Este formulario permite registrar en comentario la razón de la restauración deldocumento; aunque no es obligatorio que se lo haga, se recomienda su uso.Si hace clic izquierdo sobre el botón «Regresar», no se habrá ejecutado laacción de Restauración del documento eliminado y regresará a la pantallaanterior.Si hace clic izquierdo sobre el botón «Aceptar», se habrá ejecutado la acción deRestauración del documento eliminado, visualizará el respectivo mensaje deconfirmación y podrá volver a visualizar al documento en su Bandeja previa a laacción Eliminar. Bandeja «No Enviados»Los documentos que han tenido algún problema en el momento del envío -loque puede ser ocasionados al momento de firmar electrónicamente omanualmente, por inconvenientes con la red de datos, por cortes en el serviciode internet, etc.- se almacenarán en la Bandeja «No Enviados».Al momento de ingresar a esta Bandeja visualizará el listado paginado de estetipo de documentos y el formulario que los permite listar. Ver la figura siguiente:
Cuando seleccione el documento que no se ha enviado, visualizará lainformación resumen, además de todos los botones de acción que se puedenejecutar sobre el mismo. Ver la figura siguiente:Botón Regresar: Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listadode documentos «No Enviados».Botón Enviar Físico: Este botón permite enviar el documento a través delSistema Quipux a los Destinatarios, mediante el proceso de firma manual. Si seactiva esta funcionalidad, se visualizará el formulario que permite realizar dichaacción. Ver la figura siguiente:Al hacer clic sobre el botón «Aceptar», el documento se almacenará en laBandeja «Por Imprimir», donde se deberá ejecutar el proceso de impresión, lafirma manual y envío físico del documento a su Destinatario. Luego de estaacción se visualizará el mensaje de confirmación respectivo.
Al hacer clic sobre el botón «Regresar», no habrá ejecutado la acción de«Enviar Físico» y regresará a la pantalla anterior.Botón Enviar Digital: Este botón permite enviar el documento generado através del Sistema Quipux a su Destinatario y formado electrónicamente, si elRemitente dispone de un Certificado Digital y el Destinatario es un ServidorPúblico.Si se activa este botón, se visualizará el formulario que permite realizar estaacción con el ingreso de un Comentario, si es necesario. Ver las figurassiguientes:Al hacer clic sobre el botón «Aceptar», el documento se enviaráelectrónicamente a su Destinatario. Luego de esta acción visualizará elmensaje de confirmación respectivo y se notificará con un correo electrónico alDestinatario.Al hacer clic sobre el botón «Regresar», no habrá ejecutado la acción de«Enviar Digital» y regresará a la pantalla anterior. Bandeja «Reasignados»
Un documento reasignado saldrá de la Bandeja «En Elaboración» o«Recibidos» y se ubicará en la Bandeja denominada «Reasignados», que seencuentra en el grupo llamado «Otras Bandejas».Cuando ingrese a la Bandeja «Reasignados», visualizará el listado paginado delos últimos documentos que han sido Reasignados y el formulario que permiteutilizar criterios de búsqueda para estos. Por defecto, se visualiza losdocumentos Reasignados en la fecha actual. Ver la figura siguiente:El formulario en mención visualiza los siguientes campos: «Desde Fecha»,«Hasta Fecha», «Estado» y «Texto a Buscar»; además se encuentran visibles yhabilitados los siguientes botones: «Buscar», «Informar», «Comentar» y«Recuperar». A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno de ellos:Desde Fecha: se debe ingresar la fecha desde la cual se buscará losdocumentos cuya fecha de reasignación se encuentre en el rango de fechasdefinido. Debe usar la utilidad calendario.Hasta Fecha: se debe ingresar la fecha hasta la cual se buscará losdocumentos cuya fecha de reasignación se encuentre en el rango de fechasdefinido. Debe usar la utilidad calendario.Estado: se debe seleccionar el estado del documento reasignado de la listadesplegable que dispone este campo. Los estados posibles son: «Archivado»,«Eliminado», «En Edición», «En Trámite», «Enviado», «No Enviado» (Original);por defecto se visualiza «<< Todos >>». Ver la figura siguiente:
Texto a Buscar: se debe ingresar el Asunto, Número de Documento o Númerode Referencia del documento reasignado que se va a buscar.Botón Buscar: al hacer clic izquierdo sobre este botón, se desplegarán losresultados de la búsqueda, basados en los filtros definidos. En caso de norequerir filtrar por alguno de estos criterios, no ingrese valor alguno. Por defectoel rango de fechas que se visualiza en la pantalla es de tres meses calendario,de la fecha actual para atrás.Tome en cuenta que si se ingresa los cuatro filtros, todos estos debencumplirse para poder desplegar el resultado de la consulta.Cuando requiera revisar la información de algún documento reasignado, debeingresar a la pestaña «Información del Docu.» y para hacerlo existen dosformas. La primera es hacer clic izquierdo sobre el enlace «FechaReasignación», y la segunda es hacer clic izquierdo sobre el ícono . Unavez concretada dicha acción, visualizará todos los botones de acción que sepueden ejecutar. Ver la figura siguiente:Acción Regresar:Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos«Reasignados».Acción Informar:El botón «Informar» permite enviar un documento generado a través delSistema Quipux, como información a otro usuario de la misma institución. Si se
activa este botón se visualizará el formulario que permite realizar esta acción.Ver la figura siguiente:Este formulario visualiza los siguientes campos: «Área», «Servidor Público»,«Listas» y «Comentario»; además se encuentran visibles y habilitados lossiguientes botones: «Aceptar» y «Regresar». A continuación se detalla lafuncionalidad de cada uno: Área: visualiza el nombre del área de trabajo a donde se va a enviar un documento como información. Servidor Público: visualiza la lista desplegable de los usuarios activos del área antes descrita. Listas: visualiza las Listas de Envío definidas en el Sistema Quipux. Comentario: visualiza el comentario que se desea informar al servidor público seleccionado. Botón Aceptar: al hacer clic izquierdo sobre este botón, habrá concretado la acción de Informar y a continuación visualizará el mensaje de confirmación respectivo, a la par que se enviará el correo electrónico de notificación al funcionario que fue informado con el documento. Botón Regresar: al hacer clic izquierdo sobre este botón, no habrá concretado la acción de informar y regresará a la pantalla anterior.Acción «Comentar»Este botón permite agregar un comentario a un documento, este comentarioposteriormente se podrá visualizar en la opción Recorrido del documento. Alactivar este botón se visualizará el formulario que permite realizar dicha acción.Ver la figura siguiente:
