หน่วยที่ 4 การใช้โปรแกรมตารางคำนวณ

คอมพิวเตอร์และ สารสนเทศเพ่ืองานอาชีพ ผู้สอน : จุฬาลักษณ์ ถาไชยลา ภาควชิ าคอมพวิ เตอร์ธุรกิจ วทิ ยาลยั อาชีวศึกษามหาสารคาม

95 หน่วยท่ี 4 การใช้โปรแกรมตารางคานวณ 1. เร่ิมใชง้ านโปรแกรมวเิ คราะหข์ ้อมูล 1. ความหมายของโปรแกรมเพอื่ การวิเคราะหข์ ้อมลู โปรแกรม Microsoft Excel คอื โปรแกรมทช่ี ว่ ยในการคานวณและวิเคราะห์ขอ้ มลู ถกู สร้างให้มคี วามสามารถทีโ่ ดดเด่นในด้านการคานวณต่าง ๆ สามารถกรอกข้อมูลทเี่ ปน็ ตัวเลขลงไปในตาราง หรือทเ่ี รยี กวา่ ชีท (Worksheet) แล้วสามารถสร้างสูตรเพ่อื คานวณข้อมูลเหลา่ น้ันแลว้ ได้ผลลพั ธ์ทันที ประโยชน์ของการคานวณในตารางกค็ ือ สามารถคานวณข้อมลู ตัวเลขจานวนมาก ๆ และในกรณีเม่ือพบข้อมูล บางส่วนผิดพลาด สามารถกลบั มาแกไ้ ขใหมไ่ ด้ง่าย โปรแกรม Microsoft Excel จงึ เปน็ โปรแกรมทีน่ ิยม ของผู้ท่ีตอ้ งทางานเกี่ยวกบั ตัวเลขมาก ๆ เช่นนกั บญั ชี นักการตลาด นกั วิจยั ตา่ งๆ เปน็ ต้น 2. การเข้าสโู่ ปรแกรม 1. คลกิ ปุม่ บนแถบ Task bar 2. เลอื ก 3. เลือก Microsoft Office Excel 2007 จะเปิดให้ใช้งานไดท้ ันที คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

96 3. หนา้ ตา่ งโปรแกรม เม่อื เปดิ โปรแกรม Microsoft Excel จะปรากฏแผน่ งานหรอื กระดาษทาการ (Work Sheet) มลี ักษณะเป็นตาราง ซ่งึ ประกอบดว้ ยสดมภ์หรือ คอลมั น์ (Column) และแถว (Row) หนึ่งช่อง ตารางเรียกวา่ เซลล์ (Cell) ซ่งึ เมือ่ ปอ้ นสูตรเข้าไปในเซลล์ เซลล์น้ันจะแสดงผลลัพธ์ของสูตรนน้ั ๆออกมา ส่วนประกอบตา่ ง ๆของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Excel มีดังนี้ 1. แถบเมนู (Menu Bar) รายการคาส่งั เปน็ ท่เี ก็บคาส่ังต่าง ๆทง้ั หมด 2. แถบเครื่องมอื (Tool Bar) ปุ่มคาสั่งที่ใชบ้ อ่ ยคร้ัง 3. กลอ่ งชื่อ (Name Box) แสดงตาแหน่งเซลล์ปัจจุบนั หรือใช้ แสดง/ กาหนด /เปล่ยี นชื่อ ลาเบลของเซลล์ทถ่ี ูกเลือก 4. แถบสตู ร (Formula Bar) สาหรบั ป้อนหรือแสดงสตู รหรอื ข้อมูลในเซลล์ปัจจบุ ัน 5. ปุม่ เลือกทง้ั หมด (Slect all button) คลกิ สาหรบั เลอื กพ้นื ท่ีทงั้ หมดของแผ่นงานทใ่ี ช้ อยู่ 6. ชือ่ สดมภ์ (Column Name) ส่วนตน้ ของชือ่ เซลล์ (A,B...,Z, AA,..AZ,.. , IA) รวม ทงั้ สนิ้ 256 สดมภ์ 7. ชื่อแถว (Row Name) สว่ นทา้ ยของช่ือเซลล์ (1......65536) รวม 65536 แถว 8. ตวั ชเี้ ซลล์ (Cell pointer) ตัวชี้ตาแหน่งเซลล์ทก่ี าลังติดต่อหรอื ใช้งานในปัจจุบัน 9. แถบเลอื่ นแนวตง้ั (Vertical Scroll Bar) แถบเลือ่ นหนา้ จอในแนวดิง่ หรอื แนวตงั้ 10. แถบเลอ่ื นแนวนอน (Horizontal Scroll Bar) แถบเลื่อนหนา้ จอในแนวนอน 11. แท็บแผ่นงานหรือปา้ ยช่อื (Sheet tabs) ส่วนทแ่ี สดงชือ่ แผ่นงานทมี่ ีอยูใ่ นสมุดงาน (Work book)ท่กี าลังเปิดใช้งาน (โดยปกติจะมชี ื่อเป็น Sheet1,Sheet2,Sheet3,....) 12. แผ่นงาน (Work Sheet) แผ่นงานทีก่ าลังใช้งานปจั จุบนั สาหรับป้อนขอ้ มูล 13. ตวั แยกกลอ่ ง (Split box) สาหรับแยกแผ่นงานเปน็ ส่วน ๆ 14. แถบสถานะ (Status Bar) แสดงโหมดการทางานของการใช้คีย์ CAPS,NUM แสดงผลรวมหรือ ค่าอ่ืน ๆ ตามทีไ่ ดก้ าหนดไว้ คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

97  Office Button เปน็ ป่มุ คาสั่งเกย่ี วกับการทางานของแฟ้มงาน เชน่ New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ  Quick Access Toolbar เปน็ แถบเครื่องมือใหค้ ุณเรยี กใชง้ านไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ผใู้ ช้สามารถเพม่ิ ปุ่มคาสงั่ ท่ีใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครือ่ งมอื นไ้ี ด้  Title bar แถบแสดงชอื่ โปรแกรมและช่อื ไฟล์ปัจจุบนั ที่คุณเปดิ ใช้งานอยู่  แถบ Ribbon เป็นแถบท่รี วบรวมคาสงั่ ต่างๆ ของเมนูหรอื ทูลบาร์ เพื่อใหผ้ ู้ใช้เลือกใช้งานงา่ ย ข้ึน  Name box แสดงตาแหนง่ เซลล์ปัจจุบนั  Formula bar แถบแสดงสตู รคานวณหรอื ข้อมูลท่ีคุณพมิ พ์  Active cell เซลล์ปัจจบุ ันทก่ี าลงั ทางานอยู่  Worksheet พ้นื ท่ีใช้งานของโปรแกรม คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

98 การเพิ่มปมุ่ ทูลบารใ์ น Quick Access Toolbar ปมุ่ ทลู บารท์ ตี่ อ้ งการใชง้ านบอ่ ยๆ คุณสามารถเพ่ิมเขา้ มาใน Quick Access Toolbar ได้ มขี ้นั ตอนดังนี้ 1. คลิกปมุ่ ลกู ศรลงของ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาส่ัง ให้เลือกใช้ 2. เลอื กคาส่งั ทีต่ อ้ งการใชบ้ อ่ ย เช่น New, Open, Print Preview, Quick Print, ฯลฯ การยกเลิกปมุ่ ทูลบาร์ใน Quick Access Toolbar ป่มุ ทลู บารท์ เี่ พ่ิมเข้ามาแล้วไม่ตอ้ งการใชง้ าน คุณสามารถยกเลกิ ออกได้ มขี ัน้ ตอนดังน้ี 1. คลิกขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาสัง่ ใหเ้ ลอื กใช้ 2. ตอ้ งการยกเลิกปุ่มทลู บารใ์ ห้เลอื กคาสง่ั Remove from Quick Access Toolbar 4. การสรา้ งสมุดงาน เมอื่ เราสร้างสมุดงานใหม่ โปรแกรมจะสร้างแผน่ งานข้ึนมาใหใ้ ช้งาน 3 แผน่ งาน คอื Sheet1 Sheet2 และ Sheet3 สามารถสร้างสมุดงานได้ด้วยขน้ั ตอนดงั นี้ 1. คลิกปุ่ม เพ่ือสรา้ งสมุดงานใหม่ 2. จะปรากฏสมดุ งานใหม่ ซึง่ สามารถใชง้ านได้ทนั ที 3. ชอ่ื สมุดงาน (Work Book Name) 4. แผ่นงานหรือกระดาษทาการ (Work Sheet) 5. สดมภห์ รอื คอลัมน์ (Column) 6. แถว (Row) 7. เซลล์ (Cell) 8. สมดุ งาน (Work Book) มี 3 แผ่นงาน คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

