หน่วยที่ 5

หน่วยที่ 5 กระบวนการจัดการสำนักงาน OFFICE MANAGEMENT PROCESS

การจัดการสำนักงาน จะมีลักษณะและกระบวนการเช่นเดียวกับการบริหารงานทั่วไป คือ ประกอบด้วยภาร กิจที่สำคัญ ตั้งแต่การวางแผน (PLAN) การนำแผนไปสู่การปฏิบัติ (DO) การติตตามตรวจสอบ ประเมินผลการ ดำเนินงาน (CHECK) และการดำเนินการปรับปรุงแก้ไข (ACTON) ให้เป็นไปตามแผน หรือวัตถุประสงค์ขององค์กร ตารางแผนเป็นเครื่องมือสำคัญยิ่งสำหรับการบริหารงาน เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบริหารที่เน้นการทำงานที่เป็น ระบบ สำนักงาน หน่วยงานหรือองค์การจะใช้แผนเป็นเครื่องมือบอกทิศทางและแนวทางการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะ อย่างยิ่งการทำงานในยุคปัจจุบันที่มีการแข่งขันกันอย่างมาก ทำให้การวางแผนยิ่งมีความจำเป็น และมีบทบาทสำคัญ มากยิ่งขึ้นในการบริหารงานในทุกรูปแบบ ทุกระดับและทุกประการของการทำงานที่เน้นเรื่องประสิทธิภาพและเรื่อง การทำงานที่เป็นระบบ เรื่องที่ 5.1 การวางแผนสำนักงาน 5.1.1 ความหมายของการวางแผนสำนักงาน การวางแผน หมายถึง การกำหนดแนวทางการปฏิบัติไว้เป็นการล่วงหน้า ซึ่งจะทำให้เกิดผลสำเร็จตามความ ต้องการ (อารีย์, 2552) การวางแผน หมายถึง เป็นหน้าที่หนึ่งการบริหาโดยวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในอดีต ปัจจุบัน และคาดคะเน เหตุการณ์ในอนาคต การวางแผนเป็นส่วนที่ทำให้องค์การบรรลุจุดมุ่งหมาย (เนตร์พัณณา, 2555) การวางแผน หมายถึง การกำหนดเป้าหมายและแนวทางปฏิบัติไว้ล่วงหน้า โดยการศึกษาข้อมูลต่าง ๆ และ เลือกแนวทางปฏิบัติที่จะเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์การ (สมคิด, 2558) สรุปได้ว่า การวางแผน หมายถึง การกำหนดแนวทางปฏิบัติและเป้าหมายไว้ล่วงหน้า โดยวิเคราะห์ข้อมูลที่ เกี่ยวข้องทั้งในอดีต ปัจจุบัน และคาดคะเนเหตุการณ์ในอนาคต เพื่อนำองค์การสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ และเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์การ ดังนั้น การวางแผนสำนักงานจึงหมายถึง กระบวนการกำหนดเป้าหมายและแนวปฏิบัติของสำนักงานไว้ล่วง หน้าเพื่อที่จะให้กิจกรรมต่าง ๆ ของสำนักงานดำเนินไปอย่างราบรื่น เรียบร้อยและบรรสุวัตถุประสงค์ของสำนักงาน และขององค์การด้วย 5.1.2 ความสำคัญของการวางแผนสำนักงาน มีคำกล่าวว่า \"วางแผนดีมีชัยไปกว่าครึ่ง\" นั่นหมายถึงว่า หากการดำเนินการต่าง ๆ ได้มีการวางแผนไว้อย่างดี โอกาสที่จะประสบความสำเร็จก็เกิดขึ้นแล้วถึง 50% ส่วนจะประสบความสำเร็จได้จริงหรือไม่เพียงใดนั้นต้องอยู่ที่ ความสามารถในการลงมือปฏิบัติตามแผนของผู้เกี่ยวข้อง ดังนั้น การวางแผนสำนักงานจึงมีความสำคัญหลายประ การดังต่อไปนี้