Este formulario visualiza los siguientes campos: «Operaciones», «Comentario»;además se encuentran visibles y habilitados los siguientes botones: «Aceptar»y «Regresar». A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno: Operaciones: visualiza la lista de operaciones que se pueden usar de comentario sobre un documento reasignado. Debe hacer clic izquierdo sobre el nombre de cada operación que necesite usar y visualizará la misma en el campo «Comentario». Esta opción se visualizará siempre y cuando el administrador institucional del sistema la haya activado. Comentario: visualiza el nombre de cada operación que se ha seleccionado del campo «Operaciones» antes descrito. Botón Aceptar: al hacer clic izquierdo sobre este botón, habrá ejecutado la acción de comentar, a continuación visualizará el mensaje de confirmación respectivo. Botón Regresar: al hacer clic izquierdo sobre este botón, no habrá ejecutado la acción de comentar el documento reasignado y regresará a la pantalla anterior.Todo comentario realizado sobre un documento Reasignado, lo podrávisualizar activando con un clic izquierdo el ícono , que se encuentra en laPestaña «Información del Docu.». Ver la figura siguiente:
Con la activación de dicho ícono visualizará todos los comentarios realizadossobre el documento, señalando fecha y funcionario responsable. Ver la figurasiguiente:Para cerrar un comentario, debe hacer clic izquierdo sobre el ícono quevisualiza cada comentario.Acción «Recuperar»Este botón permite recuperar el documento que fue reasignado a otro usuario.El documento regresará a la Bandeja de «En Elaboración» o «Recibidos»,dependiendo del tipo de documento que se haya reasignado. Al activar estebotón se visualizará el formulario que permite realizar dicha acción. Ver lafigura siguiente:Se debe ingresar un comentario y clic en el botón «Aceptar», inmediatamentese mostrará un mensaje de confirmación.
Finalmente, el documento regresa a la Bandeja de «En Elaboración» o«Recibidos», de donde fue reasignado. Bandeja «Archivados»La Bandeja «Archivados» almacena todos los documentos cuyo trámite hafinalizado.Al ingresar a esta bandeja visualizará el listado paginado de los documentosque se han archivado y el formulario respectivo para listarlos. Ver la figurasiguiente:Una vez que haya seleccionado el documento archivado para acceder a suinformación, visualizará el formulario con la pestaña «Información del Docu.» ylos respectivos botones de acción que se pueden ejecutar sobre el mismo. Verla figura siguiente:
Las funcionalidades de los botones de acción fueron descritas en subseccionesanteriores. Bandeja «Informados»Todo documento informado podrá ser revisado por su Destinatario en laBandeja «Informados», que se encuentra en el grupo de «Otras Bandejas». Alingresar a esta Bandeja visualizará el listado paginado de dichos documentos,además del formulario para poder listarlos. Ver la figura siguiente:Cuando seleccione el documento informado, visualizará la informaciónresumen, además de todos los botones de acción que se pueden ejecutarsobre el mismo. Ver la figura siguiente:
Las funcionalidades de los botones de acción fueron descritas en subseccionesanteriores. Bandeja «Por Imprimir»Si el Destinatario es un Ciudadano, o el Remitente no dispone de un CertificadoDigital, la acción de «Firmar & Enviar» enviará el documento a la Bandeja «PorImprimir», para poder realizar la impresión del documento elaborado a travésdel Sistema Quipux y que el Remitente proceda a firmarlo manualmente antesde su envío físico.Al ingresar a la Bandeja «Por Imprimir» podrá visualizar la lista paginada detodos los documentos que se van a enviar físicamente y que se encuentran enestado «Por Imprimir», además del formulario que permite listarlos. Ver la figurasiguiente:
Para realizar la acción de Imprimir debe seleccionar al documento para quepuede ingresar a la pestaña «Información del Docu.»; una vez ahí visualizará lavista previa del documento a imprimir y el enlace «Ver documento», la acciónde imprimir se la puede ejecutar desde cualquiera de las dos opciones. Ver lafigura siguiente:Cuando el documento se encuentre impreso y firmado manualmente, está listopara ser enviado físicamente a su Destinatario. Para terminar el despacho deldocumento se debe dar clic en el botón de «Enviar».A continuación se detalla la funcionalidad de cada botón:Acción «Regresar»Regresa a la ventana anterior, donde se encuentra el listado de documentos«Por Imprimir».Acción «Enviar»Este botón le permite ejecutar la acción «Enviar» a través del Sistema Quipux,para los documentos que se enviaron manualmente. Con esta acción, dichosdocumentos ya no se visualizarán en la Bandeja «Por Imprimir». Al momentode activar dicho botón aparecerá un formulario que permite realizar dichaacción. Ver la figura siguiente:
El ingreso de un Comentario es opcional, aunque se recomienda su uso.En la ventana que se despliega se puede escribir un comentario y se debe darclic en «Aceptar».El sistema desplegará un mensaje que indica: «Este documento no tieneimagen asociada, ¿Está seguro de enviar?». De esta manera el sistema leadvierte, en el caso que se requiera, digitalizar la imagen del documentoescaneado con la firma manual del remitente.Si no desea asociar la imagen escaneada debe poner «Aceptar». Casocontrario, para asociar la imagen, se debe poner «Cancelar» el envío e ir a lafuncionalidad del menú izquierdo «Cargar Doc. Digitalizado», luego de realizaresto se debe volver a la bandeja de por imprimir y «Enviar» el documento.Una vez que se ha realizado el «Envío» de los documentos firmadosmanualmente desde la bandeja de por imprimir, el sistema realiza lo siguiente: Memorandos: El documento llegará a los destinatarios y desaparece de la bandeja de «Por imprimir». Oficios: El documento desaparece de la bandeja de por imprimir. Llegarán a los destinatarios, cuando el documento físico y sus anexos hayan sido trasladados a la otra Institución y se hayan entregado a los destinatarios correspondientes.Las funcionalidades del resto de botones de acción múltiple fueron descritas ensubsecciones anteriores.