99 5. การปอ้ นขอ้ มลู ข้อมลู ที่ใช้ในการทางานบน Worksheet มีอยู่ดว้ ยกัน 2 ประเภทใหญ่ ๆ คอื 1. ค่าคงท่ี (Constant) เป็นข้อมูลท่คี งทีไ่ มเ่ ปลี่ยนแปลง ซ่งึ ได้แก่ ข้อมลู ท่เี ป็นตวั เลข ตัวอักษร เวลา วนั ที่ขอ้ มูลทางตรรกศาสตร์ หรือข้อความท่ีแสดงความผิดพลาดต่าง ๆ ทอี่ าจจะเกิดขึ้นได้ 2. สตู รในการคานวณ(Formula)เปน็ ขอ้ มลู ที่เก่ียวขอ้ งกบั การคานวณตา่ ง ๆ เพอื่ หาผลลพั ธจ์ าก การคานวณน้ัน ๆไม่วา่ จะเปน็ สตู รหรือฟงั ก์ชนั่ ทางคณติ ศาสตร์ สตู รการคานวณท่ีผู้ใช้เขยี นหรอื กาหนดข้นึ เอง ใหท้ ดลองป้อนขอ้ มลู เก่ยี วกับค่าใช้จา่ ยลงในตาแหน่งเซลล์ตามตัวอยา่ ง ในการเปล่ยี นภาษาไทยเป็น ภาษาอังกฤษน้นั ใหก้ ดปุ่ม Tile ทอ่ี ยู่มมุ บนดา้ นซ้าย (ดา้ นลา่ งปุ่ม Esc) และในการปอ้ นตวั เลขใหก้ ดป่มุ Num Lock ทอ่ี ยดู่ า้ นขวามอื ถ้ากดปมุ่ นแี้ ล้วจะมีไฟแสดง การป้อนข้อมูล มี 3 วิธี 1. พมิ พ์ขอ้ มลู ทตี่ อ้ งการ เสร็จแล้วกดปมุ่ Enter 2. พมิ พข์ ้อมลู ที่ต้องการ เสรจ็ แล้วกดปุ่ม Arrow key (ลกู ศรสี่ทิศ) ที่คยี บ์ อรด์ 3. พิมพข์ อ้ มลู ท่ีตอ้ งการ เสรจ็ แลว้ คลกิ ป่มุ Enter บน Formula bar การยกเลกิ ขอ้ มลู ที่กาลงั พิมพ์ มี 2 วิธี  วิธที ่ี 1 กดปุ่ม Esc ทค่ี ยี บ์ อร์ด  วธิ ที ่ี 2 คลิกปุ่ม Cancel บน Formula bar คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

100 2). การทางานกบั เวริ ์กชีต 1. การทางานกบั แผ่นงาน (Sheet) ปกติแฟ้มงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ใหใ้ ชง้ าน ถ้าตอ้ งการเพ่ิม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ มีขั้นตอนดังนี้  คลิกขวาช่อื sheet ท่ีตอ้ งการ จะปรากฏคาสง่ั ให้เลอื กใช้ แทรก/เพม่ิ sheet ใหม่ ลบ sheet ที่เลือก เปลี่ยนชื่อ sheet ยา้ ยหรือคดั ลอก sheet แสดง code ทเี่ ขยี นในโปรแกรม Visual Basic ป้ องกนั การแกไ้ ขขอ้ มูลใน sheet เปลี่ยนสีชื่อ sheet ซ่อน/แสดง sheet 2. การเลอื กชว่ งข้อมลู เลือก sheet ท้งั หมด ไมว่ า่ จะทาอะไรกต็ ามกับข้อมูลใน Worksheet อยา่ งแรกทีต่ ้องทาคือ การเลือกชว่ งขอ้ มลู ซ่ึงมีหลายวธิ ี ดงั น้ี วธิ กี ารเลอื ก สญั ลกั ษณ์ของเมาส์ เลือกข้อมลู แบบเป็นชว่ ง วางเมาสเ์ ป็นรูป drag คลุมข้อมูลท่ตี อ้ งการ เลอื กข้อมลู แบบเป็นชว่ งห่างกนั เลอื กขอ้ มูลทั้งคอลมั น์ ทง้ั แถว Drag คลุมข้อมูลช่วงแรก กดปมุ่ Ctrl+drag คลมุ ชว่ งอื่นๆ เลือกขอ้ มูลหมดทัง้ sheet คลิกสว่ น หัวคอลัมน์ หรือหัว แถวท่ี ตอ้ งการ คลิกจดุ ตัดระหวา่ งหัวคอลมั น์กบั หวั แถว คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

101 3. การใชง้ านตาราง ในกรณีท่ีคุณทางานกับตาราง แล้วต้องการแทรกข้อมลู หรือลบตาราง มีขน้ั ตอนดังน้ี 1. เลอื กช่วงขอ้ มลู ที่ตอ้ งการ เชน่ คอลมั น์ C ถงึ E 2. คลิกขวาหัวคอลมั น์ / แถว จะปรากฏคาส่ังให้เลือก Insert แทรกคอลัมน์ / แถว Delete ลบคอลัมน์ / แถว Column Width ปรบั ความกวา้ งของคอลัมน์ Hide ซ่อนคอลมั น์ / แถว Unhide ยกเลิกการซ่อนคอลมั น์ / แถว หรือ ใชป้ มุ่ เครอื่ งมือในการทางานกไ็ ด้ ทีแ่ ท็บ Home เลือกจากหวั ข้อ Cells 4. การจัดรูปแบบข้อมูลในแผน่ งาน เมื่อพิมพข์ อ้ มูลเสร็จแล้วก็ทาการตกแต่งข้องมลู ให้สวยงาม มขี ้นั ตอนดังน้ี 1. เลือกชว่ งข้อมูลท่ีต้องการ 2. แถบ Ribbon ชื่อ Home คลกิ ปุ่มเครอื่ งมือบนทลู บาร์ ใชต้ กแตง่ ตวั อกั ษร การจดั วางขอ้ ความ จดั รูปแบบตวั เลข หรอื จดั รูปแบบขอ้ มูลโดยการใช้เมนู มีขนั้ ตอน ดงั นี้ 1. เลอื กชว่ งข้อมูลท่ีตอ้ งการ 2. คลิกขวาเลือกคาสั่ง Format Cells Number จัดรูปแบบตวั เลข Alignment การจัดวางข้อความ Font ชนดิ ของตวั อักษร Border กาหนดเสน้ ขอบ Fill กาหนดสีพน้ื และลาย Protection ป้องกันการแกไ้ ขข้อมลู คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

102 5. การตกแต่งเซลล์ 5.1 การกาหนดตวั อักษรและขนาดใหข้ อ้ มูล สามารถเลือกรูปแบบตวั อักษรและปรับขนาดตัวอักษร ให้ไดร้ ปู แบบตามทตี่ ้องการได้ดงั น้ี 1. เลือกข้อมูลในเซลลท์ ตี่ อ้ งการปรับแตง่ 2. คลกิ ปุ่ม จะแสดงรปู แบบตัวอกั ษรต่าง ๆ 3. คลิกเลอื กรปู แบบตัวอักษรตามที่ต้องการ 4. จะปรากฏข้อมลู ทอี่ ยใู่ นรปู แบบของตวั อกั ษรใหม่ 5. คลกิ ปมุ่ จะแสดงขนาดของตวั อักษรขนาดตา่ ง ๆ 6. คลกิ เลอื กขนาดตัวอกั ษร 7. จะปรากฏขนาดของตัวอักษรตามที่ตอ้ งการ 5.2 การกาหนดใหข้ อ้ มลู เปน็ อักษรหนา เอน และขดี เสน้ ใต้ 1. คลิกเลอื กเซลลท์ ่ีตอ้ งการปรบั แตง่ 2. คลกิ ปุม่ เพอ่ื ปรบั ตวั อักษรให้เปน็ ตัวหนา 3. คลิกปุ่ม เพ่อื ปรับตัวอักษรใหเ้ ป็นตัวเอียง 4. คลกิ ปมุ่ เพื่อปรบั ตัวอักษรใหเ้ ป็นแบบขดี เส้นใต้ 5.3 การจดั ข้อมูลในเซลล์ใหช้ ิดซ้าย ก่ึงกลาง และชิดขวา 1. คลกิ เลอื กเซลลท์ ่ีต้องการปรบั แต่ง 2. คลิกปมุ่ เพอื่ จดั ขอ้ ความท่ีอยใู่ นเซลลใ์ หอ้ ย่กู ึง่ กลาง 3. คลกิ ป่มุ เพ่อื จัดขอ้ ความทอ่ี ยู่ในเซลล์ให้ชดิ ขวา 4. คลกิ ปุ่ม เพอื่ จัดข้อความทอี่ ยู่ในเซลล์ใหช้ ิดซ้าย 5.4 การจดั วางข้อมูลให้อยกู่ ลางชตี 1. พิมพ์ ตารางคา่ ใช้จา่ ยทีต่ าแหนง่ เซลล์ B1 2. Drag เมาส์เลือกขอบเขตของการจดั วางตง้ั แต่ B1 ถึง E1 3. คลิกปมุ่ เพอื่ จดั ขอ้ มูลใหอ้ ยู่กลางชตี 4. เซลล์ที่เลือกจะถูกผสานเปน็ เซลลเ์ ดียวกนั และข้อมูลก็จะอยู่ก่ึงกลางของขอบเขตท่ีเลือก 5.5 การใสส่ ใี ห้เซลล์ 1. Drag เมาสเ์ ลอื กขอบเขตของเซลล์ทีต่ ้องการใส่สี 2. คลิก แลว้ คลิกเลอื กสี 3. ชอ่ งเซลล์ท่ีเลือกกจ็ ะเปล่ียนเปน็ สีท่ีตอ้ งการ คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

