Strategi Mengatur Waktu Yang Efektif & Efisien

Corporate University SMEtrNatGegAiTUR WAKTU YANG EFEKTIF DAN EFISIEN #E-book EdisiIXIISeptember2022

Corporate University Mengatur waktu dengan baik di tempat kerja adalah keterampilan yang dapat bermanfaat bagi setiap karyawan. Dengan mempelajari cara mengatur waktu dengan baik, pastinya kita akan dapat meningkatkan kehidupan kerja, meningkatkan produktivitas, menurunkan stres, dan membangun keseimbangan kehidupan kerja yang positif. Lalu Bagaimana Strateginya ? Apa Itu Manajemen Waktu ?

Corporate University Story Dalam satu hari kita dan orang lain sama-sama punya 24 jam, sama-sama memulai hari kerja pada jam kerja dari jam 08:00 tetapi kenapa sepertinya orang-orang bisa lebih produktif? Selain karena beban kerja yang memang banyak, mengatur waktu yang kurang baik juga bisa menjadi penyebabnya. Lalu, bagaimana agar manajemen waktu kita bisa jadi lebih baik?

Corporate University Ada seorang wanita yang merasa sangat sibuk dalam menjalankan aktifitas sehari harinya, sehingga merasa kekurangan waktu yang dipunyai satu hari 24 jam. Dia merasa tidak bisa mengerjakan tugas-tugas yang baru, karena tugas-tugas yang sudah adapun dia merasa kehabisan waktu. Dia sering merasa kelelahan dan selalu bingung. Dia mendengar ada seorang Guru sakti yang mampu memecahkan masalah apapun. Wanita : “Guru, dalam hidup ini saya ingin minta tambahan waktu, karena saya merasa kurang waktu sehari yang hanya 24 jam, dengan waktu yang sedikit itu , saya tidak bisa mengerjakan tugas-tugas yang baru , karena saya sudah kehabisan waktu mengerjakan aktifitas-aktifitas yang ada saat ini”. Guru : “Baiklah saya bisa mengabulkan permohonanmu, tapi ada syaratnya kau harus melakukan hal-hal yg saya perintahkan. Setiap hari di jam-jam berikut, kau harus berdiam diri dan tidak melakukan aktifitas apapun. Diantara jam 9.00 – 10.00 pagi, jam 16.00 – 17.00 dan jam 20.00 – 21.00. Dalam 1 hari ada 3 jam yg kau tidak boleh melakukan aktifitas apapun. Dan aktifitas rutin ini harus dikerjakan dalam tempo 30 hari tidak boleh ada yang terlewati.” Begitu pesan Sang Guru. Wanita : “Baiklah Guru, saya akan mengerjakan apa yang Guru minta.”

Corporate University Setelah 30 hari. Wanita : “Guru, saya sudah mengerjakan apa yang Guru perintahkan tanpa ada yg terlewat satu haripun. Namun Guru rasanya saya sudah tidak memerlukan tambahan waktu lagi. Saya merasa bisa melakukan hal-hal lain dan tidak merasa kelelahan. Saya mendapati waktu yang saya punya sudah cukup”. Guru : Tambahan waktu yang kau minta sejak awal sudah saya berikan, hanya saja kau tidak menyadarinya”. Jawab sang Guru dengan tersenyum. “Kini kau sudah mengatur waktumu dengan baik. Kau menyusun semua dengan baik supaya dapat tenang pada jam-jam larangan yang saya pernah sebutkan. Dengan kedisiplinan itu, kamu memberi waktu untuk dirimu sendiri.

Corporate University Apa Itu Manajemen Waktu? Manajemen waktu adalah cara kita mengatur, membagi dan mengelola waktu yang kita miliki untuk berbagai aktivitas agar memaksimalkan produktivitas untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Dengan kemampuan ini kita dapat menyelesaikan berbagai aktivitas atau pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Kemampuan manajemen waktu yang baik menjadi salah satu soft skill yang berguna di dunia kerja. Hal ini memungkinkan kita untuk dapat menyelesaikan banyak aktivitas setiap harinya. Apa manfaat yang diperoleh dengan memiliki kemampuan manajemen waktu yang efektif dan efisien?