Bandeja «Compartida»En esta Bandeja se encuentran los documentos de la Bandeja de «Recibidos»del funcionario Jefe del Área de una institución de la Administración Pública,quien podrá compartir su Bandeja con un usuario de su misma área paradelegar el trámite de dichos documentos, logrando así optimización de tiempo.Generalmente solo se deberá compartir la bandeja con el Asistente de laJefatura de Área, para que pueda tramitar los documentos de la autoridad. ElAdministrador Institucional del Sistema Quipux podrá activar esta Bandeja conla autorización por escrito del Jefe del Área.Se puede filtrar por: Asunto, Número de Documento o Número de Referencia.Se permite mostrar los No leídos, Leídos o Todos.Los datos principales que se visualizan en el listado paginado son: De, Asunto,Fecha de Documento, Número de Documento, Número de Referencia, Estado,Firma Digital y Categoría. Ver la figura siguiente:Al seleccionar el documento a dar trámite, visualizará la información resumendel documento y los botones de acción que dispone esta pantalla. Ver la figurasiguiente:
Las funcionalidades de los botones de acción múltiple fueron descritas ensubsecciones anteriores.SUBSECCIÓN 4- NUEVA TAREAUNIDAD 1.- VIDEO DE TEMA.- NUEVA TAREAUNIDAD 2.- TEXTO EN PLATAFORMA NUEVA TAREAIntroducciónEn el Sistema de Gestión Documental QUIPUX se añade la funcionalidad deTareas para cubrir con el requerimiento de realizar la acción de reasignación amúltiples usuarios.Actualmente existe la funcionalidad de «Reasignar», que permite pasar eldocumento a otro usuario para que realice alguna acción definida en elcomentario de la reasignación. Es así que un jefe de área puede reasignar a unsubordinado un documento con una acción definida, por ejemplo: elaborarrespuesta, realizar informe, ejecutar acciones solicitadas según el documento,etc.La acción de reasignación se permite realizar a un solo usuario a la vez, estoporque en dicha acción se entrega el acceso completo al documentoreasignado y solo un usuario a la vez puede tener acceso completo.Por esta restricción se crea la funcionalidad de «Tareas» asociadas a undocumento, con eso se entrega acceso de lectura al mismo. Lo antes descritose gráfica en el siguiente flujo. Ver la figura siguiente:
Todos los documentos que un Remitente envía se van almacenando en suBandeja «Enviados»; mientras que para el Destinatario de los mismos, cuandoingrese al Sistema Quipux los verá almacenados en su Bandeja «Recibidos»,bandeja que por defecto visualizará en cada ingreso al sistema. Ver la figurasiguiente:En dicha Bandeja visualizará la lista paginada de los documentos recibidos y elformulario respectivo para listarlos. Ver la figura siguiente:Los documentos que no han sido observados en su contenido se presentaránen formato «Negrita». Es en esta Bandeja que se encuentra visible y habilitadoel botón «Nueva Tarea». A continuación se detalla su funcionalidad:
Este botón permite asignar una Nueva Tarea sobre el documentorecibido, a otro usuario del Sistema Quipux.La funcionalidad de Tareas al igual que la funcionalidad de Reasignar serealiza respetando el orgánico funcional definido en la parametrización delSistema Quipux; es decir se puede realizar esta acción a los pares (usuarios)del mismo nivel o un nivel más arriba o un nivel más abajo.Si activa el botón «Nueva Tarea» se visualizará el formulario que permiterealizar esta acción. Ver figura siguiente:Una vez que haya seleccionado el usuario responsable de la Nueva Tarea,debe fijar la fecha máxima para cumplir la misma. Esta fecha no se digita, debeser seleccionada de la utilidad calendario. Por defecto se visualiza la fecha deldía.La descripción de la Nueva Tarea debe ser ingresada en el campo«Comentario» de dicho formulario; para ejecutar la asignación de Nueva Tareadebe hacer clic izquierdo sobre el botón «Aceptar» y visualizará la confirmaciónde la asignación. Ver la figura siguiente. El usuario a quien se asignó la NuevaTarea recibirá un mail de notificación. Luego de esta acción permanecerá en lamisma pantalla para poder seguir asignando Nuevas Tareas.