1. ทำให้การทำงานของบุคลากรทั้งสำนักงานประสานงานซึ่งกันและกัน และดำเนินไปในทิศทางเดียวกันและมุ่ง สู่เป้าหมายเดียวกัน โดยมีแผนเป็นกรอบในการดำเงินงาน และเป็นเครื่องมือในการประสานงาน 2. ช่วยให้เกิดการประหยัดทรัพยากรทั้ง คน เงิน และพัสดุ เพราะการคิดและกำหนดแนวปฏิบัติล่วงหน้าช่วย ให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเป็นไปอย่างราบรื่น สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์การ ช่วยให้การ ปฏิบัติงานของสำนักงานสำเร็จลุล่วงไปโดยรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพราะมีแผนเป็นเครื่องชี้นำทางหรือเป็น แนวทางในการปฏิบัติงาน 3. เป็นสิ่งกำหนดความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงาน แต่ละฝ่ายในสำนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ ตามอายุการใช้ งานของแผน ทำให้ทุกฝ่ายทุกคนทราบว่าใคร ต้องทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร และอย่างไร 4. เป็นการแบ่งเบาภาระหน้าที่การงานของหัวหน้างานได้เป็นอย่างดี เพราะการมีแผนจะต้องมีการกำหนด หน้าที่ของแต่ละฝ่าย หรือแต่ละงาน ทุกฝ่ายงานจึงรู้หน้าที่ของตนเป็นอย่างดีตลอดช่วงอายุการใช้งานของแผน 5. ทำให้สามารถระดมสรรพกำลังของทรัพยากร ซึ่งได้แก่ คน เงิน วัสดุ และการจัดการได้อย่างถูกต้อง มีประ สิทธิภาพ และสอดคล้องกับความจำเป็นในเวลาต่าง ๆ 6. เป็นเครื่องมือในการควบคุมการปฏิบัติงานทำให้หัวหน้างาน หรือผู้บังคับบัญชา สามารถทราบปัญหาและ อุปสรรคที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานตามแผนได้เป็นอย่างดี เพราะแผนเปรียบเสมือนมาตรฐานหรือเกณฑ์ในการ ติดตามควบคุมการปฏิบัติงาน ทำให้สามารถปรับปรุงแก้ไขปัญหาและอุปสรรคได้ทันท่วงที 7. เป็นเครื่องมือช่วยเตรียมความพร้อมสำหรับการป้องกันและรองรับปัญหาของสำนักงานที่อาจจะเกิดขึ้นใน อนาคต แผนสำนักงานจะช่วยให้ผู้บริหารสำนักงานคาดการณ์ พยากรณ์สิ่งต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต พร้อมทั้ง กำหนดแนวปฏิบัติที่เหมาะสมไว้ด้วย จึงเปรียบเสมือนเป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับการป้องกันและรองรับ ปัญหาของสำนักงานที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ผู้รับผิดชอบในการวางแผนสำนักงาน ผู้ที่ทำหน้าที่ในการวางแผนนั้นอาจเป็นผู้บริหารหรือหัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ ในองค์การ หรืออาจเป็นคณะบุคคลร่วม ทำขึ้น ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับระบบการบริหารงานในองค์การ ถ้าเป็นองค์การที่มีการกระจายอำนาจ อาจใช้คณะกรรมการ หรือให้โอกาสผู้มีความสามารถสูงได้แสดงผลงาน แต่ถ้าเป็นองค์การที่รวมอำนาจ ผู้บริหารสูงสุดจะเป็นผู้วางแผนเอง โดยทั่วไปแล้วผู้รับผิดชอบในการวางแผน มีดังนี้ 1. ผู้บริหารสูงสุดกำหนดขึ้นเองทั้งหมด 2. ผู้บริหารสูงสุดเป็นผู้วางแผนแม่บท แล้วมอบให้หัวหน้าระดับรองลงไปเป็นผู้กำหนดแผนย่อย 3. จัดให้มีหน่วยงานหรือคณะกรรมการเพื่อวางแผนโดยเฉพาะ 4. หน่วยงานย่อยเป็นผู้วางแผนแล้วส่งขึ้นไปยังหน่วยเหนือเพื่อรวบรวมและปรับแผน 5. ผู้บริหารวางแผนตามข้อเสนอแนะของผู้ปฏิบัติงาน

