ใบความรู้ เรื่อง การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์การ

หนว่ ยท่ี 2 การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์การสาระสาคญั ความมีประสิทธิผลขององค์การ (Organizational Effectiveness) เป็นเร่อื งที่สาคญั อยา่ งยิ่งต่อการวิเคราะห์ และขัดเกลาพฤติกรรมทีเ่ กิดจากการบรหิ ารงาน ว่ามีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดความมีประสิทธิผลขององค์การ นีจ้ ะมีข้ึนได้น้ัน ย่อมขึ้นอยู่กับเงือ่ นไขทีว่ ่า องค์การสามารถทาประโยชน์จากสภาพแวดล้อมจนบรรลผุ ลสาเร็จ ตามเป้าหมายทีต่ ั้งไว้ แตส่ ่งิ ที่สาคญั ที่อยเู่ บือ้ งหลังควบคู่กนั กับประสทิ ธิผลกค็ ือ ความมีประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง การมีสมรรถนะสงู สามารถมีระบบการทางาน สร้างสมทรัพยากรและความมัน่ คงเก็บเกี่ยว ไว้ภายในเพื่อการขยายตัวตอ่ ไป และเพื่อเอาไปไว้สาหรบั รองรับสถานการณ์ทีอ่ าจเกิดวิกฤตการณ์จากภายนอก ได้ด้วย ดว้ ยเหตุตามที่กล่าวมานีเ้ อง ประสิทธิภาพขององค์การทีจ่ ะชวี้ ่าองค์การมีประสทิ ธิผลจริงหรือไม่เพียงใด จึงอยทู่ ี่เกณฑ์การวัด คือ การอยู่รอด ซึ่งจะเกิดขนึ้ ได้ต่อเมื่อองค์การต้องสามารถปรับตวั ต่อสภาวการณ์และ ส่งิ ใหม่ๆ ทีเ่ กิดขนึ้ และสามารถมีประสทิ ธิภาพการปฏิบตั งิ านภายในพร้อมกนั ไปด้วยเสมอ สมรรถนะรายวิชา 1. แสดงความรเู้ กี่ยวกับหลักการจัดการองค์การ การบรหิ ารงานคุณภาพและเพิม่ ผลผลติ การจัดการความเส่ยี ง การจดั การความขดั แย้ง การเพิม่ ประสทิ ธิภาพการทางาน 2. วางแผนการจัดการองค์การ และเพิ่มประสทิ ธิภาพขององค์การตามหลักการ 3. กาหนดแนวทางจัดการความเส่ยี ง และความขดั แยง้ ในงานอาชีพตามสถานการณ์ 4. เลอื กกลยุทธ์เพอ่ื เพิม่ ประสทิ ธิภาพการทางานตามหลกั การบรหิ ารงานคุณภาพและเพิม่ผลผลิต 5. ประยุกต์ใช้กจิ กรรมระบบคณุ ภาพและเพิ่มผลผลิตในการจดั การงานอาชีพ ความหมายของการเพิ่มประสทิ ธิภาพในองค์การ (Organization Efficiency) ซึง่ หมายถึง การเพิม่ประสิทธิภาพขององค์การ โดยการเปรยี บเทียบทรัพยากรทีใ่ ช้ไปกบั ผลที่ไดจ้ ากการทางานว่าดขี นึ้อย่างไร แค่ไหน ในขณะที่กาลังทางานตามเป้าหมายขององค์การ โดยหลกั การแล้วองค์การควรมีท้ังประสิทธิผลและประสิทธิภาพควบคู่กันไป แตก่ ็ปรากฏว่าไดเ้ หน็ บ่อยครง้ั ว่า มีองค์การจานวนมากที่สามารถทาได้เพียงอย่างใดอย่างหนึง่ กลา่ วคือ องค์การบางแห่งอาจทาให้มปี ระสิทธิผลบรรลุเป้าหมายได้ แตก่ ลบั มีการใช้จา่ ยทรัพยากรส้นิ เปลอื ง ซึ่งอาจปรากฏในรูปแบบต่างๆ กัน เช่น การต้องใช้วตั ถดุ ิบหรือวัสดุอปุ กรณ์มากเกินไป หรือเกินความจาเปน็ และรวมถึงการใช้แรงงานคนอยา่ งส้ินเปลือง