El botón «Regresar» le será útil cuando no desee asignar Nuevas Tareas yregresará a la pantalla anterior.UNIDAD 3.- Video tutorial Bandeja Tareas EnviadasCUADRO DISEÑADO EN PLATAFORMATarea Asignado a Fecha Fecha Hora Acción Usuario Comentari máxima de o tarea
TEXTO EN PLATAFORMAComo se puede visualizar se encuentra una barra de avance de tarea que iráincrementando su progreso a medida que se registre un avance de tarea.Además se visualiza un ícono semaforizado de la proximidad de la fecha límitepara cumplir con la misma, esto quiere decir que se visualizarán íconos deproximidad de los colores: verde, amarillo o rojo, según sea el caso. Acontinuación se detalla cada uno de ellos: Cuando la tarea es asignada y se encuentra dentro del plazo máximo de ejecución de la misma se visualizará el ícono Cuando la tarea se encuentre a un día del plazo máximo de ejecución de la misma se visualizará el ícono Cuando la tarea se encuentre fuera del plazo máximo de ejecución de la misma se visualizará el íconoA CONTINUACIÓN PDF TAREAS ASIGNADASTodas las Nuevas Tareas que un usuario asignó las visualizará en la Bandeja«Tareas Enviadas». Ver la figura siguiente:Al ingresar a dicha Bandeja, visualizará el listado paginado de las tareasasignadas a otros usuarios y el formulario respectivo para listarlas. Ver la figurasiguiente:
Dicho formulario le permite realizar la búsqueda y filtrado de tareas asignadas,a través de los campos «Estado» y «Texto a Buscar»; además se encuentravisible y habilitado el botón «Buscar», que al activarse presentará los resultadosde la búsqueda.Las Nuevas Tareas asignadas pueden tener 3 estados: «Pendiente»,«Finalizada» o «Cancelada», por defecto se visualiza «Todos». Ver la figurasiguiente:Este formulario presenta tres nuevos datos que son exclusivos de estaBandeja, que son «Avance», «Estado» y «Días de Atraso». El campo «Avance»se presenta en formato porcentual. Si entra al detalle de la Tarea haciendo clicizquierdo sobre la fecha del documento y se visualizará la pestaña «Tareas deldocumento», que consiste en el recorrido de una Tarea, es decir, sevisualizarán todas las acciones que se realizan sobre esta. Ver la figurasiguiente:La pestaña «Tareas» visualiza el nombre del usuario que está asignando tareasa otros usuarios y los siguientes campos: «Tarea», «Asignado a», «Fechamáxima de tarea», «Fecha Hora», «Acción», «Usuario» y «Comentario». Acontinuación se detalla la funcionalidad de cada uno:Tarea: visualiza el nombre de la última tarea asignada.
Asignado a: visualiza el nombre del usuario a quien se asignó la Nueva Tarea.Fecha máxima de tarea: visualiza la fecha máxima de cumplimiento para laNueva Tarea.Fecha Hora: visualiza la fecha y hora de asignación de la Nueva Tarea.Acción: visualiza el nombre de cada acción tomada en la Nueva Tarea.Usuario: visualiza el nombre del usuario que realiza cada acción en la NuevaTarea.Comentario: visualiza el detalle de cada acción tomada en la Nueva Tarea.Como se puede visualizar se encuentra una barra de avance de tarea que iráincrementando su progreso a medida que se registre un avance de tarea.Además se visualiza un ícono semaforizado de la proximidad de la fecha límitepara cumplir con la misma, esto quiere decir que se visualizarán íconos deproximidad de los colores: verde, amarillo o rojo, según sea el caso. Acontinuación se detalla cada uno de ellos:Cuando la tarea es asignada y se encuentra dentro del plazo máximo deejecución de la misma se visualizará el ícono .Cuando la tarea se encuentre a un día del plazo máximo de ejecución de lamisma se visualizará el ícono .Cuando la tarea se encuentre fuera del plazo máximo de ejecución de la mismase visualizará el ícono .Íconos de acción múltiple sobre una Tarea EnviadaA continuación se describe la funcionalidad de los íconos de acción múltipleque se encuentran visibles y habilitados en dicha Bandeja, y que se encuentrandisponibles solo para el usuario que asigna una nueva tarea: Este ícono sirve para agregar un comentario sobre la Tarea asignada; alactivarlo se visualizará el formulario que permite realizar dicha acción. Ver lafigura siguiente:Si hace clic sobre el botón «Aceptar» se habrá concretado la acción de«Comentar Tarea» y visualizará el mensaje de confirmación respectivo en el
recorrido de la Tarea. Ver la figura siguiente. El usuario a quien se asignó laNueva Tarea recibirá un correo de notificación. Luego de esta acciónpermanecerá en la misma pantalla para poder seguir haciendo comentarios. Este ícono sirve para editar la Fecha máxima de la Tarea asignada; alactivarlo se visualizará el formulario que permite realizar dicha acción. Ver lafigura siguiente:La fecha no se ingresa, pues se debe usar la utilidad calendario que sedesplegará al hacer clic izquierdo en el botón . En esta acción se haceobligatorio el ingreso de un comentario que la justifique.Si hace clic izquierdo sobre el botón «Aceptar» se habrá concretado la acciónde «Editar Tarea» y visualizará el mensaje de confirmación respectivo en elrecorrido de la Tarea. Ver las figuras siguientes. El usuario a quien se asignó laNueva Tarea recibirá un mail de notificación. Luego de esta acciónpermanecerá en la misma pantalla para poder seguir editando tareas.
