APUNTES DE CLASE 2 FORMATO

Economía Pública Introducción a la Contabilidad Pública Docente Álvaro Javier Vargas Villamizar

Introducción a la Contabilidad Pública Contenido Introducción ..................................................................................................................... 2 1. Generalidades de la contabilidad ........................................................................... 3 1.1. La contabilidad ......................................................................................................... 3 1.2. La contabilidad pública ............................................................................................ 4 2. El Sistema Nacional de Contabilidad Pública......................................................... 6 2.1. Generalidades del Sistema Nacional de Contabilidad Pública - SNCP................. 6 2.2. El Régimen de Contabilidad Pública - RCP ............................................................. 8 2.3. Los órganos de control............................................................................................. 9 3. Estados, informes y reportes contables.................................................................. 9 3.1. Estados....................................................................................................................10 3.2. Los estados consolidados......................................................................................11 3.3. Los informes contables específicos ......................................................................11 3.4. Los informes contables complementarios ...........................................................11 Bibliografía .....................................................................................................................13 Introducción La contabilidad pública es un elemento clave dentro de la administración de los recursos de un país. Su adecuada ejecución permite a los gobernantes establecer planes específicos de política fiscal que posibiliten invertir los recursos de la manera más transparente y eficiente. En el caso colombiano, la contabilidad pública es regentada por la Contaduría General de la Nación, órgano que se encarga de los temas contables públicos. El presente documento está organizado en tres capítulos en los cuales se irán abordando desde las generalidades de la contabilidad, pasando por el Sistema Nacional de Contaduría Pública y, por último, haciendo una revisión sobre los estados, informes y reportes contables. Se espera que al finalizar esta lectura usted esté más familiarizado con las dinámicas de la contabilidad pública en Colombia, así como la normatividad vigente aplicable al tema.

1. Generalidades de la contabilidad 1.1. La contabilidad En principio, la contabilidad se entiende únicamente como la acción de contar, sin embargo, la contabilidad es una técnica que tiene como objetivo establecer una ruta de guía para la gestión de algún sector en particular, ya sea de carácter privado o público. Este objetivo se lleva a cabo mediante un conjunto de normas que permitan identificar, clasificar y ordenar datos específicos. Dado el avance conceptual y el crecimiento de esta rama es normal que se escuche hablar de diferentes tipos de contabilidad, y de diferentes principios de la contabilidad. Entre ellos los más comunes son Los Principios de la Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), los cuales relacionan los aspectos generales y las reglas utilizadas en el marco internacional para cumplir con los requisitos elementales de la contabilidad. Aunque en algunas ocasiones existen similitudes, diferencias o aspectos particulares de cada norma es importante identificar el marco normativo de cada país para procedimientos futuros. En este sentido, los principios de contabilidad se entienden como ese conjunto de conceptos básicos y reglas que deben tenerse en cuenta a la hora de registrar los hechos económicos de las personas jurídicas y naturales para informar contablemente. Dentro de la normativa se encuentra el marco legal al que se adhieren, su funcionamiento y bajo qué parámetros se desarrollan, en especial en las finanzas públicas; en el caso colombiano, el Decreto 2649 de 1993 expone los principios y normas generalmente aceptados. En caso de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS, por su sigla en inglés) estas son desarrolladas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) y son un conjunto de directrices que buscan dar una estructura uniforme a la información financiera y contable de las empresas, con el objetivo de poder simplificar y homogenizar los datos para hablar el mismo lenguaje a nivel universal. Sin embargo, a pesar de que las normas buscan hablar el mismo lenguaje, en Colombia se aplican de forma distinta de acuerdo con las características de las empresas, y están clasificadas en 3 grupos. El grupo 1 está conformado por las entidades de interés público, cuyos activos totales son superiores a 30.000 SMMLV y una planta de personal superior a 200 empleados. Para ellos aplican las NIIF Plenas.