ขอ้ แตกต่างของคาว่าประสิทธิผลกบั ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล (Effectiveness) หมายถึง ความสาเร็จในการทีส่ ามารถดาเนินกิจการก้าวหน้าไป และสามารถบรรลุเป้าหมายต่างๆ ที่องค์การต้ังไว้ได้ ประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง การเปรยี บเทียบทรพั ยากรทีใ่ ช้ไปกับผลที่ไดจ้ ากการทางานว่าดขี นึ้ อย่างไร แค่ไหน ในขณะที่กาลงั ทางานตามเป้าหมายขององค์การ ตวั เกณฑต์ ่างๆ 30 ตัวเกณฑ์ โดย John P. Campbell ดังนี้1). ประสิทธิผลรวม 16). การวางแผนและการกาหนดเป้าหมาย2). ผลผลิต 17). ความเหน็ ที่สอดคล้องกันของสมาชกิ ต่อเป้าหมาย3). ประสิทธิภาพ 18). การยอมรบั ในเป้าหมายขององค์การ4). กาไร 19). การเข้ากันได้ของบทบาทของสมาชกิ5). คณุ ภาพ 20). ความสามารถในทางมนุษยสัมพันธ์ของผู้บรหิ าร6). อุบตั เิ หตทุ ี่เกิด 21). ความสามารถในสว่ นงาน7). การเติบโต 22). การบรกิ ารข้อมูลและการติดต่อสอ่ื สาร8). การขาดงาน 23). ความพร้อมในดา้ นต่างที่มีอยู่9). การลาออกจากงาน 24). ความสามารถทาประโยชน์จากสภาพแวดล้อม10). ความพอใจในงาน 25). ทัศนะและการสนบั สนุนจากกลุ่มต่างๆภายนอก11). แรงจงู ใจ 26). ความม่นั คง12). ขวญั และกาลงั ใจ 27). คุณค่าของทรัพยากรดา้ นบุคคล ขององค์การ13). การควบคุม 28). การมีส่วนร่วมและการร่วมแรงร่วมใจ14). ความขดั แย้งและความสามคั คีบุคคล 29). ความตง้ั ใจและทุ่มเทในดา้ นการอบรมและพฒั นา15). ความคลอ่ งตัวและการปรบั ตัว 30). การมุ่งความสาเร็จวิธีการใช้ตัวเกณฑ์วัดประสิทธิภาพขององคก์ าร มีดงั นี้ 1). เกณฑ์วัดผลสาเรจ็ ตามเป้าหมาย (The Goal-Attainment Approach) 2). เกณฑ์การบรหิ ารประสิทธิภาพเชิงระบบ (The Systems Approach) 3). เกณฑ์การบรหิ ารประสิทธิภาพโดยอาศยั กลยุทธ์ตามสภาพแวดล้อมเฉพาะสว่ น 4). การใช้วิธกี ารแข่งขันคณุ ค่า (The Competing-Values Approach) วิธีการบรหิ าร องค์การให้มีประสทิ ธิภาพสงู วิธีหนึง่ ทีถ่ อื ได้ว่าเป็นวิธีของการประเมินประสิทธิภาพเป็นเชงิ รวม ซึ่งจะอาศัยชุดการแข่งขนั 3 ชุดด้วยกัน คือ