103 5.6 การตกแต่งอัตโนมัติ 1. Drag เมาสเ์ ลอื กเซลล์ทต่ี อ้ งการตกแต่ง 2. คลิกเลอื กเมนู รูปแบบ > จดั รปู แบบอัตโนมตั ิ... 3. จะปรากฏหนา้ ต่างรูปแบบอัตโนมัตซิ ึง่ มรี ูปแบบต่างให้เลอื ก 4. คลกิ เลอื กรปู แบบทีต่ ้องการ แล้วคลิกปมุ่ ตกลง 6. การแก้ไขข้อมูล มี 3 วธิ ี 1. เลอื กตาแหนง่ เซลล์ทีต่ ้องการแกไ้ ขข้อมลู วธิ ีท่ี 1 กดปุม่ F2 ทคี่ ีย์บอร์ด วิธีที่ 2 คลิกตาแหนง่ ท่ีจะแกไ้ ขบน Formula bar วิธที ี่ 3 ดับเบิล้ คลิกท่ีตาแหน่งเซลลน์ น้ั 2. ทาการแก้ไขขอ้ มลู เสรจ็ แล้วกด Enter 7. การลบขอ้ มลู มี 3 วธิ ี  เลือกตาแหน่งเซลล์ทีต่ ้องการลบข้อมูล Clear จะปรากฏคาสงั่ ให้เลือกใช้ วธิ ที ี่ 1 กดปุ่ม Delete ทีค่ ีย์บอร์ด วธิ ที ี่ 2 คลิกขวาเลือกคาสัง่ Clear Contents วิธที ี่ 3 ทแี่ ท็บ Home คลิกลูกศรลงของปมุ่ ลบท้งั ขอ้ มลู และรูปแบบ ลบเฉพาะรูปแบบ เหลือขอ้ มูลเดิม ลบเฉพาะขอ้ มลู เหลือรูปแบบ ลบ Comment คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

104 8. การบันทึกข้อมูล เมื่อคณุ สรา้ งแฟม้ งานเสร็จแลว้ ต้องทาการบนั ทึกขอ้ มูลลงใน disk มขี น้ั ตอนดงั น้ี 1. คลิกป่มุ Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรือคลิกปุ่ม Office Button เลือกคาส่งั Save หรือ Save As ก็ได้ 2. จะปรากฏไดอะลอ็ กบ็อกซ์ของ Save As ใหก้ าหนดรายละเอยี ด 3. ทช่ี ่อง Save in เลือกตาแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอรท์ ต่ี อ้ งการเก็บข้อมลู 4. ท่ีชอ่ ง File name พมิ พช์ ่อื ไฟล์ จากตัวอย่างนใ้ี ห้ช่ือว่า Salary  คลกิ ปุ่ม Save จะได้ไฟล์นามสกลุ .xlsx 9. การออกจากโปรแกรม 1. คลกิ เมนู แฟม้ เลอื กจบการทางาน 10. การเปดิ แฟ้มขอ้ มลู เดิม 1. คลกิ ปุ่ม เพอื่ เปิดไฟล์ 2. จะปรากฏกรอบเปดิ คลิกชอื่ ไฟล์ท่ตี ้องการเปิด 3. คลกิ ป่มุ เปดิ 4. จะปรากฏแฟ้มขอ้ มลู ทเี่ ราต้องการเปิดและสามารถใชง้ านได้ทันที คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

105 11. การพมิ พข์ อ้ มลู ออกทางเครอื่ งพมิ พ์ การส่งั พมิ พเ์ อกสารสามารถสั่งพิมพ์ได้ตามความต้องการเชน่ พมิ พเ์ อกสารทงั้ หมดหรือพมิ พ์บาง หนา้ หรอื พิมพ์บางพื้นที่ พมิ พ์เฉพาะหนา้ คู่ พมิ พ์เฉพาะหนา้ ค่ีหรือจะพมิ พ์กช่ี ดุ ก็ได้ โดยมีขน้ั ตอน ดงั ตอ่ ไปน้ี 11.1 การตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์ 1. คลกิ ท่ีเมนูแฟ้ม 2. คลิกเลอื ก ตวั อยา่ งก่อนพิมพ์ 3. จะปรากฏหนา้ ต่างของตวั อย่างก่อนพิมพ์ 4. คลกิ ปุ่ม ปดิ เพื่อกลับสกู่ ารแก้ไขชตี แบบปกติ 12.2 การสงั่ พมิ พ์เอกสาร คาสั่งพมิ พ์ 1. คลิกท่เี มนูแฟ้มเลอื ก 2. จะปรากฏกรอบโตต้ อบพิมพ์ เพ่ือใชใ้ นการตง้ั ค่าเครือ่ งพมิ พ์ 3. ถ้าต้องการส่งั ให้พมิ พ์คลกิ ปุม่ ตกลง 4. เคร่อื งพมิ พ์ มไี วส้ าหรบั ตัง้ ค่าเคร่ืองพิมพ์วา่ จะใช้ย่หี ้อใด และต้ังค่าคุณสมบัตติ า่ งๆ เก่ียวกับการพิมพเ์ ช่น ขนาดกระดาษ ความคมชัดและความละเอียดของการพมิ พ์ เปน็ ตน้ 5. ช่วงระยะทพี่ ิมพ์ เปน็ ออปชนั่ ท่ีให้เลอื กวา่ จะพมิ พท์ ง้ั หมด , พมิ พ์หน้าปจั จบุ นั หรอื จะ พมิ พ์เฉพาะหน้าที่ระบุ 6. สง่ิ ที่พิมพ์ เป็นออปชนั่ ทใี่ ห้เลือกวา่ จะพิมพ์เฉพาะส่วนทเ่ี ลอื ก , พิมพท์ ง้ั สมดุ งาน , หรอื พมิ พแ์ ผ่นงานทีใ่ ช้อยู่ 7. สาเนา ใชใ้ นการปรับตัง้ ค่าวา่ จะพมิ พ์เอกสารออกมากี่ชุด คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