El grupo 2 se compone por las Pequeñas y Medianas Empresas PYMES, cuyos activos sean mayores a 5.000 SMMLV y menores a 30.000 SMMLV, además que cuenten con una planta mayor a 11 empleados y menor a 200. Para ellos se aplican las NIIF de PYMES. El grupo 3 incluye las personas naturales y jurídicas, asimismo las microempresas que cuenten con activos máximo de 500 SMMLV y una planta de personal no mayor a 10 personas. En este caso la norma determina llevar una contabilidad de régimen simplificado. 1.2. La contabilidad pública De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública, la contabilidad pública se define como un mecanismo en el que se desea aplicar de manera especializada, los elementos contables que surgen a raíz de los objetivos específicos que entrelazan dimensiones heterogéneas que satisfacen la necesidad de obtener información y realizar control financiero. Esto lo logra a través de los elementos pertenecientes a la dimensión social, económica y ambiental que hacen parte de las instituciones públicas que tienen a cargo una función estatal específica. Lo anterior se logra a través del uso y gestión de los recursos que posee a su alcance en el entorno interno. Adicionalmente, desea transmitir confianza pública gracias a la oferta de datos relacionados con los estados financieros y contables de forma transparente. Y para eso también existen otras normas adicionales, como lo son las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). Las cuales fueron desarrolladas por el Consejo de Normas Internacionales del Sector Público (IPSASB) y tiene como objetivo comparar a los países en términos contables, pero respetando el ordenamiento jurídico de cada uno para lograr una mayor transparencia de la información financiera. Dentro de las características fundamentales se destaca que estas normas abordan aspectos específicos que no necesariamente tienen en cuenta las NIIF, por eso es tan importante que las entidades del sector público vayan en cumplimiento de estas. Si bien, como lo se vio anteriormente, las entidades públicas del grupo 1 cumplen con las NIIF Plenas del marco normativo colombiano, el enfoque de las NICSP observa los estados financieros con una mayor perspectiva. Lo anterior sucede debido a que analiza en el corto, mediano y largo plazo el comportamiento de las finanzas públicas, dado que la perdida y el nivel de endeudamiento puede significar la inestabilidad económica de años, incluso décadas para una nación.

Entre los aspectos por destacar de las NICSP, los países que se adhieren al pleno desarrollo deben cumplir con cada una de las normas establecidas en los manuales, es decir, que no se pueden cumplir parcialmente con unas y con otras no. No obstante, cuando un país se adhiere a estas normas, esto conlleva un proceso de transitividad, en donde cada uno establece un plan estratégico con unos parámetros de acuerdo con las leyes de cada nación para identificar las diferencias e implementar las nuevas normas. Por otra parte, aunque la contabilidad se lleve bajo los mismos parámetros, existen diferencias de la contabilidad en cuanto a los objetivos del sector público y del sector privado. En primer lugar, estas diferencias tienen que ver con los rendimientos económicos. En el caso de las entidades públicas el objetivo no es tener un margen de utilidad con el fin de lucro, por el contrario, la idea es tener un superávit en sus cuentas nacionales para realizar una redistribución de la riqueza y la renta. En el sector privado el objetivo de una compañía es mejorar el crecimiento, de tal manera que sus rendimientos financieros permitan tener una mayor rentabilidad para el propietario o los accionistas. En segundo lugar, la diferencia está relacionada con el acceso a la información. En el sector público los datos son de dominio público, es decir, que todas las personas sin importar su carácter o procedencia pueden acceder a ellos, así como es de carácter obligatorio ser publicada por el ente a cargo en una fecha determinada; esto quiere decir que cualquier persona puede conocer las finanzas públicas de su país. A diferencia en el sector privado, la contabilidad es de carácter personal y su estado es de interés privado, ya sea para un único propietario o dependiendo del tipo de empresa que conforme para un grupo de socios. Sin embargo, algunas entidades como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tienen acceso a dicha información, por ejemplo, a través de las declaraciones de renta. Asimismo, el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) tiene acceso a la información contable de las empresas con el fin de publicar un panorama de la economía, no obstante, la publicación de estos datos se realiza de forma anónima. Y finalmente, la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) también tiene acceso a algunos datos contables con el fin supervisar el comportamiento de la economía para evitar irregularidades financieras. Como conclusión, la contabilidad pública es una herramienta que nos permite tener un control de los recursos públicos a través de sus estados financieros, lo cual es importante porque los ciudadanos pueden observar en qué se están invirtiendo los fondos fiscales, su rentabilidad, los costos, el nivel de endeudamiento nacional, la