4.1 ชุดทเ่ี กีย่ วกับโครงสร้างองค์การ แนวทางทีเ่ น้นโครงสร้างองค์การที่คล่องตัว 4.2 ชดุ ทเ่ี กีย่ วข้องกบั ทีอ่ งค์การมุ่งเนน้ แนวทางที่มงุ่ เน้นถึงชีวิตความเป็นอยทู่ ีด่ ี และพฒั นาคนที่อยู่ในองค์การ 4.3 ชุดท่เี กี่ยวกบั หนทางและผลสุดทา้ ย เปน็ แนวทางพิจารณาให้น้าหนกั กบั หนทางหรือกระบวนการทางานต่างๆ ควบคู่กับพิจารณาให้น้าหนกั ผลสาเรจ็ ซึง่ เป็น ผลสดุ ทา้ ย โดยท้ัง 3 ชุดจะแสดงออกมาให้เหน็ ตามภาพข้างล่างนี้ การปรบั องคก์ าร โดยท่ัวไปนิยมใช้ 3 วิธี คือ 1). การลดต้นทุน (Cost Reduction) 2). การเพิม่ ผลผลติ อย่างต่อเนื่อง (Continuous Productivity Improvement) 3). การปรับปรุงคณุ ภาพอย่างต่อเนื่อง (Continuous Quality Improvement) นิสยั แหง่ คณุ ภาพ มี 7 ประการ ซึง่ มีดงั นี้ ประการที่ 1 : ความเป็นระเบียบเรียบรอ้ ย ประการที่ 2 : การทางานเปน็ ทีม ประการที่ 3 : การปรบั ปรงุ อยา่ งต่อเนือ่ ง ประการที่ 4 : การมุ่งที่กระบวนการ ประการที่ 5 : การศึกษาและฝึกอบรม ประการที่ 6 : ประกันคณุ ภาพ ประการที่ 7 : การสง่ เสริมให้พนักงานมีส่วนร่วม 1). วงจร PDCA หรือวงล้อ PDCA คือ วิธีการปฏิบัตงิ านที่เป็นข้ันตอน เพือ่ ทาให้งานเสรจ็สมบรู ณ์อย่าง ถูกต้อง มีประสทิ ธิภาพ และเชื่อถอื ไว้ใจได้ วงจร PDCA จะประกอบดว้ ย การเขียนแผนงาน (Plan) การนาแผนงานไปปฏิบัติ (Do)

การตรวจสอบการปฏิบตั ิงาน (Check) การแก้ไขขอ้ บกพร่อง (Act)โดยแสดงออกเป็นภาพได้ดังนี้ หากกระบวนการดาเนนิ งานท้ัง 4 ข้ันตอนเปน็ ไปในลกั ษณะต่อเนื่อง และมีประสทิ ธิภาพ ย่อมทาให้การปฏิบัตงิ านต่างๆ ขององค์การมีคุณภาพ และบรรลเุ ป้าหมายทีก่ าหนดไว้ทกุ ประการ เช่น เมือ่ ฝ่ายบรหิ ารกาหนดนโยบายและเป้าหมายการดาเนินการ ฝ่ายปฏิบัตติ อบสนองด้วยการใช้วงจร PDCA ในการปฏิบัตงิ าน โดยจะแสดงออกมาเป็นภาพได้ดังนี้ 2). ระบบ 5 ส หรือ 5 S เปน็ ระบบการบรหิ ารงานทีม่ ีแนวทางปฏิบตั ิ 5 อย่าง โดยเน้นให้พนกั งานกระทาดว้ ยตนเองอย่างต่อเนือ่ ง จนกลายเป็นส่วนหนึ่งของการทางาน และชีวิตประจาวัน ซึง่เปน็ พืน้ ฐานในการสร้างวินยั ของคนไดเ้ ป็นอยา่ งดี ระบบ 5 ส มาจากภาษาญป่ี ุ่น คือ 2.1. SEIRI (เซริ) สะสาง SORT 2.2. SEITON (เซตง) สะดวก SYSTEMISE 2.3. SEISO (เซโซ) สะอาด SWEEP

