หนังสือราชการ

หนังสือราชการ MissSupunsa Surakul

~1~ หนังสอื ราชการ \"หนังสอื \" หมายถึง หนังสือราชการ “หนังสอื ราชการ ” คือเอกสารที่เป็นหลกั ฐานในราชการ ได้แก่  หนงั สือที่มีไปมาระหวา่ งสว่ นราชการ  หนังสือทีส่ ่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอืน่ ใดซึง่ มิ ใชส่ ่วนราชการหรือทีม่ ีไปถึงบคุ คลภายนอก  หนังสือท่หี น่วยงานอื่นใดท่ีไม่ใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ  เอกสารที่ทางราชการจดั ทาข้ึนเพ่อื เปน็ หลักฐานในราชการ  เอกสารที่ทางราชการจัดทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบยี บ ข้อบังคบั  ข้อมลู ข่าวสารหรอื หนังสอื ทไ่ี ดร้ บั เข้าจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ชนดิ ของหนงั สือ ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ แบง่ หนังสือออกเป็น ๖ ชนิด ๑. หนงั สือภายนอก ๒. หนังสอื ภายใน ๓. หนังสือประทับตรา ๔. หนังสอื สั่งการ (คาสงั่ ระเบียบ ข้อบังคบั ) ๕. หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว) ๖. หนังสอื ทเ่ี จ้าหน้าที่ทาขึน้ หรือรับไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ การผลติ (การเขียนและการพมิ พ์) การผลติ เอกสารจะเรมิ่ ตั้งแตค่ ดิ รา่ ง เขียน แตง่ พิมพ์ ทาสาเนา ก่อนผลิตต้องคิดก่อนว่า ทาไมจึงต้อง ผลิต ใครคือผู้ใช้เอกสาร อะไรคือเอกสารท่ีใช้ ท่ีไหนบ้างควรส่งไปเพ่ือการปฏิบัติงานเมื่อไรจะผลิตให้เสร็จ เรียบร้อยและส่งถึงผู้รับ ส่วนสาคัญในการผลิตคือการร่าง เขียน พิมพ์ ดังน้ัน จึงยึดระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ เป็นสาคัญ โดยต้องทาให้ถูกตามแบบหรือแบบฟอร์มตาม ระเบยี บทกี่ าหนด การเขียนหนังสือราชการแต่ละประเภทจะมีรูปแบบหรือแบบฟอร์มเป็นระเบียบท่ีกาหนดไว้แล้ว เมื่อ จะเขียนหนงั สอื ประเภทใด ตอ้ งเขยี นให้ถูกแบบ (รูปแบบหรือแบบฟอร์ม) ของหนังสือประเภทนั้น ๆ ซ่ึงจะต้อง จัดโครงสรา้ งของหนงั สือใหถ้ ูกต้อง เขยี นรายละเอยี ดใหถ้ ูกแบบ 2 ใช้ถ้อยคาให้ถกู ต้องตามระเบียบท่ีกาหนดไว้ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ มีกาหนดการใช้ภาษา การมีครุฑ ครุฑ ใหญ่หรือครุฑเล็ก ตาแหน่งของครุฑ อยู่ส่วนไหนของหัวกระดาษ ท้ังน้ี ข้ึนอยู่กับรูปแบบของหนังสือแต่ละ ประเภทนน้ั ๆ

~2~ การเขยี นและการพมิ พ์หนงั สอื ราชการ สว่ นใหญพ่ บขอ้ บกพร่องดงั น้ี ๑. เขียนไม่ถูกตอ้ งตามเน้ือหา หลกั ภาษา - การเลอื กใช้สรรพนามไมต่ รงประเดน็ - มคี าผิด พิมพ์เกนิ สะกดการันตผ์ ิด พมิ พต์ กคาย่อ - การลงชือ่ ตาแหน่งหรือหนว่ ยงานไมถ่ ูกตอ้ ง - ช่ือเร่ืองไมต่ รงหรือไม่สอดคล้องกับสว่ นสรุป - เนอ้ื ความยาวเยิน่ เยอ้ เขียนไมต่ รงประเด็นหรอื วกวน - ความสบั สนในการเขยี น เช่น “ไปยัง” กบั “มายงั ” คาวา่ “อนุญาต” กบั “อนมุ ัต”ิ - ในกรณีทม่ี ีจดุ ประสงคห์ ลายประการ ไมแ่ ยกจดุ ประสงคเ์ ปน็ รายข้ออยา่ งชดั เจน - เขยี นดว้ ยถอ้ ยคาภาษาของตัวเอง กอปรกับการยึดติดกับวิธีการเขียน (ร่าง) แบบเดิมท่ีเคยเขียน ตามกนั มา - ใช้ภาษาฟุมเฟอื ย ใช้คาเชื่อมมากเกนิ ไป - ใช้เครื่องหมายไม่ถูกต้อง เช่น จานวน ๓ วัน ๆ ละ ๕๐ บาท (ควรเขียนเป็น จานวน ๓ วัน วัน ละ ๕๐ บาท) - ใช้ไปยาลน้อยผิด เช่น นายวิรัตน์ฯ จะเขียนช่ือแล้วไปยาลน้อยนามสกุลไม่ได้ เพราะช่ือกับ นามสกุลเป็นคนละส่ิงหรือคนละคากัน จะไปยาลน้อยนามสกุลได้ต่อเม่ือเขียนนามสกุลไม่จบ เช่น พระนาม นามสกุล ช่อื เฉพาะของหน่วยงานท่ยี าว ๆ เปน็ ต้น ๒. การใช้คายอ่ เป็นภาษาตา่ งประเทศ รว่ มกับภาษาไทย ๓. ใช้คาบางคาผิด (ไป – มา) ไป – มา ในการใช้คานี้ ควรคานึงถึงผู้รับหนังสือเป็นสาคัญ จัก จัก ขอบคุณย่ิง ความหมายของคาค่อนข้างหนัก มีความหมายคล้าย ต้อง ซ่ึงไม่สู้นุ่มนวลสละสลวยมักใช้ใน คาสั่ง คากาชับ จะ ใชไ้ ดท้ ่วั ไป เปน็ ภาษาราชการท่ใี ชไ้ ดเ้ สมอ ๔. ใชป้ ระโยคซา้ ๕. ไมแ่ สดงผรู้ า่ ง/พิมพ์/ทาน ๒. รปู แบบการพมิ พ์และโครงสรา้ งไมถ่ ูกต้อง และไมใ่ ช้ตามขนาดมาตรฐาน ๒.๑ รปู ลกั ษณะ และขนาดของครุฑขอ้ มลู ท่ถี กู ต้อง (๑) ขนาดของครุฑ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กาหนด ขนาดของครุฑไว้ ๒ ขนาด คือหนังสือภายนอก กาหนดขนาดครุฑไว้ ๓ เซนติเมตรและหนังสือภายใน และ บนั ทกึ ขอ้ ความขนาดครฑุ ไว้ ๑.๕ เซนตเิ มตร ดังภาพ ต่อไปนี้ ขนาดตวั ครุฑสูง ๓ เซนตเิ มตร ขนาดตวั ครุฑสูง ๑.๕ เซนตเิ มตร

~3~ การตั้งขนาดตราครฑุ ให้กวา้ ง 3 เซนตเิ มตร ขอ้ ควรระวงั ขนาดครฑุ จะตอ้ งรกั ษามาตรฐานไว้ตามกาหนด มใิ ชเ่ ล็กเกนิ ไปหรือใหญ่ ผอมหรืออว้ นเกนิ ไป (๒) รปู ลักษณะของครุฑ ครฑุ ทใ่ี ชใ้ นหนงั สือราชการตอ้ งใช้ให้ถูกต้องตามแบบ ซ่ึงรูปลักษณะของ ครฑุ ท่ใี ช้โดยทว่ั ไปนัน้ นิยมใชค้ รฑุ ๓ รูปแบบ ดังภาพต่อไปน้ี ๒.๒ ขนาดและแบบของตวั อักษร ข้อมลู ที่ถกู ตอ้ ง แบบตัวอักษรควรเป็นแบบสุภาพ มีหัวพยัญชนะ สระ และวรรณยุกต์ที่ชัดเจน และใช้ ขนาดมาตรฐานคือ ๑๖ พอยต์ ไม่ควรใช้ตัวเล็กกว่าน้ี เพระจะท าให้อ่านยาก แบบอักษรท่ีควรใช้ เช่น angsana new, angsana upc แต่บางหน่วยงานเลือกใช้ browalia new, browalia upc, codia new, codia upc, ซ่ึงจะถือว่าไม่เหมาะสมก็มิได้เพื่อเป็นการส่งเสริมการใช้เลขไทยตามมติคณะรัฐมนตรี และการ ดาเนินโครงการฟอนต์มาตรฐานราชการไทย ตามหนงั สือศาลากลางจงั หวดั เชยี งใหม่ ท่ี ชม ๐๐๑๖.๑/๑๘๕๔๔ ลงวันที่ ๖ ตลุ าคม ๒๕๕๓ ขอให้ส่วนราชการ/หนว่ ยงาน รฐั วิสาหกิจ ดาเนนิ การ - ติดตั้งฟอนต์สารบรรณ และฟอนต์อ่ืน ๆ จานวน ๑๓ ฟอนต์ ของสานักงานส่งเสริมอุตสาหกรรม ซอฟตแ์ วร์แห่งชาติ (องคก์ ารมหาชน) และกรมทรพั ย์สนิ ทางปญั ญา เพิ่มเข้าไปในระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ และใช้ฟอนตด์ งั กลา่ ว แทนฟอนตเ์ ดมิ - ให้ส่วนราชการ/หน่วยงาน รัฐวิสาหกิจ ในจังหวัดเชียงใหม่ ใช้ฟอนต์ TH Niramit AS และให้ จัดพิมพ์ตวั เลขเป็นเลขไทย และใชเ้ ลขศักราชเป็นเลขพทุ ธศกั ราช ในกจิ กรรมทุกด้านของหนว่ ยราชการ

~4~ ขอ้ ควรระวัง การพมิ พ์หนงั สอื ภายใน - คาวา่ “บนั ทึกขอ้ ความ” พิมพด์ ้วยอกั ษรตัวหนาขนาด ๒๙ พอยท์ - คาว่า “ส่วนราชการ วนั ที่ เรอ่ื ง” พิมพ์ดว้ ยอักษรตวั หนาขนาด ๒๐ พอยท์ ๒.๓ การเขยี นวนั ท่ี การเขียนวัน เดือน ปี ในหนังสือภายนอก เขียนหลังจากเขียนส่วนที่อยู่ แล้วโดยขึ้น บรรทัดใหม่ เขียนตรงกลางหน้ากระดาษ ให้ระบุเฉพาะวันที่ เดือน และปี เท่านั้น โดยให้ตัวเลขของวันที่ตรง กบั ส่วนกลางดา้ นลา่ ง ซ่งึ แหลมท่สี ุดของตวั ครุฑ ข้อควรระวัง การเขียนวันท่ี ๑๒ ตุลาคม ๒๕๕๔ จะไม่มีคาว่า วันท่ี เดือนและ พ.ศ. การลงวันท่ี ควรลงภายหลงั จากลงนามแล้ว และควรเป็นวันท่ีส่งหนังสือออก มิใช่ ลงวันท่ีแล้ว อีกหนึ่งสัปดาห์ จึงสง่ ออก ๒.