Gestionar Conciliación Tarjetas de Crédito y Débito

GUÍA DE USUARIO CONCILIACIÓN TARJETAS DÉBITO Y CRÉDITO EN NETSUITE Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Jackson Suarez Zaida Angarita Yanina Silva Versión: 1.0 Fecha: Julio 11 de 2019

Contenido CONCILIACIÓN TARJETAS DE CREDITO Y DEBITO .............................................................................. 3 CONFIGURAR CUENTAS CONTABLES CONCILIACION .................................................................... 3 CONFIGURAR TERMINALES BANCARIAS PARA PROCESO DE CONCILIACION............................... 5 CONFIGURAR DEDUCCIONES PARA PROCESO DE CONCILIACION ................................................ 7 CARGUE ARCHIVO CSV PARA CORRER PROCESO DE CONCILIACIÓN............................................ 9 REGISTRO CONCILIACIÓN ............................................................................................................. 13

CONCILIACIÓN TARJETAS DE CREDITO Y DEBITO CONFIGURAR CUENTAS CONTABLES CONCILIACION Este desarrollo inicia con la configuración de las cuentas contables que van a permitir la conciliación de las tarjetas débito y crédito. Recuerde: Si esta configuración no se hace, el GAP no realizará conciliación de las transacciones correspondientes. Ingresos Pasos a seguir: Listas Para realizar la configuración en las cuentas contables vaya a la opción de menú: >>Contabilidad>>Cuentas 1 El sistema despliega en pantalla las cuentas contables con la opción Editar. Seleccione la opción para configurar la aplicación de conciliaciones. 2 3 En la cuenta contable ubique el campo Aplica Conciliación TC y márquelo.

4 Una vez ingresada esta información seleccione la opción para almacenar ajuste en el sistema

CONFIGURAR TERMINALES BANCARIAS PARA PROCESO DE CONCILIACION El segundo paso para ejecutar la conciliación de tarjetas es la configuración de las terminales bancarias en el sistema. En este punto los datáfonos que recaudan pagos de clientes en Decameron se registran con la información que posteriormente permitirá correr las conciliaciones de forma automática. Ingresos Pasos a seguir: Para realizar la configuración de las terminales vaya a la opción de menú: Configuración >>Conciliación TC>>Configuración de terminales 1 El sistema despliega en la lista de las terminales bancarias configuradas. Seleccione la opción Crear Configuración de terminales para registrar una nueva terminal bancaria. 2

El sistema presenta el formulario para el registro de terminales con la siguiente información: • Nombre: Código de la terminal bancaria. Campo Obligatorio de tipo Texto. • Subsidiaria: Seleccione la Subsidiaria relacionada con la terminal bancaria. Campo Obligatorio de tipo 2.1 lista. • Clase: Seleccione la clase relacionada con la terminal bancaria. Campo Obligatorio de tipo lista. • Departamento: Seleccione el departamento relacionado con la terminal bancaria. Campo Obligatorio de tipo lista. • Ubicación: Seleccione la ubicación relacionada con la terminal bancaria. Campo Obligatorio de tipo lista. • Cuenta contable: Seleccione la cuenta contable en la que se registraran los créditos de la conciliación en la entrada de diario. Campo Obligatorio de tipo lista. • Banco Tercero: Seleccione el tercero que aplicará en la entrada de diario para las deducciones de la transacción conciliada. Campo Obligatorio de tipo lista. • Texto deducción: Permite registrar el texto que debe llevar la cuenta de la terminal en la entrada de diario que se genera al conciliar. Campo Obligatorio de tipo Texto. • Inactivo. Marque este campo si la terminal no debe considerarse en el GAP ni en reportes. 4 Una vez ingresada esta información seleccione la opción para almacenar ajuste en el sistema

CONFIGURAR DEDUCCIONES PARA PROCESO DE CONCILIACION Deducción es todo concepto que compone el importe total de una transacción, que se asocie al recaudo a través de una terminal bancaria por tarjeta débito o crédito. El tercer paso para ejecutar la conciliación de tarjetas es la configuración de las deducciones que el desarrollo debe considerar con respecto al archivo de transacciones que se recibe de la entidad bancaria o pasarela de pagos. En este punto cada columna que se genera como deducción en el archivo plano corresponde a un registro de deducciones en la configuración y tendrá asociada una cuenta contable que permitirá llevar tantos débitos como deducciones tengan una transacción a la entrada de diario de la conciliación. Ingresos Pasos a seguir: Para realizar la configuración de las deducciones vaya a la opción de menú: Configuración >>Conciliación TC>>Configuración Deducciones Conciliación. 1 El sistema despliega en la lista de las deducciones configuradas. Seleccione la opción Crear Configuración Deducciones Conciliación para registrar un nuevo concepto. 2