2.4. SEIKETSU (เซเคทซ)ุ สุขลกั ษณะ SUSTAIN 2.5. SHITSUKE (ชิทซุเกะ) สร้างนิสยั SELF DISCIPLINEโดยสามารถแสดงออกมาเปน็ ภาพได้ดังนี้ 3). กลุ่มระบบ QCC (Quality Control Circle : QCC) หลกั การของกลุ่มกจิ กรรม QCC 3.1. ทุกคนในกลุ่มมสี ว่ นร่วมในการแก้ไขปญั หาและปรบั ปรงุ งาน 3.2. การปฏิบัตกิ ิจกรรมเปน็ ไปตามอิสระ โดยนาเคร่อื งมือการแกป้ ัญหามาใช้ 3.3. มีการควบคมุ และตดิ ตาม ตลอดจนดาเนินการปรบั ปรงุ อยา่ งต่อเนือ่ ง ขั้นตอนการจดั ทากลุ่มกจิ กรรม QCC

4). ระบบการปรับรือ้ (Re-engineering) เป็นเทคนคิ ที่เนน้ การปรบั เปลย่ี นวิธีการทางานใหม่แทนวิธีการทางานเก่า ให้สอดคลอ้ งกบั สภาพความเปล่ยี นแปลงที่เกิดขนึ้ เพือ่ วัตถปุ ระสงค์ คือ ลดค่าใช้จา่ ย เพิ่มประสทิ ธิภาพของงาน และบรกิ ารรวดเรว็ ทนั ความตอ้ งการของลกู ค้า ดว้ ยการใช้เทคนคิหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ และการมีวิสัยทศั น์ทีก่ ว้างไกล นิยมใช้ในธรุ กิจที่มกี ารผลติ หรือการบริการมากๆและต้องการความรวดเรว็ และประหยดั เวลา 5). ระบบ TQM (Total Quality Management) เป็นระบบการบรหิ ารคณุ ภาพทวั่ ท้ังองค์การได้วิวัฒนาการขึน้ ในประเทศสหรฐั อเมริกา เมื่อปี ค.ศ. 1980 เพื่อให้ทุกคนมสี ว่ นร่วมกนั บรหิ ารองค์การ และสามารถแก้ปญั หาการทางานที่เกีย่ วข้องกับปจั จัยสาคัญ 5 ประการ คือ คณุ ภาพ (Quality) ต้นทนุ (Cost) การสง่ มอบ (Delivery) ความปลอดภัย (Safety) ขวัญกาลังใจ (Morale)ระบบ TQM มีคณุ ลกั ษณะที่สาคญั 7 ประการ คือ 5.1. ทกุ คนมีส่วนร่วม ตั้งแต่ประธานบริษัทลงมาจนถึงพนักงานระดบั ล่าง 5.2. มีการปฏิบัตใิ นทุกแผนกงาน ไมเ่ ฉพาะแต่ในสายงานการผลติ เพียงอย่างเดียวเท่านั้น 5.3. มีการปฏิบัตใิ นทุกๆ ข้ันตอนของการทาธรุ กจิ 5.4. สง่ เสริมให้มคี วามใส่ใจปรับปรงุ มาตรฐานการทางานในสว่ นอื่นๆ ทว่ั ท้ังบรษิ ัทเพือ่ ให้วงลอ้ PDCA หมุนได้ไม่หยุดในกิจกรรมการทางาน 5.5. ควบคุมและปรับปรงุ QCDSM คือ Quality, Cost, Delivery, Safety และ Morale 5.6. ให้ความสาคญั ต่อปรัชญา และวิธกี ารแก้ไขปญั หาแบบควบคมุ คณุ ภาพ

5.7. ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือและวิธปี ฏิบตั แิ บบควบคมุ คุณภาพความสาเรจ็ ขององค์การในยคุ โลกาภวิ ัตน์