Este ícono sirve para cancelar la Tarea asignada. Al activarlo se visualizaráel formulario que permite realizar dicha acción. Ver la figura siguiente:Si hace clic izquierdo sobre el botón «Aceptar» se habrá concretado la acciónde «Cancelar Tarea» y visualizará el mensaje de confirmación respectivo en elrecorrido de la Tarea. El usuario a quien se asignó la Nueva Tarea recibirá un
correo de notificación. Luego de esta acción permanecerá en la misma pantallapara poder seguir cancelando tareas.Note que al momento de cancelar una tarea el ícono semaforizado deproximidad de fecha límite se presentará de color gris: .Observe además que para toda tarea cancelada existe la posibilidad de volvera reabrirla, a través del ícono que se encuentra visible y habilitado: . Si activaeste ícono, visualizará el formulario que le permite realizar dicha acción, que esel mismo que visualiza en la figura anterior.Si ha concretado la acción de «Reabrir Tarea», visualizará el mensaje deconfirmación respectivo en el recorrido de la Tarea, y el usuario a quien seasignó la Nueva Tarea recibirá un correo de notificación. Ver figuras siguientes. Este ícono permite asignar Nuevas Tareas denominadas «TareasHijas» sobre documentos que ya tienen asignada una tarea principal o «TareaPadre». El formulario que permite realizar esta acción y su funcionalidad sonlos mismos que ya fueron detallados anteriormente.
Esta nueva asignación de Tareas siempre será para un nuevo usuario; elSistema Quipux realizará la validación del caso para no permitir que un usuariotenga asignado más de una tarea. Ver la figura siguiente:Si realiza la asignación de una Nueva Tarea a un nuevo usuario, visualizará elrespectivo mensaje de confirmación. Ver la figura siguiente:Note que cada Nueva Tarea asignada posee el ícono semaforizado de avancede la tarea y los 3 íconos de acción múltiple con los que se permite comentar,editar y eliminar esta.Si requiere imprimir un registro de todas las acciones realizadas en las TareasAsignadas, puede usar el botón que se encuentra visible y habilitadodenominado «Imprimir». Si lo activa se visualizará el reporte generado enformato PDF. Ver la figura siguiente:
UNIDAD 4.- VIDEO TUTORIAL Bandeja Tareas RecibidasA CONTINUACIÓN PDF BANDEJA DE TAREAS RECIBIDASTodas las Nuevas Tareas que han sido recibidas las visualizará en la BandejaTareas Recibidas. Ver la figura siguiente:Al ingresar a dicha Bandeja, visualizará el listado paginado de las tareasrecibidas debido a la asignación de las mismas por parte de otros usuarios. Pordefecto visualizará las tareas de estado «Pendiente». Se visualiza además el
formulario respectivo para realizar búsquedas dentro de las tareas recibidas.Ver la figura siguiente:Si entra al detalle de la Tarea haciendo clic en la fecha del documento,visualizará la pestaña «Tareas del documento», que consiste en el recorrido deuna Tarea, es decir se visualizan todas las acciones que se realizan sobre lamisma. Ver la figura siguiente:La pestaña «Tareas» visualiza el nombre del usuario a quien se ha asignadolas mismas y además se encuentran los mismos campos que se visualizan enla Bandeja «Tareas Enviadas» que ya fueron detallados en su funcionalidad.Íconos de acción múltiples sobre una Tarea RecibidaA continuación se describe la funcionalidad de los íconos de acción múltipleque son exclusivos de esta Bandeja y que estarán disponibles para el usuarioque recibió una nueva tarea asignada: Este ícono permite el registro porcentual de los avances en la TareaRecibida. Los valores porcentuales que se despliegan se presentan enmúltiples de 10, en una escala de 0 % a 100 %. Ver la figura siguiente:
Es mandatorio el ingreso de un comentario por cada registro de avanceporcentual de la tarea, pues eso permite una comprensión más amplia y clarade los avances.Al hacer clic sobre el botón «Regresar» no se habrá concretado la acción de«Reportar Avance de Tarea» y regresará a la pantalla anterior.Si hace clic sobre el botón «Aceptar» se habrá concretado la acción deReportar Avance de Tarea; visualizará el comentario realizado en el recorridode la misma y el incremento respectivo en la barra de avance de tarea. Ver lafigura siguiente:A continuación se describe las funcionalidades de los íconos disponibles: Este ícono permite finalizar la Tarea asignada; si activa este ícono sevisualizará el formulario que permite realizar dicha acción. Ver la figurasiguiente:
Es mandatorio el ingreso de un comentario para dar por finalizada una tarea;eso permite conocer algún detalle importante sobre dicha acción.Si hace clic sobre el botón «Regresar» no se habrá concretado la acción de«Finalizar Tarea» y regresará a la pantalla anterior.Si hace clic sobre el botón «Aceptar» se habrá concretado la acción de«Finalizar Tarea»; visualizará el comentario realizado en el recorrido, la barrade avance de tarea se presentará al 100 %, el ícono semaforizado deproximidad de fecha límite se presentará de color gris: y ya no estaránvisibles los íconos de acción múltiple. Ver la figura siguiente:Cuando una Tarea finalice, le será enviado un correo electrónico de notificaciónal usuario del Sistema Quipux que asignó la Tarea.Los íconos de acción múltiple de comentario y de tareas hijas fuerondetallados en las subsecciones anteriores. Dichos íconos pueden ser usadostanto por el usuario que asignó la Nueva Tarea como por el usuario que larecibió.UNIDAD 5.- VIDEO TUTORIAL Respuesta a Documentos Asignados comoNueva TareaA CONTINUACIÓN PDF RESPUESTA A DOCUMENTOS ASIGNADOS COMO NUEVA TAREATodo documento que se encuentre ya sea en Bandeja de «Tareas Enviadas» oen Bandeja de «Tareas Recibidas» tiene visible y habilitado el botón quepermite responder al Remitente original del documento que se ha recibido. Loque diferenciaría hacerlo desde una Bandeja u otra será el nombre delRemitente que está realizando la acción de «Responder»; es decir sevisualizará el nombre del usuario que ha asignado una Nueva Tarea, o sevisualizará el nombre del usuario que ha recibido la tarea asignada. Acontinuación se detalla la funcionalidad del mencionado botón:
Si activa este botón se visualizará el formulario que permite crear undocumento de respuesta a la tarea. Ver la figura siguiente:Como se puede apreciar, la acción «Responder» siempre hará referencia aldocumento recibido originalmente y que se aprecia en el campo «No.Referencia». El Cuerpo del Documento que es un editor de textos se llena conel texto de dicho documento, para que pueda utilizar esta información comoayuda en la redacción del documento de respuesta.El registro de este documento temporal se visualizará tanto en el recorrido deldocumento como en el recorrido de la Tarea. Ver las figuras siguientes:
Si la tarea asignada se finaliza y el documento temporal registrado todavía nose ha reasignado como respuesta a la tarea, el momento en que se finalice latarea se presentará una opción para reasignar automáticamente el documentotemporal, al usuario que puso la tarea. Ver la figura siguiente:UNIDAD 6.- EVALUACIÓN: CUESTIONARIO 1. ¿La funcionalidad de “Tareas” se incluyó en el sistema Quipux para: a. Asignar actividades independientes de un documento, a usuarios dentro de un área específica. b. Para reemplazar la funcionalidad de reasignación de documentos. c. Para realizar la acción de reasignación a múltiples usuarios. d. Para reasignar un documento a un único usuario a la vez. 2. ¿En qué bandeja se encuentra visible el botón “Nueva Tarea”? a. Bandeja Recibidos b. Bandeja Enviados c. Bandeja Por Imprimir
d. Bandeja En Elaboración3. ¿Dentro del sistema Quipux, a qué usuarios se les puede asignar tareas?a. Usuarios del mismo nivel (pares)b. Usuarios de un nivel más arribac. Usuarios de un novel más abajod. Todas las anteriores4. ¿En qué bandeja el usuario puede visualizar las tareas asignadas?a. Bandeja Tareas Recibidasb. Bandeja Tareas Enviadasc. Bandeja Recibidosd. Bandeja Enviados 5. ¿Qué estados pueden tener las Nuevas Tareas asignadas? BÚSQUEDA a. Pendiente, Finalizada b. Iniciada, Finalizada c. Pendiente, Finalizada, Cancelada d. Iniciada, Finalizada, CanceladaUNIDAD 7.- CUADRO DISEÑADO EN PLATAFORMA.-AVANZADA Servidor No. No. Público Document Referencia oÁrea De (remitente)Buscar por BÚSQUEDA Para Fecha AVANZADA (destinatario) Buscar en el Firmado Electrónico texto (asunto/nota s)Tipificación Estado del Categoría Documento Tipo de Documento
A CONTINUACIÓN PDF BÚSQUEDA AVANZADAPara encontrar un documento del que necesita imprimir o verificar informaciónrelacionada, se puede usar la funcionalidad «Búsqueda Avanzada». Paraactivarla, se debe hacer clic sobre la opción en mención; cuando lo hagavisualizará el formulario que permite realizar este tipo de búsqueda. Ver lasfiguras siguientes:
El formulario visualiza los siguientes campos: «No. Documento», «No.Referencia», «De» (remitente), «Para» (destinatario), «Buscar en el texto»(asunto/notas), «Estado del Documento», «Tipo de Documento», «Categoría,Tipificación», «Firmado Electrónico», «Buscar por Fecha de», «Desde Fecha»,«Hasta Fecha», «Área», «Servidor Público»; además se encuentran visibles yhabilitados los botones «Buscar» y «Generar Reporte». A continuación sedetalla la funcionalidad de cada uno:No. Documento: permite ingresar el número de documento a buscar, que esasignado por el Sistema Quipux durante el proceso de registro, ya sea undocumento externo o generado internamente.No. Referencia: permite ingresar el número de referencia que se encuentraimpreso en el documento externo recibido.De (remitente): permite ingresar el nombre del Remitente del documentoregistrado dentro del Sistema Quipux.Para (destinatario): permite ingresar el nombre del Destinatario del documentoregistrado dentro del Sistema Quipux.Buscar en el texto (asunto/notas): permite ingresar una cadena de búsquedatanto en el asunto del documento registrado como en las notas creadas sobreel mismo, dentro del Sistema Quipux.Estado del Documento: permite seleccionar, de la lista desplegable quedispone este campo, el estado del documento registrado dentro del SistemaQuipux. Los estados posibles son nueve: «Archivado», «Eliminado», «EliminadoCompletamente», «En Trámite», «Enviado», «No Enviado (Electrónicamente) »,«No Enviado (Manualmente) », «No Enviado (Original)» y «PendientesCiudadanos»; por defecto se visualiza «<< Todos >>». Ver la figura siguiente:
Tipo de Documento: permite seleccionar, de la lista desplegable que disponeeste campo, el tipo del documento registrado en el Sistema Quipux. Los tiposposibles son seis: «Oficio», «Externo», «Memorando», «Circular», «Acuerdo» y«Resolución»; por defecto se visualiza «<< Todos >>» . Ver la figura siguiente:Categoría: permite seleccionar de la lista desplegable que dispone estecampo, la categoría del documento registrado en el Sistema Quipux. Lascategorías posibles son cuatro: «Extemporáneo», «Normal», «Personal» y«Urgente», por defecto se visualiza «<< Seleccione Categoría >>». Ver la figurasiguiente:Tipificación: permite seleccionar, de la lista desplegable que dispone estecampo, la tipificación del documento registrado en el Sistema Quipux. Pordefecto se visualiza «<< Seleccione Tipificación >>» . Ver la siguiente figura:Firmado Electrónico: permite seleccionar, de la lista desplegable que disponeeste campo, la parametrización de documentos que se hayan firmadoelectrónicamente, durante el proceso de registro en el Sistema Quipux. Lascategorías posibles son «No» y «Sí», por defecto se visualiza «<< Todos >>».Ver la figura a continuación:
Buscar por Fecha de (Referencia/Registro): permite seleccionar el tipo defecha para buscar documentos que se hayan registrado en el Sistema Quipux.Los tipos posibles son dos: «Referencia» y «Registro». Por defecto estáseleccionado «Referencia» que se refiere a la fecha impresa en el documentofísico. El tipo de fecha «Registro» se refiere a la fecha con que se registró eldocumento en el Sistema Quipux, para escoger el parámetro deseado, debehacer clic izquierdo sobre el ícono , que cambiará a .Desde Fecha: se debe ingresar la fecha desde la cual se buscará losdocumentos, cuya fecha de registro se encuentre en el rango de fechasdefinido. Esta fecha no se digita; se la debe seleccionar de la utilidadcalendario que se desplegará al hacer clic izquierdo en el botón que seencuentra a la derecha de este campo.Hasta Fecha: se debe ingresar la fecha hasta la cual se buscará losdocumentos cuya fecha de creación se encuentre en el rango de fechasdefinido. Debe usar la utilidad calendario.Área: permite seleccionar, de la lista desplegable que dispone este campo, elnombre del área de trabajo del Destinatario del documento registrado en elSistema Quipux.Servidor Público: permite seleccionar, de la lista desplegable que disponeeste campo, el nombre del servidor público del área seleccionada en el campoanterior, que está definido como Destinatario del documento registrado en elSistema Quipux.Botón Buscar: al hacer clic sobre este botón, se desplegarán los resultados dela búsqueda, basados en los filtros definidos. En caso de no requerir filtrar poralguno de estos criterios, no ingrese valor alguno. Por defecto el rango defechas que se visualiza en la pantalla es de tres meses calendario, de la fechaactual para atrás.Tome en cuenta que si se ingresa los quince filtros, todos estos debencumplirse para poder desplegar el resultado de la consulta. Ver la figurasiguiente:
Botón Generar Reporte: al hacer clic izquierdo sobre este botón, sevisualizará el reporte generado basado en los filtros definidos y según lasconsideraciones anotadas en el botón «Busca». Ver la figura siguiente:En el reporte generado se encuentran visibles y habilitados los siguientesbotones: «Guardar como XLS» y «Guardar como PDF»; al activar un botón conun clic, se realizarán las acciones previstas respectivamente. Esto es guardarel reporte como un archivo de formato de hoja electrónica Excel (XLS) o comoun archivo de formato imagen (PDF).UNIDAD 8.- EVALUACIÓN. 1. Dentro del formulario de Búsqueda Avanzada, qué campos se pueden visualizar? a. Número de Documento b. Número de Referencia c. Remitente d. Todas las anteriores 2. El campo “No. Documento”, qué información permite ingresar? a. El número de referencia que se encuentra impreso en el documento externo recibido. b. El número de documento a buscar, mismo que es asignado por el sistema Quipux. c. El nombre del remitente del documento. d. Cadena de búsqueda en el asunto del documento 3. En el campo “Tipo de Documento”, que opciones se tiene para seleccionar? a. Memorando, Circular, Acuerdo, Nota, Personal, Resolución b. Oficio, Memorando, Nota, Acuerdo, Memorando Circular c. Oficio, Externo, Memorando, Circular, Acuerdo, Resolución d. Oficio Circular, Memorando, Acuerdo, Nota, Tarea, Resolución 4. En el campo “Categoría”, que opciones se tiene disponibles para seleccionar? a. Extemporáneo, Normal, Personal, Urgente b. Extemporáneo, Normal, Urgente c. Normal, Urgente, Personal d. Extemporáneo, Urgente, Personal
5. El campo “No. Referencia”, qué información permite ingresar? a. El número de referencia que se encuentra impreso en el documento externo recibido. b. El número de documento a buscar, mismo que es asignado por el sistema Quipux. c. El nombre del remitente del documento. d. Cadena de búsqueda en el asunto del documentoSUBSECCIÓN EVALUACIÓN FINAL DE LA SECCIÓNUNIDAD 1.- CUESTIONARIO CON RETROALIMENTACIÓN 1. ¿Cuál es el objetivo de la Norma Técnica INEN 2410:2011 “DOCUMENTACIÓN. ELABORACIÓN DE OFICIOS, OFICIOS CIRCULARES, MEMORANDOS, MEMORANDOS CIRCULARES Y CIRCULARES. REQUISITOS.” e. Establecer requisitos para el envío y recepción de documentos. f. Disponer el uso obligatorio del sistema Quipux en las instituciones públicas. g. Establecer requisitos para uso de firma electrónica. h. Establecer requisitos para la elaboración de oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos circulares, de gestión administrativa pública, en formato impreso o digital. 2. ¿De acuerdo a la Norma Técnica INEN 2410:2011, qué es un “Anexo”? a. Representación reducida de una palabra mediante la supresión de letras. b. Abreviatura conformada por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. c. Textos y elementos que acompañan a los documentos. d. Partes que componen el documento. 3. ¿De acuerdo a la Norma Técnica INEN 2410:2011, cómo se define al “Asunto”? a. Síntesis del contenido del texto. b. Fiel reproducción del documento para conocimiento de uno o más destinatarios. c. Palabra o frase final de cortesía. d. Conjunto de letras y números que identifican al documento. 4. ¿De acuerdo a la Norma Técnica INEN 2410:2011, qué es un “Memorando”? a. Comunicación escrita codificada, de carácter externo que se utiliza en las relaciones entre organismos nacionales e internacionales. b. Comunicación escrita codificada, de carácter interno, de autoridades superiores o inferiores y viceversa. c. Comunicación escrita codificada, de carácter externo, dirigida a varios destinatarios. d. Comunicación escrita codificada, de carácter interno, dirigida a varios destinatarios. 5. ¿Qué recomendación realiza la Norma Técnica INEN 2410:2011, respecto del “Asunto”? e. Debe iniciar con una interlínea de saludo. f. Debe hacer referencia al número y fecha del documento al que se da contestación. g. Se debe escribir con interlineado sencillo y a una interlínea entre párrafos. h. Debe ser expresada en máximo dos líneas, y se puede suprimir artículos, conjunciones y preposiciones sin afectar el sentido.