106 3). การใช้สตู รพื้นฐาน 1. การสรา้ งตาราง เนื่องจากเสน้ ตารางของ Microsoft Excel ท่ีเราเห็นจะไม่สามารถมองเห็นเม่ือพิมพ์ออกทาง เครื่องพมิ พ์หรือพรนิ เตอร์ เพราะเป็นเพยี งสญั ลักษณข์ องการแบง่ เซลล์ ดังนั้นเราจงึ ตอ้ งกาหนดเสน้ ขอบตารางเอง ซึง่ มขี นั้ ตอนการปฏิบัตดิ งั น้ี 1. Drag เมาส์เลอื กเซลลท์ ่ตี อ้ งการตเี สน้ ตาราง 2. คลิกปมุ่ แลว้ คลิกเลือกรูปแบบของเส้นตาราง 3. จะปรากฏเสน้ ขอบตารางตามรูปแบบทเ่ี ลอื ก 2. การลบเส้นตาราง 1. Drag เมาส์เลือกเซลลท์ ต่ี อ้ งการลบเสน้ ตาราง 2. คลกิ ปุ่ม จะปรากฏรปู แบบของเสน้ ตาราง 3. คลกิ เลอื ก เพ่อื ให้เส้นตารางทเี่ ลอื กไวถ้ กู ลบ 4. เสน้ ตารางของเซลล์ท่เี ลอื กไว้ก็จะหายไป 3. การหาผลรวม 1. เลอื กชว่ งเซลลท์ ต่ี อ้ งการหาผลรวม 2. คลิกที่เครอื่ งมอื ผลรวมอัตโนมตั ิ 3. จะปรากฏสตู ร =SUM(ชว่ งเซลล์ท่ีเลือก) 4. คลิกปมุ่ Enter จะปรากฏผลรวมในตาแหน่งเซลลท์ ่ีวางผลรวม 4. การหาค่าเฉลีย่ 1. เลอื กช่วงเซลลท์ ี่ต้องการหาค่าเฉลี่ย 2. คลกิ ทป่ี ุม่ เครื่องมือ แลว้ คลกิ เลอื ก ค่าเฉล่ีย 3. จะปรากฏสูตร =AVERAGE(ชว่ งเซลลท์ ่ีเลอื ก) 4. คลิกปมุ่ Enter จะปรากฏค่าเฉล่ยี ในตาแหนง่ เซลลท์ ่วี างค่าเฉลยี่ 5. การหาค่ามากทสี่ ดุ 1. เลอื กช่วงเซลล์ที่ตอ้ งการหาคา่ มากที่สดุ 2. คลกิ ท่ปี มุ่ เครือ่ งมอื แล้วคลิกเลอื ก ค่ามากทีส่ ดุ 3. จะปรากฏสตู ร =MAX(ชว่ งเซลลท์ เ่ี ลอื ก) 4. คลกิ ปุ่ม Enter จะปรากฏค่ามากทสี่ ดุ ในตาแหน่งเซลลท์ ่เี ลือกวางค่ามาก คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

107 6. การหาคา่ น้อยท่สี ดุ 1. เลอื กช่วงเซลล์ท่ตี ้องการหาค่านอ้ ยทสี่ ุด 2. คลิกท่ีปุ่มเคร่อื งมอื แล้วคลิกเลือก ค่านอ้ ยท่ีสุด 3. จะปรากฏสูตร =MIN(ชว่ งเซลลท์ เี่ ลอื ก) 4. คลิกปมุ่ Enter จะปรากฏค่านอ้ ยทสี่ ุดในตาแหนง่ เซลล์ท่ีเลือกวางค่านอ้ ย ตวั อยา่ งการใส่สูตรคานวณปกติ 1. เลือกเซลล์ทตี่ อ้ งการแสดงผลลพั ธ์ จากตัวอย่างนี้ ตาแหน่งเซลล์อยูท่ ี่ D4 2. พมิ พเ์ คร่ืองหมาย = แล้วตามด้วยตาแหน่งเซลล์ เชน่ =D2*D3 เสรจ็ แล้วกดปมุ่ Enter 3. ทีเ่ ซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสตู รคานวณท่ีกาหนดไว้ Formula bar ลาดบั ความสาคญั ของเคร่ืองหมายทางการ คานวณ การคานวณในเครื่องคอมพิวเตอร์กับการคานวณจากเคร่อื งคดิ เลข ผลลพั ธ์ที่ได้จะต่างกัน เนอ่ื งจากการ คานวณในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมจะดคู วามสาคญั ของเครือ่ งหมายทางการคานวณดว้ ย จึงเป็นส่ิงสาคญั อยา่ งยิ่งที่ user จะตอ้ งทราบในเรื่องนี้ เพื่อไม่ใหผ้ ลลพั ธ์ที่ต้องการผดิ เพี้ยนไปจากปกติ เคร่อื งหมายที่ใช้ ความหมาย วงเลบ็ () ยกกาลงั ^ คูณ , หาร *, / บวก , ลบ +,- ความสาคญั ของเครื่องหมายทางการคานวณ จะไลจ่ ากบนลงล่าง บนสดุ จะสาคัญสงู สุด และล่างสดุ จะสาคญั ตา่ สดุ ในสตู รคานวณสูตรหนึง่ ถ้าเครือ่ งหมายใดสาคญั กว่ากจ็ ะทาการคานวณเครื่องหมายน้ันก่อนแลว้ ไล่ ตามลาดับไปเรื่อยๆ คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

108 การคานวณหาผลรวม ถา้ ต้องการหาผลรวมของตวั เลขหลายๆ ตาแหนง่ ให้ใช้ฟังก์ช่ันของการหาผลรวมเขา้ มาช่วย มีขน้ั ตอนดังน้ี 1. เลอื กเซลล์ท่ตี ้องการแสดงผลลพั ธ์ จากตัวอยา่ งน้ี ตาแหนง่ เซลล์อย่ทู ่ี H4 2. ทแ่ี ทบ็ Home คลิกปุม่ Sum บนทลู บาร์ 3. จะปรากฏสูตรคานวณ =SUM(B4:G4) ใหด้ ชู ่วงข้อมลู ตัวเลขท่ีจะคานวณว่าถูกตอ้ งหรอื ไม่ สงั เกตจาก เสน้ ประวิ่งรอบๆ ขอ้ มูล ถา้ ถูกต้องแลว้ กดปมุ่ Enter ถา้ ไม่ถูกต้อง drag คลมุ ช่วงขอ้ มลู ใหมแ่ ล้ว กดป่มุ Enter การสร้างสูตรด้วยฟังกช์ ั่นทใ่ี ช้งานบอ่ ย โปรแกรม Excel จะทาการแบง่ ชุดของสูตรคานวณตามประเภทการใช้งาน ถ้าคุณตอ้ งการใชส้ ูตรคานวณ ประเภทใด คลิกเลอื กปุม่ นั้นได้เลย หรอื คลกิ ปมุ่ Insert Function กไ็ ด้ สูตรคานวณทีน่ ามายกตวั อย่างจะเป็นสตู ร ที่ใช้งานบอ่ ยๆ มขี ั้นตอนดังนี้ 1. เลอื กเซลลท์ ่ีตอ้ งการแสดงผลลพั ธ์ จากตัวอยา่ งนี้ ตาแหน่งเซลล์อยูท่ ี่ C13 2. ทีแ่ ทบ็ Formula จะแสดงประเภทของสตู รคานวณให้เลือกใช้ ในที่น้ีคลกิ ปุ่มลกู ศรลงของ AutoSum 3. จะปรากฏสตู รคานวณที่ใชง้ านบอ่ ยๆ ให้เลอื ก Average Count สูตรการหาค่าเฉล่ยี Max Min Numbers สูตรการนับจานวนข้อมูล More สูตรการหาคา่ สูงสดุ สูตรการหาค่าต่าสดุ Functions สตู รอืน่ ๆ 4. ในท่นี ้เี ลือกค่าสงู สุด คลกิ ทฟี่ งั ก์ช่นั Max  drag คลมุ ช่วงข้อมูลตวั เลขท่ีต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter การสร้างสูตรอย่างง่ายพรอ้ มค่าคงที่ ในสูตรคานวณบางครงั้ ต้องการอา้ งองิ คา่ ตาแหนง่ เซลล์เดยี ว เวลา copy สตู ร ไมต่ อ้ งการใหเ้ ปล่ียนแปลง เรยี กวา่ การอา้ งอิงแบบ Absolute ในตัวอยา่ งนต้ี ้องการคานวณหาผลต่างระหวา่ งค่าใชจ้ ่าย (B3) กับค่าเฉลย่ี (C16) มีขั้นตอนดงั นี้ 1. เลือกเซลล์ทตี่ อ้ งการแสดงผลลพั ธ์ จากตัวอยา่ งน้ี ตาแหน่งเซลล์อยู่ท่ี C3 2. ใส่สตู รคานวณ =B3-$C$16 เสร็จแล้วกดป่มุ Enter 3. ทาการ copy สูตรคานวณลงมา จะเห็นว่าตาแหน่ง C16 จะเป็นคา่ คงทต่ี ลอด ไม่มกี ารเปลี่ยนแปลง ขอ้ ผดิ พลาดทั่วไปเมอื่ สรา้ งสูตร #VALUE!หมายถงึ ในสตู รคานวณปกติมีการอา้ งอิงตาแหน่งเซลลท์ ่ีเป็นตวั อกั ษร #NAME? หมายถงึ ชือ่ ฟงั ก์ชัน่ ท่ีใชพ้ มิ พ์ผิด คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