capacidad de solvencia financiera, entre otras cosas. De modo que este control también previene que se presenten sucesos de corrupción o que haya una malversación de los recursos. Por otra parte, se vio que pueden existir diferencias en las normas contables de casa país, pero que el cumplimiento de las normas internacionales garantiza una mayor confianza de las finanzas. Finalmente, se observó que el acceso a la información y los metas financieras de la contabilidad son distintas en los sectores privado y público. 2. El Sistema Nacional de Contabilidad Pública En esta sección se expondrán algunos de los componentes que conforman el Sistema Nacional de la Contabilidad Pública (SNCP), y para eso se hablará de los objetivos, propósitos y principio de la contabilidad pública, del ente regulador, del Régimen de Contabilidad Pública, y finalmente de los órganos de control. 2.1. Generalidades del Sistema Nacional de Contabilidad Pública - SNCP El Sistema Nacional de Contabilidad Pública se crea en 1996 derivado a su vez de la creación del cargo de Contador Público General de la Nación determinado por la Constitución Política de 1991. De modo que se hace necesario la creación de un sistema que permita vincular las instituciones, reglas y prácticas relacionadas con la contabilidad pública para garantizar el cumplimiento de sus objetivos. Asimismo, el SNCP se adhiere a la composición del Sector Público Colombiano, el cual está conformado por un entorno jurídico, económico y social. El entorno jurídico significa que el sistema se ve obligado a cumplir con unas formas de contratación, con un presupuesto, con unas medidas establecidas para la obtención de los recursos, con criterios de producción de bienes y servicios entre otros. En el entorno económico, el sistema se adhiere a la ausencia de lucro que en principio las empresas y entidades públicas cumple, además, a las medidas de redistribución de la renta y la riqueza. Por último, el entorno social, exige la divulgación de los efectos no solo cuantitativos sino cualitativos que provengan de la administración pública de los recursos del Estado, lo cual quiere decir, que promueve un amplio conocimiento del manejo dado en todos los aspectos sociales, ambientales y culturales. Por otro lado, existen cuatro propósitos del SNCP como componentes fundamentales para el cumplimiento de sus normas.

Propósito del control: Busca a través de los organismos de control interno y externo salvaguardar las finanzas públicas del país, establecer medidas específicas que permitan dar cumplimiento a la administración de los recursos y emitir conceptos en caso de que se requiera del mal manejo financiero que se pueda presentar en las entidades del Estado. Propósito de rendición de cuentas: Pretende otorgar información consolidada y detallada de los estados financieros periódicamente con el fin de que la información sea de acceso público para cualquier ciudadano, pero además de interés para los inversores o acreedores. Propósito de la gestión eficiente: Garantiza el principio de eficiencia en la distribución de los recursos públicos, con el objetivo de generar una estabilidad económica a nivel agregado e individual. De modo que con base en los estados financieros puedan formularse planes, proyectos y políticas públicas en beneficio del crecimiento y desarrollo del país. Propósito de transparencia: Proviene de las exigencias emitas por los sectores económicos y sociales para dar cumplimiento a los pilares de la democracia y transmitir confiabilidad del estado en cuanto al manejo de los recursos públicos. Con base en los propósitos expuestos anteriormente se establecieron los diez principios de la contabilidad pública como una especie de reglas para llevar a cabo su desarrollo: (1) Gestión continuada, presume que la contabilidad se debe llevar de forma continua, no existe un tiempo indefinido, no se puede suspender ni postergar. (2) Registro, se debe contabilizar todos los sucesos económicos, sociales y ambientales posteriores al hecho. (3) Devengo o causación, reconocer de forma inmediata los activos o pasivos que se adquiera, así como los ingresos o gastos adquiridos. (4) Asociación, relacionar los ingresos, gastos, costos, o consumo de los recursos para que exista una estabilidad financiera dado que no pueden ser insostenible las finanzas públicas. (5) Medición, incluir los métodos que puedan cuantificar gastos cualitativos y cuantitativos para medir los estados reales. (6) Prudencia, no subestimar los pasivos adquiridos ni el nivel de endeudamiento en el largo plazo. (7) Periodo contable, medir en el tiempo estipulado, es decir del 1 de enero a 31 de cada año, el comportamiento contable de las entidades.

