Bab4PenerapanSNIISO9001

SNI ISO 9001:2015 PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU MATERI AJAR UNTUK AKADEMISI DAN PRAKTISI Badan Standardisasi Nasional

BAB 4 PENERAPAN SNI ISO 9001:20154.1 STRATEGI PENERAPAN SNI ISO 9001:2015 SNI ISO 9001:2015 akan lebih mudah apabila tidak hanya dipelajari namun diterapkan dalam kegiatan operasi organisasi. Implementasi manajemen mutu sebenarnya sederhana, yang dibutuhkan hanya kesediaan dan tekad untuk mulai dengan didukung oleh metode yang tepat untuk melaksanakannya. Penerapan SNI ISO 9001:2015 melibatkan lima tahap umum yang dilalui oleh organisasi, yaitu : 1. Tahap Persiapan Hal utama pada tahap ini adalah keputusan dan komitmen manajemen puncak, yang harus memastikan ketersediaan sumber daya untuk keseluruhan proses penerapan sistem manajemen mutu, meliputi : dana, waktu dan personil. Tim inti dibentuk dari wakil tiap unit kerja di dalam organisasi dan dipimpin manajemen puncak. 2. Tahap dokumentasi Dokumentasi sistem manajemen mutu pada umumnya mengacu pada proses-proses yang dikelola oleh organisasi atau struktur standar mutu yang diterapkan, atau kombinasi dari keduanya. Pada tahap ini tim inti bekerja menyusun dokumen sistem mutu organisasi, yang meliputi : 1. kebijakan mutu, 2. sasaran mutu, 3. pedoman mutu, 4. prosedur, 5. instruksi kerja dan rencana mutu. 3. Tahap implementasi Selama tahapan ini, organisasi perlu akan memonitor penerapan untuk menjamin semua prosedur yang telah dibuat dijalankan dan semua rekaman dibuat dan dipelihara serta berjalan efektif dan efisien. Oleh karena itu, pimpinan puncak perlu melakukan kampanye mengenai mutu dan melaksanakan pelatihan kesadaran tentang mutu bagi karyawan agar mereka memahami dan mau melaksanakan pekerjaan masing-masing sesuai sistem yang sudah digariskan dalam prosedur.

4. Tahap Audit Internal dan Tinjauan Manajemen Organisasi akan membentuk tim audit mutu internal dan melakukan audit mutu internal. Kegiatan ini merupakan persyaratan untuk memastikan bahwa sistem yang disusun organisasi dapat dilaksanakan secara efektif. Efektifitas penerapan disampaikan pada rapat tinjauan manajemen. Rapat ini dipimpin langsung oleh manajemen puncak. Peserta rapat adalah pimpinan setiap unit kerja. Agenda rapat meliputi : - Hasil audit mutu - Feedback pelanggan - Kinerja proses dan produk - Tindakan perbaikan dan pencegahan serta rekomendasi peningkatan - Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya - Perubahan sistem manajemen mutu - Rekomendasi untuk peningkatan Hasil dari rapat tinjauan manajemen dijadikan bahan untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan mengeluarkan kebijakan yang lebih baik. Bagi perusahaan yang ingin mendapatkan pengakuan atau sertifikasi maka akan dilakukan tahapan sertifikasi.4.2 KENDALA DALAM PENERAPAN SNI ISO 9001:2015 Inti dari penerapan SNI ISO 9001 adalah peningkatan yang berkesinambungan (continous improvement) sehingga dalam penerapannya setiap organisasi dituntut untuk melakukan perbaikan-perbaikan di semua lini secara bertahap sesuai dengan konsep PDCA (Plan – D0 – Check – Action). Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan penerapan ISO 9001 tidak berjalan dengan baik, yaitu : 1. Kurang Komitmen dari manajemen puncak 2. Tidak ada keterlibatan karyawan 3. Kordinasi antar departemen yang minim 4. Keterbatasan waktu 5. Keterbatasan sumber daya manusia (SDM) 6. Kurangnya sosialisasi dan komunikasi Page 2

4.3 SERTIFIKASI SNI ISO 9001:2015 4.3.1 Pemilihan Badan Sertifikasi Sertifikasi sistem manajemen berstandar ISO dapat dilakukan oleh Badan Sertifikasi (Lembaga Penilaian Kesesuaian/LPK). Melalui proses ini, Organisasi berharap mendapatkan Badan Sertifikasi yang terbaik untuk organisasinya. Sehingga dapat memberikan masukan dan jaminan bahwa organisasi telah menjalani sistem manajemen yang berstandar dan bermutu. Saat ini, Banyak sekali Badan Sertifikasi yang menyediakan jasa sertifikasi ISO di Indonesia. Daftar badan atau lembaga sertifikasi yang telah terakreditasi oleh Komite Akredtiasi Nasional dapat diakses di website www.kan.or.id . Untuk menentukan mana yang terbaik, tentu banyak bergantung pada karakteristik dan tujuan organisasi yang akan melakukan sertifikasi. Beberapa variabel di bawah ini dapat untuk menjadi pertimbangan organisasi memilih lembaga sertifikasi sistem manajemen mutu: 1. Bersertifikat akreditasi KAN yang masih berlaku 2. Sesuai ekspektasi pelanggan 3. Berpengalaman dalam bidang yang relevan 4. Kejelasan status lembaga 5. Mempunyai sumberdaya yang jelas dan handal 6. Bertarif transparan dan kompetitif 4.3.2 Proses Sertifikasi Tahap sertifikasi merupakan tahap dimana lembaga sertifikasi melakukan penilaian terhadap sistem manajemen mutu sebuah organisasi. Lembaga sertifikasi akan melakukan pemeriksaan kesesuaian terhadap sistem dokumentasi dan pelaksanaan secara langsung dilapangan yang dibandingkan dengan standar sistem manajemen mutu SNI ISO 9001:2015. Dalam memilih Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen (LSSM) sebaiknya yang sudah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) karena terjamin kompetensi dan ketertelusurannya. KAN adalah lembaga Page 3

nonstruktural yang bertugas dan bertanggung jawab di bidang Akreditasi LembagaPenilaian Kesesuaian, termasuk akreditasi LSSM. Berdasarkan UU No. 20 Tahun 2014tentang Standardisasi dan Penilaian Kesesuaian pasal 36 ayat 4 bahwa LPK yangmenjalankan kegiatan di Indonesia wajib berbadan hukum Indonesia sesuai denganperaturan perundang-undangan di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Halini perlu menjadi pertimbangan dalam memilih LSSM agar tidak hanya pertimbanganharga atau biaya sertifikasi yang murah, tapi juga aspek legalitas, kompetensi(akreditasi) dan keterterlusurannya.Untuk meningkatkan keberterimaan hasil penilaian kesesuaian, termasuk sertifikasiSNI ISO 9001:2015, KAN melakukan perjanjian saling pengakuan baik internasional,regional maupun bilateral. Perjanjian saling pengakuan diraih oleh KAN denganmenerapkan standar internasional, yaitu ISO/IEC 17011 (Conformity assessment --Requirements for accreditation bodies accrediting conformity assessment bodies) yangdinilai melalui peer evaluation secara periodik oleh PAC (Pacific AccreditationCooperation). Kerjasama bilateral sampai saat ini dilakukan oleh KAN dengan 3 BadanAkreditasi, yaitu United Kingdom Accreditation Service (UKAS) sejak 25 Juli 2007, ChinaNational Accreditation Service for Conformity Assessment (CNAS) sejak 24 Maret 2009,dan Saudi Arabian Standard Organization (SASO) sejak 8 Januari 2009. Semuaperjanjian saling pengakuan KAN ini bermuara pada upaya peningkatan produknasional di pasar global. Gambar 4.1. Organisasi Internasional Kerjasama/Perjanjian Saling Pengakuan Akreditasi Page 4

4.4 CONTOH PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DI ORGANISASI Keberlanjutan suatu bisnis atau organisasi ditentukan oleh kualitas produk maupun jasa yang disajikan kepada customer. Produk atau jasa yang berkualitas akan tercipta apabila didukung oleh sumberdaya maupun sistem yang baik. Implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) SNI ISO 9001 merupakan salah satu upaya dalam mewujudkan produk atau jasa yang berkualitas. SMM memberikan panduan bagi perusahaan atau organisasi dalam melakukan pengelolaan proses sehingga proses terstandar dan produk yang dihasilkan berkualitas. Berikut ini disajikan beberapa contoh implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) SNI ISO 9001 dibeberapa perusahaan di Indonesia. Sebagai gambaran ril penerapan SMM sehingga dapat memberikan inspirasi bagi perusahaan lain untuk menerapkan SMM. 4.4.1 ASTRA GREEN TRAINING Environment & Social Responsibility Division (ESRD) merupakan salah satu divisi di PT Astra International Tbk yang dibentuk sejak tahun 1989. Divisi ini dibentuk sebagai wujud nyata komitmen manajemen dalam membangun sustainability business di Grup Astra melalui pengelolaan faktor lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja serta faktor sosial. ESRD memiliki 4 fungsi utama dalam mewujudkan sustainability business di Grup Astra (Klausul 4.1), meliputi : Gambar 4.2. Peran ESRD di PT Astra International, Tbk. Page 5

