Unit 1 Word 2016

หน่วยท่ี 1 หลักการทางานของโปรแกรมประมวลผลคา (Microsoft Word 2016 1.1 ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา โปรแกรมการประมวลผลคา (Word Processing) เป็นการนาหลายๆคามาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบท่ี กาหนด ซ่ึงเราสารารถกาหนดได้ว่าจะมีกี่ตัวอักษรต่อหน่ึงบรรทัด หรือหน้าละก่ีบรรทัด กั้นระยะหน้าหลัง เท่าไร และสามารถแก้ไขเพ่ิมเติมได้สะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารน้ัน ๆ ออกมากี่ชุดก็ได้ ซ่ึง เอกสารท่ไี ดจ้ ะเหมอื นกนั ทกุ ประการโปรแกรมหรือ ชุดคาสั่งที่เราสามารถทางานเอกสารและส่ังงานต่างๆนี้ได้มีช่ือเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ ( Word Processor Program) 1.2 วิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคา โปรแกรมประมวลผลคายุคแรก ๆ ใช้โปรแกรมของต่างๆประเทศ เช่น โปรแกรม WORD STAR ของบริษัท ไมโครโปร จากัด ซ่ึงสามารถพิมพ์ข้อความได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่าน้ัน จึงทาให้ไม่ได้รับความนิยมจากผู้ใช้ ชาวไทยนัก ต่อมาในปี พ.ศ. 2529 นายแพทย์ชุษณะ มากรสาร ได้พัฒนาโปรแกรมประมวลผลคาที่มีช่ือว่า \"ราชวิถีเวิร์ดพีซี (Rajavithi Word PC)\" ซ่ึงโปรแกรมน้ีเขียนขึ้นด้วยภาษา Assembly ท้ังหมด การใช้งาน เหมือนโปรแกรม WORDSTAR สามารถพิมพ์ข้อความได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ และมีการปรับปรุง พัฒนามาเรื่อย ๆ จึ่งได้รับความนิยมจากผู้ใช้อย่างสูงสุดในเวลาต่อมา ในปี 2532 สถาบันบริการคอมพิวเตอร์ และภาควิชาวศิ รกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตรจ์ ฬุ าลงกรณ์หมาลัยไดร้ วมมอื กนั พัฒนา โปรแกรมจัดพิมพ์เอกสารภาษาไทยและอังกฤษ โดยออกแบบให้ง่ายต่อการใช้งานและมี ความสามารถได้ในการใช้งานและมีความสามารถใช้งานเช่นเดียวกับโปรแกรมโปรแกรมมวลผลต่างๆ โดยต้ัง ชื่อว่า \"ซียูไรด์เตอร์\" มีลักษณะการทางานเหมือน WORDSTAR และประกาศให้ใช้เป็นโปรแกรมสาธารณะ (Public Domain) โปรแกรมประมวลผลคาในปัจจุบันจะชุดซอฟต์แวร์ซึ่งเป็นโปรแกรมสาเร็จรูป (Package) ชดุ ซอฟต์แวรน์ ้เี รียกว่า \"โปรแกรมชุดสานักงาน (Office Program)\" โดยบริษัทไมโครซอฟต์คอร์เปอรเ์ รชนั้ ได้ ผลิตโปรแกรมชุดไมโครซอฟต์ออฟฟิศ ออกสู่ตลาดครั้งแรกช่ือว่า \"ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ รุ่น 4.3\" ซึ่ง ประกอบด้วย 1.word 2.Excel 3. Access 4.Database Software 5.Power Point 6.Presentation Software ซึ่งมกี ารพฒั นามาเร่ือยๆ

