การจัดการฐานข้อมูลเบื้องต้น

บทท่ี 1 ความรู้เบอื้ งตน้ เกยี่ วกบั ระบบฐานข้อมูล ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถงึ โครงสรา้ งสารสนเทศท่ีประกอบดว้ ยรายละเอียดของขอ้ มลู ท่ีเก่ียวขอ้ งกนั ท่จี ะนามาใชใ้ นระบบตา่ ง ๆ รว่ มกนั ระบบฐานขอ้ มลู จงึ นบั วา่ เป็นการจดั เก็บขอ้ มลู อย่างเป็นระบบ ซง่ึ ผใู้ ชส้ ามารถจดั การกบั ขอ้ มลู ไดใ้ นลกั ษณะตา่ ง ๆ ทงั้ การเพ่ิม การ แกไ้ ข การลบ ตลอดจนการเรยี กดขู อ้ มลู ซง่ึ สว่ นใหญ่จะเป็นการประยกุ ตน์ าเอาระบบ คอมพวิ เตอรเ์ ขา้ มาชว่ ยในการจดั การฐานขอ้ มลู นิยามและคาศัพทพ์ นื้ ฐานเกยี่ วกบั ระบบฐานข้อมูล บทิ (Bit) หมายถึง หนว่ ยของขอ้ มลู ท่มี ีขนาดเล็กท่ีสดุ ไบต์ (Byte) หมายถึง หน่วยของขอ้ มลู ท่กี ิดจากการนาบทิ มารวมกนั เป็นตวั อกั ขระ (Character) เขตขอ้ มลู (Field) หมายถึง หน่วยของขอ้ มลู ท่ปี ระกอบขนึ้ จากตวั อกั ขระตงั้ แตห่ นง่ึ ตวั ขนึ้ ไปมารวมกนั แลว้ ไดค้ วามหมายของสง่ิ ใดสง่ิ หนง่ึ เชน่ ช่ือ ท่อี ยู่ เป็นตน้ ระเบยี น (Record) หมายถงึ หนว่ ยของขอ้ มลู ท่เี กิดจากการนเอาเขตขอ้ มลู หลาย ๆ เขตขอ้ มลู มารวมกนั เพ่อื เกิดเป็นขอ้ มลู เรอ่ื งใดเร่อื งหนึง่ เช่น ขอ้ มลู ของนกั ศกึ ษา 1 ระเบยี น (1 คน) จะประกอบดว้ ย รหสั ประจาตวั นกั ศกึ ษา 1 เขตขอ้ มลู ช่ือนกั ศกึ ษา 1 เขตขอ้ มลู ท่ีอยู่ 1 เขตขอ้ มลู แฟ้มข้อมูล (File) หมายถึงหน่วยของขอ้ มลู ท่เี กิดจากการนาขอ้ มลู หลาย ๆ ระเบยี นท่ีเป็นเร่อื งเดยี วกนั มารวมกนั เช่น แฟม้ ขอ้ มลู นกั ศกึ ษา แฟม้ ขอ้ มลู ลกู คา้ แฟม้ ขอ้ มลู พนกั งาน

สว่ นในระบบฐานขอ้ มลู มีคาศพั ทต์ า่ ง ๆ ท่ีเก่ียวขอ้ งดงั นี้ เอนทติ ี้ (Entity) หมายถึง ช่ือของสิ่งใดสิ่งหนง่ึ ไดแ้ ก่ คน สถานท่ี ส่งิ ของ การ กระทา ซง่ึ ตอ้ งการจดั ก็บขอ้ มลู ไว้ เช่น เอนทิตลี้ กู คา้ เอนทติ ีพ้ นกั งาน เอนทติ ชี้ นิดออ่ นแอ (Weak Entity) เป็นเอนทิตที้ ่ไี มม่ ีความหมาย หากขาด เอนทิตอี้ ่ืนในฐานขอ้ มลู แอททริบวิ ต(์ Attribute) หมายถึงรายละเอยี ดขอ้ มลู ท่แี สดงลกั ษณะและคณุ สมบตั ิ ของเอนทิตีห้ นง่ึ ๆ เชน่ เอนทติ ีน้ กั ศกึ ษา ประกอบดว้ ย - แอทรบิ วิ ต์ รหสั นกั ศกึ ษา - แอททรบิ วิ ตช์ ่ือนกั ศกึ ษา - แอททรบิ วิ ตท์ ่อี ยนู่ กั ศกึ ษา ความสมั พนั ธ์ (Relationships) หมายถงึ ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งเอนทติ ี้ เชน่ ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งเอนทิตีน้ กั ศกึ ษาและเอนทิตคี้ ณะวิชา เป็นลกั ษณะวา่ นกั ศกึ ษา แต่ละคนเรยี นอยคู่ ณะวชิ าใดคณะวิชาหน่งึ ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งเอนทิตี้ แบง่ ออกเป็น 3 ประเภท คอื 1. ความสัมพันธแ์ บบหน่ึงต่อหนึ่ง (One-to-one Relationships) เป็นการแสดง ความสมั พนั ธข์ องขอ้ มลู ในเอนทติ ีห้ นง่ึ ท่ีมีความสมั พนั ธก์ บั ขอ้ มลู ในอกี เอนทิตหี้ นง่ึ ใน ลกั ษณะหนง่ึ ตอ่ หนงึ่ 2. ความสัมพันธแ์ บบหน่ึงตอ่ กลุ่ม (One-to-many Relationships) เป็นการ แสดงความสมั พนั ธข์ องขอ้ มลู ในเอนทติ หี้ นง่ึ ท่ีมคี วามสมั พนั ธก์ บั ขอ้ มลู หลาย ๆ ขอ้ มลู ในอีกเอนทติ ีห้ นง่ึ ในลกั ษณะ (1:m) ตวั อยา่ งเชน่

3. ความสัมพันธแ์ บบกลุ่มต่อกลุ่ม (Many-to-many Relationships) เป็นการ แสดงความสมั พนั ธข์ องขอ้ มลู สองเอนทติ ีใ้ นลกั ษณะกลมุ่ ตอ่ กลมุ่ (m:n) ความสาคญั ของการประมวลผลแบบระบบฐานขอ้ มลู 1. สามารถลดความซา้ ซอ้ นของข้อมูลได้ การเก็บขอ้ มลู ชนดิ เดยี วกนั ไวห้ ลาย ๆ ท่ี ทาใหเ้ กิดความซา้ ซอ้ น (Redundancy) ดงั นนั้ การนาขอ้ มลู มารวมเก็บไวใ้ นฐานขอ้ มลู จะชาวยลดปัญหาการเกิดความ ซา้ ซอ้ นของขอ้ มลู ได้ โดยระบบจดั การฐานขอ้ มลู (Database Management System : DBMS) จะช่วยควบคมุ ความซา้ ซอ้ นได้ เน่ืองจากระบบจดั การฐานขอ้ มลู จะทราบได้ ตลอดเวลาวา่ มขี อ้ มลู ซา้ ซอ้ นกนั อยทู่ ่ใี ดบา้ ง 2. หลกี เล่ียงความขัดแยง้ ของข้อมูลได้ หากมกี ารเก็บขอ้ มลู ชนิดเดียวกนั ไวห้ ลาย ๆ ท่แี ละมีการปรบั ปรุงขอ้ มลู เดียวกนั นี้ แต่ปรบั ปรุงไมค่ รบทกุ ท่ีท่มี ีขอ้ มลู เก็บอยกู่ ็จะทาใหเ้ กิดปัญหาขอ้ มูลชนิดเดยี วกนั อาจ มีคา่ ไมเ่ หมือนกนั ในแตล่ ะท่ีท่เี ก็บขอ้ มลู อยู่ จงึ กอ่ ใใหเ้ กิดความขดั แยง้ ของขอ้ มลู ขนึ้ (Inconsistency) 3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ฐานขอ้ มลู จะเป็นการจดั เก็บขอ้ มลู รวมไวด้ ว้ ยกนั ดงั นนั้ หากผใู้ ชต้ อ้ งการใชข้ อ้ มลู ใน ฐานขอ้ มลู ท่มี าจากแฟ้มขอ้ มลู ตา่ ง ๆ ก็จะทาไดโ้ ดยงา่ ย 4. สามารถรักษาความถกู ตอ้ งเชอ่ื ถอื ได้ของข้อมูล บางครงั้ พบวา่ การจดั เก็บขอ้ มลู ในฐานขอ้ มลู อาจมีขอ้ ผดิ พลาดเกิดขนึ้ เชน่ จากการ ท่ผี ปู้ อ้ นขอ้ มลู ปอ้ นขอ้ มลู ผิดพลาดคือปอ้ นจากตวั เลขหนง่ึ ไปเป็นอีกตวั เลขหน่งึ โดยเฉพาะกรณีมผี ใู้ ชห้ ลายคนตอ้ งใชข้ อ้ มลู จากฐานขอ้ มลู รว่ มกนั หากผใู้ ชค้ นใดคน

หนง่ึ แกไ้ ขขอ้ มลู ผดิ พลาดกท็ าใหผ้ อู้ ่ืนไดร้ บั ผลกระทบตามไปดว้ ย ในระบบจดั การ ฐานขอ้ มลู (DBMS) จะสามารถใสก่ ฎเกณฑเ์ พ่ือควบคมุ ความผดิ พลาดท่ีเกดขนึ้ 5. สามารถกาหนดความเป็ นมาตรฐานเดยี วกนั ของข้อมูลได้ การเก็บขอ้ มลู รว่ มกนั ไวใ้ นฐานขอ้ มลู จะทาใหส้ ามารถกาหนดมาตรฐานของขอ้ มลู ไดร้ วมทงั้ มาตรฐานตา่ ง ๆ ในการจดั เก็บขอ้ มลู ใหเ้ ป็นไปในลกั ษณะเดียวกนั ได้ เช่น การกาหนดรูปแบบการเขียนวนั ท่ี ในลกั ษณะ วนั /เดอื น/ปี หรอื ปี/เดอื น/วนั ทงั้ นีจ้ ะมผี ู้ ท่คี อยบรหิ ารฐานขอ้ มลู ท่เี ราเรยี กวา่ ผบู้ รหิ ารฐานขอ้ มลู (Database Administrator : DBA) เป็นผกู้ าหนดมาตรฐานตา่ ง ๆ 6. สามารถกาหนดระบบความปลอดภยั ของข้อมูลได้ ระบบความปลอดภยั ในท่ีนี้ เป็นการปอ้ งกนั ไมใ่ หผ้ ใู้ ชท้ ่ไี มม่ ีสทิ ธิมาใช้ หรอื มาเหน็ ขอ้ มลู บางอย่างในระบบ ผบู้ รหิ ารฐานขอ้ มลู จะสามารถกาหนดระดบั การเรยี กใช้ ขอ้ มลู ของผใู้ ชแ้ ตล่ ะคนไดต้ ามความเหมาะสม 7. เกดิ ความเป็ นอิสระของข้อมูล ในระบบฐานขอ้ มลู จะมตี วั จดั การฐานขอ้ มลู ท่ีทาหนา้ ท่ีเป็นตวั เช่ือมโยงกับ ฐานขอ้ มลู โปรแกรมตา่ ง ๆ อาจไมจ่ าเป็นตอ้ งมีโครงสรา้ งขอ้ มลู ทกุ ครงั้ ดงั นนั้ การ แกไ้ ขขอ้ มลู บางครงั้ จงึ อาจกระทาเฉพาะกบั โปรแกรมท่ีเรยี กใชข้ อ้ มลู ท่เี ปล่ยี นแปลง เทา่ นนั้ สว่ นโปรแกรมท่ีไมไ่ ดเ้ รยี กใชข้ อ้ มลู ดงั กลา่ ว ก็จะเป็นอิสระจากการ เปลี่ยนแปลง โปรแกรมฐานข้อมูลทน่ี ิยมใช้ โปรแกรมฐานขอ้ มลู :จะชว่ ยใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถคน้ หาขอ้ มลู ไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ซง่ึ โปรแกรม ฐานขอ้ มมลู ท่นี ิยมใชม้ ีอยดู่ ว้ ยกนั หลายตวั เชน่ Access, FoxPro, Clipper, dBase,

FoxBASE, Oracle, SQL เป็นตน้ โดยแตล่ ะโปรแกรมจะมีความสามารถตา่ งกนั บาง โปรแกรมใชง้ า่ ยแตจ่ ะจากดั ขอบเขตการใชง้ าน บง่ โปรแกรมใชง้ านยากกวา่ แตจ่ ะมี ความสามารถในการทางานมากกว่า โปรแกรมAccess:นบั เป็นโปรแกรมท่ีนยิ มใชก้ นั มากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบ ฐานขอ้ มลู ขนาดใหญ่สามารถสรา้ งแบบฟอรม์ ท่ีตอ้ งการจะเรยี กดขู อ้ มลู ในฐานขอ้ มลู หลงั จากบนั ทกึ ขอ้ มลู ในฐานขอ้ มลู เรยี บรอ้ ยแลว้ จะสามารถคน้ หาหรอื เรยี กดขู อ้ มลู จากเขตขอ้ มลู ใดก็ได้ นอกจากนี้ Access ยงั มีระบบรกั ษาความปลอดภยั ของขอ้ มลู โดยการกาหนดรหสั ผา่ นเพ่อื ปอ้ งกนั ความปลอดภยั ของขอ้ มลู ในระบบไดด้ ว้ ย โปรแกรมFoxPro:เป็นโปรแกรมฐานขอ้ มลู ท่มี ผี ใู้ ชง้ านมากท่ีสดุ เน่ืองจากใชง้ ่ายทงั้ วธิ ีการเรยี กจากเมนขู อง FoxPro และประยกุ ตโ์ ปรแกรมขนึ้ ใชง้ าน โปรแกรมท่ีเขยี น ดว้ ย FoxPro จะสามารถใชก้ ลบั dBase คาส่งั และฟังกช์ ่นั ตา่ ง ๆ ใน dBase จะ สามารถใชง้ านบน FoxPro ได้ นอกจากนีใ้ น FoxPro ยงั มเี ครอ่ื งมือช่วยในการเขียน โปรแกรม เช่น การสรา้ งรายงาน โปรแกรมdBase: เป็นโปรแกรมฐานขอ้ มลู ชนิดหนง่ึ การใชง้ านจะคลา้ ยกบั โปรแกรม FoxPro ขอ้ มลู รายงานท่ีอยใู่ นไฟลบ์ น dBase จะสามารถสง่ ไปประมวลผล ในโปรแกรม Word Processor ได้ และแมแ้ ต่ Excel ก็สามารถอา่ นไฟล์ .DBF ท่สี รา้ ง ขนึ้ โดยโปรแกรม dBase ไดด้ ว้ ย โปรแกรมSQL:เป็นโปรแกรมฐานขอ้ มลู ท่ีมีโครงสรา้ งของภาษา ท่เี ขา้ ใจง่าย ไม่ ซบั ซอ้ น มปี ระสิทธิภาพการทางานสงู สามารถทางานท่ีซบั ซอ้ นไดโ้ ดยใชค้ าส่งั เพียง ไมก่ ่ีคาส่งั โปรแกรม SQL จงึ เหมาะท่ีจะใชก้ บั ระบบฐานขอ้ มลู เชิงสมั พนั ธ์ และเป็น ภาษาหน่งึ ท่ีมผี นู้ ยิ มใชก้ นั มาก โดยท่วั ไปโปรแกรมฐานขอ้ มลู ของบรษิ ัทตา่ ง ๆ ท่ีมใี ช้

อยใู่ นปัจจบุ นั เช่น Oracle, DB2 ก็มกั จะมีคาส่งั SQL ท่ตี า่ งจากมาตรฐานไปบา้ ง เพ่ือใหเ้ ป็นจดุ เดน่ ของแต่ละโปรแกรมไป บทที่ 2 การวเิ คราะหแ์ ละออกแบบฐานข้อมูล ความหมายของระบบฐานข้อมูล ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง กลมุ่ ของขอ้ มลู ท่มี ีความสมั พนั ธก์ นั นามาเก็บ รวบรวมเขา้ ไวด้ ว้ ยกนั อย่างมรี ะบบและขอ้ มลู ท่ปี ระกอบกนั เป็นฐานขอ้ มลู นนั้ ตอ้ งตรง ตามวตั ถปุ ระสงคก์ ารใชง้ านขององคก์ รดว้ ยเช่นกนั เช่น ในสานกั งานก็รวบรวมขอ้ มลู ตงั้ แตห่ มายเลขโทรศพั ทข์ องผทู้ ่ีมาติดตอ่ จนถงึ การเก็บเอกสารทกุ อยา่ งของสานกั งาน ซง่ึ ขอ้ มลู สว่ นนีจ้ ะมสี ว่ นท่ีสมั พนั ธก์ นั และเป็นท่ตี อ้ งการนาออกมาใชป้ ระโยชนต์ อ่ ไป ภายหลงั ขอ้ มลู นนั้ อาจจะเก่ียวกบั บคุ คล ส่ิงของสถานท่ี หรอื เหตกุ ารณใ์ ด ๆ กไ็ ดท้ ่เี รา สนใจศกึ ษา หรอื อาจไดม้ าจากการสงั เกต การนบั หรอื การวดั ก็เป็นได้ รวมทงั้ ขอ้ มลู ท่ี เป็นตวั เลข ขอ้ ความ และรูปภาพตา่ ง ๆ ก็สามารถนามาจดั เก็บเป็นฐานขอ้ มลู ได้ และท่ีสาคญั ขอ้ มลู ทกุ อยา่ งตอ้ งมีความสมั พนั ธก์ นั เพราะเราตอ้ งการนามาใช้ ประโยชนต์ อ่ ไปในอนาคต ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถงึ การรวมตวั กนั ของฐานขอ้ มลู ตงั้ แต่ 2ฐานขอ้ มลู เป็นตน้ ไปท่มี คี วามสมั พนั ธก์ นั โดยมีวตั ถปุ ระสงคเ์ พ่ือเป็นการลด ความซา้ ซอ้ นของขอ้ มลู และทาใหก้ ารบารุงรกั ษาตวั โปรแกรมง่ายมากขนึ้ โดยผา่ น ระบบการจดั การฐานขอ้ มลู หรอื เรยี กยอ่ ๆ วา่ DBMS องคป์ ระกอบของระบบฐานข้อมูล ระบบฐานขอ้ มลู เป็นเพียงวิธีคดิ ในการประมวลผลรูปแบบหนง่ึ เท่านนั้ แตก่ ารใช้ ฐานขอ้ มลู จะตอ้ งประกอบไปดว้ ยองคป์ ระกอบหลกั ดงั ตอ่ ไปนี้