6. ¿En la pestaña “Información del Documento”, en el campo “Tipo de Documento”, que tipos posibles se dispone? a. Acuerdo, Circular, Memorando, Oficio, Resolución b. Acuerdo, Circular, Memorando, Oficio, Nota c. Acuerdo, Memorando, Oficio Circular, Resolución d. Acuerdo, Memorando, Oficio Circular, Resolución7. ¿En la pestaña “Información del Documento”, en el campo “Categoría”, que opciones se dispone? a. Normal, Urgente, Personal b. Extemporáneo, Normal, Personal, Urgente c. Extemporáneo, Normal, Urgente d. Normal, Urgente8. ¿La funcionalidad de carpetas virtuales sirve para:a. Almacenar los documentos generadosb. Clasificar documentosc. Almacenar cualquier tipo de documentod. Almacenar anexos de los documentos9. ¿Quién es el encargado de crear la estructura de carpetas virtuales?a. El usuario del sistema Quipuxb. El responsable del área que requiere el uso de carpetas virtualesc. El administrador institucional Quipux, previo requerimiento del área requirented. El responsable del área de Tecnologías10. ¿Desde qué bandejas se puede activar la funcionalidad de carpetas virtuales?a. Bandeja “Recibidos”b. Bandeja “Enviados”c. Bandeja “Por Imprimir”d. Bandejas “Recibidos” y “Enviados”11. ¿En la pestaña de Tareas, dentro de la bandeja de tareas enviadas, que información presenta?a. Asignado parab. Fecha máximac. Avanced. Todas las anteriores12. ¿En la pestaña de Tareas, dentro de la bandeja de tareas enviadas, se puede visualizar un ícono semaforizado de la proximidad de la fecha límite para cumplir con la tarea. El color amarillo que implica?a. Que la tarea se encuentra dentro del plazo máximo de ejecución.b. Que la tarea se encuentra a un día del plazo máximo de ejecución.c. Que la tarea se encuentra fuera del plazo máximo de ejecución.
d. Que la tarea se encuentra a dos días del plazo máximo de ejecución.13. ¿En qué bandeja el usuario puede visualizar las tareas recibidas?a. Bandeja Tareas Recibidasb. Bandeja Tareas Enviadasc. Bandeja Recibidosd. Bandeja Enviados14. ¿Al ingresar a la Bandeja Tareas Recibidas, por defecto que se visualiza:a. Tareas en estado finalizadob. Tareas en estado canceladoc. Tareas en estado pendiented. Tareas asignadas15. ¿En la Bandeja Tareas Recibidas, qué íconos de acción múltiple se tiene disponibles?a. Ícono para registro porcentual de avances de tarea.b. Ícono para cancelación de tarea asignadac. Ícono para edición de fecha máxima de la tarea asignadad. Ninguna de las anteriores16. ¿El campo “Buscar en el texto”, qué información permite ingresar?a. Cadena de búsqueda tanto en el asunto como en el cuerpo del documento registrado.b. Cadena de búsqueda tanto en el asunto del documento registrado como en las notas creadas sobre el mismo.c. Cadena de búsqueda en el asunto del documento registrado.d. Cadena de búsqueda en el cuerpo del documento registrado.17. ¿En el campo “Estado del Documento”, que opciones se tiene disponibles para seleccionar?a. Archivadob. Eliminadoc. En Trámited. Todas las anteriores18. ¿El campo “De”, qué información permite ingresar?a. Nombre del Destinatario del documento registrado dentro del sistema Quipux.b. Nombre del Remitente del documento registrado dentro del sistema Quipux.c. Nombre de los destinatarios (copia a) del documento registrado dentro del sistema Quipux.d. Nombre de los destinatarios (Informar) del documento registrado dentro del sistema Quipux.19. ¿El campo “Para”, qué información permite ingresar?a. Nombre del Remitente del documento registrado dentro del sistema Quipux.
b. Nombre de los destinatarios (copia a) del documento registrado dentro del sistema Quipux.c. Nombre de los destinatarios (Informar) del documento registrado dentro del sistema Quipux.d. Nombre del Destinatario del documento registrado dentro del sistema Quipux.20. ¿En el campo “Buscar por Fecha de (Referencia/Registro), Se tienen dos opciones posibles: Referencia y Registro. Cuál es la diferencia entre estas opciones?a. No existe diferencia entre estas opciones.b. Referencia se refiere a la fecha impresa en el documento físico; y, Registro se refiere a la fecha con que se registró el documento en el sistema Quipux.c. Referencia se refiere a la fecha con que se registró el documento en el sistema Quipux; y, Registro se refiere a la fecha impresa en el documento físico.d. Referencia se refiere a la fecha en la que se creó el documento, y, registro se refiere a la fecha en que se imprimió el documento.
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