Dalam menjalankan keseluruhan fungsinya, ESRD didukung denganpenerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 yang telah tersertifikasi sejaktahun 1998. Melalui penerapan SMM yang konsisten, ESRD berupaya untuk menjagakualitas pelayanan jasanya sesuai dengan harapan stakeholder (Klausul 5.1). Hal inisejalan dengan komitmen manajemen ESRD yang tertuang dalam kebijakan mutuESRD yang telah disetujui oleh pimpinan puncak (Klausul 5.2). Gambar 4.3. Kebijakan Mutu ESRD PT Astra International, Tbk. Salah satu contoh implementasi SMM di ESRD yaitu pada aktivitaspenyelenggaraan training Environment & Social Responsibility (ESR). Training ESRmerupakan bentuk dari implementasi fungsi keempat ESRD. Trainingdiselenggarakan dengan tujuan untuk memberikan pemahaman dan peningkatankompetensi karyawan Grup Astra di bidang Environment Health & Safety (EHS) danCorporate Social Responsibility (CSR) (klausul 6.2). Demi mewujudkan hal tersebut,ESRD selalu berpedoman pada kebijakan mutu ESRD dengan berupaya menyediakanjenis dan metode training yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder(klausul 5.1, 6.2). Penyelenggaraan training ESR diatur dalam Prosedur PenyelenggaraanTraining ESR (Klausul 8.5). Prosedur ini mengatur mengenai tahapan-tahapanpenyelenggaraan training ESR yang sejalan dengan SMM agar proses yangdilaksanaan terstandar dan sesuai dengan harapan pelanggan. Berikut ini alur proses Page 6

penyelenggaraan training ESR yang dikorelasikan dengan klausul SMM SNI ISO9001:2015. Gambar 4.4. Diagram Proses Pelaksanaan Training ESRTahap Persiapan Training Manajemen puncak ESRD selalu menetapkan kebijakan dan strategipenyelenggaraan training ESR (Klausul 5.2, 6.2) . Hal ini dilakukan agarpenyelenggaran training ESR dapat berjalan secara efektif & efisien sehingga sasaranmutu training ESR dapat tercapai. ESRD selalu menyelenggarakan training yang tepatdan menjawab kebutuhan customer (Klausul 5.1, 6.2). ESRD melakukan analisa kebutuhan dan keinginan customer (Klausul 6.1,6.2, 8.3). Oleh karena itu, ESRD selalu melakukan survey kebutuhan training kepadacustomer, analisa regulasi/persyaratan/standar, analisa kompetitior dan evaluasipelaksanaan training pada tahun sebelumnya (Klausul 6.1, 6.2, 8.3). Dari aktivitastersebut, ESRD mendapatkan input mengenai jenis training dan metode trainingyang akan dilakukan. Page 7

Gambar 4.5. Program Pelatihan ESR tahun 2016 ESRD juga mempersiapkan seluruh fasilitas pendukung training berupavenue/lokasi training, alat pendukung proses pengajaran dan kebutuhan lainnyadengan baik (Klausul 7.1). Untuk pemateri/instruktur, ESRD memiliki duasumberdaya yaitu sumbedaya internal maupun eksternal. Sumberdaya internal yaitumember internal dari ESRD sedangkan sumberdaya eksternal merupakan pihakketiga / pihak eksternal yang berkompeten dibidangnya. ESRD menjaminkompentensi instruktur eksternal melalui proses seleksi supplier. Proses seleksi inidiatur dalam Prosedur Pemilihan dan Pengendalian Supplier dimana ESRDmembandingkan aspek QCDSMEL (Quality, Cost, Delivery, Safety, Moral,Environment & Legal) (Klausul 7.1, 7.2, 8.1, 8.4). Untuk aspek Kualitas caloninstruktur, ESRD meninjau kapabilitas, kompetensi dan pengalaman calon instrukturmelalui Curriculum Vitae instruktur. Untuk instruktur internal, ESRD melakukan seleksi instruktur berdasarkannilai KUM personel. KUM merupakan sistem Credit Point internal ESRD untuk menilaikompetensi personel ESR berdasarkan tinjauan kompetensi dan kapabilitas personel.Penilaian kompetensi & kapabilitas personel dinilai dari tiga aspek yaitu Knowledge,Skill & Attitude personel (Klausul 7.1, 7.2). Hal ini dilakukan guna memastikan hanyapersonel yang telah kompeten dibidangnya yang dapat menjadi instruktur untukmenyampaikan materi training ESR. Page 8

ESRD melakukan validasi dan verfikasi untuk materi yang sebelumdisampaikan pada proses pelaksanaan training, hal ini dilakukan untuk menjaminkeseuaian antara materi dan Term of Reference (TOR) training (Klausul 8.5).Tahap Pelaksanaan Training Pada tahap pelaksanaan training, ESRD melakukan monitoring terhadapkesiapan fasilitas pendukung, konfirmasi terhadap kehadiran instruktur dankesesuaian pelaksanaan training dengan Term of Reference (TOR) yang telah disusun(Klausul 8.4, 8.5). Selain itu, ESRD juga melakukan pengendalian kualitas instrukturtraining melalui metode witness, dimana instruktur akan dipantau metodepengajarannya oleh instruktur senior selama training berlangsung (Klausul 8.4, 8.5,8.6). Hal ini dilakukan guna memastikan instruktur berkompeten, mampu mengelolakelas training mampu menyampaikan materi training dengan baik kepada peserta.ESRD juga dilaksanakan pre-test dan post-test kepada para peserta training sebagaibahan evaluasi training (Klausul 8.5).Tahap Evaluasi Monitoring dan evaluasi pelaksanaan training dilakukan melalui surveykepuasan pelanggan harian maupun keseluruhan training (Klausul 9.1). Kriteriasurvey terdiri dari evaluasi narasumber, fasilitas training dan materi training yangdisampaikan. Selain itu, ESRD juga melakukan peninjauan terhadap pelaksanaantraining dengan menggunakan indikator Customer Level Increase (CLI), dimana ESRDmelihat persentase peningkatan nilai dengan membandingkan hasil pre-test danpost-test. Page 9

Item penilaian untuk survey kepuasan pelanggan di Astra Green Training1. Persiapan - Waktu penyebaran Informasi Pelatihan Item ini menilai tentang tingkat persiapan dan efektifitas penyebaran informasi training kepada pelanggan. - Isi/Content dari Penyebaran Informasi Pelatihan Item ini menilai tentang tingkat efisiensi dan efektifitas informasi yang terdapat dalam informasi pelatihan/training - Kecepatan administrasi pendaftaran Item ini menilai tentang kesigapan panitia dalam melakukan follow terhadap pelanggan yang mendaftar training - Biaya Pelatihan Item ini menilai tentang layak atau tidaknya biasa yang diajukan oleh panitia untuk training yang diadakan.2. Materi Pelatihan - Relevansi materi terhadap tujuan training Item ini berhubungan dengan tingkat relevansi antara materi training dengan tujuan diadakan training tersebut. - Manfaat Materi Item ini berkaitan dengan seberapa besar manfaat dari training tersebut terhadap pekerjaan peserta di perusahaannya. - Kelengkapan Materi Item ini menilai tentang kelengkapan materi training untuk menunjang kelancaran dari proses training3. Instruktur - Sikap / Perilaku Item ini bertujuan untuk menilai sikap/perilaku instruktur selama proses training - Penguasaan Bahan Item ini bertujuan untuk menilai tingkat pemahaman narasumber terhadap bahan training yang disampaikan - Penyajian Bahan Item ini menilai tentang penyajian bahan yang disampaikan selama training. - Penggunaan Bahasa Item ini menilai tentang penggunaan bahasa yang efektif dan efisien dari narasumber sehingga mudah dimengerti oleh peserta training. - Efektivitas Penggunaan alat bantu dan peraga Item ini menilai tentang kelengkapan dan tingkat efisiensi dari alat bantu dan peraga yang digunakan saat training. - Antusiasme dan suara Item ini menilai tentang Antusiasme dan suara dari narasumber saat melaksanakan training - Pengaturan Waktu Item ini menilai tentang ketepatan dan kepaturan narasumber dalam menjalankan dan menyampaikan materi training Page 10