1. แอพลิเคชนั ฐานขอ้ มลู (Database Application) 2. ระบบจดั การฐานขอ้ มลู (Database Management System หรอื DBMS) 3. ดาตา้ เบสเซิรฟ์ เวอร์ (Database Server) 4. ขอ้ มลู (Data) 5. ผบู้ รหิ ารฐานขอ้ มลู ((Database Administrator หรอื DBA) แอพพลเิ คชันฐานข้อมูล เป็นแอพพลเิ คชนั ท่ีสรา้ งไวใ้ หผ้ ใู้ ชง้ านสามารถตดิ ตอ่ กบั ฐานขอ้ มลู ไดอ้ ยา่ งสะดวก ซง่ึ มีรูปแบบการตดิ ตอ่ กบั ฐานขอ้ มลู แบบเมนหู รอื กราฟฟิก โยผใู้ ชไ้ มจ่ าเป็นตอ้ งมคี วามรูเ้ ก่ียวกบั ฐานขอ้ มลู เลยก็สามารถเรยี กใชง้ าน ฐานขอ้ มลู ไดเ้ ชน่ บรกิ ารเงินสด ATM ระบบจัดการฐานข้อมูล ระบบจดั การฐานขอ้ มลู หมายถึง กลมุ่ โปรแกรมหรอื ซอฟตแ์ วรช์ นิดหนง่ึ ท่ีสรา้ ง ขนึ้ มาเพ่ือทาหนา้ ท่ีบรหิ ารฐานขอ้ มลู โดยตรง ใหม้ ปี ระสทิ ธิภาพมากท่ีสดุ เป็น เครอ่ื งมือท่ีช่วยอานวยความสะดวกใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถเขา้ ถึงขอ้ มลู ได้ โดยท่ีผใู้ ชไ้ ม่ จาเป็นตอ้ งรบั รูเ้ ก่ียวกบั รายละเอียดภายในโครงสรา้ งฐานขอ้ มลู พดู ง่าย ๆ ก็ คือ DBMS นีเ้ ป็นตวั กลางในการเช่ือมโยงระหวา่ งผใู้ ช้ และโปรแกรมตา่ งๆ ท่ีเก่ียวขอ้ ง กบั ระบบฐานขอ้ มลู ตวั อยา่ งของ DBMS ท่นี ิยมใชใ้ นปัจจบุ นั ไดแ้ ก่ Microsoft Access, FoxPro, SQL Server, Oracle, Informix, DB2 เป็นตน้ หนา้ ท่ีของระบบจดั การฐานขอ้ มลู มีดงั นี้ 1. กาหนดมาตรฐานขอ้ มลู 2. ควบคมุ การเขา้ ถึงขอ้ มลู แบบตา่ ง ๆ

3. ดแู ล-จดั เก็บขอ้ มลู ใหม้ ีความถกู ตอ้ งแม่นยา 4. จดั เรอ่ื งการสารอง และฟื้นสภาพแฟ้มขอ้ มลู 5. จดั ระเบียบแฟม้ ทางกายภาพ (Physical Organization) 6. รกั ษาความปลอดภยั ของขอ้ มลู ภายในฐานขอ้ มลู และปอ้ งกนั ไมใ่ ชข้ อ้ มลู สญู หาย 7. บารุงรกั ษาฐานขอ้ มลู ใหเ้ ป็นอิสระจากโปรแกรมแอพพลิเคชนั อ่ืน ๆ 8. เช่ือมโยงขอ้ มลู ท่มี คี วามสมั พนั ธเ์ ขา้ ดว้ ยกนั เพ่ือรองรบั ความตอ้ งการใชข้ อ้ มลู ใน ระดบั ตา่ ง ๆ ดาตา้ เบสเซิรฟ์ เวอร์ เป็นคอมพิวเตอรท์ ่คี อยใหบ้ รกิ ารการจดั การฐานขอ้ มลู ซง่ึ ก็คอื เคร่อื งคอมพิวเตอรท์ ่ี ระบบจดั การฐานขอ้ มลู ทางานอยนู่ ่นั เอง เพราะฉะนนั้ ควรเป็นคอมพวิ เตอรท์ ่มี ีความ รวดเรว็ ในการทางานสงู กวา่ คอมพิวเตอรท์ ่ใี ชง้ านโดยท่วั ไป ข้อมูล ขอ้ มลู คือ เนือ้ หาของขอ้ มลู ท่ีเราใชง้ าน ซง่ึ จะถกู เก็บในหน่วยความจาของดาตา้ เบสเซริ ฟ์ เวอร์ โยจะถกู เรยี กมาใชง้ านจากระบบจดั การฐานขอ้ มลู ผู้บริหารฐานข้อมูล ผบู้ รหิ ารฐานขอ้ มลู คอื กลมุ่ บคุ คลท่ีทาหนา้ ท่ีดแู ลขอ้ มลู ผา่ นระบบจดั การ ฐานขอ้ มลู ซง่ึ จะควบคมุ ใหก้ ารทางานเป็นไปอย่างราบร่นื นอกจากนีย้ งั ทาหนา้ ท่ี กาหนดสิทธิการใชง้ านขอ้ มลู กาหนดในเร่อื งความปลอดภยั ของการใชง้ าน พรอ้ มทงั้ ดแู ลดาตา้ เบสเซิรฟ์ เวอรใ์ หท้ างานอยา่ งปกตดิ ว้ ย

ความรูใ้ นการวเิ คราะหแ์ ละออกแบบระบบมีความสาคญั เพราะเป็นปัจจยั ในการ สรา้ งและพฒั นาระบบสารสนเทศ การวิเคราะหร์ ะบบเป็นเรอ่ื งท่ีนา่ สนใจ เพราะ นกั วิเคราะหร์ ะบบตอ้ งตดิ ตอ่ กบั คนหลายคน ไดร้ ูถ้ ึงการจดั การและการทางานใน องคก์ าร ทาใหเ้ รามีความรูเ้ ก่ียวกบั ระบบคอมพิวเตอรห์ ลายแบบมากขนึ้ ผทู้ ่สี ามารถ วเิ คราะหร์ ะบบไดด้ ี ควรมีประสบการณใ์ นการเขียนโปรแกรม มคี วามรูท้ างดา้ นธรุ กิจ ความรูเ้ ก่ียวกบั ระบบเครอื ขา่ ยและฐานขอ้ มลู ซง่ึ ใชเ้ ป็นความรูใ้ นการออกแบบระบบ ท่มี คี วามแตกตา่ งกนั ออกไปตาม สภาพงาน ดงั นนั้ หนา้ ท่ีของนกั วเิ คราะห์ กค็ อื การศกึ ษาระบบ แลว้ ใหค้ าแนะนาในการปรบั ปรุงและพฒั นาระบบนนั้ จนเสรจ็ สมบรู ณ์ ซง่ึ การทางานทงั้ หมดตอ้ งมีลาดบั ขนั้ ตอนและการศกึ ษาวิธีการวิเคราะหแ์ ละ การออกแบบระบบในแต่ละขนั้ ตอน ทาใหเ้ ขา้ ใจการวิเคราะหร์ ะบบนนั้ ๆ ดีย่งิ และ สามารถออกแบบระบบใหมโ่ ดยไม่ยากเย็นนกั โดยสามารถตดั สินใจวา่ ระบบใหม่ ควรใชค้ อมพวิ เตอรป์ ระเภทไหน ใชโ้ ปรแกรมอะไร ออกแบบInput/output อยา่ งไรเป็น ตน้ การวเิ คราะหร์ ะบบและการออกแบบ (System Analysis and Design) การ วิเคราะหแ์ ละออกแบบระบบคอื วิธีการท่ใี ชใ้ นการสรา้ งระบบสารสนเทศขนึ้ มาใหม่ ในธรุ กิจใดธรุ กิจหน่งึ หรอื ระบบยอ่ ยของธรุ กิจ นอกจากการสรา้ งระบบสารสนเทศ ใหมแ่ ลว้ การวเิ คราะหร์ ะบบ ชว่ ยในการแกไ้ ขระบบสารสนเทศเดิมท่ีมีอยแู่ ลว้ ใหด้ ีขนึ้ ดว้ ยกไ็ ด้ การวิเคราะหร์ ะบบก็คือ การหาความตอ้ งการ (Requirements) ของระบบ สารสนเทศวา่ คอื อะไร หรอื ตอ้ งการเพ่มิ เติมอะไรเขา้ มาในระบบ และ การออกแบบก็คอื การนาเอาความตอ้ งการของระบบมาเป็นแบบแผน หรอื เรยี กวา่ พมิ พเ์ ขียวในการสรา้ งระบบสารสนเทศนนั้ ใหใ้ ชง้ านไดจ้ รงิ ตวั อยา่ งระบบสารสนเทศ

เชน่ ระบบการขาย ความตอ้ งการของระบบก็คือ สามารถติดตามยอดขายไดเ้ ป็น ระยะ เพ่อื ฝ่ายบรหิ ารสามารถปรบั ปรุงการขายไดท้ นั ทว่ งที ตวั อยา่ งรายงานการขาย ท่กี ลา่ วมาแลว้ จะชีใ้ หเ้ ห็นวา่ เราสามารถตดิ ตามการขายไดอ้ ย่างไร นกั วิเคราะหร์ ะบบ (System Analyst หรอื SA) นกั วเิ คราะหร์ ะบบคอื บคุ คลท่ีมี หนา้ ท่ีวเิ คราะหแ์ ละออกแบบระบบ ซง่ึ ปกตแิ ลว้ นกั วิเคราะหร์ ะบบควรจะอยใู่ นทมี ระบบสารสนเทศขององคก์ รหรอื ธรุ กิจนนั้ ๆ การท่มี นี กั วิเคราะหร์ ะบบในองคก์ รนนั้ เป็นการไดเ้ ปรยี บ เพราะจะรูโ้ ดยละเอยี ดวา่ การทางานในระบบนนั้ ๆเป็นอย่างไร และอะไรคอื ความตอ้ งการของระบบ ในกรณีท่นี กั วเิ คราะหร์ ะบบไมไ่ ดอ้ ยใู่ นองคก์ ร นนั้ ก็สามารถวิเคราะหร์ ะบบไดเ้ ช่นกนั โดยการศกึ ษาสอบถามผใู้ ชแ้ ละวิธีการอ่ืน ๆ ซง่ึ จะกลา่ วในภายหลงั ผใู้ ชใ้ นท่ีนีก้ ็คอื เจา้ ของและผทู้ ่ีเก่ียวขอ้ งในระบบสารสนเทศ นนั้ เอง ผใู้ ชอ้ าจจะเป็นคนเดียวหรอื หลายคนกไ็ ด้ เพ่ือใหน้ กั วเิ คราะหร์ ะบบทางานได้ อย่างคลอ่ งตวั มลี าดบั ขนั้ และเปา้ หมายท่แี นน่ อน นกั วิเคราะหร์ ะบบควรทราบถึงวา่ ระบบสารสนเทศนนั้ พฒั นาขนึ้ มาอย่างไร มขี นั้ ตอนอยา่ งไรบา้ ง การวเิ คราะห์ การวเิ คราะหร์ ะบบในวงจรการพฒั นาระบบนนั้ เรม่ิ ตน้ จากการศกึ ษาระบบเดมิ แลว้ นาขอ้ มลู ท่ไี ดจ้ ากการศกึ ษามาหาความตอ้ งการ(Requirements)หรอื สิ่งท่ี จะตอ้ งปรบั ปรุงในระบบหรอื อีกอยา่ งหนง่ึ คอื วิธีแกป้ ัญหาของระบบ การวเิ คราะหจ์ ะ เรม่ิ หลงั จากท่ีทราบปัญหา และผา่ นขนั้ ตอนการศกึ ษาความเป็นไปไดแ้ ลว้ รวบรวมขอ้ มลู การศกึ ษาระบบเดิมนนั้ นกั วเิ คราะหร์ ะบบ เรม่ิ ตน้ จากการศกึ ษา เอกสารตา่ ง ๆ เชน่ คมู่ ือตา่ ง ๆ หลงั จากนนั้ เป็นการรวบรวมแบบฟอรม์ และรายงาน ตา่ ง ๆ เช่น ในระบบบญั ชีเจา้ หนีจ้ ะมีแบบฟอรม์ ใบบรรจผุ ลิตภณั ฑ์ ใบทวงหนี้ รายงานเพ่ือเตรยี มเงนิ สดเป็นตน้ นอกจากนนั้ จะตอ้ งคอยสงั เกตดกู ารทางานของผทู้ ่ี

เก่ียวขอ้ งในระบบท่ศี กึ ษา ทา้ ยท่ีสดุ อาจจะตอ้ งมกี ารสมั ภาษณผ์ ทู้ ่มี ีหนา้ ท่ี รบั ผดิ ชอบงานท่ีเก่ียวขอ้ งในระบบ หรอื บางกรณีอาจจะตอ้ งใชแ้ บบสอบถามมาชว่ ย เก็บขอ้ มลู ดว้ ยกไ็ ด้ วธิ ีการทงั้ หมดเรยี กวา่ เทคนิคการเก็บรวบรวมขอ้ มลู (Fact Gathering Techniques) คาอธิบายขอ้ มลู (Data Description)เม่อื นกั วิเคราะหร์ ะบบศกึ ษาระบบมากเขา้ จะ พบวา่ มีขอ้ มลู มากมายท่ีตอ้ งจดั ใหเ้ ป็นหมวดหมู่ เชน่ ขอ้ มลู ของลกู คา้ คนหนง่ึ จะรวม ขอ้ มลู รายละเอียดอ่ืน ๆ เช่น เลขท่ีลกู คา้ ช่ือ ท่ีอยู่ เบอรโ์ ทรศพั ท์ การจา่ ยเงิน การซอื้ สนิ คา้ เป็นตน้ ทงั้ หมดเป็นเพียงไฟลเ์ ดียวเท่านนั้ ในกรณีหลายๆ ไฟลจ์ ะตอ้ งมีวิธีเก็บ เพ่ือความเป็นระเบยี บในการติดตาม นิยามของขอ้ มลู เคร่อื งมอื ท่ีช่วยเก็บคาอธิบาย ขอ้ มลู ก็คอื พจนานกุ รมขอ้ มลู (Data Dictionary) คาอธิบายวธิ ีการ(Procedure Description) กรรมวธิ ีท่ตี ิดตามการเปล่ยี นแปลงของ ขอ้ มลู จะตอ้ งรูว้ า่ ขอ้ มลู ผา่ นการประมวลผลอยา่ งไรบา้ ง คอื ทราบวา่ \"ทาอะไร\" บา้ ง ในระบบ และมีวธิ ีการอย่างไร เช่น การจา่ ยเงนิ เจา้ หนี้ เรามกี ฎเกณฑห์ รอื วธิ ีการ อยา่ งไรบา้ งในการตดั สนิ ใจวา่ จะจา่ ยใหใ้ ครก่อนหลงั ซง่ึ วธิ ีการบางอย่างมี รายละเอียดไมม่ ากนกั เชน่ ถา้ ลกู คา้ ส่งั ซอื้ ของเรา เพียงแตเ่ ชค็ วา่ มขี องในสตอ็ ก เพียงพอกบั จานวนท่ลี กู คา้ ส่งั หรอื ไม่ ซง่ึ เราจาไดท้ นั ทีวา่ จะตอ้ งทาอะไร แตก่ รณีท่ี วธิ ีการตดั สนิ ใจมีรายละเอยี ดเพ่มิ มากขนึ้ ตวั อย่าง เชน่ การจา่ ยเงนิ เจา้ หนีจ้ ะมีหลาย ขนั้ ตอนไดแ้ ก่ จานวนเงนิ มากนอ้ ยแคไ่ หน ถา้ มากเกินไปตอ้ งรออนมุ ตั ิจากผบู้ รหิ าร ถา้ ไมเ่ กินจานวนกาหนดก็มาเชค็ วา่ มสี ว่ นลดหรอื ไม่ หรอื จานวนวนั ท่ีคา้ งจ่ายวา่ นาน แคไ่ หนเป็นตน้ ซง่ึ การตดั สนิ ใจมีหลายขนั้ ตอนและรายละเอยี ดมากเกินกวา่ ท่ีจะจา ได้ บทท่ี 3 แนะนาโปรแกรม Microsoft Access 2010

ฐานข้อมูลเชงิ สัมพันธใ์ น Access ในบางครงั้ คณุ จาเป็นตอ้ งใชฐ้ านขอ้ มลู เชงิ สมั พนั ธเ์ พ่ือตดิ ตามขอ้ มลู เหลา่ นีซ้ ง่ึ เป็นคลงั ขอ้ มลู ท่ถี กู แยกเป็นคอลเลกชนั ขอ้ มลู ขนาดเลก็ (เรยี กวา่ ตาราง) เพ่ือขจดั ความซา้ ซอ้ น แลว้ จงึ กาหนดใหส้ มั พนั ธก์ นั ตามขอ้ มลู ปลีกยอ่ ยท่ีเหมอื นกนั (เรยี กวา่ เขตขอ้ มลู ) ตวั อยา่ งเชน่ ฐานขอ้ มลู เชิงสมั พนั ธข์ องการวางแผนเหตกุ ารณอ์ าจมตี าราง หน่งึ สาหรบั ขอ้ มลู ลกู คา้ ตารางหน่งึ สาหรบั ขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย และอกี ตารางหน่งึ สาหรบั ขอ้ มลู เหตกุ ารณ์ ตารางสาหรบั ขอ้ มลู เหตกุ ารณอ์ าจมเี ขตขอ้ มลู หน่งึ ท่ีสมั พนั ธ์ กบั ตารางลกู คา้ และเขตขอ้ มลู อีกเขตขอ้ มลู หนง่ึ ท่ีสมั พนั ธก์ บั ตารางผจู้ าหน่าย ดว้ ย ความสมั พนั ธเ์ หลา่ นี้ ถา้ ผจู้ าหนา่ ยรายหนง่ึ เปลย่ี นแปลงหมายเลขโทรศพั ท์ การ เปลย่ี นแปลงขอ้ มลู นีก้ ็จะทาในตารางผจู้ าหนา่ ยเพียงครงั้ เดยี วเทา่ นนั้ แทนท่ีจะตอ้ ง ทาซา้ ๆ กนั ในทกุ เหตกุ ารณท์ ่ผี จู้ าหน่ายรายนีเ้ ขา้ ไปเก่ียวขอ้ งดว้ ย ในการออกแบบแฟม้ ขอ้ มลู จะมี Ribbon หรอื แถบเคร่อื งมอื จากเมนหู ลกั สาหรบั การออกแบบทงั้ หมด 7 เมนดู งั ต่อไปนี้ 1. เมนแู ฟม้ ทาหนา้ ท่ใี หข้ อ้ มลู เก่ียวกบั แฟม้ ขอ้ มลู ท่ีเปิดใชอ้ ยู่ การสรา้ งแฟม้ ขอ้ มลู ใหม่ การบนั ทกึ แฟม้ ขอ้ มลู การเปิดแฟ้มขอ้ มลู เดมิ 2. เมนหู นา้ แรก ทาหนา้ ท่ีกาหนดคาส่งั พืน้ ฐานท่วั ไป ประกอบดว้ ย คลิปบอรด์ เรยี งลาดบั และกรอง ระเบยี น คน้ หา และการจดั รูปแบบขอ้ ความ 3. เมนสู รา้ ง ทาหนา้ ท่สี าหรบั การสรา้ งวตั ถุ สาหรบั ฐานขอ้ มลู ประกอบดว้ ย ตาราง แบบสอบถาม ฟอรม์ รายงาน แมโครและโคด้ รวมทงั้ แมแ่ บบในการสรา้ งโปรแกรม ประยกุ ต์ 4. เมนขู อ้ มลู ภายนอก ทาหนา้ ท่ใี นการนาฐานขอ้ มลู ภายนอกมาใชใ้ นAccess การ สง่ ออกไปยงั ฐานขอ้ มลู อ่ืน ๆ และรวบรวมขอ้ มลู

5. เมนเู คร่อื งมอื ฐานขอ้ มลู ทาหนา้ ท่ีในการจดั การฐานขอ้ มลู ประกอบดว้ ยการสรา้ ง ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตาราง การเรยี กใชแ้ มโคร/Visual Basic การติดตอ่ กบั SQL Sever รวมทงั้ การกระชบั และซอ่ มแซมฐานขอ้ มลู 6. เมนเู ขตขอ้ มลู ทาหนา้ ท่ีในการกาหนดโครงสรา้ งของเขตขอ้ มลู บนตาราง ประกอบดว้ ย มมุ มอง เพ่มิ และลบ คณุ สมบตั ิ จดั รูปแบบ เม่ือคณุ เปิด Accessเม่ือคณุ เรม่ิ ตน้ Access 2010 คณุ จะเหน็ มมุ มอง Microsoft Office Backstage ซง่ึ คณุ จะสามารถเรยี กใชข้ อ้ มลู เก่ียวกบั ฐานขอ้ มลู ปัจจบุ นั สรา้ ง ฐานขอ้ มลู ใหม่ เปิดฐานขอ้ มลู ท่มี ีอยู่ และดเู นือ้ หาพเิ ศษจาก Office.com นอกจากนี้ มมุ มอง Backstage ยงั มีคาส่งั อ่ืน ๆ จานวนมากท่คี ณุ สามารถใชใ้ นการปรบั บารุงรกั ษา หรอื ใชฐ้ านขอ้ มลู ของคณุ รว่ มกนั ได้ โดยท่วั ไปแลว้ คาส่งั ต่าง ๆ ในมมุ มอง Backstage จะถกู นาไปใชก้ บั ฐานขอ้ มลู ทงั้ ฐานขอ้ มลู ไมใ่ ช่กบั วตั ถภุ ายในฐานขอ้ มลู หมายเหตุ: คณุ สามารถเรยี กใชม้ มุ มอง Backstage ไดท้ กุ เม่อื ดว้ ยการคลิก แทบ็ แฟ้มดา้ นบนของเพจ การคน้ หาและนาแมแ่ บบไปใช้ Access มแี มแ่ บบท่ีหลากหลายซง่ึ คณุ สามารถใชเ้ พ่ือสรา้ งฐานขอ้ มลู ของคณุ ได้ รวดเรว็ ขนึ้ แมแ่ บบคอื ฐานขอ้ มลู แบบพรอ้ มใชท้ ่มี ีตาราง แบบสอบถาม ฟอรม์ และ รายงานทงั้ หมดท่จี าเป็นสาหรบั การดาเนนิ งานท่ีเฉพาะเจาะจง ตวั อยา่ งเชน่ แมแ่ บบ ท่สี ามารถใชใ้ นการติดตามปัญหา จดั การท่ีตดิ ตอ่ หรอื เกบ็ ขอ้ มลู คา่ ใชจ้ า่ ยได้ แมแ่ บบ บางแมแ่ บบจะมรี ะเบียนตวั อยา่ งสองสามระเบยี นไวเ้ พ่ือใชใ้ นการสาธิตการใชง้ าน แมแ่ บบนนั้ คณุ สามารถนาฐานขอ้ มลู แมแ่ บบไปใชไ้ ดท้ นั ที หรอื จะกาหนดฐานขอ้ มลู นนั้ เองเพ่ือใหเ้ หมาะกบั ความตอ้ งการของคณุ ก็ได้ เม่อื ตอ้ งการคน้ หาและนาแมแ่ บบไปใชก้ บั ฐานขอ้ มลู ของคณุ ใหด้ าเนินการดงั นี้

1. บนแท็บ แฟม้ ใหค้ ลิก สรา้ ง 2. ภายใต้ แมแ่ บบท่ีมอี ยู่ ใหเ้ ลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่งึ ต่อไปนี้ • เม่อื ตอ้ งการนาแมแ่ บบท่ีคณุ ใชล้ า่ สดุ มาใชอ้ ีกครงั้ ใหค้ ลิก แมแ่ บบ ลา่ สดุ แลว้ เลือกแมแ่ บบท่ีคณุ ตอ้ งการ • เม่อื ตอ้ งการใชแ้ มแ่ บบท่ีคณุ ตดิ ตงั้ ไวแ้ ลว้ ใหค้ ลกิ แมแ่ บบของฉนั แลว้ เลือกแมแ่ บบท่ีคณุ ตอ้ งการ • เม่ือตอ้ งการคน้ หาแมแ่ บบบน Office.com ภายใต้ แมแ่ บบ Office.com ใหค้ ลิกประเภทแมแ่ บบ แลว้ เลือกแมแ่ บบท่ีคณุ ตอ้ งการ จากนนั้ คลกิ ดาวนโ์ หลด เพ่ือดาวนโ์ หลดแมแ่ บบจาก Office.com ลงใน คอมพวิ เตอรข์ องคณุ นอกจากนี้ คณุ ยงั สามารถคน้ หาแมแ่ บบใน Office.com จากภายใน Access ไดอ้ ีก ดว้ ย ในกลอ่ ง คน้ หาแมแ่ บบใน Office.com ใหพ้ มิ พค์ าท่ีใชค้ น้ หาอยา่ งนอ้ ยหน่งึ คา แลว้ คลิกป่มุ ลกู ศรเพ่ือคน้ หา 3. หรอื คลกิ ไอคอนโฟลเดอรท์ ่อี ย่ถู ดั จากกลอ่ ง ช่ือแฟ้ม เพ่ือเรยี กดตู าแหนง่ ท่ีตงั้ ท่ี คณุ ตอ้ งการสรา้ งฐานขอ้ มลู ถา้ คณุ ไมร่ ะบตุ าแหน่งท่ีตงั้ Access จะสรา้ ง ฐานขอ้ มลู ในตาแหน่งท่ตี งั้ เรม่ิ ตน้ ท่แี สดงอยดู่ า้ นลา่ งกลอ่ ง ช่ือแฟม้ 4. คลิก สรา้ งAccess จะสรา้ งฐานขอ้ มลู และเปิดขนึ้ สาหรบั การใชง้ าน การสรา้ งฐานขอ้ มลู ตงั้ แตเ่ รม่ิ ตน้ ถา้ คณุ ตอ้ งการขอ้ มลู เพ่ิมเติมเก่ียวกบั บทนาสแู่ นวคิดเบือ้ งหลงั การใช้ Access ในการ สรา้ งฐานขอ้ มลู ใหด้ บู ทความ พืน้ ฐานการออกแบบฐานขอ้ มลู ถา้ ไมม่ ีแมแ่ บบใดท่ี

เหมาะกบั ความตอ้ งการของคณุ หรอื ถา้ คณุ มีขอ้ มลู ในโปรแกรมอ่ืนท่ีคณุ ตอ้ งการใช้ ใน Access คณุ สามารถเลือกท่ีจะสรา้ งฐานขอ้ มลู เองตงั้ แต่เรม่ิ ตน้ ได้ ใน Access 2010 คณุ มีตวั เลือกท่สี ามารถใชไ้ ด้ ซง่ึ ไดแ้ ก่ ฐานขอ้ มลู เดสกท์ อ็ ปมาตรฐาน หรอื ฐานขอ้ มลู บนเวบ็ สาหรบั ขอ้ มลู เพ่ิมเติมเก่ียวกบั ฐานขอ้ มลู เวบ็ ใหด้ บู ทความ เม่ือตอ้ งการสรา้ งฐานขอ้ มลู ใหม่ ใหท้ าดงั ต่อไปนี้ 1. เรม่ิ โปรแกรม Access 2. บนแทบ็ สรา้ ง ในมมุ มอง Backstage ใหค้ ลิก ฐานขอ้ มลู เปลา่ หรอื ฐานขอ้ มลู เว็บเปลา่ 3. ทางดา้ นขวา ใหพ้ มิ พช์ ่ือสาหรบั ฐานขอ้ มลู ของคณุ ในกลอ่ ง ช่ือแฟม้ เม่ือ ตอ้ งการเปล่ียนแปลงตาแหนง่ ท่ีตงั้ ท่ีคณุ จะสรา้ งแฟ้ม ใหค้ ลิก เรยี กดู ท่อี ยถู่ ดั จากกลอ่ ง ช่ือไฟล์ จากนนั้ เรยี กดแู ละเลอื กตาแหนง่ ท่ีตงั้ ใหม่ แลว้ คลิก ตกลง 4. คลิก สรา้ ง Access สรา้ งฐานขอ้ มลู แลว้ เปิดตารางเปลา่ (ช่ือ ตาราง1) ใน มมุ มองแผน่ ขอ้ มลู 5. Access จะวางเคอรเ์ ซอรใ์ นเซลลท์ ่วี า่ งเซลลแ์ รกในคอลมั น์ คลิกเพ่ือเพ่มิ ของ ตารางใหม่ เม่อื ตอ้ งการเพ่มิ ขอ้ มลู ใหเ้ รม่ิ พิมพห์ รอื วางขอ้ มลู จากแหลง่ อ่ืน ตามท่ีอธิบายไวใ้ น สว่ น วางขอ้ มลู จากแหลง่ ขอ้ มลู อ่ืนลงในตาราง Accessท่อี ยหู่ ลงั จากนีใ้ นบทความ หมายเหตุ: • การปอ้ นขอ้ มลู ในมมุ มองแผ่นขอ้ มลู ไดร้ บั การออกแบบใหค้ ลา้ ยคลงึ กบั การปอ้ นขอ้ มลู ในแผน่ งาน Excel อยา่ งมาก โดยมขี อ้ จากดั ท่ีสาคญั ก็คอื

จะตอ้ งปอ้ นขอ้ มลู ในแถวและคอลมั นท์ ่ตี อ่ กนั โดยเรม่ิ จากมมุ บน ดา้ นซา้ ยของแผ่นขอ้ มลู คณุ ไมค่ วรจดั รูปแบบขอ้ มลู ของคณุ ใหม้ ีแถว วา่ งหรอื คอลมั นว์ า่ งรวมอยดู่ ว้ ยเหมอื นท่ีคณุ อาจทาในแผ่นงาน Excel เน่ืองจากการทาเชน่ นีจ้ ะเป็นการสิน้ เปลืองเนือ้ ท่ีในตารางของคณุ ตารางตอ้ งมีแตข่ อ้ มลู ของคณุ เท่านนั้ การนาเสนอขอ้ มลู ท่ีมองเห็นไดจ้ ะ ทาไดใ้ นฟอรม์ และรายงานท่คี ณุ จะออกแบบในภายหลงั • โครงสรา้ งตารางจะถกู สรา้ งขณะท่คี ณุ ป้อนขอ้ มลู เม่ือใดก็ตามท่คี ณุ เพ่มิ คอลมั นใ์ หมใ่ นแผน่ ขอ้ มลู จะมีการกาหนดเขตขอ้ มลู ใหมข่ นึ้ ใน ตาราง Access จะตงั้ คา่ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู ตามชนิดของขอ้ มลู ท่ี คณุ ปอ้ น ตวั อยา่ งเชน่ ถา้ คณุ มคี อลมั นท์ ่คี ณุ ปอ้ นเฉพาะคา่ วนั ท่เี ทา่ นนั้ Access จะตงั้ คา่ ชนดิ ขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู นนั้ ใหเ้ ป็น Date/Time ถา้ คณุ พยายามปอ้ นคา่ ท่ีไมใ่ ชว่ นั ท่ี (เช่น ช่ือหรอื หมายเลขโทรศพั ท)์ ลงในเขต ขอ้ มลู นนั้ ในภายหลงั Access จะแสดงขอ้ ความแจง้ คณุ วา่ คา่ นนั้ ไมต่ รง กบั ชนดิ ขอ้ มลู ของคอลมั นน์ นั้ ถา้ เป็นไปไดค้ ณุ ควรวางแผนตารางของ คณุ เพ่ือใหแ้ ต่ละคอลมั นม์ ีขอ้ มลู ชนดิ เดียวกนั ซง่ึ อาจเป็นขอ้ ความ วนั ท่ี ตวั เลข หรอื ชนดิ อ่ืน ๆ บางชนิด การทาเช่นนีจ้ ะทาใหก้ ารสรา้ ง แบบสอบถาม ฟอรม์ และรายงานท่ีเลอื กเฉพาะขอ้ มลู ท่ีคณุ ตอ้ งการทา ไดง้ า่ ยขนึ้ มาก การเปิดฐานขอ้ มลู Access ท่มี อี ยแู่ ลว้ 1. บนแทบ็ แฟ้ม ใหค้ ลิก เปิด 2. คลิกทางลดั ในกลอ่ งโตต้ อบ เปิด หรอื ในกลอ่ ง มองหาใน คลกิ ไดรฟ์ หรอื โฟลเดอรท์ ่ีมีฐานขอ้ มลู ท่คี ณุ ตอ้ งการ