El sistema presenta el formulario para el registro de deducciones con la siguiente información: 2.1 • Tipo Deducción: Seleccione de las deducciones disponibles para conciliación a cuál aplica la configuración por gestionar. Campo Obligatorio de tipo Lista. • País: Seleccione el país sobre el cual se parametrizará la deducción. Campo Obligatorio de tipo lista. • Subsidiaria: Seleccione la(s) Subsidiaria(s) relacionada(s) con la deducción del país. Campo Obligatorio de tipo lista. • Cuenta contable: Seleccione la cuenta contable en la que se registrará el débito correspondiente a la deducción en la entrada de diario de la conciliación. Campo Obligatorio de tipo lista • Autoridad Fiscal. Ingrese la autoridad fiscal que controla la deducción en el país. Campo opcional de tipo texto. • Inactivo. Marque este campo si la terminal no debe considerarse en el GAP ni en reportes. 4 Una vez ingresada esta información seleccione la opción para almacenar ajuste en el sistema

CARGUE ARCHIVO CSV PARA CORRER PROCESO DE CONCILIACIÓN Las entidades bancarias y pasarelas de pago reportarán a Decameron los recaudos realizados sobre las transacciones en Netsuite. El usuario responsable del archivo CSV será el encargado de generar el archivo de acuerdo con la especificación entregada para que el desarrollo se ejecute correctamente en Netsuite. Considere la plantilla adjunta para el cargue. En el cargue del archivo debe diligenciarse la fecha con la cual se emitido el diario de conciliación y marcarse si el un cargue de pasarela. En caso de no marcarse el campo, el sistema toma el cargue como Bancos. Importante: Recuerde que el cargue debe hacerse por Origen de la transacción (Banco o Pasarela de pagos), Subsidiaria y Moneda. Ingresos Pasos a seguir: Ingrese a la siguiente ruta para hacer el cargue del archivo CSV enviado por el Banco o la pasarela de pagos con las transacciones a conciliar: Transacciones >> Banco >> Cargue conciliación Tarjeta DB/TC. 1 El sistema presenta en pantalla el formulario para el cargue del archivo CSV para conciliación con las opciones 2 Elegir Archivos, Fecha de abono, Pasarela de Pagos, Cargar Archivos y Guardar.

Seleccione la opción Elegir Archivos para buscar localmente el archivo CSV de la conciliación. El sistema presentará la ventana de diálogo para el cargue del archivo. 2.1 Ingrese la fecha del abono con la cual se emitirá el diario de conciliación. Este campo es de carácter obligatorio, 2.2 en caso de no ingresarse el sistema emitirá un mensaje informando el campo.

Seleccione el campo Pasarela de Pago en caso que el archivo de cargue corresponda a una Pasarela de Pago. Recuerde que no deben mezclarse en el mismo archivo pasarelas de pago y bancos, ya que se generan 2.3 entradas de diario con características distintas. En caso de no marcarse el campo, el sistema asumirá que el archivo corresponde a una entidad bancaria, generando el diario con el modelo de banco. Seleccione la opción Cargar Archivos para que el sistema haga una validación estructural del archivo cargado. 2.4. El campo Log mostrará en pantalla si existe algún error en cuanto a la estructura del archivo. Extensión del archivo, nombre de archivo duplicado (cargue previo mismo nombre de archivo). En caso que el archivo corresponda estructuralmente, se presenta en el log el mensaje de Ok para el archivo. Una vez gestionados los pasos anteriores seleccione la opción para almacenar el archivo en el sistema y lanzar el proceso de conciliación automática. 3 Nota: En el caso de no haber seleccionado un archivo o presentarse un mensaje de error, el archivo no será cargado al sistema ni se ejecutará en GAP de conciliación. El procesamiento del archive se confirma a través del siguiente mensaje que finaliza la funcionalidad de cargue. 3.1 En el caso que el archivo cargado tenga un nombre similar al de un cargue previo, el sistema no permitirá el cargue 3.2 presentando el siguiente mensaje:

Si el archivo a cargar comprende un considerable número de líneas, el sistema presentará un mensaje informativo para que se seleccione la opción Guardar posterior al procesamiento de todo el archivo. 3.3 En caso que el archivo no se Guarde en el momento del cargue debido al procesamiento de muchas líneas, vaya 3.3.1 al paso de Conciliación Manual para correr el proceso de conciliación desde esta opción.

REGISTRO CONCILIACIÓN Una vez se realiza el cargue del archivo CSV se corre el proceso de conciliación en automático realizando el barrido transacción por transacción del archivo contra los Recibos de caja y Depósitos del cliente con cuentas relacionadas a conciliación, para verificar si coinciden y se ejecuta la entrada de diario para los que correspondan. Netsuite cuenta con una llave para facilitar la coincidencia de transacciones en el sistema con las reportadas en el archivo que se describirá en este detalle. Supuestos de la lógica: El archivo de cargue se debe realizar por Subsidiaria y Moneda. El proceso de conciliación aplica para transacciones que en Netsuite no han recibido la marcación de conciliadas. Los campos que deben coincidir por transacción tanto en Netsuite como en el archivo de cargue son los siguientes: • No de Autorización. CHEQUE NO, AUTORIZACIÓN, # REF. BANCARIA(Netsuite) • Fecha de transacción • Valor Total (dos decimales) • Subsidiaria • Clase • Ubicación • Departamento Pasos a seguir:

Ingrese a la siguiente ruta para visualizar los registros de conciliación: Transacciones >> Banco >> Registros conciliación Tarjeta DB/TC. 1 El sistema presenta en pantalla el listado de los registros de conciliación realizados en Netsuite (Reporte de conciliaciones Decameron) y la opción Crear Registros Conciliación Decameron. 2

Sobre el listado de los registros se debe ubicar el archivo cargado y seleccionar la opción Ver para entrar a un registro de conciliación y revisar las transacciones conciliadas, no conciliadas y la entrada de diario generada en caso de conciliación. A nivel de cabecera la información que se visualiza es la siguiente: • Nombre del archivo cargado 2.1 • Estado del proceso. Iniciado o Terminado son las opciones que se visualizan en este campo. • Conciliaciones. Enlace a las entradas de diario generadas por el desarrollo de conciliaciones. A nivel de línea la información que se visualiza es la siguiente: • Banco/pasarela. Permite identificar si la transacción de la línea proviene de un Banco o Pasarela de Pagos. Viene del archivo CSV. • Franquicia. Campo informativo del nombre de la franquicia del recaudo. Viene del archivo CSV. • Terminal. Presenta el nombre asociado a la terminal en Netsuite. Viene del archivo CSV. La terminal tiene asociada la segmentación del recaudo y estos datos conforman la llave para ejecutar la conciliación. • Tarjeta. Presenta los últimos dígitos del número de la tarjeta. Viene del archivo CSV. • Autorización. Presenta el número de aprobación para la transacción emitido por la entidad bancaria que recibe el recaudo. Este campo constituye la llave para ejecutar la conciliación. Viene del archivo CSV. • Fecha transacción. Presenta la fecha del recaudo. Este campo constituye la llave para ejecutar la conciliación. Viene del archivo CSV. • Hora transacción. Presenta la hora del recaudo. • Fecha abono. Este campo muestra la fecha en la cual se hace el cargue del archivo CSV. • Moneda. Este campo presenta la moneda de la subsidiaria de la transacción de Netsuite. Viene del archivo CSV. • Monto transacción. Presenta el valor total del recaudo. Este campo constituye la llave para ejecutar la

conciliación. Viene del archivo CSV. • Deducción. Estas columnas vienens del CSV y deben corresponder a las deducciones configuradas para el país y subsidiaria en Netsuite. Por cada columna vendrá un monto a considerarse en la creación del diario de conciliación. • Procesado. El campo presenta si la transacción fue procesada en la carga CSV. • Conciliado. El campo presenta si la transacción fue conciliada, es decir, se encontró la transacción reportada por CSV en Netsuite. • Recibo de Caja. El campo presenta la transacción de Netsuite conciliada a nivel de línea. • Nota. Presenta el mensaje de error o éxito del proceso de conciliación con respecto a la transacción. • Fecha conciliación: Presenta la fecha del recaudo. Este campo constituye la llave para ejecutar la conciliación. Viene del archivo CSV. Seleccione la opción Editar desde el registro procesado para habilitar los campos a nivel de línea y aquellas transacciones que inicialmente no fueron conciliadas tengan la opción de ajustar los datos. 2.1.1. Ajuste los datos de las líneas no conciliadas y seleccione la opción Guardar. Seleccione la opción Conciliación Manual para correr nuevamente el proceso de conciliación con aquellos registros editados en el paso anterior. 2.1.2. Cuando el estado de proceso se encuentra en Terminado revise de nuevo las notas de las transacciones y los campos Procesado, Conciliado y Recibo de Caja. Adicionalmente, si se generaron nuevas conciliaciones estarán disponibles los Diarios en la cabecera del registro campo Conciliaciones. 2.1.3. Finalmente valide la entrada de Diario generada con la siguiente especificación: Diario misma subsidiaria y moneda

con los débitos a las cuentas contables de las deducciones y los créditos a la cuenta contable de las terminales. Recuerde que el diario tendrá únicamente mapeadas las transacciones conciliadas en el GAP. Diario de conciliación Bancos: Este diario se generará con la fecha y periodo contable correspondiente al campo Fecha de abono del cargue del archivo, Subsidiaria del archivo y moneda. 2.1.3.1 A nivel de línea presentará tantos débitos como deducciones se presenten diligenciadas en detalle por transacción, cada débito se asocia a la cuenta contable de la deducción; y el crédito de la transacción se asocia a cuenta contable de la terminal correspondiente. Diario de conciliación Pasarela: Este diario se generará con la fecha y periodo contable correspondiente al campo Fecha de abono del cargue del archivo, Subsidiaria del archivo y moneda. 2.1.3.2 A nivel de línea presentará tantos débitos como deducciones se presenten diligenciadas totalizando por deducción (sumatoria de la columna de la deducción), cada débito se asocia a la cuenta contable de la deducción; y un único crédito asociado a la cuenta contable de la terminal de la pasarela de pago. Se encuentra disponible la opción de Crear la conciliación de forma manual omitiendo el cargue del CSV. Esto 3 quiere decir que manualmente se diligencian los campos de las transacciones a conciliar.