- Kemampuan menyimpulkan Item ini menilai tentang kemampuan narasumber dalam menyimpulan materi yang disampaikan. - Penguasaan Kelas Item ini menilai tentang tingkat penguasaan kelas dari narasumber.4. Sarana Pelatihan - Kondisi Ruangan Item ini menilai tentang baik atau buruknya kondisi ruangan yang digunakan saat training. - Kelengkapan alat bantu pengajaran (Laptop, LCD, dll) Item ini menilai tentang kelengkapan dan keefektifan alat bantu peraga saat training berlangsung. - Kualitas alat bantu pengajaran Item ini menilai tentang kualitas dari alat bantu pengajaran yang digunakans saat training berlangsung.5. Pasca Pelatihan - Kesesuaian pelatihan dengan kebutuhan pelanggan Item ini menilai tentang korelansi dan kesesuaian pelatihan dengan kebutuhan pelanggan/peserta training. - Manfaat dari pelatihan Item ini menilai tentang seberapa besar manfaat dari training ini terhadap peserta. - Follow up dari pelatihan (keberadaan assignment project) Item ini menilai tentang follow up terhadap hasil training dari peserta setelah proses berlangsung. Gambar 4.6. Contoh Customer Satisfaction Index Astra Green Training Page 11

Tahap Perbaikan berkelanjutan Bahan perbaikan berkelanjutan didapatkan dari hasil evaluasi training (Klausl9.1, 10.1, 10.2). Beberapa poin yang dapat dijadikan fokus perbaikan antara lainkompetensi instruktur, suasana training, metode training, kualitas materi danfasilitas pendukung training. ESRD akan melakukan perbaikan berdasarkan hasiltemuan ketidaksesuaian maupun poin of improvement yang ditemukan terhadappenyelenggaraan training. Keunggulan training ESRD dibandingkan dengan penyedia jasa traininglainnya yaitu ESRD menjalankan training yang berbasis environmental friendly (8.5).Dimana pelaksanan training dilakukan dengan prinsip paperless. Keseluruhan materidisampaikan dalam bentuk elektronik kepada peserta training. Selain itu, ESRD jugamemberikan after sales service dalam bentuk knowledge management yangtergabung didalam milist ESRD. Di milist tersebut, peserta akan selalu mendapatkanupdate informasi terkait dengan bidang ESRD secara berkala. Selain itu, ESRDmemiliki program pengembangan dan pembinaan customer melalui progam ESRDCustomer Gathering. Berkat penerapan sistem ini ESRD mendapatkan penghargaansebagai pemenang pertama dalam acara konvensi improvement PT AstraInternational Tbk di tahun 2015 serta feedback yang baik dari pelanggan yangdidapatkan dari hasil survey kepuasan pelanggan. Gambar 4.7. Penghargaan Sustainability Business Award Indonesia 2015 Page 12

4.4.2 PENERAPAN SNI ISO 9001:2015 DI PT ASTRA HONDA MOTOR Sepeda motor sebagai pilihan alat transportasi favorit memang tidak bisa dipungkiri lagi. Di Indonesia, hampir setiap keluarga memiliki sepeda motor bahkan ada satu keluarga yang bisa memilki motor lebih dari satu. Harga dan biaya operasional terjangkau ditambah lagi kemudahan dalam mengoperasikannya serta manuver-manuver yang bisa dilakukan di jalan raya dalam menembus kemacetan menjadikan sepeda motor sebagai pilihan alat transportasi banyak orang. Salah satu pilihan favorit keluarga Indonesia dalam menentukan merek sepeda motornya yaitu Sepeda Motor Honda. Di Indonesia, sepeda motor Honda diproduksi oleh PT Astra Honda Motor (AHM) selaku Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM), manufaktur, perakitan dan distributor sepeda motor Honda (Klausul 4.1). Sebagai pelopor industri sepeda motor di Indonesia, AHM selalu berupaya untuk mejalankan proses produksinya yang terstandar dan bermutu (5.2). Hal ini dilakukan guna mewujudkan produk yang berkualitas sesuai dengan harapan customer (Klausul 4.2). Untuk mewujudkan hal tersebut, AHM menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) SNI ISO 9001 yang terintegrasi di seluruh proses bisnis melingkupi area manufakturing, distribusi sepeda motor dan part ke main dealer (Klausul 4.3). Gambar 4.8. Proses bisnis di PT AHM Page 13

Pengelolaan Sistem Manajemen Mutu PT Astra Honda Motor AHM mengalokasikan sumber daya khusus dalam pengelolaan SMM denganmembentuk Quality Technology Division dibawah Production, Engineering &Procurement Directorate (Klausul 5.3, 7.1). Divisi ini bertugas untuk melakukanmonitoring terhadap implementasi sistem manajemen mutu dan menjaga kualitasmutu produk di masing-masing area AHM. Model pembentukan divisi khusus sepertiAHM terapkan merupakan keunikan yang dimiliki AHM karena pada umumnyapengelolaan mutu di perusahaan lain dikelola dalam bentuk struktur komite mutu. Gambar 4.9. Struktur Organisasi Quality Technology Division Production, Engineering & Procurement Dirctorate Quality Technology DivisionQuality Approval Quality Plant QMS Supporting & Quality Management Quality Management Departments Operation Development System Area 1 System Area 2 Department Department Department Departments Main Process Sunter Area Cikarang Area Support Process Pegangsaan & Tipar Karawang Area Cakung Area AHM menerapkan dua prinsip dasar pengendalian kualitas untuk mencegahpermasalahan/ketidaksesuaian kualitas produk selama proses produksi maupunsetelah produk diproduksi melalui prinsip pengendalian Quality Build in Process danQuality Build in Supplier (Klausul 8.1, 8.4, 8.5). Page 14

Gambar 4.10 Kegiatan Final Inspeksi di PT AHM Gambar 4.11. Prinsip Dasar Pengendalian Mutu AHM Secara umum, AHM melakukan proses pengendalian mutu yaitu sebagaiberikut (Klausul 8.1, 8.4, 8.5) :1. Pengendalian mutu produk saat tahap pengembangan produk : melakukan pengendalian / pemeriksaan mutu terhadap semua part yang akan diproduksi dalam setiap fase pengembangan produk untuk menjamin kesiapannya pada saat mass production.2. Pengendalian mutu produk saat mass production :  Tahap pengendalian Incoming part dari supplier : melakukan pemeriksaan mutu produk oleh supplier sebelum dikirimkan ke AHM, dan dilakukan juga incoming inspection secara sampling pada saat penerimaan di AHM Page 15

 Tahap pengendalian proses produksi AHM : melakukan proses inspeksi secara sampling dan 100% (jika diperlukan untuk tuntutan kualitas / fungsi yang diminta) di setiap proses produksi di AHM  Tahap pengendalian Final inspection : melakukan verifikasi produk 100% secara menyeluruh sebelum produk dikirimkan ke main dealer. AHM senantiasa melakukan inovasi dalam setiap proses produksinya. AHMberupaya untuk selalu menggunakan teknologi produksi yang paling mutakhir gunamenghasilkan produk yang unggul dan inovatif (Klausul 10.3). Beberapa terobosaninovasi dan fitur-fitur unggulan pada jajaran produk sepeda motor Honda, antaralain penggunaan mesin berteknologi eSP (enhanced Smart Power), sistem fullinjection (FI) dan idling stop system (ISS). Selain itu, sepeda motor Honda jugadilengkapi fitur keselamatan canggih berupa Combi Brake System (CBS), CombinedAntilock Braking System (Combi ABS), Side Stand Switch dan Parking Brake Lock gunamemberikan kenyamanan dan rasa aman bagi pengguna dalam berkendara. AHM didukung oleh lebih dari 160 supplier produsen komponen lokal yangmemiliki daya saing tinggi, baik dari sisi kualitas dan biaya (Klausul 7.1). Hal inimenjadikan AHM mampu memberikan produk dengan harga kompetitif danberkualitas tinggi. AHM juga memiliki jaringan distribusi sepeda motor yang luas diseluruh Indonesia yang terdiri dari 29 main dealer, 1.817 outlet, lebih dari 3.754bengkel AHASS dan lebih dari 7.770 gerai suku cadang yang akan membantumemberikan pelayanan purna jual yang baik bagi pelanggan (Klausul 8.6). AHM jugamenambah kenyamanan para pelanggannya dengan menyediakan Honda CustomerCare guna memberikan bantuan dan solusi kepada para pelanggan setianya terkaitsepeda motor Honda (Klausul 8.7, 10.2, 10.3). Dengan implementasi sistem manajemen mutu yang berkelanjutan, padatahun 2015, AHM berhasil meraih prestasi terbaik dalam sejarah operasional denganperolehan pangsa pasar mencapai pangsa pasar sebesar 68,7%. Selain itu, AHMberhasil membuktikan kualitas produknya dengan meraih penghargaan IndonesiaBest Brand Award 2015, Top Brand 2016 dan Best Innovation dalam 11th Asia &Oceania Technology Exchange 2015. Semenjak tahun 2015, AHM telah memulaikegiatan ekspor sepeda motor, engine dan parts ke beberapa negara ASEAN.Selanjutnya, AHM akan memperluas cakupan ekspornya ke negara-negara lain diluar ASEAN. Page 16

