PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI Rumah Sakit Panti Bhaktiningsih Charitas Hospital Belitang Jl. Charitas No. 1 BK 10 TegalrejoBelitang Kabupaten OKU Timur – 32382 Sumatera Selatan Telp./Fax (0735) 450066, 452269 Email :[email protected] Website :charitashospital.com i

RUMAH SAKIT PANTI BHAKTININGSIH (CHARITAS HOSPITAL BELITANG) JL. CHARITAS NO.1 TEGALREJO BK 10 BELITANG KABUPATEN OKU TIMUR - 32382 SUMATERA SELATAN Telp./Fax (0735) 450066, 452269 E-mail: [email protected] www.charitashospital.com/belitang KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT PANTI BHAKTININGSIH (CHARITAS HOSPITAL BELITANG) NOMOR : 026A/Dir-SK/CHB/I/2020 TENTANG PEMBERLAKUAN PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI RUMAH SAKIT PANTI BHAKTININGSIH (CHARITAS HOSPITAL BELITANG) DIREKTUR RUMAH SAKIT PANTI BHAKTININGSIH (CHARITAS HOSPITAL BELITANG) : Menimbang : a. Bahwa untuk pengambilan keputusan dalam upaya meningkatkan status kesehatan masyarakat perlu didukung oleh ketersediaan data dan informasi; Penanganan Masalah Etik Medis; b. Bahwa untuk meningkatkan ketepatan dalam pengolahan data dan informasi di RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang), perlu adanya Panduan Pengelolaan Data dan Informasi; c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b, perlu ditetapkan pemberlakuannya dengan Surat Keputusan Direktur. Mengingat : 1. Undang-Undang R.I. No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. . 2. Undang-Undang R.I. No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. 3. Undang-Undang R.I. No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran. 4. Peraturan Mentri Kesehatan R.I. No. 11 Tahun 2017 tentang Keselamatan Pasien Rumah Sakit. 5. Peraturan Mentri Kesehatan R.I. No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. 6. SK Yayasan Rumah Sakit Charitas No. 285/Yay-RSCh/VIII/19 tentang Pengangkatan Plt. Direktur Rumah Sakit Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang) MEMUTUSKAN Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT PANTI BHAKTININGSIH (CHARITAS HOSPITAL BELITANG) TENTANG PEMBERLAKUAN PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI RUMAH SAKIT PANTI BHAKTININGSIH (CHARITAS HOSPITAL BELITANG).

KESATU : Memberlakukan Panduan Pengelolaan Data dan Informasi di RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang). KEDUA : Dengan berlakunya Surat Keputusan ini maka SK Direktur No. 415 A/SK KETIGA /PBCB/XII/2018 dinyatakan tidak berlaku lagi. : Surat Keputusan ini berlaku sejak ditetapkan dan akan diubah dan atau diperbaiki sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam isi penetapannya. Ditetapkan di : Belitang Pada tanggal : 14 Januari 2020 RS. PB. Charitas Plt. Direktur dr. H. Hendarno

KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat-Nya sehingga buku Panduan Pengelolaan Data dan Informasi RS Rumah Sakit Panti Bhaktiningsih Charitas Belitang dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Perlu diketahui bahwa Panduan Pengelolaan Data dan Informasi SIM RS sangat diperlukan bagi petugas sebagai acuan dalam menjalankan tugas di unitnya. Bagian IT Rumah Sakit Panti Bhaktiningsih Charitas Belitang menyusun Panduan Pengelolaan Data dan Informasi RS ini agar pelayanan dapat berjalan secara optimal. Panduan Pengelolaan Data dan Informasi ini masih belum sempurna dan kami sangat mengharapkan masukan dari para pihak khususnya manajemen Rumah Sakit Panti Bhaktiningsih Charitas Belitang, sehingga buku pedoman ini betul-betul dapat menjadi salah satu pedoman yang berguna bagi unit terkait dengan rekam medis di Rumah Sakit Panti Bhaktiningsih Charitas Belitang. Tim Penyusun iii