๔ การเขียนช่อื ท่ีอยขู่ องผอู้ อกหนังสือ ต้องเขียนไว้ด้านบนสุดทางขวามือ บรรทัดแรกให้อยู่ตรงกับตีนครุฑ และเป็นบรรทัด เดยี วกนั กบั เลขท่อี อกหนงั สอื บรรทดั แรกจะเขียนช่ือหน่วยงาน บรรทัดท่ีสองเขียนเลขท่ีตาบล อาเภอ บรรทัด ถัดมาเขียนจังหวัด ตามด้วยรหัสไปรษณีย์ และไม่ควรเขียนคาย่อของ ถนน..,ตาบล.., อาเภอ.., จังหวัด.., เป็น ถ.., ต.., อ.., จ.., ใหเ้ ขยี นคาเต็ม ดงั นี้ ๒.๕ การเขยี นชอ่ื ผรู้ บั ให้เขียนต่อจากคาข้ึนต้น เช่น กราบเรียน เรียน ถึง โดยเว้นวรรคให้ห่างกัน ๒ ช่วง ตัวอกั ษรหรือเท่ากับ ๔ เคาะในคอมพิวเตอร์ ๑) ผ้รู ับท่ีเปน็ บุคคล ใหร้ ะบุ ๒ สว่ น ได้แก่ คานาหน้าช่ือ และช่ือตัว-ช่อื สกุล ดงั นี้ การระบุคานาหนา้ ชอื่ มีหลักการดังน้ี - กรณที เี่ ป็นบุคคลท่ัวไป ให้ระบุ นาย นาง นางสาว - กรณเี ป็นผู้ดารงตาแหน่งทางวิชาการ ให้ระบุตาแหน่งดังกล่าวโดยไม่ต้องใช้คาย่อ ผูช้ ่วยศาสตราจารย์ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์

~5~ - กรณีที่เป็นสตรีซึ่งได้รับพระราชทานเครื่องราช อิสริยาภรณ์ตั้งแต่ช้ันทุติยจุลจอมเกล้า วิเศษขึ้นไป หรือเครื่องราชอิสริยาภรณ์ช้ันทุติยจุลจอมเกล้า ตติยจุลจอมเกล้าและจตุตถจุลจอมเกล้า สาหรับ สตรีที่มีสามแี ล้ว ใหใ้ ชท้ ่านผหู้ ญิง หรือคณุ หญิงแล้วแต่กรณี สว่ นสตรที มี่ ไิ ด้มีสามีใหใ้ ช้ คณุ - กรณเี ปน็ ผมู้ ีบรรดาศกั ด์ิหรือฐานนั ดรศักดิ์เช่น หม่อมราชวงศ์หม่อมหลวง ให้ระบุให้ถูกต้อง โดยระบคุ าเตม็ ไมต่ ้องใชค้ าย่อ - กรณีเป็นผู้มยี ศ เชน่ ร้อยเอก วา่ ทร่ี ้อยตรี พลเอก ให้ระบใุ หถ้ กู ตอ้ ง โดยไมต่ ้องใชค้ าย่อ - กรณีเป็นพระภกิ ษุ ใหร้ ะบุคานาหนา้ ชอื่ ใหถ้ กู ต้อง ต้ังแตค่ าแสดงสมณศักด์ิ เช่น พระพรหม มุนี พระธรรมคุณาภรณ์ หรือคาแสดงสถานภาพ ได้แก่พระ และคาแสดงสถานภาพว่าเป็นผู้สอบได้เปรียญ ธรรมต้ังแตป่ ระโยค ๓ ขึ้นไป ซึง่ ไดร้ ับพระราชทานตาแหนง่ จากสมเดจ็ พระสังฆราช ได้แก่ พระมหา การระบุชื่อตัว-ช่อื สกลุ ให้ระบุต่อจากคานาหน้าชื่อโดยไม่ต้องเว้นวรรค เมื่อระบุชื่อตัวเสร็จแล้ว ให้เว้น วรรค ๑ ช่วงตวั อกั ษร (2 เคาะในคอมพวิ เตอร์) แลว้ ต่อด้วยชอ่ื สกุล นางยคุ นธร ชานาญ ๒) ผูร้ ับที่เปน็ ผดู้ ารงตาแหน่งน้นั ๆ มิใช่ในฐานะสว่ นบคุ คล - กรณีที่เป็นหนังสือภายนอกและหนังสือประทับตรา ให้ระบุชื่อตาแหน่งเต็มของ หน่วยงานน้ัน เช่น อธกิ ารบดมี หาวทิ ยาลยั มหาสารคาม - กรณีที่ผู้รับเป็นชื่อตาแหน่งของส่วนราชการย่อยในส่วนราชการใหญ่ ให้ระบุชื่อ ส่วนราชการใหญ่ ตอ่ ท้ายช่ือตาแหนง่ ดว้ ย เชน่ คณบดคี ณะสงั คมศาสตร์มหาวิทยาลัยเชยี งใหม่ - กรณีที่เป็นหนังสือภายใน ถ้าผู้รับเป็นผู้ดารงตาแหน่งสูงสุดซ่ึงมีเพียงตาแหน่ง เดยี วของสว่ นราชการนั้น ใหร้ ะบุเฉพาะช่อื ตาแหน่งไมต่ ้องระบุชื่อส่วนราชการ เช่น อธบิ ดี อธิการบดี ๓) ถ้าผรู้ บั เปน็ คณะบุคคล มกั จะใชก้ บั หนังสอื เวียน หรือหนังสือที่ไม่จาเพาะลงไปว่า ผู้รับเป็นใคร ให้ระบุช่ือผู้รับเป็นนามวลี ที่สื่อความหมายครอบคลุมที่สุด เช่น คณาจารย์ ข้าราชการ และ พนกั งานทุกทา่ น ผสู้ นใจทกุ ท่าน ๒.๖ การกั้นหน้า หลงั บน ล่าง - กัน้ หนา้ ใหเ้ ว้นจากขอบกระดาษ ๓ เซนติเมตร หรือ ๑.๕ นิ้ว - ก้ันหลัง ใหเ้ วน้ จากขอบกระดาษ ๒ เซนตเิ มตร หรือ ๑ น้ิว - กั้นบน ให้เว้นจากขอบกระดาษ ๒ เซนติเมตร หรือ ๑ น้วิ - กัน้ ล่าง ให้เวน้ จากขอบกระดาษ ๒ หรอื ๓ เซนตเิ มตร หรือ ๑ หรือ ๑.๕ นิ้ว ปรับได้ ตามความเหมาะสม