เรื่องที่ 5.2 การปฏิบัติตามแผน การมอบหมายงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการพัฒนาคุณภาพการดำเนินงานของสำนักงานอย่างรอบด้านนั้น นอกจากการ วางแผนอย่างดี ถูกต้องตามหลักวิชาการ การกำหนดยุทธศาสตร์ที่มีประสิทธิภาพแล้วจะต้องมีการปฏิบัติตามแผน และการประเมินแผน มิฉะนั้นแผนที่จัดทำอย่างตีก็จะไร้ประโยชน์ ดังนั้น สำนักงานควรกำหนด แนวทางในการนำ แผนสู่การปฏิบัติ ขั้นตอนนี้จึงเป็นทั้งการสร้างความร่วมมือและทิศทางการนำแผนไปปฏิบัติโดยในการปฏิบัติตามแผน นั้นอาจมีหลายเรื่องที่จำเป็นจะต้องดำเนินการพร้อมกันและจำเป็นจะต้องอาศัยความร่วมมือจากคนหลายคนดังนั้น ผู้ บริหารสำนักงานจำเป็นที่จะต้องกำหนดผู้รับผิดชอบดำเนินการให้ชัดเจน หรือมอบหมายให้ผู้บริหารระดับรองหรือ บุคคลอื่น ๆ เป็นผู้รับผิดชอบดำเนินการแทนหรือเรียกว่า การมอบหมายงาน การมอบหมายงาน (DELEGATION OF WORK) หมายถึง การแบ่งภาระหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารให้ แก่บุคคลอื่นไปปฏิบัติแทน เป็นการแบ่งเบาภาระของผู้บริหาร และเพิ่มภาระผูกพันให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีต่อผู้ บริหารด้วย การมอบหมายงานเป็นการแบ่งความรับผิดชอบและมอบหน้าที่ให้ผู้อื่นปฏิบัติ การมอบหมายงานไม่ใช่เป็นการ สื่อสารทางเดียว แต่จะต้องเป็นการสื่อสารสองทางโดยที่ผู้มอบและผู้รับมอบตกลงร่วมกันเมื่อมอบความรับผิดชอบ ไปแล้ว ทั้งผู้มอบและผู้รับมอบควรจะตกลงร่วมกันในประเด็นต่อไปนี้ 1. ขอบเขตของงานที่มอบหมาย 2. ผลของงานที่ต้องการจะให้เกิด 3. ระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานที่มอบหมาย 4.อำนาจที่จำเป็นจะต้องใช้ในการปฏิบัติงานที่มอบหมาย 5. คนและวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็นจะต้องใช้ในการปฏิบัติงานที่มอบ 6. วิธีประเมินผลการปฏิบัติงาน หลักสำคัญในการมอบหมายงานก็คือ ถ้าเราไม่สามารถควบคุมได้ ก็ไม่ควรจะมอบหมายงานให้ทำในการมอบ หมายงานนั้นจำเป็นจะต้องมอบสิ่งต่อไปนี้ด้วย 1. ความรับผิดชอบ ในการทำสิ่งที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ 2. อำนาจ ในการดัดสินใจในเรื่องที่จำเป็นรวมถึงอำนาจในการสั่งใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อให้สามารถทำงานที่ได้ รับมอบหมายให้สำเร็จได้ 3. เสริภาพ ในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย เพื่อจะได้เกิดความสะดวก คล่องตัว