109 4). การใช้ฟงั ก์ช่ัน 1. การใชฟ้ งั ก์ชัน IF ฟงั ก์ชัน IF เป็นฟงั ก์ชันท่ีนยิ มใชก้ นั มากในดา้ นการคานวณหาค่าต่าง ๆ ตามเง่ือนไขที่กาหนด ฟงั ก์ชนั นี้สามารถใชง้ านไดอ้ ย่างกว้างขวาง ไมเ่ ฉพาะเจาะจงเหมือนกบั ฟังก์ชนั อืน่ ๆ ตวั อยา่ งการใชฟ้ งั ก์ชันน้ี เช่น ในการคิดเงนิ เดือน ภาษี โบนสั อตั ราสว่ นลดในการซอื้ สนิ คา้ การตัดเกรด เป็นตน้ รูปแบบ =IF (เง่อื นไข,ทาเมอ่ื เป็นจรงิ ,ทาเม่ือเปน็ เท็จ) เชน่ =IF(E2>=80,”A”,IF(E2>=70,”B”,IF(E2>=60,”C”,IF(E2>=50,”D”,”F”)))) แลว้ กดป่มุ Enter 2. การใชส้ ตู รและฟังกช์ นั อืน่ ๆ 2.1 การใชฟ้ ังกช์ ันโดยอาศยั ความช่วยเหลือ เน่ืองจากฟงั ก์ชันและสูตรต่าง ๆของ Microsoft Excel มีหลายร้อยฟงั ก์ชัน ใน กรณที ี่เราไมส่ ามารถจาฟงั กช์ นั และวิธีใชไ้ ด้ สามารถเรยี กดูวธิ ีการใชง้ านฟังกช์ ันตา่ ง ๆ ตามข้นั ตอนดังนี้ 1. พมิ พเ์ ครอ่ื งหมาย เท่ากับ = ในเซลล์ตาแหน่งที่ต้องการ 2. คลกิ ปุ่ม แลว้ คลิกเลือก ฟงั ก์ชันเพิ่มเตมิ 3. จะปรากฏหน้าต่างแทรกฟังก์ชนั 4. คน้ หาฟังกช์ นั พมิ พช์ ื่อฟงั ก์ชันที่ต้องการคน้ หาแลว้ คลิกปุ่ม ไป 5. คลกิ ปมุ่ เพื่อเลือกประเภทของฟังก์ชัน 6. เลอื กฟงั ก์ชนั คลกิ เพือ่ เลือกฟงั ก์ชนั ที่ต้องการ 7. ถา้ คลิกท่ี วิธใี ชเ้ กยี่ วกับการฟงั กช์ นั นี้ จะปรากฏหนา้ ตา่ งคาอธบิ ายฟังกช์ นั ทเ่ี ลือก 8. คลกิ ปมุ่ ตกลง 2.2 การนาข้อมลู วันทม่ี าใช้กบั สูตร 1. คลกิ เลือกเซลล์ท่ีต้องการให้แสดงผล 2. พมิ พเ์ คร่อื งหมาย เท่ากบั = ในเซลล์ตาแหน่งที่ตอ้ งการ 3. คลิกปุม่ แลว้ คลิกเลอื ก ฟงั กช์ นั เพ่มิ เตมิ 4. จะปรากฏหนา้ ต่างแทรกฟงั กช์ ัน 5. คลกิ เลือกประเภท วันและเวลา 6. คลกิ เลือกฟังก์ชัน DATE แล้วคลิกปมุ่ ตกลง 7. จะปรากฏหนา้ ตา่ งอารก์ ิวเมนตข์ องฟังก์ชนั ใส่ข้อมลู ปี เดอื น วนั 8. คลิกปุ่ม ตกลง 9. จะปรากฏวัน เดอื น และปีปัจจุบันตามตอ้ งการ คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

110 3. การวเิ คราะหข์ ้อมลู การวิเคราะหข์ ้อมลู คือการพิจารณาและคานวณข้อมูลต่าง ๆ โดยใชโ้ ปรแกรมคอมพวิ เตอร์ ช่วยในการจดั การ ตัวอยา่ งเชน่ ใช้ในการคานวณราคาผ่อนชาระค่างวดบริการสินเชื่อประเภทตา่ ง ๆ เชน่ ผอ่ น ชาระคา่ บ้าน ผ่อนชาระค่าสนิ คา้ ตา่ ง ๆ เปน็ ต้น ตัวอย่างเชน่ กเู้ งนิ จานวน 2,000,000 บาท ในกบั ธนาคารแหง่ หนึง่ ดว้ ยอัตราดอกเบี้ย 8.5 % ต่อปี และมรี ะยะเวลาผ่อน 15 ปี ใหพ้ ิมพ์ขอ้ มูลดงั นี้ 1. พมิ พข์ ้อมลู ตามตัวอย่าง ในชอ่ ง C5 พิมพ์สูตร =PMT (C2/12,C4*12,C3) มี ความหมายดังน้ี PMTคือฟงั ก์ชนั ทีใ่ ช้ในการคานวณเงนิ ตน้ แตล่ ะงวดทมี่ ีการผ่อนชาระคงท่ี ดอกเบี้ยคงที่ 2. คลิกทเ่ี มนู เครอ่ื งมือเลือกคาสั่ง คน้ หาคา่ เป้าหมาย 3. จะปรากฏกรอบ คน้ หาคา่ เป้าหมาย 4. คลกิ ทช่ี ่อง ให้เป็นค่า พมิ พ์ -15,000 และในชอ่ งโดยการเปลีย่ นเซลล์ให้คลิกท่ี C4 แล้วคลกิ ป่มุ ตกลง และปรากฏกรอบ สถานะการคน้ หาเปา้ หมายให้คลกิ ที่ตกลงอีกคร้ัง 5. ระยะเวลาผอ่ นในชอ่ ง C4 จะเปลีย่ นเปน็ 34 ปี ถา้ ต้องการผ่อนชาระค่างวดเพียง 15,000 บาทต่อเดือน 5). การสรา้ งกราฟ 1. การสร้างและตกแต่งกราฟ การนาขอ้ มลู มาทาการจัดแสดงในรปู ของกราฟหรอื แผนภมู ิ เพอ่ื สอื่ ความหมายได้ชัดเจนยิ่งข้ึน ใน โปรแกรม Microsoft Excel สามารถสร้างกราฟได้หลายชนดิ ขั้นตอนการสรา้ งกราฟมีดังนี้ 1.1 การสร้างกราฟดว้ ยตนเอง 1. Drag เมาสเ์ ลอื กข้อมลู ในตาแหน่งเซลล์ท่บี รรจุข้อมูลทีต่ ้องการสรา้ งกราฟ กด F11 2. จะปรากฏรปู กราฟแท่งตามข้อมลู ท่ีเลอื ก 1.2 การสร้างกราฟโดยใช้ตัวช่วยสรา้ ง 1. คลิกปุม่ เพอ่ื เขา้ สขู่ ัน้ ตอนการสร้างกราฟดว้ ยตัวช่วยสรา้ งแผนภูมิ 2. จะปรากฏหน้าตา่ งตวั ชว่ ยสรา้ งแผนภมู ิ 3. คลิกเลือกประเภทของกราฟในกรอบ ชนดิ แผนภูมิ : 4. คลกิ เลือกรูปแบบของกราฟในช่องชนดิ ยอ่ ยของแผนภูมิ : 5. คลิกปุ่ม ถัดไป คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

111 6. จะปรากฏหนา้ ต่างแหล่งขอ้ มูลของแผนภูมิ 7. คลกิ ปุ่ม เพอ่ื ลดขนาดไดอะลอกบอกซ์ 8. Drag เมาส์เลอื กข้อมูลทตี่ อ้ งการนามาสรา้ งกราฟ 9. คลิกปุ่ม เพอ่ื ขยายขนาดไดอะลอกบอกซ์ 10. ตวั อย่างของกราฟ 11. คลิกปุ่ม ถดั ไป 12. จะปรากฏหนา้ ต่างตัวเลอื กแผนภูมิ 13. กรอกช่อื แผนภมู ิ 14. กรอกชอื่ ของแกนแนวตัง้ (แกน Y)และแกนนอน (แกน X) 15. แท็ปต่างๆคลิกเพอื่ กาหนดส่วนอนื่ 16. คลิกป่มุ ถัดไป 17. คลิกเลอื กตาแหนง่ ที่ตอ้ งการวางแผนภมู ิ 18. คลกิ ปุ่ม เสรจ็ สนิ้ 19. จะปรากฏแผนภูมแิ ท่งตามต้องการ 1.3 การตกแตง่ กราฟ 1. เล่ือนเมาส์ ไปยงั บรเิ วณแถบเครื่องมอื 2. คลิกเมาส์ขวา เลอื กแผนภูมิเพ่อื ทาการปรับแต่งแผนภูมิ 3. จะปรากฏเครอื่ งมอื สาหรับตกแตง่ กราฟ 4. คลกิ เพื่อเลือกปรับแต่งส่วนของกราฟ 5. คลกิ เพอ่ื จดั รูปแบบพ้นื ที่แผนภูมิ 6. คลกิ เพือ่ ปรบั แต่งชนดิ ของกราฟ 7. คลิก เพอื่ ปรับเปลย่ี นคาอธิบายแทง่ กราฟ 8. คลิก เพ่ือแกไ้ ขข้อมูลในตารางทนี่ ามาแสดงในกราฟ 9. คลกิ เพอ่ื แสดงกราฟโดยใช้แถวของข้อมลู เป็นหลัก 10. คลกิ เพอื่ เอียงอกั ษรเพ่ือช่วยให้ประหยดั พนื้ ทีก่ ารแสดงผล คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