3. ในรายการโฟลเดอร์ ใหค้ ลิกสองครงั้ ท่ีโฟลเดอรจ์ นกวา่ คณุ จะเปิดโฟลเดอรท์ ่ีมี ฐานขอ้ มลู ได้ 4. เม่ือคณุ พบฐานขอ้ มลู แลว้ ใหเ้ ลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่งึ ตอ่ ไปนี้ • เม่อื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู ในโหมดการเปิดเร่ิมตน้ ใหค้ ลิกสองครงั้ ท่ี ฐานขอ้ มลู นนั้ • เม่ือตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู ท่ีเขา้ ถึงรว่ มกนั ในสภาพแวดลอ้ ม ผใู้ ชห้ ลาย คน เพ่ือใหท้ งั้ คณุ และผใู้ ชอ้ ่ืน ๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานขอ้ มลู นนั้ ไดใ้ นเวลาเดยี วกนั ใหค้ ลิก เปิด • เม่อื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู สาหรบั การเขา้ ถงึ แบบอา่ นอยา่ งเดียวโดยท่ี คณุ สามารถดขู อ้ มลู ไดแ้ ตแ่ กไ้ ขขอ้ มลู ไมไ่ ด้ ใหค้ ลกิ ลกู ศรถดั จาก ป่มุ เปิด จากนนั้ คลกิ เปิดเพ่ืออ่านอย่างเดียว • เม่ือตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู สาหรบั การเขา้ ถงึ แบบเอกสิทธิ์เฉพาะบคุ คล เพ่ือไมใ่ หผ้ อู้ ่ืนสามารถเปิดไดข้ ณะท่ีคณุ เปิดอยู่ ใหค้ ลกิ ลกู ศรถดั จาก ป่มุ เปิด จากนนั้ คลิก เปิดแบบเอกสทิ ธิ์เฉพาะบคุ คล • เม่อื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู สาหรบั การเขา้ ถึงแบบอา่ นอยา่ งเดียว ให้ คลิกลกู ศรถดั จากป่มุ เปิด แลว้ คลกิ เปิดแบบอา่ นอยา่ งเดยี วเป็นเอก สิทธิ์เฉพาะบคุ คล ซง่ึ ผใู้ ชอ้ ่ืน ๆ จะยงั คงเปิดฐานขอ้ มลู นีไ้ ด้ แตจ่ ะเป็น การเขา้ ถงึ แบบอา่ นอยา่ งเดียวเทา่ นนั้ หากไม่พบฐานข้อมูลทต่ี อ้ งการเปิ ด 1. ในกลอ่ งโตต้ อบ เปิด ใหค้ ลิกทางลดั คอมพิวเตอรข์ องฉนั หรอื ในกลอ่ ง มองหา ใน แลว้ คลิก คอมพิวเตอรข์ องฉนั

2. ในรายการของไดรฟ์ ใหค้ ลิกขวาท่ีไดรฟ์ ท่คี ณุ คิดวา่ อาจจะมีฐานขอ้ มลู แลว้ คลิก คน้ หา 3. ปอ้ นเกณฑก์ ารคน้ หาของคณุ แลว้ กด ENTER เพ่ือคน้ หาฐานขอ้ มลู 4. ถา้ พบฐานขอ้ มลู แลว้ ใหเ้ ปิดฐานขอ้ มลู นนั้ ดว้ ยการคลกิ สองครงั้ ท่ีฐานขอ้ มลู ใน กลอ่ งโตต้ อบ ผลลพั ธก์ ารคน้ หา เน่ืองจากการคน้ หาเรม่ิ จากกลอ่ งโตต้ อบ เปิด คณุ จงึ จาเป็นตอ้ งคลกิ ยกเลิก ในกลอ่ ง โตต้ อบนนั้ กอ่ นท่ฐี านขอ้ มลู นนั้ จะเปิดขนึ้ คณุ สามารถเปิดไฟลข์ อ้ มลู ในรูปแบบไฟลภ์ ายนอก (เชน่ dBase, Paradox, Microsoft Exchange หรอื Excel) ไดโ้ ดยตรง นอกจากนีค้ ณุ ยงั สามารถเปิด แหลง่ ขอ้ มลู ODBC เช่น Microsoft SQL Server หรอื Microsoft FoxPro โดยตรงได้ อีกดว้ ย, Access จะสรา้ งฐานขอ้ มลู Access ใหมข่ นึ้ โดยอตั โนมตั ใิ นโฟลเดอร์ เดยี วกบั ไฟลข์ อ้ มลู และจะเพ่มิ การเช่ือมโยงไปยงั ตารางแตล่ ะตารางในฐานขอ้ มลู ภายนอก เรม่ิ ตน้ ใชง้ านฐานขอ้ มลู ใหมข่ องคณุ คณุ อาจจาเป็นตอ้ งดาเนนิ การบางอยา่ งดงั ตอ่ ไปนีใ้ นการเรม่ิ ตน้ ใชง้ านฐานขอ้ มลู ใหม่ ขนึ้ อยกู่ บั แมแ่ บบท่ีคณุ ใช้ • ถา้ Access แสดงกลอ่ งโตต้ อบ เขา้ สรู่ ะบบ โดยไมแ่ สดงรายช่ือผใู้ ช้ ใหใ้ ช้ ขนั้ ตอนตอ่ ไปนีใ้ นการเรม่ิ ตน้ ใชง้ าน a. คลิก สรา้ งผใู้ ช้ b. กรอกขอ้ มลู ลงในฟอรม์ รายละเอียดผใู้ ช้

c. คลิก บนั ทกึ แลว้ ปิด d. เลือกช่ือผใู้ ชท้ ่คี ณุ เพ่งิ ใสเ่ ขา้ ไป แลว้ คลิก เขา้ สรู่ ะบบ • ถา้ Access แสดงแผ่นขอ้ มลู วา่ งเปลา่ คณุ สามารถเรม่ิ พมิ พข์ อ้ มลู ลงใน แผ่นขอ้ มลู โดยตรง หรอื คลกิ ป่มุ และแทบ็ อ่ืน ๆ เพ่ือสารวจฐานขอ้ มลู • ถา้ Access แสดงหนา้ เรม่ิ ตน้ ใชง้ าน คณุ สามารถคลกิ การเช่ือมโยงบนหนา้ นนั้ เพ่ือศกึ ษาเพ่ิมเตมิ เก่ียวกบั ฐานขอ้ มลู หรอื คลิกป่มุ และแทบ็ อ่ืน ๆ เพ่ือสารวจ ฐานขอ้ มลู • ถา้ Access แสดงขอ้ ความ คาเตอื นเก่ียวกบั ความปลอดภยั ในแถบขอ้ ความ และคณุ เช่ือถือแหลง่ ท่ีมาของแมแ่ บบ ใหค้ ลกิ เปิดใชง้ านเนือ้ หา ถา้ จาเป็นตอ้ ง มกี ารเขา้ สรู่ ะบบฐานขอ้ มลู คณุ จะตอ้ งเขา้ สรู่ ะบบอีกครงั้ สาหรบั ฐานขอ้ มลู เดสกท์ ็อปและฐานขอ้ มลู เวบ็ คณุ ยงั อาจเร่ิมตน้ ดว้ ยขนั้ ตอนใด ขนั้ ตอนหน่งึ ต่อไปนีไ้ ดอ้ ีกดว้ ย • เพ่มิ ตารางแลว้ ปอ้ นขอ้ มลู ลงในตาราง • นาเขา้ ขอ้ มลู จากแหลง่ อ่ืน สรา้ งตารางใหมใ่ นกระบวนการ บทท4่ี การสร้างและใช้งานตารางการสร้างความสัมพนั ธ์ ระหว่างตาราง บทความแสดงการสรา้ งความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตารางขอ้ มลู ใน Microsoft Access 2007 เพ่ือชว่ ยใหก้ ารจดั การกบั ขอ้ มลู ทาไดร้ วดเรว็ ลดความซา้ ซอ้ นในการจดั เก็บ ขอ้ มลู การสรา้ งความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตารางขอ้ มลู จะช่วยลดความซา้ ซอ้ นของ

ตารางขอ้ มลู และชว่ ยใหก้ ารจดั การกบั ขอ้ มลู ทาไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ เพราะตารางขอ้ มลู มี ขนาดเลก็ ไมซ่ บั ซอ้ น การสร้างความสัมพนั ธร์ ะหว่างตาราง จากท่กี ลา่ วมาแลว้ จนถงึ ตอนนี้ เราสามารถตารางท่ีกาหนดคณุ สมบตั ิตา่ งๆ ใหก้ บั ฟิลดไ์ ดอ้ ยา่ งครบถว้ นตามท่ีเราตอ้ งการแลว้ ขนึ้ ตอนตอ่ ไปจะเป็นการกาหนด ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตาราง เพ่ือจดุ ประสงคใ์ นการเช่ือมขอ้ มลู ระหวา่ งตารางทงั้ สอง เขา้ ดว้ ยกนั เม่ือเราตอ้ งการดงึ ขอ้ มลู ออกมาใช้ เราสามารถดงึ ขอ้ มลู ท่ีสมั พนั ธก์ นั จาก ในหลายตารางไดเ้ สมอื นกบั วา่ เป็นตารางใหญ่ตารางหน่งึ สิ่งท่ตี อ้ งทราบในการสรา้ งความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตาราง ในหวั ขอ้ นี้ จะแสดงการสรา้ งความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตารางท่ีเราไดส้ รา้ งขนึ้ มาจากใน หวั ขอ้ ก่อน นอกจากนีใ้ นการกาหนดความสมั พนั ธด์ งั กลา่ วเราตอ้ งเขา้ ใจในเรอ่ื ง Enforce Referential Integrity ซง่ึ มีอยู่ 2 แบบท่ีเราสามารถกาหนดใน Access ได้ คือ · Cascade Update Related Fields จะเป็นการกาหนดวา่ เม่อื คา่ ของฟิ ลดท์ ่ี เช่ือมกนั ในตารางหลกั มกี ารเปล่ียนแปลงจะใหเ้ ปลย่ี นแปลงท่ีตารางอีกผ่งั ดว้ ยหรอื ไม่ · Cascade Delete Related Fields จะเป็นการกาหนดวา่ เม่อื เรคอรด์ ท่ีเช่ือมกนั ในคารางหลกั มีถกู ลบจะใหล้ บท่ตี ารางอีกฝ่ังดว้ ยหรอื ไม่ วิธีสร้างความสัมพนั ธใ์ น Access2007 ออกแบบตารางขอ้ มลู ใหม้ ีฟิลดท์ ่สี มั พนั ธก์ นั เพ่อื ใชเ้ ช่ือมโยงกนั กอ่ น เชน่ ฟิลด์ cuscode ท่มี ี อยทู่ งั้ ในตาราง ขอ้ มลู ลกู คา้ และตารางขอ้ มลู การส่งั ซอื้ 1. คลิก Database Tools

2. คลกิ Relationships 3. คลิกช่ือตารางขอ้ มลู ท่ีตอ้ งการ แลว้ คลกิ ป่มุ Add 4. ครบแลว้ คลกิ ป่มุ Close 5. จากตวั อยา่ งเพ่มิ เขา้ ไป 3 ตารางขอ้ มลู รูปแบบของตารางข้อมูลทจี่ ะนามาสร้างความสัมพันธ์ 1. ตารางขอ้ มลู ลกู คา้ (customer) เก็บขอ้ มลู ลกู คา้ มีฟิลดช์ ่ือ cuscode เป็นฟิ ลดท์ ่จี ะ ใชส้ รา้ ง ความสมั พนั ธ์ 2. ตารางขอ้ มลู สนิ คา้ (sheetstock) เก็บขอ้ มลู สนิ คา้ มีฟิลดช์ ่ือ sheetcode เป็นฟิลด์ ท่ใี ชส้ รา้ ง ความความสมั พนั ธ์ 3. ตารางขอ้ มลู (order) เก็บขอ้ มลู การส่งั ซอื้ มฟี ิลด์ no เป็นฟิลดห์ ลกั ในตารางขอ้ มลู นีจ้ ะมฟี ิลดช์ ่ือ cuscode ไวส้ รา้ งความสมั พนั ธก์ บั ฟิลด์ cuscode ในตารางขอ้ มลู ลกู คา้ และฟิลด์ sheet code ไวส้ รา้ งความ สมั พนั ธก์ บั ฟิลด์ sheetcode ใน ตารางขอ้ มลู ลกู คา้ 4. ตารางขอ้ มลู การส่งั ซือ้ (Order) ทาหนา้ ท่ีเป็นเหมอื นตวั กลางสามารถดงึ ขอ้ มลู จาก ตารางขอ้ มลู ลกู คา้ และสนิ คา้ มาใชง้ านได้ ชว่ ยใหก้ ารออกแบบตารางขอ้ มลู ไม่ ซบั ซอ้ น

วิธีสร้างความสัมพันธใ์ น Access 2007 ออกแบบตารางขอ้ มลู ใหม้ ีฟิลดท์ ่สี มั พนั ธก์ นั เพ่อื ใชเ้ ช่ือมโยงกนั ก่อน เช่น ฟิลด์ cuscode ท่มี ี อยทู่ งั้ ในตาราง ขอ้ มลู ลกู คา้ และตารางขอ้ มลู การส่งั ซอื้ 1. คลกิ Database Tools 2. คลกิ Relationships 3. คลกิ ช่ือตารางขอ้ มลู ท่ีตอ้ งการ แลว้ คลกิ ป่มุ Add 4. ครบแลว้ คลกิ ป่มุ Close

5. จากตวั อยา่ งเพ่มิ เขา้ ไป 3 ตารางขอ้ มลู 6. ชีท้ ่ฟี ิลด์ cuscode ในตารางขอ้ มลู customer แลว้ ลากไปวางซอ้ นกบั ฟิลด์ cuscode ในตารางขอ้ มลู order 7. คลิกป่มุ Create

8. ฟิลดช์ ่ือ sheet code ในตารางขอ้ มลู sheet stock ไปวางซอ้ นกบั ฟิลด์ sheet code ในตารางขอ้ มลู order 9. คลกิ ป่มุ Create 10. ผลท่ีได้ จะปรากฏเสน้ เช่ือมโยงระหวา่ งฟิลด์ 11. บนั ทกึ งานเก็บไวโ้ ดยคลกิ ป่มุ Save ตัวอยา่ งการนาความสัมพนั ธไ์ ปใช้งานในควิ รีใน Access 2007 1. คลกิ Create 2. คลกิ Queries Design 3. คลิกเลือกตารางขอ้ มลู ท่ตี อ้ งการ เชน่ customer

4. คลิกป่มุ Add 5. เพ่มิ ตารางขอ้ มลู เขา้ ไป 3 ตารางดงั ตวั อย่าง เสรจ็ แลว้ คลิกป่มุ Close 6. จะพบวา่ ในตารางจะมกี ารสรา้ งความสมั พนั ธไ์ ว้ 7. ลากฟิลดท์ ่ตี อ้ งการสรา้ งการคน้ หามาวางในชอ่ ง Field จากตวั อยา่ งตอ้ งการดวู า่ ลกู คา้ แตล่ ะคน ซอื้ สนิ คา้ เม่ือวนั ใดบา้ ง รหสั สนิ คา้ ช่ือสินคา้ และจานวนท่ซี อื้ 8. ช่อง Field เป็นช่ือฟิ ลด์ 9. ช่อง Table เป็นตารางขอ้ มลู 10. การซอ่ นหรอื แสดงขอ้ มลู ท่ีคน้ หา ก็คลกิ เอาถกู ออกในสว่ น Show 11. เสรจ็ แลว้ คลิกป่มุ View เพ่ือดผู ลงาน 12. ผลงานท่ีได้ 13. คลกิ ป่มุ View เพ่ือกลบั ไปแกไ้ ข

14. เสรจ็ แลว้ ก็บนั ทกึ งานเก็บไว้ โดยคลกิ ป่มุ Save สร้างฟิ ลดค์ านวณในคิวรี จากตวั อยา่ งเราตอ้ งการคานวณจานวนเงินท่ีลกู คา้ ซอื้ สนิ คา้ โดยนาราคา (sprice) คณู กบั จานวนท่ีซอื้ (quantity) 1. ชอ่ ง Field ท่อี ยถู่ ดั จาก quantity คลิกและพิมพ์ sprice* quantity แลว้ กดป่มุ Enter 2. ผลท่ไี ด้ จะปรากฏขอ้ ความ Expr1: [sprice]*[quantity] 3. คลกิ ท่ี Expr1 แลว้ แกไ้ ขเป็น Total (รวมเงิน) 4. จากนนั้ คลกิ ป่มุ View ดผู ลงาน 5. ผลท่ีได้ (ดใู นช่อง Total) จะรวมเงนิ ใหต้ ามตอ้ งการ

บทท5่ี การสร้างแบบสอบถาม การออกแบบแบบสอบถาม หรอื Queries เพ่ือนาขอ้ มลู จากแหลง่ ขอ้ มลู ตาราง หรอื นามาจากแบบสอบถาม ท่อี อกแบบแลว้ นามาออกแบบ เพ่ือทาการประมวลผล และแสดงผลลพั ธใ์ นรูปแบบตา่ ง ๆ การเลือกเฉพาะเขตขอ้ มลู ท่ีตอ้ งการ การจดั เรยี ง เขตขอ้ มลู การเลอื กรายการ ตามเง่ือนไข การคานวณเขตขอ้ มลู ประเภทตวั เลข วนั ท่ี และเวลา การสรุปผลขอ้ มลู ดว้ ยคา่ ฟังกช์ นั การประมวลผลในรูปการกระทาตามคาส่งั เพ่ือประมวลผลและควบคมุ ขอ้ มลู และท่ีสาคญั สามารถนาขอ้ มลู จากตารางท่ีมี ความสมั พนั ธก์ นั มาออกแบบเพ่ือประมวลผลลพั ธร์ ว่ มกนั ได้ 5.1 ความหมายของแบบสอบถาม