DAFTAR ISI Halaman judul ...................................................................................................................... i SK Pemberlakuan Pedoman................................................................................................ ii Kata Pengantar.................................................................................................................... iii Daftar Isi .............................................................................................................................. iv BAB I DEFINISI..................................................................................................................... 1 A. Pendahuluan ............................................................................................................. 1 B. Tujuan........................................................................................................................ 2 BAB II RUANG LINGKUP...................................................................................................... 3 A. Ruang Lingkup Panduan .......................................................................................... 3 B. Pengertian ................................................................................................................. 3 BAB III TATA LAKSANA ...................................................................................................... 4 A. Pengumpulan dan Penyimpanan Data.................................................................... 4 B. Pengelolaan ............................................................................................................... 5 C. Analisa Data............................................................................................................... 7 D. Pencarian Kembali Data ........................................................................................... 8 E. Pelaporan dan Distribusi Informasi ........................................................................ 8 BAB IV DOKUMENTASI ....................................................................................................... 9 BAB V PENUTUPAN ........................................................................................................... 10 iv

BAB I DEFINISI Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Sistem Informasi Kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, teknologi, perangkat, dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus menerus. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan informasi dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah sakit perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan dengan diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi direktur rumah sakit dalam menentukan kebijakan selanjutnya. Untuk menyamakan persepsi dalam memahami panduan ini maka disusun pengertian- pengertian sebagai berikut: a. Data Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit. 1

b. Informasi Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan. c. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit Yang dimaksud dengan Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit adalah proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi. A. Tujuan 1. Tujuan Umum Sebagai panduan bagi petugas penanggung jawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi dalam menciptakan suatu penyamaan persepsi, anggapan dan bahan acuan mengenai kegiatan pelayanan yang ada di RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang), khususnya bagi profesi pemberi asuhan pasien medis, para medis dan non medis dalam mengembangkan pelayanan kesehatan yang ada dan berjalan saat ini. 2. Tujuan Khusus a. Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data di RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang). b. Menyeragamkan cara pengelolaan data di RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang) c. Memudahkan proses analisa data dan pengambilan data menjadi statistik dan informasi yang akan menjadi bahan untuk dipublikasi. 2

BAB II RUANG LINGKUP B. Pelayanan Utama (Front Office) Data yang dimasukan pada proses pasien masuk di bagian pendaftaran (admisi) akan digunakan pada proses selama perawatan sampai pasien pulang. Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan dan tindakan dari unit-unit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive, diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat order/pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat. Jadi para profesional pemberi asuhan yang terdiri dari dokter dan perawat akan berfungsi sebagai aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit (seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyebutkan inti sistem ini sebagai order communation system. C. Pelayanan Administratif (Back-Office) 3

Rumah Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang, mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit unik tapi tetap terdapat proses umum, diantaranya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office, digambarkan berikut ini. 4

BAB III TATA LAKSANA Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut : a. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan data capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan). b. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data SDM, sarana, dan keuangan. c. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indikator mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, program pencegahan infeksi. d. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti Dinas Kesehatan, Kementerian Kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya. Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan oleh pengguna pihak luar (Dinas terkait dengan pelayanan rumah sakit). Proses pengelolaan data di RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang) meliputi penetapan data dan informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data, penggunaan data dan atau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan. A. Pengumpulan dan penyimpanan data Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di unit-unit pelayanan di ruma sakit baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut: a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data. b. Petugas menentukan sumber data. c. Petugas meminta data. d. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 5 (lima) bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin. e. Petugas menerima data dari sumber data. f. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data. 5

g. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap. h. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap. i. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register. j. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya. B. Pengelolaan Data Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan data eksternal. Data Internal Pengelolaan data internal meliputi: 1. Penetapan data yang dibutuhkan. RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang) menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung. 2. Pengumpulan dan Analisa Data. Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut: a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang). b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan masing-masing unit pelayanan dan unit kerja terkait laporan ketersediaan dan permintaan sarana, laporan kebutuhan sdm dan pengembangan sdm, laporan keuangan (cashflow). c) Data terkait program mutu dan keselamatan pasien dihimpun dari laporan masing- masing unit pelayanan melalui sensus harian indikator mutu, capaian indikator mutu dan laporan insiden jika ada akan dilakukan tindak lanjut sesuai prosedur yang ditetapkan. d) Data terkait keselamatan kerja dihimpun dari masing-masing manajemen resiko unit dan dikumpulkan per periode laporan ke bagian K3RS 3. Penyajian Data. Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut: 6