~6~ ๒.๗ วรรคตอนและการย่อหน้า หลังคาว่า เรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้วรรค ๓ เคาะ และส่วนย่อหน้า ๒๒ เคาะ ประมาณ ๒.๒๕ ซม. หรอื นบั ตวั อกั ษรท่ี ๑๑ เป็นตัวเริ่มพิมพ์ มิใช่ tap ซ่ึงจะเท่ากับ ๖ ตัวอักษร หรือ ๒ tap จะเทา่ กับ ๑๒ ตัวอักษร ๒.๘ การเขียนคาลงทา้ ย เมื่อเขยี นยอ่ หนา้ สดุ ท้ายเสร็จแล้ว ต้องเว้น ๑ บรรทัดพิมพ์ แล้วจึงเร่ิมเขียนคาลงท้าย โดยต้องย่อหน้าเข้ามา ให้ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับเลขตัวหน้าของวันท่ีด้านบนเสมอและการเขียนคาลงท้าย ต้องตรงกบั เรือ่ ง ดังนี้ เรื่อง คาลงทา้ ย เรอื่ ง คาลงท้าย ๑) ขออนญุ าต หรือขออนมุ ตั ิ ก. จงึ เรียนมาเพื่อโปรดพจิ ารณา ข. จึงเรยี นมาเพื่อโปรดพจิ ารณาอนุมตั ดิ ว้ ย จะขอบคุณยิ่ง ๒) รายงานผลการปฏิบัตงิ าน ก. จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดทราบ ข.จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดทราบ และพจิ ารณาดาเนนิ การตอ่ ไป ๓) ช้แี จงขอ้ เท็จจรงิ ก. จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดทราบ ข. จึงเรียนมาเพอ่ื โปรดทราบ และดาเนนิ การตอ่ ไปด้วยจะขอบคุณยง่ิ ๔) ส่งขอ้ มลู ก. จึงเรยี นมาเพอ่ื ทราบ ๕) เชญิ เปน็ วทิ ยากร ก. จึงเรยี นมาเพอ่ื โปรดพิจารณารบั เชญิ ด้วย จะขอบคุณยิ่ง ข. (คณะ) หวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์จากท่านด้วยดีและขอขอบคุณมา ณ โอกาสน้ี ๖) ขอความร่วมมือหรือขอ ก. จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดใหค้ วามรว่ มมอื ขอขอบคณุ ความอนุเคราะห์ ข. จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดใหค้ วามร่วมมอื (อนเุ คราะห์) ดว้ ยจะขอบคุณยิ่ง ค. (คณะ) หวังว่าจะได้รับความอนุเคราะหจ์ ากท่านด้วยดี เชน่ เคย และขอขอบคุณมา ณ โอกาสน้ี ๗) ซักซ้อมความเข้าใจยืนยัน ก. จึงเรยี นซกั ซอ้ มมาเพอื่ ให้เขา้ ใจตรงกัน หรอื ใหด้ าเนินการ ข. จงึ เรยี นยืนยนั มาเพ่อื โปรดเขา้ ใจใหต้ รงกัน ค. จึงเรียนมาเพือ่ โปรดทราบและถอื ปฏบิ ตั ติ ่อไป ง. จงึ เรยี นมาเพือ่ โปรดดาเนนิ การต่อไป จะขอบคุณยง่ิ ๘) ตอบปฏเิ สธ ก. จงึ เรียนมาเพื่อ (โปรด) ทราบ ข. จงึ เรียนมาเพ่ือ (โปรด) ทราบ และขออภยั มา ณ ทีน่ ดี้ ว้ ย สาหรบั การลงทา้ ยดว้ ยการขอบคุณ เลือกใชค้ าขอบคณุ ให้เหมาะสมกับผ้รู ับ ดังนี้ - ระดบั เสมอกนั หรอื ผู้ใตบ้ งั คับบญั ชา ใช้คาว่า ขอขอบคุณ หรอื ขอบคุณมาก - ระดบั สงู กว่า ใช้ จะขอบคุณยง่ิ - ระดบั “กราบเรียน” ใช้ จะเป็นพระคณุ ย่ิง

~7~ การเขียน กราบเรียน ให้ถูกต้อง หนังสือราชการภายนอก หนังสือภายใน ควรใช้ให้ถูกต้อง ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ซ่ึงมี ๑๔ ตาแหน่งเท่านั้นท่ีใช้กราบเรียน และไม่ จาเป็นตอ้ งใชค้ าว่า ท่าน หรือ ฯพณฯ นาหน้าตาแหน่ง ทั้งนี้ ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคาลงท้าย คือ เรียน – ขอ แสดงความนบั ถอื และกราบเรียน – ขอแสดงความนบั ถืออย่างย่ิง บคุ คลผดู้ ารงตาแหน่งพเิ ศษต่อไปนี้ ให้ใชค้ าขึน้ ต้นว่า กราบเรยี น ได้แก่ ๑. ประธานองคมนตรี ๒. นายกรัฐมนตรี ๓. ประธานรัฐสภา ๔. ประธานวุฒิสภา ๕. ประธานสภาผแู้ ทนราษฎร ๖. ประธานศาลฎกี า ๗. ประธานศาลรฐั ธรรมนญู ๘. ประธานศาลปกครองสูงสดุ ๙. ประธานกรรมการการเลอื กต้งั 10. ประธานกรรมการสทิ ธิมนุษยชนแห่งชาติ 11. ประธานกรรมการปูองกันและปราบปรามการทุกจรติ แหง่ ชาติ 12. ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน 13. ผู้ตรวจการแผ่นดนิ ของรัฐสภา ๑๔. รัฐบรุ ุษ ๒.๙ การเขยี นส่วนราชการเจ้าของเรือ่ ง เขียนไว้ล่างสุดของหนังสือราชการ ด้านล่างสุดซ้ายมือ บรรทัดแรกเขียนชื่อสานักงาน หรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือฉบับนั้น บรรทัดที่สองเขียนโทรศัพท์และหมายเลข บรรทัดท่ีสามเขียนโทรสาร และหมายเลข ถา้ หน่วยงานนน้ั มีไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนกิ สก์ ใ็ หเ้ ขียนไว้อีกบรรทัดหน่ึง - ชอ่ื ส่วนงาน ทีช่ ื่อไม่ยาวนกั ก็เขยี นชอื่ เต็ม - โทรศัพท์/โทรสาร ควรเขียนคาเต็ม ไม่ควรเขียนคาย่อ การเขียนหมายเลขโทรศัพท์และ โทรสารเมื่อเขียนเลขศนู ย์ตวั แรกแล้ว ใหเ้ คาะ ๑ เคาะ แลว้ เขียนหมายเลขอกี ส่ตี ัว แลว้ เคาะ ๑ เคาะ ดงั น้ี

~8~ ช่ือของหน่วยงานระดับกระทรวง กรม หรือส่วนราชการระดับรองลงมาจะต้องเป็น ส่วนราชการท่ีสอดคล้องกับตาแหน่ง ของผู้ลงนามท้ายหนังสือฉบับนั้น ซ่ึงรวมท้ังผู้ปฏิบัติราชการแทน หรือ รกั ษาราชการแทน ดงั นี้ ในกรณที ่หี ัวหน้าส่วนราชการมอบหมายให้ผู้อื่นลงนามแทน จะต้องลงท้ายตาแหน่งว่า ปฏบิ ตั ิราชการแทน...หรือรักษาราชการแทน... เสมอ เช่น รองคณบดฝี าุ ยบรหิ าร ปฏบิ ัติราชการแทนคณบดี เช่นเดียวกับหนังสือภายในและบันทึก การเขียนชื่อหน่วยงานจะต้องสอดคล้องกับ ตาแหน่งผู้ลงนามซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ กล่าวคือ ผู้ใดลงนาม ชื่อหน่วยงานน้ัน จะอยู่ลาดับต้น ส่วนเจ้าของ เร่ืองที่เป็นส่วนราชการระดับรองจะอยู่ลาดับหลัง ต่อด้วยหมายเลขโทรศัพท์ภายในของส่วนราชการเจ้าของ เรอื่ งนั้น ดังตวั อย่าง หลกั เกณฑก์ ารพิมพห์ นังสอื ราชการ 1. การพิมพ์หนังสือราชการที่ต้องใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกว่า 1 หน้า หน้าต่อไปให้ใช้ กระดาษไม่ตอ้ งมีตราครฑุ แตต่ ้องมีคณุ ภาพเช่นเดยี วหรือใกลเ้ คียงกับแผ่นแรก 2. การพิมพ์ 1 หน้ากระดาษขนาด A4 โดยปกติให้พิมพ์ 25 บรรทัด (บรรทัดแรกของกระดาษควร อยหู่ างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ ๕ เซนติเมตร 3. ถ้าคาสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ ไม่สามารถพิมพ์จบคาในบรรทัดเดียวกันได้ ให้ใช้ เครื่องหมายยัตภิ งั ค์ (-) ระหวา่ งพยางค์ 4. การย่อหน้าซึ่งใช้ในกรณีท่ีจบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ ให้เว้นห่างจากระยะก้ันหน้า 10 จังหวะเคาะ 5. การเวน้ วรรค - การเว้นวรรคโดยทั่วไปเวน้ 2 จงั หวะเคาะ - การเวน้ วรรคระหวา่ งหัวขอ้ เรอ่ื งกบั เร่ือง ใหเ้ ว้น 2 จังหวะเคาะ - การเว้นวรรคในเน้อื หา เร่อื งทพ่ี ิมพ์มเี นอื้ หาเดยี วกนั ให้เว้น 1 จังหวะเคาะ ถ้าเน้ือหาต่างกัน เว้น 2 จังหวะเคาะ