Gambar 4.12. PT AHM menerima Top Brand 20164.4.3 Importir & Logistic Management Berstandar International Siapa yang tidak mengenal merk mobil BMW, Mini Cooper & Peugeot? Jajaran merk mobil mewah pabrikan asal Eropa yang sangat terkenal di dunia. Mobil yang akan menjadi idaman bagi sebagian orang karena siapapun yang mengendarainya akan menjadi pusat perhatian khalayak umum. Namun, tidak banyak yang tahu bahwa kendaraan-kendaraan tersebut di impor dan dirakit di Indonesia oleh salah satu anak perusahaan PT Astra International Tbk, yaitu PT Tjahja Sakti Motor (TSM). PT Tjahja Sakti Motor merupakan importir resmi dan penyedia jasa logistik kendaraan BMW Group (BMW & Mini Cooper) yang telah dipercaya oleh BMW AG yang berpusat di Jerman sejak tahun 2001. Selain itu, TSM juga ditunjuk oleh Automobiles Peugeot yang bepusat di Perancis sebagai importir resmi kendaraan merek Peugeot di Indonesia pada tahun 2006. Sebagai business partner pabrikan otomotif terkemuka, TSM bertanggung jawab dalam proses impor dan logistik yang meliputi pengadaan Semi Knock Down (SKD), Completely Built Up (CBU), serta spare part/komponen purna jual dan aksesoris lainnya, termasuk penyimpanan finished unit di gudang dan inspeksi sebelum di-delivery kepada customer (Klausul 4.1, 4.3, 4.4). TSM bekerja sama dengan PT Gaya Motor selaku authorized dalam melakukan perakitan SKD. TSM didukung dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001 guna menjamin pelayanan yang berstandar dan bermutu (Klausul 6.2). Page 17

Gambar 4.13. Proses Kerja Importasi & Logistic Management PT Tajhja Sakti Motor & Keterkaitan klausul Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001: 2015 TSM menerapkan secara konsisten SMM pada setiap proses importer & logistic management unit maupun komponen kendaraan (Klausul 4.3). Hal ini dilakukan guna mencapai sasaran mutu yang telah disepakati bersama dengan customer. Berikut ini penerapan pengendalian mutu pada setiap proses pergudangan PT TSM.Gambar 4.14. Pengelolaan Unit CBU (Completely built unit) dan SKD (semi-knocked down units) Page 18

Pengelolaan unit CBU & SKD dilakukan untuk kendaraan jenis BMW, MiniCooper & Peugeot. Pengelolaan yang dilakukan TSM dilakukan secara menyeluruhmulai dari unit datang sampai dengan unit diserah terimakan kepada customer.Proses penyimpanan unit CBU diatur dalam Prosedur Penerimaan, Penyimpanan &Pengiriman Unit PT TSM (Klausul 8.5). Prosedur ini disusun berdasarkan padastandar-standar yang telah dipersyaratkan oleh principle sehingga kualitas barangyang dikelola akan tetap terjaga (Klausul 8.1, 8.2). Proses pengelolaan mutu yang dilakukan pada proses ini antara lain meliputiinspeksi awal unit datang dengan mengunakan form check sheet CBU, finalinspection & check sheet pengambilan unit SKD, maintenance unit selamapenyimpanan (pengaturan tekanan ban, charging battery unit dan pencucian unit)dan deliver unit ke customer (Klausul 8.5) . TSM melakukan pengelolaan unit secaratersistem komputerisasi (Warehouse Management System) sehingga memudahkanpada saat monitoring perawatan kendaraan.Gambar 4.15. Pengelolaan komponen logistik Unit SKD (Painted Body) Page 19

Gambar 4.16. Trimming Chassis Final (TCF) parts Pengelolaan komponen SKD di logistik diadakan untuk mendukung prosesperakitan kendaraan yang dilakukan oleh PT Gaya Motor. Proses ini diatur dalamProsedur Production Planning & Control Logistic PT TSM (Klausul 8.5). TSM berperandalam proses penyediaan komponen-komponen unit agar siap dalam prosesperakitan dan juga melakukan pengontrolan proses perakitan kendaraan yangdilakukan oleh sub-kontraktor (Klausul 8.5, 8.7). Rangkaian proses logistik TSM dimulai dari proses penerimaan komponenkendaraan di logistik TSM. Kemudian, komponen-komponen ini akan langsungdiinspeksi ketika diterima oleh staf logistik guna memastikan komponen tersebutdalam keadaan baik (Klausul 8.5, 8.7)). Komponen logistik SKD kendaraan yangdikelola oleh TSM terdiri dari painted body, Trimming Chassis Final (TCF) Parts dankursi. TSM melakukan pengelolaan quality assurance terhadap proses pengelolaanlogistik yang dikelolanya. TSM mengatur proses quality assurance di dalam ProsedurTechnical & Quality Support. TSM memiliki tim ahli yang bertugas untuk menjagastandar kualitas dan kuantitas komponen kendaraan yang akan dirakit di pabrikperakitan yang ditunjuk oleh TSM (Klausul 8.6, 8.7). Meskipun mobil-mobil tersebuttidak dirakit oleh internal perusahaan, TSM tetap memonitor proses perakitantersebut (Klausul 8.4, 8.5). Page 20

Pengelolaan Sparepart TSM melakukan pengelolaan suku cadang kendaraan sebagai bagian dari service kepada business partner-nya (Klausul 8.5). Proses pengelolaan sparepart yang dilakukan meliputi manajemen aliran suku cadang kendaraan yang masuk maupun keluar dari area gudang TSM (Klausul 8.5). TSM bertanggung jawab memastikan setiap sparepart ditangani dengan baik dan benar. TSM melakukan pengelolaan spare parts yang dapat mencapai 10.000 line item. Untuk menjaga kualitas spare parts, TSM selalu melakukan pemeriksaan terhadap sparepart yang diterima dari principle maupun supplier (Klausul 8.4, 8.5, 8.7). Aktifitas pengecekan meliputi kuantitas dan kualitas barang dilakukan pada saat barang ketika tiba di gudang. Barang yang telah dinyatakan sesuai baik kuantitas maupun kualitas akan ditempatkan pada rak-rak, sesuai labeling yang terdapat di kemasan barang dengan mempertimbangkan free-flow dan FIFO spare parts sehingga memudahkan staff untuk melakukan monitoring (Klausul 8.5). Sparepart akan dikirim kepada customer berdasarkan request customer. TSM akan memastikan kesesuaian antara incoming request melalui proses inspeksi sebelum sparepart tersebut di packing dan dikirimkan kepada pelanggan (Klausul 8.5, 8.6, 8.7). Melalui penerapan sistem manajemen mutu yang konsisten, TSM berharap dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer. TSM selalu berupaya untuk memenuhi harapan maupun persyaratan yang ditetapkan oleh customer demi mencapai kepuasan pelanggan sejalan dengan misi TSM “menjadi best service provider bagi para business partner-nya”.4.4.4 PENERAPAN SNI ISO 9001:2015 DI PT. HARIMUKTI TEKNIK (HMT) Penerapan standar di Usaha Mikro dan Kecil (UMK) membutuhkan upaya yang lebih besar dari perusahaan besar karena berbagai faktor, selain keterbatasan modal yang paling utama juga kesadaran yang masih rendah dan teknologi produksi yang masih sederhana dan tradisional. Pemerintah RI melalui Undang-Undang No. Page 21

20 Tahun 2014 mengamanatkan kepada BSN bekerja sama dengan kementerian,lembaga pemerintah nonkementerian lainnya, dan/atau Pemerintah Daerah untukmelakukan pembinaan terhadap UMK dalam menerapkan standar. Pembinaan yangdilakukan paling sedikit berupa fasilitas pembiayaan Sertifikasi dan pemeliharaanSertifikasi. Salah satu UMK yang dibina oleh BSN adalah PT Hari Mukti Teknik (HMT)yang berlokasi di di Piyungan, Bantul, DI Yogyakarta. PT Hari Mukti Teknik adalahprodusen mesin laundry kapasitas 30 kg – 100 kg yang biasa digunakan oleh hotel,rumah sakit dan jasa laundry professional (kapasitas besar). Produk yang dihasilkandiantaranya washer capsule (mesin cuci kapasitas besar), extractor (mesin pemeras),Roll Ironer Press (mesin setrika putar-tekan), Mesin pengering laundry. Gambar 4.17. Produk Mesin Laundry di PT Hari Mukti Teknikwasher capsule (mesin cuci kapasitas extractor (mesin pemeras) besar)Roll Ironer Press (mesin setrika putar- Mesin pengering laundry tekan) Page 22