(8) Revelación, exponer la situación real de forma imparcial ya sea positiva o negativa, y a su vez explicar a través de notas contables la información requerida para su mejor comprensión en caso de ser requerido. (9) No compensación, no presentar partidas netas, no se deben compensar activos con pasivos del balance. (10) Hechos posteriores al cierre, en caso de presentarse un hecho que modifique o altere los resultados ya expuestos al cierre deben publicarse y ser información de carácter público a través de notas contables. Por otra parte, dentro de los componentes del sistema se encuentra la creación del ente regulador, que para el caso colombiano es la Contaduría General de la Nación, la cual es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Que tiene entre sus funciones principales la creación de normas contables que permitan uniformar, centralizar y consolidar la información financiera de las entidades públicas. A su vez, estos estados contables van a estar sujetos a inspección por parte de los organismos internos y externos de control con el fin de garantizar la transparencia de sus movimientos. Además, elaborar un registro del inventario general de los bienes del Estado; y divulgar la información sobre la disponibilidad de los recursos financieros para dar cumplimiento a las metas establecidas en el Presupuesto General de la Nación. De modo que es posible ingresar a la página web de Contaduría General de la Nación y observar detalladamente todas las funciones a cargo de este ente regulador, asimismo, encontrar a su disposición planes, presupuestos, estados financieros y de acuerdo con su interés, observar los datos ya sea por entidades centrales, descentralizas o por departamentos y municipios. 2.2. El Régimen de Contabilidad Pública - RCP El Régimen de Contabilidad Pública (RCP) es la regulación de la contabilidad pública en Colombia y está compuesto por: el Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP), el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública. A su vez PGCP se conforma por un marco conceptual para la comprensión del SNCP y por la estructura y descripción de las clases. Cabe destacar que, aunque su actualización se realiza semestralmente y pueden disponer de este en la página web de la Contaduría General de la Nación, la ultima versión existente es la del año 2007. Por parte del Manual de Procedimientos, este lo conforman los Instructivos Contables, los Procedimientos y el Catálogo General de Cuentas. La idea del manual es proporcionar prácticas técnicas para la aplicación de casos específicos. Por último, la Doctrina Contable Pública está conformada por los conceptos emitidos por el Contador General

de la Nación y en línea se pueden encontrar históricamente las doctrinas expedidas desde 1996 para un mayor conocimiento. 2.3. Los órganos de control Los órganos de control de la contabilidad pública pueden clasificarse como de nivel interno y externo. A nivel interno, se encuentra el Grupo Interno de Trabajo de Control Interno, el cual está en la obligación de garantizar periódicamente el cumplimiento de las normas establecidas por la entidad. Por otra parte, a nivel externo se encuentra la Contraloría General de la República, la cual emite control fiscal; la Procuraduría General de la Nación, encargada del control disciplinario; el Archivo General de la Nación, que realiza el control archivístico; y el Congreso de la República a través de la Cámara de Representantes y del Senado de la República que emite control político y contable. En conclusión, el Sistema Nacional de la Contabilidad Pública (SNCP) está compuesto por un conjunto de instituciones, normas y reglas. En esta sección se explicaron algunos de los aspectos generales sobre el ente regulador, los propósitos, los principios, el régimen y los órganos de control. 3. Estados, informes y reportes contables En esta tercera parte se abordarán los temas relacionados con los tipos de estados, informes, y reportes contables que existen. En este orden de ideas, el contenido está dividido en cinco partes: los estados contables básicos, los estados contables complementarios, los informes contables específicos, los informes contables complementarios y los reportes contables. En cada uno de ellos se expondrán los tipos de informes que componen cada parte y su respectiva descripción. En primer lugar, se encuentran los estados contables básicos que realiza la contabilidad pública, los cuales contienen la información general de las entidades. Además, deben presentar el periodo de estudio comparado con el periodo contable del año anterior y están compuestos por: el balance general, el estado de actividad financiera, económica social y ambiental, estado de cambios en el patrimonio, estado de flujo de efectivo y notas de los estados contables básicos.

3.1. Estados Balance General: Es un conjunto de datos presentado en unidades monetarias que explica de forma detallada y clasificada la situación contable de la empresa, esto incluye la situación económica, social y ambiental de un periodo específico. En este estado se encuentran todos los bienes, servicios, derechos y obligaciones adquiridas por las entidades públicas; es decir, sus activos, pasivos y patrimonio. El Estado de la Actividad Financiera, Económica Social y Ambiental: es un estado que se realiza con base en los recursos generados y consumidos en una entidad derivados a su vez de las funciones estatales. Adicionalmente, la información se produce de las actividades ordinarias y partidas extraordinarias. En el caso de las primeras estas se clasifican en operacionales o no operacionales y las segundas son siempre no operacionales. La información se presenta para un periodo contable determinado y sus datos se expresan monetariamente. Estado de Cambios en el Patrimonio: dado que el patrimonio se expresa como la diferencia entre los activos y pasivos, este estado contiene las variaciones presentadas en los cambios patrimoniales, por lo cual es muy importante en el análisis contable, ya que nos permite observar en el largo plazo el comportamiento de las finanzas y su sostenibilidad. Estado de Flujo de Efectivo: Es un estado contable que permite observar la información de los fondos utilizados por la entidad para sus actividades, ya sean de inversión u operacionales. Por lo cual, evalúa qué tan eficiente es el manejo de los recursos financieros por parte de la entidad para dar cumplimiento a sus obligaciones. Notas de los estados contables básicos: Son información adicional que explica de forma general o específica detalles que no se observan dentro las cifras presentadas en los estados contables. Son de carácter obligatorio para presentar la información financiera ya que complementan el comportamiento de las cifras y su medición. Además, desagregan la información que no se incluye dentro de los estados con el objetivo de brindar al lector un mejor análisis de la información. Las notas pueden ser expresadas de forma cualitativa o cuantitativa de acuerdo con el propósito que se requiera.