2.0 และ 6.0 เป็นโปรแกรมท่ที างานบนระบบ windows ของบรษิ ัทไมโครซอฟต์และเปน็ ซอฟต์แวร์ที่มีลขิ สทิ ธ์ิ (License) และพัฒนาปรับปรุงเป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 2000 ปัจจุบันไดพ้ ฒั นาปรับปรงุ เปน็ ไมโครซอฟออฟฟิศ 2016 1.3 ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Office Word 2016 ปจั จบุ ันสานกั งานทัง้ ภาครัฐและเอกชน มีการนาโปรแกรมประมวลผลคามาใช้ในการพิมพ์เอกสารและ รายการต่างๆ แทนเคร่ืองพิมพ์ดีดมากข้ึน เน่ืองจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเครื่อง คอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ทาให้สานักงานต่างๆ นิยมใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการ ประมวลข้อมูล ซ่ึงสามารถจัดทาเอกสาร บทความ และรายงานได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถจัดข้อความและ เลอื กแบบอักษร แก้ไข เพ่ิมเตมิ ปรับปรงุ แทรกขอ้ ความ รวมข้อความหรือเอกสารจดั ขอบกระดาษและตรวจดู เอกสารกอ่ นทีจ่ ะพมิ พเ์ อกสารจรกิ ออกมา  ด้านการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากเป็นระบบคอมพิวเตอร์ทาให้เอกสารที่จัดเก็บไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่ เป็นกระดาษ แต่จดั เกบ็ ในรูปแบบของไฟลข์ ้อมูล ทาให้ขอ้ มูลอยูไ่ ด้ครบถ้วนในสภาพดีและสมบรู ณ์ การเรียกใช้ข้อมูล ข้อมูลท่ีจัดเก็บจะเป็นลักษณะของไฟล์ข้อมูล ถ้ารู้ชื่อไฟล์ข้อมูลและตาแหน่งที่จัดเก็บก็ สามารถหาและเปดิ ใชง้ านได้ง่าย การทาสาเนา เม่อื ผู้ใช้เอกสารขึ้นมาแล้ว สามารถพมิ พ์ ทางเครอ่ื งพิมพ์ได้ตามจานวนที่ต้องการและพิมพ์ก่ีครั้ง ก็ไดโ้ ดยไม่จากัด สามารถนาไปใชเ้ ปน็ สาเนาได้อยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ การค้นหาและแก้ไขเอกสาร เม่ือพิมพ์เอกสารแลว้ สามารถคน้ หาคาท่ีต้องการได้หากต้องการแก้ไขคาในเอกสาร ก็สามารถแก้ไขได้ทันที หรืออาจใช้เคร่ืองมือแก้ไขคาที่เหมือนกัน โดยแทนท่ีคาที่เหมือนกันด้วยคาใหม่ท่ี กาหนดขึ้นได้ทนั ที  การจัดรูปแบบเอกสาร Microsoft Office Word 2016 สามารถจัดรูปแบบเอกสารไดท้ ันทตี ามท่ี ต้องการ เช่น ตั้งระยะด้านหน้า ด้านหลัง ด้านบน ด้านล่าง การจัดคอลัมน์ หรือใส่ข้อความ หรือตัวเลขท่ีหัว กระดาษและท้ายกระดาษ ของแต่ละหน้าอตั โนมตั ิ  การใชร้ ูปแบบท่ีจดั ไวแ้ ลว้ Microsoft Office Word 