PT Hari Mukti Teknik didirikan oleh Ashari. Awal mulanya dari bengkel lasdan reparasi mesin cuci yang didirikan di belakang rumah pada Januari 2008berbekal pengalaman 17 tahun dalam bidang rekayasa teknik. Permintaan punmeningkat karena konsumen puas dengan hasil pekerjaaan. Bengkel tidak lagi hanyamelayani produk las dan reparasi mesin cuci, namun mulai memproduksi berbagaimesin industri seperti oven jamu, oven listrik, mesin pengering padi, mesinpengering pakaian, dan lain-lain. Namun, meskipun banyak produk mulai dapatdibuat, fokus utamanya tetap pada produksi berbagai peralatan laundry. Padaawalnya, peralatan laundry yang diproduksi adalah pengering laundry kapasitasbesar untuk industri dengan merek KANABA, yang merupakan singkatan dari KaryaAnak Bantul. Karyawan KANABA diambil dari warga sekitar yang sebelumnya hanyabekerja sebagai buruh batu bata, petani, dan bahkan preman setempat. Asharisengaja merekrut mereka karena ingin membantu memperbaiki taraf hidup wargasekitarnya. Walaupun mayoritas karyawannya hanya mengenyam pendidikan SD,namun Ashari mampu memberikan semangat dan keahliannya di bidang teknikkepada seluruh karyawannya. Pelanggan produk dengan merek KANABA ini telah tersebar di berbagaipelosok di Indonesia seperti Yogyakarta, Jakarta, Jawa Barat, Surabaya, Semarang,Solo, Bali, Medan, Padang, Kalimantan, Sulawesi, bahkan Timor Leste. Selainmemproduksi berbagai peralatan laundry, saat ini Hari Mukti Teknik mulaimerambah industri Produk Laundry, dengan menghadirkan Universal Laundry. Meningkatnya kapasitas produksi HMT menuntut dibutuhkan perbaikanproses produksi dan jaminan kualitas produk. Pada tahun 2015 mulai menerapkanSNI ISO 9001:2015 dengan bimbingan dari BSN. Penerapan SNI ISO 9001:2015dilengkapi dengan perbaikan proses produksi, penerapan 5 R (Ringkas, Resik, Rapih,Rawat dan Rajin), dan pengujian produk sesuai persyaratan standar, yaitu SNI IEC60335-1:2010 (Peranti listrik rumah tangga dan sejenisnya – Keselamatan – Bagian1: Persyaratan Umum), SNI IEC 60335-2-4:2012 (Peranti listrik rumah tangga dansejenis – Keselamatan – Bagian 2-4: Persyaratan khusus untuk pengekstrasi putar),SNI IEC 60335-2-7:2009 (Peranti listrik rumah tangga dan sejenis - Keselamatan -Bagian 2-7: Persyaratan khusus untuk mesin cuci), SNI IEC 60335-2-11:2011 (Perantilistrik rumah tangga dan sejenis – Keselamatan – Bagian 2-11: Persyaratan khusus Page 23

untuk pengering guling), dan ISO 10472-1:1997 (Safety requirements for industriallaundry machinery -- Part 1: Common requirements). Gambar 4.18. Proses Bisnis di PT Hari Mukti Teknik Saat buku ini ditulis PT HMT sedang dalam proses sertifikasi SNI ISO9001:2015 di Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Balai Besar Bahan dan BarangTeknik - System Certification (B4T-SC) di Bandung. Dengan penerapan SNI ISO9001:2015 manfaat yang dirasakan oleh PT HTM diantaranya1. Proses produksi menjadi lebih rapi dan efisien;2. Kualitas produk yang dihasilkan terpantau, terukur dan terjaga sehingga dapat mencegah produk cacat atau gagal;3. Meningkatkan kepercayaan pelanggan dan citra perusahaan; Dengan ketiga manfaat di atas maka secara ekonomi PT HTM dapatmengambil dua manfaat sekaligus, yaitu biaya produksi semakin efisien atau turundan keuntungan meningkat. Page 24

Gambar 4.19 Kondisi proses produksi PT HMT Sebelum dan Sesudah Penerapan SNI ISO 9001:20154.4.5 Penerapan SNI ISO 9001:2008 di Universitas Surabaya Standar Sistem Manajemen SNI ISO 9001 merupakan standar yang generik atau umum, bisa diterapkan di jenis dan ukuran organisasi apapun, misal di perusahaan, baik besar, multinasional, maupun UMKM, di lembaga pemerintah, lembaga swadaya masyarakat, maupun di lembaga pendidikan seperti sekolah dan perguruan tinggi. Peningkatan mutu pendidikan menjadi program prioritas pemerintah baik pusat dan daerah, tidak hanya penyediaan anggaran sebesar 20% dari APBN atau APBD. Salah satu upaya peningkatan mutu pendidikan adalah dengan penerapan SNI ISO 9001 di lembaga pendidikan. Universitas Surabaya yang sering disingkat dengan nama UBAYA, lahir pada tanggal 11 Maret 1968 yang awalnya dengan tiga fakultas yaitu Fakultas Farmasi, Hukum dan Ekonomi, kemudian berkembang menjadi 7 fakultas dan 1 politeknik, yaitu Fakultas Psikologi, Teknik, Teknobiologi, Industry Kreatif dan Politeknik dengan total 20 program studi di tingkat sarjana dan magister. Kemudian di tahun 2016, telah beroperasi fakutas kedokteran dengan program studi kedokteran umum. Jumlah total mahasiswa Ubaya pada saat ini berjumlah sekitar 12.000 mahasiswa yang berasal dari berbagai daerah di Indonesia. Mayoritas program studi telah terakreditasi A (sangat baik), dan UBAYA secara institusi juga telah terakreditasi A dari BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi). Page 25

Gambar 4.20. Kampus I Universitas Surabaya (UBAYA)Kampus UBAYA sendiri berlokasi di tiga tempat. Dua kampus pertama berlokasi di Surabayayaitu di Jl. Ngagel Jaya Selatan 169 dan Jl. Tenggilis (kalirungkut) yang digunakan sebagaitempat kegiatan belajar mengajar, sedang kampus ketiga terletak di Trawas kabupatenMojokerto, sebuah daerah pegunungan yang digunakan sebagai Integrated Outdoor Campusyaitu pembelajaran di luar kelas. Total luas total kampus I dan II yang berada di Surabayalebih kurang 15,4 hektar sedang kampus III seluas 40 hektar.Pengembangan sarana, prasarana dan sumber daya manusia di UBAYA dilakukan secaraterus-menerus dan berkesinambungan. Dengan demikian suatu saat kelak Ubaya dapatbenar-benar mewujudkan visinya untuk menjadi The First University in Heart and Mind.Universitas yang pertama diingat di hati dan pikiran masyarakat dalam segala segi bidangkehidupan.Kerangka Kerja Manajemen UbayaUntuk mencapai visi, misi dan tujuan organisasi, upaya penting dari pimpinan puncak adalahmenetapkan rencana strategis (renstra) dan rencana operasional (renop) (gambar 1).Pelaksanaan renstra dan renop didukung oleh penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM)Ubaya berbasis SNI ISO 9001:2008 dan IWA 02:2007. Sistem manajemen ini digunakansebagai dasar untuk melakukan perbaikan berkelanjutan. Penerapan kedua standar tersebutdikoordinasikan oleh Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal (DPMAI) UBAYA, yangbertanggung jawab dalam melakukan monitoring dan evaluasi secara rutin terkait denganpencapaian target yang telah ditetapkan di level universitas, fakultas, program studi dan unitpendukung. Dalam menjalankan system manajemen mutunya agar semakin rapi danterkendali, DPMAI menerbitkan berbagai dokumen standar seperti manual mutu, prosedur,instruksi kerja dan formulir, yang sampai saat ini sudah ada lebih dari 300 dokumen standar.Selain itu, untuk efektivitas dan efisiensi dari penerapan standar ini, Ubaya telahmemanfaatkan teknologi informasi dengan membuat database terintegrasi baik databasebidang akademik dan non akademik dan membuat berbagai aplikasi yang diperlukan terkaitdengan hal tersebut, seperti di DPMAI membuat aplikasi (online) seperti rencana strategis(renstra) dan rencana operasional (renop), dokumentasi SMM, Monevin, dan audit internal(Gambar 2). Page 26

Gambar 4.21. Penyebaran Rencana Strategis menjadi Rencana Operasional Gambar 4.22. Menu Sistem Manajemen Mutu - Online Page 27