3.2. Los estados consolidados En segundo lugar, están los estados consolidados: el Estado de la Actividad Financiera, Económica Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. La única diferencia con los estados básicos radica en que en este caso se presentan de forma consolidada. Si bien los estados expuestos contienen la información total de una entidad para un año en particular, los estados consolidados están a cargo de una sola entidad, quien es la encargada de agrupar y presentar toda la información, por ejemplo, el Balance General Consolidado del Sector Público contiene los estados básicos de cada una de las entidades que lo conforman. 3.3. Los informes contables específicos En tercer lugar, se encuentran los informes contables específicos que son aquellos que presentan información detallada de algún hecho o transacción en particular, por lo general estos informes no son de carácter común dado que su uso es limitado para ciertos usuarios. Informes de Costos de Producción: contiene información acerca de la distribución de los costos asociados a la producción de bienes y servicios. Informes Contables por Segmento: contiene información de una actividad en particular o de un grupo de actividades, con el objetivo de conocer su comportamiento por separado del de otras, ya que este puede ocasionar alguna distorsión en la interpretación del análisis. Además, son apropiados para evaluar hechos pasados y lograr el cumplimiento de metas por parte de una entidad. 3.4. Los informes contables complementarios En cuarto lugar, existen los informes contables complementarios, los cuales están sujetos a algunas reglas y son solicitados por usuarios específicos, por lo general su utilidad es realizar otro tipo de informe de carácter estadístico o macroeconómico. Estos informes pueden ser comparativos con el año anterior pero no siempre es obligatorio. Cabe destacar que se realizan con propósitos distintos a los solicitados por el Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP). Informe de Objetivos: Son informes que proporcionan información de ruta para el cumplimiento de objetivos en el corto, mediano y largo plazo de la entidad a cargo.

Incluyen datos relevantes de carácter social y ambiental para garantizar las metas estratégicas a nivel interno de cada área que lo requiera. Informe de Cuadros de Mando o Tableros de Control: Son informes con base en los estados contables básicos para realizar indicadores de control o establecer el cumplimiento de metas, de forma que en ellos se puede observar su comportamiento en el plazo que la entidad lo requiera. Informe de Operaciones Efectivas de Caja: Son aquellos que explican la totalidad de los ingresos percibidos y los pagos efectuados a través del efectivo de caja, por lo cual estos informes visualizan si la entidad contable tiene un superávit o déficit de acuerdo con los flujos realizados. Informe de Ahorro, Inversiones y Financiamiento: Presenta datos precisos sobre los flujos de caja derivados de la causación y devengo de la entidad contable, en donde se observa todos los aspectos de inversión y financiamiento. Informe de Fuentes y Usos de Ingresos: Contiene información acerca de todos los movimientos relacionados con las transacciones, distribución y redistribución de sus ingresos. De dónde provienen y cómo se efectúan. Además, de estos informes se puede obtener la diferencia entre los ingresos y gastos para que la entidad contable pueda adquirir activos financieros o no financieros. Informe de Variación Patrimonial: Presenta la información detallada de los procesos efectuados entre los activos y pasivos conocer su comportamiento y evaluar sus variaciones con fin de las funciones estatales. Informe de Producción o Valor Agregado: De esta información se infiere lo relacionado con los procesos de producción para obtener el valor agregado determinado por la entidad contable. 3.5. Los reportes contables En último lugar se encuentran los reportes contables, los cuales están conformados por el Formulario de Saldos y Movimientos, de Operaciones Recíprocas, de Composición Patrimonial, de Notas de carácter general y específico. Estos formularios contienen información detallada para construir los informes consolidados por parte de la Contaduría General de la Nación ya que son la base para su realización. De modo que

antes de cualquier informe visto anteriormente, estos formularios han sido diligenciados para recopilar la información de las entidades públicas y es diligenciado por un aplicativo llamado Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP). Este aplicativo canaliza la información con el objetivo de generar los informes y estados descritos anteriormente y así las entidades de control, la ciudadanía y los organismos que lo requieran pueden acceder a estos. Bibliografía Contaduría General de la Nación. (2014). Régimen de Contabilidad Pública. 59. Sierra González, E., & Ardila Chaparro, Y. (2008). Contabilidad Gubernamental. Programa Administración Pública Territorial. 114.