GUIA DE USUARIO FONDO CAMBIO DE DIVISAS

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suarez Versión: 1.1 Fecha: 05 de noviembre 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Apertura Fondo Cambio Divisas---------------------------------------------------------------------------- 3 Proceso Consignación y diferencia en cambio ------------------------------------------------------------------- 7 Proceso Solicitud de Reintegro del Fondo -------------------------------------------------------------------------10 2

APERTURA FONDO CAMBIO DE DIVISAS Proceso Apertura Fondo Cambio Divisas Esta transacción se utiliza para realizar la Apertura del Fondo Cambio de Divisas ❖ Tesorería Corporativa ❖ Custodio de Fondo Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. 3

Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Usuario 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Bancos, Transferir Fondos 2. Transacción que se genera: Documento de Transferencia 3. Se diligencia el campo, seleccionando la cuenta de banco de la cual se va a realizar el giro 4

4. Se diligencia el campo, seleccionando la cuenta del fondo rotatorio 5. Se diligencia el campo Fecha, con la fecha del giro al fondo 6. En el campo Importe, se ingresa el valor de apertura del fondo 7. Se diligencia el campo NOTA, con la descripción de la transacción 8. Se diligencian los campos de Departamento, Clase, Ubicación del fondo de divisas 9. Se da click en la pestaña 10. Se selecciona el Custodio del Fondo 5

11. Se da click en el botón 12. Se genera la transacción de Transferencia 13. Para revisar el Impacto Contable 14. Impacto Contable 6

PROCESO CONSIGNACIÓN FONDO Proceso Consignación y diferencia en cambio Esta transacción se utiliza para realizar el registro de la consignación del Fondo, y la diferencia en Cambio ❖ Tesorería Corporativa ❖ Custodio de Fondo Pasos a seguir Usuario 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Financiero, Realizar Entradas de Diario 2. Transacción que se genera Entrada de Diario Selecciona el formulario 7

3. Se selecciona el TIPO DE MOVIMIENTO 4. El campo MONEDA se hereda de la Subsidiaria 5. El campo Fecha, se ingresa la fecha de la consignación 6. Se ingresan a Nivel de Línea la cuenta contable, los valores débito y Crédito, Nota, descripción de la transacción, Nombre, el custodio del fondo 7. Cuando termina de ingresar los datos a Nivel de Línea, se da click en el botón Movimiento Contable 8

8. Se da click en el botón 9. Se genera la Transacción 9

SOLICITUD REINTEGRO FONDO Proceso Solicitud de Reintegro del Fondo Esta transacción la utiliza el Custodio del fondo, para solicitar el reintegro del dinero que consigno ❖ Tesorería Corporativa ❖ Custodio de Fondo ❖ Cuentas por pagar Pasos a seguir Usuario 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Empleados, Informes de gastos 10

2. Transacción que se genera Informe de gastos Abre el formulario 3. Se despliega la lista de EMPLEADO, se selecciona el nombre del empleado Custodio de del Fondo 4. Se diligencia la fecha del día que se está realizando la legalización 5. La Fecha de Vencimiento es un campo automático 6. El campo Método de Pago, es heredado de los datos del Custodio, si para esta transacción es necesario cambiar el Método de Pago, se despliega el campo y se selecciona 11

7. El campo Fecha, es el campo de la consignación realizada 8. En la columna del campo Categoría desplegar la lista 9. Se elige la Categoría del gasto 10. Se Selecciona la MONEDA 11. En el campo IMPORTE, se escribe el Valor en línea de cada uno de las facturas correspondientes a la legalización de la caja menor 12

12. Se diligencia el campo NOTA, con la descripción de la transacción 13. En el campo TERCERO, se selecciona el nombre del Custodio del fondo 14. Se Adjunta en cada línea el pdf de la consignación correspondiente 15. Se da click en cada línea para agregarlas 16. Se marca el check box 17. Se da click en el botón 18. Se genera la transacción para ser aprobado por el Responsable de gastos del Custodio 13