบตั ิดว้ ย ในการดาเนินการจดั ทาสารสนเทศตอ้ งสารวจและสอบถามความตอ้ งการใชข้ อ้ มูลเพอื่ ใหไ้ ดข้ อ้ มูลที่สมบรู ณ์ในระดบั หน่ึงท่ีเหมาะสม4. ความชดั เจนและกะทดั รัด การจดั เกบ็ ขอ้ มลู จานวนมากจะตอ้ งใชพ้ ้ืนท่ีในการจดั เกบ็ ขอ้ มลู มากจึงจาเป็นตอ้ งออกแบบโครงสร้างขอ้ มูลใหก้ ะทดั รัดส่ือความหมายได้ มีการใชร้ กสั หรือยน่ ยอ่ขอ้ มลู ใหเ้ หมาะสมเพื่อที่จะจดั เกบ็ เขา้ ไวใ้ นระบบคอมพิวเตอร์5. ความสอดคลอ้ ง ความตอ้ งการเป็นเร่ืองท่ีสาคญั ดงั น้นั จึงตอ้ งมีการสารวจเพ่ือหาความตอ้ งการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใชข้ อ้ มูล ความลึกหรือความกวา้ งของขอบเขตของขอ้ มูลท่ีสอดคลอ้ งกบั ความตอ้ งการการทาขอ้ มูลใหเ้ ป็นสารสนเทศ การทาขอ้ มูลใหเ้ ป็ นสารสนเทศท่ีจะเป็นประโยชน์ตอ่ การใชง้ าน จาเป็นตอ้ งอาศยั เทคโนโลยีเขา้ มาช่วยในการดาเนินการ เริ่มต้งั แต่การรวบรวมและตรวจสอบขอ้ มูล การดาเนินการประมวลผลขอ้ มลู ใหก้ ลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพอ่ื การใชง้ าน1. การรวบรวมและตรวจสอบขอ้ มลู ควรประกอบดว้ ย1.1 การเกบ็ รวบรวมขอ้ มลู เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมขอ้ มูลซ่ึงมีจานวนมาก และตอ้ งเก็บให้ไดอ้ ยา่ งทนั เวลา เช่น ขอ้ มลู การลงทะเบียนเรียนของนกั เรียน ขอ้ มลู ประวตั ิบุคลากร ปัจจุบนั มีเทคโนโลยชี ่วยในการจดั เก็บอยเู่ ป็นจานวนมาก เช่น การป้ อนขอ้ มูลเขา้ เครื่องคอมพวิ เตอร์ การอ่านขอ้ มูลจากรหสั แทง่ การตรวจใบลงทะเบียนท่ีมีการฝนดินสอดาในตาแหน่งตา่ ง ๆ เป็นวธิ ีการเก็บรวบรวมขอ้ มลู เช่นกนั

1.2 การตรวจสอบขอ้ มูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมขอ้ มลู แลว้ จาเป็นตอ้ งมีการตรวจสอบขอ้ มลู เพือ่ตรวจสอบความถูกตอ้ ง ขอ้ มลู ท่ีเกบ็ เขา้ ในระบบจะตอ้ งมีความเช่ือถือได้ หากพบท่ีผดิ พลาดตอ้ งแกไ้ ข การตรวจสอบขอ้ มูลมีหลายวธิ ี เช่น การใชผ้ ปู้ ้ อนขอ้ มูลสองคนป้ อนขอ้ มูลชุดเดียวกนั เขา้เคร่ืองคอมพวิ เตอร์แลว้ เปรียบเทียบกนั2. การดาเนินการประมวลผลขอ้ มลู ใหก้ ลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบดว้ ยกิจกรรมดงั ต่อไปน้ี2.1 การจดั แบ่งขอ้ มูล ขอ้ มลู ท่ีจดั เกบ็ จะตอ้ งมีการแบง่ แยกกลุ่ม เพือ่ เตรียมไวส้ าหรับการใช้งาน การแบง่ แยกกลุ่มมีวธิ ีการที่ชดั เจน เช่น ขอ้ มูลในโรงเรียนมีการแบง่ เป็นแฟ้ มประวตั ินกั เรียน และแฟ้ มลงทะเบียน สมุดโทรศพั ทห์ นา้ เหลืองมีกรแบง่ หมวดหมสู่ ินคา้ และบริการ เพอ่ืความสะดวกในการคน้ หา2.2 การจดั เรียงขอ้ มูล เมื่อจดั แบง่ กลุ่มเป็นแฟ้ มแลว้ ควรมีการจดั เรียงขอ้ มลูตามลาดบั ตวั เลข หรือตวั อกั ษร หรือเพอื่ ใหเ้ รียกใชง้ านไดง้ ่ายประหยดั เวลา ตวั อยา่ งการจดั เรียงขอ้ มูล เช่น การจดั เรียงบตั รขอ้ มูลผแู้ ตง่ หนงั สือในตูบ้ ตั รรายการของหอ้ งสมุดตามลาดบัตวั อกั ษร การจดั เรียงช่ือคนในสมุดรายนามผใู้ ชโ้ ทรศพั ท์ ทาใหค้ น้ หาไดง้ ่าย2.3 การสรุปผล บางคร้ังขอ้ มูลท่ีจดั เกบ็ มีเป็นจานวนมาก จาเป็นตอ้ งมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานยอ่ เพื่อนาไปใชป้ ระโยชน์ ขอ้ มลู ท่ีสรุปไดน้ ้ีอาจส่ือความหมายไดด้ ีกวา่ เช่นสถิติจานวนนกั เรียนแยกตามช้นั เรียนแต่ละช้นั2.4 การคานวณ ขอ้ มลู ที่เกบ็ มีเป็นจานวนมาก ขอ้ มลู บางส่วนเป็นขอ้ มลู ตวั เลขที่สามารถนาไปคานวณเพื่อหาผลลพั ธ์บางอยา่ งได้ ดงั น้นั การสร้างสารสนเทศจากขอ้ มลู จึงอาศยั การคานวณขอ้ มูลที่เก็บไวด้ ว้ ย3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพ่ือการใชง้ าน ประกอบดว้ ย3.1 การเก็บรักษาขอ้ มลู การเก็บรักษาขอ้ มูลหมายถึงการนาขอ้ มูลมาบนั ทึกเกบ็ ไวใ้ นสื่อบนั ทึกตา่ งๆ เช่น แผน่ บนั ทึกขอ้ มูลนอกจากน้ียงั รวมถึงการดูแล และทาสาเนาขอ้ มลู เพอื่ ใหใ้ ชง้ านตอ่ ไปในอนาคตได้3.2 การคน้ หาขอ้ มลู ขอ้ มลู ที่จดั เกบ็ ไวม้ ีจุดประสงคท์ ี่จะเรียกใชง้ านไดต้ อ่ ไปการคน้ หาขอ้ มูลจะตอ้ งคน้ ไดถ้ ูกตอ้ งแม่นยารวดเร็ว จึงมีการนาคอมพวิ เตอร์เขา้ มามีส่วนช่วยในการทางาน ทาใหก้ ารเรียกคน้ กระทาได้ทนั เวลา

3.3 การทาสาเนาขอ้ มลู การทาสาเนาเพือ่ ท่ีจะนาขอ้ มลู เก็บรักษาไว้ หรือนาไปแจกจา่ ยในภายหลงั จึงควรจดั เก็บขอ้ มูลให้ง่ายต่อการทาสาเนา หรือนาไปใชอ้ ีกคร้ังไดโดยง่าย3.4 การส่ือสาร ขอ้ มลู ตอ้ งกระจายหรือส่งต่อไปยงั ผใู้ ชง้ านท่ีห่างไกลไดง้ ่าย การส่ือสารขอ้ มลู จึงเป็นเรื่องสาคญั และมีบทบาทท่ีสาคญั ยง่ิ ทจ่ ะทาใหก้ ารส่งข่าวสารไปยงั ผใู้ ชท้ าไดร้ วดเร็วและทนั เวลาตวั อยา่ ง 1ขอ้ ความบนระเบียนประวตั ินกั เรียนดา้ นบน ทาใหท้ ราบวา่ เพชร แขง็ ขนั เป็นนกั เรียนชาย เกิดวนั ที่ 12 ม.ค. 2525 ที่อยบู่ นระเบียนประวตั ินกั เรียนจึงเป็นขอ้ มูลถา้ มีการนาขอ้ มูลเก่ียวกบั ปี เกิด ของนกั เรียนท้งั โรงเรียนจากระเบียนประวตั ิไปแจกแจงตามปี เกิดดงั น้ีจานวนนกั เรียนที่ไดจ้ ากการแจกแจงขอ้ มูลตามปี เกิดจะเป็นสารสนเทศที่เกิดจากการนาขอ้ มูลไปทาการประมวลผลตวั อยา่ งท่ี 2ในการหาระดบั คะแนนเฉล่ียวชิ าตา่ ง ๆ ของนกั เรียนจะตอ้ งเร่ิมจากการหาระดบั คะแนนของแต่ละวชิ าของนกั เรียน จากขอ้ มลู คะแนนของนกั เรียนแลว้ หาระดบั คะแนนเฉล่ียของนกั เรียน จากขอ้ มูลท่ีเป็นระดบั คะแนนแตล่ ะวชิ า ซ่ึงเป็นสารสนเทศจากการหาระดบั คะแนน ดงั แผนภมู ิดา้ นล่างจะเห็นไดว้ า่ นาผลสรุปจากการประมวลผลขอ้ มลู แบบหน่ึง นาไปใช้