a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medis, termasuk data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap serta laporan penunjang medis rumah sakit. b) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator mutu. c) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit 4. Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai berikut: a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk meningkatkan mutu pelayanan. b) Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing instalasi/bagian/unit ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten dan Propinsi serta Kemenkes juga ke Yayasan (Pemilik) dan hanya bisa diakses oleh Manajemen RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang). Namun dalam keperluan tertentu seperti presentasi atau menampilkan profil RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang) data tersebut dapat ditampilkan c) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data analisa baik tabel maupun grafik. Data Eksternal Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit. Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga yang dikelola perhimpunan profesi. Sesuai dengan yang 7

dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan rumah sakit diwajibkan berkontribusi pada beberapa data base eksternal. Dalam konteks RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang), data untuk keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas pada: 1. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam medis. 2. Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina Cbg’s dalam aplikasi V-Klaim dan E-Klaim sesuai ketentuan. Penyajian data meliputi: 1. Untuk laporan ke Kemenkes dan Dinkes Propinsi dan Kabupaten, disajikan sesuai ketentuan dari dinas kesehatan. 2. Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s dalam aplikasi E-Klaim sesuai ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS 3. Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang). Data ini diolah oleh tim peningkatan mutu dan keselamatan pasien RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang). 4. Data mutu RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang) juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses akreditasi. Kerahasiaan Data Khusus untuk data rekam medis pasien, ketentuan mengenai kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Kebijakan Rekam Medis. C. Analisa data Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode analisis data yang dipakai : a. Analisis Deskriptif/berdasarkan karakteristik data. b. Analisis Komparatif/perbandingan. c. Analisis hubungan dalam dan antar program. Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi: 8

a. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai. b. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa. c. Petugas melakukan validasi data. d. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk angka/tabel. e. Petugas melakukan pengelompokan data. f. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan. g. Petugas melakukan validasi informasi. h. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa. i. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register. j. Petugas menyimpan arsip informasi. k. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. D. Pencarian kembali data Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data. b. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data. c. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan. d. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam. e. Petugas meminta tanda tangan peminjam. E. Pelaporan dan distribusi informasi Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi. b. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi. c. Petugas menyerahkan informasi kepada Karu/Koordinator ruangan. d. Karu/Koordinator membuat surat pengantar. e. Karu/Koordinator mencatat dalam buku surat keluar. f. Karu/Koordinator mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan. 9

BAB IV DOKUMENTASI Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien. Rekam medis pasien di RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang) terdiri atas rekam medis fisik dan rekam medis elektronik. Pengisian rekam medik elektronik dilakukan oleh petugas dan atau oleh para PPA dengan membuka akun dengan password masing-masing. Data laporan rekam medis, laporan indiktor mutu, laporan instalasi/bagian/unit didokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke pimpinan. Pada periode tertentu terutama akhir tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan dicetak sebagai laporan tahunan. Data mutu dan laporan insiden didokumentasikan secara tertulis dengan formulir yang sudah ditetapkan dan dikumpulkan oleh Komite Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien RS Panti Bhaktiningsih (Charitas Hospital Belitang). Lampiran dokumentasi : 1. SPO Hak Akses dan Informasi Rekam Medis 2. Kumpulan Formulir Report masing-masing unit pelayanan. Ditetapkan di : Belitang Pada tanggal : 14 Januari 2020 RS. PB. Charitas Plt. Direktur dr. H. Hendarno 10

DAFTAR PUSTAKA 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843); 2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); 3. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tah'un 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 tahun 2013 Tentang Sistem informasi manajemen Rumah Sakit 11