Untuk mengukur efektifitas dan efisiensi penerapan SNI ISO 9001:2008, selain melakukansertifikasi SNI ISO 9001 oleh lembaga sertifikasi, UBAYA juga mengikuti ajang SNI Awardsejak tahun 2010, yang merupakan penghargaan yang diberikan oleh pemerintah RI kepadaperusahaan/organisasi yang mempunyai komitmen dan konsisten dalam menerapkan SNIdan berkinerja baik. SNI Award ini digelar setiap tahun dan sudah memasuki tahun kelima.Ada tiga indikator penilaian dalam penghargaan SNI 2014 yakni kinerja organisasi(kepemimpinan dan manajemen, fokus pada pelanggan, manajemen sumber daya,pengelolaan produk), awareness terhadap SNI (kebijakan organisasi di bidang standar,penerapan standar, pengembangan standar, edukasi dan promosi SNI) dan hasil bisnis(kinerja non-keuangan dan kinerja keuangan).Pada tahun 2014, di ajang SNI Award, UBAYA bersaing dengan 158 peserta dari seluruhIndonesia. Para peserta SNI Award diseleksi melalui 4 tahapan penilaian, dimulai dari prosespendaftaran (tahap I), verifikasi kelengkapan dokumen (tahap II), penilaian (tahap III) danpenetapan (tahap IV). UBAYA menjadi satu satunya perguruan tinggi yang masuk nominasidan berhasil mendapat penghargaan SNI Award. Bagi UBAYA tidak mudah meyakinkan timjuri SNI, yang berjumlah 17 orang yang diketuai Prof. Rhenald Kasali Ph.D. Ada dua hal yangmembuat Universitas Surabaya bisa memenangkan SNI Award 2014, yaitu dokumen sangatteratur dan lengkap serta konsisten dalam penerapan standar yang sudah diacu.Gambar 4.23. Penganugerahan SNI Award 2014, UBAYA menjadi salah satu pemenangUBAYA mencetak sejarah mendapat penghargaan Standar Nasional Indonesia (SNI) Award2014 untuk kategori perusahaan dan organisasi besar sektor jasa. Penghargaan tersebutdiserahkan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi, Mohamad Nasir, dengandidampingi Kepala BSN Prof. Dr. Ir. Bambang Prasetya kepada Wakil Rektor I Ubaya NemuelDaniel Pah Ph.D di Jakarta Convention Center pada tanggal 14 November 2014. Selain itu,dengan perubahan kategori peringkat pemenang SNI Award 2015 (Bronze, Silver, Gold dan Page 28

Platinum), kembali Ubaya mendapat penghargaan SNI Award dengan kategori pemenangperingkat Gold.Kebijakan Ubaya di Bidang StandardisasiUBAYA sangat peduli terhadap masalah standar/standardisasi, dengan terus menjalinkerjasama dengan stakehoder standar, seperti dengan Badan Standardisasi Nasional sebagaiorganisasi pengembang Standar Nasional Indonesia (SNI). UBAYA bersama BSN secara aktifmempromosikan standardisasi baik di lingkungan universitas maupun masyarakat bisnis danindustri. Bersama dengan 9 perguruan tinggi lainnya, pada tanggal 18 November 2009 yangdisaksikan oleh Menteri Riset dan Teknologi Republik Indonesia, Rektor UBAYA dan KepalaBSN menandatangani Memorandum of Understanding (MOU) terkait dengan pembinaandan pemgembangan di bidang pendidikan standardisasi di Provinsi Jawa Timur dengannomor 010/UM/SR/XI/2009 dan 2298/BSN/XI/2009 (dokumen terlampir) dalam lingkup: (a)pendidikan, pelatihan, dan promosi standardisasi di lingkungan lembaga pendidikan, (b)peningkatan partisipasi pakar di lingkungan lembaga pendidikan dalam kegiatanstandardisasi, (c) pertukaran informasi standardisasi, (d) pembinaan laboratorium dilingkungan universitas, dan (e) riset dan diseminasi hasil riset di bidang standardisasi.Dari MoU yang sudah ditandatangani, UBAYA terus berkomitmen mewujudkanpengembangan dan pembinaan pendidikan standardisasi dengan melalui: (a) implementasisistem manajemen mutu SNI ISO 9001, (b) memasukkan materi tentang standardisasi dibeberapa mata kuliah di beberapa Fakultas/Program Studi, (c) Terus berupayamensertifikasikan system manajemen mutunya ke SNI ISO 9001 dan system manajemenmutu laboratorium ke SNI ISO 17025 di di Fakultas/Program Studi, (d) ikut serta aktif dalamforum kerjasama Information Standards Network (INSTANET) dan Forum PendidikanStandardisasi (FORSTAN) yang dirintis oleh BSN, (e) bergerak secara aktif di MasyarakatStandardisasi (MASTAN) DPW Jawa Timur, (f) dll.Khusus untuk pendidikan standardisasi, UBAYA sudah memasukan dalam kurikulum dibeberapa program studi di UBAYA. Sebagai contoh di Fakultas Teknik - program studiTeknik Industri, Teknik Kimia dan Teknik Informatika. Di program studi Teknik Industri, padakurikulum tahun 2010, mata kuliah Pengantar Standardisasi menjadi mata kuliah pilihan diprogram studi Teknik Industri di UBAYA. Materi Mata Kuliah, berupa Satuan AcaraPerkuliahan dan Buku Teks “Pengantar Standardisasi” disediakan oleh BSN. Mata kuliah inisaat itu diampu oleh dosen UBAYA Muhammad Rosiawan yang juga menjabat Ketua DewanPengurus Wilayan Masyarakat Standardisasi di Jawa Timur periode 2011-2015. Selain itu,didalam mata kuliah konsentrasi Teknik Industri bidang Enterprise Quality System. Ada 5mata kuliah pilihan terkait dengan bidang standardisasi yaitu Sistem Manajemen Mutu-ISO9000, sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja-OHSAS 18000, SistemManajemen Lingkungan-ISO 14000, dan Quality & Supply Chain Management.Selain itu, hasil karya dosen dan mahasiswa mata kuliah Standardisasi di Program StudiTeknik Industri berupa permainan monopoli SNI yang pernah dipamerkan pada acarakonferensi International Cooperation on Education about Standardization (ICES) dan World Page 29

Standards Cooperation (WSC) di Bali tanggal 8-10 Mei 2012, telah mendapat perhatian dari salah satu dosen di Ecole de technologie superieure, Département de génie logiciel et des TI, Department Software and IT Engineering, Montreal (Quebec),Canada. Sebagai editor of an ISO standard (ISO 29110) for very small enterprises in software, beliau berdiskusi melalui email terkait dengan permainan monopoli SNI apakah bisa digunakan sebagai salah satu media penerapan standar di very small enterprises (SMEs). Selanjutnya, Pada bulan Juni 2013 karya dosen UBAYA, berupa paper dan poster kembali ditampilkan pada acara konferensi International Cooperation on Education about Standardization (ICES) di Sophia Antipolis, Perancis. Paper tersebut yaitu An effort of the Department of Industrial Engineering -University of Surabaya in order to Provide of Human Resources in the Field of Standardization telah melalui penilaian oleh reviewer dari the International Cooperation on Education about Standardization (ICES). Paper yang berisi pengalaman UBAYA dalam mengajarkan mata kuliah standardisasi menarik perhatian peserta ICES karena metode pembelajaran yang dilakukan oleh UBAYA cukup menarik untuk dipelajari. Untuk mendukung penerapan standar lingkungan, UBAYA telah membangun UBAYA Training Center (UTC) yang merupakan bagian dari Integrated Outdoor Campus (IOC), dengan berbagai kegiatan diarahkan untuk kelestarian lingkungan hidup. Misalnya, segala kebutuhan operasional kampus dengan mengolah bahan alam yang sudah ada, seperti pemanfaatan kotoran manusia untuk pupuk, pembangkit listrik tenaga surya (PLTS), dan pusat pembuatan kompos (Puspos). Berbagai program peduli lingkungan tersebut dikelola oleh dua unit pusat studi, yaitu Pusat Studi Lingkungan (PSL) dan Pusat Studi Energi Terbarukan (PSET). Dimana PSL yang berfokus terhadap studi pengelolaan air dan sanitasi, sedangkan PSET berfokus pada studi energi alternatif. kepedulian UBAYA terhadap kelestarian lingkungan tersebut membuahkan hasil yang memuaskan. Pada tahun 2012 dan 2015, UBAYA memperoleh penghargaan Indonesia Green Award kategori: Green Campus.4.4.6 Pertanyaan Seputar SNI ISO 9001:2015 yang Sering dijumpai (FAQ – Frequently AskedQuestion) 1. Mengapa ISO mengeluarkan versi baru dari ISO 9001 ? Standar ISO biasanya dirubah setiap 5-10 tahun (perubahan major ataupun minor). Revisi major terakhir sekali dlaksanakan terhadap standar ISO 9901 adalah tahun 2000. Kebutuhan dan harapan bisnis berubah secara signifikan sejak revisi major dari standar ISO 9001 pada tahun 2000. Contoh dari perubahan ini adalah tuntutan yang lebih dari pelanggan, munculnya teknologi baru, makin naiknya rantai pasokan. Standar ini juga direvisi agar dapat diterapkan pada sektor jasa dan bukan hanya manufaktur. Terakhir standar juga dirubah untuk memenuhi struktur tingkat tinggi seperti tercantum pada struktur annex –SL. 2. Organisasi saya adalah kategori perusahaan kecil , apakah ISO 9001 dapat diaplikasikan pada organisasi kami? Adakah keringanan untuk persyaratan persyaratan tertentu jika diterapkan di organisasi kecil ? Konsep dari standar tidak berubah , dapat diterapkan disemua jenis dan ukuran organisasi. Dengan prinsip pemikiran berbasis risiko , organisasi mengembangkan SMM yang sesuai dengan organsasi berdasarkan risiko yang teridentifikasi, pengendalian terhadap proses juga Page 30