แบบสอบถาม หมายถงึ สว่ นของการนาขอ้ มลู จากตาราง มาออกแบบตาราง ใหม่ ใหส้ ามารถนาขอ้ มลู มาบางสว่ น (เฉพาะเขตขอ้ มลู หรือเฉพาะรายการท่ตี อ้ งการ) หรอื ทงั้ หมดขนึ้ อยกู่ บั ความตอ้ งการของผใู้ ช้ หรอื นาขอ้ มลู เพ่ือการประมวลผลใน รูปการคานวณ การสรุปผลขอ้ มลู เช่น การหาคา่ ผลรวม ค่าเฉล่ยี คา่ สงู สดุ /ต่าสดุ การ นบั จานวน ฯลฯ หรอื การประมวลผลในรูปการกระทาตามคาส่งั เชน่ การบนั ทกึ ขอ้ มลู จากการประมวลผล การเพ่มิ ขอ้ มลู จากตารางอ่ืน การสรา้ งตารางใหมท่ ่เี กิดจากการ ออกแบบบนแบบสอบถาม การลบขอ้ มลู ทงั้ หมดหรอื ลบขอ้ มลู ตามเง่ือนไขท่ีกาหนด และการสรุปผลขอ้ มลู ท่ีมีการจาแนก 2 ทาง และท่ีสาคญั ตารางแบบสอบถามจะชว่ ย นาตารางท่มี คี วามสมั พนั ธม์ าทางานรว่ มกนั บนตารางแบบสอบถาม ดงั นนั้ จงึ ถือวา่ แบบสอบถามเป็นสว่ นสาคญั ในการประมวลผลขอ้ มลู ทงั้ หมด 5.2 การออกแบบแบบสอบถาม การออกแบบแบบสอบถาม สามารถออกแบบไดห้ ลายรูปแบบ ขนึ้ อยกู่ บั ความ ตอ้ งการของผอู้ อกแบบวา่ ตอ้ งการออกแบบดว้ ยตนเองหรอื ตอ้ งการตวั ช่วยสรา้ ง ขณะท่ีออกแบบ โดยมีขนั้ ตอนการออกแบบดงั นี้ ขัน้ ตอนการออกแบบ - เลอื กเมนู สรา้ ง - เลือกรูปแบบการสรา้ งแบบสอบถามท่ี Ribbon แบบสอบถาม เลอื กรูปแบบการสรา้ งแบบสอบถาม ซง่ึ สามารถกาหนดได้ 4 รูปแบบดงั ตอ่ ไปนี้

5.2.1 ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม หมายถงึ ต้องการตัวช่วยเหลือในการสร้าง แบบสอบถาม ประกอบดว้ ย 1) ตวั ชว่ ยสรา้ งแบบสอบถามอย่างงา่ ย เพ่ือแสดงขอ้ มลู ในTableรูปแบบตา่ ง ๆ หรอื อีกลกั ษณะหน่งึ เพ่ือแสดงคา่ สรุปผล ขอ้ มลู ในTableเชน่ การหาคา่ ผลรวมคา่ เฉล่ยี คา่ สงู สดุ /ต่าสดุ โดยจดั กลมุ่ ตามเขตขอ้ มลู ท่ีกาหนด 2) ตวั ช่วยสรา้ งแบบสอบถามแบบตาราง หมายถงึ การสรา้ งตารางแจกแจงขอ้ มลู ท่ี มีการจาแนกในแนวนอนและแนวตงั้ เพ่ือสรุปคา่ ขอ้ มลู ในรูปฟังกช์ นั ตา่ ง ๆ 3) ตวั ชว่ ยสรา้ งแบบสอบถามเพ่ือคน้ หารายการชา้ หมายถึง การ สรา้ งตารางแสดงขอ้ มลู เพ่ือคน้ หาขอ้ มลู ท่มี คี า่ เขตขอ้ มลู ท่ีเลอื กซา้ กนั เช่น แสดง รายช่ือพนกั งานท่ีมอี ยจู่ งั หวดั เดียวกนั 4) ตวั ชว่ ยสรา้ งแบบสอบถามการคน้ หาขอ้ มลู ไมต่ รงกนั หมายถงึ การสรา้ งตาราง แสดงขอ้ มลู ในตารางหนง่ึ ท่ีไมม่ ีขอ้ มลู สมั พนั ธก์ นั ในอีกตารางหนง่ึ 5.2.2 ออกแบบแบบสอบถาม หมายถงึ ตอ้ งการออกแบบแบบสอบถาม ดว้ ย ตนเอง ซง่ึ ในหนว่ ยนีจ้ ะกลา่ วเฉพาะกรณีสรา้ งแบบสอบถามแบบ Query Design เทา่ นนั้ โดยมขี นั้ ตอนดงั ต่อไปนี้ - เลือก ช่ือ ตาราง/แบบสอบถาม ท่ีตอ้ งการ แลว้ กดป่มุ เพ่มิ (หรอื ดบั เบิลคลกิ ช่ือตาราง/แบบสอบถาม ท่ีตอ้ งการ) - เม่อื ไดต้ ารางท่ีตอ้ งการแลว้ เลอื ก ปิด จะปรากฏเมนกู าร การออกแบบแบบสอบถาม แบ่งได้ 5 ลักษณะ คอื

1) เขตขอ้ มลู 2) ตาราง 3) เรยี งลาดบั 4) แสดง 5) เกณฑ์ 1) เขตขอ้ มลู หมายถึง การเลือกเขตขอ้ มลู จากตาราง/แบบสอบถาม ท่นี าออกแบบ โดยมขี นั้ ตอนการออกแบบและควบคมุ เขตขอ้ มลู บนตารางออกแบบดงั ตอ่ ไปนี้ การเลือกเขตขอ้ มลู หมายถึง การนาเขตขอ้ มลู จากตารางมาออกแบบบน ตาราง Queries มหี ลายวิธีในการเลือกดงั ต่อไปนี้ วธิ ีท่ี 1 ดบั เบิลคลิกช่ือเขตขอ้ มลู จากตารางท่ีเลอื ก วธิ ีท่ี 2 คลกิ ช่ือเขตขอ้ มลู ท่ตี อ้ งการจากตารางลากมาวางบนตารางQuery วิธีท่ี 3 คลกิ ท่เี ขตขอ้ มลู วา่ งบนตารางออกแบบ จะปรากฏป่มุ ลกู ศรเลอื กช่ือเขต ขอ้ มลู ดา้ นขวาคลกิ ท่ปี ่มุ ดงั กลา่ วเพ่ือเลือกช่ือเขตขอ้ มลู ท่ตี อ้ งการ การลบเขตขอ้ มลู หมายถงึ การลบเขตขอ้ มลู ท่ีไมต่ อ้ งการออกจากตาราง ออกแบบ ขั้นตอนการลบเขตข้อมูล - คลมุ เขตขอ้ มลู ท่ีตอ้ งการลบ - กดป่มุ delete บนคียบ์ อรด์

การแทรกเขตขอ้ มลู หมายถึง การเพ่มิ เขตขอ้ มลู ใหมแ่ ทรกระหวา่ งเขตขอ้ มลู ท่มี ีอยู่ แลว้ บนตารางออกแบบ ขัน้ ตอนการแทรกเขตข้อมูล สามารถแทรกเขตข้อมูลได้ 2 วิธี ดงั ต่อไปนี้ ขนั้ ท่ี 1 โดยการคลิกเขตขอ้ มลู ใหมจ่ าก Table มาวางบนตารางออกแบบระหวา่ ง เขตขอ้ มลู ท่ีตอ้ งการ ขนั้ ท่ี 2 คลมุ เขตขอ้ มลู ท่ีตอ้ งการแทรก เลือกเมนู แทรกเลือก คอลมั น์ จะไดเ้ ขต ขอ้ มลู วา่ ง และจงึ นาเขตขอ้ มลู ใหมม่ าวาง แบบสอบถาม(Questionnaire) แบบสอบถาม หมายถงึ รูปแบบของคาถามเป็นชดุ ๆ ท่ีไดถ้ กู รวบรวมไวอ้ ย่างมี หลกั เกณฑแ์ ละเป็นระบบ เพ่ือใชว้ ดั ส่ิงท่ีผวู้ จิ ยั ตอ้ งการจะวดั จากกลมุ่ ตวั อยา่ งหรอื ประชากรเปา้ หมายใหไ้ ดม้ าซง่ึ ขอ้ เท็จจรงิ ทงั้ ในอดีต ปัจจบุ นั และการคาดคะเน เหตกุ ารณใ์ นอนาคต แบบสอบถามประกอบดว้ ยรายการคาถามท่สี รา้ งอยา่ งประณีต เพ่ือรวบรวมขอ้ มลู เก่ียวกบั ความคดิ เห็นหรอื ขอ้ เท็จจรงิ โดยสง่ ใหก้ ลมุ่ ตวั อยา่ งตาม ความสมคั รใจ การใชแ้ บบสอบถามเป็นเครอ่ื งมอื ในการเก็บรวบรวมขอ้ มลู นนั้ การ สรา้ งคาถามเป็นงานท่ีสาคญั สาหรบั ผวู้ จิ ยั เพราะวา่ ผวู้ ิจยั อาจไมม่ โี อกาสไดพ้ บปะกบั ผตู้ อบแบบสอบถามเพ่ืออธิบายความหมายตา่ ง ๆ ของขอ้ คาถามท่ตี อ้ งการเก็บ รวบรวม แบบสอบถาม เป็นเคร่อื งมอื วจิ ยั ชนิดหนง่ึ ท่ีนยิ มใชก้ นั มาก เพราะการเก็บ รวบรวมขอ้ มลู สะดวกและสามารถใชว้ ดั ไดอ้ ย่างกวา้ งขวาง การเก็บขอ้ มลู ดว้ ย แบบสอบถามสามารถทาไดด้ ว้ ยการสมั ภาษณห์ รอื ใหผ้ ตู้ อบดว้ ยตนเอง โครงสร้างของแบบสอบถาม โครงสรา้ งของแบบสอบถาม ประกอบไปดว้ ย 3 สว่ นสาคญั ดงั นี้

1. หนงั สอื นาหรอื คาชีแ้ จง โดยมากมกั จะอยสู่ ว่ นแรกของแบบสอบถาม อาจมี จดหมายนาอยู่ ดา้ นหนา้ พรอ้ มคาขอบคณุ โดยคาชีแ้ จงมกั จะระบถุ งึ จดุ ประสงคท์ ่ใี หต้ อบ แบบสอบถาม การนาคาตอบท่ีไดไ้ ปใชป้ ระโยชน์ คาอธิบายลกั ษณะของ แบบสอบถาม วิธีการตอบแบบสอบถามพรอ้ มตวั อยา่ ง ช่ือ และท่ีอยขู่ องผวู้ จิ ยั ประเดน็ ท่ีสาคญั คอื การแสดงขอ้ ความท่ีทาใหผ้ ตู้ อบมีความม่นั ใจวา่ ขอ้ มลู ท่ีจะตอบ ไปจะไมถ่ กู เปิดเผยเป็นรายบคุ คล จะไมม่ ีผลกระทบตอ่ ผตู้ อบ และมกี ารพทิ กั ษส์ ทิ ธิ ของผตู้ อบดว้ ย 2. คาถามเก่ียวกบั ขอ้ มลู สว่ นตวั เชน่ เพศ อายุ ระดบั การศกึ ษา อาชีพ เป็นตน้ การท่จี ะถามขอ้ มลู สว่ นตวั อะไรบา้ งนนั้ ขนึ้ อยกู่ บั กรอบแนวความคดิ ในการวิจยั โดยดู วา่ ตวั แปรท่สี นใจจะศกึ ษานนั้ มอี ะไรบา้ งท่ีเก่ียวกบั ขอ้ มลู สว่ นตวั และควรถามเฉพาะ ขอ้ มลู ท่ีจาเป็นในการวิจยั เทา่ นนั้ 3. คาถามเก่ียวกบั คณุ ลกั ษณะหรอื ตวั แปรท่ีจะวดั เป็นความคดิ เหน็ ของผตู้ อบใน เรอ่ื งของคณุ ลกั ษณะ หรอื ตวั แปรนนั้ ขัน้ ตอนการสร้างแบบสอบถาม การสรา้ งแบบสอบถามประกอบไปดว้ ยขนั้ ตอนสาคญั ดงั นี้ ขัน้ ที่ 1 ศกึ ษาคุณลักษณะทจี่ ะวดั การศกึ ษาคณุ ลกั ษณะอาจดไู ดจ้ าก วตั ถปุ ระสงคข์ องการวิจยั กรอบแนวความคดิ หรอื สมมตฐิ านการวจิ ยั จากนนั้ จงึ ศกึ ษาคณุ ลกั ษณะ หรอื ตวั แปรท่ีจะวดั ใหเ้ ขา้ ใจ อยา่ งละเอียดทงั้ เชิงทฤษฎีและนยิ ามเชิงปฏบิ ตั กิ าร ขัน้ ท่ี 2 กาหนดประเภทของข้อคาถาม ขอ้ คาถามในแบบสอบถามอาจแบง่ ไดเ้ ป็น 2 ประเภท คอื 1. คาถามปลายเปิด (Open Ended Question) เป็นคาถามท่เี ปิดโอกาสใหผ้ ตู้ อบ

สามารถตอบไดอ้ ย่างเต็มท่ี ซง่ึ คาดวา่ น่าจะไดค้ าตอบท่ีแน่นอน สมบรู ณ์ ตรงกบั สภาพความเป็นจรงิ ไดม้ ากกวา่ คาตอบท่ีจากดั วงใหต้ อบ คาถามปลายเปิดจะนิยมใช้ กนั มากในกรณีท่ผี วู้ ิจยั ไมส่ ามารถคาดเดาไดล้ ว่ งหนา้ วา่ คาตอบจะเป็นอยา่ งไร หรอื ใช้ คาถามปลายเปิดในกรณีท่ตี อ้ งการไดค้ าตอบเพ่อื นามาเป็นแนวทางในการสรา้ ง คาถามปลายปิด แบบสอบถามแบบนีม้ ีขอ้ เสยี คือ มกั จะถามไดไ้ มม่ ากนกั การ รวบรวมความคดิ เห็นและการแปลผลมกั จะมคี วามยงุ่ ยาก 2. คาถามปลายปิด (Close Ended Question) เป็นคาถามท่ผี วู้ ิจยั มีแนวคาตอบ ไวใ้ หผ้ ตู้ อบเลอื กตอบจากคาตอบท่ีกาหนดไวเ้ ทา่ นนั้ คาตอบท่ผี วู้ ิจยั กาหนดไว้ ลว่ งหนา้ มกั ไดม้ าจากการทดลองใชค้ าถามในลกั ษณะท่ีเป็นคาถามปลายเปิด หรอื การศกึ ษากรอบแนวความคดิ สมมตฐิ านการวิจยั และนยิ ามเชิงปฏิบตั ิการ คาถาม ปลายเปิดมวี ธิ ีการเขียนไดห้ ลาย ๆ แบบ เช่น แบบใหเ้ ลอื กตอบอยา่ งใดอยา่ งหน่งึ แบบใหเ้ ลอื กคาตอบท่ีถกู ตอ้ งเพียงคาตอบเดียว แบบผตู้ อบจดั ลาดบั ความสาคญั หรอื แบบใหเ้ ลือกคาตอบหายคาตอบ ขัน้ ท่ี 3 การร่างแบบสอบถาม เม่อื ผวู้ ิจยั ทราบถงึ คณุ ลกั ษณะหรอื ประเด็นท่ีจะวดั และกาหนดประเภทของขอ้ คาถามท่จี ะมี อยใู่ นแบบสอบถามเรยี บรอ้ ยแลว้ ผวู้ ิจยั จงึ ลงมือเขียนขอ้ คาถามใหค้ รอบคลมุ ทกุ คณุ ลกั ษณะหรอื ประเดน็ ท่ีจะวดั โดยเขียนตามโครงสรา้ งของแบบสอบถามท่ไี ดก้ ลา่ ว ไวแ้ ลว้ และหลกั การในการสรา้ งแบบสอบถาม ดงั นี้ 1. ตอ้ งมจี ดุ มงุ่ หมายท่ีแนน่ อนวา่ ตอ้ งการจะถามอะไรบา้ ง โดยจดุ มงุ่ หมายนนั้ จะตอ้ ง สอดคลอ้ งกบั วตั ถปุ ระสงคข์ องงานวจิ ยั ท่ีจะทา 2. ตอ้ งสรา้ งคาถามใหต้ รงตามจดุ มงุ่ หมายท่ีตงั้ ไว้ เพ่ือปอ้ งกนั การมขี อ้ คาถาม