Corporate University Manf aatMANAJEMEN WAKTU 1 Menurunkan Tingkat Stres Memiliki perencanaan tugas dapat mengurangi stres dan rasa cemas. Setiap hari, kita jadi tahu apa yang harus dilakukan dan diselesaikan. Ketika berhasil men-ceklis satu to-do list, kita dapat melihat progress yang jelas. Ini akan mengurangi stres dan kekhawatiran berlebih pada hal yang belum tentu akan terjadi. 2 Memiliki Waktu Luang Lebih Banyak Dengan manajemen waktu yang baik, kita dapat menyelesaikan berbagai aktivitas tepat waktu. Manajemen waktu akan membuat kita memiliki extra time untuk melakukan kegiatan yang lain seperti hobi, pergi ke gym, istirahat, quality time bersama keluarga, dan menjalani akhir pekan dengan tenang.

Corporate University 3 Meningkatkan Produktivitas Manajemen waktu yang baik akan membuat kita bisa segera menyelesaikan tugas lainnya atau melakukan kegiatan produktif lainnya. 4 Membangun Citra Positif Jika pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu, maka di mata atasan kita akan memiliki citra baik, klien, dan rekan kerja akan menilainya positif juga. Kita akan dikenal sebagai orang yang tidak suka menunda-nunda dan dapat diandalkan. Citra yang positif dapat meningkatkan peluang kemajuan karier kedepannya.

Corporate University SEVEN - T StrategiManagementWaktu Yang Efektif Dan Efisien Tips Manajemen Waktu Secara Efektif. Sama seperti belajar kemampuan lain, belajar mengatur waktu secara efisien juga membutuhkan waktu dan proses. Berikut ini ada 7 tips agar manajemen waktu kamu lebih efektif! 1. BuatTo-do list. Kita pasti pernah mengalami hari saat kita tidak tahu harus mengerjakan apa lagi? Untuk mengatasi hal ini, kita dapat membuat to-do list di malam hari sebelum tidur. To-do list ini berisi daftar tugas-tugas yang harus kita selesaikan esok hari. Kita harus mencatatnya agar saat bangun tidur kita dapat dengan jelas mengerti dan sudah tahu harus melakukan apa. Kita dapat membuat to-do list di buku catatan, sticky notes, atau aplikasi di smart phone. Tentukan cara mana yang paling nyaman dan kita sukai. To-do list atau perencanaan yang kita buat mungkin tidak akan berjalan mulus, tapi paling tidak kita punya acuan setiap harinya.

Corporate University 2. Tentukan Pekerjaan Sesuai Prioritas. Setelah terbiasa membuat to-do list, kita akan sedikit bingung pekerjaan mana yang perlu diselesaikan lebih dulu. Tentukan dengan Matriks Eisenhower atau Matriks Penting. Matriks ini membantu kita membagi tugas yang harus diselesaikan mulai dari yang terpenting hingga tidak penting. Matriksnya membagi tugas ke dalam 4 kuadran seperti berikut ini: Tugas yang harus diutamakan dan Penting Mendesak Tidak Mendesak Kita dapat menunda atau menjadwalkan harus diselesaikan terlebih dahulu. ulang untuk mengerjakan tugas ini. Kita Tugas ini penting dan mungkin dapat LAKUKAN JADWALKAN dapat mengerjakan tugas ini setelah tugas memengaruhi hidup atau karier kita. Hari ini Waktu untuk penting-mendesak selesai. Meskipun tidak Manfaatkan waktu yang kita miliki di melakukannya mendesak, jangan menunda untuk pagi hari untuk menyelesaikannya. mengerjakannya agar tidak menumpuk. Meskipun sifatnya tidak penting, tapi Tidak Penting MENDELEGASIKAN HILANGKAN Kata kunci dari kuadran ini adalah tugas ini mendesak. Kita dapat meminta Kepada orang lain Berhenti eliminasi atau hapus tugas ini dari to-do list bantuan atau mendelegasikan rekan kita. Karena sifatnya tidak mendesak dan kerja untuk mengerjakannya jika melakukan ini tidak penting untuk dikerjakan. dimungkinkan. “Menyusun tugas berdasarkan prioritas membantu kita mengalokasikan waktu dan energi untuk hal yang essential.”

