Creación de Entrada de Diario Estándar

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Jackson Suárez Yanina Silva Versión: 1.0 Fecha: 14 de Febrero de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Creación de entrada de diario estándar ------------------------------------------------------------- 3 2

CREACIÓN DE ENTRADA DE DIARIO Proceso Creación de entrada de diario estándar Este proceso Creación de entrada de diario estándar permite la creación los comprobantes de diario para el registro de ajustes o asiento contables diferentes a la operación normal de la compañía. Es la única transacción que permite afectar cualquier cuenta contable sin necesidad de acudir a una configuración especial o utilizar algún dato en particular. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de Entidades registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan 3

estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Glosario: definiciones o explicaciones de los campos que se encuentran en NetSuite. Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Financiero, Realizar Entradas de Diario: 4

2. Aparecerá la pantalla Diario y en la cabecera diligenciaremos los siguientes campos obligatorios y necesario para el correcto registro de la transacción: - Formulario: Nombre del formulario a utilizar. - Subsidiaria: Subsidiaria en donde se registrará el Comprobante de Diario - Tipo de Movimiento: Seleccionar el tipo de movimiento correspondiente. - Es Moneda: Moneda de la transacción; diligenciado por defecto con los datos configurados en el sistema pero son posibles de modificar de acuerdo a la necesidad del hecho contable. - Fecha: Día de la transacción; diligenciado por defecto con los datos configurados en el sistema pero son posibles de modificar de acuerdo a la necesidad del hecho contable. - Período Contable: Período de contabilización; diligenciado por defecto con los datos configurados en el sistema pero son posibles de modificar de acuerdo a la necesidad del hecho contable. - Tipo de Cambio: Relación entre el valor de la moneda de la transacción y la moneda de la subsidiaria; diligenciado por defecto con los datos configurados en el sistema pero son posibles de modificar de acuerdo a la necesidad del hecho contable. - Método de Pago: En esta casilla se elige el método de pago indicado por el proveedor para realizarle sus pagos - Nota: Pequeña descripción de la transacción. 5

3. En la parte inferior de la transacción se indicarán: - Cuenta: Cuenta contable a afectar - Débito: Monto al débito - Crédito: Monto al crédito - Nota: Descripción sobre el asiento contable - Nombre: Selección de la Entidad (tercero) del asiento contable - Clase: Clasificación Clase del asiento contable - Segmento Ubicación: Segmento clasificación ubicación del asiento contable - Segmento Departamento: Segmento clasificación departamento del asiento contable - Departamento: Clasificación Departamento del asiento contable - Ubicación: Clasificación Ubicación del asiento contable - Clase Destino: Clasificación Clase Destino del asiento contable (aplica únicamente para registros Inter-Compañía). - Ubicación Destino del asiento contable (aplica únicamente para registros Inter- Compañía). - Tercero: Selección de la Entidad (tercero) del asiento contable - No Deducible: Activar si corresponde a Gastos Deducibles Los campos en donde aparezca el nombre LISTA permitirán desplegar la lista de valores en donde se podrá se deberá seleccionar el dato correcto. 6

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4. Para agregar la línea contrapartida daremos click en el botón OK, y seguiremos el mismo procedimiento nombrado en el punto 3: 8

5. La transacción debe quedar saldada (los débitos deben sumar igual que los créditos), esto es verificable en la parte superior de la pantalla: 6. Una vez revisados y validados todos los datos registrados en la transacción, damos click en el botón Guardar: 9

1. Una vez guardado el documento: Aparecerá un aviso de confirmación de guardado El estado de la transacción será Aprobación Pendiente, siendo necesario realizar el proceso de aprobación de lo contrario no tendrá afectación contable en libros: La contabilización de las Entradas de Diario se puede visualizar desplegando el botón opciones y dando click en la opción Impacto en LM: 10

- La contabilización de las Entradas de Diario se puede visualizar desplegando en el botón opciones y dando click en la opción Impacto en LM. Todas las transacciones deben diligenciarse en mayúscula. NetSuite cuenta con corrector ortográfico como ayuda para el usuario en el registro de las transacciones. Tipos de Entrada de Diario: * Entradas de Diario Estándar * Entradas de Diario Específicas de Libro * Entradas de Diario de Finalización de Período * Entradas de Diario de Amortización El campo Sin Saldar que aparece en la parte superior permite visualizar los importes totales de los débitos y los créditos que se han introducido en la transacción, si la diferencia entre los campos Débito y Crédito no es igual a 0,00, NetSuite no permitirá realizar esta operación. Es necesario tener en cuenta que cada formulario contiene campos de cabecera, campos columnas, fichas, etc., que corresponden a la operación propia de la transacción. Es importante entender cada uno de los eventos en los cuales se deberá utiliza el formulario correspondiente, y así mismo identificar los campos a diligenciar ya que ellos depende la consulta de la información en los reportes y búsquedas. 11

Subsidiaría: Una compañía subsidiaria es aquella que está controlada por otra compañía llamada matriz a la cual pertenece, en la mayoría de los casos porque esta controla una gran cantidad de acciones de la primera y se posiciona como dominante. Dentro del formulario Entradas de Diario es el nombre de la compañía sobre la cual se está trabajando la transacción. Tipo de Movimiento: Lista de valores para seleccionar la que detalle de mejor manera el registro al cual pertenece la Entrada de Diario. Formulario: es el diseño de una transacción que consta de un conjunto de Campos de datos solicitados por el programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso en los reportes y búsquedas. Cada transacción puede tener más de un formulario de acuerdo a la necesidad para la cual fue creado. Moneda: Este campo es la moneda utilizada para todos los importes en las entradas del diario. Para las entradas del diario regulares, la moneda es, de forma predeterminada, la moneda base de su empresa o de la subsidiaria principal, y se puede cambiar a cualquier otra moneda disponible en su cuenta. Período Contable: El período actual se introduce como el período de contabilización para la entrada en el diario. Fecha: NetSuite inserta la fecha de hoy como la fecha de esta entrada de diario. Puede introducir o seleccionar otra fecha. Estado de Aprobación: Los estados de las entradas de Diario son: Aprobado, Pendiente por Aprobar y Rechazado. Tipo de Cambio: Este campo muestra el tipo de cambio predeterminado de la moneda a la subsidiaria, es decir, la relación entre el valor de la moneda de la transacción y la moneda de la subsidiaria. 12