นอกประเด็น และมขี อ้ คาถามจานวนมาก 3. ตอ้ งถามใหค้ รอบคลมุ เร่อื งท่ีจะวดั โดยมีจานวนขอ้ คาถามท่พี อเหมาะ ไมม่ าก หรอื นอ้ ย เกินไป แตจ่ ะมากหรอื นอ้ ยเท่าใดนนั้ ขนึ้ อยกู่ บั พฤตกิ รรมท่จี ะวดั ซง่ึ ตามปกติ พฤติกรรมหรอื เร่อื งท่ีจะวดั เร่อื งหนง่ึ ๆ นนั้ ควรมขี อ้ คาถาม 25-60 ขอ้ 4. การเรยี งลาดบั ขอ้ คาถาม ควรเรยี งลาดบั ใหต้ อ่ เน่ืองสมั พนั ธก์ นั และแบง่ ตาม พฤตกิ รรม ยอ่ ย ๆ ไวเ้ พ่ือใหผ้ ตู้ อบเห็นชดั เจนและง่ายตอ่ การตอบ นอกจากนนั้ ตอ้ งเรยี งคาถาม งา่ ยๆ ไวเ้ ป็นขอ้ แรกๆ เพ่ือชกั จงู ใหผ้ ตู้ อบอยากตอบคาถามตอ่ สว่ นคาถามสาคญั ๆ ไม่ ควรเรยี งไวต้ อนทา้ ยของแบบสอบถาม เพราะความสนใจในการตอบของผตู้ อบ อาจจะนอ้ ยลง ทาใหต้ อบอยา่ งไมต่ งั้ ใจ ซง่ึ จะสง่ ผลเสียตอ่ การวิจยั มาก 5. ลกั ษณะของขอ้ ความท่ีดี ขอ้ คาถามท่ดี ีของแบบสอบถามนนั้ ควรมีลกั ษณะ ดงั นี้ 1) ขอ้ คาถามไมค่ วรยาวจนเกินไป ควรใชข้ อ้ ความสนั้ กะทดั รดั ตรงกบั วตั ถปุ ระสงค์ และสองคลอ้ งกบั เร่อื ง 2) ขอ้ ความ หรอื ภาษาท่ใี ชใ้ นขอ้ ความตอ้ งชดั เจน เขา้ ใจง่าย 3) คา่ เฉลย่ี ในการตอบแบบสอบถามไมค่ วรเกินหน่งึ ช่วั โมง ขอ้ คาถามไมค่ วร มากเกินไปจนทาใหผ้ ตู้ อบเบ่ือหนา่ ยหรอื เหน่ือยลา้ 4) ไมถ่ ามเรอ่ื งท่ีเป็นความลบั เพราะจะทาใหไ้ ดค้ าตอบท่ีไมต่ รงกบั ขอ้ เทจ็ จรงิ 5) ไมค่ วรใชข้ อ้ ความท่มี คี วามหมายกากวมหรอื ขอ้ ความท่ที าใหผ้ ตู้ อบแตล่ ะ คนเขา้ ใจ

ความหมายของขอ้ ความไมเ่ หมือนกนั 6) ไมถ่ ามในเรอ่ื งท่ีรูแ้ ลว้ หรอื ถามในส่งิ ท่วี ดั ไดด้ ว้ ยวธิ ีอ่ืน 7) ขอ้ คาถามตอ้ งเหมาะสมกบั กลมุ่ ตวั อยา่ ง คอื ตอ้ งคานงึ ถึงระดบั การศกึ ษา ความ สนใจ สภาพเศรษฐกิจ ฯลฯ 8) ขอ้ คาถามหนง่ึ ๆ ควรถามเพียงประเด็นเดยี ว เพ่ือใหไ้ ดค้ าตอบท่ีชดั เจนและ ตรงจดุ ซง่ึ จะง่ายต่อการนามาวิเคราะหข์ อ้ มลู 9) คาตอบหรอื ตวั เลือกในขอ้ คาถามควรมมี ากพอ หรอื ใหเ้ หมาะสมกบั ขอ้ คาถามนนั้ แต่ถา้ ไมส่ ามารถระบไุ ดห้ มดกใ็ หใ้ ชว้ า่ อ่ืน ๆ โปรดระบุ ………………. 10) ควรหลีกเล่ียงคาถามท่เี ก่ียวกบั คา่ นิยมท่ีจะทาใหผ้ ตู้ อบไมต่ อบตามความ เป็นจรงิ 11) คาตอบท่ีไดจ้ ากแบบสอบถาม ตอ้ งสามารถนามาแปลงออกมาในรูปของ ปรมิ าณและใชส้ ถิติอธิบายขอ้ เท็จจรงิ ได้ เพราะปัจจบุ นั นีน้ ิยมใชค้ อมพิวเตอรใ์ นการ วเิ คราะหข์ อ้ มลู ดงั นนั้ แบบสอบถามควรคานงึ ถึงวธิ ีการประมวลขอ้ มลู และวิเคราะห์ ขอ้ มลู ดว้ ยโปรแกรมคอมพวิ เตอรด์ ว้ ย ขั้นที่ 4 การปรับปรุงแบบสอบถาม หลงั จากท่สี รา้ งแบบสอบถามเสรจ็ แลว้ ผวู้ ิจยั ควรนาแบบสอบถามนนั้ มาพจิ ารณา ทบทวนอีก ครงั้ เพ่ือหาขอ้ บกพรอ่ งท่ีควรปรบั ปรุงแกไ้ ข และควรใหผ้ เู้ ช่ียวชาญไดต้ รวจสอบ แบบสอบถามนนั้ ดว้ ยเพ่ือท่ีจะไดน้ าขอ้ เสนอแนะและขอ้ วพิ ากษว์ ิจารณข์ อง ผเู้ ช่ียวชาญมาปรบั ปรุงแกไ้ ขใหด้ ยี ่งิ ขนึ้ ขัน้ ท่ี 5 วเิ คราะหค์ ุณภาพแบบสอบถาม

เป็นการนาแบบสอบถามท่ไี ดป้ รบั ปรุงแลว้ ไปทดลองใชก้ บั กลมุ่ ตวั อยา่ งเล็กๆ เพ่ือ นาผล มาตรวจสอบคณุ ภาพของแบบสอบถาม ซง่ึ การวิเคราะหห์ รอื ตรวจสอบคณุ ภาพของ แบบสอบถามทาไดห้ ลายวิธี แตท่ ่สี าคญั มี 2 วิธี ไดแ้ ก่ 1. ความตรง (Validity) หมายถงึ เคร่อื งมือท่ีสามารถวดั ไดใ้ นสงิ่ ท่ีตอ้ งการวดั โดย แบง่ ออกไดเ้ ป็น 3 ประเภท คือ 1) ความตรงตามเนือ้ หา (Content Validity) คอื การท่แี บบสอบถามมคี วาม ครอบคลมุ วตั ถปุ ระสงคห์ รอื พฤติกรรมท่ีตอ้ งการวดั หรอื ไม่ คา่ สถิตทิ ่ีใชใ้ นการหา คณุ ภาพ คอื คา่ ความ สอดคลอ้ งระหวา่ งขอ้ คาถามกบั วตั ถปุ ระสงค์ หรอื เนือ้ หา(IOC: Index of item Objective Congruence) หรอื ดชั นีความเหมาะสม โดยใหผ้ เู้ ช่ียวชาญ ประเมิน เนือ้ หาของขอ้ ถามเป็นรายขอ้ 2) ความตรงตามเกณฑ์ (Criterion-related Validity) หมายถึง ความสามารถ ของ แบบวดั ท่ีสามารถวดั ไดต้ รงตามสภาพความเป็นจรงิ แบง่ ออกไดเ้ ป็นความเท่ยี งตรง เชิงพยากรณแ์ ละความเท่ยี งตรงตามสภาพ สถิติท่ีใชว้ ดั ความเท่ียงตรงตามเกณฑ์ เชน่ คา่ สมั ประสทิ ธิ์สหสมั พนั ธ(์ Correlation Coefficient) ทงั้ ของ Pearson และ Spearman และ คา่ t-test เป็นตน้ 3) ความตรงตามโครงสรา้ ง (Construct Validity) หมายถงึ ความสามารถของ แบบสอบถามท่ีสามารถวดั ไดต้ รงตามโครงสรา้ งหรอื ทฤษฎี ซง่ึ มกั จะมใี นแบบวดั ทาง จิตวิทยาและแบบวดั สตปิ ัญญา สถิติท่ใี ชว้ ดั ความเท่ยี งตรงตามโครงสรา้ งมีหลายวธิ ี เชน่ การวิเคราะหอ์ งคป์ ระกอบ (Factor Analysis) การตรวจสอบในเชงิ เหตผุ ล เป็น

ตน้ 2. ความเทย่ี ง (Reliability) หมายถงึ เคร่อื งมอื ท่ีมีความคงเสน้ คงวา น่นั คอื เครอ่ื งมอื ท่ี สรา้ งขนึ้ ใหผ้ ลการวดั ท่แี นน่ อนคงท่ีจะวดั ก่ีครงั้ ผลจะไดเ้ หมือนเดิม สถิตทิ ่ใี ชใ้ นการหา คา่ ความเท่ยี งมีหลายวธิ ีแตน่ ิยมใชก้ นั คอื คา่ สมั ประสทิ ธิ์แอลฟ่ าของ คอนบารช์ (Cronbach’s Alpha Coefficient: α coefficient) ซง่ึ จะใชส้ าหรบั ขอ้ มลู ท่มี ีการแบง่ ระดบั การวดั แบบประมาณคา่ (Rating Scale) ขั้นที่ 6 ปรับปรุงแบบสอบถามใหส้ มบูรณ์ ผวู้ จิ ยั จะตอ้ งทาการแกไ้ ขขอ้ บกพรอ่ งท่ีไดจ้ ากผลการวิเคราะหค์ ณุ ภาพของ แบบสอบถาม และ ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของถอ้ ยคาหรอื สานวน เพ่อื ใหแ้ บบสอบถามมีความสมบรู ณ์ และมคี ณุ ภาพผตู้ อบอา่ นเขา้ ใจไดต้ รงประเด็นท่ผี วู้ ิจยั ตอ้ งการ ซง่ึ จะทาใหผ้ ลงานวิจยั เป็นท่นี ่าเช่ือถือย่ิงขนึ้ ขัน้ ที่ 7 จดั พมิ พแ์ บบสอบถาม จดั พมิ พแ์ บบสอบถามท่ีไดป้ รบั ปรุงเรยี บรอ้ ยแลว้ เพ่ือนาไปใชจ้ รงิ ในการเก็บ รวบรวมขอ้ มลู กบั กลมุ่ เปา้ หมาย โดยจานวนท่ีจดั พมิ พค์ วรไมน่ อ้ ยกว่าจานวนเปา้ หมายท่ตี อ้ งการเก็บ รวบรวมขอ้ มลู และควรมีการพมิ พส์ ารองไวใ้ นกรณีท่แี บบสอบถามเสียหรอื สญู หาย หรอื ผตู้ อบไมต่ อบกลบั แนวทางในการจดั พมิ พแ์ บบสอบถามมีดงั นี้ การพิมพแ์ บง่ หนา้ ใหส้ ะดวกตอ่ การเปิดอ่านและตอบเวน้ ท่วี า่ งสาหรบั คาถาม ปลายเปิดไวเ้ พียงพอพิมพอ์ กั ษรขนาดใหญ่ชดั เจนใชส้ ีและลกั ษณะกระดาษท่ีเอือ้ ตอ่ การอ่าน หลักการสร้างแบบสอบถาม

สอดคลอ้ งกบั วตั ถปุ ระสงคก์ ารวิจยั ใชภ้ าษาท่เี ขา้ ใจง่าย เหมาะสมกบั ผตู้ อบใช้ ขอ้ ความท่สี นั้ กระทดั รดั ไดใ้ จความแตล่ ะคาถามควรมีนยั เพียงประเด็นเดียว หลกี เล่ยี งการใชป้ ระโยคปฏิเสธซอ้ นไมค่ วรใชค้ ายอ่ หลกี เล่ียงการใชค้ าท่ีเป็น นามธรรมมากไมช่ ีน้ าการตอบใหเ้ ป็นไปแนวทางใดแนวทางหนง่ึ หลีดเลี่ยงคาถามท่ีทา ใหผ้ ตู้ อบเกิดความลาบากใจในการตอบคาตอบท่ีมีใหเ้ ลอื กตอ้ งชดั เจนและครอบคลมุ คาตอบท่ีเป็นไปไดห้ ลีกเลี่ยงคาท่สี ื่อความหมายหลายอย่างไมค่ วรเป็นแบบสอบถาม ท่มี จี านวนมากเกินไป ไมค่ วรใหผ้ ตู้ อบใชเ้ วลาในการตอบแบบสอบถามนานเกินไปขอ้ คาถามควรถามประเดน็ ท่ีเฉพาะเจาะจงตามเปา้ หมายของการวจิ ยั คาถามตอ้ ง นา่ สนใจสามารถกระตนุ้ ใหเ้ กิดความอยากตอบ เทคนิคการใชแ้ บบสอบถาม วธิ ีใชแ้ บบสอบถามมี 2 วิธี คือการสง่ ทางไปรษณีย์ กบั การเก็บขอ้ มลู ดว้ ยตนเอง ซง่ึ ไมว่ ่ากรณีใดตอ้ งมีจดหมายระบวุ ตั ถปุ ระสงคข์ องการเก็บขอ้ มลู ตลอดจน ความสาคญั ของขอ้ มลู และผลท่ีคาดวา่ จะไดร้ บั เพ่อื ใหผ้ ตู้ อบตระหนกั ถึงความสาคญั และสละเวลาในการตอบแบบสอบถาม การทาใหอ้ ตั ราตอบแบบสอบถามสงู เป็น เปา้ หมายสาคญั ของผวู้ ิจยั ขอ้ มลู จากแบบสอบถามจะเป็นตวั แทนของประชากรได้ เม่ือมีจานวนแบบสอบถามคนื มามากวา่ รอ้ ยละ 90 ของจานวนแบบสอบถามท่สี ง่ ไป แนวทางท่ีจะทาใหไ้ ดร้ บั แบบสอบถามกลบั คืนในอตั ราท่สี งู มีวิธีการดงั นี้ มกี ารติดตามแบบสอบถามเม่ือใหเ้ วลาผตู้ อบไประยะหนง่ึ ระยะเวลาท่เี หมาะสมใน การติดตามคอื 2 สปั ดาห์ หลงั ครบกาหนดสง่ อาจจะติดตามมากกว่าหน่งึ ครงั้ วิธีการ ติดตามแบบสอบถาม อาจใชจ้ ดหมาย ไปรษณีย์ โทรศพั ท์ เป็นตน้ ในกรณีท่ขี อ้ คาถามอาจจะถามในเร่อื งของสว่ นตวั ผวู้ จิ ยั ตอ้ งใหค้ วามม่นั ใจวา่ ขอ้ มลู ท่ไี ดจ้ ะเป็น ความลบั ขอ้ เดน่ และขอ้ ดอ้ ยของการเก็บขอ้ มลู โดยใชแ้ บบสอบถาม

การใชแ้ บบสอบถามในการเก็บรวบรวมขอ้ มลู มีขอ้ เด่นและขอ้ ดอ้ ยท่ีตอ้ งพิจารณา ประกอบในการเลือกใชแ้ บบสอบถามในการเก็บรวบรวมขอ้ มลู ดงั นี้ ข้อเดน่ ของการเกบ็ ข้อมูลโดยใช้แบบสอบถาม มีดงั นี้ คอื 1. ถา้ กลมุ่ ตวั อยา่ งมขี นาดใหญ่ วิธีการเก็บขอ้ มลู โดยใชแ้ บบสอบถาม จะเป็น วธิ ีการท่สี ะดวกและประหยดั กวา่ วิธีอ่ืน 2. ผตู้ อบมีเวลาตอบมากกวา่ วิธีการอ่ืน 3. ไมจ่ าเป็นตอ้ งฝึกอบรมพนกั งานเก็บขอ้ มลู มากเหมือนกบั วิธีการสมั ภาษณห์ รอื วิธีการสงั เกต 4. ไมเ่ กิดความลาเอียงอนั เน่ืองมาจากการสมั ภาษณห์ รอื การสงั เกต เพราะผตู้ อบ เป็นผตู้ อบขอ้ มลู เอง 5. สามารถสง่ แบบสอบถามใหผ้ ตู้ อบทางไปรษณียไ์ ด้ 6. ประหยดั คา่ ใชจ้ า่ ยในการเก็บขอ้ มลู ข้อด้อยของการเกบ็ ข้อมูลโดยใช้แบบสอบถาม มดี งั นีค้ อื 1. ในกรณีท่สี ง่ แบบสอบถามใหผ้ ตู้ อบทางไปรษณีย์ มกั จะไดแ้ บบสอบถาม กลบั คืนมานอ้ ย และตอ้ งเสยี เวลาในการตดิ ตาม อาจทาใหร้ ะยะเวลาการเก็บขอ้ มลู ลา่ ชา้ กวา่ ท่กี าหนดไว้ 2. การเก็บขอ้ มลู โดยวธิ ีการใชแ้ บบสอบถามจะใชไ้ ดเ้ ฉพาะกบั กลมุ่ ประชากร เปา้ หมายท่อี า่ นและเขียนหนงั สือไดเ้ ท่านนั้ 3. จะไดข้ อ้ มลู จากดั เฉพาะท่ีจาเป็นจรงิ ๆ เท่านนั้ เพราะการเก็บขอ้ มลู โดย วิธีการใชแ้ บบสอบถามจะตอ้ งมคี าถามจานวนนอ้ ยขอ้ ท่ีสดุ เทา่ ท่ีจะเป็นไปได้ 4. การสง่ แบบสอบถามไปทางไปรษณีย์ หน่วยตวั อยา่ งอาจไมไ่ ดเ้ ป็นผตู้ อบ แบบสอบถามเองก็ได้ ทาใหค้ าตอบท่ไี ดม้ คี วามคลาดเคล่อื นไมต่ รงกบั ความจรงิ 5. ถา้ ผตู้ อบไมเ่ ขา้ ใจคาถามหรอื เขา้ ใจคาถามผิด หรอื ไมต่ อบคาถามบางขอ้