ในการทำงานหลักการสำคัญ ของการมอบหมายงาน มีดังนี้ 1. ต้องกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบที่จะมอบให้ชัดเจน เมื่อจัดทำแผนเสร็จเรียบร้อยแล้วในขั้นตอนการ ปฏิบัติตามแผน อาจจะมีหลายเรื่องที่จะต้องปฏิบัติให้แล้วเสร็จภายในเวลาที่จำกัด ผู้บริหารจึงจำเป็นที่จะต้องกำ หนดงาน หรือภาระหน้าที่ที่จะมอบให้ชัดเจน ว่าจะมอบงานใดให้ผู้ใดรับไปปฏิบัติแทนบ้าง และแต่ละงานที่มอบนั้น จะต้องให้ผู้รับผิดชอบปฏิบัติให้แล้วเสร็จเมื่อใด

2. ต้องมอบหมายงานให้เหมาะกับคน หลักการพื้นฐานในการปฏิบัติงานคือ \"PUT THE RIGHT MAN ON THE RIGHT JOB\" ดังนั้นเมื่อกำหนดงานที่จะมอบได้ชัดเจนแล้ว ก็จะต้องสรรหายุคคลที่จะรับผิดชอบแต่ละงาน โดย งานที่จะมอบให้ใครรับไปปฏิบัตินั้นจะต้องเหมาะสมกับความสามารถของผู้รับมอบหมายแต่ละคนด้วย เพื่อให้เขา สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จลุล่วงได้ด้วยดี 3. ต้องมอบหมายอำนาจหน้าที่ไปด้วย เพื่อให้ผู้รับมอบงานสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้สำเร็จ นอก เหนือจากความสามารถของผู้รับมอบแล้ว ยังจำเป็นที่จะต้องมีอำนาจหน้าที่ (AUTHORITY) ซึ่งหมายถึง สิทธิในการ ตัดสินใจที่จะสั่งใช้ทรัพยากร อันได้แก่ คน เงิน เครื่องมือ เครื่องใช้ และวัสดุต่าง ๆ เพื่อให้สามารถดำเนินงานที่ได้รับ มอบได้แล้วเสร็จ ดังนั้น หลักการสำคัญอีกประการหนึ่งคือ ผู้มอบหมายงานจะต้องมอบอำนาจหน้าที่ให้ด้วย 4. ต้องเปิดโอกาสให้ใช้ดุลยพินิจในการทำงาน หลักสำคัญอีกประการหนึ่งของการมอบหมายงานก็คือ ผู้บริหาร จะต้องให้อิสระแก่ผู้รับมอบงาน เพื่อให้เขามีโอกาสตัดสินใจใช้ดุลยพินิจของตนเองในการปฏิบัติงาน โดยเพียงแจ้งให้ ทราบถึงวัตถุประสงค์ที่ต้องการจากงาน มาตรฐานของงาน และให้รายงานความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานเป็นระยะ เท่านั้น เนื่องจากโดยหลักการแล้ว ความรับผิดชอบทั้งหมดยังคงเป็นของผู้มอบหมายงานอยู่นั่นเอง เรื่องที่ 5.3 การติดตามและการประเมินผลการปฏิบัติงาน แนวคิดการติดตามประเมินผลการปฏิบัติงาน การติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของระบบบริหารงานและ เป็นกระบวนการที่จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างเป็นระบบและประสิทธิภาพ ความหมายของการติดตามและประเมินผล การติดตาม หมายถึง กระบวนการที่ให้ได้มาซึ่งข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานตามแผนงานเพื่อการบริหารแผน งาน ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และเป็นเทคนิคที่สำคัญประการหนึ่งในการเร่งรัดให้แผนดำเนินงานแล้วเสร็จทันเวลา การประเมินผล เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อพิจารณาองค์ประกอบสำคัญ ซึ่งมีผลต่อประสิทธิภาพและประ สิทธิผลของการดำเนินงาน และตีค่ว่าเป็นอย่างไร มากน้อยแค่ไหน เมื่อเปรียบเทียบกับเกณฑ์ที่กำหนดขึ้นแล้วเสนอ เป็นรายงานเพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจต่อไป ความสำคัญของการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน การติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานมีบทบาทอย่างเด่นชัดในการกำหนดแผนงานหรือโครงการ และมีบท บาทในการสรุปผลเกี่ยวกับประสิทธิภาพและประสิทธิผลของโครงการหรือแผนงานแต่เมื่อพิจารณารายละเอียดของ การดำเนินงานตามโครงการ โดยแยกเป็นรายละเอียดด้านปัจจัยหรือทรัพยากร ด้านกิจกรรมและด้านผลผลิตหรือผล งานที่เกิดขึ้น จะเห็นว่าการติดตามงานมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินงานในด้านปัจจัยและด้าน กิจกรรม ส่วนในด้านผลงานที่เกิดขึ้นนั้น การประเมินผลและการติดตามงานล้วนมีบทบาทสำคัญที่จะทำให้ผลงาน เกิดขึ้นตามแผนที่กำหนดไว้ นั่นคือการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานมีความสำคัญยิ่งต่อการดำเนินงานหรือ การบริหารงาน ดังนี้ 1. การติดตามประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการบริหารในอันที่จะ พัฒนาคุณภาพการปฏิบัติงาน และเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่จะช่วยให้ทราบผลความก้าวหน้า ปัญหาอุปสรรคในการ ดำเนินงาน เพื่อจะได้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาแนวทางแก้ไขต่อไป

2. การติดตามผลการปฏิบัติงาน จะทำให้ทราบปัญหา อุปสรรค ในการปฏิบัติงานและสามารถปรับปรุงแก้ไขได้ ทันที 3. การประเมินผลการปฏิบัติงาน เมื่อเสร็จสิ้นงานหรือโครงการแล้ว จะนำมาจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานจะ ทำให้ทราบผลการดำเนินงานโดยภาพรวม และสามารถนำไปเป็นบทเรียนในการดำเนินงานต่อไปอีกด้วย เรื่องที่ 5.4 การปรับปรุงงานสำนักงาน สำนักงาน เป็นหน่วยงานหรือองค์การที่มีภารกิจรับผิดชอบในการบริหารจัดการงานขององค์การทุกเรื่องได้ บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ โดยบุคคลทุกคนในสำนักงานร่วมกันทำงานเพื่อวัตถุประสงค์ที่สำนักงานกำหนดไว้ ซึ่ง สำนักงานจะมีหน้าที่อำนวยการในการปฏิบัติงานของบุคลากร จัดองค์กรให้บุคคลภายในได้ทำงานร่วมกัน ดำเนิน กิจกรรมร่วมกัน จัดบริการอำนวยความสะดวกให้กับผู้รับบริการและมีหน้าที่ในการติดต่อสื่อสารกับบุคคล หน่วยงาน ต่าง ๆ ดังนั้น ในการบริหารจัดการสำนักงานจึงเป็นจุดศูนย์รวมของงานทั้งหมดขององค์การเป็นจุดที่จะเชื่อมประ สานให้งานต่าง ๆ ขององค์การดำเนินไปอย่างราบรื่นเรียบร้อย บรรลุตามวัตถุประสงค์จนอาจจะเปรียบได้ว่างาน สำนัก งานเป็นเสมือนหัวใจของงานทั้งองค์การ ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีการพิจารณาทบทวนงานต่าง ๆ ของสำนักงานอยู่เสมอ ว่ายังสามารถดำเนินไปอย่างราบรื่นและสอดคล้องกับสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอหรือ ไม่ และสามารถให้บริการแก่ผู้รับบริการได้รวดเร็วเพียงใด รวมทั้งจะต้องปรับปรุงงานสำนักงาน จัดระบบการทำงาน ให้เอื้อต่อการปฏิบัติงานตามภารกิจต่าง ๆ เพื่อให้สำนักงานมีระบบการทำงานที่ดีอยู่เสมอและสอดคล้องกับสภาวะ แวดล้อมและความต้องการของผู้รับบริการที่เปลี่ยนแปลงไปด้วย โดยสำนักงานมีระบบการทำงานที่ดีควรมีคุณลักษณะ ดังต่อไปนี้ 1. มีประสิทธิผล หมายถึง การทำงานบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ภายในกำหนดเวลา 2. มีประสิทธิภาพ หมายถึง การที่งานสำเร็จตามเป้าหมายโดยที่เสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าคุณค่าของเป้าหมายด้วย 3. มีความเชื่อถือได้ หมายถึง ระบบที่ออกแบบไว้ย่อมแนใจได้ว่าจะบังเกิดผลดีแน่นอน 4. มีความยืดหยุ่น หมายถึง สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงลดหรือขยายได้ 5. มีความง่าย ระบบที่ดีไม่ควรยุ่งยากซับช้อน ควรออกแบบให้เข้าใจง่ายและปฏิบัติได้ง่าย 6. ต้องได้รับการยอมรับ ระบบการทำงานต้องได้รับการยอมรับจากผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติตามระบบ ดังนั้น การออกแบบระบบ จึงจำเป็นต้องคำนึงถึงบุคคลผู้ปฏิบัติเป็นสำคัญ การปรับปรุงงานสำนักงาน (OFFICE WORK IMPROVEMENT) หมายถึง การเปลี่ยนแปลงระบบและวิธีการทำ งานสำนักงานให้ดีขึ้น หาวิธีการทำงานให้ง่ายขึ้น ขั้นตอนน้อยลง หรือสายทางเดินของงานสั้นลง รวดเร็วขึ้น และ ประหยัดด้วย (สมเดช, 2559) การปรับปรุงระบบงาน หมายถึง การปรับปรุงวิธีปฏิบัติงานอันจะช่วยทำให้การทำงานง่ายขึ้น เป็นการนำเอา หลักวิทยาศาสตร์มาแก้ไขการบริหารงานในสำนักงานโดยใช้สามัญสำนึกในการหาวิธีที่ดีกว่าและง่ายกว่าเดิมมาใช้ใน การทำงาน เช่น ในสำนักงานนำเครื่องบันทึกเสียงช่วยในการบันทึกข้อมูลการประชุมให้รวดเร็ว หรือมีการประชุม โดยใช้เทคโนโลยีเครื่อง COMFERENCE หรือการประชุมทางไกลเพื่อความสะดวก รวดเร็ว และลดค่าใช้จ่าย (พรรณี, 2559)

หลักการทำงานที่ง่ายขึ้นนี้ ได้ใช้หลักปรัชญาที่ว่า \"การทำงานนั้นย่อมมีวิธีที่ดีกว่าเสมอ และวิธีที่ดีที่สุดนั้นยังไม่ เคยมี\" ดังนั้นผู้บริหารงานจะเป็นผู้ชี้แนะคอยปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ โดยไม่หยุดยั้ง เป็นการหาวิธีทำงาน ให้ง่ายขึ้น ทำให้ประสิทธิภาพของงานเพิ่มขึ้น โดยไม่จำเป็นที่จะต้องใช้เครื่องมือที่มีราคาแพงเสมอไป การบริหารสำนักงาน จะดำเนินงานไปอย่างมีประสิทธิภาพได้ถ้าสำนักงานได้จัดระบบงานไว้เป็นอย่างดีโดยจะ ต้องอาศัยส่วนประกอบต่าง ๆ คือ บุคคล เครื่องมือ เครื่องใช้ วัสดุ ข้อมูลที่จำเป็น และรวมถึงงบประมาณดำเนินการ ด้วยนอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีการพิจารณาทบทวนงานที่ทำมาแล้วระยะหนึ่งเพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสภาพ แวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การอยู่เสมอ จึงจะทำให้การปฏิบัติงานของสำนักงานสำเร็จลุล่วงตาวัตถุประสงค์ ที่กำหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรื่องที่ 5.5 กระบวนการบริหารของเดมิง 5.5.1 กระบวนการบริหารของเดมิง ดร.เอ็ดเวิร์ด เดมิง ได้ประยุกต์กระบวนการจัดการของกูลิกและเออร์วิกให้สั้นลง เรียกว่า วัฏจักรเดมิง (DEMING CYCLE) หรือ PDCA ซึ่งมี 4 ขั้นตอนดังนี้ PLAN = การวางแผน DO = การนำแผนที่วางไว้ไปปฏิบัติ CHECK = การตรวจสอบ เมื่อปฏิบัติไประยะหนึ่งต้องมีการตรวจสอบว่ามีปัญหาหรืออุปสรรคอะไรแล้วแก้ไขเสีย ACT = การนำแผนที่แก้ไขแล้วไปปฏิบัติใหม่ ในการบริหารงานถ้าวัฏจักร PDCA หมุนได้หลายรอบ การบริหารจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งวัฏจักรเดมิงนี้สามารถ นำมาใช้กับกิจกรรมต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี 5.5.2 กระบวนการจัดการตามแนวความคิดปัจจุบัน หลังจากที่ได้มีผู้เสนอกระบวนการจัดการหลายแนวความคิดนักวิชาการทางการบริหารส่วนใหญ่ในปัจจุบันได้ ศึกษาและวิเคราะห์แนวความคิดทั้งหมดและสรุปว่ากระบวนการจัดการควรจะมีเพียง 4 ขั้นตอน คือ PODC ดังนี้ PLANNING = การวางแผนงาน ORGANIZING = การจัดองค์การ (รวมทั้งการจัดคนเข้าทำงานด้วย) DIRECTING = การอำนวยการหรือการชี้นำ CONTROLLING = การควบคุมติดตามผลการทำงาน อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าแนวความคิดต่าง ๆ ในการจัดการจะมีกี่ขั้นตอน สาระสำคัญยังคงมีรายละเอียดครอบคลุม เรื่องต่าง ๆ ในการจัดการทั้งหมดคล้ายคลึงกัน แล้วแต่การจัดหมวดหมู่ของแต่ละคนว่าจะมีกี่ขั้นตอน ผู้ศึกษาควร เลือกยึดแนวความคิดที่เห็นว่าดีที่สุดนำไปประยุกต์ให้เกิดประโยชน์แก่องค์การของตนหรือต่อการทำงานของตนเป็น สำคัญ

5.5.3 กระบวนการจัดการขององรี ฟาโยล อองรี ฟาโยล เป็นบุคคลแรกที่วิเคราะห์ถึงองค์ประกอบมูลฐานของการจัดการว่ามี 5 ประการ (POCCC) ซึ่ง กล่าวไว้บ้างแล้ว ปัจจุบันเรียกว่ากระบวนการจัดการนั่นเอง กระบวนการจัดการของฟาโยลมีดังนี้ การวางแผน (PLANNING) คือการศึกษาข้อมูลในปัจจุบันและคาดการณ์ในอนาคต แล้ววางเป้าหมายและแนว ทางปฏิบัติไว้ การจัดหน่วยงาน (ORGANIZING) คือการจัดโครงสร้างของหน่วยงานหรือองค์การออกเป็นหน่วยงานย่อย ๆ กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงาน การจัดสรรคนเข้าทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ การสั่งการบังคับบัญชา (COMMANDING คือการสั่งให้คนทำงานตามที่มอบหมายงานให้ทำบังคับบัญชา พนักงานให้ทำงานตามภารกิจของหน่วยงาน