112 1.4 การเปลย่ี นรูปแบบของกราฟ 1. คลกิ เลอื กกราฟทตี่ อ้ งการปรับแตง่ 2. คลกิ ปมุ่ 3. จะปรากฏรูปแบบต่าง ๆของกราฟ 4. คลิกเลือกรูปแบบ เพอ่ื ให้แสดงกราฟในรูปแบบพ้นื ที่ 3 มิติ 5. จะปรากฏกราฟทอ่ี ยูใ่ นรปู แบบของกราฟพ้นื ที่ 3 มติ ิ 2. การกาหนดสีและการใส่ลวดลายของกราฟ 1. คลิกเลือกแทง่ กราฟท่ตี อ้ งการเปลีย่ นสี 2. คลิกปมุ่ เครอ่ื งมือเทสี แลว้ คลกิ เลือกสีที่ต้องการ 3. จะปรากฏแท่งกราฟทเ่ี ลอื กเปลีย่ นเปน็ สีตามต้องการ 3. การใส่ลวดลายบนกราฟ 1. คลิกเลือกแท่งกราฟทต่ี ้องการปรับแตง่ 2. คลกิ ปุ่มเครอื่ งมอื เพ่ือใสล่ วดลายให้บนกราฟ 3. จะปรากฏหนา้ ตา่ งจดั รูปแบบข้อมลู 4. เส้นขอบ กาหนดสแี ละลวดลายใหเ้ ส้นขอบ 5. พ้ืนท่ี กาหนดสพี ้นื ทข่ี องแท่งกราฟ 6. ตวั อยา่ ง แสดงตัวอย่างของแท่งกราฟ 7. คลิกปุ่ม เติมลักษณะพเิ ศษ 8. จะปรากฏหนา้ ต่าง เติมลกั ษณะพิเศษ คลกิ แทป็ ลวดลาย 9. จะปรากฏรปู แบบของลวดลายตา่ ง ๆให้คลิกเลอื ก 10. คลิกปุ่ม ตกลง 11. จะปรากฏลวดลายบนกราฟแทง่ ท่เี ลอื กตามตอ้ งการ 4. การใส่หัวขอ้ กราฟ 1. คลิกเลอื กแทง่ กราฟท่ตี อ้ งการใสห่ วั ขอ้ 2. คลกิ ปมุ่ จัดรปู แบบชุดขอ้ มลู 3. จะปรากฏหน้าต่างจดั รปู แบบ เลอื กแท็ป ป้ายชือ่ ข้อมูล 4. คลิกเลือก ช่ือชดุ ขอ้ มูลในกรอบ ป้ายช่ือประกอบดว้ ย แลว้ คลิกปุ่มตกลง 5. จะปรากฏหวั ข้อกราฟตามตอ้ งการ คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

113 5. การแกไ้ ขสว่ นคาอธบิ ายกราฟ จดั รูปแบบคาอธิบายแผนภูมิ 1. คลิกสว่ นคาอธบิ ายกราฟแล้วคลิกปมุ่ 2. จะปรากฏหน้าตา่ งจดั รูปแบบคาอธบิ ายแผนภูมิ เลอื กตกแต่งตามต้องการแลว้ คลกิ ปมุ่ ตกลง จะปรากฏส่วนคาอธบิ ายกราฟในรูปแบบท่ตี อ้ งการ ตัวอยา่ งการสรา้ งกราฟ ขอ้ มูลในโปรแกรม Excel สว่ นใหญจ่ ะเป็นขอ้ มลู เกยี่ วกับตัวเลข ถ้าคุณนาตัวเลขเหล่าน้นั มาแสดงเป็น กราฟจะทาให้ข้อมูลของคณุ ดงู ่ายข้นึ มีข้นั ตอนดงั น้ี 1. เลอื กช่วงข้อมูลที่ตอ้ งการนามาสรา้ งกราฟ ในท่ีน้ีเลอื กช่วงเซลล์ A2-B5, D2-D5 2. คลิกแท็บ Insert เลือกประเภทของกราฟจากหัวข้อ Chart จากตวั อย่างเลอื กแบบ Column 3. จะปรากฏรูปแบบย่อยให้คลกิ เลือกได้ทันที 4. จากนน้ั จะแสดงรูปกราฟที่สร้างไว้ พร้อมกับ แถบ Ribbon ชื่อ Chart Tools หวั ข้อ Design ให้ กาหนด รายละเอียดเพ่มิ เติม คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

114 การเปลย่ี นชนดิ ของกราฟ หลงั จากสร้างกราฟเสร็จแลว้ ตอ้ งการเปล่ยี นแบบกราฟใหม่ คุณสามารถทาได้ มขี ั้นตอนดังนี้ 1. เลอื กกราฟทต่ี ้องการเปล่ียนรูปแบบ 2. แถบ Chart Tools  Design หัวขอ้ Type คลิกปมุ่ 3. จะปรากฏไดอะล็อกบอ็ กซ์ Change Chart Type ให้คลกิ เลือกแบบท่ตี อ้ งการ การลบกราฟ กราฟทไ่ี ม่ใชแ้ ลว้ ตอ้ งการลบออก มีข้นั ตอนดังนี้  คลิกกราฟทต่ี ้องการลบ กดป่มุ Delete ท่คี ียบ์ อร์ด ********************** คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

115 ใบงานที่ 1 เรอื่ ง การสรา้ งสมดุ งานและปอ้ นข้อมูล ใบงานท่ี 1.1 เร่ือง เรมิ่ ใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel 1. สร้างเวริ ์กบคุ๊ ใหม่ เก็บไวใ้ นโฟลเดอร์ของตัวเอง 2. ป้อนข้อมลู ตามตวั อยา่ ง เปล่ียนชอื่ ชตี ใหส้ มั พนั ธก์ บั งาน ใน Sheet 1 ป้อนขอ้ มลู ดังนี้ 3. Sheet 2 ปอ้ นขอ้ มูลดังน้ี คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

116 ใบงานที่ 2 เรอ่ื ง การทางานกบั เวิรก์ ชตี ใบงานที่ 2.1 เรื่อง การแทรกคอลมั นแ์ ละเพมิ่ ขอ้ มูล 1. ป้อนข้อมูลตามตวั อยา่ งต่อไปน้ี AB C D E F เลขท่ี รหสั ประจาตวั ชื่อ สกลุ คะแนนกลางภาค(60) เกรด เจรญิ วงศษ์ า 45 A 1 51001 กนกอร ออ่ นหวาน 35 B งามเมือง 50 F 2 51002 เขมิกา เลิศรัตน์ 51 D บารมี 47 C 3 51003 คณิตตา ร่งุ เรอื ง 36 A โรจนวงษ์ 38 A 4 51004 งามพศิ ทองดี 42 B เก่งพาณิช 41 C 5 51005 จรรยา ธรรมรักษ์ 52 D 6 51006 โฉมชบา 7 51007 ชตุ มิ า 8 51008 ญานิศา 9 51009 ฐาปนยี ์ 10 51010 ณฐั ริกา 2. แทรกคอลัมนร์ ะหวา่ ง E และ F 3. เพมิ่ ฟลิ ด์ “คะแนนปลายภาค (40) “ 4. สมมตคิ ะแนนปลายภาคใหก้ บั นักเรยี นทุกคน คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

117 ใบงานท่ี 2.1 เรือ่ ง การเก็บขอ้ มูลสวนพฤษศาสตรว์ ิทยาลัยอาชวี ศกึ ษามหาสารคาม 1. ปอ้ นขอ้ มลู สวนพฤษศาสตรว์ ทิ ยาลัยอาชีวศึกษามหาสารคามตามรายการตอ่ ไปนี้ คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