~9~ ๖. การพิมพ์หนังสือท่ีมีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ ระหว่าง เครื่องหมายยัติภังค์ (-) ท่ีก่ึงกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษ ด้านบนลงมาประมาณ 3 เซนติเมตร ๗. การพิมพ์หนังสือท่ีมีความสาคัญ และมีจานวนหลายหน้า ให้พิมพ์คาต่อเน่ืองของ ข้อความท่ีจะยก ไปพมิ พ์หน้าใหม่ไวด้ า้ นล่างทางมุมขวาของหน้านั้น ๆ แล้วตามด้วย ... (จุด 3 จุด) โดยปกติให้เว้ระยะห่างจาก บรรทัดสุดท้าย 3 ระยะบรรทัดพิมพ์ และควร จะต้องมีข้อความของหนังสือเหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่าง น้อย 2 บรรทัด ก่อน พมิ พ์คาลงทา้ ย หนงั สือท่ตี อ้ งปฏบิ ัติให้เรว็ กวา่ ปกติ เปน็ หนังสอื ท่ตี อ้ งจัดส่งและดาเนนิ การทางสารบรรณดว้ ยความรวดเรว็ เป็นพิเศษ แบง่ เปน็ 1. ดว่ นท่ีสุด ให้เจ้าหนา้ ทปี่ ฏบิ ตั ใิ นทันทที ไี่ ดร้ บั หนงั สอื นน้ั 2. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าทปี่ ฏบิ ัติโดยเร็ว 3. ดว่ น ให้เจา้ หน้าท่ีปฏบิ ตั ิเร็วกว่าปกติ เท่าท่ีจะทาได้ให้ระบุช้ันความเร็วด้วยตัวอักษะสีแดงขนาดไม่ เล็กกว่าตัวพิมพ์โปูง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัดเจนในหนังสือและบนซองในกรณีท่ีต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับ ภายในเวลาท่ีกาหนด ใหร้ ะบคุ าว่า ดว่ นภายใน แล้วลงวัน เดือน ปี ชั้นความลับในหนงั สือราชการ ระเบียบวา่ ดว้ ยการรกั ษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 ข้อ 12 กาหนดว่า ชั้นความลับของ ขอ้ มลู ขา่ วสารลับ แบ่งออกเปน็ 3 ชน้ั คอื 1. ลับที่สุด (TOP SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซ่ึงหากเปิดเผยท้ังหมดหรือเพียง บางสว่ นจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่งรัฐอยา่ งรา้ ยแรงที่สดุ 2. ลับมาก (SECRET) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซึ่งหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะ กอ่ ใหเ้ กิดความเสยี หายแกป่ ระโยชน์แห่งรฐั อยา่ งรา้ ยแรง 3. ลบั (CONFIDENTIAL) หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซ่ึงหากเปิดเผยท้ังหมดหรือเพียงบางส่วน จะก่อให้เกดิ ความเสยี หายแกป่ ระโยชนแ์ ห่งรฐั

~ 10 ~ 1. หนงั สือภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑเขียนเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วน ราชการหรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอ่ืนใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลทั่วไปใช้ในโอกาสท่ีติดต่อ ราชการระหว่างกระทรวงหนึ่ง หรือกรมหน่ึง หรือจังหวัดหน่ึง หรือส่วนราชการแห่งใดแห่งหน่ึง กับกระทรวง อน่ื หรอื กรมอน่ื หรอื จังหวัดอน่ื หรือหนว่ ยงานอืน่ หรอื กับบุคคลท่ัวไป โครงสรา้ งของหนังสือภายนอก ประกอบดว้ ยส่วนสาคัญ 4 สว่ น คือ 1. หัวเร่อื ง 2. เน้ือเร่อื ง 3. จุดประสงคข์ องเรอ่ื ง 4. ทา้ ยเรอื่ ง สว่ นที่ 1 : หัวเรอ่ื ง 1. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามที่กาหนดไว้ในระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ทบั เลขทะเบียนหนังสอื ส่ง เลขทหี่ นังสือประจาหน่วยงานในสงั กดั กรมสรรพสามิต ใช้ตามหนงั สือสานกั งาเลขานุการกรม ด่วน ที่สุด ที่ กค0601/ว 22 ลงวันท่ี 31 มกราคม 2551 2. ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ - ให้ลงช่ือส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการทเี่ ป็นเจ้าของหนังสือน้ัน - โดยปกติใหล้ งที่ต้ังดว้ ย 3. วนั เดือน ปี - ลงตัวเลขของวันท่ี ชอ่ื เต็มของเดอื น และตัวเลขของ พ.