Proceso de revaluación de moneda

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA Fase de implementación: SOLUCION QUE NOS Equipo de proyecto: INTEGRA Diseño Versión: Elisa García Fecha: Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suárez 1.0 08 de Abril de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso de revaluación de moneda -------------------------------------------------------------------------------------------- 3 2

Proceso de revaluación de moneda Proceso de revaluación de moneda El Proceso de revaluación de moneda es una tarea de cierre de período mensual que a partir de la configuración de la cuenta contable identifica las transacciones o cuentas monetarias con saldos contables en moneda extranjera, y sobre ella aplicará el tipo de cambio del último día del mes para llevarlos al valor real a final de período. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus Entidades clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero * entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la 3

selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Para que se realice el proceso de Revaluación de Saldos Pendientes, es indispensable activar el campo REVALUACIÓN DE SALDO PENDIENTE PARA TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA en la pantalla de la cuenta contable: El registro de los tipos de cambio se realiza diariamente sin excepción, y debe ser validado de forma detallada antes de ser guardado ya que cualquier error de asignación puede ocasionar errores graves de registro contable, creando reproceso, ralentización en las entregas de información financiera, etc. 4

Si el tipo de cambio fue registrado de forma equivocada, lo correcto es eliminar el cálculo de revaluación, corregir el tipo de cambio y ejecutar de nuevo el procedimiento. Pasos a seguir PROCESO DIFERENCIA EN CAMBIO NO REALIZADA 1. Existen dos rutas de acceso: - Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Financiero, Revaluación de Saldos Monetarios Pendientes: - En la ejecución de Cierre Mensual: Configuración>Contabilidad>Administrar Períodos Contables> Lista de control del cierre del período:: 5

Verificar el tipo de cambio registrado en el sistema antes de correr el proceso. Es importante antes de generar el proceso validar que todas las transacciones tengan relacionado un “Nombre” para que se ejecute de manera correcta. 2. NetSuite abrirá la pantalla Revaluación de Moneda de fin de mes. Los campos a diligenciar en la cabecera antes de ejecutar el proceso son: - Período Contable: Período al cual pertenece la revaluación. - Libro Contable: Libro Contable al cual pertenece la revaluación. - Subsidiarias: Compañías en donde se ejecutará la revaluación - Incluir Secundario: La activación de este campo indica que la cuenta podrá ser usada dentro de la jerarquía de la subsidiaria seleccionada. - Nota: Comentario de la transacción. - Coincidir Clasificación de Origen: La activación de este campo le permitirá a NetSuite realizar el registro de la diferencia en cambio (Gasto/Ingreso) respetando las clasificaciones (Departamento, Clase y Ubicación) de las transacciones de origen. 6

3. En la parte inferior de la pantalla NetSuite enseñará el listado de cuentas sobre las cuales ejecutara la revaluación de saldos, los campos de segmentación (Clase Ubicación y departamento) no se diligencian, en las transacciones tomaran los mismos de los registros Origen exceptuando las cuentas con tipología Banco y tipo circulante; Se deben correr el proceso tanto para el libro primario como para el libro fiscal: 4. Para ejecutar el procedimiento se da click en el botón Guardar: 5. En la pantalla Revaluación de moneda extranjera: Estado, se mostrará el avance del procedimiento, al dar click sobre el botón Actualiza la pantalla seguirá mostrando el avance 7

hasta llegar a la finalización, en la columna Transacciones aparecerá el total de transacciones creadas en el proceso, al dar click sobre el número se mostrará la siguiente pantalla de visualización: 6. Al dar click en la columna Transacciones, NetSuite mostrará el listado de las transacciones creadas, el importe, período contable, moneda y subsidiaria creadas a partir de la ejecución del proceso. En el link de cada transacción se podrá ir directamente a revisar el movimiento contable: 8

7. Los reportes de Revaluación de Saldos Monetarios Pendientes: una visualización inicial de las transacciones de Revaluación se puede consultar por la misma ruta de ejecución: Transacciones, Financiero, Revaluación de Saldos Monetarios Pendientes, Lista. El proceso de Revaluación de la Moneda No Realizada en NetSuite, crea de forma automática los documentos de reversión de la revaluación en el mes inmediatamente siguiente (movimientos positivos y negativos), dejando los saldos contables libres de ajuste por diferencia en cambio. 9

Cuando se anulan los registros del proceso de Revaluación de La Moneda, también se anulan los documentos de reversión del siguiente mes de forma correspondiente; La anulación de los documentos de revaluación aplicara únicamente si el proceso no se corrió correctamente ejemplo si el tipo de cambio no fue el correcto. Se debe tener en cuenta que si se genera una transacción que requiera revaluación después de correr el proceso se debe ejecutar nuevamente, el sistema solo tomara los registros pendientes de ajustar el tipo de cambio. Los reportes en donde se visualizarán los registros de revaluación se encuentran en la siguiente ruta Informes>Informes Financieros Decameron: - DEC-Informe de Diferencia en Cambio Realizada - DEC-Informe de Diferencia en Cambio No Realizada 10

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