semua berdasarkan risiko. Jika berisiko mengakibatkan tidak efektifnya penerapan SMM danmenurunnya mutu produk atau jasa tentu saja perusahaan tidak dapat mengabaikanpersyaratan tersebut.Tidak ada keringanan persyaratan buat organisasi kecil, namun karena ISO 9001 adalahstandar generik, maka organisasi dapat mengembangkan sistem yang sesuai dengankemampuan dan kebiasaan organisasi . Contohnya untuk komunikasi, karena organisasi kecildan karyawan tidak banyak tentu mudah untuk berkomunikasi secara verbal, tidak terlaludiperlukan beberapa media komunikasi yang berbeda seperti di organisasi besar. Demikianjuga dengan struktur organisasi , yang penting sesuai dengan persyratan ISO 9001 adalahpembagian tanggungjawab dan wewenang jelas.3. Bagaimana struktur standar ISO 9001 versi terbaru ?Struktur standar dirubah sehingga selaras dengan 10 klausul pada struktur tingkat tinggiyang umum yang di kembangkan oleh ISO untuk memastikan harmonisasi yang lebih besarantara standar sistem manajemen yang berbeda. Versi terbaru dari ISO 14001 jugamengadopsi struktur yang sama. Semua standar sistem manajemen yang dikeluarkan olehISO akan mengadopsi struktur yang sama sehingga memudahkan organisasi yangmenerapkan beberapa standar sistem manajemen menjadi satu standard sistem manajmenyang terintegrasi.4. apa yang menjadi perbedaan utama antara standar ISO 9001 versi terbaru dengan versiyang sebelumnya?  Adopsi dari struktur tingkat tinggi seperti yang tertera pada l Annex SL dari ISO Directives Part 1  Adanya persyaratan secara eksplisit mengenai pemikiran berbasis risiko untuk mendukung dan meningkatkan pmahman dan penerpan dari pendekatan proses  Lebih sedikitnya persyaratan wajib  Lebih flexibel dalam masalah dokumentasi  Peningkatan dalam penerapan untuk organisasi jasa  Adanya persyaratan untuk mendefinisikan batasan untuk SMM  Peningkatan penekanan pada konteks organisasi  Pemingkatan pada persyatan kepemimpinanIncreased leadership requirements  Greater emphasis on achieving desired process results to improve customer satisfaction5. Bagaimana perubahan persyaratan dokumentasi ?Prosedur terdokumentasi yang spesifik tidak ada lagi disebutkan pada standar. Adalahmenjadi tanggung jawab organisasi untuk memelihara informasi terdokumentasi yangmemang dibutuhkan untuk mendukung operasi proses dan menjaga informasiterdokumentasi yang diperlukan untuk memberi keyakinan bahwa proses telahdilaksanakan sesuai dengan rencana. Cakupan dari dokumentasi yang dibutuhkantergantung dari konteks bisnis dan risiko yang teridentifikasi.6. Standar tidak mewajibkan harus memiliki pedoman mutu, apakah dokumen tersebutmasih dibutuhkan ?Pedoman Mutu tidak secara spesifik dibutuhkan lagi di standar ISO 9001 versi terbaru.Standar yang baru mensyaratkan organisasi untuk memelihara informasi terdokumentasi Page 31

yang dibutuhkan untuk keefektifan SMM. Manual mutu mungkin adalah salah satu dokumenyang dibutuhkan untuk keefektifan SMM, tergantung kebutuhan dari organisasi yangmungkin berbeda antara satu organisasi dengan yang lain. Walaupun demikian jikaorganisasi merasa cocok untuk mendeskripsikan SMM nya melalui Manual Mutu, dan ituberguna untuk bisnis misalnya ada beberapa tender yang meminta Manual Mutudilampirkan atau sebagai media pemasaran, maka dapat dikatakan bahwa Manual Mutuadalah informasi terdokumentasi yang dibutuhkan untuk keefektifan SMM dan tidak perluuntuk menarik maupun menghapus dokumen tersebut.7. Mengapa tinjauan manajemen dikelompokkan pada Evaluasi Kinerja ? (9.3)Urutan pada ISO 9001 versi teraru berdasarkan pada siklus Plan, Do, Check, Act cycle dandalam rangka mengevaluasi kinerja sistem manajemen mutu masuk akal jik tinjauanamajemen adalah suatu alat untuk mengukur kinerja sistem. Salah Tujuan utama daritinjauan manajemen adalah untuk melakukan review terhadap pencapaian sasaran mutudan juga menilai feefektifan SMM organisasi and so, in order to evaluate qualitymanagement system performance, it makes sense for management review to follow themeasurement of the system performance.8. Jabatan Wakil Manajemen sudah dihilangkan. Bagaimana kinerja sistem dilaporkanpada manajemen puncak ?Walaupun secara eksplisit jabatan Wakil Manajemen telah dihapus dari persyaratan ISO9001 versi terbaru, namun tidak berarti organisasi anda langsung menghapus jabatantersebut. SNI ISO 9001:2015 mensyaratkan bahwa puncak harus menugaskantanggungjawab dan wewenang untuk beberapa elemen SMM seperti pelaporan sistemmanajemen mutu dan peluang untuk perbaikan. Organisasi boleh saja memutuskan untuktetap mempertahankan jabatan wakil manjemen dan melanjutkan tanggungajawab diataskepadanya, Namun perlu dicatat bahwa ada beberapa tanggungjawab yang sebelumnya adapada wakil manajemen harus diserahkan ke manajemen puncak yaitu antara lainmempromosikan dan mengkomunikasikan pentingnya SMM yang efektif dan kesesuaian.9. Apa yang dimaksud dengan konteks organisasi?Konteks organisasi adalah kombinasi dari faktor eksternal dan internal yang mempengaruhipendekatan organisasi dlam menyediakan produk dan jasa untuk pelanggannya.Faktor eksternal mencakup, contohnya, budaya, sosiall, politik,, legal, peraturan&perundangan , keyangan , teknologi, economi, dan lingkungan kompetitif , padainternasional, nasional , regional atau lokal.Faktor Internal mencakup budaya korporat dari organisasi, pengelolaan, struktur organisasi,teknologi, sistem informasi , proses pengambilan keputusan dll.10. Apakah pemikiran berbasis risiko dan mengapa digunakan didalam standar SNI ISO9001 versi terbaru ini?Pemikiran berbasis risiko digunakan untuk mendeskripsikan bagaimana ISO 9001 menjawabpertanyaan mengenai risiko. Konsep risiko sebelumnya selalu dicantumkan secara implisit Page 32

pada ISO 9001, yaitu dengan mensyaratkan organisasi untuk merencanakan proses nya danmengelola bisnis untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan. Organisasi melaksanakan inidengan memberikan penekanan pada perencanaan dan pengendalian proses yangmempunyai dampak paling besar pada mutu produk dan jasa yang dihasilkan Bagaimanaorganisasi mengelola risiko nya bervariasi tergantung dari konteks bisnis (titik kritis padapenyediaan produk dan jasa, kompleksitas proses, dan dampak potensial dari kegagalan dankemampuan untuk mencapai sasaran ). Pemggunan frasa pemikiran berbasis risikobertujuan untuk memperjelas bahwa kepedulian akan risiko itu penting, tetapi metodologipengelolaan isiko dan penilaian risio yang formal tidaklah terlalu sesuai untuk semua situasidan tidak ada keharusan juga untuk mendokumentasikan proses pengelolaan risiko.SNI ISO 9001: 2015 mensyaratkan bahwa setiap organisasi bertanggungjawab untukmenerapkan pemikiran berbasis risiko dan tindakan untuk mengatasi risiko , termasuk perluatau tidak menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti dari penetapan risiko.11. Apa yang berubah pada perencanaan ?SNI ISO 9001:2015 mensyaratkan organisasi untuk mencantumkan risiko dan peluang,sasaran mutu dan perencanaan perubahan diseluruh organisasi. Jika produk ,teknologi baru,peluang pasar dan bisnis timbul, sangat diharapkan bahwa organisasi mau mengambilkeuntungan dari kesempatan ini harus dilakukan dengan cara yang terkendali, dan harusseimbang terhadap potensi risiko yang terlibat, yang bisa mengarahkan pada efek sampingyang tidak diinginkan.12. Apakah organisasi masih diperbolehkan untuk mengecualikan persyaratan?SNI ISO 9001: 2015 tidak lagi mengacu kepada “pengecualian” dalam kaitannya terhadappenerapan dari persyaratan sistem manajemen mutu organisasi. Semua persyaratan SNI ISO9001 : 2015 adalah bersifat generik dan ditujukan untuk diaplikasikan disemua organisasidengan tidak melihat ukuran atau produk atau jasa yang dihasilkan. SNI ISO 9001 annexlampiran A menjelaskan bahwa organisasi tdak dapat memutuskan bahwa persyaratantersebut tidak dapat diaplikasikan jika ada di dalam ruang lingkup sistem manajemenmutunya, misalnya organisasi tidak dapat mengatakan bahwa klausul pelatihan tidakdiaplikasikan hanya karena peltihan dilakukan oleh kantor pusat atau pada organisasipemerintah dilakukan oleh biro SDM. Organisasi hanya boleh memutuskan bahwapersyaatan tidak berlaku jika keputusannya tidak akan mengakibatkan kegagalan untukmencapai kesesuaian produk dan jasa.13. Apa yang dimaksud dengan pendekatan proses dan apakah masih diterapkan pada SNIISO 9001:2015?Pendekatan proses adalah suatu cara untuk memperoleh hasil yang diharapkan., denganmengelola aktifitas dan sumber daya terkait sebagai proses. Walaupun struktur klausul SNIISO 9001:2015 telah mengikuti urutan Plan-Do-Check-Action, pendekatan proses tetaplahsuatu konsep pada SMM. Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai pendekatan proses dapatmengacu ke “the Support Package module: Guidance on the Concept and Use of the ProcessApproach for management systems” pada web ISO/TC 176/SC2/N1271 . Page 33