การประสานงาน (COORDINATING) คือการจัดระเบียบการทำงานไม่ให้ก้าวก่ายกัน ติดต่อประสานงานให้ หน่วยงานย่อยต่าง ๆ ขององค์การ และประสานคนให้ทำงานโดยราบรื่นไมให้ขัดแย้งกัน การควบคุม (CONTROLLING) คือการควบคุมให้พนักงานปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายตรวจสอบให้ ผลการปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ หรือควบคุมให้ทำงานตามระเบียบข้อบังคับที่วางไว้ 5.5.4 กระบวนการจัดการของกูลิกและเออร์วิก ลูเทอร์ กูลิกและลินดอลล์ เออร์วิก (LUTHER GULICK AND LYNDALL URWICK) ได้นำหลักการจัดการของ ฟาโยลมาปรับปรุงประยุกต์กับการบริหารราชการ เข้าได้เสนอแนะการจัดหน่วยงานในทำเนียบแก่ประธานาธิบดี สหรัฐอเมริกาเพื่อให้ตอบคำถามที่ว่า อะไรคืองานของประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา ในที่สุดก็ได้คำตอบสั้น ๆ คือ POSDCORB ซึ่งหมายถึงกระบวนการบริหาร 7 ประการ ดังนี้ - PLANNING หมายถึงการจัดวางโครงการและแผนปฏิบัติงานไว้ล่วงหน้าว่าจะทำอะไรบ้างและทำอย่างไร เพื่อ ให้งานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ . - ORGANIZING หมายถึงการจัดหน่วยงาน การกำหนดโครงสร้างของหน่วยงาน การแบ่งส่วนงาน การจัดสาย งานตำแหน่งต่าง ๆ การกำหนดอำนาจหน้าที่ให้ชัดเจน - STAFFING หมายถึงการจัดตัวบุคคล เป็นการบริหารงานด้านบุคลากรอันได้แก่ การจัดอัตรากำลังการสรรหา การพัฒนาบุคลากร การสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี การประเมินผลการทำงาน และการให้พ้นจากงาน D - DIRECTING หมายถึงการอำนวยการ นับตั้งแต่การตัดสินใจ การวินิจฉัยลั่งการ การควบคุมบังคับบัญชา และการควบคุมการปฏิบัติงาน CO - COORDINATING หมายถึงการประสานงาน ประสานกิจการด้านต่าง ๆ ของหน่วยงานให้เกิดความร่วม มือเพื่อดำเนินไปสู่เป้าหมายเดียวกัน .- REPORTING หมายถึงการรายงานผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานให้แก่ผู้บริการและสมาชิกของหน่วยงานได้ ทราบความเคลื่อนไหวของการดำเนินงานว่าก้าวหน้าไปเพียงใด B - BUDGETING หมายถึงการงบประมาณ การจัดทำงบประมาณ บัญชีการใช้จ่ายเงินการควบคุมและตรวจ สอบด้านการเงิน

5.5.5 กระบวนการจัดการของคูนต์ แฮโรลด์ คูนตช์ กำหนดขั้นตอนการจัดการไว้ 5 ขั้นตอน คือ POSDC ดังนี้ PLANNING - การวางแผน DIRECTING - การอำนวยการ ORGANIZING - การจัดองค์การ CONTROLLING - การควบคุมการทำงาน STAFFING - การจัดคนเข้าทำงาน 5.5.6 กระบวนการจัดการของเออร์เนสต์ เดล เออร์เนสต์ เดล ได้จำแนกหน้าที่ของผู้จัดการไว้ 7 ขั้นตอน คือ POSDCIR เข้าเห็นพ้องกับคูนตช์ 5 ขั้นตอนแรก (POSDC) และได้เพิ่มเข้าไปอีก 2 ขั้นตอน (IR) ดังนี้ NNOVATION - การสร้างสรรค์สิ่งใหม่ REPRESENTATION - การเป็นตัวแทนขององค์การ