Corporate University 3. Tetapkan Batas Waktu Untuk Menyelesaikan Setiap Tugas. Supaya kita dapat bekerja dengan lebih fokus dan disiplin, belajarlah untuk menetapkan batasan waktu untuk setiap tugas. Kita bisa coba time boxing, salah satu teknik manajemen waktu yang bisa membuat kita menjadi lebih disiplin dan fokus dalam menyelesaikan pekerjaan. Time boxing adalah membatasi berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, kita membatasi waktu untuk menyelesaikan follow up Vendor pada jam 9-10 pagi. Maka tugas itu harus coba kita selesaikan selama rentang waktu tersebut.

Corporate University 4. Tidak Pada Multitasking. Selama ini kita mungkin berpikir bahwa multitasking adalah istimewa, semakin banyak pekerjaan yang bisa kita selesaikan secara bersamaan semakin menguntungkan. Namun ternyata multitasking dapat menurunkan produktivitas. Ketika melakukan multitasking, kita cenderung sering berganti-ganti task untuk menyelesaikan semuanya. Ini membuat tugas tidak terselesaikan dengan maksimal dan membuat kita jadi lebih mudah lelah dan stres. Para ahli menyebutkan otak kita akan lebih fokus apabila menyelesaikan satu tugas dalam satu waktu. Jadi, multitasking tidak disarankan, kita harus mencoba untuk fokus menyelesaikan pekerjaan satu persatu dengan disiplin agar hasilnya maksimal.

Corporate University 5. Turn Off Distraksi. Saat bekerja, ada banyak hal yang bisa membuat fokus jadi buyar atau terganggu. Misalnya, push notifikasi, email, chat di group WhatsApp, dan lainnya. Distraksi yang datang terus menerus bukan hanya mengurangi produktivitas tapi juga bisa meningkatkan stres. Kurangnya kontrol akan sebuah pekerjaan menjadi salah satu penyebab stres di tempat kerja. Untuk menghindari distraksi, kamu bisa melakukan beberapa hal berikut: Matikan push notifikasi. Jika kurang dirasa perlu, jangan terlalu sering mengecek hal-hal di luar pekerjaan, seperti media sosial, chat group WhatsApp, atau platform belanja online. Luangkan beberapa waktu khusus untuk mengecek semuanya sekaligus secara berkala. Aktifkan mode pesawat atau do not disturb saat kamu membutuhkan fokus yang tinggi. Lakukan aktivitas lain saat jeda istirahat.

Corporate University 6. Gunakan Tools Pendukung. Untuk membantu kita mengatur waktu dan dalam manajemen project saat ini ada banyak tools atau aplikasi yang bisa kita gunakan untuk membuat daftar yang berisi tugas atau aktivitas sehari-hari dan pengingat. Dengan bantuan tools pendukung, kita dapat membangun kebiasaan untuk menjadi pribadi yang fokus dan disiplin terhadap waktu.

Corporate University 7. Take a Rest (Ambil Jeda Istirahat). Bekerja terlalu lama terus menerus tanpa jeda istirahat membuat kita merasa lelah dan malah sulit fokus. Oleh karena itu, kita harus ambil jeda istirahat. Beristirahat merupakan hal yang penting agar otak dan mata tidak kelelahan.

Corporate University Ketika pekerjaan begitu menumpuk hingga tidak bisa diselesaikan tepat waktu, maka hal utama yang harus kita review, adalah bagaimana penerapan manajemen waktu kita. Apakah kita sudah mengatur waktu kerja dengan baik dan efektif? Jika kita bekerja di sebuah perusahaan, tentu kita wajib tahu bagaimana cara mengelola waktu dengan efisien dan juga benar. Seorang karyawan jelas memiliki kewajiban pekerjaan yang bisa saja lebih dari satu dengan beragam deadline. Agar semua berjalan lancar dan tak ada yang terlewatkan, pengaturan waktu yang efektif dan efisien akan membantu kita menyelesaikan setiap pekerjaan dan lebih produktif.

Corporate University “6Beri Aku Jam Untuk Menebang Pohon Dan Aku Akan Menghabiskan 4 Jam Pertama Untuk Mengasah Kapak. - Abraham Lincoln -

Corporate University Jangan lupa untuk follow IG HRD BLKP ya ! hrd.blkp - Divisi People Development -