14. Apakah Organisasi membutuhkan konsultan untuk menerapkan SMM ?Tidak ada kewajiban bahwa organisasi harus menggunakan konsultan dalammengembangkan Sistem Manajemen Mutu di organisasi. Perlu diingat bahwa menggunakankonsultan membutuhkan biaya yang tidak sedikit, organisasi anda dapat mengembangkansendiri sistem manajemen mutu yang sesuai SNI ISO 9001:2015, ISO sendiri mengeluarkanbeberapa panduan umum untuk lebh mempermudah dalam memahami standar namunsifatnya sangat umum. Yang harus dipastikan adalah bahwa Internal Auditornya harusterlatiha dan harus dilakukan sosialisasi secara internal untuk meningkatkan kepedulian akanMutu dan pemahaman mengenai SMM organisasi. Penggunaan media secara online sangatmembantu dalam penyebaran informasi mengenai SMM.Namun bila organisasi merasa ragu akan kemampuannya dalam mengembangkan sistemmanajemen mutu di organisasi, dapat saja diputuskan untuk menggunakan konsultan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemilihan konsultan adalah:  Kompetensi dan daftar klien yang pernah ditangani oleh konsultan. Upayakan untuk memperoleh referensi dari mniimum 2 klien yang menyatakan hasil kerja dari konsultan  Metodologi yang digunakan konsultan. Jangan memilih konsultan yang hanya memberikan templat dan contoh2 penerapan di perusahaan lain, tetapi pendekatannya haruslah konsultan membimbing dan memberikan pemahaman kepada organisasi bagaimana mengembangkan SMM yang sesuai untuk organisasi, Paket konsultasi sebaiknya juga termasuk peltihan pemahaman standar dan pelatihan Internal Audit.  Tidak memilih konsultan yang memberikan janji bahwa sertifikasi akan lebih mudah jika memnggunakan jasa dia, karena penerapan SMM mutu adalah sepenuhnya adalah tanggungjawab organisasi jadi berhasil atau tidak dalam memperoleh sertifikat semuanya tergantung dari komitmen organisasi. Konsultan bisa saja membuat sistem yang terbaik menurut dia tapi tidak sesuai dengan bagaimana organsasi menjalankan bisnisnya akhirnya sistem tidak akan efektif diterapkan.  Hubungan antara organisasi dengan konsultan sebaiknya diikat dengan adanya Perjanjian Kerja yang bersifat Legal.  Jangan memilih konsultan yang sudah menawarkan paket konsultasi dan sertifikasi dengan Lembaga Sertifikasi yang sudah ditentukan oleh Konsultan. Hal ini menyalahi peraturan kerena sudah menyalahi ketentuan ketidakberpihakan Lembaga sertifikasi. Adalah sepenuhnya hak organisasi untuk memilih Badan Serifikasi yang sesuai.Yang harus diingat juga oleh organisasi adalah konsultan bukanlah bagian dari organisasi,sehingga tidak perlu mengikutsertakan konsultan dalam proses audit oleh pihak ketiga, Jikaada temuan pada audit pihak ketiga , organisasi dapat berkonsultasi dengan konsultantersebut setelahnya.15. Bagaimana memilih Badan Sertiffikasi?Organisasi mempunyai hak sepenuhnya untuk memilih Badan Sertifikasi. Beberapa panduanyang dapat digunakan oleh organisasi dalam memilih Badan Sertifikasi adalah:  Adanya dokumen legal dari Badan Sertifikasi tersebut yang menandakan bahwa BS sah dan legal untuk beroperasi di negara Indonesia. Dalam hal ini beberapa dokumen yang dapat dilihat adalah SIUP, akta Notaris, Surat Keputusan dari Menkumham dll. Harus diperhatikan bahwa nama yang tertera di dokumen legal tersebut adalah sama dengan nama Badan Serifikasi (BS). Page 34

 Badan Sertifikasi terakreditasi oleh Lembaga Akreditasi Nasional dinegara tersebut , dalam hal ini di Indonesia adalah Komite Akreditasi Nasional (KAN). Yang perlu di perhatikan juga adalah lingkup akreditasi yang diperoleh oleh Badan Sertifikasi dari KAN, untuk itu organsasi dapat meminta fotokopi dari sertifikat Akreditasi yang diperoleh BS dari KAN  Kompetensi Auditor Badan Sertifikasi, pastikan bahwa auditor BS kompeten untuk mengaudit sesuai sektor industri organisasi kita.  Badan Sertifikasi tidak menawarkan kemudah jika menggunakan jasa mereka misalnya memastikan bahwa Serifikat akan cepat terbit , karena cepat atau lambatnya sangat tergantung dari komitmen organisasi dalam memperbaiki semua temuan dari Badan Sertifikasi secara tepat waktu.16.Apa yang dimaksud dengan kebutuhan dan harapan pihak pelanggan terkait denganpihak terkait ? (4.2)Organisasi perlu untuk menetapkan pihak berkepentimgan yang relevan dengan SistemManajemen Mutunya dan persyaratan dari masing masing pihak berkepentingan tersebut,seperti dipersyaratkan pada klausul 4.2. Hal ini tidak dipersyaratkan pada ISO 9001 versiyang sebelumnya. Seperti dinyatakan pada ruang lingkup SNI ISO 9001:2015 , bahwa standarini diaplikasikan oleh organisasi untuk mendemonstrasikan kemampuannya secara konsistendalam menyediakan produk dan jasa yang memenuhi persyaratan peraturan perundangan,dan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Tidak ada persyaratan untk organisasiuntuk mempertimbangkan kihat terkait yang memang tidak relevan dengan SMMorganisasi.Dalam mementukan pihak berkepntingan yang relevan organisasi dapat melihatdari risiko yang ditimbulkan jika kita tidak memprhatikan persyaratan yang diinginkan olehmereka. Misalnya “apakah ada risiko jika kita tidak melakukan pembayaran tepat waktupada salah satu pihak terkait kita yaitu pemasok”?17. Apa yang dimaksud dengan Pengetahuan Organisasi? (7.1.6 )Pengetahuan organisasi adalah suatu pengetahuan yang spesifik yang diperoleh melaluipengalaman. Informasi tersebut harus digunakan dan disebarluaskan untuk mencapaisasaran organisasi. Persyaratan untuk pengetahuan organisasi ditujukan untuk menjagaorganisasi dari kehilangan pengetahuan yang diperoleh baik melalui karyawan maupunorganisasi secara menyeluruh misalnya bagaimana selama ini masalah yang terjadi diatasiataupun juga untuk menyebarluaskan pengetahuan yang terkini yang sesuai denganperubahan konteks bisnis dan memberikan kontribusi untuk perbaikan SMM .18. Apa perbedaan antar peningkatan dan peningkatan berkelanjutan? (10)SNI ISO 9001:2008 menggunakan terminologi peningkatan berkelanjutan untuk memberikanpenekanan fakta bahwa ini adalah aktivitas yang berjalan terus. Walaupun demikian, sangatpenting untuk mengenali bahwa ada beberapa cara organisasi mungkin melakukanpeningkatan. Langkah kecil peningkatan berkelanjutan adalah salah satu diantaranya. Yanglainnya mungkin adalah perubahan besar, inisiatif atau inovasi rekayasa ulang (re-engineering). SNI ISO 9001:2015 menggunakan terminologi yang lebih umum yaitu“peningkatan” , dimana ”peningkatan berkelanjutan” adalah salah satu tapi bukan satusatunya komponennya. Page 35

19. Apakah kami perlu dengan segera melakukan transisi ke ISO 9001:2015? Apakah adakerangka waktu?Orgnisasi anda tidak perlu segera transisi ke standar baru. Persyaratan dan pedoman industritelah menetapkan bahwa organisasi mempunyai waktu 3 tahun utntuk tansisi dari ISO9001: 2008 ke ISO 9001: 2015. Tenggak waktunya adalah 23 September 2018. Organisasianda dapat menetapkan kapan saja akan melakukan transisi selama masih dalam bataswaktu. Organisasi anda dapat menentukan transisi apakah pada saat survailen atau padasaat sertifikasi ulang selama dalam batas periode transisi. Kerangka waktu transisi dapatdigambarkan sebagai berikut : Page 36