2016 สามารถใช้ในการจดั รูปแบบเอกสารที่มไี ว้ ให้ เพ่ือชว่ ยให้การสร้างเอกสารเกิดความสะดวก และเป็นมาตรฐานโดยใชแ้ มแ่ บบสาเรจ็ รูปในการสร้างเอกสาร การตรวจสอบคาผิดลักษณะใหม่ เคร่ืองมือในการตรวจสอบการสะกด มีการปรับปรุงให้มีความสอดคล้องกัน มากขน้ึ ซ่งึ ช่วยให้มกี ารแกไ้ ขและแทนคาที่พมิ พ์ผิดด้วยคาท่ีใกล้เคียงหรือถกู ต้องโดยอัตโนมัติ หลีกเลยี่ งคาทไ่ี ม่ สุภาพ และตรวจสอบคาผิดนนั้ เป็นพจนานกุ รมแยกคาจึงช่วยใหก้ ารตรวจตัวสะกดมีความละเอยี ดมากข้ึน  การใชเ้ อกสารรว่ มกัน เม่อื ส่งแบบร่างของเอกสารเพ่ือให้ป้อนข้อมลู Microsoft Office Word 2016 จะช่วยรวบรวมและจดั การ ตรวจทานแกไ้ ขขอ้ คดิ เหน็ ของผรู้ ่วมงานเหล่าน้นั ได้อยา่ งมปี ระสิทธิภาพเม่ือพร้อมที่ จะประกาศเอกสารผ่าน Microsoft Office Word 2016 ทาให้ม่ันใจว่าการตรวจทานแก้ไขและคาแนะนาท่ียัง ไม่ได้รับการแก้ไขนนั้ ไม่ได้ซ่อนอยู่ในเอกสารทปี่ ระกาศ

สามารถบนั ทึกเอกสารต่างๆ และเรียกใช้งานแฟ้มข้อมลู ทไี่ ดเ้ ก็บบันทกึ ไว้ขึ้นมาใช้ในภายหลังได้ ซึ่งมีประโยชน์ ดงั นี้ 1. ช่วยให้งานเอกสารสะดวกข้ึน เชน่ การเพม่ิ ลบ แทรก เปน็ ต้น 2. ชว่ ยใหก้ ารค้นหาเอกสารและจดั เกบ็ เอกสารงา่ ยขนึ้ 3. ช่วยประหยดั เวลา และคา่ ใช้จา่ ยในการพมิ พ์เอกสาร 4. ช่วยลดขั้นตอนการปฏบิ ัติงาน เชน่ การจดหมายเวียน 5. ช่วยสร้างเอกสารใหม้ ีความสวยงาม เนื่องจากเพิม่ กราฟิก รูปวาด ตามท่ตี ้องการได้ 6. ลดความผิดพลาดของงานเอกสาร เนื่องจากลบหรือเพิ่มโดยตรวจสอบความถูกต้อง ทาง หนา้ จอก่อนพิมพ์ หรอื อาจใช้ระบบตรวจคาผดิ อัตโนมตั ิ จงึ ชว่ ยใหเ้ อกสารสมบรู ณ์ 7. สามารถคน้ หาและเรยี กขอ้ มูลได้งา่ ย 1.4 ความสาคัญของโปรแกรมประมวลผลคา ปนั จุบันสานักงานท้ังภาครัฐและเอกชน ได้มีการนาโปรแกรมประมวลผลคามาใช้ในการพิมพ์เอกสาร และรายงานต่าง ๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีดมากขึ้น ท้ังนี้เน่ืองจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอยา่ งยิง่ การพัฒนาความสามารถคัวประมวลผลและการเก็บข้อมูลของหนว่ ยเก็บขอมวลสาของต่างๆ มคี วามจะสูงข้ึน รวมถึงการผลิตเครื่องพิมพ์ ความเร็วสูงประกอบกับราคาเครื่องถกู มาก ทาให้สานักงานต่างๆ หนั มาใชค้ อมพิวเตอร์เขา้ มาช่วยในการประมวลผลขอ้ มลู โดยสามารถเลือกแบบ อักษรแก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบเขตหน้ากระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนท่ีจะพิมพ์ออกมา นอกจากนี้ยัง