หรอื ไมไ่ ตรต่ รองใหร้ อบคอบก่อนท่จี ะตอบคาถาม กจ็ ะทาใหข้ อ้ มลู มคี วาม คลาดเคลื่อนได้ โดยท่ีผวู้ ิจยั ไมส่ ามารถยอ้ นกลบั ไปสอบถามหนว่ ยตวั อยา่ งนนั้ ไดอ้ ีก 6. ผทู้ ่ตี อบแบบสอบถามกลบั คืนมาทางไปรษณีย์ อาจเป็นกลมุ่ ท่ีมลี กั ษณะ แตกต่างจากกลมุ่ ผทู้ ่ไี มต่ อบแบบสอบถามกลบั คนื มา ดงั นนั้ ขอ้ มลู ท่นี ามาวิเคราะหจ์ ะ มคี วามลาเอียงอนั เน่ืองมาจากกลมุ่ ตวั อยา่ งได้ บทท6ี่ การสร้าง Form และ Report การสรา้ งฟอรม์ เป็นการนาเสนอขอ้ มลู จากตารางอีกรูปแบบหน่งึ สามารถปรบั แต่ง รูปแบบไดต้ ามตอ้ งการ มกี ารสรา้ งป่มุ สาหรบั ใชง้ านทาใหม้ ีความสะดวกมากย่งิ ขนึ้ 1. ความรู้พนื้ ฐานเก่ยี วกบั รายงาน (Report) การสรา้ งรายงานนนั้ จะใชว้ ธิ ีการสรา้ งคลา้ ยกบั การสรา้ งฟอรม์ ดงั นนั้ จงึ สามารถนา ความรูเ้ ก่ียวกบั การสรา้ งฟอรม์ มาใชใ้ นการสรา้ งรายงานได้ นอกจากนีใ้ น Access 2010นนั้ ยงั มตี วั ชว่ ยในการสรา้ งรายงานอย่างรวดเรว็ โดยจะถามขอ้ มลู ท่ีจาเป็นใน การสรา้ งรายงาน และรายงานท่ี เราสรา้ งขนึ้ มาสามารถนาไปใชใ้ นอินเทอรเ์ นต็ และ อนิ ทราเน็ตไดเ้ หมอื นกบั การสง่ ออกไฟลท์ ่วั ไป 1.1 ความหมายของรายงาน (Report) รายงาน คือ ขอ้ มลู ท่จี ะใชแ้ สดงผลสรุปจาก ฐานขอ้ มลู ออกมาทางสง่ิ พิมพ์ ท่ีเรา สามารถนาไปใชง้ านต่อไปได้ ตวั อยา่ งของการนารายงานไปใชง้ านในฐานขอ้ มลู การส่งั ซอื้ ของเรา เชน่ - การออกใบส่งั ซอื้ ใหก้ บั ลกู คา้ ในการส่งั ซอื้ แตล่ ะครงั้ - การสรา้ งฉลากติดซองจดหมายเพ่ือสง่ ขอ้ มลู ตา่ ง ๆ ไปใหล้ กู คา้ - การแสดงขอ้ มลู รายละเอียดของสินคา้ ทกุ อยา่ งท่ีมอี ยู่ นอกจากนี้ เพ่ือเพ่ิมความสวยงามใหก้ บั รายงาน เรายงั สามารถใสอ่ อบเจ็กตต์ า่ ง ๆ ลง ไปในรายงานของเราได้ เชน่ รูปภาพ เสียง เป็นตน้ และรายงานท่ีเราสรา้ งขนึ้ มายงั

สามารถ นาไปใชอ้ ินเทอรเ์ น็ตและอนิ ทราเนต็ ไดเ้ ช่นเดยี วกบั ฟอรม์ 1.2 ประโยชนข์ องรายงาน รายงานมีประโยชนม์ ากมาย ดงั ต่อไปนีร้ ายงานสามารถ นาไปใชใ้ นงานตา่ ง ๆ โดยรายงานสามารถจดั กลมุ่ ของระเบยี น หาผลรวมระเบียนใน กลมุ่ รวมทงั้ สามารถสรา้ งกลมุ่ ยอ่ ยขนึ้ มาใหม่ได้ เช่น ตอ้ งการจดั กลมุ่ ใบส่งั ซอื้ สนิ คา้ ตามลกู คา้ จดั กลมุ่ สนิ คา้ ตามชนิดสินคา้ เป็นตน้ รายงานสามารถใชส้ รา้ งเอกสารตา่ ง ๆ ไดเ้ ป็นอยา่ งดี เช่น การทาใบรายการสง่ สนิ คา้ การสรุปยอดขายในแตล่ ะไตรมาส เป็นตน้ 1.3 ความแตกตา่ งระหวา่ งฟอรม์ กบั รายงาน เราจะสงั เกตไดว้ า่ ฟอรม์ นนั้ สามารถพมิ พง์ านออกมาไดเ้ ชน่ เดียวกนั แตท่ ่เี ราไมใ่ ช้ ฟอรม์ เป็นรายงานสรุป เน่ืองจากฟอรม์ มีขอ้ แตกตา่ งกบั รายงาน ดงั ตอ่ ไปนี้ ฟอรม์ ถกู ออกแบบมา เพ่ือใชแ้ สดงผลขอ้ มลู ในหนา้ จอ และรายงานถกู ออกแบบ มา เพ่ือใชส้ รา้ งสิ่งพมิ พต์ า่ ง ๆขอ้ มลู ตา่ ง ๆท่ีแสดงอยบู่ นรายงานจะใชแ้ สดงผลอยา่ งเดยี ว ไมส่ ามารถแกไ้ ขได้ เหมอื นกบั ฟอรม์ ในการกาหนดความกวา้ งและความยาวของ รายงาน เราสามารถกาหนดในไดอะลอ็ กซ์ Printer Setup ซง่ึ ไมเ่ ก่ียวกบั คณุ สมบตั ิท่ี กาหนดในมมุ มอง Report Design (ท่ใี ชส้ รา้ งรายงาน) ทาใหผ้ ทู้ ่ไี มท่ ราบรายละเอียด ในการสรา้ งรายงานสามารถพมิ พร์ ายงานในแบบท่ี ตอ้ งการได้ 1.4 ประเภทของรายงาน แบง่ ออกเป็น 3 ประเภท ดงั นี้ - รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานท่ีมกี ารจดั เรยี งขอ้ มลู เหมอื น ตารางซง่ึ จะเรยี งฟิลดจ์ ากซา้ ยไปขวาของรายงานโดยจะแสดงขอ้ มลู ทกุ เรคคอรด์ ใน หน่งึ หนา้ รายงาน - รายงานแบบหลายคอลมั น์ (Columnar Report) เป็นรายงานท่ีแสดงขอ้ มลู ซง่ึ จะ จดั เรยี งฟิลดจ์ ากบนลงลา่ ง โดยจะแสดงขอ้ มลู ทลี ะ 1 เรคคอรด์ - รายงานแบบปา้ ยช่ือ (Label Report) เป็นรายงานแบบปา้ ยฉลากท่ีเรยี กว่าเลเบล

สาหรบั ตดิ หนา้ ซองตา่ ง ๆ เชน่ ปา้ ยติดซองจดหมาย เลเบลตา่ ง ๆ ปา้ ยฉลากสินคา้ เป็นตน้ 1.5 มุมมองของรายงาน - มมุ มองรายงาน(Report View) เป็นมมุ มองท่ีใชส้ าหรบั การแสดงผลในรูปแบบ รายงานเทา่ นนั้ ไมส่ ามารถแกไ้ ขรายงานได้ - มมุ มองแสดงตวั อย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมมุ มองท่ีใชส้ าหรบั แสดง ตวั อยา่ งรายงานก่อนพมิ พโ์ ดยมีลกั ษณะเหมือนกบั ท่ีเห็นบนหนา้ จอ - มมุ มองเคา้ โครง (Layout View) มลี กั ษณะคลา้ ยกบั มมุ มองรายงานในการ แสดงผลขอ้ มลู และคลา้ ยกบั มมุ มองออกแบบตรงท่ีสามารถจดั รูปแบบของรายงานได้ - มมุ มองออกแบบ (Design View) เป็นมมุ มองท่ีใชใ้ นการออกแบบและปรบั แตง่ รูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพ่มิ ตวั ควบคมุ ตา่ ง ๆเขา้ มาในรายงาน ได้ 2. การสร้างรายงาน ในการสรา้ งรายงานเพ่ือใชส้ รุปขอ้ มลู หรอื แสดงผลจะมีลกั ษณะคลา้ ยกบั ฟอรม์ คือ สามารถกาหนดเง่อื นไขของขอ้ มลู เพ่ือเลือกดเู ฉพาะ ขอ้ มลู ท่สี นใจไดแ้ ตจ่ ะแตกตา่ ง กนั ตรงท่ีฟอรม์ ใชแ้ สดงผลขอ้ มลู ท่หี นา้ จอและแกไ้ ขขอ้ มลู ไดส้ ว่ นรายงานพมิ พไ์ ดแ้ ตไ่ ม่ สามารถแกไ้ ขขอ้ มลู ได้ ใหน้ กึ ถงึ ฟอรม์ ท่ีถกู ผกู ไวว้ า่ เป็นหนา้ ตา่ งท่ผี คู้ นใชด้ แู ละเขา้ ถงึ ฐานขอ้ มลู ของคณุ ฟอรม์ ท่ีมีประสทิ ธิภาพจะช่วยใหค้ ณุ ใชฐ้ านขอ้ มขู องคณุ ไดเ้ รว็ ขนึ้ เน่ืองจากผใู้ ชไ้ ม่ จาเป็นตอ้ งคน้ หาส่งิ ท่ีตอ้ งการ ฟอรม์ ท่ีดงึ ดดู สายตาชว่ ยใหท้ างานกบั ฐานขอ้ มลู ได้ อย่างเพลดิ เพลนิ และมีประสทิ ธิภาพมากขนึ้ และยงั ช่วยปอ้ งกนั ไมใ่ หม้ ีการใสข่ อ้ มลู ท่ี ไมถ่ กู ตอ้ งไดด้ ว้ ย

หมายเหตุ บทความนีจ้ ะสมมตวิ า่ คณุ มตี ารางท่สี รา้ งอยแู่ ลว้ (หรอื แบบสอบถาม ท่ยี ดึ ตามตารางอยา่ งนอ้ ยหน่ึงตาราง) และคณุ ตอ้ งการท่ีจะสรา้ งฟอรม์ เพ่ือดหู รอื ใช้ ขอ้ มลู สาหรบั ขอ้ มลู เพ่ิมเติมเก่ียวกบั ตารางและแบบสอบถาม ใหด้ กู ารเช่ือมโยงใน การสรา้ งฟอรม์ โดยใชเ้ คร่อื งมือ 'ฟอรม์ ' คณุ สามารถใชเ้ ครอ่ื งมอื ฟอรม์ เพ่ือสรา้ งฟอรม์ ดว้ ยการคลิกเมาสเ์ พียงครงั้ เดยี ว เม่ือ คณุ ใชเ้ คร่อื งมือนี้ เขตขอ้ มลู ทงั้ หมดจากแหลง่ ขอ้ มลู ตน้ แบบจะถกู วางลงบนฟอรม์ จากนนั้ คณุ สามารถเรม่ิ ใชฟ้ อรม์ ใหมไ่ ดท้ นั ที หรอื สามารถปรบั เปล่ียนฟอรม์ ดงั กล่าว ในมมุ มองเคา้ โครงหรอื มมุ มองออกแบบเพ่ือ ใหต้ รงกบั ความตอ้ งการของคณุ มาก ย่งิ ขนึ้ ก็ได้ Access จะสรา้ งฟอรม์ และแสดงฟอรม์ นนั้ ในมมุ มองเคา้ โครง ซง่ึ ในมมุ มองนีค้ ณุ สามารถเปลย่ี นแปลงการออกแบบใหก้ บั ฟอรม์ ท่ีกาลงั แสดง ขอ้ มลู อยไู่ ด้ ตวั อยา่ งเชน่ คณุ สามารถปรบั เปลี่ยนขนาดของกลอ่ งขอ้ ความใหเ้ หมาะสมกบั ขอ้ มลู ได้ ถา้ จาเป็น ถา้ Access พบวา่ มตี ารางหน่งึ ท่ีมคี วามสมั พนั ธแ์ บบหน่งึ ต่อกลมุ่ กบั ตารางหรอื แบบสอบถาม ท่คี ณุ ใชส้ รา้ งฟอรม์ Access จะเพ่มิ แผน่ ขอ้ มลู ลงในฟอรม์ ท่ียดึ ตาม ตารางหรอื แบบสอบถามท่ีสมั พนั ธก์ นั ตวั อยา่ งเช่น ถา้ คณุ สรา้ งฟอรม์ อยา่ งง่ายท่ียดึ ตามตารางพนกั งาน และมีการกาหนดความสมั พนั ธแ์ บบหน่งึ ต่อกลมุ่ ไวร้ ะหวา่ ง ตารางพนกั งานและตาราง ใบส่งั ซอื้ แผน่ ขอ้ มลู ดงั กลา่ วจะแสดงระเบยี นทงั้ หมดใน ตารางใบส่งั ซอื้ ท่ีสมั พนั ธก์ บั ระเบยี นพนกั งานปัจจบุ นั คณุ สามารถลบแผน่ ขอ้ มลู ออก จากฟอรม์ ไดถ้ า้ คณุ คิดว่าไมจ่ าเป็นตอ้ งใชแ้ ผ่น ขอ้ มลู ดงั กลา่ วแลว้ ทงั้ นี้ ถา้ มีตาราง มากกวา่ หนงึ่ ตารางท่มี คี วามสมั พนั ธแ์ บบหนง่ึ ตอ่ กลมุ่ กบั ตารางท่ี คณุ ใชส้ รา้ งฟอรม์ Access จะไมเ่ พ่มิ แผน่ ขอ้ มลู ใด ๆ ลงในฟอรม์

ในการสรา้ งรายงานเพ่ือใชส้ รุปขอ้ มลู หรอื แสดงผลจะมลี กั ษณะ คลา้ ยกบั ฟอรม์ คือ สามารถกาหนดเง่อื นไขของขอ้ มลู เพ่ือเลอื ก ดเู ฉพาะขอ้ มลู ท่ีสนใจได้ แตจ่ ะแตกตา่ งกนั ตรงท่ีฟอรม์ ใชแ้ สดง ผลขอ้ มลู ท่หี นา้ จอและแกไ้ ขขอ้ มลู ได้ สว่ นรายงานพิมพไ์ ดแ้ ต่ไม่ สามารถแกไ้ ขขอ้ มลู ได้ • การสรา้ งรายงานอยา่ งงา่ ยดว้ ยป่มุ คาส่งั Report • การสรา้ งรายงานเปลา่ • การสรา้ งรายงานดว้ ยตวั ชว่ ยสรา้ ง • การสรา้ งรายงานแบบเลเบล • การสรา้ งรายงานดว้ ยตวั เองในมมุ มองออกแบบ บทท7ี่ Project การสร้างฐานข้อมูลขนาดย่อม การออกแบบฐานขอ้ มลู (Database Design)ฐานขอ้ มลู เป็นเร่อื งสาคญั สาหรบั ระบบงานสารสนเทศท่ใี ชใ้ คอมพวิ เตอรป์ ระมวลผลในปัจจบุ นั ในการออกแบบระบบ สารสนเทศปัจจบุ นั ก็มีการพฒั นาเทคโนโลยีกนั อย่างมากมายโดยจะมีระบบการ

ออกแบบท่ีเป็นท่นี ิยมใชก้ นั มากในปัจจบุ นั เรยี กวา่ Relational Modelโดยมโี ปรแกรม ท่คี ณุ จะศกึ ษาหรอื โปรแกรม MS Access นีเ้ ป็นตวั ช่วยในการออกแบบและสรา้ ง ฐานขอ้ มลู ถือวา่ เป็น Tool ท่นี ยิ มใชก้ นั ในปัจจบุ นั ฐานขอ้ มลู แบบสมั พนั ธ(์ Relational Database) หน่งึ ฐานขอ้ มลู สามารถบรรจไุ ด้ หลายตาราง จงึ ทาใหเ้ กิดคาถามวา่ ควรจะมีตารางเป็นจานวนเทา่ ใด และมีฟิลดอ์ ะไรบา้ งท่ีอยใู่ นแตล่ ะตาราง คาตอบท่จี ะไดเ้ ป็นพืน้ ฐานในการออกแบบ ฐานขอ้ มลู การออกแบบท่ีดจี ะทาใหฐ้ านขอ้ มลู ง่ายตอ่ การใชง้ าน และมคี วามยืดหยนุ่ เชน่ เดยี วกบั หลายๆ ส่งิ ในชีวติ ในการออกแบบฐานขอ้ มลู เป็นทงั้ ศาสตรแ์ ละศลิ ป์ หมายความวา่ คณุ สามารถออกแบบฐานขอ้ มลู ไดท้ งั้ แบบอยา่ งไมม่ ีแบบแผน โดยใชป้ ระสบการณ์ หรอื จะใชก้ ารออกแบบอยา่ งมแี บบแผนก็แลว้ แต่ แตก่ ารขบคดิ อย่างไมม่ ีแบบแผน(Informal) มกั จะเป็นวิธีการอนั ดบั แรกท่ีใชก้ นั การออกแบบอยา่ งไมเ่ ป็นแบบแผน (Informal Design Database) รายละเอียดตามขนั้ ตอนตอ่ ไปนี้ จะพดู ถงึ แตล่ ะขนั้ ตอน ซง่ึ วิธีการนีจ้ ะใชใ้ นการ ออกแบบฐานขอ้ มลู ใหใ้ ชง้ านได้ และนกั ออกแบบฐานขอ้ มลู มกั ใชใ้ นการเรม่ิ การ ออกแบบในงานจรงิ แตส่ าหรบั การออกแบบอยา่ งมีหลกั การนนั้ จะใชไ้ วต้ รวจสอบการ ออกแบบอยา่ งไมม่ ีแบบแผนมากกวา่ ท่ีจะใชใ้ นการเรม่ิ ตน้ การออกแบบ 1. กาหนดกลุ่มข้อมูลทจ่ี ะจดั เกบ็ หลักในโปรแกรมประยุกตข์ ึน้ มา ในทกุ โปรแกรมประยกุ ตจ์ ะเก่ียวขอ้ งกบั จานวน Entities ท่เี ป็นหวั เรอ่ื งท่ีเก่ียวขอ้ งกนั , คณุ สมบตั ิและความสมั พนั ธข์ อง Entity เป็นพืน้ ฐานไปสโู่ ปรแกรมประยกุ ต์ น่ีเป็น ตวั อยา่ งบางสว่ น • งานระบบบนั ทกึ เวลาในหอ้ งเรยี น มี อาจารย,์ นกั เรยี น, หอ้ งเรยี น, หลกั สตู ร, และ ภาคการเรยี น • งานระบบต๋วั เครอ่ื งบิน มี ลกู คา้ , กลมุ่ สมาชิก, ไฟลท,์ เครอ่ื งบิน, ท่นี ่งั , สนามบิน,