ศ. ทอ่ี อกหนงั สอื ๔. เร่ือง • เขยี นเป็นวลี หรอื ประโยคสัน้ ๆ • ใช้ภาษางา่ ย และชดั เจน • ตรงประเด็น และตรงกับสว่ นสรุป • ไม่ซา้ กับเรื่องอืน่ • ใช้ภาษาเขียนทีส่ ภุ าพ และรักษานา้ ใจผู้รับ ๕. คาข้นึ ต้น ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามท่ีกาหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ โดยทัว่ ไปใช้คาว่า “เรยี น” ตามดว้ ย ตาแหนง่ ของผรู้ ับหนงั สอื หรือ ชอ่ื บุคคลที่รับหนังสือ ๖. อ้างถึง (ถา้ ม)ี - ใหอ้ า้ งถึงหนงั สือทีเ่ คยมตี ิดต่อกันมาเฉพาะหนังสือท่ีส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อน หากมี หลายฉบับ ให้อา้ งฉบับสุดท้าย

~ 11 ~ - ถ้าไม่มีการอ้างถึงหนังสือท่ีเคยตดิ ตอ่ กันมา กไ็ ม่ต้องเขยี นรายการนี้ - อ้างชอ่ื สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื เลขที่หนังสอื วนั เดือน ปี พ.ศ. ของหนังสือนัน้ - อาจอา้ งถงึ ระเบยี บ คาสงั่ หรอื มตทิ ป่ี ระชมุ ก็ได้ ๗. ส่งิ ที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) - ให้ระบุว่าเป็นเอกสารหรือสิ่งใด จานวนเท่าใดหากเป็นเอกสาร ควรระบุประเภทว่าเป็นเอกสาร อะไร จานวนเท่าใด - ลกั ษณะนามทใี่ ชใ้ ห้สะทอ้ นลกั ษณะหรอื รปู แบบของสิ่งที่ส่งมาด้วยอย่างชัดเจน กรณีเป็นเอกสาร งดใช้ “ฉบับหรอื ชุด” เพอ่ื สะดวกแก่การตรวจนับได้ - ในกรณที ไี่ ม่สามารถส่งไปในซองเดยี วกนั ใหแ้ จ้งวา่ ส่งไปโดยทางใด 2 1 3 4 5 6 7 สว่ นท่ี 2. เนื้อเร่อื ง เนื้อเร่ืองของหนังสือภายนอก และหนังสือภายใน คือ “ข้อความท่ีผู้มีหนังสือแจ้งไปยังผู้รับหนังสือ ประกอบด้วยเหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งเขียนย่อหน้าต่อจาก “คาข้ึนต้น” อาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือ 3 ตอนกไ็ ด้

~ 12 ~ การเขยี น “เหตทุ มี่ ีหนังสือไป” จะขน้ึ ต้นดว้ ยคาใดคาหน่งึ ดงั ต่อไปนี้ 1. กรณีที่เปน็ เรื่องใหม่ ซ่ึงไม่เคยติดต่อหรือรับรู้ในเรื่องดังกล่าวมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับ หนงั สอื เก่ยี วกับเรอื่ งน้ัน จะขนึ้ ต้นเนือ้ เรื่องโดยใชค้ าวา่ “ด้วย” นิยมใช้ในกรณีท่ีบอกกล่าวเล่าเหตุที่มีหนังสือไป โดยเกริ่นขึ้นมาลอย ๆ ตัวอย่างเช่นด้วยกรม สรรพสามติ จะจัดการฝกึ อบรมหลักสตู ร......................................... “เนื่องจาก” นิยมใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นท่ีจาเป็นต้องมีหนังสือไป เพ่ือให้ผู้รับหนังสือ ดาเนินการอย่างใดอย่างหน่ึง ตัวอย่างเช่น เนื่องจากท่านได้หยุดราชการไป 3 วัน โดยไม่ได้ย่ืนใบลาตาม ระเบียบ จงึ ขอให้ทา่ นชแ้ี จงเหตุผลทหี่ ยดุ ราชการคร้ังนโ้ี ดยดว่ น 2. กรณีทเ่ี ปน็ เรื่องต่อเน่ือง หรือเป็นเรือ่ งท่ีมีการติดต่อกนั มากอ่ นหนา้ นี้ จะขน้ึ ต้นเนอื้ เร่ืองโดยใชค้ าว่า “ตาม” จะตอ่ ด้วยคานาม เช่น ตามหนงั สือทอ่ี ้างถึง แจง้ วา่ ....................................นัน้ “ตามท”ี่ จะต่อด้วยประโยค เช่น ตามท่ีกรมสรรพสามิตอนุมัตใิ ห.้ ...........................น้นั “อนสุ นธิ” จะตอ่ ด้วยคานาม เชน่ อนสุ นธิมติ ก.พ. ในการประชมุ ครัง้ ที.่ ..................นนั้ สว่ นท่ี 3. จุดประสงคข์ องเร่ือง จดุ ประสงค์ของเรือ่ ง คอื “ขอ้ ความ” ทีแ่ สดงความม่งุ หมายทม่ี หี นงั สอื ไปว่าประสงคจ์ ะใหผ้ ้รู ับหนงั สอื ทาอะไร หรือทาอย่างไรการเขียน “จุดประสงค์ของเร่ือง” ควรเขียนย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ เป็นอีกตอนหน่ึง ต่างหากจาก “เนื้อเรอ่ื ง” โดยปกตมิ ักจะเขียน “จุดประสงคข์ องเร่ือง” ข้ึนต้นดว้ ยคาวา่ “จึง...................” ส่วนที่ 4 ทา้ ยเร่ือง 1. คาลงท้าย ให้ใส่คาลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามท่ีกาหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน สารบรรณ 2. ลงชือ่ และตาแหน่ง ให้ลงลายมือเจ้าของหนังสือ และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือ กับลงตาแหน่งของ เจา้ ของหนงั สือราชการ 3. ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ ถ้าเจ้าของหนังสืออยู่ระดับกระทรวง หรือทบวงให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ืองทั้งระดับกรมและกอง ถ้าเจ้าของหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยที่รับผิดชอบ พร้อมด้วยเลขหมายโทรศัพท์ของส่วน ราชการเจ้าของเรือ่ ง และหมายเลขในตสู้ าขา (ถา้ ม)ี 4. ไปรษณยี อ์ เิ ล็กทรอนิกส์ ในกรณีท่ีมีที่อยู่เป็นไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ให้ใส่ไว้ด้วย เพ่ือให้ผู้รับหนังสือสามารถติดต่อได้สะดวก อีกทางหนง่ึ 5. สาเนาสง่ ในกรณีที่จัดส่งสาเนาให้ส่วนราชการหรือบุคคลท่ีทราบและประสงค์ให้ผู้รับหนังสือทราบว่าได้ส่ง สาเนาให้ผู้ใดแล้วให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลที่ส่งสาเนาไปให้ เพ่ือเป็นท่ีเข้าใจ ระหว่างผู้มีหนังสือไป กับผู้รับหนังสือ ถ้ามีรายช่ือส่งสาเนาให้มากให้พิมพ์ว่า ไปตามรายช่ือที่แนบ และแนบ รายชือ่ ไปดว้ ย

~ 13 ~ การพมิ พห์ นงั สือราชการภาษาไทยดว้ ยโปรแกรมการพิมพ์ในเครอื่ งคอมพิวเตอร์ 1. การตัง้ คา่ ในโปรแกรมการพิมพ์ 1.๑ ระยะบรรทัดปกติคือ 1 เท่า หรือ Single ในกรณีที่มีความจาเป็น อาจปรับระยะเป็น 1.05 พอยท์ หรอื 1.1 พอยท์ ไดต้ ามความเหมาะสมโดยใหค้ านึงถงึ ความสวยงามและรปู แบบหนงั สือเปน็ สาคัญ 1.๒ ก้นั ค่าไม้บรรทดั การพิมพ์ ระหว่าง 0 - 16 ซ.ม. ๒. การพมิ พ์หนังสือภายนอก ๒.1 การพิมพ์เร่ือง คาข้ึนต้น อ้างถึง ส่ิงที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกัน เท่ากับระยะ บรรทดั ปกติ และเพิม่ ค่ากอ่ นหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) ๒.2 การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะบรรทัดระหว่าง ขอ้ ความแตล่ ะภาคหา่ งเท่ากบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพ่มิ ค่าก่อนหนา้ อกี 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt) ๒.3 การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้ บรรทัดระยะการพิมพ์ เทา่ กับ 2.5 เซนตเิ มตร ๒.4 การพิมพ์ค าลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้ายภาคสรุปเท่ากับระยะบรรทัด ปกตแิ ละเพมิ่ คา่ ก่อนหนา้ อกี 12 พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt) ๒.5 การพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) จากคาลง ท้าย ๒.6 การพิมพ์ช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด จากตาแหน่งของ เจา้ ของหนังสือ (4 Enter)