118 ใบงานท่ี 3 เรื่อง การใชส้ ูตรพน้ื ฐาน ใบงานที่ 3.1 เรื่อง รายงานยอดขายประจาเดือน 1. ปอ้ นขอ้ มลู ตามตัวอยา่ งตอ่ ไปน้ี 2. หาผลรวมแต่ละสปั ดาหข์ องพนกั งานแตล่ ะคน โดยใช้ฟงั ก์ช่ัน SUM 3. จดั เกบ็ และตกแต่งใหส้ วยงาม ใบงานท่ี 3.2 เรอื่ ง รายงานการจา่ ยเงินค่าคอมมชิ ช่ัน 1. ปอ้ นขอ้ มลู ตามตัวอยา่ งตอ่ ไปนี้ 2. คานวณคา่ คอมมชิ ชั่น 10% ของยอดขาย และหาผลรวมยอดขาย ผลรวมคอมมชิ ช่ัน 3. จัดเก็บและตกแตง่ ใหส้ วยงาม คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

119 ใบงานที่ 3.3 เรือ่ ง การนับจานวนพรรณไม้สวนพฤษศาสตร์วทิ ยาลัยอาชวี ศึกษามหาสารคาม 1. ปอ้ นข้อมูลสวนพฤษศาสตรว์ ิทยาลยั อาชวี ศึกษามหาสารคามตามรายการต่อไปนี้ 2. หาผลรวมจานวนพรรณไมท้ ้ังหมด คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

120 ใบงานที่ 4 เรอ่ื ง การใชฟ้ งั ก์ชั่น ใบงานที่ 4.1 เรือ่ ง การคานวณอยา่ งงา่ ย 1. ป้อนข้อมูลตามตวั อย่างต่อไปนี้ 2. คานวณหามลู ค่าสนิ ค้า 3. คานวณส่วนลด 10% จากมูลคา่ สินคา้ 4. คานวณภาษี 7% จากมูลค่าสินค้าสทุ ธิ 5. สินคา้ ชนิดใดมมี ูลคา่ สุทธมิ ากท่ีสุด 6. สนิ ค้าชนิดใดมีมูลค่าสุทธิน้อยทส่ี ดุ 7. จัดเก็บและตกแตง่ ใหส้ วยงาม คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

121 ใบงานท่ี 4.2 เรื่อง การคานวณค่านายหนา้ 1. ปอ้ นข้อมลู ตามตวั อยา่ งตอ่ ไปนี้ 2. คานวณยอดขายรวม และคา่ นายหนา้ 10% ใบงานที่ 4.3 เรอ่ื ง การใชฟ้ งั กช์ ั่น IF 1. ปอ้ นขอ้ มลู ลงตารางตามหวั ขอ้ ทก่ี าหนด ให้ครบถว้ นทกุ ช่อง 2. คานวณ 3. ใชฟ้ งั ก์ชั่น IF คานวณเงนิ ส่วนลด ตามเงอ่ื นไปดงั นี้ ถา้ ราคาสินค้า < 2000 บาท ให้ส่วนลด 5% ถา้ ราคาสินคา้ 2000-8000 บาท ใหส้ ว่ นลด 10% ถ้าราคาสนิ ค้า 8001-15000 บาท ให้ส่วนลด 15% ถา้ ราคาสนิ ค้า > 15000 บาท ให้ส่วนลด 20% คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

122 ใบงานท่ี 5 เรือ่ ง การสร้างกราฟ ใบงานที่ 5.1 เรือ่ ง การสรา้ งกราฟ 1. ป้อนขอ้ มลู ตามตัวอยา่ งต่อไปนี้ 2. คานวณรายไดส้ ทุ ธิ 3. คานวณรายไดร้ วมและรายจา่ ยรวม 4. นาขอ้ มลู ไปสรา้ งกราฟแทง่ เปรียบเทยี บรายได้-รายจ่าย 5. นาข้อมลู ไปสร้างกราฟวงกลมแสดงรายไดส้ ทุ ธิแต่ละเดอื น ******************** คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

123 แบบฝึกหดั ท้ายหน่วยท่ี 3 เร่อื ง การวิเคราะหข์ ้อมูล ******************* จงตอบคาถามตอ่ ไปนี้ 1. จงอธบิ ายข้ันตอนการเข้าสโู่ ปรแกรม Microsoft Excel ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... 2. จงอธบิ ายส่วนประกอบของหนา้ ตา่ งโปรแกรมและหน้าท่ขี องโปรแกรม Microsoft Excel ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... 3. จงบอกสว่ นประกอบและความหมายของเวิรก์ บคุ๊ ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... 4. จงบอกข้นั ตอนในการพมิ พ์ข้อมลู ลงในเซลล์ ...................................................................................................................................................... 5. จงอธบิ ายขั้นตอนการเลือกเซลล์ ...................................................................................................................................................... 6. จงอธบิ ายข้ันตอนการคดั ลอกเซลล์ ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... 7. จงอธิบายขั้นตอนการลบแถวและคอลัมน์ ...................................................................................................................................................... 8. จงอธิบายขั้นตอนการเปลีย่ นชอ่ื ชตี ...................................................................................................................................................... 9. จงบอกขอ้ ควรระวังในการเขยี นสูตรและฟังก์ชนั่ ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... 10. จงอธบิ ายขัน้ ตอนการสรา้ งกราฟ ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... *********************** คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

124 เฉลยแบบฝกึ หดั ท้ายหน่วยท่ี 3 *************************************** คาสงั่ จงตอบคาถามต่อไปนี้ 1. การเขา้ สโู่ ปแกรม คลกิ Start --> Program --> Microsoft Excel 2. ส่วนประกอบของหน้าตา่ งโปรแกรม Microsoft Excel - Title Bar แถบชื่อเร่อื ง แสดงชอื่ แฟ้มสมุดงานทก่ี าลงั ใช้งานอยูข่ ณะน้นั - Menu Bar แถบเมนู แสดงคาสง่ั หลกั เมื่อคลิกที่เมนูหลกั จะแสดงหวั ขอ้ ย่อยๆ ออกมา - Tool Bar ใชร้ วบรวมเครือ่ งมือที่ใชเ้ ปน็ ประจาหรือใช้บอ่ ย โดยแทนด้วนสัญลักษณ์ - Control Menu ใช้ควบคุมหน้าตา่ งของโปรแกรม - Formula Bar เปน็ บริเวณท่ใี ช้สาหรบั พิมพส์ ตู ร ฟงั กช์ นั่ หรอื ขอ้ มลู ใส่ลงในเซลล์ - Status Bar แสดงสถานะตา่ ง ๆ ในการทางาน 3. เวรก์ บุ๊ค หมายถงึ สมุดงานหรือแฟ้มงานท่สี รา้ งจาก Excel ประกอบดว้ ย - Work Sheet - Column - Row - Cell - Active Cell - Sheet Tab 4. ขั้นตอนในการพมิ พข์ ้อมูลลงในเซลล์ เลอ่ื นเมาส์ไปวางท่ีเซลล์ทต่ี ้องการพิมพข์ อ้ มูลลงไป หรือคลิกที่ Formula Bar จากนัน้ พิมพข์ ้อมลู ทตี่ ้องการกดปุ่ม Enter 5. ขัน้ ตอนการเลือกเซลล์ กด <Ctrl> ค้างไวแ้ ล้วเลอื กเซลล์ที่ตอ้ งการ 6. ขน้ั ตอนการคดั ลอกเซลล์ ทาไดห้ ลายวิธีดังน้ี 1. เลือกเซลล์ที่ตอ้ งการแล้วกด Ctrl+C แล้วเลอื กเซลล์ท่ีต้องการ กด Ctrl+V หรือ 2. เลอื กเซลล์ทต่ี อ้ งการแลว้ กดปมุ่ แล้วเลือกเซลล์ที่ต้องการ กดปุ่ม หรือ 3. เลอื กเซลล์ท่ีต้องการแล้วกด Ctrl แลว้ ลากไปวางตาแหน่งทตี่ อ้ งการ หรอื 4. เลอื กเซลล์ที่ต้องการแลว้ ไปที่เมนู Edit --> เลือกคาสง่ั Copy หรอื 5. เลอื กเซลล์ที่ต้องการแล้วคลกิ ขวา เลือกคาสั่ง Copy คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

125 7. ขนั้ ตอนการลบแถวและคอลมั น์ 1. เลือกแถวที่ต้องการลบ --> คลกิ เมนู Edit --> Delete หือคลิกขวาแถวท่ีเลอื ก --> Delete 2. เลือกคอลมั น์ท่ตี อ้ งการลบ --> คลกิ เมนู Edit --> Delete หอื คลกิ ขวาแถวท่เี ลอื ก --> Delete 8. ข้นั ตอนการเปลยี่ นชอ่ื ชีต 1. คลิกขวาช่อื เวริ ก์ ชีตที่ต้องการเปล่ยี นชื่อ --> Rename หรอื ดับเบลิ คลิกท่แี ทบ็ ช่ือ 2. พิมพช์ อ่ื ชีตใหม่ทต่ี ้องการแล้วกด Enter 9. ข้อควรระวงั ในการเขยี นสูตรและฟงั ก์ชน่ั 1. ตอ้ งมีเครอื่ งหมาย “=” เสมอ 2. การเขียนตอ้ งตดิ กันทุกตวั ไมม่ ีการเวน้ วรรค 3. ใชเ้ ครือ่ งหมาย “,” ในการคัน่ ระหว่างขอ้ มูลที่กาหนด และ “;” สาหรับการเชื่อขอ้ มูล ต่อเนอ่ื งกนั 4. Argument ต้องอยใู่ นวงเลบ็ 5. ถา้ Argument เปน็ กล่มุ ข้อความให้ใส่เครื่องหมาย “ข้อความ” ดว้ ย 10. ข้ันตอนการสรา้ งกราฟ 1. พมิ พ์ขอ้ มูลลงในเซลล์ 2. เลือกเซลลท์ ตี่ อ้ งการเปรยี บเทียบในกราฟ 3. คลิกท่ีเมนู Insert --> Chart หรือ ปมุ่ จะปรากฏไดอะลอ็ กบ็อกซ์ ให้เลอื กประเภท ของกราฟ แล้วคลิก Next 4. จะปรากฏตาแหนง่ ของข้อมูลทเี่ ลือก คลิก Next 5. การใสร่ ายละเอียดการแสดงข้อมูลของ Title แนวแกน X และแกน Y เสร็จแล้ว คลกิ Next 6. กาหนดตาแหน่งทจ่ี ะวางกราฟในชีตเดมิ หรือวางเปน็ ชตี ใหม่ เสรจ็ แลว้ คลิก Finish ********************* คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

126 แบบทดสอบก่อนเรียน/หลงั เรียน หน่วยที่ 4 เรื่อง การวิเคราะหข์ ้อมลู ************************************************** จงเลือกคาตอบท่ีถกู ตอ้ งท่สี ดุ เพยี งขอ้ เดียว (ขอ้ ละ 1 คะแนน) 1. โปรแกรม Microsoft Excel ทางานคลา้ ยกับการทางานของอะไรมากท่สี ุด ก. พมิ พ์ดีด ข. เคร่ืองถา่ ยเอกสาร ค. เครอื่ งคิดเลข ง. เครอ่ื งแฟกซ์ 2. ขอ้ ใด ไม่ใช่ ความสามารถของโปรแกรม Microsoft Excel โดยตรง ก. การคานวณ ข. การจัดการฐานขอ้ มูล ค. การสรา้ งกราฟ ง. การตกแตง่ เอกสาร 3. ข้อใดเปน็ สว่ นปรกอบของโปรแกรม Microsoft Excel ท่ีแตกต่างจาก Microsoft Word ก. Cell ข. Menu Bar ค. Title Bar ง. Tools Bar 4. โดยทัง่ ไป Excel จะใหแ้ ผน่ งานกีแ่ ผ่น ก. 2 แผ่น ข. 3 แผ่น ค. 4 แผ่น ง. 5 แผน่ 5. ขอ้ ใด หมายถงึ ขอ้ มูลประเภทสูตร ก. ตัวหนังสือท่ัว ๆ ไป ข. ตัวเลขที่คานวณไม่ได้ ค. ตวั เลขท่ีคานวณได้ ง. สมการทางคณติ ศาสตรท์ ีก่ าหนดใหเ้ ซลลค์ านวณ 6. ข้อใดคือโปรแกรม Microsoft Excel ก. โปรแกรมท่ีใชฟ้ งั เพลง ข. โปรแกรมทีช่ ่วยในการวเิ คราะหข์ ้อมูล ค. โปรแกรมทใี่ ชท้ าฐานข้อมูล ง. ถูกทกุ ขอ้ 7. แถบสูตร (Formula Bar) มหี นา้ ทอี่ ะไร ก. แสดงตาแหน่งเซลล์ปัจจบุ ัน ข. ใชส้ าหรบั ป้อนหรือแสดงสตู ร ค. เปน็ ท่เี กบ็ คาส่งั ต่าง ๆท้ังหมด ง. ใช้สาหรับแยกแผน่ งานเป็นส่วน ๆ คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา

127 8. ตวั แยกกลอ่ ง (Split box) มีหน้าท่ีอะไร ก. แสดงตาแหน่งเซลลป์ ัจจบุ นั ข. ใช้สาหรบั ปอ้ นหรอื แสดงสูตร ค. เปน็ ท่เี กบ็ คาส่ังตา่ ง ๆท้งั หมด ง. ใชส้ าหรบั แยกแผ่นงานเป็นสว่ น ๆ 9. ตวั ชเ้ี ซลล์ (Cell pointer) มีหน้าอะไร ก. แสดงตาแหน่งเซลลป์ ัจจุบัน ข. ชีต้ าแหนง่ เซลล์ทีก่ าลังติดตอ่ หรือใช้งาน ค. เป็นทเ่ี ก็บคาส่งั ตา่ ง ๆทั้งหมด ง. ใช้สาหรบั แยกแผ่นงานเปน็ ส่วน ๆ 10. ถา้ ต้องการกาหนดให้ตัวอักษรทเ่ี ลอื กใหเ้ ป็นตวั หนา ตอ้ งคลกิ ที่ปุม่ รูปใด ก. ข. ค. ง. 11. ถ้าต้องการกาหนดให้ตวั อกั ษรท่ีเลอื กใหเ้ ป็นตวั เอยี ง ตอ้ งคลิกทีป่ ุม่ รปู ใด ก. ข. ค. ง. 12. สตู ร =SUM(C3:C5) หมายความวา่ อะไร ข. หาค่าทมี่ ากทีส่ ุดต้ังแต่ C3 ถึง C 5 ก. หาผลรวมต้ังแต่ C3 ถงึ C5 ค. หาค่าทน่ี อ้ ยที่สุดตั้งแต่ C3 ถึง C 5 ง. หาคา่ เฉล่ียตง้ั แต่ C3 ถึง C5 13. สูตร =AVERAGE(C3:C5) หมายความวา่ อะไร ก. หาผลรวมตั้งแต่ C3 ถึง C5 ข. หาคา่ ท่ีมากที่สุดตง้ั แต่ C3 ถงึ C 5 ค. หาค่าที่น้อยทีส่ ุดต้งั แต่ C3 ถงึ C 5 ง. หาคา่ เฉลยี่ ต้ังแต่ C3 ถึง C5 14. สูตร =MIN(C3:C5) หมายความว่าอะไร ก. หาผลรวมตงั้ แต่ C3 ถงึ C5 ข. หาคา่ ท่มี ากทส่ี ุดต้ังแต่ C3 ถึง C 5 ค. หาคา่ ที่น้อยท่สี ดุ ตงั้ แต่ C3 ถึง C 5 ง. หาคา่ เฉลยี่ ต้งั แต่ C3 ถงึ C5 15. ฟงั ก์ชนั DATE เปน็ ฟังก์ชนั ท่ีเก่ยี วกับอะไร ก. การหาผลรวม ข. วันท่ี ค. การคานวณ ง. หาคา่ เฉล่ีย 16. ถ้าตอ้ งการสร้างกราฟดว้ ยตวั ช่วยสรา้ งตอ้ งคลกิ ท่ีปมุ่ รูปใด ก. ข. ค. ง. คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จฬุ าลกั ษณ์ ถาไชยลา

128 17. คาสั่ง IF ทาหน้าทอี่ ะไร ข. หาค่านอ้ ยที่สุด ง. เปรียบเทยี บตามเงือ่ นไข ก. หาค่ามากที่สุด ข. Ctrl ค. หาค่าเฉลี่ย ง. Alt 18. เมอื่ พมิ พ์สตู รเสร็จควรกดปุม่ ใด ข. ก. Shift ค. Enter 19. สัญลักษณ์ใดคือการกาหนดสีของกราฟ ก. ค. ง. 20. ขอ้ ใดคอื ขนั้ ตอนแรกในการแก้ไขคาอธิบายกราฟ ก. คลิกเลือกช่อื ข้อมูลท่อี ยใู่ นกรอบ ข. เลอื กแทง่ กราฟท่ตี ้องการใส่หัวข้อ ค. คลกิ ส่วนคาอธิบายกราฟ ง. คลิกจัดรปู แบบคาอธบิ ายข้อมูล ************************************ คอมพิวเตอร์และสารสนเทศเพือ่ งานอาชีพ (Computer and Information for Careers) อ.จุฬาลกั ษณ์ ถาไชยลา