สามารถบันทึกเอกสารต่าง ๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลท่ีได้เก็บบันทึกไว้ขึ้นมาใช้งาน ภายหลงั ได้ ส่วนประกอบตา่ งๆ ของโปรแกรม Microsoft Office Word 2010  Quick Access Toolbar เป็นแถบเคร่ืองมือเรียกใช้งานได้รวดเร็วผู้ใช้สามารถเพ่ิมปมุ่ คาสั่นท่ีใชง้ าน บอ่ ยๆ  Title bar เป็นแถบแสดงช่ือโปรแกรมและชอ่ื ไฟลป์ จั จบุ นั ท่ีเปดิ ใช้งานอยู่  Ribbon (รวบรวมคาส่ังเป็นหมวดหมู่) เป็นแถบที่รวบรวมคาส่ังต่างๆในโปรแกรมเพ่ือให้ผู้ใช้เลือกใช้ งานง่ายขนึ้ ทาไดง้ า่ ยโดยคลิกสองครัง้ ทีแ่ ทบ็ ที่ใช้งานอยู่ หรือกดทแี่ ป้งพมิ พ์ CTRL+F1  Status bar เปน็ แถบแสดงสถานการณท์ างานปัจจุบนั บนหน้าจอ ทาหน้าที่แสดงจานวนหน้า จานวน คาและภาษาทใี่ ชป้ จั จบุ นั  View bar เปน็ แถบแสดงมมุ มองเอกสารในแบบต่างๆ และเครือ่ งมือที่ใช้ในการย่อ-ขยายเอกสาร เพ่ือ ง่ายต่อการสร้างเอกสาร  Microsoft Word Help เป็นการขอความช่วยเหลือจากโปรแกรม  View Ruler แสดงและซอ่ นไม้บรรทัด  Turn on Panning Hand เป็นเคร่ืองมือในการเล่ือนหน้าเอกสารโดยคลิกเลือกที่เครื่องมือ เคอร์เซอร์จะเปล่ียนรูปมือคลิกเมาส์ซ้ายค้างไว้แล้วเลื่อนหน้าเอกสารตามความต้องการ การยกเลิก การใชง้ านใหค้ ลิกท่ปี ่มุ เครอื่ งมอื อีกคร้ัง

 File รวบรวมคาส่ังการทางานของแฟ้มงาน เช่น การสร้างเอกสารใหม่ การเปิด การบันทึก การพิมพ์ และการออกจากโปรแกรมอ.png  Home กลุ่มคาสั่งการทางานเก่ียวกับการคัดลอก การจัดรูปแบบตัวอักษร การจัดต่าแหน่งข้อความ การสรา้ งสไตล์ข้อความ กานค้นหาและแทนที่ untitled1.gif  Insert กลุ่มคาสั่งเดก่ียวกับการแทรกหน้ากระดาษ แทรกตาราง แทรกรูปภาพ แทรกแผนภูมิ แทรก การเช่ือมโยง แทรกหวั สกระดาษทา้ ยกระดาษ แทรกข้อความ และแทรกสัญลกั ษณ์untitled2.gif  Page Layout กลุ่มคาสั่งเก่ียวกับการจัดการเค้าโครงกระดาษ การจัดชุดรูปแบบ การต้ังค่า หน้ากระดาษ การกาหนดพนื้ หลัง การจัดยอ่ หน้าและการจดั เรยี ง  Reference กลุ่มคาส่ังเก่ียวกับอ้างอิง การสร้างสารบัญ การแทรกเชิงอรรถ การแทรกข้อมูลอ้างอิง และบรรณานุกรม แทรกคาอธิบายภาพและแทรกดัชนี  Mailings กลุ่มคาสัง่ เกยี่ วกับการสง่ จดหมายUntitled  Review กลุ่มคาส่ังเกี่ยวกับการตรวจทาน การสร้างสารบัญ การแทรกเชิงอรรถ การแทรกข้อมูล อา้ งอิงและบรรณานุกรม แทรกคาอธบิ ายภาพและแทรกดัชนี View เป็นริบบอนที่ประกอบด้วยปุ่มคาส่ังที่เก่ียวกับการเปลี่ยนมุมมอง การย่อ/ขยาย และการจัดเรียงหน้า เอกสาร