ประตทู างเขา้ • กลมุ่ กีฬา มี ผเู้ ลน่ , ทีม, สถานท่แี ขง่ , ตารางการแข่งขนั , สถิตกิ ารแข่งขนั , ผฝู้ ึก นกั กีฬา, กรรมการผตู้ ดั สนิ • ระบบการส่งั ซอื้ มี ลกู คา้ , ใบส่งั ซือ้ , รายการการส่งั ซือ้ , บลิ ของจานวนการสง่ , จานวนการสง่ ของแตล่ ะรายการ, ใบสง่ ของลกู คา้ , รายการของใบสง่ ของลกู คา้ , รายการในสต็อก, คลงั สนิ คา้ , ผจู้ ดั สง่ , ใบจดั ซอื้ , รายการในใบจดั ซอื้ , ใบรบั สนิ คา้ , รายการของใบรบั สนิ คา้ , ใบผจู้ ดั ซอื้ , รายการของผจู้ ดั ซอื้ “คณุ ลองนกึ ระบบงานขนึ้ มาสกั ระบบงานหนง่ึ แลว้ ลองนาวา่ ส่ิงท่จี ะตอ้ งจดั เก็บมี อะไรบา้ ง เก็บเพ่ือเอาไปใชง้ านอะไร มีประโยชนอ์ ะไรกบั ระบบ” 2. การสร้างตารางสาหรับแต่ละกลุ่มข้อมูลทจ่ี ะจดั เกบ็ ขนั้ ตอ่ ไปเร่มิ ตน้ สรา้ งตารางสาหรบั Entities หลกั ในโปรแกรมประยกุ ตข์ องคณุ คณุ สามารถทาในกระดาษ ,ในแฟม้ อเิ ลค็ ทรอนิคใดกไ็ ด้ หรอื ใน DBMS ไดแ้ ก่ Access หรอื SQL Server ในจดุ นีก้ ็ไมส่ าคญั นกั แตค่ ณุ ควรกาหนดใหใ้ นตารางแตล่ ะตารางมี ช่ือสนั้ ๆ งา่ ยตอ่ การจาและการเรยี ก ตวั อยา่ ง เชน่ ถา้ คณุ สรา้ งตารางกาหนดและ บรรยาย ตารางขอ้ มลู สนิ คา้ ท่ีไวข้ าย คณุ อาจจะใหช้ ่ือวา่ Products 3. เลือกคียท์ ใี่ ช้เป็ นคยี ห์ ลัก ตอนนี้ สาหรบั แตล่ ะตารางของคณุ ท่ีไดถ้ กู สรา้ งขนึ้ มา ใหก้ าหนดฟิลดฟ์ ิลดห์ น่งึ หรอื มากกวา่ ในการบง่ บอกเป็นเอกลกั ษณข์ องแตล่ ะ Record ในตาราง เรยี กฟิลด์ ดงั กลา่ วของตารางนนั้ วา่ คียห์ ลกั หรอื Primary key โดยกาหนดวา่ ฟิลดท์ ่เี ป็น Primary key นนั้ ไมส่ ามารถวา่ งได้ และขอ้ มลู ท่อี ยใู่ นฟิลดท์ ่เี ป็น Primary key ของทกุ ๆ Record จะตอ้ งไมซ่ า้ กนั หากมกี ารรอ้ งขอขอ้ มลู โดยระบคุ า่ ของ Primary key ไป จะตอ้ งไดข้ อ้ มลู ท่ีมี Primary Key นนั้ เพียง 1 Record เท่านนั้ จะเกิน 1 Record ไมไ่ ด.้ คอมพิวเตอรจ์ ะไมส่ นใจหรอกวา่ คณุ กาหนด คีย์ ใหก้ บั ฟิลดใ์ ด แตค่ นเราตอ้ ง ทราบ

เองและสรา้ งมนั ขนึ้ มาเอง ดงั นนั้ จะใหด้ ีท่ีสดุ หากเราจะบง่ บอก Entity ดว้ ย Natural key. โดยNatural key เป็น คยี ์ ท่ีมกี ารสรา้ งขนึ้ อยแู่ ลว้ บนโลกนีโ้ ดยมนษุ ยใ์ ชใ้ นการ กาหนดคา่ ใหก้ บั entity ยกตวั อยา่ งเชน่ อาจจะบง่ บอกหนงั สือแต่ละเลม่ ในตาราง Book ดว้ ย International Standard Book Number (ISBN) มากกว่าท่ีเราจะสรา้ ง รหสั ขนึ้ มาใหม่ บาง Natural key เป็น Key ท่ที าให้ key ของฐานขอ้ มลู ไมส่ มบรู ณ์ ,อาจจะยาวไป หรอื คีย์ ท่ีมชี ่องวา่ ง หรอื เครอ่ื งหมายวรรคตอน ถา้ Natural key มีขอ้ บกพรอ่ งอย่าง นอ้ ยหนงึ่ ขอ้ ดงั ท่ีกลา่ วมาแลว้ คณุ ควรสรา้ ง คีย์ ใหมใ่ หเ้ หมาะสมดว้ ยตวั คณุ เอง ตวั อยา่ งเชน่ มีระบบหนึ่งท่ีจดั การเก่ียวกบั รา้ นทาผม ไมเ่ หมาะท่จี ะบง่ บอก ดว้ ยช่ือ รา้ น เช่น Cut & Curl , Chalachorn และ Duelเพราะสิ่งนนั้ จะยากในการท่จี ะสะกด ไดถ้ กู หากสะกดผดิ เคร่อื งย่อมเขา้ ใจวา่ เป็นคนละรา้ น จงึ ควรท่ีจะกาหนด รหสั รา้ น ใน ลกั ษณะเช่น 1,2,3 จะงา่ ยและผดิ พลาดนอ้ ยกวา่ 4. การเพมิ่ หวั ข้อของข้อมูลใหก้ ับตารางหลักแต่ละตาราง มาเร่ิมต้นขั้นตอนนีก้ ัน ดว้ ยแนวคดิ เก่ียวกบั ขอ้ มลู ของโปรแกรมประยกุ ตท์ ่ตี อ้ งการรู้ ขอ้ มลู ใน entity หลกั แตล่ ะตวั ท่ีคณุ ไดก้ าหนดไว(้ หมายถึงในแตล่ ะตาราง) ตาราง customers อาจจะมีฟิลด์ customer number, name, street address, city, state, country, postal code, e-mail address, phone number, fax number เป็นตน้ การระบฟุ ิลดท์ ่จี าเป็นในโปรแกรมประยกุ ตข์ องคณุ นนั้ ไมใ่ ชจ่ ดุ สาคญั ท่ีสดุ แต่ในไมช่ า้ คณุ ก็ตอ้ งกาหนด ซง่ึ มนั ไมย่ ากเลยในการท่ีจะเพ่มิ มนั ลงไปในการออกแบบฐานขอ้ มลู ของคณุ .ถา้ โปรแกรมประยกุ ตเ์ ก่ียวพนั ไปถงึ การพมิ พเ์ ป็นแบบฟอรม์ คณุ อาจจะรูว้ า่ ฟิลดใ์ ดท่ีคณุ ตอ้ งการ โดยดไู ดจ้ ากฟอรม์ นนั้ ในความเป็นจรงิ ลกั ษณะของขอ้ มลู ตา่ ง ๆ จะใชใ้ นวตั ถปุ ระสงคใ์ กลเ้ คียงกนั คณุ ควรคาดเดาไดด้ ว้ ยว่า ทกุ โปรแกรมประยกุ ตจ์ ะตอ้ งมีตารางท่ีเก่ียวขอ้ งกนั ดว้ ยกนั

หลาย ๆ ตารางและมีฟิลดท์ ่แี ตกตา่ งกนั ดว้ ยในแตล่ ะตาราง ซ่ึงเป็นหลกั การท่วั ไปใน การออกแบบฐานขอ้ มลู ท่ีเหมาะสมสาหรบั ทกุ โปรแกรมประยกุ ต์ 5. การสร้างตารางเพม่ิ เตมิ สาหรับ attribute ทซี่ า้ ๆ กนั ขณะท่ีคณุ เพ่มิ attributes ของ entity คณุ อาจจะพบวา่ ในแตล่ ะ primary key อาจมี attribute ไดม้ ากกกวา่ หนง่ึ ตวั อยา่ งเชน่ คณุ อาจจะพบวา่ หอ้ งเรยี นหนง่ึ หอ้ งอาจจะมี ผสู้ อนไดห้ ลายคน ในระบบงานโฆษณา 1 งาน มีเอเจนซ่ไี ดห้ ลายคน การแกป้ ัญหาอย่างหน่งึ แมจ้ ะไมส่ มบรู ณน์ กั คือการกาหนดฟิลดใ์ นตาราง members ขนึ้ มาใหม่ ไดแ้ ก่ committee1, committee2, committee3 อย่างไรก็ตาม การ แกป้ ัญหาดงั กลา่ ว มปี ัญหาเกิดขนึ้ ได้ 3 ประการ 1. ฟิลด์ committee ท่สี รา้ งขนึ้ นนั้ อาจวา่ งได้ ในบาง record ของตาราง members ฟิลดท์ ่วี า่ ง ชีใ้ หเ้ ห็นวา่ จดั การบางสิ่งไดไ้ มถ่ กู ตอ้ ง 2. การท่มี ีฟิลด์ committee หลายฟิลดใ์ น record เดียวกนั นนั้ ทาใหย้ ากตอ่ การ select, project และ join ดว้ ยฟิ ลด์ committee คณุ ควรจะใชฟ้ ิลดไ์ หน ในฟิลด์ committee 3 ฟิลดน์ ี้ และจะถกู เก็บในลกั ษณะใด 3. ถา้ member บาง record มีกรรมการ 4 คนจะทาอยา่ งไร กบั committee ท่ี4 ละ่ (ฐานขอ้ มลู จะไมเ่ หมาะแลว้ เพราะกาหนดตอนแรกไว้ 3 ฟิลด)์ การแกป้ ัญหาท่ดี ีกวา่ คอื การสรา้ งตาราง committee membership ซง่ึ บรรจดุ ว้ ย record หน่งึ สาหรบั แตล่ ะสมาชกิ อีกฟิลดห์ น่งึ สาหรบั แตล่ ะ committee ดงั นนั้ ตารางท่ีไดอ้ าจจะมี primary key ได้ 2 ฟิลด์ คือ committee และ membered การ ออกแบบเชน่ นีเ้ ป็นการยืดหยนุ่ เพราะวา่ สนบั สนนุ แนวคิดท่ีวา่ สมาชิก 1 คน มี กรรมการไดต้ งั้ แต่ 0 คนจนถงึ หลายคน และ กรรมการ 0 คนถึงหลายคนมีสมาชิกได้ หลายคน หากมขี อ้ มลู ท่ีเก่ียวขอ้ งกบั สมาชิกกบั กรรมการโดยเฉพาะ เชน่ วนั ท่ีเขา้ รว่ ม ก็จะสามารถจดั การขอ้ มลู ไดง้ ่าย

6. ต้องแน่ใจว่าแต่ละฟิ ลดน์ ั้นไดก้ าหนดคยี ห์ ลักเหมาะสมแล้ว การออกแบบในขนั้ ตอนนี้ คณุ ควรจะทบทวนแตล่ ะฟิลดใ์ นแตล่ ะตาราง และ ตรวจสอบฟิลดท์ ่เี ป็น Primary key ของตารางนนั้ เหมาะท่จี ะเป็น primary key หรอื ไม่ มาดกู นั วา่ จะตรวจสอบไดอ้ ย่างไร อนั ดบั แรกใหค้ ณุ ออกแบบตาราง committee membership โดยมฟี ิ ลดต์ า่ ง ๆ ดงั นี้ ตอ่ จากนนั้ เรามาเลน่ เกมกนั “ฟิลดไ์ หนเอย่ ท่ี ไมไ่ ดข้ นึ้ อยกู่ บั ตารางนี้ ?” • Committee ID (primary key ฟิลดแ์ รก) • Member ID (primary key ฟิลดท์ ่ี2) • Date Joined • Committee Name ถา้ คณุ เดาวา่ ฟิลด์ Committee name ไมไ่ ดข้ นึ้ อยกู่ บั ตารางนี้ คณุ เดาไดถ้ กู ตอ้ ง ฟิลดC์ ommittee name ไมใ่ ชค่ ณุ สมบตั ิของตาราง Committee membership แต่มนั เป็นคณุ สมบตั ขิ องตาราง Committee ดงั นนั้ มนั จงึ ขนึ้ อยกู่ บั ตาราง Committees (ซง่ึ ฟิลด์ committed เท่านนั้ ท่ีเป็นprimary key ของตาราง committee) หรอื สงั เกตไดอ้ ีกอยา่ งหนง่ึ วา่ ฟิลด์ committee name ไมน่ า่ จะอยใู่ นตารางท่มี ที งั้ ฟิลด์ committed และ ฟิลดm์ embered ท่ีเป็น primary key ทงั้ คู่ แตฟ่ ิลด์ committee name ควรจะอยใู่ นตารางท่มี ี committed เป็น primary key เพียงฟิลด์ เดียวก็เพียงพอแลว้ ดงั นนั้ ฟิลด์ committee name ไมไ่ ดข้ นึ้ อยกู่ บั ตารางท่ีมี primary key เป็น committed และ membered ถา้ คณุ ตอ้ งการท่ีจะรูค้ า่ ของ committee name ซง่ึ ในตาราง committee members ไมม่ ี committee name คณุ ควรจะ join ตาราง committee member และ ตาราง committee table ดว้ ยฟิลด์ committed 7. พจิ ารณาความสัมพนั ธร์ ะหว่างตาราง

ในขนั้ ตอนสดุ ทา้ ยนี้ ทบทวนตารางทงั้ หมดในฐานขอ้ มลู ท่ีคณุ สรา้ ง ระบบ ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตารางซง่ึ คณุ คดิ ไวแ้ ลว้ วา่ จะมนั มีความสมั พนั ธก์ นั อยา่ งไร หวั ใจสาคญั สาหรบั ขนั้ ตอนนีค้ ือ ตรวจสอบฟิลดข์ องตารางท่ีคณุ จะใชใ้ นการเช่ือมกนั วา่ จะเป็นฟิลดใ์ ดซง่ึ โดยปกติแลว้ คณุ สามารถใช้ คียน์ นั้ ในการเช่ือมกนั ไดเ้ ลย จดจาไวว้ า่ คีย์ ท่ีใชใ้ นการ join ไมจ่ าเป็นตอ้ งมีช่ือเดยี วกนั ในทางทฤษฎี คณุ สามารถ เช่ือมตารางดว้ ยฟิลดใ์ ดก็ไดท้ ่คี ณุ ตอ้ งการ ในทางปฏิบตั ิเกือบทงั้ หมด การเช่ือม ระหวา่ งตาราง มกั ใชฟ้ ิลดท์ ่ชี ่ือเหมือนกนั ตวั อยา่ ง employeeid ในตารางหน่ึง เช่ือม กบั employeeid ของอีกตารางหนง่ึ แตค่ งไมไ่ ดเ้ รอ่ื งเทา่ ไร หากจะเช่ือม 2 ตารางโดย ฟิลด์ part numbers จากตารางหนง่ึ ไปยงั ฟิลด์ street addresses ของอกี ตารางหนง่ึ หากวา่ 2 ฟิลดใ์ นตารางเป็นขอ้ มลู เดยี วกนั แลว้ เรา ควรตงั้ ช่ือฟิลดใ์ หเ้ หมือนกนั การ ตงั้ ช่ือฟิลด์ Employed ในตารางหนึง่ และตงั้ ช่ือ ฟิลด์ Employee num ในอกี ตาราง หน่งึ ทงั้ ๆ ทฟี ิลดด์ งั กลา่ วมีความหมายเหมอื นกนั เป็นการสรา้ งความสบั สนใหเ้ รา เปลา่ ๆ แมว้ า่ ฐานขอ้ มลู ยงั สามารถทางานตอ่ ไปได้ การออกแบบข้อมูลอย่างเป็ นแบบแผน สาหรบั ขนั้ ตอนของการออกแบบฐานขอ้ มลู แบบเป็นทางการใหก้ บั ฐานขอ้ มลู เชิง สมั พนั ธซ์ ง่ึ กระบวนการจดั การกบั ฟิลดใ์ หก้ บั ตารางนนั้ จะเรยี กวา่ นอรม์ ลั ไลเซช่นั